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Revisão Data Item Descrição dos itens alterados

0 26/02/2009 --  Emissão inicial

01 13/04/2009 1  Referências – Alteração da versão da norma NBR ISO 9001:2008

 Aplicação - Aplicação – Adequação da Avaliação da Conformidade

02 24/08/2009 2
(SIAC).

03 04/08/2011 3  Revisão do Procedimento.

 Inserido o item de contrato e o RQ-COM-06 Lista de contratos.

04 08/02/2013 5.3.3
 Revisão geral do procedimento.

Distribuição de cópias:
 Original assinado sob a responsabilidade do RD – Disponível para consulta
 Cópia arquivo lógico em diretório interno específico
 Quando este documento estiver impresso é considerada cópia não controlada

Elaborado/Revisado por: Alveanes Ferreira Visto:

Soares

Verificado por: Ailton Paulino Rosa Visto:

Aprovado por: Ailton Paulino Rosa Visto: Data: 08/02/2013

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1. OBJETIVO
Estabelecer a sistemática da Empresa na definição dos controles necessários para
identificação, armazenamento, proteção e responsabilidades dos seus documentos, bem
como a busca de negócios, o planejamento e desenvolvimento de propostas durante todo
o processo licitatório executivo.

2. APLICAÇÃO
Este procedimento aplica-se à área Comercial da NORDEN e ao Sistema de Avaliação da
Conformidade (SIAC) do Programa Mineiro da Qualidade e Produtividade no Habitat –
PMQP-H.

3. REFERÊNCIA
 MSGQ – Manual do Sistema de Gestão da Qualidade;
 NBR ISO 9000:2005 – Sistema de gestão da qualidade – Fundamentos e vocabulário;
 NBR ISO 9001:2008 – Sistema de gestão da qualidade – Requisitos;
 Lista Mestra de Documentos - Documentos Externos;
 Editais de Licitação/Contratos;
 Referencial normativo SiAC.

4. AÇÕES E MÉTODOS
4.1. Disposições Gerais
As ações e métodos aqui estabelecidos são para ilustrar todas as atividades
desenvolvidas na Diretoria Comercial, designando e distribuindo as responsabilidades de
acordo com o organograma apresentado no Manual do Sistema de Gestão da Qualidade
e as respectivas funções exercidas por cada um dos envolvidos.

Todos os registros da qualidade da Diretoria Comercial são controlados por meio digital,
sendo arquivados na rede:

4.2. Documentação da Empresa

A existência da Empresa tem por subsídios à manutenção da sua documentação e é
composta pelos Documentos Fiscais e Documentos Técnicos.

Devido à necessidade de controle de validade dos Documentos Fiscais, estes são

lançados, pelo responsável pela Documentação Fiscal da Empresa no registro “Controle
de Documentos Fiscais” sendo atualizados na periodicidade de cada documento.

O Diretor Comercial tem a responsabilidade de acompanhar, atualizar e entrar com os

dados no sistema para a consulta periódica.

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Para aqueles documentos que são dependentes de consulta eletrônica são acessados
através pelo site. Os documentos impressos (Atestados) ficarão arquivados em pastas
próprias sob sua responsabilidade.

Os Documentos (ART’s - Anotações de Responsabilidade Técnica), ficarão arquivados na

Diretoria Comercial.

A Documentação Técnica é composta pelos documentos de comprovação profissional

(diplomas, carteira profissional, atestados, etc.) e currículos dos profissionais
componentes do quadro técnico da empresa (colaboradores, consultores e prestadores de
serviços).

A relação dos documentos, sua origem, periodicidade e guarda é definida a seguir. Esta
relação é atualizada quando solicitado a inclusão de novos documentos, como ex:
Cadastros em novos órgãos públicos, etc.

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4.3. Detecção de Negócios

O processo de comercialização na Empresa inicia-se a partir de: convites e seleção de
editais, e consiste basicamente na realização das atividades/tarefas formatadas na planilha
de atividades e tarefas em seqüência. È realizadas outras atividades de acordo com perfil
de cada cliente.

A leitura de jornais é periódica da Diretoria Comercial, toda consulta e os documentos

envolvidos são analisados pela Diretoria Comercial. Identificada à viabilidade de
concorrência é preenchido o registro “Lista de verificação para participação em licitação”.

Uma vez definida pela aquisição do edital procede à análise para a elaboração das
propostas, consistindo na identificação, verificação e preenchimento dos itens relacionados
no registro “Ficha Resumo do Edital”.

De posse deste documento a Diretoria Comercial preenche o registro “Análise da

Realização do Produto”.

Na seqüência apresentam-se as atividades realizadas ao longo das etapas para

participação no processo licitatório, suas tarefas e os respectivos responsáveis.

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ATIVIDADE TAREFA RESPONSÁVEL FREQÜÊNCIA

4.3.2. Leitura de Jornais: Identificação de todos os avisos afetos à Empresa: Diretoria Comercial Diária
 Diário Oficial da União: Ministérios da Fazenda, das Aviso de Editais
Comunicações, das Minas e Energias, da Justiça, Acompanhamento do Processo Licitatório
dos Transportes e Ineditoriais. Homologações
 Diário Oficial Estadual: Secretária de Obras Empenhos
Públicas, Editais e Avisos, Publicações de Extratos de Contratos
Terceiros. Aditivos Contratuais

4.3.3. Seleção/Definição/Aquisição dos Editais Selecionar os serviços de interesse Diretoria Comercial Diária
Verificação da disponibilidade dos editais junto aos órgãos e solicitação da Diretoria Comercial Quando solicitado
aquisição
Compra dos Editais Diretoria Comercial Quando solicitado
Análise prévia e definição de continuação do processo Diretoria Comercial Diária
4.3.4. Análise Crítica dos Editais Arquivamento do Edital e registro do conteúdo da mesma Diretoria Comercial Quando solicitado

ATIVIDADE TAREFA RESPONSÁVEL FREQÜÊNCIA

4.3.5. Macro Planejamento Análise crítica do Registro “Ficha Resumo do Edital” Diretoria Comercial Quando solicitado
Definição de participação Diretoria Comercial Quando solicitado
Arquivamento do Edital e registro do conteúdo da mesma Diretoria Comercial Quando solicitado
Definição de Prioridades Diretoria Comercial
Definição e distribuição das atividades Diretoria Comercial
4.3.5. Macro Planejamento Análise/Acompanhamento do Registro “Análise da Realização do Diretoria Comercial Diária
Produto/Acompanhamento do Processo Licitatório”
Definição de participação Diretoria Comercial Quando solicitado
Arquivamento do Edital e registro do conteúdo da mesma Diretoria Comercial Quando solicitado
Definição Corrida ao trecho Diretoria Comercial Quando solicitado
Conferência com o Check List na finalização da Proposta Diretoria Comercial Quando solicitado

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4.4. Elaboração de Propostas

A proposta consistindo basicamente na preparação das atividades/tarefas listadas a
Evidenciada a participação no processo licitatório a Diretoria Comercial de acordo com as
definições/distribuições das atividades definidas pela Diretoria Comercial, elabora seguir.

4.4.1. Planejamento Detalhado e Controle

 Preenchimento do registro “Análise da Realização do Produto/acompanhamento do
processo licitatório”;
 Elaboração do acompanhamento da proposta (que está no registro “Análise da
Realização do Produto”), determinando prazos para a execução de cada etapa;
 Acompanhamento diário, pela Diretoria Comercial, junto aos envolvidos no processo,
buscando soluções que possam agilizar e liberar frentes de serviços.

TAREFA RESPONSÁVEL
A - Distribuição do Edital Diretor Técnico
B - Definição do número de vias Diretoria Comercial
C - Tirar cópia Xerox Diretoria Comercial
D - Facear o Edital com o “Resumo do Edital” e distribuir Diretoria Comercial
E - Solicitação de Esclarecimentos Diretoria Comercial

4.4.2. Documentos de Habilitação

Os documentos de habilitação consistirão basicamente nos itens aplicáveis no “Controle de
Documentos Fiscais” para Habilitação, Proposta Técnica e Proposta de Preços, o qual é
aferido e documentado pelas partes envolvidas conforme discriminado no mesmo.

TAREFA RESPONSÁVEL
A - Conhecimento do Edital, c/ênfase na Documentação para Diretoria Comercial
Habilitação, através do preenchimento do “RQ-COM-01-
Controle de Documentos Fiscais”
C - Elaboração do Índice Básico Diretoria Comercial
D - Elaboração da Apresentação Diretoria Comercial
E - Documentação Jurídica Diretoria Comercial
F - Documentação Fiscal Diretoria Comercial
G - Qualificação Financeira Diretoria Comercial
G.1 - Documentação Financeira Diretoria Comercial
G.2 - Cálculo dos Índices Econômico-Financeiros Diretoria Comercial
G.3 - Cálculo da Disponibilidade de Financeira Diretoria Comercial
G.4 - Garantia da Proposta Diretoria Comercial
H - Qualificação Técnica Diretoria Comercial
H.1 - Documentação Técnica Diretoria Comercial
H.2 - Definição dos Acervos do RT Diretoria Comercial
H.3 – Elab. da Declaração de inclusão do RT na Equipe Diretoria Comercial
H.4 - Definição da Equipe Técnica Diretoria Comercial
H.5 – Montagem dos Currículos Diretoria Comercial
H.6 – Definição Acervos dos Técnicos Diretoria Comercial
H.7 – Atestado de Visita Técnica Diretoria Comercial
Diretoria Comercial
I – Elaboração da documentação complementar detectada no
“Check-List”
J – Elaboração Índice Definitivo/Folhas de Rosto Diretoria Comercial

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TAREFA RESPONSÁVEL
K - Termo de Encerramento Diretoria Comercial

4.4.3. Proposta Técnica

A Proposta Técnica é elaborada de acordo com o Termo de Referência do edital e seus
anexos.

Os seguintes itens mínimos deverão ser indicados, quando aplicáveis:

 Conhecimento do Problema: Realizar visita técnica/coleta de dados na qual serão

liberados dados para a elaboração da Proposta Técnica;
 Metodologia: descrição de como serão executados os serviços;
 Equipe Técnica: definição/dimensionamento;
 Organização para a Execução dos Serviços.

TAREFA RESPONSÁVEL
A - Conhecimento do Edital, c/ênfase no Termo de Referência/ Diretoria Comercial
Critérios de Julgamento
B - Programação e diretrizes p/ a efetivação da visita técnica Diretoria Comercial
C - Elaboração do Índice Básico Diretoria Comercial
D - Elaboração da Apresentação Diretoria Comercial
E - Visita Técnica/Coleta de Dados Diretoria Comercial
F - Mapa de Situação Diretoria Comercial
G – Conhecimento do Problema
G.1 – Texto Diretoria Comercial
G.2 – Fotos Diretoria Comercial
G.3 – Esquemas Lineares Diretoria Comercial
H – Plano de Trabalho Diretoria Comercial
H.1 – Metodologia (texto) Diretoria Comercial
H.2 – Fluxograma Diretoria Comercial
H.3 – Cronograma Geral Diretoria Comercial
H.4 – Quantificação do Serviços e Memória de Cálculo Diretoria Comercial
H.4.1 – Serviços de Tráfego (memória de cálculo). (*) Diretoria Comercial
H.4.2 - Serviços Topográficos (memória de cálculo/quadro) (*) Diretoria Comercial
H.4.3 - Serviços Geotécnicos (memória de cálculo/quadro). (*) Diretoria Comercial
H.4.4 - Obras-de-Arte Especiais (memória de cálculo/quadro). (*) Diretoria Comercial
H.5 - Quantificação dos Serviços Gráficos Diretoria Comercial
H.6 - Quantificação das Viagens e Diárias Diretoria Comercial
I - Equipe Técnica
I.1 – Dimensionamento/Cronograma de Utilização da Equipe Diretoria Comercial
I.2 - Definição da Equipe Técnica Diretoria Comercial
I.3 - Montagem dos Currículos Diretoria Comercial
I.4 - Definição dos Acervos dos Técnicos Diretoria Comercial
I.5 - Preparação dos Acervos Definidos Diretoria Comercial
I.6 - Comprovante de Vínculo Diretoria Comercial
I.7 - Declaração de Inclusão/Termo de Compromisso Diretoria Comercial
J - Estrutura Organizacional Diretoria Comercial
J.1 - Organização para a execução dos serviços (texto) Diretoria Comercial
J.2 - Estrutura Organizacional (organograma) Diretoria Comercial
J.3 – Dimens. das Instalações, Equipamentos e Veículos Diretoria Comercial
K - Capacidade Técnica da Empresa Diretoria Comercial
K.1 - Relação dos Serviços Compatíveis/Acervo Técnico Diretoria Comercial
K.2 - Preparação dos Acervos Definidos Diretoria Comercial
L - Elaboração do Índice Definitivo/Folhas de Rosto Diretoria Comercial

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TAREFA RESPONSÁVEL
M - Termo de Encerramento Diretoria Comercial
(*) Estes subitens só serão preenchidos nas propostas que couber tal dimensionamento, tais como projetos
rodoviários.

4.4.4. Proposta de Preços

A partir do dimensionamento elaborado na proposta técnica, nas condições do edital, no
orçamento do Cliente e nas negociações da Diretoria Comercial, é iniciado o orçamento
para definir o preço de venda. O cálculo é feito definindo os seguintes itens:

 Data Base;
 Produto;
 Quantidade do produto;
 BDI;
 Preços Unitários.

TAREFA RESPONSÁVEL
A - Conhecimento do Edital, com ênfase nas indicações particulares, Diretoria Comercial
nos prazos, taxas e critérios de medição e reajustamento
B - Elaboração do Índice Básico Diretoria Comercial
C – Orçamento Diretoria Comercial
C.1 - Pré-orçamento (Composição de Preços) Diretoria Comercial
C.2 - Definição de Salários Diretoria Comercial
C.3 - Tabela de preços de subcontratação da área técnica (ensaios, Diretoria Comercial
equipamentos, etc.)
C.4 - Definição do BDI Diretoria Comercial
C.5 – Definição do percentual de desconto sobre o orçamento Diretoria Comercial
C.6 – Orçamento definitivo Diretoria Comercial
D – Preenchimento dos quadros Diretoria Comercial
E – Elaboração da carta proposta Diretoria Comercial
F – Elaboração do Índice Definitivo/Folhas de Rosto Diretoria Comercial
G - Termo de Encerramento Diretoria Comercial

A proposta de preço é analisada e conferida pela Diretoria Comercial para que a mesma
seja consolidada.

4.4.5. Editoração Final

A editoração final é feita de acordo com as informações estipuladas no registro “Ficha
Resumo do Edital”, sendo que as condições para fechamento dos volumes deverão seguir a
seguinte ordem para que não haja falha no sistema de conferência:

 Paginação dos volumes (antes da assinatura e rubrica dos mesmos);

 Assinatura e rubrica;
 Encadernação;
 Conferência das assinaturas e rubricas;
 Empacotamento e lacre dos envelopes;
 Entrega dos pacotes à pessoa responsável pelo protocolo/despacho dos mesmos.

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TAREFA RESPONSÁVEL
A - Elaboração/Impressão das Capas Diretoria Comercial
B - Impressão das propostas no número de vias solicitadas, mais Diretoria Comercial
a via da Norden Engenharia
C - Paginação dos volumes Diretoria Comercial
D - Preenchimento do Termo de Encerramento Diretoria Comercial
E - Assinatura e rubrica dos Volumes Diretoria Comercial
F – Encadernação Diretoria Comercial
G - Conferência das rubricas e assinaturas Diretoria Comercial
H - Endereçamento do envelopes. Diretoria Comercial
I - Empacotamento e lacre dos envelopes Diretoria Comercial
J - Despacho aéreo ou protocolo Diretoria Comercial

5. ARQUIVAMENTO E ACOMPANHAMENTO DA LICITAÇÃO

5.1. Arquivamento da Proposta
Sendo a proposta encaminhada ao Cliente, a Diretoria Comercial faz uma triagem no
material do produto final (proposta), selecionando o que deverá ser mantido para
arquivamento e consulta futura. Os arquivos via magnética são mantidos na pasta
“Projetos/Propostas Técnicas”.
TAREFA RESPONSÁVEL
5.1.1. Seleção do material de consulta e dos rascunhos em papel Diretoria Comercial
5.1.2. Seleção do material de consulta e dos rascunhos em meio Diretoria Comercial
magnético, evitando arquivo supérfluo para Back up

5.2. Acompanhamento da Licitação

O acompanhamento do Processo Licitatório é feito através do registro “Controle de
Andamento das Licitações” e acompanhada pelo Diretor Comercial.

TAREFA RESPONSÁVEL
5.2.1. Lançamento da Licitação no formulário de “Controle de Diretoria Comercial
Andamento das Licitações”
5.2.2. Acompanhamento dos resultados das diversas fases da Diretoria Comercial
licitação via publicação e/ou fax, através do registro RQ-COM-
04 Análise da Realização do Produto/Acompanhamento do
Processo Licitatório
5.2.3. Arquivamento dos resultados das fases junto ao processo Diretoria Comercial
5.2.4. Lançamento dos resultados das fases do processo e Diretoria Comercial
emissão do “Controle de Andamento das Licitações”,
mensalmente atualizado, inclusive homologação
5.2.5. Homologação da Licitação Diretoria Comercial
5.2.6. Comunicação para resgate das cauções, referentes aos Diretoria Comercial
processos não concretizados a favor da Empresa

5.3. Transferência de Dados e Contrato

5.3.1. Transferência de Dados
Se o processo for homologado a favor da Empresa, a Diretoria Comercial providencia cópia
do Edital, Proposta Técnica e Proposta de Preços para a Diretoria Técnica, conforme
descrito a seguir.

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TAREFA RESPONSÁVEL
5.3.1.1. Cópia do Edital, Proposta de Preços para a Diretoria Diretoria Comercial
Técnica
5.3.1.2. Disponibilização em meio digital dos dados referentes à Diretoria Comercial
proposta de preços;
5.3.1.3. Disponibilização em meio digital dos dados referentes à Diretoria Comercial
proposta técnica para a Diretoria Técnica,
5.3.1.4. Verificação de Caução Diretoria Comercial

Se o processo licitatório não exigiu caução ou o cliente não admite caução complementar
àquela já apresentada, cabe à Diretoria Comercial a responsabilidade de solicitar, junto ao
Banco ou Seguradora:

 A caução complementar à de licitação, visando à garantia do contrato.

 A caução de garantia do contrato no valor estipulado na minuta de contrato;
 Resgate das cauções do processo licitatório se for o caso.

5.3.2. Assinatura do Contrato

Quando o Cliente convocar para a assinatura do contrato, a Diretoria Comercial ou seu
Representante Legal faz uma análise crítica do mesmo, conferindo com os dados do Edital e
das Propostas, observando principalmente os dados da empresa, os responsáveis técnicos,
o valor do contrato, data base, prazo de execução e de validade.

TAREFA RESPONSÁVEL
5.3.2.1. Análise crítica do contrato com evidência de aprovação Diretoria Técnica
(conferência dos dados do contrato com o edital e
propostas)
5.3.2.2. Assinatura do contrato Diretoria Comercial

De posse do Contrato assinado a Diretoria providencia o registro ART (anotação de

responsabilidade técnica) no CREA, e encaminha uma via do contrato junto com cópia da
ART ao cliente.

5.3.3. Acompanhamento de Contratos

O acompanhamento de contrato é feito pelo RQ-COM-06 Lista de contratos.

6. REGISTROS

 RQ-COM-01–Controle de Documentos Fiscais.

 RQ-COM-02–Ficha Resumo de Edital.
 RQ-COM-03–Lista de verificação de participação em licitação.
 RQ-COM-04–Análise da Realização do Produto/Acompanhamento do Processo
Licitatório.

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 RQ-COM-05–Controle de Licitações e proposta de preço.

 RQ-COM-06 - Lista de contratos.
 Anotações de Responsabilidade Técnica.

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