Manual Teórico Práctico del Módulo

Autocontenido:

Planeación del Proceso de Compras

Profesional Técnico-Bachiller en
Administración
 MANUAL TEÓRICO-PRÁCTICO DEL MÓDULO
PLANEACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS

Carrera: Administración

Derechos Reservados
D.R. © 2008, Colegio Nacional de Educación Profesional Técnica

Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra por

cualquier medio, sin autorización por escrito del Conalep.

Primera Edición
Calle 16 de Septiembre No. 147 Nte., Col. Lázaro Cárdenas,
Metepec, Edo. De México, C.P. 52148
Índice

I Mensaje al alumno 8
II Competencias 8
III Simbología 9
Capítulo 1. Utilizar el Procedimiento de Compras 10
Presentación 11
Mapa Curricular 12
1.1.1. Tipos de compra. 13
• Centralizada 13
• Descentralizada 14
• Importación 14
• Mayoreo 14
• Menudeo 14
• Servicio 15
• Nacional 15
Actividades 15
1.1.2. Productos e insumos 15
• Materia prima directa 16
• Materiales indirectos 16
• Producto terminado 16
• Producto en proceso 16
• Bienes de activo fijo 17
Actividades 17
1.1.3. Documentos de compra 17
• Requisición de compra 18
• Solicitud de cotización 18
• Cotización 19
• Orden de compra 20
• Remisión 20
• Factura 20
• Entrada de almacén 21
• Tarjeta auxiliar de movimientos de almacén 21
• Contrato de suministro 23
Actividades 23
1.1.4 Términos de negociación 24
• Condiciones de compra 24
• Precio 24
• Plazo de entrega 24
• Crédito 25
• Garantía 25
• Servicio 25
• Calidad 26
Actividades 26
1.2.1. Áreas participantes en las compras 26
• Compras 26
 • Almacenes 26
• Producción 27
• Mantenimiento 27
• Apoyo administrativo 27
Actividades 28
1.2.2. Fases del proceso de compras 28
• Requisición de compra 28
• Solicitud de cotización a proveedores 28
• Cotización de proveedor 28
• Comparación de cotizaciones 29
• Orden de compra 29
• Contrato de suministro 30
Actividades 30
1.2.3. Diagrama de flujo del procedimiento de compras 30
• Descripción 31
• Graficación 33
Actividades 35
1.3.1. Disposiciones legales del área de compras 35
• Ley de Adquisiciones y su Reglamento 35
• Comité de compras 37
• Adjudicación directa 38
• Licitación pública 43
Actividades 43
1.3.2. Convocatoria de licitación 43
• Requisitos legales 43
• Bases para una licitación 44
• Modelo de una convocatoria 50
Actividades 51
1.3.3. Acto de apertura de ofertas 51
• Oferta técnica 51
• Oferta económica 52
• Requisitos legales 23
• Modelo de acta de apertura de ofertas 54
Actividades 55
1.3.4. Acto de fallo 55
• Requisitos legales 55
• Modelo de acta de fallo 57
Actividades 60
1.3.5. Contrato de suministro por licitación 60
• Contenido 60
• Requisitos legales 60
• Modelo de contrato de suministro 62
Actividades 63
Transferencia a otros contextos 63
Capítulo 2. Manejo de la Documentación de Compras 64
Presentación 65
Mapa Curricular 66
2.1.1 Requisición de compra 67
 • Punto de origen 67
• Contenido 67
• Modelos de requisición de compra 68
• Número de ejemplares y destino 69
• Implicaciones contables 69
Actividades 69
2.1.2 Solicitud de cotización a proveedores 69
• Punto de origen 69
• Contenido 69
• Modelos de solicitud de cotizaciones 71
• Número de ejemplares y destino 73
• Implicaciones contables 73
• Seguimiento 73
Actividades 73
2.1.3 Cotización del proveedor 73
• Punto de origen 73
• Contenido 73
• Modelos de cotización de proveedor 74
• Número de ejemplares y destino 75
• Implicaciones contables 75
Actividades 75
2.1.4 Cuadro comparativo de cotizaciones de proveedores 75
• Punto de origen 75
• Contenido 75
• Modelos de cuadros comparativos 76
• Evaluación de cotizaciones 76
• Toma de decisiones 76
Actividades 76
2.1.5 Orden de compra 76
• Contenido 76
• Modelos de órdenes de compra 78
• Número de ejemplares y destino 79
• Implicaciones contables 79
• Aspectos formales 79
• Seguimiento 80
Actividades 80
2.2 Elaborar documentos de compras de acuerdo con la técnica establecida 80
2.2.1 Diseño de documentación del área de compras 80
• Propósito 80
• Definición 81
• Características 81
Actividades 82
2.2.2 Elementos que integran el diseño de documentación del área de compras 82
Técnicas 83
• Elementos 84
• Registros 85
• Implantación 85
• Control 85
Actividades 85
Transferencia a otros contextos 85
Capítulo 3. Selección de Proyectos y Fuentes de Abastecimiento 87
Presentación 88
Mapa Curricular 89
3.1 Definir los productos a adquirir de acuerdo con la demanda del mercado y al
90
presupuesto de compras del negocio
3.1.1 Análisis de precios 90
• Conceptos 90
• Objetivos 90
Actividades 91
3.1.2 Determinación de máximos y mínimos de existencias 91
• Conceptos 92
• Objetivos 92
• Métodos 92
Actividades 93
3.1.3 Características de los productos 93
• Intrínsecas 94
• Extrínsecas 94
Actividades 94
3.1.4 Monitoreo del mercado 95
• Conceptos 95
• Objetivos 95
• Métodos 95
Actividades 97
3.2 Seleccionar proveedores que ofrezcan la calidad, precio, servicio, producto y las
97
condiciones comerciales convenientes a la política del negocio
3.2.1 Características de los productos ofertados en el mercado 97
• Tipos de productos 98
• Tipos de mercados 99
• Características intrínsecas 101
• Características extrínsecas 101
Actividades 102
3.3.2 Condiciones comerciales vigentes 102
• Calidad 102
• Precio 103
• Servicio 103
• Producto 103
• Plazo 103
• Descuentos 104
• Crédito 104
• Intereses 105
• Cobranza 105
• Otros 106
Actividades 106
Transferencia a otros contextos 106
Prácticas 108
Autoevaluación 115
Respuestas a la autoevaluación 116
Sugerencias bibliográficas 120
Glosario 121
Referencias documentales 123
I Mensaje al Alumno Contempla lo referente
El a la documentación que
Este manual apoya al Programa de Estudio capítulo se genera en el área de
“Planeación del Proceso de Compras”, módulo 2 compras, para soportar
que fue diseñado con base a una Norma de documentalmente dicha
Institución Educativa (NIE), es autocontenido función.
específico, se ubica en el 3er. semestre, y tiene
como propósito que dentro de las funciones
que vas ha desarrollar como Profesional Trata acerca de la
Técnico-Bachiller en Administración, se El selección de productos
encuentra la de controlar administrativamente capítulo y fuentes del
las compras mediante su proceso y 3 abastecimiento.
documentación que se genera en el área de
compras.

Las compras son una función elemental para la

operación de las empresas, sin importar si éstas
son comerciales, industriales, de servicios, del
sector público o del sector privado; cualquier
tipo de organización fundamenta su operación
en contar con productos terminados para
vender, y para ello requiere realizar la compra
de los artículos que va a comercializar, o bien la
compra de materia prima y materiales
indirectos necesarios para fabricar los
productos terminados que ofrecerá. Es por ello
que el proceso de compras adquiere gran
relevancia; su estudio es básico para el
estudiante de la carrera de Profesional Técnico
en Administración.
En este manual se te proporcionan, inclusive,
conocimientos en materia de compras dentro
del sector público, pues representa un escenario
viable para que cuando egreses de la carrera te
desempeñes profesionalmente.
El manual está integrado por 3 capítulos:
II Competencias
La relación entre competencias laborales que se
desarrollarán en este manual y los capítulos en que
se encuentran ellas, se muestran a continuación:
Módulo: Planeación del Proceso de Compras
Competencias Laborales Capítulos
Controlar el proceso de compras de
acuerdo con las políticas, objetivos y
demás normatividad establecida por 1,2
la empresa.
Manejar la documentación del área
de compras de la empresa para su
1,2
control administrativo.
Definir las fuentes de abastecimiento
de productos de acuerdo con las
3
necesidades del sector comercial.

Se refiere al
procedimiento de
El compras de acuerdo
capítulo con el sistema de
1 compras que la
empresa tenga
establecido.

Planeación del Proceso de Compras 8

III Simbología

Investigación de campo Investigación documental

Actividad Individual Trabajo en equipo

Ejercicios Prácticas

Transferencia a otros contextos Autoevaluación

Elaboración de redes semánticas y

Resolver situaciones problemáticas
mapas conceptuales

Realización de inferencias,
Investigaciones y demostraciones
resúmenes y analogías

Cuadros sinópticos, cuadros de doble Elaborar diagramas, ilustraciones y

entrada y tablas esquemas

Lluvia de ideas
Lectura comentada

Mesa redonda
Conferencia o exposición

Planeación del Proceso de Compras 9

 UTILIZAR EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
1

Planeación del Proceso de Compras 10

Presentación funciones que realizaban estaban completamente
desligadas de la función de compras y, en general,
la organización de la función misma estaba mal
ubicada y completamente fuera de lugar y de
¿Cuáles fueron los primeros actos de comercio de
control.
la historia?
¿En qué país se inició el estudio de las compras?
Hoy en día muchos empresarios se han dado
¿Cómo funcionaban las empresas comerciales en el
cuenta esta situación, por lo que, deciden cambiar
México antiguo?
sus administraciones, hacer que su personal se
prepare mejor e involucrarlos más en otras
El acto de comprar es uno de los más antiguos de
funciones afines.
la humanidad, cuando en la edad de piedra se les
ocurrió intercambiar una cosa con otra (o mejor
conocido como trueque), por lo que nacen las
compras y las ventas.

En 1961, en los Estados Unidos de Norteamérica

empezaba a hablarse de la administración de
materiales, hasta que después de 20 años la
administración y control de compras maduró.

En México, dicha administración era incipiente y

lacerante en cuanto a su manejo, ya que el 90% de
las empresas que operaban eran simplemente
departamentos de colocación de pedidos, las
requisiciones llegaban con proveedores ya
escogidos en las áreas técnicas, negociaciones ya
elaboradas por otras personas, faltando sólo el
papeleo administrativo que realizaba el llamado
departamento de compras.

Por lógica, las personas encargadas de esos

departamentos no contaban con preparación en el
manejo del área en la que se encontraban; las

Planeación del Proceso de Compras 11

 Mapa Curricular

Módulo Planeación del

Proceso de
Compras

1. Utilizar el 2. Manejo de la 3. Selección de

procedimiento documentación productos y
Unidad de de compras. de compras fuentes de
abastecimiento
Aprendizaje

1.1 Manejar la terminología técnica de acuerdo con la documentación

de compras para su manejo.
Resultados de
Aprendizaje
1.2 Operar la relación de las áreas de la organización de las compras
mediante los procedimientos y diagramas de flujo.

1.3 Utilizar la mecánica de operación de compras de acuerdo con la

normatividad gubernamental, para el cumplimiento de los
requisitos legales establecidos por la administración pública.

Planeación del Proceso de Compras 12

1.1 Manejar la terminología técnica de
acuerdo con la documentación de compras
para su manejo.
1.1.1. Tipos de Compra
Todos somos consumidores. Nuestros actos de
compra obedecen a varios factores: económicos,
psicológicos, sociológicos, intelectuales etc. Aquí
sólo analizaremos aquellos relacionados con su
frecuencia y comodidad.
Lo que antes y hoy todavía, sin duda, es un factor
muy importante, el precio cobra con el paso del
tiempo una menor relevancia. Las diferencias de
precios entre los principales competidores son
cada vez más insignificantes y en un surtido tan
largo quedan diluidas.
Otros factores como surtido, comodidad y
sobretodo ahorro de tiempo pasan a ser una de las
claves decisorias del factor compra.
Si tenemos en cuenta la concentración de la
población en grandes ciudades, nos daremos
cuenta de la importancia del hecho, todo ello
unido al factor más importante de las últimas tres
décadas: La incorporación de la mujer a la
sociedad laboral de una manera masiva. El rol de la
mujer como ama de casa como única profesión es
un esquema de escasa vigencia.
El acto de la compra es cada vez más familiar, más
lúdico, más compartido. Lo que hace unos años
era impensable: el varón con su carrito, su lista,
aprovisionándose en una gran superficie es hoy en
día una imagen cada vez más habitual.
Podríamos clasificar las compras en varios tipos:
1. Compra Ocasional
2. Compra de Proximidad
3. Compra de Comodidad
4. Compra de Consumo
5. Compra Especialista
• Centralizada
La mayoría de las compañías practican las compras
centralizadas. Esto quiere decir que todas las
compras las hace un departamento de compras.
Planeación del Proceso de Compras
Las ventajas de las compras centralizadas son las
siguientes:
1. Como todos los pedidos pasan por una
oficina se lleva mejor control sobre las
compras y sobre el inventario. Esto suele
conducir a beneficios tales como
aprovechar todos los descuentos por pago
oportuno, utilizar pedidos en cantidades
económicas y el uso de los puntos de
repedido.
2. Pueden consolidarse los pedidos, de
manera que se puedan aprovechar los
descuentos por cantidad.
3. Como el personal de compras centralizado
es mayor que el personal descentralizado,
hay más oportunidades para que los
agentes de compras se especialicen y se
concentren sobre unos cuantos productos
de los que compra la compañía.
4. El volumen de los pedidos procesados en
las compras centralizadas hace posible el
uso del proceso electrónico de datos.
5. Como está representado un poder de
compra más fuerte en un departamento de
compras centralizado, el agente de
compras puede negociar con más
efectividad con los proveedores.
En algunos casos, difieren las necesidades locales.
Un agente de compras centralizado puede no
conocer tan bien esas necesidades locales como un
agente de compras local.
Aún cuando el negociador de los pedidos con
varios proveedores de la misma línea al mismo
tiempo puede presentar problemas en términos de
la calidad y en los descuentos por cantidad, esto
proporciona un seguro contra interrupciones en la
planta de un proveedor determinado, o contra
huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar
una fuente de abastecimiento.
Pueden ser más bajos los costos de transporte
cuando los pedidos los despachan proveedores
que se encuentren cerca de alguna de las
operaciones.
Puede generarse crédito mercantil local si los
agentes de compras descentralizados compran a
13
proveedores ubicados en las mismas comunidades
que las plantas descentralizadas.
Algunos departamentos de compra utilizan las
ventajas tanto de las compras centralizadas como
las descentralizadas, combinando ambas. Algunos
artículos son comparados centralmente, en
especial los de elevado valor y los que se compran
en grandes cantidades.
La mayoría de los pedidos pequeños y los de
urgencia son manejados por agentes de compras
descentralizados.
Ventajas de la centralización
1. Especialización del departamento
encargado de abastecimientos (no desviar
de otras áreas a realizar compras).
2. Uniformización en la clase de producto
(marca), minimizando su costo unitario.
3. Descuentos por cantidad comparada
(varios departamentos pueden solicitar el
mismo producto por ejemplo: papelería, y
por volumen resulta más costeable).
4. Contabilización expedita (la
documentación solo proviene de una
fuente: departamento de compras).
5. Mejor control presupuestario (la
información se centraliza en el
departamento de compras).
• Descentralizada
Las compras descentralizadas implican el
establecimiento de departamentos de compra por
separado en operaciones separadas
geográficamente. Aún cuando las compras
descentralizadas en ocasiones eliminan algunas de
las ventajas antes anotadas para los
departamentos centralizados, también
proporcionan algunas ventajas.
Desde el punto de vista de la producción, las
compras descentralizadas ofrecen una acción más
rápida.
Puesto que se dispone de un agente de compras
para cada operación, es posible lograr líneas más
cortas de comunicación y conseguir rápidamente
materiales, equipo, suministros y servicios.
Planeación del Proceso de Compras
Ventajas de la descentralización
1. Conocimiento de las características de los
artículos requeridos (en las compras
centralizadas no hay " compradores
peritos", pues pocos podrán conocer todos
los efectos de todos los artículos
empleados en la organización.
2. Surtimiento expedito de pedidos, el
departamento que los requiere no
delegará la responsabilidad de adquirirlos
("producción" conoce cuando requiere el
producto y de qué especificaciones, y
entregar una orden al departamento de
compras puede generar retrasos.
3. Se evita mala interpretación de las
requisiciones (en compras centralizadas,
pueden resultar errores de comunicación).
• Importación
Es el conjunto de bienes y servicios que son
comprados y consumidos por un país, el
importador, pero que no han sido producidos por
él, sino adquiridos a otro país diferente, el
exportador. En economía, una importación es
cualquier bien o servicio recibido desde otro país,
provincia, pueblo u otra parte del mundo.
• Mayoreo
Son aquellas compras que se realizan en grandes
volúmenes.
Todas las empresas buscan minimizar costos, es
por ello que usualmente se recurre a las compras
por mayoreo ya que tiene como ventaja principal la
disminución del precio.
Sin embargo, si se quieren cuidar los procesos de
calidad es importante que en las compras al
mayoreo se tenga un control específico de las
características de los insumos que se adquieren ya
que a mayor volumen es mayor la complejidad de
los controles de entrada de la mercancía.
• Menudeo
Son aquellas compras que se realizan en menor
escala o en cantidades mínimas.
14
En el caso de las compras por menudeo se debe
tener cuidado en observar los precios a los que se
adquiere la mercancía. No necesariamente es malo
que se realicen compras al menudeo. Existen
ciertos factores que pudieran dar origen a la
necesidad de adquirir algún insumo en cantidades
pequeñas, como los son la duración de los insumos
o los stocks mínimos y máximos requeridos por la
organización.
• Servicio
Los servicios no se pueden “comprar”, sin embargo
existe una erogación cuando se requiere que una
persona física o moral “preste” sus servicios a la
empresa, por los que se tiene que pagar.
Para poder contratar los servicios de personas
físicas o morales es necesario, inicialmente,
realizar un contrato en el que se especificarán los
términos bajo los cuales se realizará la contratación
de dichos servicios. El pago de esta contratación se
realizará mediante el intercambio de una factura o
recibo por dinero.
• Nacional
Las compras nacionales son aquellas que se
realizan dentro del territorio nacional no
importando si la empresa a la que se le van a
comprar los insumos es de procedencia nacional o
extranjera.
Artículo 2º (Ley del Impuesto Sobre la Renta). Para
los efectos de esta Ley, se considera
establecimiento permanente cualquier lugar de
negocios en el que se desarrollen, parcial o
totalmente, actividades empresariales o se presten
servicios personales independientes. Se entenderá
como establecimiento permanente, entre otros, las
sucursales, agencias, oficinas, fábricas, talleres,
instalaciones, minas, canteras o cualquier lugar de
exploración, extracción o explotación de recursos
naturales.
No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior,
cuando un residente en el extranjero actúe en el
país a través de una persona física o moral, distinta
de un agente independiente, se considerará que el
residente en el extranjero tiene un establecimiento
permanente en el país, en relación con todas las
Planeación del Proceso de Compras
actividades que dicha persona física o moral realice
para el residente en el extranjero, aún cuando no
tenga en territorio nacional un lugar de negocios o
para la prestación de servicios, si dicha persona
ejerce poderes para celebrar contratos a nombre o
por cuenta del residente en el extranjero
tendientes a la realización de las actividades de
éste en el país, que no sean de las mencionadas en
el artículo 3o. de esta Ley.
En caso de que un residente en el extranjero realice
actividades empresariales en el país, a través de un
fideicomiso, se considerará como lugar de
negocios de dicho residente, el lugar en que el
fiduciario realice tales actividades y cumpla por
cuenta del residente en el extranjero con las
obligaciones fiscales derivadas de estas
actividades.
Actividades
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Para que identifiques los tipos de compra, forma
un equipo de cinco personas y discutan el tipo de
compra que se aplicaría o manejaría en una
empresa dedicada a la producción de automóviles,
tomando en cuenta la clasificación expuesta en
este tema. Presenten a sus compañeros y profesor
sus conclusiones.
1.1.2. Productos e Insumos
Los materiales o suministros son los elementos
básicos que se transforman en productos
terminados a través del uso de la mano de obra y
de los costos indirectos de fabricación en el
proceso de producción.
Los costos de los materiales puede ser directos o
indirectos, los materiales directos son aquellos que
pueden identificarse con la producción de un
artículo terminado, que pueden asociarse
fácilmente al producto y que representan un costo
15
importante del producto terminado. Ejemplo: el
acero utilizado en la fabricación de automóvil.
Los materiales indirectos son los demás materiales
o suministros involucrados en la producción de un
artículo que no se clasifican como materiales
directos. Ejemplo: el pegamento que se emplea en
la fabricación de muebles. Los materiales indirectos
son considerados como costos indirectos de
fabricación.
• Materia prima directa
Las materias primas constituyen todos aquellos
elementos físicos que es imprescindible consumir
durante el proceso de elaboración de un producto,
de sus accesorios y de su envase. Esto con la
condición de que el consumo del insumo debe
guardar relación proporcional con la cantidad de
unidades producidas.
Comprende los elementos básicos o principales
que entran en la elaboración del producto.
En toda actividad industrial concurren una
variedad de artículos (materia prima) y materiales,
los que serán sometidos a un proceso para obtener
al final un articulo terminado o acabado.
A los materiales que intervienen en mayor grado
en la producción se les considera "Materia Prima",
ya que su uso se hace en cantidades lo
suficientemente importantes del producto
acabado. La materia prima, es aquel o aquellos
artículos sometidos a un proceso de fabricación
que al final se convertirá en un producto
terminado.
Los materiales que realmente forman parte del
producto terminado se conocen con el nombre de
materias primas o materiales principales. Los que
no se convierten físicamente en parte del producto
o tienen importancia secundaria se llaman
materiales o materiales auxiliares.
Para mantener una inversión en existencias
debidamente equilibrada, se requiere una labor de
planeación y control. Un inventario excesivo
ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas
debidas a deterioros, espacio de almacenamiento
adicional y el costo de oportunidad del capital. La
escasez de existencias produce interrupciones en la
Planeación del Proceso de Compras
producción, excesivos costos de preparación de
máquinas y costos elevados de procesamiento de
facturas y pedidos.
La materia prima es el único elemento del costo de
fabricación nítidamente variable.
• Materiales indirectos
Las especificaciones de las materias primas
secundarias, varían según el tipo de industria, por
ejemplo, las sales para el tratamiento de agua en la
industria cervecera.
Los artículos de consumo destinados para ser
usados en la operación de la industria más
importantes son los destinados a las operaciones, y
están formados por los combustibles y lubricantes,
éstos en las industria tiene gran relevancia.
Los artículos y materiales de reparación y
mantenimiento de las maquinarias y aparatos
operativos, por su gran volumen necesitan ser
controladores adecuadamente, la existencia de
estos varían en relación a sus necesidades.
También se encuentran aquellos que no pueden
asignarse con precisión; por lo tanto se necesita
una base de prorrateo (seguros, lubricantes).
• Producto terminado
Son los artículos transferidos por el departamento
de producción al almacén de productos
terminados por haber alcanzado su grado de
terminación total y que a la hora de la toma física
de inventarios se encuentran aún en los almacenes,
es decir, los que todavía no han sido vendidos. El
nivel de inventarios de productos terminados va a
depender directamente de las ventas, es decir su
nivel está dado por la demanda.
• Producto en proceso
El inventario de productos en proceso lo
constituyen todos los artículos o elementos que se
utilizan en el actual proceso de producción. Es
decir, son productos parcialmente terminados que
se encuentran en un grado intermedio de
producción y a los cuales se les aplicó la labor
16
directa y gastos indirectos inherentes al proceso de
producción en un momento dado.
Una de las características del inventario de
producto en proceso es que va aumentando el
valor a medida que es transformado de materia
prima en el producto terminado, como
consecuencia del proceso de producción.
• Bienes de activo fijo
Son cuentas que representan activos de carácter
permanente destinados a la producción de bienes
y servicios. Sus componentes más importantes
deben separarse por rubros, tales como:
La cuenta terrenos (dentro del activo fijo) significa
el valor de la tierra, donde tenemos instalada
nuestra empresa y donde se han levantado las
edificaciones (Edificios, plantas comerciales o
industriales, etc.).
La cuenta terrenos (dentro del activo, en el grupo
de inversiones) significa el valor de los terrenos
adquiridos por la empresa para futuras
expansiones, para rentarlos o bien con fines de
especulación a corto o a largo plazo.
Edificios. Cuando la incluimos dentro del activo
fijo, representa el valor de construcción de los
edificios, plantas comerciales o industriales, etc.,
que sean empleados por la empresa para la
producción de bienes o servicios.
Cuando son incluidos en el grupo de inversiones,
significa el valor de los edificios adquiridos para
futuras expansiones, para rentarlos o bien con el
fin de especular a corto o largo plazo.
Maquinaria. En las empresas de tipo industrial
(fabricación de productos) y en determinadas
empresas de servicios, como por ejemplo:
producción de energía eléctrica, etc., empleamos la
cuenta Maquinaria para controlar los diversos tipos
de máquinas empleadas en la producción de
bienes y servicios.
Muebles y enseres. Esta cuenta, también
denominada Mobiliario, la emplearemos para
controlar las mesas, sillas, archivos, etc., usadas en
las diversas oficinas de la empresa.
Planeación del Proceso de Compras
Equipos de oficina. Debido, primero a la
mecanización y actualmente a la computarización
de los sistemas administrativos y, como
consecuencia, del elevado costo de estos equipos,
que en algunos casos tienen una vida muy limitada
a consecuencia de los cambios rápidos en su
tecnología, se ha hecho necesario abrir la cuenta
Equipos de Oficina, que controlará la inversión en
computadoras, calculadoras, procesadores de
palabras, máquinas de escribir, fotocopiadoras,
etc.
Actividades
Actividad Individual
Investigación de campo
Para que distingas los tipos de productos que se
ofrecen en el mercado, investiga cuál es la materia
prima que se utiliza en la cafetería de tu institución
educativa y cuáles son los principales productos ya
elaborados que se consumen. Presenta un informe
de tu investigación a tus compañeros y profesor
para tu retroalimentación.
1.1.3. Documentos de Compra
El almacenamiento de materiales depende de la
dimensión y características de los mismos, éstos
pueden exigir desde una simple estantería hasta
sistemas complicados, que involucran grandes
inversiones y complejas tecnologías.
La elección del sistema de almacenamiento de
materiales depende de los siguientes factores:
1. Espacio disponible para el almacenamiento
de los materiales.
2. Tipos de materiales que serán
almacenados.
3. Número de artículos guardados.
4. Velocidad de atención necesaria.
5. Tipo de embalaje.
17
• Requisición de compra
Una requisición de compra es una solicitud escrita
que usualmente se envía para informar al
departamento de compras acerca de una
necesidad de materiales o suministros. Las
requisiciones de compra están generalmente
impresas según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:
1. Número de requisición
2. Nombre del departamento o persona que
solicita
3. Cantidad de artículos solicitados
4. Identificación del número de catálogo
5. Descripción del artículo
6. Precio unitario
7. Precio total
8. Costo de embarque, de manejo, de seguro
y costos relacionados
9. Costo total de requisición
10. Fecha del pedido y fecha de entrega
requerida
11. Firma autorizada.
• Solicitud de cotización
Tiene por finalidad solicitar a tres o más
proveedores, en cumplimiento de los dispositivos
legales vigentes, la cotización de los artículos por
adquirir, con el propósito que el Comité de
Adquisiciones establezca las comparaciones de los
precios, calidad, especificaciones y fecha de
entrega más conveniente.
El formulario está diseñado de acuerdo a las
directivas de la empresa y consta de las siguientes
especificaciones.
En el anverso:
Encabezado
Nombre de la Entidad, considerando además la
dirección y teléfono del área de abastecimiento,
mantenimiento o la unidad administrativa que
haga sus veces.
Nombre del Formulario: Solicitud de cotización
Planeación del Proceso de Compras
Número: Consecutivo a la solicitud anterior, en
relación al ejercicio presupuestal.
Fecha: La correspondiente a la formulación del
pedido de cotización.
Señor (es): Para consignar el nombre o razón social
del proveedor.
Dirección y Teléfono: Se inscribirá la dirección y
teléfono del proveedor.
Sirva(n)se cotizarnos precios netos de los artículos
que se detallan más abajo, para ser entregados en:
(indicar la Dirección donde serán recibidas las
respuestas a las solicitudes de cotización).
Artículo: Se divide en tres columnas:
1. Cantidad: Se anotará el número de
artículos necesarios según programación
2. Unidad de Medida: Término usado para
contar, medir o pesar los artículos
solicitados.
3. Descripción: Nombre de los artículos
solicitados, de uso común o de consumo.
Precios: Divididas en dos columnas que serán
llenadas por el proveedor.
Unitario: Valor unitario del artículo solicitado.
Total: Valor obtenido al multiplicar Cantidad por
Precio Unitario.
Plazo de Entrega: Indicar la fecha máxima de
recepción de documentos.
Fecha: La que consigna el proveedor al devolver el
documento.
Firma del Director de Abastecimiento o Jefe de la
Unidad Administrativa que haga sus veces.
Firma y Sello del Proveedor: Para consignar la firma
del proveedor.
El Formulario se prepara en original y tantas copias
como proveedores sean solicitados.
18
1. Original: Para el archivo de la Dirección de 2. Descripción: Nombre de los artículos de uso
Abastecimiento, o la unidad administrativa común o de consumo cotizados.
que haga sus veces. 3. Cantidad: Se anota el número de artículos
2. Copia: Una para cada proveedor que sea cotizados.
solicitado. 4. Unidad de Medida: Término usado para
contar, medir o pesar los artículos
• Cotización cotizados.
5. Precios Netos: Divididos en ocho
Tiene por finalidad trasladar las informaciones subcolumnas distribuidos de la siguiente
proporcionadas por los proveedores en las manera.
solicitudes de cotización, con el propósito de a. Unitario: Es el precio neto de cada
comparar precios, calidad, especificaciones, fecha artículo cotizado por cada
de entrega y otras características requeridas para proveedor.
otorgar la Buena Pro a los proveedores que coticen b. Total: Es el producto de multiplicar
en las mejores condiciones. la cantidad por el precio neto
unitario.
El formulario está de acuerdo a las directivas y c. Las columnas restantes tienen la
consta de las siguientes especificaciones. misma aplicación.

En el anverso En el reverso

Encabezado
Nombre de la empresa o entidad
Nombre y Nº del Formulario: CUADRO
COMPARATIVO DE COTIZACIONES, numerado en
forma consecutiva al cuadro anterior.
Dependencia: Indicar el nombre de la unidad
administrativa encargada de ejecutar las
adquisiciones.
Referencia: Solicitud de Cotización Nº. Indicar el
número que corresponda a la solicitud de
cotización comparada.
Fecha: La correspondiente a la preparación del
documento.
Cuerpo
1. Referencias del Solicitante
2. Nombre o razón social de cada uno de los
proveedores consignados en las columnas
correspondientes.
3. Representante : Persona autorizada por los
proveedores para actuar como nexo entre
el cotizante y el comprador
4. Fecha de Entrega Ofrecida: La señalada por
los proveedores para entregar los artículos.
Artículo: Se divide en las siguientes columnas:
1. Nº de Orden: Numeración sucesiva de los
renglones.
Encabezado
Título: Acta de otorgamiento (Del comité de
Adquisiciones)
Cuerpo
Dividida en cinco columnas:
1. Número de Orden: Numeración señalada
para el artículo cotizado.
2. Proveedor: El nombre o razón social del
proveedor que ha obtenido la Buena Pro.
3. Neto Cotizado: Se considera el precio neto
total indicado en el anverso.
4. Justificación: Breve explicación de por qué
el Comité de Adquisiciones otorgó la
Buena-Pro para cada artículo.
5. Observaciones: Anotación especial
referente al proveedor (Competencia,
experiencia, calidad de los artículos, etc.).
Base
1. Lugar y fecha: Localidad de la dependencia
y fecha de la formulación del documento.
2. Firmas: Las de los miembros integrantes del
Comité de Adquisiciones.
Se prepara en Original y Copia.

Planeación del Proceso de Compras 19

Original: Para el archivo de la Dirección de
Abastecimiento, o la unidad administrativa que
haga sus veces
Copia: Para remitir al Comité de Adquisiciones
• Orden de compra
Es el comprobante que emite el comprador para
pedir mercancías al proveedor indicando
condiciones de pago y forma de entrega. También
es llamada nota de pedido.
Es un documento mediante el cual una persona o
empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga
a realizar la operación.
Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares:
uno que queda en poder del que lo suscribió
(comprador) y otro, que es el que se entrega o
envía al vendedor.
• Remisión
Se utiliza este comprobante para ejecutar la
entrega remisión de los bienes vendidos. En él se
deja constancia, con la conformidad del que
recibe, de la entrega de los efectos solicitados. Con
ello queda concretado el derecho del vendedor a
cobrar y la obligación del comprador a pagar.
La nota de remisión se utiliza aunque no haya
orden de compra extendida en formulario ni nota
de venta, y sirve de base para la preparación de la
factura.
Requisitos o datos de la nota de remisión
Los datos fundamentales de la nota de remisión
son los siguientes:
1. Fecha.
2. Nombre y domicilio del vendedor.
3. Nombre y domicilio del comprador.
4. Número de la nota de remisión
5. Número de la orden de compra y de la nota
de venta (si ha utilizado estos
comprobantes).
6. Detalle de las mercaderías entregadas (sin
precio).
7. Forma de entrega (ferrocarril, camión, etc.).
8. Lugar de entrega.
Planeación del Proceso de Compras
9. Conformidad del comprador (en el
ejemplar que queda en poder del
vendedor).
10. Firma del vendedor (en el ejemplar que
queda a cargo del comprador)
En casi ninguna nota de remisión figura el precio
de los bienes entregados, porque ello constituye
una información que no interesa a los efectos de la
entrega. Lo que sí importa es la cantidad y
características de dichos bienes en concordancia
con lo solicitado.
La nota de remisión se extiende por triplicado: el
original firmado por el vendedor se entrega al
adquiriente; el duplicado, con la conformidad del
comprador por los efectos que ha recibido, queda
en poder del vendedor y se destina a la sección de
facturación para que ésta proceda a la emisión de
la factura; por último, el triplicado permanece en
poder de la sección de depósito para constancia de
las mercancías salidas.
A través de lo expuesto se advierte claramente la
importancia de la nota de remisión, con ella se
materializa el derecho del vendedor y la obligación
del comprador. Justifica la salida de mercaderías
de los depósitos y, por lo tanto, constituye un
elemento de control de verdadera significación.
Finalmente, con este documento se procede a
expedir la factura, para hacer efectivo el cobro de
las mercaderías vendidas.
• Factura
Después de entregada la mercancía mediante la
correspondiente nota de remisión y de acuerdo
con las condiciones de la orden de compra y la
nota de venta (si la hay), se extiende la factura.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se
contabiliza su deuda a favor del vendedor.
Para el comprador es el documento que justifica la
compra y con su contabilización queda registrado
su compromiso de pago.
De acuerdo con el Código Fiscal de la Federación
vigente, los datos que debe contener toda factura
son los siguientes:
20
 1. Título del documento en donde se señale
que es factura, nota de crédito o remisión
2. Fecha.
3. Nombre y domicilio del vendedor.
4. Registro Federal de Contribuyentes de la
persona que expide el comprobante
5. Nombre y domicilio del comprador.
6. Número de la factura.
7. Número de la orden de compra, nota de
venta y remito.
8. Especificación y precio de las mercancías
vendidas.
9. Condiciones de la venta.
10. Bonificaciones y descuentos.
11. Neto a pagar.
12. Forma de pago.
13. Firmas de las personas que lo autorizan y
son responsables del documento por la
entrega
14. Leyenda en la que indique la fecha de
término del comprobante.
Como mínimo la factura debe extenderse por
duplicado. El original se envía al comprador. Este,
previo su cotejo con orden de compra y la nota de
remisión, contabilizará la compra y el compromiso
a favor del vendedor. El duplicado queda en
manos de éste y con él se contabiliza la venta y el
cargo al comprador.
La factura es el documento principal de la
compraventa porque con ella queda concretada y
concluida la operación. Constituye el comprobante
de la deuda a favor del vendedor, junto con la nota
de remisión. De ahí su importancia como
documento de contabilidad y medio de prueba
legal.
• Entrada de almacén
Es un documento que sirve para recibir la
mercancía que se adquiere y en el que se hace una
descripción detallada de los artículos que se
reciben y los responsables de la compra y
recepción.
La función de recepción de una unidad de la
compañía o de un transportador común, es la
misma. Si el material se recibe de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compañía, el
procedimiento será el mismo.
Planeación del Proceso de Compras
La recepción adecuada de materiales y de otros
artículos es de vital importancia, ya que una gran
parte de las empresas tienen como resultado de su
experiencia centralizada la recepción total bajo un
departamento único, las excepciones principales
son aquellas grandes empresas con plantas
múltiples. La recepción está estrechamente ligada
a la compra, ya que probablemente el 70% de los
casos, el departamento bajo la responsabilidad del
departamento de compra.
Al recibir un envío: Se le someterá a verificación
para comprobar si está en orden y en buenas
condiciones, si el recipiente está dañado o no se
recibió el número de paquetes requeridos. Se debe
hacer la salvedad correspondiente inmediatamente
y no se podrá dar recibo de conformidad por el
envío, esto es esencial sin tomar en cuenta si el
transporte es aéreo, marítimo o terrestre, como se
podría exigir para dar fuerza a cualquier reclamo
resultante sobre envíos ocultos.
De manera similar: El material que recibe una
instalación de la compañía también debe ser
sometido a una inspección preliminar, antes de
introducirles en el área de almacenamiento, en el
caso de que en la inspección inicial se detecte
materiales de calidad inferior o en malas
condiciones, se le debe rechazar.
• Tarjeta auxiliar de movimientos de almacén
Para llevar un buen control en los inventarios es
necesario tener tarjetas auxiliares en las que se
21
registren, por cada proceso, la entrada y salida de
los inventarios, así como el costo que tiene cada
proceso.

Los inventarios físicos generalmente no se hacen

simultáneamente en todos los almacenes debido a
que obligaría a paralizar las actividades de los
centros de costos, además absorbería gran
cantidad de personal.

Los recuentos físicos deben planearse al iniciar un

período de costos, repartiéndose a lo largo del
año. Los inventarios físicos consisten en realizar
verificaciones confrontando las tarjetas auxiliares
de almacén contra las existencias físicas.

Planeación del Proceso de Compras 22

Movimiento
de Almacén
Fecha de Especie Existencias $ Precio Valores
entrada/ salida Unidad Medio
Entrada Salida Debe Haber Saldo
Marzo 3 100 100 10 1000 1000
Marzo 17 100 200 14 1400 2400
Marzo 24 100 300 12 1200 3600
Marzo 30 100 200 12 1200 2400
Marzo 30 50 150 14 700 1700
Moneda, tiempo y lugar de pago; mora en
• Contrato de suministro el pago
Garantías de pago
Son contratos que se realizan entre la empresa y el Pago de costos
proveedor, en ellos, el proveedor se compromete a Incumplimiento en el pago
suministrar los inventarios de manera oportuna y Otras declaraciones y obligaciones
con las especificaciones requeridas y, por su parte, Causas y Efectos de Rescisión
la empresa se compromete al pago oportuno Confidencialidad
según lo convenido en dicho contrato. No Estipulación en favor de
terceros; Cesiones
El contrato incluye: Caso Fortuito o Fuerza Mayor
Liberación de responsabilidad
Volumen y Programación de Notificación
Entregas Pago del GLP vendido y entregado
Volumen Contractual Reducción a prorrata
Programas propuestos por el Comprador Improrrogabilidad del Contrato; derecho de
Determinación del Volumen Contractual terminación
Programa Tentativo de Entregas Limitación de Responsabilidad
Programa Definitivo de Entregas Documentación Satisfactoria
Cancelaciones Notificaciones
Reprogramaciones Modificaciones y renuncias
Volumen no suministrado o recibido Legislación Aplicable y Jurisdicción
Medición del Volumen Vigencia
Calidad del producto Totalidad del contrato
Especificaciones Firmas
No estipulación de garantías
Entrega y Transmisión de la Propiedad Actividades
Transmisión de la propiedad
Procedimientos; verificación de las entregas
Notificación de Reclamaciones Trabajo en equipo
Volumen o calidad
Otras reclamaciones
Liberación de responsabilidad Cuadros sinópticos, cuadros de
doble entrada y tablas
Precio

Términos de pago Para que visualices los tipos de documentos que se

Procedimiento de facturación necesitan en el departamento de compras, integra
un equipo de cuatro personas y elaboren un

Planeación del Proceso de Compras 23

cuadro sinóptico que incluya los tipos de
documentos mercantiles y sus finalidad o
aplicación principal. Presenten su cuadro ante sus
compañeros y profesor.
1.1.4. Términos de Negociación
Para poder adquirir o vender productos, artículos o
servicios, las empresas deben tener claros los
términos de negociación y así evitar demandas.
• Condiciones de compra
Se incluyen todos los términos de precio, garantía,
tiempos de entrega y condiciones de embarque
que tendrán las mercancías.
• Precio
Se puede definir al precio de un bien o servicio
como el monto de dinero que debe ser dado a
cambio del bien o servicio. Otra definición nos dice
que el precio es el monto de dinero asignado a un
producto o servicio, o la suma de los valores que
los compradores intercambian por los beneficios
de tener o usar un producto o servicio.
El precio no tiene que ser necesariamente igual al
"valor" del bien o servicio, o al costo del mismo, ya
que el precio fluctúa de acuerdo a muchos
factores, entre otros, el precio varía de acuerdo a
las condiciones de oferta y demanda, estructura
del mercado, disponibilidad de la información de
los compradores y vendedores, capacidad de
negociación de los agentes, etc.
• Plazo de entrega
Finalidad: Obtener un valor de referencia del
tiempo que los solicitantes tendrán que esperar
para disponer de las líneas. Es una medida del
tiempo que tarda el proveedor en suministrar el
servicio.
Plazo de entrega es el tiempo que transcurre desde
el instante en el que el proveedor del servicio
recibe una solicitud válida de suministro hasta que
la línea o líneas referidas en la solicitud, están
disponibles para su uso y se ha notificado al
solicitante.
Planeación del Proceso de Compras
Plazo normal de entrega se define como aquel en
el que 95% de todas las líneas susceptibles de
arrendamiento del mismo tipo, hayan sido puestas
en servicio para los solicitantes.
Medida
La medida se expresará en días laborables.
Se facilitarán medidas separadas para cada uno de
los tipos de líneas contempladas en la oferta
mínima de líneas arrendadas, e incluirá, por un
lado, los circuitos de ámbito nacional y por el otro,
los de ámbito intracomunitario. Para su cálculo se
tendrán en cuenta todas las líneas entregadas
durante el trimestre al que se refiere la medida.
Su valor numérico será el percentil de orden 95 de
la distribución del plazo de entrega, el cual se
corresponde con el plazo máximo que se hubiera
obtenido una vez excluido 5% de solicitudes con
mayores plazos de entrega.
Notas: Se contabilizará una solicitud por cada
línea.
Exclusiones: Todas aquellas solicitudes en las que
se haya acordado un plazo de entrega mayor a
petición del solicitante, siempre que esta
circunstancia quede reflejada en un compromiso
escrito con el mismo.
Aquellas en las que no se haya podido obtener el
acceso necesario a las dependencias del solicitante
en la fecha y hora acordadas.
Porcentaje de cumplimiento de plazos de entrega.
Finalidad: Obtener una medida del grado de
cumplimiento de los compromisos relativos al
plazo de entrega por parte del proveedor. Es una
medida de cómo los servicios de instalaciones del
proveedor cumplen con los compromisos de
entrega.
Definición: Es el porcentaje de solicitudes
atendidas dentro del plazo comprometido con el
solicitante.
Medida:
24
Para su cálculo se tendrán en cuenta todas las
solicitudes válidas de suministro atendidas en el
trimestre de medida, y referentes a cualquiera de
los tipos de líneas contempladas en la oferta
mínima que se establece en el anexo I de la Orden
de Licencias.
Su valor numérico se obtendrá multiplicando por
100, el cociente entre el número de solicitudes
atendidas dentro del plazo comprometido y el
número total de solicitudes atendidas durante el
trimestre al que se refiere la medida.
Junto con la medida se facilitará el número de
líneas entregadas, desglosados por cada uno de los
tipos de líneas contempladas en la oferta mínima
de líneas arrendadas y por los ámbitos geográficos:
nacional e intracomunitario.
Se contabilizará una solicitud por cada línea
Exclusiones: Aquellas en las que no se haya
podido obtener el acceso necesario a las
dependencias del solicitante en la fecha y hora
acordadas.
• Crédito
Préstamo concedido por un banco a un cliente por
su prestigio de solvencia. Cambio de una
prestación presente por una contraprestación
futura; es decir, se trata de un cambio en el que
una de las partes entrega de inmediato un bien o
servicio, y el pago correspondiente más los
intereses devengados, los recibe más tarde.
• Garantía
La que se basa en bienes tangibles, y que el sujeto
del crédito otorga en garantía para responder por
la obligación contraída.
Un programa sistemático de controles y de
inspección aplicada por toda organización o todo
organismo y dirigida a ofrecer una garantía
apropiada de que las disposiciones de seguridad
sean respetadas en la práctica.
• Servicio
Planeación del Proceso de Compras
El servicio es intangible. El servicio no se puede
oler ni tocar, pero el servicio en sí mismo guarda
una característica común al producto o artículo: se
puede comparar, sin embargo, se cuenta para ello
con muchas más variables que las que
utilizaríamos para juzgar un producto, ya que en el
ejercicio del servicio deportivo entran en juego
instalaciones, nivel formativo, empatía personal,
atención al cliente, imagen, etc.
El compendio de todas esas variables es lo que
forma el servicio en sí mismo, y la calidad de todas
y cada una de esas áreas dará como resultado la
calidad final del servicio y por tanto la viabilidad
del proyecto o actividad. Sin calidad no hay
viabilidad.
El servicio es inseparable. Con frecuencia los
servicios no se pueden separar de la figura del
profesor o entrenador. Una consecuencia de esto
es que la creación o realización del servicio puede
ocurrir al mismo tiempo que su consumo. Los
bienes son producidos, luego vendidos y
consumidos mientras que los servicios se venden y
luego se producen y consumen por lo general de
manera simultánea.
El producto se puede comparar antes de pagarlo o
consumirlo, el servicio en cambio se compara
mientras se utiliza, por ello todas las variantes
anexas a este (Atención al cliente, empatía,
capacidad de motivación, liderazgo) son esenciales
para su éxito. Un buen entrenador personal -por
ejemplo- debe ante todo ser un buen comercial
máxime cuando estamos hablando se servicios con
un nexo común: la personalización.
Por tanto cuando estamos hablando de poner en
marcha un servicio o actividad dirigida a personas
individuales o pequeños grupos de personas es
imprescindible que incluyamos en nuestra
“planificación de puesta en marcha” el concepto
de Coaching Y el concepto de liderazgo ya que
difícilmente conseguiremos que nuestro servicio
sea competitivo si no prestamos especial atención
a estos dos conceptos.
El servicio es adaptable. El servicio de
entrenamiento personalizado debe adaptarse al
cliente, por eso es personalizado. Debe estar por
25
tanto programado por el target de usuario
existente.
• Calidad
Actividades
Trabajo en equipo
Resolver situaciones problemáticas
A fin de que identifiques los tipos de plazos que se
manejan en las transacciones comerciales, forma
un equipo de cinco personas y elaboren un plan de
compras para la tienda escolar de su institución
que contenga los mejores plazos de entrega y las
condiciones de pago más accesibles. Presenten su
plan a la persona encargada de la cafetería para su
cotejo y a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.
1.2. Operar la relación de las áreas de la
organización de las compras mediante
los procedimientos y diagramas de flujo.
1.2.1. Áreas participantes en las Compras
En el departamento de compras se deben deslindar
responsabilidades entre varias áreas o de existencia.
Planeación del Proceso de Compras
subdepartamentos, ya que este departamento
realiza muchas funciones que si se concentraran en
una sola, sería imposible su desarrollo.
• Compras
Funciones del departamento de compras
Recibe las requisiciones de compras, es
decir, atiende las peticiones en cuanto a
carencia de material se refiere, en cada uno
de los departamentos involucrados en el
proceso productivo (cemento, arena,
granza, granito, herramientas de trabajo,
etc.).
Analiza detalladamente las fuentes de
abastecimiento, tomando en cuenta todos
los proveedores activos y potenciales con
los cuales la empresa mantiene relaciones
comerciales
Envía las solicitudes de cotización,
describiendo detalladamente los materiales
que se desean adquirir a los proveedores
que han sido preseleccionados por la
empresa.
Recibe y analiza las cotizaciones de los
proveedores, es decir, realiza un estudio
riguroso de cada proveedor por separado
en un formato que contendrá los
siguientes elementos: cantidad, precio
unitario, precio total, calidad, tiempo de
entrega y condiciones de pago
Selecciona el mejor proveedor que cumpla
con mayor cantidad de especificaciones,
resultante del análisis anteriormente
efectuado.
• Almacenes
Funciones del departamento de almacenes
Recibe del Departamento de Compras una
copia de cada pedido efectuado.
Entrega al encargado de control de
existencias la documentación.
Entrega al auxiliar del Almacén los
materiales comprados para que los
acomode en los respectivos estantes y
patios de almacenamiento.
Registra las entradas y salidas en tarjetas
26
 Indica al Supervisor del Almacén sobre la
carencia de algunos materiales.
Coloca los materiales en sus respectivos
lugares de almacenamiento.
Transporta y entrega el material requerido
al departamento solicitante.
Recibe y revisa el pedido, para constatar
que cumpla cabalmente con las
especificaciones estipuladas en la orden de
compra.
Descarga los materiales adquiridos.
Transporta el material comprado hasta el
departamento de almacén, para su
respectivo almacenamiento.
Revisa las condiciones de los materiales
adquiridos. En caso de que parte de ellos
estén dañados, notifica de inmediato al
Departamento de Compras para iniciar las
rebajas con el proveedor.
Notifica al Departamento de Compras, en
caso de que los materiales comprados
estén en buenas condiciones para que
pueda pagarse la factura.
• Producción
Es en el departamento de producción donde se
solicita y controla el material con el que se va a
trabajar, se determina la secuencia de las
operaciones, las inspecciones y los métodos, se
piden las herramientas, se asignan tiempos, se
programa, se distribuye y se lleva el control del
trabajo y se logra la satisfacción del cliente. La
instrucción en este campo revela como se realiza la
producción, como se lleva a cabo, como se ejecuta
y cuánto tiempo toma hacerla.
El objetivo de un gerente de fabricación o
producción es elaborar un producto de calidad
oportunamente y a menor costo posible, con una
inversión mínima de capital y con un máximo de
satisfacción de sus empleados.
El gerente de control de calidad centra sus
objetivos a fin de que se cumplan las
especificaciones de ingeniería y para que los
clientes queden satisfechos con el nivel de calidad
del producto y la confiabilidad del mismo durante
su vida.
Planeación del Proceso de Compras
El gerente de control de producción se encarga
principalmente de establecer y mantener
programas de producción, sin perder de vista las
necesidades de los clientes y las condiciones
económicas favorables que se obtienen con una
programación adecuada.
El gerente de métodos, estudio de tiempos y
sistema de salarios se ocupa principalmente de
combinar el costo más bajo posible de la
producción con la máxima satisfacción de los
empleados. El gerente de mantenimiento se
encarga de reducir al mínimo el tiempo muerto o
improductivo de las instalaciones, debido a
descomposturas y reparaciones no previstas.
• Mantenimiento
La labor del departamento de mantenimiento, está
relacionada muy estrechamente con la prevención
de accidentes y lesiones en el trabajador, ya que
tiene la responsabilidad de mantener en buenas
condiciones la maquinaria, herramienta y equipo
de trabajo, lo cual permite un mejor
desenvolvimiento y seguridad y evitar, en parte,
riesgos en el área laboral.
Características del Personal de Mantenimiento
El personal que labora en el departamento de
mantenimiento, se ha formado una imagen, como
una persona tosca, uniforme sucio, lleno de grasa,
mal hablado, lo que ha traído como consecuencia
problemas en la comunicación entre las áreas
operativas y este departamento, además de un mal
concepto de la imagen, generando poca confianza.
• Apoyo Administrativo
Tramitar los asuntos relacionados con los recursos
humanos, materiales y financieros en tiempo y
forma.
Mantener actualizados los controles
administrativos necesarios para la buena
administración de los recursos humanos,
materiales y financieros.
Asegurar que los tramites efectuados por la
empresa, en relación a los Recursos Humanos,
Materiales y Financieros se efectúen conforme a los
27
lineamientos y normatividad establecidos,
mediante la elaboración e integración de acciones
y controles administrativos internos, que
garanticen la entrega oportuna de los recursos
necesarios.
Actividades
Actividad Individual
Elaborar diagramas, ilustraciones y
esquemas
Para que visualices los departamentos que integran
una empresa, elabora un organigrama que
muestre las áreas que integran el departamento de
compras con sus funciones respectivas. Presenta tu
organigrama a tu profesor para tu
retroalimentación.
1.2.2. Fases del Proceso de Compras
Podemos ver el Comportamiento de Compra como
un "Proceso de Resolución de un Problema", en el
cual el comprador participa activamente, tiene un
comportamiento racional según el principio de la
racionalidad limitada, es decir, es racional dentro
de los límites de sus capacidades cognoscitivas y
de aprendizaje y por tanto, va a ser coherente con
relación a los objetivos que ha preestablecido,
cualquiera que sean esos objetivos.
El comportamiento racional no excluye, pues,
cualquier forma de comportamiento impulsivo, si
éste es adoptado de forma deliberada, ya sea por
el placer de actuar impulsivamente o ya sea por la
excitación de estar confrontado a las
consecuencias de no haber evaluado
cuidadosamente.
El proceso de compra comienza cuando el
comprador reconoce tener un problema o
necesidad. El comprador siente una diferencia
superior a un nivel mínimo entre el estado real del
consumidor y el estado ideal, el estado deseado.
La necesidad puede ser provocada por estímulos
internos (hambre, sed, frío) o por estímulos
Planeación del Proceso de Compras
externos (pasas por una pastelería y al ver los
pasteles te apetece comprarte uno).
• Requisición de compra
La requisición de compra es el documento formal
para solicitar al Departamento de Compras la
adquisición de cualquier producto o material.
Sólo se recibirán requisiciones de compra llenadas
en forma clara, completa y detallada con la
información requerida en cada campo,
presentando original y copia.
• Solicitud de cotización a proveedores
Una vez que el encargado de hacer las compras de
materiales recibe la solicitud de compras,
debidamente autorizada, puede empezar a hacer
los trámites necesarios para efectuar las compras
del material que se le solicitó.
El primer trámite consiste en buscar al proveedor
que le ofrezca las mejores condiciones y precios a
la empresa. De tal forma que el encargado de
compras debe efectuar una investigación con
varios proveedores potenciales para,
posteriormente, elegir al que más le convenga.
• Cotización de proveedor
Otra de las tareas del encargado de compras es
negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
volumen o bien por pronto pago, dependiendo de
las condiciones y necesidades del negocio.
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de
cotización de proveedores:
1. Una de ellas debe quedar en poder de la
persona autorizada para hacer dicha solicitud, ello
le permitirá constatar que la cotización hecha por
el proveedor se refiere realmente al material
solicitado.
2. La otra forma se envía a cada uno de los
proveedores potenciales para que la regresen a
más tardar en la fecha fijada como límite.
28
En caso de que el proveedor no conteste, se
tomará como solicitud no enviada y el proveedor
no entrará en la selección.
• Comparación de cotizaciones
Cuando el encargado de compras recibe las
contestaciones a las solicitudes de cotización
enviadas a los proveedores potenciales, se inicia
otra fase del trámite de compras, que consiste en
elegir a aquel proveedor que ofrece, en conjunto,
las mejores condiciones y precios al negocio.
No está de más que el encargado de compras le
pida su opinión a la persona que le solicitó el
material para hacer la elección del proveedor.
Es importante señalar que el encargado de
compras no puede hacer ningún pedido, sin antes
haber solicitado la cotización del material a varios
proveedores.
• Orden de compra
Una vez que se ha seleccionado al proveedor que
ofrece las mejores condiciones y precios, el
encargado de compras efectúa el pedido mediante
un documento conocido como: orden de compra,
el cual tiene por objeto formalizar la operación de
compra.
Los datos que debe contener la orden de compra,
son los siguientes:
1. Número de orden de compra.
2. Nombre del proveedor.
3. Fecha en la que se efectúa la orden.
4. Hacer referencia a la solicitud de cotización a
proveedores, indicando su número y fecha.
5. Fecha en la que el proveedor deberá entregar la
mercancía.
6. Condiciones de pago.
7. Hacer referencia a la solicitud de compras,
indicando su número.
8. Clave del material.
9. Descripción.
10. Cantidad solicitada.
11. Precio unitario.
12. Importe parcial (precio unitario x unidades).
13. Impuestos.
14. Importe total (importe parcial + impuestos).
Planeación del Proceso de Compras
15. Firma del encargado de compras.
16. Firma del proveedor.
En caso de que el proveedor no sea local, sino
extranjero, en la orden de compra se debe hacer
mención también de lo siguiente:
1. Medio de transporte que se utilizará.
2. Hacer notar, en su caso, que la mercancía
está asegurada y los riesgos que cubre el
seguro.
3. Fracción aduanal aplicable.
Al ser la orden de compra, como se mencionó
anteriormente, un documento que formaliza la
operación de compra, es importante que en el
reverso de dicho documento se especifiquen los
derechos y obligaciones contraídos por el
vendedor, y que éste firme al calce del mismo.
Aunque las obligaciones del vendedor pueden ser
diferentes en cada caso, en términos generales
debe hacerse mención de lo siguiente:
1. Que el vendedor queda obligado a resarcir los
daños y perjuicios ocasionados al comprador en
caso de incumplimiento:
¾ en la fecha de entrega estipulada.
¾ en cuanto al lugar de entrega estipulado.
¾ en cuanto a la calidad del material
solicitada por el comprador.
¾ por parte del vendedor de marca
registrada o patente alguna.
2. Que el vendedor asumirá la responsabilidad de
sustituir los bienes solicitados en caso de que éstos
no sean nuevos, a menos que se hubiera pactado
lo contrario, o bien en caso de que no sirvan para
el fin que se adquirieron.
3. Que el comprador tiene el derecho de hacer la
devolución de los bienes, en caso de que la
inspección realizada por su personal no resultara
satisfactoria.
En caso de que la compra se efectúe a un
proveedor local, se deben manejar las siguientes
copias:
29
 1. Una copia se envía a la persona encargada
de controlar los inventarios para que haga
el registro correspondiente en las tarjetas
de almacén.
2. Una copia para el proveedor, ya que dicha
orden de compra constituye, en sí misma,
un contrato de compra-venta.
3. Una copia a la persona encargada de la
contabilidad.
4. Una copia para la persona encargada de
recibir el material, ya que toda recepción
de material debe ampararse con una orden
de compra.
5. Dos copias para la persona encargada de
efectuar las compras, una de ellas para su
registro de proveedores y, la otra, para
llevar un registro de pedidos.
1.2.3. Diagrama de flujo del procedimiento de
compras
Los diagramas de flujo pretenden establecer los
lineamientos y la secuencia de actividades que
deberán realizarse para controlar la recepción
documental y física de las compras de bienes,
conforme a los términos de calidad y cantidad
pactados con los proveedores.
El procedimiento para la entrada al almacén
general de los bienes adquiridos por el Centro se
aplica a todos los bienes adquiridos y elaborados
por la empresa.
El responsable de activos fijos es el responsable de
la eficacia de este procedimiento.

En caso de tratarse de un proveedor foráneo, se

debe expedir además, una copia al agente aduanal
incluyendo las fracciones aduanales aplicables a la
mercancía en cuestión.

• Contrato de suministro

Son contratos que se realizan entre la empresa y el

proveedor, donde el proveedor se compromete a
suministrar los inventarios de manera oportuna y
con las especificaciones requeridas y, por otra
parte, la empresa se compromete al pago
oportuno y según lo convenido en dicho contrato.

Actividades

Trabajo en equipo

Elaborar diagramas, ilustraciones y

esquemas

Para que identifiques los momentos de cada uno

de los procesos que se realizan en el departamento
de compras, Integra un equipo de cuatro personas
y elaboren un diagrama de flujo en el que deben
identificar los documentos que se utilizan en el
área de compras y cómo se conectan entre cada
proceso. Presenten su diagrama de flujo a sus
compañeros y profesor.

Planeación del Proceso de Compras 30

• Descripción

DIAGRAMA DE FLUJO DE CUENTAS FFUUUNNNCCCIIIÓ

ÓN
Ó NP
N OD
PRRRO
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D UC
U CC
C C ÓN
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D E
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D I ST R I B U C I Ó
ÓN
DIISSTTRRIIBBUUCCIIÓ N
N
MATERIAS PRIMAS A LMACÉN ALMACÉN DE
EN TRÁNSITO MATERIAS PRIMAS PRODUCTOS

Facturas de
Proveedores
Foráneos
Erogaciones PRODUCCIÓN DE
de Compra PROCESO
Facturas de COSTO DE
Proveedores VENTA

Sueldos y
Salarios
Fabriles
CARGOS
Erogaciones
Indirectas
Depreciaciones
Amortizaciones
Aplicaciones

Planeación del Proceso de Compras 31

Planeación del Proceso de Compras 32
• Graficación

Planeación del Proceso de Compras 33

Planeación del Proceso de Compras 34
Actividades Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 7
de Julio del 2005
(Entra en vigor el 8/7/2005)
Trabajo en equipo
_______________________________________

Mesa redonda Artículo Único.- El presente Decreto entrará en

vigor al día siguiente de su publicación en el Diario
Oficial de la Federación.
Conferencia o exposición México, D. F., a 9 de diciembre de 2004.- Sen.
Diego Fernández de Cevallos Ramos, Presidente.-
Dip. Manlio Fabio Beltrones Rivera, Presidente.-
Sen. Sara I. Castellanos Cortés, Secretaria.- Dip.
Para que identifiques cuál es la mejor forma de Marcos Morales Torres, Secretario.- Rúbricas."
elaborar los diagramas de flujo utilizando canales
de comunicación, forma un equipo de cinco En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I
personas y discutan acerca de la importancia de los del Artículo 89 de la Constitución Política de los
canales de comunicación en el departamento de Estados Unidos Mexicanos, y para su debida
compras de una empresa comercial. Al terminar la publicación y observancia, expido el presente
discusión elabora un documento y presenta ante el Decreto en la Residencia del Poder Ejecutivo
grupo y profesor tus conclusiones. Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a
los cuatro días del mes de julio de dos mil cinco.-
1.3 Utilizar la mecánica de operación de Vicente Fox Quesada.- Rúbrica.- El Secretario de
compras de acuerdo con la normatividad Gobernación, Carlos María Abascal Carranza.-
gubernamental, para el cumplimiento de los Rúbrica.
requisitos legales establecidos por la ________________________________________
administración pública.
Título Tercero
1.3.1 DISPOSICIONES LEGALES DEL AREA DE COMPRAS De los Procedimientos de Contratación
Capítulo Primero
Generalidades
LEY DE
ADJUDICACIÓN
ADQUISICIONES Y SU COMITÉ DE COMPRAS LICITACIÓN PÚBLICA
DIRECTA
Artículo 25.- Las dependencias y entidades podrán
REGLAMENTO

convocar, adjudicar o contratar adquisiciones,

1.3.1. Disposiciones legales
compras
El encargado del área de compras debe tener
cuidado en considerar los lineamientos que marcan
las leyes y reglamentos que la regulan para así
evitar retrasos, altos costos o multas e infracciones.
• Ley de adquisiciones y su reglamento
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
del Sector Público
del área de arrendamientos y servicios, solamente cuando se
cuente con la autorización global o específica por
parte de la Secretaría, del presupuesto de inversión
y de gasto corriente, según sea el caso, conforme a
los cuales deberán programarse los pagos
respectivos.
En casos excepcionales y previa aprobación de la
Secretaría, las dependencias y entidades podrán
convocar, adjudicar y formalizar contratos cuya
vigencia inicie en el ejercicio fiscal siguiente de
aquél en el que se formalizan.

TRANSITORIOS Los referidos contratos estarán sujetos a la

disponibilidad presupuestaria del año en el que se
prevé el inicio de su vigencia, por lo que sus

Planeación del Proceso de Compras 35

efectos estarán condicionados a la existencia de los
recursos presupuestarios respectivos, sin que la no
realización de la referida condición suspensiva
origine responsabilidad alguna para las partes.
Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto en este
párrafo se considerará nulo.
Artículo 26.- Las dependencias y entidades, bajo
su responsabilidad, podrán contratar
adquisiciones, arrendamientos y servicios,
mediante los procedimientos de contratación que
a continuación se señalan:
I. Licitación pública
II. Invitación a cuando menos tres personas
III. Adjudicación directa
En los procedimientos de contratación deberán
establecerse los mismos requisitos y condiciones
para todos los participantes, especialmente por lo
que se refiere a tiempo y lugar de entrega, forma y
tiempo de pago, penas convencionales, anticipos y
garantías; debiendo las dependencias y entidades
proporcionar a todos los interesados igual acceso a
la información relacionada con dichos
procedimientos, a fin de evitar favorecer a algún
participante.
La licitación pública inicia con la publicación de la
convocatoria y, en el caso de invitación a cuando
menos tres personas, con la entrega de la primera
invitación; ambos procedimientos concluyen con la
firma del contrato.
La Secretaría de Economía, mediante reglas de
carácter general y tomando en cuenta la opinión
de la Secretaria de la Función Pública, determinará
los criterios para la aplicación de las reservas,
mecanismos de transición u otros supuestos
establecidos en los tratados.
La Secretaría de la Función Pública pondrá a
disposición pública, a través de medios de difusión
electrónica que establezca, la información que
obre en su base de datos correspondiente a las
convocatorias y bases de las licitaciones y, en su
caso, sus modificaciones; las actas de las juntas de
aclaraciones y de visita a instalaciones, los fallos de
dichas licitaciones o las cancelaciones de éstas, y
los datos relevantes de los contratos adjudicados;
Planeación del Proceso de Compras
así como otra información relativa a las materias
que regula esta Ley, con excepción de aquella que,
de conformidad con las disposiciones aplicables,
sea de naturaleza reservada, en los términos
establecidos en la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Artículo 27.- Las adquisiciones, arrendamientos y
servicios se adjudicarán, por regla general, a través
de licitaciones públicas, mediante convocatoria
pública, para que libremente se presenten
proposiciones solventes en sobre cerrado, que será
abierto públicamente, a fin de asegurar al Estado
las mejores condiciones disponibles en cuanto a
precio, calidad, financiamiento, oportunidad,
eficiencia energética, el uso responsable del agua y
demás circunstancias pertinentes, de acuerdo con
lo que establece la presente Ley.
El sobre a que hace referencia este artículo podrá
entregarse, a elección del licitante, en el lugar de
celebración del acto de presentación y apertura de
proposiciones; o bien, si así lo establece la
convocante, enviarlo a través del servicio postal o
de mensajería, o por medios remotos de
comunicación electrónica, conforme a las
disposiciones administrativas que establezca la
Secretaría de la Función Pública.
Las unidades administrativas de las dependencias y
entidades que se encuentren autorizadas por la
Secretaría de la Función Pública para realizar
licitaciones públicas mediante el uso de medios
remotos de comunicación electrónica, estarán
obligadas a realizar todos sus procedimientos de
licitación mediante dicha vía, salvo en los casos
justificados que autorice la Secretaría de la Función
Pública.
Lo anterior, sin perjuicio de que los licitantes
puedan optar por presentar sus propuestas por
escrito durante el acto de presentación y apertura
de propuestas.
En el caso de las proposiciones presentadas por
medios remotos de comunicación electrónica, el
sobre será generado mediante el uso de
tecnologías que resguarden la confidencialidad
de la información de tal forma que sea inviolable,
conforme a las disposiciones técnicas que al efecto
establezca la Contraloría.
36
Las proposiciones presentadas deberán ser
firmadas autógrafamente por los licitantes o sus
apoderados; en el caso de que éstas sean enviadas
a través de medios remotos de comunicación
electrónica, se emplearán medios de identificación
electrónica, los cuales producirán los mismos
efectos que las leyes otorgan a los documentos
correspondientes y, en consecuencia, tendrán el
mismo valor probatorio.
La Secretaría de la Función Pública operará y se
encargará del sistema de certificación de los
medios de identificación electrónica que utilicen
las dependencias, entidades o los licitantes y será
responsable de ejercer el control de estos medios,
salvaguardando la confidencialidad de la
información que se remita por esta vía.
La Secretaría de la Función Pública deberá aceptar
la certificación de medios de identificación
electrónica que realicen las dependencias y
entidades, las entidades federativas y el Distrito
Federal, así como terceros facultados por
autoridad competente en la materia, cuando los
sistemas de certificación empleados se ajusten a las
disposiciones que emita la Secretaría de la Función
Pública.
México, D. F., a 30 de noviembre de 1999.- Sen.
Dionisio Pérez Jácome, Vicepresidente en
funciones.- Dip. Francisco José Paoli Bolio,
Presidente.- Sen. Raúl Juárez Valencia, Secretario.-
Dip. Francisco J. Loyo Ramos, Secretario.-
Rúbricas".
En cumplimiento de lo dispuesto por la fracción I
del Artículo 89 de la Constitución Política de los
Estados Unidos Mexicanos, y para su debida
publicación y observancia, expido el presente
Decreto en la residencia del Poder Ejecutivo
Federal, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a
los veintinueve días del mes de diciembre de mil
novecientos noventa y nueve.- Ernesto Zedillo
Ponce de León.- Rúbrica.- El Secretario de
Gobernación, Diódoro Carrrasco Altamirano.-
Rúbrica
• Comite de compras
Título Cuarto
De los Contratos
Planeación del Proceso de Compras
Capítulo Único
Artículo 44.- En las adquisiciones, arrendamientos
y servicios deberá pactarse preferentemente la
condición de precio fijo. No obstante, en casos
justificados se podrán pactar en el contrato
decrementos o incrementos a los precios, de
acuerdo con la fórmula o mecanismo de ajuste que
determine la convocante previamente a la
presentación de las propuestas.
Cuando con posterioridad a la adjudicación de un
contrato se presenten circunstancias económicas
de tipo general, como resultado de situaciones
supervenientes ajenas a la responsabilidad de las
partes, que provoquen directamente un aumento o
reducción en los precios de los bienes o servicios
aún no entregados o prestados o aún no pagados,
y que por tal razón no pudieron haber sido objeto
de consideración en la propuesta que sirvió de
base para la adjudicación del contrato
correspondiente, las dependencias y entidades
deberán reconocer incrementos o requerir
reducciones, conforme a los lineamientos que
expida la Contraloría.
Tratándose de bienes o servicios sujetos a precios
oficiales, se reconocerán los incrementos
autorizados.
Artículo 45.- Los contratos o pedidos de
adquisiciones, arrendamientos y servicios
contendrán, en lo aplicable, lo siguiente:
I. La autorización del presupuesto para cubrir
el compromiso derivado del contrato.
II. La indicación del procedimiento conforme al
cual se llevó a cabo la adjudicación del
contrato.
III. El precio unitario y el importe total a pagar
por los bienes o servicios.
IV. La fecha o plazo, lugar y condiciones de
entrega.
V. Porcentaje, número y fechas o plazo de las
exhibiciones y amortización de los anticipos
que se otorguen.
VI. Forma, términos y porcentaje para garantizar
los anticipos y el cumplimiento del contrato.
VII. Plazo y condiciones de pago del precio de los
bienes o servicios.
37
VIII. Precisión de si el precio es fijo o sujeto a
ajustes y, en este último caso, la fórmula o
condición en que se hará y calculará el
ajuste.
IX. Condiciones, términos y procedimiento para
la aplicación de penas convencionales por
atraso en la entrega de los bienes o servicios,
por causas imputables a los proveedores.
X. La descripción pormenorizada de los bienes
o servicios objeto del contrato, incluyendo en
su caso la marca y modelo de los bienes.
XI. Salvo que exista impedimento, la
estipulación de que los derechos inherentes a
la propiedad intelectual, que se deriven de
los servicios de consultorías, asesorías,
estudios e investigaciones contratados,
invariablemente se constituirán a favor de la
dependencia o de la entidad, según
corresponda, en términos de las
disposiciones legales aplicables.
XII: Los demás aspectos y requisitos previstos en
las bases e invitaciones, así como los
relativos al tipo de contrato de que se trate.
Para los efectos de esta Ley; las bases de licitación,
el contrato, sus anexos son los instrumentos que
vinculan a las partes en sus derechos y
obligaciones. Las estipulaciones que se establezcan
en el contrato no deberán modificar las
condiciones previstas en las bases de licitación.
En la formalización de los contratos, podrán
utilizarse los medios de comunicación electrónica
que al efecto autorice la Secretaria de la Función
Pública.
• Adjudicación directa
Artículo 46.- La adjudicación del contrato
obligará a la dependencia o entidad y a la persona
en quien hubiere recaído, a formalizar el
documento relativo dentro de los veinte días
naturales siguientes al de la notificación del fallo.
Si el interesado no firmare el contrato por causas
imputables al mismo, dentro del plazo a que se
refiere el párrafo anterior, la dependencia o
entidad podrá, sin necesidad de un nuevo
procedimiento, adjudicar el contrato al
participante que haya presentado la siguiente
proposición solvente más baja, de conformidad
con lo asentado en el dictamen a que se refiere el
Planeación del Proceso de Compras
artículo 36 de esta Ley, y así sucesivamente en caso
de que este último no acepte la adjudicación,
siempre que la diferencia en precio con respecto a
la propuesta que inicialmente hubiere resultado
ganadora, no sea superior al diez por ciento.
El licitante a quien se hubiere adjudicado el
contrato no estará obligado a suministrar los
bienes o prestar el servicio, si la dependencia o
entidad, por causas imputables a la misma, no
firmare el contrato.
En este supuesto, la dependencia o entidad, a
solicitud escrita del licitante, cubrirá los gastos no
recuperables en que hubiere incurrido para
preparar y elaborar su propuesta, siempre que
éstos sean razonables, estén debidamente
comprobados y se relacionen directamente con la
licitación de que se trate.
El atraso de la dependencia o entidad en la
formalización de los contratos respectivos, o en la
entrega de anticipos, prorrogará en igual plazo la
fecha de cumplimiento de las obligaciones
asumidas por ambas partes.
Los derechos y obligaciones que se deriven de los
contratos no podrán cederse en forma parcial ni
total en favor de cualquier otra persona, con
excepción de los derechos de cobro, en cuyo caso
se deberá contar con el consentimiento de la
dependencia o entidad de que se trate.
Artículo 47.- Las dependencias y entidades que
requieran de un mismo bien o servicio de manera
reiterada, podrán celebrar contratos abiertos
conforme a lo siguiente:
I. Se establecerá la cantidad mínima y máxima de
bienes por adquirir o arrendar; o bien, el
presupuesto mínimo y máximo que podrá
ejercerse en la adquisición, el arrendamiento o
la prestación del servicio. La cantidad o
presupuesto mínimo que se requiera no podrá
ser inferior al cuarenta por ciento de la
cantidad o presupuesto máximo que se
establezca.
En casos de bienes que se fabriquen en forma
exclusiva para las dependencias y entidades, la
cantidad o presupuesto mínimo que se
38
 requiera no podrá ser inferior al ochenta por
ciento de la cantidad o presupuesto máximo
que se establezca.
No se podrán establecer plazos de entrega en
los cuales no sea factible producir los bienes.
II. Se hará una descripción completa de los bienes
o servicios con sus correspondientes precios
unitarios.
III. En la solicitud y entrega de los bienes o
servicios se hará referencia al contrato
celebrado.
IV. Los plazos para el pago de los bienes o
servicios no podrán exceder de treinta días
naturales.
Artículo 48.- Los proveedores que celebren los
contratos a que se refiere esta Ley deberán
garantizar:
I. Los anticipos que, en su caso, reciban. Estas
garantías deberán constituirse por la totalidad
del monto de los anticipos.
II. El cumplimiento de los contratos.
Para los efectos de este artículo, los titulares de las
dependencias o los órganos de gobierno de las
entidades, fijarán las bases, forma y porcentajes a
los que deberán sujetarse las garantías que deban
constituirse. En los casos señalados en los artículos
41, fracciones IV, XI y XIV, y 42 de esta Ley, el
servidor público que deba firmar el contrato, bajo
su responsabilidad, podrá exceptuar al proveedor,
de presentar la garantía de cumplimiento del
contrato respectivo.
La garantía de cumplimiento del contrato deberá
presentarse a más tardar dentro de los diez días
naturales siguientes a la firma del contrato, salvo
que la entrega de los bienes o la prestación de los
servicios se realice dentro del citado plazo y, la
correspondiente al anticipo se presentará
previamente a la entrega de éste, a más tardar en
la fecha establecida en el contrato.
Artículo 49.- Las garantías que deban otorgarse
conforme a esta Ley se constituirán en favor de:
I. La Tesorería de la Federación, por actos o
contratos que se celebren con las
dependencias.
Planeación del Proceso de Compras
II. Las entidades, cuando los actos o contratos se
celebren con ellas.
III. Las Tesorerías de las entidades federativas, del
Distrito Federal o de los municipios, en los
casos de los contratos celebrados al amparo de
la fracción VI del artículo 1 de esta Ley.
Artículo 50.- Las dependencias y entidades se
abstendrán de recibir propuestas o celebrar
contrato alguno en las materias a que se refiere
esta Ley, con las personas siguientes:
I. Aquéllas en que el servidor público que
intervenga en cualquier etapa del
procedimiento de contratación tenga interés
personal, familiar o de negocios, incluyendo
aquéllas de las que pueda resultar algún
beneficio para él, su cónyuge o sus parientes
consanguíneos hasta el cuarto grado, por
afinidad o civiles, o para terceros con los que
tenga relaciones profesionales, laborales o de
negocios, o para socios o sociedades de las
que el servidor público o las personas antes
referidas formen o hayan formado parte
durante los dos años previos a la fecha de
celebración del procedimiento de contratación
de que se trate.
II. Las que desempeñen un empleo, cargo o
comisión en el servicio público, o bien, las
sociedades de las que dichas personas formen
parte, sin la autorización previa y específica de
la Secretaría de la Función Pública.
III. Aquellos proveedores que, por causas
imputables a ellos mismos, la dependencia o
entidad convocante les hubiere rescindido
administrativamente más de un contrato,
dentro de un lapso de dos años calendario
contados a partir de la notificación de la
primera rescisión. Dicho impedimento
prevalecerá ante la propia dependencia o
entidad convocante por el plazo que se
establezca en las políticas, bases y lineamientos
a que se refiere el artículo 1 de esta Ley, el cual
no podrá ser superior a dos años calendario
contados a partir de la notificación de la
rescisión del segundo contrato.
IV. Las que se encuentren inhabilitadas por
resolución de la Contraloría en los términos del
Título Sexto de este ordenamiento y Título
Séptimo de la Ley de Obras Públicas y Servicios
Relacionados con las Mismas.
39
V. Los proveedores que se encuentren en
situación de atraso en las entregas de los
bienes o en la prestación de los servicios por
causas imputables a ellos mismos, respecto de
otro u otros contratos celebrados con la propia
dependencia o entidad, siempre y cuando
éstas hayan resultado gravemente
perjudicadas.
VI. Aquellas que hayan sido declaradas sujetas a
concurso mercantil o alguna figura análoga.
VII. Aquellas que presenten propuestas en una
misma partida de un bien o servicio en un
procedimiento de contratación que se
encuentren vinculadas entre sí por algún socio
o asociado común.
VIII. Las que pretendan participar en un
procedimiento de contratación y previamente
hayan realizado o se encuentren realizando,
por sí o a través de empresas que formen parte
del mismo grupo empresarial, en virtud de otro
contrato, trabajos de análisis y control de
calidad, preparación de especificaciones,
presupuesto o la elaboración de cualquier
documento vinculado con el procedimiento en
que se encuentran interesadas en participar.
IX. Aquellas que por sí o a través de empresas que
formen parte del mismo grupo empresarial
pretendan ser contratadas para elaboración de
dictámenes, peritajes y avalúos, cuando éstos
hayan de ser utilizados para resolver
discrepancias derivadas de los contratos en los
que dichas personas o empresas sean parte.
X. Las que celebren contratos sobre las materias
reguladas por esta Ley sin estar facultadas para
hacer uso de derechos de propiedad
intelectual.
XI. Las que hayan utilizado información
privilegiada, proporcionada indebidamente
por servidores públicos o sus familiares por
parentesco consanguíneo y, por afinidad
hasta el cuarto grado, o civil.
XII. Las que contraten servicios de asesoría,
consultoría y apoyo de cualquier tipo de
personas en materia de contrataciones
gubernamentales, si se comprueba que todo
o parte de las contraprestaciones pagadas al
prestador del servicio, a su vez, son recibidas
por servidores públicos por si o por
interpósita persona, con independencia de
Planeación del Proceso de Compras
que quienes las reciban tengan o no relación
con la contratación.
XIII. Las demás que por cualquier causa se
encuentren impedidas para ello por
disposición de Ley.
Las políticas, bases y lineamientos a que alude el
artículo 1 de esta Ley, que emitan las dependencias
y entidades cuyo objeto comprenda la prestación
de servicios de salud, podrán establecer que las
hipótesis previstas en las fracciones III y V de este
artículo, se encuentren referidas solamente a cada
una de sus áreas facultadas para llevar a cabo
procedimientos de contratación, de tal manera que
el impedimento de una de éstas para contratar en
dichos casos, no se hará aplicable a las demás.
En estos supuestos, el oficial mayor o su
equivalente de la dependencia o entidad, deberá
llevar el registro, control y difusión de las personas
con las que se encuentren impedidas de contratar.
Artículo 51.- La fecha de pago al proveedor que
las dependencias y entidades estipulen en los
contratos quedará sujeta a las condiciones que
establezcan las mismas; sin embargo, no podrá
exceder de cuarenta y cinco días naturales
posteriores a la presentación de la factura
respectiva, previa entrega de los bienes o
prestación de los servicios en los términos del
contrato.
En caso de incumplimiento en los pagos a que se
refiere el párrafo anterior, la dependencia o
entidad, a solicitud del proveedor, deberá pagar
gastos financieros conforme a la tasa que será
igual a la establecida por la Ley de Ingresos de la
Federación en los casos de prórroga para el pago
de créditos fiscales. Dichos gastos se calcularán
sobre las cantidades no pagadas y se computarán
por días naturales desde que se venció el plazo
pactado, hasta la fecha en que se pongan
efectivamente las cantidades a disposición del
proveedor.
Tratándose de pagos en exceso que haya recibido
el proveedor, éste deberá reintegrar las cantidades
pagadas en exceso, más los intereses
correspondientes, conforme a lo señalado en el
párrafo anterior. Los intereses se calcularán sobre
las cantidades pagadas en exceso en cada caso y se
40
computarán por días naturales desde la fecha del
pago, hasta la fecha en que se pongan
efectivamente las cantidades a disposición de la
dependencia o entidad.
En caso de rescisión del contrato, el proveedor
deberá reintegrar el anticipo y, en su caso, los
pagos progresivos que haya recibido más los
intereses correspondientes, conforme a lo indicado
en este artículo. Los intereses se calcularán sobre el
monto del anticipo no amortizado y pagos
progresivos efectuados y se computarán por días
naturales desde la fecha de su entrega hasta la
fecha en que se pongan efectivamente las
cantidades a disposición de la dependencia o
entidad.
Las dependencias y entidades podrán establecer en
sus políticas, bases y lineamientos,
preferentemente el pago a proveedores a través de
medios de comunicación electrónica.
Artículo 52.- Las dependencias y entidades
podrán, dentro de su presupuesto aprobado y
disponible, bajo su responsabilidad y por razones
fundadas y explícitas, acordar el incremento en la
cantidad de bienes solicitados mediante
modificaciones a sus contratos vigentes, dentro de
los doce meses posteriores a su firma, siempre que
el monto total de las modificaciones no rebase, en
conjunto, el veinte por ciento del monto o
cantidad de los conceptos y volúmenes
establecidos originalmente en los mismos y el
precio de los bienes sea igual al pactado
originalmente.
Igual porcentaje se aplicará a las modificaciones
que por ampliación de la vigencia se hagan de los
contratos de arrendamientos o de servicios, cuya
prestación se realice de manera continua y
reiterada.
Tratándose de contratos en los que se incluyan
bienes o servicios de diferentes características, el
porcentaje se aplicará para cada partida o
concepto de los bienes o servicios de que se trate.
Cuando los proveedores demuestren la existencia
de causas justificadas que les impidan cumplir con
la entrega total de los bienes conforme a las
cantidades pactadas en los contratos, las
Planeación del Proceso de Compras
dependencias y entidades podrán modificarlos
mediante la cancelación de partidas o parte de las
cantidades originalmente estipuladas, siempre y
cuando no rebase el cinco por ciento del importe
total del contrato respectivo.
Cualquier modificación a los contratos deberá
formalizarse por escrito por parte de las
dependencias y entidades, los instrumentos legales
respectivos serán suscritos por el servidor público
que lo haya hecho en el contrato o quien lo
sustituya o esté facultado para ello.
Las dependencias y entidades se abstendrán de
hacer modificaciones que se refieran a precios,
anticipos, pagos progresivos, especificaciones y, en
general, cualquier cambio que implique otorgar
condiciones más ventajosas a un proveedor
comparadas con las establecidas originalmente.
Artículo 53.- Las dependencias y entidades
deberán pactar penas convencionales a cargo del
proveedor por atraso en el cumplimiento de las
fechas pactadas de entrega o de la prestación del
servicio, las que no excederán del monto de la
garantía de cumplimiento del contrato, y serán
determinadas en función de los bienes o servicios
no entregados o prestados oportunamente. En las
operaciones en que se pactare ajuste de precios, la
penalización se calculará sobre el precio ajustado.
Los proveedores quedarán obligados ante la
dependencia o entidad a responder de los defectos
y vicios ocultos de los bienes y de la calidad de los
servicios, así como de cualquier otra
responsabilidad en que hubieren incurrido, en los
términos señalados en el contrato respectivo y en
la legislación aplicable.
Los proveedores cubrirán las cuotas
compensatorias a que, conforme a la ley de la
materia, pudiere estar sujeta la importación de
bienes objeto de un contrato, y en estos casos no
procederán incrementos a los precios pactados, ni
cualquier otra modificación al contrato.
Artículo 54.- Las dependencias y entidades podrán
en cualquier momento rescindir
administrativamente los contratos cuando el
proveedor incurra en incumplimiento de sus
obligaciones, conforme al procedimiento siguiente:
41
I. Se iniciará a partir de que al proveedor le sea
comunicado por escrito el incumplimiento en
que haya incurrido, para que en un término de
cinco días hábiles exponga lo que a su derecho
convenga y aporte, en su caso, las pruebas que
estime pertinentes.
II. Transcurrido el término a que se refiere la
fracción anterior, se resolverá considerando los
argumentos y pruebas que hubiere hecho
valer.
III. La determinación de dar o no por rescindido el
contrato deberá ser debidamente fundada,
motivada y comunicada al proveedor dentro
de los quince días hábiles siguientes a lo
señalado en la fracción I de este artículo.
IV. Cuando se rescinda el contrato se formulará el
finiquito correspondiente, a efecto de hacer
constar los pagos que deba efectuar la
dependencia o entidad por concepto de los
bienes recibidos o los servicios prestados hasta
el momento de rescisión.
Si previamente a la determinación de dar por
rescindido el contrato, se hiciere entrega de los
bienes o se prestaren los servicios, el
procedimiento iniciado quedará sin efecto, previa
aceptación y verificación de la dependencia o
entidad de que continúa vigente la necesidad de
los mismos, aplicando, en su caso, las penas
convencionales correspondientes.
La dependencia o entidad podrá determinar no dar
por rescindido el contrato, cuando durante el
procedimiento advierta que la rescisión del
contrato pudiera ocasionar algún daño o
afectación a las funciones que tiene
encomendadas. En este supuesto, deberá elaborar
un dictamen en el cual justifique que los impactos
económicos o de operación que se ocasionarían
con la rescisión del contrato resultarían más
inconvenientes.
Al no dar por rescindido el contrato, la
dependencia o entidad establecerá con el
proveedor otro plazo, que le permita subsanar el
incumplimiento que hubiere motivado el inició del
procedimiento. El convenio modificatorio que al
efecto se celebre deberá atender a las condiciones
previstas por los dos últimos párrafos del artículo
52 de esta Ley.
Planeación del Proceso de Compras
Las dependencias y entidades podrán establecer en
las bases de licitación, invitaciones y contratos,
deducciones al pago de bienes o servicios con
motivo del incumplimiento parcial o deficiente en
que pudiera incurrir el proveedor respecto a las
partidas o conceptos que integran el contrato. En
estos casos, establecerán el límite de
incumplimiento a partir del cual podrán cancelar
total o parcialmente las partidas o conceptos no
entregados, o bien rescindir el contrato en los
términos de este artículo.
Cuando por motivo del atraso en la entrega de los
bienes o la prestación de los servicios, o el
procedimiento de rescisión se ubique en un
ejercicio fiscal diferente a aquél en que hubiere
sido adjudicado el contrato, la dependencia o
entidad convocante podrá recibir los bienes o
servicios, previa verificación de que continúa
vigente la necesidad de los mismos y se cuenta con
partida y disponibilidad presupuestaria del ejercicio
fiscal vigente, debiendo modificarse la vigencia del
contrato con los precios originalmente pactados.
Cualquier pacto en contrario a lo dispuesto en este
artículo se considerará nulo.
Asimismo, podrán dar por terminados
anticipadamente los contratos cuando concurran
razones de interés general, o bien, cuando por
causas justificadas se extinga la necesidad de
requerir los bienes o servicios originalmente
contratados, y se demuestre que de continuar con
el cumplimiento de las obligaciones pactadas, se
ocasionaría algún daño o perjuicio al Estado, o se
determine la nulidad total o parcial de los actos
que dieron origen al contrato, con motivo de la
resolución de una inconformidad emitida por la
Secretaría de la Función Pública.
En estos supuestos la dependencia o entidad
reembolsará al proveedor los gastos no
recuperables en que haya incurrido, siempre que
éstos sean razonables, estén debidamente
comprobados y se relacionen directamente con el
contrato correspondiente.
Artículo 55.- Las dependencias y entidades estarán
obligadas a mantener los bienes adquiridos o
arrendados en condiciones apropiadas de
operación y mantenimiento, así como vigilar que
42
los mismos se destinen al cumplimiento de los
programas y acciones previamente determinados.
Para los efectos del párrafo anterior, las
dependencias y entidades en los contratos de
adquisiciones, arrendamientos o servicios, deberán
estipular las condiciones que garanticen su
correcta operación y funcionamiento; en su caso,
la obtención de una póliza de seguro por parte del
proveedor, que garantice la integridad de los
bienes hasta el momento de su entrega y, de ser
necesario, la capacitación del personal que operará
los equipos.
La adquisición de materiales cuyo consumo haga
necesaria invariablemente la utilización de equipo
propiedad del proveedor podrá realizarse siempre
y cuando en las bases de licitación se establezca
que a quien se adjudique el contrato deberá
proporcionar el citado equipo sin costo alguno
para la dependencia o entidad durante el tiempo
requerido para el consumo de los materiales.
Artículo 55 Bis.- Cuando en la prestación del
servicio se presente caso fortuito o de fuerza
mayor, la dependencia o entidad, bajo su
responsabilidad podrá suspender la prestación del
servicio, en cuyo caso únicamente se pagarán
aquellos que hubiesen sido efectivamente
prestados y se reintegrarán los anticipos no
amortizados.
Cuando la suspensión obedezca a causas
imputables a la dependencia o entidad, en las
bases de la licitación y el contrato deberá preverse
la forma de pagar al proveedor los gastos no
recuperables durante el tiempo que dure esta
suspensión.
En cualquiera de los casos previstos en este
artículo, se pactará por las partes el plazo de
suspensión, a cuyo término podrá iniciarse la
terminación anticipada del contrato.
• Licitación Pública
La adquisición de materiales cuyo consumo haga
necesaria invariablemente la utilización de equipo
propiedad del proveedor podrá realizarse siempre
y cuando en las bases de licitación se establezca
que a quien se adjudique el contrato deberá
Planeación del Proceso de Compras
proporcionar el citado equipo sin costo alguno
para la dependencia o entidad durante el tiempo
requerido para el consumo de los materiales.
Actividades
Trabajo en equipo
Cuadros sinópticos, cuadros de
doble entrada y tablas
Para que puedas identificar la importancia de la
legislación en materia de compras, integra un
equipo de tres personas y elaboren un cuadro
sinóptico que contenga los puntos más
importantes de los artículos de la Ley de
Adquisiciones y su Reglamento referentes a las
licitaciones. Presenten su cuadro sinóptico a sus
compañeros y profesor.
1.3.2. Convocatoria de Licitación
• Requisitos legales
Título Tercero
De los Procedimientos de Contratación
Capítulo Segundo
De la Licitación Pública
Artículo 28.- Las licitaciones públicas podrán ser:
I. Nacionales, cuando únicamente puedan
participar personas de nacionalidad mexicana y
los bienes a adquirir sean producidos en el país
y cuenten por lo menos con un cincuenta por
ciento de contenido nacional, el que será
determinado tomando en cuenta el costo de
producción del bien, que significa todos los
costos menos la promoción de ventas,
comercialización, regalías y embarque, así
como los costos financieros. La Secretaría de
Comercio y Fomento Industrial, mediante
reglas de carácter general, establecerá los
casos de excepción correspondientes a dichos
requisitos, así como un procedimiento
expedito para determinar el grado de
contenido nacional de los bienes que se
43
 oferten, para lo cual tomará en cuenta la
opinión de la Secretaría y de la Contraloría.
La Secretaría de Comercio y Fomento
Industrial, de oficio o a solicitud de la
Contraloría, podrá realizar visitas para verificar
que los bienes cumplen con los requisitos
señalados en el párrafo anterior.
II. Internacionales, cuando puedan participar
tanto personas de nacionalidad mexicana como
extranjera y los bienes a adquirir sean de origen
nacional o extranjero.
Solamente se deberán llevar a cabo licitaciones
internacionales, en los siguientes casos:
a. Cuando resulte obligatorio conforme a lo
establecido en los tratados.
b. Cuando, previa investigación de mercado que
realice la dependencia o entidad convocante,
no exista oferta de proveedores nacionales
respecto a bienes o servicios en cantidad o
calidad requeridas, o sea conveniente en
términos de precio.
c. Cuando habiéndose realizado una de carácter
nacional, no se presente alguna propuesta o
ninguna cumpla con los requisitos a que se
refiere la fracción I de este artículo.
d.Cuando así se estipule para las contrataciones
financiadas con créditos externos otorgados al
gobierno federal o con su aval.
En este tipo de licitaciones la Secretaría de
Comercio y Fomento Industrial, mediante
publicación en el Diario Oficial de la Federación,
determinará los casos en que los participantes
deban manifestar ante la convocante que los
precios que presentan en su propuesta económica
no se cotizan en condiciones de prácticas desleales
de comercio internacional en su modalidad de
discriminación de precios o subsidios.
Podrá negarse la participación a extranjeros en
licitaciones internacionales, cuando con el país del
cual sean nacionales no se tenga celebrado un
tratado y ese país no conceda un trato recíproco a
los licitantes, proveedores, bienes o servicios
mexicanos.
Planeación del Proceso de Compras
• Bases para una licitación
Artículo 29.- Las convocatorias podrán referirse a
uno o más bienes o servicios, y contendrán, en lo
aplicable, lo siguiente:
I. El nombre, denominación o razón social de la
dependencia o entidad convocante.
II. La indicación de los lugares, fechas y horarios
en que los interesados podrán obtener las
bases de la licitación y, en su caso, el costo y
forma de pago de las mismas. Cuando las
bases impliquen un costo, éste será fijado sólo
en razón de la recuperación de las erogaciones
por publicación de la convocatoria y de la
reproducción de los documentos que se
entreguen; los interesados podrán revisarlas
previamente a su pago, el cual será requisito
para participar en la licitación. Igualmente, los
interesados podrán consultar y adquirir las
bases de las licitaciones por los medios de
difusión electrónica que establezca la
Contraloría.
III. La fecha, hora y lugar de celebración del acto
de presentación y apertura de proposiciones,
de la primera junta de aclaración a las bases de
licitación, en su caso, la reducción del plazo a
que alude el artículo 32 de la presente Ley, y el
señalamiento de sí se aceptará el envío de
propuestas por servicio postal o de mensajería,
o por medios remotos de comunicación
electrónica.
IV. La indicación de si la licitación es nacional o
internacional; y en caso de ser internacional, si
se realizará o no bajo la cobertura del capítulo
de compras del sector público de algún
tratado, y el idioma o idiomas, además del
español, en que podrán presentarse las
proposiciones.
V. La indicación que ninguna de las condiciones
contenidas en las bases de la licitación, así
como en las proposiciones presentadas por los
licitantes, podrán ser negociadas;
VI. La descripción general, cantidad y unidad de
medida de los bienes o servicios que sean
objeto de la licitación, así como la
correspondiente, por lo menos, a cinco de las
partidas o conceptos de mayor monto.
VII. Lugar y plazo de entrega.
VIII. Condiciones de pago, señalando el momento
en que se haga exigible el mismo.
44
IX. Los porcentajes de los anticipos que, en su
caso, se otorgarían.
X. La indicación de que no podrán participar las
personas que se encuentren en los supuestos
del artículo 50 de esta Ley.
XI. En el caso de arrendamiento, la indicación de
si éste es con o sin opción a compra, y
XII. La indicación de que cualquier persona
podrá asistir a los diferentes actos de la
licitación en calidad de observador, sin
necesidad de adquirir las bases, registrando
previamente su participación.
Artículo 30.- Las convocatorias se publicarán en el
Diario Oficial de la Federación.
Artículo 31.- Las bases que emitan las
dependencias y entidades para las licitaciones
públicas se pondrán a disposición de los
interesados, tanto en el domicilio señalado por la
convocante como en los medios de difusión
electrónica que establezca la Secretaría de la
Función Pública, a partir del día en que se publique
la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día
natural previo al acto de presentación y apertura
de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva
de los interesados adquirirlas oportunamente
durante este período y contendrán, en lo aplicable,
lo siguiente:
I. Nombre, denominación o razón social de la
dependencia o entidad convocante.
II. Forma en que se acreditará la existencia y
personalidad jurídica del licitante.
III. Fecha, hora y lugar de la junta de aclaraciones
a las bases de la licitación, siendo optativa la
asistencia a las reuniones que se realicen;
fecha, hora y lugar de celebración del acto de
presentación y apertura de proposiciones;
comunicación del fallo y firma del contrato.
IV. Señalamiento de que será causa de
descalificación el incumplimiento de alguno de
los requisitos establecidos en las bases de la
licitación que afecte la solvencia de la
propuesta, así como la comprobación de que
algún licitante ha acordado con otro u otros
elevar los precios de los bienes o servicios, o
cualquier otro acuerdo que tenga como fin
obtener una ventaja sobre los demás licitantes.
V. Idioma o idiomas, además del español, en que
podrán presentarse las proposiciones. Los
Planeación del Proceso de Compras
anexos técnicos y folletos podrán presentarse
en el idioma del país de origen de los bienes o
servicios, acompañados de una traducción
simple al español.
Tratándose de bienes y servicios en los que se
requiera que las especificaciones técnicas, las
proposiciones, anexos técnicos y folletos se
presenten en un idioma diferente del español,
previa autorización del titular del área
solicitante, se podrá establecer el idioma
extranjero en que se formulen y presenten
dichos documentos sin la traducción
respectiva.
VI. Moneda en que se cotizará y efectuará el pago
respectivo. En licitaciones públicas nacionales,
las propuestas y el pago de bienes o servicios
se realizarán en pesos mexicanos.
Tratándose de servicio de fletamento de
embarcaciones, adquisición de boletos de
avión y el aseguramiento de bienes, las
propuestas se podrán presentar en la moneda
extranjera que determine la convocante y su
pago se podrá realizar en moneda nacional al
tipo de cambio vigente en la fecha en que éste
se realice. En todo caso, se aplicará lo que
dispongan las disposiciones específicas en la
materia.
En licitaciones internacionales, en que la
convocante determine efectuar los pagos a
proveedores extranjeros en moneda extranjera,
los licitantes nacionales podrán presentar sus
proposiciones en la misma moneda extranjera
que determine la convocante. No obstante, el
pago que se realice en el territorio nacional
deberá hacerse en moneda nacional y al tipo
de cambio vigente en la fecha en que se haga
dicho pago. Tratándose de proveedores
extranjeros, los pagos podrán hacerse en el
extranjero en la moneda determinada en las
bases respectivas.
VII. La indicación de que ninguna de las
condiciones contenidas en las bases de la
licitación, así como en las proposiciones
presentadas por los licitantes podrán ser
negociadas.
VIII. Criterios claros y detallados para la evaluación
de las propuestas y adjudicación de los
45
 contratos de conformidad a lo establecido
por el artículo 36 de esta Ley.
IX. Descripción completa de los bienes o
servicios, o indicación de los sistemas
empleados para identificación de los
mismos; información específica que
requieran respecto a mantenimiento,
asistencia técnica y capacitación; relación de
refacciones que deberán cotizarse cuando
sean parte integrante del contrato;
aplicación de normas conforme a lo
establecido en la Ley Federal sobre
Metrología y Normalización; dibujos;
cantidades; muestras, y pruebas que se
realizarán, así como método para ejecutarlas.
X. Plazo y condiciones de entrega; así como la
indicación del lugar, dentro del territorio
nacional, donde deberán efectuarse las
entregas. Cuando se trate de diferentes
lugares de entrega, podrá establecerse que
se propongan precios para cada uno de éstos
o uno solo para todos ellos.
XI. Requisitos que deberán cumplir quienes
deseen participar, precisando como serán
utilizados en la evaluación.
XII. Condiciones de pago, señalando el momento
en que se haga exigible el mismo.
Tratándose de adquisiciones de bienes
muebles, podrá establecerse que el pago se
cubra parte en dinero y parte en especie,
siempre y cuando el numerario sea mayor,
sin perjuicio de las disposiciones relativas de
la Ley General de Bienes Nacionales.
XIII. Datos sobre las garantías; así como la
indicación de si se otorgará anticipo, en cuyo
caso deberá señalarse el porcentaje
respectivo y el momento en que se
entregará, el que no podrá exceder del
cincuenta por ciento del monto total del
contrato.
XIV. La indicación de si la totalidad de los bienes
o servicios objeto de la licitación, o bien, de
cada partida o concepto de los mismos,
serán adjudicados a un solo proveedor, o si
la adjudicación se hará mediante el
procedimiento de abastecimiento simultáneo
a que se refiere el artículo 39 de esta Ley, en
cuyo caso deberá precisarse el número de
fuentes de abastecimiento requeridas, los
porcentajes que se asignarán a cada una y el
Planeación del Proceso de Compras
porcentaje diferencial en precio que se
considerará.
XV. En el caso de contratos abiertos, la
información a que alude del artículo 47 de
este ordenamiento.
XVI. Las penas convencionales que serán
aplicables por atraso en la entrega de los
bienes o en la prestación de los servicios, en
los términos señalados en el artículo 53 de
esta Ley.
XVII. La indicación de que el licitante ganador que
no firme el contrato por causas imputables al
mismo será sancionado en los términos del
artículo 60 de esta Ley.
XVIII. En su caso, términos y condiciones a que
deberá ajustarse la participación de los
licitantes cuando las proposiciones sean
enviadas a través del servicio postal o de
mensajería, o por medios remotos de
comunicación electrónica. El que los
licitantes opten por utilizar alguno de estos
medios para enviar sus proposiciones no
limita, en ningún caso, que asistan a los
diferentes actos derivados de una licitación.
XIX. Las condiciones de precio, en el que se
precisará si se trata de precios fijos o
variables, para este último caso, se deberá
indicar la fórmula o mecanismo de ajuste de
precios en los términos que prevé el artículo
44 de esta Ley.
XX. Los casos en que podrán otorgarse prórrogas
para el cumplimiento de las obligaciones
contractuales y los requisitos que deberán
observarse.
XXI. Las causales para la rescisión de los
contratos, en los términos previstos en esta
Ley;
XXII. Las previsiones relativas a los términos y
condiciones a las que se sujetará la
devolución y reposición de bienes por
motivos de fallas de calidad o cumplimiento
de especificaciones originalmente
convenidas, sin que las sustituciones
impliquen su modificación.
XXIII. El señalamiento de las licencias,
autorizaciones y permisos que conforme a
otras disposiciones sea necesario contar para
la adquisición o arrendamiento de bienes y
prestación de los servicios correspondientes,
46
 cuando sean del conocimiento de la
dependencia o entidad.
XXIV. La indicación de que no podrán participar las
personas físicas o morales inhabilitadas por
resolución de la Secretaría de la Función
Pública, en los términos de este
ordenamiento o de la Ley de Obras Públicas y
Servicios Relacionados con las Mismas.
Asimismo, la indicación de que los
participantes deberán presentar manifestación
bajo protesta de decir verdad de que por su
conducto, no participan en los procedimientos
de contratación establecidos en esta Ley,
personas físicas o morales que se encuentren
inhabilitadas en los términos del párrafo
anterior, con el propósito de evadir los efectos
de la inhabilitación, tomando en
consideración, entre otros, los supuestos
siguientes:
A. Personas morales en cuyo capital social
participen personas físicas o morales que
se encuentren inhabilitadas en términos
del primer párrafo de esta fracción.
B. Personas morales que en su capital social
participen personas morales en cuyo
capital social, a su vez, participen personas
físicas o morales que se encuentren
inhabilitadas en términos del primer
párrafo de esta fracción.
C. Personas físicas que participen en el capital
social de personas morales que se
encuentren inhabilitadas.
La participación social deberá tomarse en
cuenta al momento de la infracción que
hubiere motivado la inhabilitación.
La falsedad en la manifestación a que se refiere
esta fracción será sancionada en los términos
de Ley.
En caso de omisión en la entrega del escrito a
que se refiere esta fracción, o si de la
información y documentación con que cuente
la Secretaría de la Función Pública se
desprende que personas físicas o morales
pretenden evadir los efectos de la
inhabilitación, las dependencias y entidades se
Planeación del Proceso de Compras
abstendrán de firmar los contratos
correspondientes.
XXV. La indicación de que en caso de violaciones
en materia de derechos inherentes a la
propiedad intelectual, la responsabilidad
estará a cargo del licitante o proveedor
según sea el caso. Salvo que exista
impedimento, la indicación de que los
mencionados derechos, para el caso de la
contratación de servicios de consultoría,
asesorías, estudios e investigaciones, se
estipularán a favor de la dependencia o
entidad de que se trate, en los términos de
las disposiciones legales aplicables.
XXVI. El tipo y modelo de contrato.
Para la participación, adjudicación o
contratación de adquisiciones,
arrendamientos o servicios no se podrán
exigir requisitos que tengan por objeto
limitar la libre participación. En ningún caso
se establecerán requisitos o condiciones
imposibles de cumplir. Previo a la emisión de
la convocatoria, las bases de licitación cuyo
presupuesto en conjunto represente al
menos el cincuenta por ciento del monto
total a licitarse por la dependencia o entidad
en cada ejercicio fiscal, deberán ser
difundidas a través de su página en Internet
o en los medios de difusión electrónica que
establezca la Secretaría de la Función
Pública, al menos durante cinco días hábiles,
contados a partir del día siguiente al de su
difusión en dicho medio, lapso durante el
cual se recibirán los comentarios pertinentes
en la dirección electrónica que para tal fin se
señale, o bien, invitarán a los interesados,
profesionales, cámaras o asociaciones
empresariales del ramo para participar en la
revisión y opinión de las mismas.
Artículo 32.- El plazo para la presentación y
apertura de proposiciones de las licitaciones
internacionales no podrá ser inferior a veinte días
naturales, contados a partir de la fecha de
publicación de la convocatoria.
En licitaciones nacionales, el plazo para la
presentación y apertura de proposiciones será,
cuando menos, de quince días naturales contados
47
a partir de la fecha de publicación de la
convocatoria.
Cuando no puedan observarse los plazos indicados
en este artículo porque existan razones justificadas
del área solicitante de los bienes o servicios,
siempre que ello no tenga por objeto limitar el
número de participantes, el titular del área
responsable de la contratación podrá reducir los
plazos a no menos de diez días naturales, contados
a partir de la fecha de publicación de la
convocatoria.
Artículo 33.- Las dependencias y entidades,
siempre que ello no tenga por objeto limitar el
número de licitantes, podrán modificar los plazos u
otros aspectos establecidos en la convocatoria o en
las bases de licitación, a partir de la fecha en que
sea publicada la convocatoria y hasta, inclusive, el
sexto día natural previo al acto de presentación y
apertura de proposiciones, siempre que:
I. Tratándose de la convocatoria, las
modificaciones se hagan del conocimiento de
los interesados a través de los mismos medios
utilizados para su publicación.
II. En el caso de las bases de la licitación, se
publique un aviso en el Diario Oficial de la
Federación, a fin de que los interesados
concurran ante la propia dependencia o
entidad para conocer, de manera específica,
las modificaciones respectivas.
No será necesario hacer la publicación del
aviso a que se refiere esta fracción, cuando las
modificaciones deriven de las juntas de
aclaraciones, siempre que, a más tardar dentro
del plazo señalado en este artículo, se
entregue copia del acta respectiva a cada uno
de los licitantes que hayan adquirido las bases
de la correspondiente licitación.
III. En el caso de las bases de licitación, o las
modificaciones de éstas, se de la misma
difusión que se haya dado a la documentación
original, o bien, cuando las modificaciones
deriven de las juntas de aclaraciones, se ponga
a disposición o se entregue copia del acta
respectiva a cada uno de los licitantes que
hayan adquirido las bases de la
correspondiente licitación.
Planeación del Proceso de Compras
Las modificaciones de que trata este artículo
en ningún caso podrán consistir en la
sustitución de los bienes o servicios
convocados originalmente, adición de otros de
distintos rubros o en variación significativa de
sus características.
Cualquier modificación a las bases de la
licitación, derivada del resultado de la o las
juntas de aclaraciones, será considerada como
parte integrante de las propias bases de
licitación.
En las juntas de aclaraciones, las convocantes
resolverán en forma clara y precisa las dudas o
cuestionamientos que sobre las bases de
licitación les formulen los interesados,
debiendo constar todo ello, en el acta
respectiva que para tal efecto se levante.
De proceder las modificaciones en ningún caso
podrán consistir en la sustitución o variación
sustancial de los trabajos convocados
originalmente, o bien, en la adición de otros
distintos.
Artículo 34.- La entrega de proposiciones se hará
en sobre cerrado que contendrá la propuesta
técnica y económica. La documentación distinta a
la propuesta podrá entregarse, a elección del
licitante, dentro o fuera del sobre que la contenga.
Salvo los casos justificados por las dependencias o
entidades, en las bases de licitación, se establecerá
que dos o más personas podrán presentar
conjuntamente proposiciones sin necesidad de
constituir una sociedad, o nueva sociedad en caso
de personas morales, siempre que, para tales
efectos, en la propuesta y en el contrato se
establezcan con precisión y a satisfacción de la
dependencia o entidad, las partes a que cada
persona se obligará, así como la manera en que se
exigiría el cumplimiento de las obligaciones.
En este supuesto la propuesta deberá ser firmada
por el representante común que para ese acto
haya sido designado por el grupo de personas.
Previo al acto de presentación y apertura de
proposiciones, las convocantes podrán efectuar el
registro de participantes, así como realizar
revisiones preliminares a la documentación distinta
48
a la propuesta. Lo anterior será optativo para los
licitantes, por lo que no se podrá impedir el acceso
a quienes hayan cubierto el costo de las bases y
decidan presentar su documentación y criterio relativo a puntos y porcentajes, el de
proposiciones en la fecha, hora y lugar establecido
para la celebración del citado acto.
Artículo 35.- El acto de presentación y apertura de
proposiciones se llevará a cabo conforme a lo
siguiente:
convocante procederá a realizar la evaluación
de la o las propuestas aceptadas. Cuando no
se hubiere establecido para dicha evaluación el
costo beneficio la convocante evaluará, en su
caso, al menos las dos propuestas cuyo precio
resulte ser más bajo.

I. Una vez recibidas las proposiciones en sobre

cerrado, se procederá a su apertura, se
desecharán las que hubieren omitido alguno
de los requisitos exigidos.

II. Por lo menos un licitante, si asistiere alguno, y

el servidor público de la dependencia o entidad
facultado para presidir el acto o el servidor
público que éste designe, rubricarán las partes
de las propuestas que previamente haya
determinado la convocante en las bases de
licitación, las que para estos efectos constarán
documentalmente, debiendo en seguida dar
lectura al importe total de cada una de las
propuestas.

III. Se levantará acta que servirá de constancia de

la celebración del acto de presentación y
apertura de las proposiciones, en la que se
harán constar las propuestas aceptadas para su
posterior evaluación y el importe de cada una
de ellas, así como las que hubieren sido
desechadas y las causas que lo motivaron; el
acta será firmada por los asistentes y se pondrá
a su disposición o se les entregará copia de la
misma; la falta de firma de algún licitante no
invalidará su contenido y efectos, poniéndose
a partir de esa fecha a disposición de los que
no hayan asistido, para efectos de su
notificación.

IV. En el acta a que se refiere la fracción anterior,

se señalará lugar, fecha y hora en que se dará
a conocer el fallo de la licitación; esta fecha
deberá quedar comprendida dentro de los
veinte días naturales siguientes a la establecida
para este acto y podrá diferirse, siempre que el
nuevo plazo fijado no exceda de veinte días
naturales contados a partir del plazo
establecido originalmente para el fallo. La

Planeación del Proceso de Compras 49

• Modelo de una convocatoria.

GOBIERNO DEL ESTADO DE….

Licitación Pública Nacional N____________

De conformidad con lo que establece la normatividad Estatal en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y

Servicios, se convoca a los interesados en participar en la(s) licitación(es) de carácter nacional para la
Contratación de_____________, de conformidad con lo siguiente:

Costo de las bases Fecha límite Junta de Presentación y apertura de

para inscripción aclaraciones proposiciones
bases
$____ ________ _____Horas. _________ horas
Costo en CompraNET:
$___

Descripción de los bienes

1. Las bases de la licitación se encuentran disponibles para consulta y venta en Internet:

http://www..compranet.gob.mx, o bien en: las oficinas de _____________, sito en
___________________, Hermosillo, Sonora; con el siguiente horario: _________, en días hábiles.
2. La forma de pago para la compra de las bases es: En convocante: En efectivo o mediante cheque
certificado o de caja a nombre de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado de Sonora. En
CompraNET mediante los recibos que genera el sistema.
3. La Junta de Aclaraciones y el acto de presentación y apertura de proposiciones técnica y económica se
llevarán a cabo en el _______________________________, ubicado en _______________, Hermosillo,
Sonora.
4. Anticipos en su caso.

REQUISITOS QUE DEBERÁN CUBRIR LOS INTERESADOS DENTRO DEL PERÍODO DE INSCRIPCIÓN, PARA
PODER QUEDAR INSCRITOS EN LA PRESENTE LICITACION. DICHA DOCUMENTACIÓN SE DEBERÁ
PRESENTAR EN EL DOMICILIO Y HORARIO SEÑALADO EN EL PUNTO 1 DE LA PRESENTE CONVOCATORIA.
a).- Capital contable mínimo requerido de $____________________; b).- acreditación de la personalidad
jurídica; relación de pedidos y contratos; c).- capacidad técnica; d).- Declaración escrita y bajo protesta de
decir verdad de no encontrarse en ninguno de los supuestos del artículo 33 de la Ley de Adquisiciones,
Arrendamientos y Prestación de Servicios Relacionados con Bienes Muebles de la Administración Pública
Estatal, y; e).- Recibo por la compra de bases. Cabe señalar que la descripción de cada uno de los requisitos
señalados anteriormente, se encuentran en las bases de la licitación en comento, mismas que están a su
disposición tal y como se señala en la presente convocatoria. Por lo anterior, la convocante expedirá
constancia de inscripción.

Hermosillo, Sonora, a __ de _____ de _____

Titular

Planeación del Proceso de Compras 50

Actividades

Trabajo en equipo

Elaborar diagramas, ilustraciones y

esquemas

Para aplicar el formato de licitación en un caso

práctico, forma un equipo de cinco personas y
elaboren un proyecto de convocatoria de licitación
para la construcción de un aula, con todas sus
características y elementos. Presenten su proyecto
a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.

1.3.3. Acta de apertura de ofertas

Oferta
Es el documento que sirve para ofrecer un servicio
a quien lo solicita (la respuesta al PPT). Las ofertas
presentadas por las diferentes empresas
consultoras o profesionales se someten a un
proceso de análisis y selección. La empresa
seleccionada firma un contrato para desarrollar el
proyecto.

• Oferta Técnica

Pliego de Condiciones o Pliego de Prescripciones

Técnicas, establece los criterios y especificaciones
para la redacción y/o ejecución de un proyecto.
Una vez realizado el documento se traslada a
diferentes empresas consultoras o profesionales
para que presenten ofertas.

Contenidos Básicos de una Oferta Técnica

1. Objetivos y descripción del proyecto

2. Antecedentes
3. Contenido del Proyecto (propuesta técnica)
Trabajos a realizar y metodología
4. Medios materiales y humanos de la empresa
5. Medios materiales y humanos para el proyecto
6. Cronograma y Plazo de Ejecución
7. Presupuesto

Planeación del Proceso de Compras 51

• Oferta Económica

Es el importe que se pretende obtener en una licitación

PROPOSICIÓN ECONÓMICA DE [Nombre de la empresa] PARA "SERVICIOS DE ELABORACIÓN DE ENTORNOS DE

SIMULACIÓN PARA FORMACIÓN PROFESIONAL" LOTE 4
EXP: 729/07-SD

Apellidos, nombre y DNI del firmante de la proposición económica.

Relación que une al firmante con el licitador.

Razón social del licitador, NIF, domicilio, teléfono, fax y e-mail (del representante).

Tabla de desglose de los importes

Concepto Unidades Precio unitario (IMPUESTOS INDIRECTOS

APLICABLES EXCLUIDOS)
Hora de trabajo de un recurso en servicios de soporte a la gestión (Psg) Psg 4000
PRECIO TOTAL OFERTA = 4000*Psg 0.00 €
Rellenar oferta
PRECIO TOTAL OFERTA <= 180.000 €

El abajo firmante, en virtud de la representación que ostenta, se compromete, en nombre de su representado,

a la ejecución del contrato de "Servicios de elaboración de entornos de simulación para formación profesional"
en la cantidad referida como PRECIO TOTAL OFERTA con IMPUESTOS INDIRECTOS APLICABLES EXCLUIDOS en
la tabla anterior.

En [ ] a [ ] de [ ] de 2007

Firmado

Planeación del Proceso de Compras 52

• Requisitos legales
La convocante emitirá un dictamen que servirá
Artículo 31.- Las bases que emitan las como base para el fallo, en el que se hará constar
dependencias y entidades para las licitaciones una reseña cronológica de los actos del
públicas se pondrán a disposición de los procedimiento, el análisis de las proposiciones y las
interesados, tanto en el domicilio señalado por la razones para admitirlas o desecharlas.
convocante como en los medios de difusión
electrónica que establezca la Secretaría de la
Función Pública, a partir del día en que se publique
la convocatoria y hasta, inclusive, el sexto día
natural previo al acto de presentación y apertura
de proposiciones, siendo responsabilidad exclusiva
de los interesados adquirirlas oportunamente
durante este período y contendrán, en lo aplicable,
lo siguiente:

Moneda en que se cotizará y efectuará el pago

respectivo. En licitaciones públicas nacionales, las
propuestas y el pago de bienes o servicios se
realizarán en pesos mexicanos.

Tratándose de servicio de fletamento de

embarcaciones, adquisición de boletos de avión y
el aseguramiento de bienes, las propuestas se
podrán presentar en la moneda extranjera que
determine la convocante y su pago se podrá
realizar en moneda nacional al tipo de cambio
vigente en la fecha en que éste se realice. En todo
caso, se aplicará lo que dispongan las disposiciones
específicas en la materia.

Artículo 36 Bis.- Una vez hecha la evaluación de

las proposiciones, el contrato se adjudicará a:

I. Aquél cuya propuesta resulte solvente

porque reúne, conforme a los criterios de
adjudicación establecidos en las bases de
licitación, las condiciones legales, técnicas y
económicas requeridas por la convocante, y
garantice satisfactoriamente el cumplimiento
de las obligaciones respectivas.
Si resultare que dos o más proposiciones son
solventes porque satisfacen la totalidad de los
requerimientos solicitados por la convocante,
el contrato se adjudicará a quien presente la
proposición cuyo precio sea el más bajo,
incluyendo, en su caso, el porcentaje previsto
por el artículo 14 de este ordenamiento, y
II. La propuesta que tenga la mejor evaluación
combinada en términos de los criterios de
puntos y porcentajes o de costo beneficio.

Planeación del Proceso de Compras 53

• Modelo de acta de apertura de ofertas

ACTA DE APERTURA DE OFERTAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No. INFOTEC/LP/001/02.

CONVOCADA PARA LA ENAJENACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y EQUIPO DE
CÓMPUTO EN DESUSO.

SIENDO LAS 13:00 HORAS DEL DÍA 26 DE MARZO DEL DOS MIL DOS, EN CUMPLIMIENTO A LO DISPUESTO
EN EL ARTÍCULO 35 FRACCIÓN I, DE LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL
SECTOR PÚBLICO, SE REUNIERON EN EL AULA CUATRO DEL INFOTEC, DEL EDIFICIO UBICADO EN AV. SAN
FERNANDO 37, COL. TORIELLO GUERRA, TLALPAN, DE ESTA CIUDAD, LOS SIGUIENTES SERVIDORES
PÚBLICOS: LIC. ÁLVARO MARCO SOLIS RIVERO.- JEFE DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS GENERALES. Y EL
LIC. JUAN PONCE MONTIEL.- OBSERVADOR DE LA CONTRALORÍA INTERNA EN EL INFOTEC; PARA
PROCEDER A LA APERTURA DE OFERTAS DE LA LICITACIÓN PÚBLICA No. INFOTEC/LP/001/02 CONVOCADA
POR ESTA ENTIDAD PARA LA ENAJENACIÓN DE MOBILIARIO, EQUIPO DE OFICINA Y EQUIPO DE CÓMPUTO
EN DESUSO---------------------------------------------------------------------------------------HECHOS---------------------------------
-------------

SE PROCEDE A INICIAR EL ACTO DE APERTURA DE LOS SOBRES QUE CONTIENEN LAS OFERTAS
PRESENTADAS POR LOS INTERESADOS.

AL NO CONTARSE CON NINGUNA PROPUESTA, SE DECLARA DESIERTA LA LICITACIÓN DE

ACUERDO A LO ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 38 DE LA LEY DE ADQUISICIONES,
ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DEL SECTOR PÚBLICO--------------------------------------------------
---CIERRE DEL ACTA---------------------------------------

NO HABIENDO MÁS QUE HACER CONSTAR, SE DA POR CONCLUIDA LA PRESENTE ACTA, SIENDO LAS
13:20 HORAS DEL DÍA DE SU INICIO, FIRMADA POR CONSTANCIA LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.--------
---------------------------------------------------

LIC. ÁLVARO M. SOLIS RIVERO LIC. JUAN PONCE MONTIEL

JEFE DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS OBSERVADOR DE LA CONTRALORÍA INTERNA EN
GENERALES EL INFOTEC

Planeación del Proceso de Compras 54

Actividades
Trabajo en equipo
Resolver situaciones problemáticas
Para aplicar un modelo de convocatoria en un caso
específico, integra un equipo de cuatro personas y
elaboren una convocatoria para solicitar el
suministro de papelería para todos los planteles de
CONALEP de la República Mexicana. Presenten su
convocatoria a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.
1.3.4. Acto de fallo
Una vez revisadas las propuestas de las licitaciones
la dependencia debe realizar el fallo o dicho en
otros términos, deberá tomar la decisión de cuál
fue la mejor postura.
• Requisitos legales
Artículo 36.- Las dependencias y entidades para
hacer la evaluación de las proposiciones deberán
verificar que las mismas cumplan con los requisitos
solicitados en las bases de licitación considerando,
en su caso, lo siguiente:
I. Los criterios de evaluación y adjudicación de
las propuestas establecidos en las bases de
licitación, considerando las características de la
contratación que se trate.
II. Corresponderá a los titulares de las
dependencias y a los órganos de gobierno de
las entidades establecer dichos criterios en sus
políticas, bases y lineamientos, considerando
los principios de transparencia, igualdad,
imparcialidad, claridad, objetividad y precisión,
por lo que no podrán estar orientados a
favorecer a algún licitante.
III. Tratándose de servicios, podrá utilizarse el
mecanismo de puntos y porcentajes para
evaluar las propuestas, en el que el rubro
relativo al precio tendrá un valor porcentual
Planeación del Proceso de Compras
del cincuenta por ciento, indicando en las
bases la ponderación que corresponderá a
cada uno de los demás rubros que serán
considerados en la evaluación, de acuerdo con
los lineamientos que para tal efecto emita la
Secretaría de la Función Pública. Asimismo,
cuando sea necesario, en el caso de servicios se
solicitará el desglose de precios unitarios,
precisando de qué manera será utilizado éste,
y
IV. Dentro de los criterios de evaluación, podrá
establecerse el relativo al de costo beneficio,
siempre y cuando sea definido, medible, y
aplicable a todas las propuestas.
No serán objeto de evaluación, las condiciones
establecidas por las convocantes que tengan como
propósito facilitar la presentación de las
proposiciones y agilizar la conducción de los actos
de la licitación; así como cualquier otro requisito
cuyo incumplimiento, por sí mismo, no afecte la
solvencia de las propuestas. La inobservancia por
parte de los licitantes respecto a dichas
condiciones o requisitos no será motivo para
desechar sus propuestas.
Quedan comprendidos entre los requisitos cuyo
incumplimiento, por sí mismos, no afecten la
solvencia de la propuesta, el proponer un plazo de
entrega menor al solicitado, en cuyo caso,
prevalecerá el estipulado en las bases de licitación;
el omitir aspectos que puedan ser cubiertos con
información contenida en la propia propuesta
técnica o económica; el no observar los formatos
establecidos, si se proporciona de manera clara la
información requerida; y el no observar requisitos
que carezcan de fundamento legal o cualquier otro
que no tenga por objeto determinar objetivamente
la solvencia de la propuesta presentada. En ningún
caso podrán suplirse las deficiencias sustanciales
de las propuestas presentadas.
Artículo 37.- En junta pública se dará a conocer el
fallo de la licitación, a la que libremente podrán
asistir los licitantes que hubieren participado en el
acto de presentación y apertura de proposiciones,
levantándose el acta respectiva que firmarán los
asistentes, a quienes se entregará copia de la
misma. La falta de firma de algún licitante no
invalidará su contenido y efectos, poniéndose a
55
partir de esa fecha a disposición de los que no
hayan asistido, para efectos de su notificación. En
sustitución de esa junta, las dependencias y
entidades podrán optar por notificar el fallo de la
licitación por escrito a cada uno de los licitantes,
dentro de los cinco días naturales siguientes a su
emisión.
En el mismo acto de fallo o adjunta a la
comunicación referida, las dependencias y
entidades proporcionarán por escrito a los
licitantes la información acerca de las razones por
las cuales su propuesta no resultó ganadora.
Contra la resolución que contenga el fallo no
procederá recurso alguno; sin embargo, procederá
la inconformidad que se interponga por los
licitantes en los términos del artículo 65 de esta
Ley.
determinación de dar por cancelada la licitación,
partidas o conceptos, deberá precisar el
acontecimiento que motiva la decisión, la cual se
hará del conocimiento de los licitantes.
Artículo 39.- Las dependencias y entidades previa
justificación de la conveniencia de distribuir, entre
dos o más proveedores de la partida de un bien o
servicio, podrán hacerlo siempre que así se haya
establecido en las bases de la licitación.
En este caso, los precios de los bienes o servicios
contenidos en una misma partida y distribuida
entre dos o más proveedores no podrán exceder
del cinco por ciento respecto de la propuesta
solvente más baja.

Artículo 38.- Las dependencias y entidades

procederán a declarar desierta una licitación y
deberán expedir una segunda convocatoria,
cuando las propuestas presentadas no reúnan los
requisitos de las bases de la licitación o sus precios,
conforme a la investigación de precios realizada,
no fueren aceptables.

Los resultados de la investigación por los que se

determine que los precios no son aceptables, se
incluirá en el dictamen a que alude el artículo 36
Bis de esta Ley. Dicha determinación se hará del
conocimiento de los licitantes en el fallo
correspondiente.

Tratándose de licitaciones en las que una o varias

partidas se declaren desiertas, la convocante podrá
proceder, sólo respecto a esas partidas, a celebrar
una nueva licitación, o bien un procedimiento de
invitación a cuando menos tres personas o de
adjudicación directa, según corresponda.
Las dependencias y entidades podrán cancelar una
licitación, partidas o conceptos incluidos en éstas,
por caso fortuito o fuerza mayor. De igual manera,
podrán cancelar cuando existan circunstancias,
debidamente justificadas, que provoquen la
extinción de la necesidad para adquirir o arrendar
los bienes o contratar la prestación de los servicios,
y que de continuarse con el procedimiento de
contratación se pudiera ocasionar un daño o
perjuicio a la propia dependencia o entidad. La

Planeación del Proceso de Compras 56

• Modelo de acta de fallo

ACTA DE FALLO DE LA LICITACIÓN PÚBLICA NACIONAL 11262001-002-07, CONVOCADA

PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INFORMÁTICOS.

Siendo las 17:00 horas del día 11 de septiembre del 2007, se reunieron en la sala 5 del edificio del fondo de
información y documentación para la industria infotec, ubicada en el segundo piso del edificio de Av. San
Fernando 37, col. Toriello Guerra, Tlalpan, de esta ciudad, los siguientes servidores públicos: el Lic. Hugo Eric
Zertuche guerrero, Director adjunto de administración; el Lic. Pedro Meza Jiménez, Jefe de adquisiciones, el C.
P. Flavio Velásquez Espejel, Titular del Órgano Interno de Control; el Lic. Luis Miguel Padilla de la Torre,
Subgerente de lo consultivo; la Lic. Blanca Chavarría Narváez, Subgerente de desarrollo, del área de sistemas
de información estratégicos y el Lic. Juan López Machuca, comprador; para emitir el fallo de la licitación
pública nacional 11262001-002-07, derivado del análisis de las propuestas recibidas y designar a los
proveedores ganadores, de conformidad con el artículo 37 de la ley de adquisiciones, arrendamientos y
servicios del sector público.

A continuación, el Lic. Pedro Meza Jiménez, jefe de adquisiciones del INFOTEC, inició el acto, informando el
resultado del dictamen técnico elaborado por la subgerente de desarrollo, del área de sistemas de información
estratégicos, dependiente de la dirección adjunta de desarrollo tecnológico, así como el resultado del
dictamen para fallo elaborado por el área de adquisiciones, de los cuales se desprende lo siguiente:

El día 28 de agosto de 2007, el fondo de información y documentación para la industria INFOTEC publicó en
el diario oficial de la federación la convocatoria para la licitación 11262001-002-07 relativa a la contratación
de servicios informáticos.
De tal manera el día 07 de septiembre de 2007, a las 11:00 hrs., se llevó a cabo el acto de recepción y
apertura de proposiciones, registrándose los siguientes proveedores; Mar System, S. A. de C. V.; Winter Web
Internet and Network Technology for Enterprise Resources, S. A. de C. V.; Dynamo Studio, S.A. de C. V.; Grupo
de Servicios de Tecnologías de Información, S. A. de C. V. y Sw Factory Jcenter,
S. A. de C. V.

Procediéndose a la apertura de los sobres que contenían las propuestas, realizándose la revisión del
contenido de las mismas, observándose que la propuesta de la empresa: Sw Factory Jcenter, S. A. de C. V. no
cumple, en razón de que no presentó el documento 13 “Manifiesto relativo al período de garantía” y
documento 14 “Validez de la propuesta por un período de 60 días” solicitados en las bases de la presente
licitación, por lo tanto y de conformidad con el numeral 12, apartado 12.1, “descalificar un licitante”, así
como el artículo 35, fracción I de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, y
antepenúltimo párrafo del artículo 30 del reglamento de la misma ley, se desecha la propuesta, situación que
se hizo ver con el respectivo representante de la empresa y quien revisó directamente toda la documentación
en busca de los documentos faltantes, admitiendo que su propuesta carecía de dichos documentos
solicitados; las demás propuestas recibidas cumplen con la documentación solicitada en las bases, siendo
aceptadas para su revisión y evaluación detallada, de conformidad con lo señalado en los artículos 36 y 36 bis
de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público.

Estas propuestas fueron evaluadas cualitativamente por la subgerencia de desarrollo y con sustento en su
dictamen técnico, se determina que ninguna de las proposiciones se considera como solvente de conformidad
con lo siguiente:

Planeación del Proceso de Compras 57

Por lo anterior, se declara desierto el procedimiento de licitación pública 11262001-002-07, con fundamento
en el artículo 38 primer párrafo de la ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público, así
como el artículo 47 primer párrafo del reglamento de la misma ley, así como el punto 12.4, numeral 12.4.2
“cuando ninguna de las ofertas presentadas reúna los requisitos establecidos en las bases”, en razón de que
las propuestas presentadas no cumplen con los documentos señalados en las bases.

Planeación del Proceso de Compras 58

No habiendo más que hacer constar, se da por concluida la presente acta, siendo las 17:30 horas del día de su
inicio.

LIC. HUGO ERIK ZERTUCHE GUERRERO

DIRECTOR ADJUNTO DE
ADMINISTRACIÓN

LIC. PEDRO MEZA JIMÉNEZ

JEFE DE ADQUISICIONES

C. P. FLAVIO VELÁZQUEZ ESPEJEL

TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE
CONTROL

LIC. LUÍS MIGUEL PADILLA DE LA TORRE

SUBGERENTE DE LO CONSULTIVO

LIC. BLANCA E. CHAVARRIA NARVÁEZ

SUBGERENTE DE DESARROLLO, DEL
ÁREA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ESTRATÉGICOS.

JUAN LÓPEZ MACHUCA

COMPRADOR
PROVEEDORES:

NOMBRE O RAZON SOCIAL REPRESENTANTE FIRMA

Mar System, S.A. de C. V.

Planeación del Proceso de Compras 59

Actividades
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Conferencia o exposición
Para identificar el momento en que se da el acto
de fallo, forma equipos de cuatro personas y
discutan, con base en las convocatorias de los
puntos anteriores, cuál es la mejor propuesta en
cuanto al costo, línea de crédito y características de
lo solicitado.
Presenten sus conclusiones ante el grupo y
profesor exponiendo las razones y puntos
específicos tomados en cuenta para su fallo.
1.3.5. Contrato de suministro por licitación
Se puede definir como contrato de suministro el
que tenga por objeto la compra, el arrendamiento
financiero, el arrendamiento, con o sin opción de
compra, o la adquisición de productos o bienes
muebles, salvo los relativos a propiedades
incorporales y valores negociables, que se regirán
por la legislación patrimonial de las
Administraciones Públicas aplicable a cada caso.
Es un contrato en virtud del cual una de las partes,
el suministrador (creador o titular de derechos de
explotación sobre unos determinados contenidos),
suministrará y pondrá a disposición de la otra
parte, el suministrado, determinados contenidos
para que sean comunicados públicamente a través
de una determinada página web, a cambio de una
contraprestación.
• Contenido
Se consideran contratos de suministros:
El contrato de suministro tradicional caracterizado
por la adquisición, en forma sucesiva, de
Planeación del Proceso de Compras
productos o bienes muebles, por un precio unitario
y sin que se conozca la cuantía o volumen total de
los bienes que han de adquirirse (adquisición de
alimentos para un hospital, adquisición de papel
para una oficina, etc.).
Adquisición y arrendamiento de equipos y sistemas
para el tratamiento de la información, sus
dispositivos y programas y la cesión del derecho de
uso de estos últimos, así como de equipos y
sistemas de telecomunicaciones.
Los de fabricación, por los que la cosa o cosas que
hayan de ser entregadas por el empresario deban
ser elaboradas con arreglo a características
peculiares fijadas previamente por la
Administración, aún cuando ésta se obligue a
aportar, total o parcialmente, los materiales
precisos.
En estos contratos el pliego de cláusulas
administrativas particulares podrá remitirse y
concretar las normas propias del contrato de
obras, salvo por lo que respecta a la publicidad.
Contrato de suministro de contenidos
PARTES INTERVINIENTES:
Prestador de servicios y cliente
CLÁUSULAS GENERALES:
Definiciones
Objeto
Duración del contrato
Precio y forma de pago
• Requisitos legales
Los procedimientos y formas de adjudicación
aplicables a los contratos de suministro son los de
procedimiento abierto, el restringido y, en ambos
casos, con la posibilidad de adjudicarse el contrato
mediante subasta o concurso, y el procedimiento
negociado.
La subasta como forma de adjudicación del
contrato de suministro sólo podrá utilizarse en
aquellas adquisiciones de escasa cuantía en las que
los productos a adquirir estén perfectamente
60
definidos por estar normalizados y no ser posible
variar los plazos de entrega, ni introducir
modificaciones de ninguna clase en el contrato,
quedando por consiguiente el precio como único
factor determinante de la adjudicación.

En el procedimiento negociado, el contrato será

adjudicado al empresario justificadamente elegido
por la Administración, previa consulta y
negociación de los términos del contrato con uno
o varios empresarios (Art. 73).

De acuerdo con el Art. 109 TRLCAP, los contratos

de gestión de servicios públicos, como el resto de
contratos, se extinguen por cumplimiento o por
resolución.

Extinción por cumplimiento

En los contratos de suministros la extinción normal

es la recepción de los bienes o productos
suministrados. Pero en este caso habrán de tenerse
en cuenta los avatares que se produzcan durante el
período de garantía.

Si durante este período aparecen vicios o defectos

en los bienes suministrados, la Administración
tendrá derecho a la reparación o reposición.
Pasado el período de garantía, la Administración ya
nada podrá reclamar (Art. 191).

Si el órgano de contratación estimase, durante el

plazo de garantía, que los bienes suministrados no
son aptos para el fin pretendido, como
consecuencia de los vicios o defectos observados
en ellos e imputables al contratista y exista la
presunción de que la reposición o reparación de
dichos bienes no serán bastantes para lograr aquel
fin, podrá, antes de expirar dicho plazo, rechazar
los bienes dejándolos de cuenta del contratista y
quedando exento de la obligación de pago o
teniendo derecho, en su caso, a la recuperación del
precio satisfecho (Art. 191.3).

Planeación del Proceso de Compras 61

• Modelo de contrato de suministro

OFICIO POR EL QUE SE AUTORIZA EL MODELO DE CONTRATO DE

SUMINISTRO DE ENERGÍA ELÉCTRICA

Al margen un sello con el Escudo Nacional, que dice: Estados Unidos Mexicanos.- Secretaría - de Comercio y
Fomento Industrial.- Dirección General de Inspección y Vigilancia.- Dirección de V Electricidad y Gas.-
Subdirección de Electricidad.- Of.: 5600.-

Exp.: 135.0.604.06.

ASUNTO: Se autoriza el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica.

C. Lic. José Athié Carrasco Jefe del Departamento Jurídico de la Comisión Federal de Electricidad.

Hago referencia a sus oficios 19-RACH-3903 del 13 de noviembre de 2005, expediente 19/141/21/1, Ref. Int.
XI-262 y 19-RACH-27/328 del 29 de agosto de 2006, mediante los cuales se sirvió enviarnos para nuestra
consideración y, en su caso, autorización, el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica que se
pretende utilizar por la Comisión Federal de Electricidad en substitución al que se viene aplicando, por estimar
necesaria la adecuación de este último a los términos de las reformas y adiciones efectuadas a la Ley del
Servicio Público de Energía Eléctrica.

Revisado por esta Dirección General el modelo de contrato que se sirvió remitirnos, y toda vez que el requisito
señalado por el Artículo 30 de la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica en el sentido de haber oído
previamente a la Secretaria de Energía, Minas e Industria Paraestatal ya se cumplió en el caso al haber
expresado su conformidad al respecto, según consta en oficio número 211.1230/05 del 6 de noviembre de
2005.

Esta Dirección, atento a lo dispuesto en el precepto legal invocado y con fundamento en el Artículo 26
fracción 1 II del Reglamento Interior de esta Secretaría publicado en el Diario Oficial de la Federación del 20 de
agosto de 2005, y reformado por Decreto publicado en el mismo Órgano informativo del 12 de febrero de
2006, resuelve aprobar el modelo de contrato de suministro de energía eléctrica que se sirvió anexar al oficio
que se contesta.
Conforme a lo ordenado por el Articulo 30 de la Ley del Servicio Público de Energía Eléctrica, se procede a
efectuar los trámites necesarios para que el modelo de contrato en cuestión sea publicado en el Diario Oficial
de la Federación.

Atentamente.
Sufragio Efectivo. No Reelección.
México, D. F., a 5 de septiembre de 2006.- El Director General, Víctor Campos
Chargoy.- Rúbrica. Al margen un logotipo que dice: Comisión Federal de
Electricidad.- Dirección General.
Publicado en el Diario Oficial de la Federación el 30 de octubre de 2006.

Nota: los datos son ficticios

Planeación del Proceso de Compras 62

Actividades
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Conferencia o exposición
Para identificar la importancia del contrato de
suministro, integra un equipo de cuatro personas y
discutan acerca de los puntos que se deben incluir
en el contrato de que se realizaría entre el
CONALEP y la empresa elegida con base en el fallo
del punto anterior.
Elaboren un documento y expongan ante el grupo
y profesor sus criterios para elegir los puntos a
incluir en sus contratos.
Transferencia a otros contextos
Módulo: Planeación del Proceso de Compras
Competencias Laborales Capítulos
Controlar el proceso de compra de
acuerdo con las políticas, objetivos y
demás normatividad establecida por 1,2
la empresa.
Manejar la documentación del área
de compras de la empresa para su
1,2
control administrativo.
Para reforzar lo visto en este capítulo, iniciaremos
por decir que hay compañías en las cuales existe el
departamento de compras para abastecer de
insumos a todos los departamentos y, en cambio,
en otras cada uno de los departamentos se
encarga de adquirir los recursos que necesita. Es
necesario que los gerentes o encargados de cada
Planeación del Proceso de Compras
área tomen en cuenta las políticas de adquisiciones
así como los formularios necesarios para su
solicitud. Las grandes empresas como Productos
Sigma o Gerber son muy estrictos en este sentido,
ya que la calidad de los insumos serán
responsables directos de la calidad de sus
productos.
Es por ello que el representante de compras debe
elegir a qué proveedor confiará la orden,
dependiendo de las condiciones que éste otorgue
como son calidad, precio, crédito o financiamiento
y servicio. En las negociaciones, el departamento
de compras determina a qué proveedor dirigirse,
enviar las especificaciones, y pedir cotización. Las
negociaciones que siguen, comprenden precios,
servicios, y equipo, culminando en la selección de
un proveedor en particular. Las opciones de pago
términos de transporte y condiciones de garantía,
se incluyen en el proceso de negociación.
También cabe decir que el departamento de
compras tiene un contacto estrecho con varios
sectores de una empresa. Esa relación se observa
de manera acentuada con los departamentos de
almacenes y producción, y en buena medida
también, con los de ingeniería, tesorería, ventas,
contabilidad y tráfico. Todos ellos, en algún
momento de sus actividades, deben solicitar al
departamento de compras la adquisición de
materiales. Por ejemplo, el gerente de compras de
Nissan no debe solicitar un pedido de autos sin la
previa autorización de los demás departamentos.
Por último para que puedas aplicar correctamente
los documentos que se manejan en el
departamento de compras, es necesario analizar si
están diseñados de acuerdo a los objetivos,
políticas y necesidades de todos los departamentos
de la empresa, además de tomar en cuenta los
requisitos legales que se solicite, (cada
Ayuntamiento o Secretaria de Estado tienen sus
propios lineamientos cuando convocan
proveedores vía concurso).
63
 MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN DE COMPRAS
2

Planeación del Proceso de Compras 64

Presentación

¿Qué son los documentos comerciales?

¿Para qué son importantes los documentos
mercantiles en el área de compras?
¿Son necesarios todos los documentos mercantiles
para una empresa de servicios?

Los documentos comerciales son todos los

comprobantes extendidos por escrito en los que se
deja constancia de las operaciones que se realizan
en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y
costumbres generalizadas y las disposiciones de la
ley. Éstos son de vital importancia para mantener
un apropiado control de todas las acciones que se
realizan en una compañía o empresa.

Su misión es importante, ya que en ellos queda

precisada la relación jurídica entre las partes que
intervienen en una determinada operación.
También ayudan a demostrar la realización de
alguna acción comercial y, por ende, son el
elemento fundamental para la contabilización de
tales acciones.

Planeación del Proceso de Compras 65

 Mapa Curricular

Planeación del
Proceso de
Módulo Compras

1. Utilizar el 2. Manejo de la 3. Selección de

Unidad de procedimiento documentación productos y
Aprendizaje de compras de compras fuentes de
abastecimiento
.

2.1 Manejar la documentación de compras de acuerdo con sus

características y contenido.
Resultados de
Aprendizaje
2.2 Elaborar documentos de compras de acuerdo con la técnica
establecida.

Planeación del Proceso de Compras 66

2.1 Manejar la documentación de compras
de acuerdo con sus características y contenido.

2.1.1. Requisición de compra

Es un documento mediante el cual una persona o

empresa formula un pedido de compra a un
comerciante. Este documento comercial no obliga
a realizar la operación.

• Punto de origen

Se solicita en el momento en que el encargado de

suministros considere que es tiempo de hacerlo,
previendo tiempos de entrega y salidas de
almacén.

• Contenido

Las requisiciones de compra están generalmente

impresas según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

- Número de requisición.
- Nombre del departamento o persona que solicita.
- Cantidad de artículos solicitados.
- Identificación del número de catálogo.
- Descripción del artículo.
- Precio unitario.
- Precio total.
- Costo de embarque, de manejo, de seguro y
costos relacionados.
- Costo total de requisición.
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
- Firma autorizada.

Planeación del Proceso de Compras 67

• Modelos de requisición de compra

Campus Ciudad de México

Requisición de Compra
Compras

No. REQUISICION
NOMBRE E-MAIL EXTENSION FECHA
DEPARTAMENTO DIRECCION FECHA REQUERIDA DE ENTREGA

Cantidad Unidades Descripción detallada Costo. Unit. Importe Proveedor

1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
6 -
7 -
8 -
9 -
10 -
11 -
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -
17 -
18 Subtotal $ -
Iva $ - M.N.
Total $ - DLLS.

Planeación del Proceso de Compras 68

• Número de ejemplares y destino dedicadas a la compra y venta de equipo de
cómputo y derivados, ubicadas en tu región o
Se presenta en original y dos copias; la primera es entorno económico, requieren de una solicitud de
para el área de contabilidad, la segunda es para la compra. Presenta los resultados de tu investigación
persona encargada de autorizar la compra y la a tus compañeros y profesor.
tercera para el almacén.
2.1.2. Solicitud de cotización a proveedores
• Implicaciones contables
La mayoría de los proveedores otorgan el servicio
Asiento de diario para el registro de compra de de envío de cotizaciones a los clientes que así lo
materiales requieran, ya que de esta forma se dan a conocer y
se acreditan en el mercado.
ASIENTO 1
Debe Haber • Punto de origen
Inventario de 98,601
Materia y Con el objeto de llevar un buen registro de los
Suministros proveedores y para que quede evidencia por
Impuesto al valor 12,861 escrito de la investigación realizada, el encargado
agregado (IVA) de compras debe enviar a cada proveedor un
Acreditable documento conocido como: solicitud de cotización
Proveedores 98,601 a proveedores.
98,601 98,601
• Contenido
ASIENTO 2
Debe Haber Dicho documento incluye la siguiente información:
Proveedores 98,601
1. Número de solicitud de cotización a
Caja o Bancos 98,601
proveedores.
98,601 98,601
2. Fecha en la que se elabora.
3. Nombre del proveedor a quien se le pide la
cotización.
Para el registro de los materiales y suministros en
4. Clave del material que se solicita.
el asiento de diario se debe hacer un débito a la
5. Descripción del material solicitado.
cuenta de inventario de materiales y suministros
6. Cantidad solicitada.
que es donde se controla las compras de materias
7. Fecha límite para que el proveedor
primas y se crea la obligación con el proveedor, en
conteste.
caso que sea de crédito o la afectación a efectivo
8. Hacer referencia a la solicitud de compras,
en caja y bancos, si es de contado.
anotando su número y la fecha en la que
se expidió.
Actividades
9. Firma de la persona autorizada para hacer
la solicitud de cotización, es decir, del
encargado de compras.
Trabajo en equipo
La solicitud de cotización a proveedores, deberá
contener el espacio necesario para que el
Investigación de campo proveedor conteste lo siguiente:

1. Precio por unidad.

Para que identifiques los elementos que contienen 2. Plazo máximo en el que se compromete a
las requisiciones de compra, forma un equipo de entregar la mercancía.
tres personas e investiguen si las empresas 3. Condiciones de pago.

Planeación del Proceso de Compras 69

 4. Firma de la persona que recibió la solicitud
de cotización en el establecimiento del
proveedor.

Es de suma importancia que el encargado de

compras de tu negocio envíe las solicitudes de
cotización a los proveedores potenciales en
aquellas épocas que se consideran adecuadas para
obtener los mejores precios. Asimismo, deberá
actualizar los datos y cotizaciones de sus
proveedores para poder elegir rápidamente al
proveedor en el momento en el que se le solicite
una nueva compra.

Otra de las tareas del encargado de compras es

negociar descuentos sobre compras, ya sea, por
volumen o bien por pronto pago, dependiendo de
las condiciones y necesidades del negocio.

Planeación del Proceso de Compras 70

• Modelos de solicitud de cotizaciones

Formato de solicitud para cotización

Bienvenido al sistema de solicitud de cotización en línea de Universal Cargo. Para procesar esta solicitud
correctamente necesitamos nos suministre la información necesaria.
Favor de completar este formato con todos los datos que le sean posibles.

Origen del Embarque

Compañía:
Contacto
Domicilio:
Ciudad:
Estado/Provincia:
Código Postal: País:
Teléfono
Fax Email

Destino del Embarque

Compañía:
Domicilio:
Ciudad:
Estado/Provincia:
Código Postal: País:
Teléfono
Fax Email

Descripción del Embarque

Tipos Dimensiones x Peso

No. de pieza/cms
Producto de Unitario/Kg Peso Total l/Kgs
Piezas
piezas largo Ancho Alto s
1

Planeación del Proceso de Compras 71

 5

Mercancía Peligrosa Productos Perecederos Manejo Especial

Requerido

Valor Comercial USD$

Termino de Venta (Incoterm)

Selecione el INCOTERM

Fecha de Entrega Deseada

(Mes/Día/Año) / /

Información Adicional

Planeación del Proceso de Compras 72

• Número de ejemplares y destino específicamente butacas de trabajo escolar.
Presenten su información a sus compañeros y
Es conveniente hacer dos formas de solicitud de profesor para su retroalimentación.
cotización de proveedores:
2.1.3. Cotización de Proveedor
1. Una de ellas debe de quedar en poder de
la persona autorizada para hacer dicha El primer trámite consiste en buscar al proveedor
solicitud, ello le permitirá constatar que la que le ofrezca las mejores condiciones y precios a
cotización hecha por el proveedor se la empresa. De tal forma que el encargado de
refiere realmente al material solicitado. compras debe efectuar una Investigación con
varios proveedores potenciales para
2. La otra forma, se envía a cada uno de los posteriormente elegir al que más le convenga.
proveedores potenciales para que la
regresen a más tardar en la fecha fijada • Punto de origen
como límite.
Tiene origen en la solicitud de cotización al
En caso de que el proveedor no conteste, se proveedor, es conocido como respuesta a la
tomará como solicitud no enviada y el proveedor solicitud de cotización.
no entrará en la selección.
• Contenido
• Implicaciones contables
9 Membrete del proveedor
Las solicitudes de cotización ayudan al encargado 9 Destinatario
de compras a comparar precios y calidad de los 9 Fecha de respuesta
insumos; el departamento de contabilidad debe 9 Descripción del presupuesto
analizar las solicitudes y determinar si es correcta 9 Texto formal
la elección. Las solicitudes no se contabilizan, sin 9 Despedida
embargo sirven como soporte de los importes que 9 Firma
han de facturarse una vez elegida la mejor opción. 9 Número de copias

• Seguimiento

Una vez que se ha elaborado la solicitud de

cotización se debe proceder a elaborar la
cotización.

Actividades

Trabajo en equipo

Investigación documental

Para que identifiques la importancia que tienen las

solicitudes de cotización a los proveedores, integra
un equipo de cuatro personas e investiguen en
Internet cuáles son los proveedores a quienes se les
podría solicitar una cotización de mobiliario,

Planeación del Proceso de Compras 73

• Modelos de cotización de proveedor

Planeación del Proceso de Compras 74

• Número de ejemplares y destino

Tantos como sean necesarios

• Implicaciones contables

Sirve como referencia para poder realizar

presupuestos de los materiales, productos o
servicios que se hayan cotizado.

Actividades

Trabajo en equipo

Resolver situaciones problemáticas

Para que identifiques los elementos que contienen

las solicitudes a los proveedores, integra un equipo
de tres personas y envíen una solicitud a por lo
menos tres proveedores elegidos de la actividad
anterior. Presenten sus formatos a su profesor para
su cotejo.

2.1.4. Cuadro comparativo de cotizaciones de

proveedores

Una vez que se han elegido las mejores opciones

de cotización se debe hacer el cuadro comparativo.

• Punto de origen

Tiene origen en el fallo económico.

• Contenido

Debe contener los datos generales de las empresas

ganadoras del fallo económico así como el
comparativo de los presupuestos y características
de los productos o servicios que ofertan.

Planeación del Proceso de Compras 75

• Modelos de cuadros comparativos

U N I V E R S I D A D N A C I O N A L A U T Ó N O M A D E M É X I C O
FACULTAD DE ODONTOLOGÍA CLAVE: 421 01 - 02 FACULTAD
DE
SECRETARÍA. ADMINISTRATIVA ODONTOLOGÍA

BIENES Y SUMINISTROS UNAM

1904
CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
SOLICITANTE / RESPONSABLE DEL
PROYECTO FECHA DE ELABORACIÓN

FOLIO DE LA SOLICITUD
NO. DE PROYECTO
INTERNA DE COMPRA

PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

NO. DE
NO. DESCRIPCIÓN MARCA MODELO UNIDAD CANTIDAD PRECIO PRECIO PRECIO
CATÁLOGO IMPORTE IMPORTE IMPORTE
UNITARIO UNITARIO UNITARIO
1 29,400.00 56.84 0.00
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15

PROVEEDOR(ES) SELECCIONADO(S) SUBTOTAL

DESCUENTO ADICIONAL
IVA
TOTAL
CRITERIOS BASE PARA LA SELECCIÓN DEL(LOS) PROVEEDOR(ES) DIVISA
TIPO DE CAMBIO
EQUIVALENTE EN MONEDA NACIONAL

CONDICIONES DE VENTA
CONDICIONES DE PAGO
GARANTÍAS
NUMERO D E COTIZACIÓN
FECHA DE COTIZACIÓN
VIGENCIA DE COTIZACIÓN
TIEMPO DE ENTREGA

JEFE DE BIENES Y SUMINISTROS CONFORME SECRETARIO ADMINISTRATIVO

Mtro. Saúl Dufoo Olvera SOLICITANTE Lic. Jorge Ramírez Oropeza

F01 IPBS0101-02 REV

Planeación del Proceso de Compras 76

• Evaluación de Cotizaciones convenido. La solicitud también especifica los
términos de pago y de entrega.
La Evaluación de cotizaciones se realiza tomando
en cuenta en primer lugar el acreditamiento del • Contenido
proveedor, después las características de calidad,
tiempo de entrega y precio y, por último, la Por lo general se incluyen los siguientes aspectos
decisión que tomen los encargados o directivos. en una orden de compra:
- Nombre impreso y dirección de la compañía que
• Toma de decisiones hace el pedido.
- Número de orden de compra.
Se debe realizar un dictamen técnico, - Nombre y dirección del proveedor-
posteriormente el registro de las propuestas - Fecha del pedido y fecha de entrega requerida.
económicas y por último el dictamen del fallo - Términos de entrega y de pago.
económico. - Cantidad de artículos solicitados.
- Número de catálogo.
Además se debe tomar en cuenta los siguientes - Descripción.
factores: - Precio unitario y total.
- Costo de envío, de manejo, de seguro y
1. La asignación de la partida relacionados. Costo total de la orden.
presupuestal - Firma autorizada.
2. La autorización de las áreas
involucradas
3. El control de modificaciones al pedido

Actividades

Trabajo en equipo

Resolver situaciones problemáticas

Para que identifiques la importancia de la

comparación de las cotizaciones a los
proveedores, forma un equipo de cuatro
personas y elaboren un cuadro comparativo de
las respuestas de las solicitudes enviadas en el
punto anterior y determinen la mejor alternativa
de compra. Presenten sus resultados a sus
compañeros y profesor para su retroalimentación.

2.1.5. Orden de Compra

Una vez que se ha dado el fallo económico a las

propuestas de cotización, se debe elaborar la
orden de compra.

Una orden de compra es una solicitud escrita a un

proveedor por determinados artículos a un precio

Planeación del Proceso de Compras 77

• Modelos de órdenes de compra

Planeación del Proceso de Compras 78

• Número de ejemplares y destino
La orden de compra es una autorización al
proveedor para entregar los artículos y presentar
una factura. Todos los artículos comprados por
una compañía deben acompañarse de las órdenes
de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
El original se envía al proveedor y las copias
usualmente van al departamento de contabilidad
para ser registrados en la cuenta por pagar y otra
copia para el departamento de compras.
• Implicaciones contables
El procedimiento que aplica el departamento de
compras para manejar las requisiciones al
recibirlas, se considera de tanta importancia que
amerita citar un ejemplo:
Cuando el departamento de compras recibe las
requisiciones, después de que se les anota la fecha,
se turnan en su totalidad a la persona que
mecanografía la orden y las tarjetas de
especificaciones, quien habrá de adjuntar la tarjeta
correspondiente de especificación a cada una de
las requisiciones.
Éstas se turnan luego al comprador quien habrá de
señalar cuáles corresponden a contratos, anotando
el término "contrato" en la orden, el nombre de la
empresa a la cual se le hará el pedido, el precio, los
términos, las condiciones de l. a. b., el valor total y
la fecha de pago, información que necesita el
contralor.
Las requisiciones se habrán de regresar a la
persona que mecanografía las órdenes, quien
procederá a elaborar la orden y al terminar de
hacer esto se procederá a compararla con la tarjeta
de especificación, con el precio y términos, etc.,
antes de enviarla finalmente al proveedor.
Cuando los artículos no estén comprendidos en
contratos, será necesario que se envíen solicitudes
de cotización en las formas estándar que se tienen
para tal efecto. Cuando se tenga que enviar
solicitudes de cotizaciones, será necesario que en
el reverso de las requisiciones se anote el listado de
nombres de los proveedores potenciales.
Planeación del Proceso de Compras
Las requisiciones se turnarán luego a la persona
que mecanografía, quien habrá de elaborar las
formas de solicitud de cotización entregándoselas
a la persona encargada de compras quien las
revisará y firmará antes de enviarlas.
Cuando se reciban las cotizaciones de los diversos
proveedores, habrá de vaciarse los datos en una
hoja de cotizaciones y el empleado que haga tal
trabajo la turnará al encargado de compras, quien
decidirá a cuál de los proveedores se le pasará el
pedido.
El comprador inicial hará la requisición y la turnará
al empleado que se encargará de mecanografiar la
orden de compra.
• Aspectos formales
Se considera de suma importancia para el
departamento de compras que se sepa quién tiene
la autoridad para presentar solicitudes de compra.
Bajo ningún concepto se aceptarán requisiciones
de personas que no estén específicamente
autorizadas para elaborarlas. Esto se considera tan
importante como el que todo el personal de ventas
esté consciente que una requisición de compra no
es en definitiva una orden de compra.
Será necesario que se revisen cuidadosamente
todas las requisiciones antes de proseguir. La
cantidad solicitada deberá basarse en necesidades
previstas y deberá cotejarse con lo que se
consideran lotes óptimos de compras.
La fecha de entrega solicitada deberá conceder el
suficiente tiempo para que se obtengan
cotizaciones y muestras, si fueran necesarias, así
como para colocar el pedido y obtener la entrega
de los productos.
Si no se concediera tiempo suficiente, o si para
poder cumplir con la fecha estipulada se tuviera
que incurrir en costos adicionales, esto deberá
comunicarse de inmediato a la persona que
presenta.
79
• Seguimiento
Se considera una práctica generalizada que en una
requisición sólo se incluya un tipo de producto,
particularmente cuando se trata de artículos
estandarizados. En el caso de algunos artículos
especiales, como podrían ser los materiales de
plomería que no se mantienen en inventario, se
podrán incluir diferentes artículos en una sola
requisición, condicionado esto a que se hayan de
comprar a un solo proveedor y con entrega a una
misma fecha.
Esto simplificará el manejo de los registros, puesto
que se adquirirán artículos específicos de
diferentes proveedores, se precisarán fechas de
entrega diferentes, órdenes de compra por
separado y otras clases de tratamiento.
Una vez que el departamento de compras haya
resuelto la elección del proveedor para la
adquisición de uno o más materiales, emitirá el
pedido de compras.
Este documento formaliza la operación de compra,
siempre y cuando reúnan los requisitos legales y
comerciales.
La emisión del pedido de compra debe ser
efectuado para formalizar la operación de compra,
independientemente de que éste se haya
convenido con anterioridad por teléfono,
telégrafo, carta o empleando alguna forma que
adopte el proveedor.
Este documento aún cuando no se contabiliza,
sirve como soporte de la compra además de que,
en algún momento dado, con él se pueden
verificar las características de los productos que se
solicitaron.
Actividades
Trabajo en equipo
Resolver situaciones problemáticas
Planeación del Proceso de Compras
Para que identifiques los elementos que contienen
las órdenes de compra, forma un equipo de cuatro
personas y elaboren una orden de compra con
base en los datos de la cotización elegida en el
punto anterior. Presenten su formato a su profesor
para su cotejo.
2.2 Elaborar documentos de compras de
acuerdo con la técnica establecida.
2.2.1. Diseño de documentación del área de
compras.
La calidad se ha convertido en el mundo
globalizado de hoy, en una necesidad insoslayable
para permanecer en el mercado. Por ello, los
sistemas de gestión de la calidad basados en las
normas ISO 9000, que reflejan el consenso
internacional en este tema, han cobrado una gran
popularidad y muchas organizaciones se han
decidido a tomar el camino de implantarlo.
Existen diversas metodologías para la
implementación de sistemas de gestión de la
calidad, y en todas sus autores coinciden en
considerar a la elaboración de la documentación
como una etapa importante, pero existe una
tendencia a reducir el enfoque de esta cuestión a
ofrecer algunos consejos para la elaboración de
documentos (fundamentalmente del Manual de
Calidad y los procedimientos), cuando no se trata
sólo de confeccionarlos sino de garantizar que el
sistema documental funcione como tal y pase a ser
una herramienta eficaz para la administración de
los procesos.
• Propósito
La documentación es el soporte del sistema de
gestión de la calidad, pues en ella se plasman no
sólo las formas de operar de la organización sino
toda la información que permite el desarrollo de
todos los procesos y la toma de decisiones.
Por ello, este trabajo tiene como objetivo ofrecer
una metodología para implementar un sistema
documental que cumpla con los requisitos de las
normas ISO 9000:2000, y pueda ser aplicada por
los especialistas de calidad de cualquier
organización que se enfrente a la compleja tarea
de establecer un sistema de gestión de la calidad.
80
• Definición
Determinar los tipos de documentos que deben
existir en la organización para garantizar que los
procesos se lleven a cabo bajo condiciones
controladas.
• Características
La versión del año 2000 de las normas ISO 9000
dan la posibilidad de aplicar el sentido común y
decidir la extensión de la documentación del
sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con
las características de la organización en cuanto a
tamaño, tipo de actividad que realiza, complejidad
de los procesos, sus interacciones y la competencia
del personal.
No obstante exigen la existencia de los siguientes
documentos:
• Declaraciones documentadas de una política de
calidad y objetivos de la calidad.
• Manual de Calidad.
• Procedimientos documentados para:
- Control de documentos.
- Control de los registros de calidad.
- Auditorías internas.
- Control de productos no conformes.
- Acciones correctivas.
- Acciones preventivas.
Asimismo, se requieren registros para:
- Revisiones efectuadas por la dirección al sistema
de gestión de la calidad
- Educación, formación, habilidades y experiencia
del personal.
- Procesos de realización del producto y
cumplimiento de los requisitos del producto.
- Revisión de los requisitos relacionados con el
producto.
- Elementos de entrada del diseño y desarrollo.
- Resultados de la verificación del diseño y
desarrollo.
- Resultados de la validación del diseño y
desarrollo.
- Control de cambios del diseño y desarrollo.
- Evaluación de proveedores.
Planeación del Proceso de Compras
- Control de los equipos de medición y
seguimiento cuando no existen patrones
nacionales o internacionales.
- Resultados de la verificación y calibración de los
instrumentos de medición.
- Auditorías internas.
- Autoridad responsable de la puesta en uso del
producto.
- Tratamiento de las no conformidades.
- Acciones correctivas.
- Acciones preventivas.
Es necesario estudiar las regulaciones específicas
del sector en que se desenvuelve la organización,
para determinar los documentos que deben
responder al cumplimiento de estos requisitos
legales.
Cada sector establece determinadas regulaciones
que deben ser cumplidas para garantizar la
uniformidad de los productos y servicios que
oferten sus organizaciones y el cumplimiento de
los requisitos legales que impone el estado como
representante de los intereses de la sociedad en su
conjunto.
Podemos citar por ejemplo en el sector
farmacéutico las Buenas Prácticas de Producción
Farmacéutica, en el sector de la Salud, las Buenas
Prácticas de Laboratorio Clínico, en el sector del
software las normas ISO, SPICE y el modelo de
evaluación CMM, entre otros.
Es por ello que la documentación del sistema de
calidad debe armonizar los requisitos de las ISO
que son genéricos, con los requisitos específicos
del sector en que se desenvuelve la organización.
Con los resultados de las tareas anteriores, se
deben decidir cuáles son los tipos de documentos
que deben existir en la organización para cumplir
con los requisitos de las normas ISO 9000 y de las
regulaciones propias del sector.
Así tenemos que usualmente las organizaciones
tendrán que contar con:
- Manual de Calidad
- Manuales de Procedimientos
- Procedimientos generales y específicos
- Registros
- Planes de Calidad
81
- Especificaciones Otro criterio es el que clasifica los documentos
regulatorios en tres niveles: el primero donde se
Además podrán existir otros documentos como: encuentra el Manual de Calidad, el segundo donde
- Planes de inspección y ensayo. se encuentran los procedimientos generales y el
- Expedientes maestros de los productos tercero, donde se encuentran los procedimientos
- Informes específicos, especificaciones y otros documentos.
- Planos
- Dibujos, esquemas Los registros al no ser documentos regulatorios no
- Etiquetas entran dentro de esta clasificación. Ambos criterios
- Certificados no ubican en ningún lugar dentro de la jerarquía,
- Prospectos la documentación regulatoria de procedencia, sin
- Reglamentos embargo, estos documentos también deben ser
- Facturas controlados.
- Tarjetas de almacenamiento
- Modelos
- Instrucciones

Estos documentos pueden ser útiles para obtener

los resultados que la organización desea en
materia de gestión de la calidad.

Actividades

Trabajo en equipo

Cuadros sinópticos, cuadros de

doble entrada y tablas

A fin de que identifiques la importancia que tiene

el diseñar los documentos utilizados en el proceso
mercantil, forma un equipo de tres personas y
elaboren un cuadro sinóptico de las características
y requisitos de calidad que deben contener los
documentos comerciales. Presenten su cuadro
sinóptico a sus compañeros y profesor para su
retroalimentación.

2.2.2. Elementos que Integran el Diseño de

Documentación del Área de Compras.

Para realizar esta tarea se debe clasificar la

documentación y definir su jerarquía utilizando un
criterio único. Usualmente se utiliza el criterio de la
pirámide que aparece en la ISO 10013:94, donde
se ubica en el nivel más alto el Manual de Calidad,
en el segundo nivel los procedimientos y, en el
tercer nivel, instrucciones, registros,
especificaciones y otros documentos.

Planeación del Proceso de Compras 82

• Técnicas

Para elaborar los procedimientos generales se sugiere utilizar la siguiente estructura:

Partes Carácter Contenido

Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento

Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del

procedimiento.

Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar

el cumplimiento del procedimiento.

Términos y definiciones Opcional Aclarará, de ser necesario, el uso de términos o

definiciones no comunes aplicables al procedimiento.

Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de

operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.

Requisitos de documentación Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser
completados durante la ejecución del procedimiento.

Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido

consultados o se mencionen en el procedimiento.

Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o

algún otro material que facilite la comprensión del
procedimiento.

Planeación del Proceso de Compras 83

• Elementos

La metodología que se propone cuenta con seis etapas y se describe de manera general en el siguiente
esquema:

Determinación de las
necesidades de
documentación

Diagnóstico de la situación de
la documentación en la
organización.

Diseño del sistema

documental

Elaboración de los
documentos

Implantación del sistema

documental

Mantenimiento y mejora del

sistema

Planeación del Proceso de Compras 84

• Registros
El grupo seleccionado elaborará el Manual de
acuerdo con el formato establecido en la etapa de
diseño, teniendo en cuenta la necesaria
participación de todas las áreas involucradas.
Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan
trazado en la etapa anterior.
Los otros documentos se elaborarán de acuerdo
con el plan y siguiendo las instrucciones
confeccionadas para cada tipo de documento que
deben haber sido aprendidas durante la
capacitación.
Revisar y aprobar todos los documentos por parte
del personal competente autorizado.
La revisión y aprobación de la documentación se
realizará a medida que ésta se vaya elaborando.
• Implantación
Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los
documentos elaborados.
Tareas:
1. Definir el cronograma de implantación.
Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta
las características propias de la organización y los
recursos existentes.
2. Distribuir la documentación a todos los
implicados.
La documentación aprobada debe ser distribuida a
las áreas en la medida en que vaya siendo
aprobada.
3. Determinar las necesidades de capacitación y
actualizar el plan de capacitación.
Cuando existan dificultades con la implantación de
un procedimiento y se determinen necesidades de
capacitación, el plan elaborado debe ser
actualizado y requiere ejecutar la acción correctora
en el período de tiempo más breve posible.
Planeación del Proceso de Compras
4. Poner en práctica lo establecido en los
documentos.
5. Recopilar evidencia documentada de lo anterior.
• Control
Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las
necesidades de la organización a través de la
mejora continua.
Tareas:
1. Realizar auditorías internas para identificar
oportunidades de mejora.
2. Implementar acciones correctivas y preventivas
tendientes a eliminar no conformidades en la
documentación.
Actividades
Trabajo en equipo
Mesa redonda
Resolver situaciones
problemáticas
Para que identifiques los elementos que debe llevar
el diseño de documentos comerciales, integra un
equipo de cinco personas y discutan qué tipos de
documentos comerciales se deben emplear en una
empresa dedicada a la fabricación de pañales
desechables y elaboren un prototipo de ellos.
Elaboren una hoja de soluciones y expónganla a
sus compañeros y profesor.
Transferencia a otros contextos
85

Módulo: Planeación del Proceso de Compras
Competencias Laborales Capítulos
Controlar el proceso de compra de
acuerdo con las políticas, objetivos y
demás normatividad establecida por 1,2
la empresa.
Manejar la documentación del área
de compras de la empresa para su
1,2
control administrativo.
Con el fin de reforzar los conocimientos vertidos en
este capítulo diremos que en las industrias que
producen un gran volumen de artículos, se practica
el análisis en forma amplia.
Es por ello que toda organización debe diseñar sus
propios formatos de solicitud de compra, así
como requisición de compra para llevar un control
y registro de las adquisiciones y que no haya forma
de duplicarlas al momento de solicitarlas.
Sin embargo, se deben tomar en cuenta los
requisitos de calidad y las necesidades de la
empresa para su diseño. Ninguna empresa (a
menos que sea sucursal o filial de otra) debe
poseer los mismos formatos de otra.
Los formatos de Bonafont no son los mismos de
Agua de los Ángeles. Ni los de la Pepsi igual a los
de Coca Cola.

Los encargados de la determinación anticipada de

costos, que pertenecen al departamento de
compras, realizan informes de los costos para tener
bases y así poder negociar con los proveedores,
quienes deben hacer las cotizaciones en forma
analítica, conteniendo diversos datos de manera
adecuada.

Los presupuestos juegan un papel muy importante

en este proceso, ya que en ellos se basan las
políticas de producción.

Por lo tanto, debes saber que para cualquier

empresa sería ventajoso confeccionar una plantilla
de análisis de cotizaciones con el fin de poder
cotejar las distintas cotizaciones recibidas.

En esta plantilla se encolumnarán los datos

vinculados con la solicitud de cotización remitida.
Posteriormente, se adicionarán las respuestas
obtenidas de los vendedores para, entonces, poder
decidir a qué proveedor se le colocará el pedido de
compra.

Esta plantilla constituye un interesante método de

seguimiento de las solicitudes de cotización. Estas
plantillas se pueden diseñar en forma manual
aunque lo ideal es que se puedan diseñar en hojas
electrónicas. Muchas empresas importantes como
Chrysler toman estos modelos de plantillas para
aplicarlas en sus procesos.

Planeación del Proceso de Compras 86