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CARPETAS UTILIZADAS

   

EN EL ARCHIVO

CARPETA DE CUATRO ALETAS

 

Material: PROPALCOTE desacidificado con o sin impresión según la necesidad. Plastificado opcional. 320 Gramos Tamaño oficio Para archivo de documentos sin necesidad de perforación de los mismos. Con aletas que guardan el documento.

 

CARPETA DE CUATRO ALETAS

 

Elaboradas en cartón yute o propalcote de diferentes gramajes. Con refuerzo en tela coleta, en tela politex o papel Kraft. Opcional: Impresión, plastificado y fondeo en diferentes colores. Con gancho plástico.

 
o papel Kraft. Opcional: Impresi ó n, plastificado y fondeo en diferentes colores. Con gancho pl
o papel Kraft. Opcional: Impresi ó n, plastificado y fondeo en diferentes colores. Con gancho pl
o papel Kraft. Opcional: Impresi ó n, plastificado y fondeo en diferentes colores. Con gancho pl
o papel Kraft. Opcional: Impresi ó n, plastificado y fondeo en diferentes colores. Con gancho pl
FORMATOS A ESCALA DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN AV: Archivador vertical AH: Archivador Horizontal AR: Archivadores
FORMATOS A ESCALA DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN AV: Archivador vertical AH: Archivador Horizontal AR: Archivadores

FORMATOS A ESCALA DE UNIDADES DE CONSERVACIÓN

AV: Archivador vertical AH: Archivador Horizontal AR: Archivadores Rodantes ES: Estantería.

De las unidades de conservación se puede decir que son aquellos elementos que contiene un conjunto de documentos de tal forma que se garantice su conservación e identificación. Según la NTC 5397:2005 Materiales para Documentos de Archivo con Soporte en Papel. Características de Calidad, no se deberían utilizar carpetas que requieran la perforación de los documentos y el contacto con material metálico (como los ganchos legajadores metálicos o AZ). Las perforaciones con el tiempo se presentan rasgaduras y roturas lo que genera pérdida de información y alteración de las características originales de los soportes. Existen otras posibilidades de almacenamiento documental como sería el uso de carpetas de 4 aletas realizadas en material estable (tipo propalcote o maule) para archivo central y en material desacidificado para archivo histórico, como una alternativa al uso de ganchos legajadores cuyo esquema se anexa y las cuales se deben complementar con el uso de cajas de archivo. Para el almacenamiento de documentos, se recomienda el uso de carpetas de cuatro aletas y establecer estrictas condiciones de seguridad y manejo en el almacenamiento y el préstamo documental con el fin de no perforar los documentos y no usar carpetas que impliquen la utilización de ganchos legajadores.

con el fin de no perforar los documentos y no usar carpetas que impliquen la utilizaci
SAVING SAVING FILES FILES ORGANIZAR ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO CENTRAL Esneda Fajardo Yazmín Esneda Oviedo
SAVING SAVING
FILES FILES
ORGANIZAR
ORGANIZAR ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO
CENTRAL
Esneda Fajardo
Yazmín Esneda Oviedo Fajardo
Dayanna Yazmín Oviedo Pinto
Angélica Dayanna Rodríguez Pinto
Ruth Angélica Dely Sierra Rodríguez
Ruth Delly Sierra
Ficha Ficha 1803444 1803444
Tecnólogo en Gestión
Documental
CAJAS PARA EL ARCHIVO CENTRAL Las cajas de archivo tienen la función de almacenar elementos
CAJAS PARA EL ARCHIVO
CENTRAL
Las cajas de archivo tienen la
función de almacenar elementos
como carpetas, legajos o libros.
Su principal objetivo es proteger
la documentación del polvo,
goteras y de los cambios de
temperatura relativamente
bruscos, ya que están en
contacto directo con el medio
ambiente.
Por otro lado, facilitan la
manipulación y organización,
debido a que se ubican sobre
estantes y al ir debidamente
identificadas, permiten una
consulta más ágil.
Las cajas de archivo deben tener
un diseño totalmente funcional,
de acuerdo con las condiciones
del lugar de almacenamiento,
que permita la circulación del
aire o totalmente herméticas.
Existen tamaños y diseños
preestablecidos que concuerdan
con el formato y las dimensiones
de los
Generalmente se plantean
diseños de cajas para ser
utilizados según las etapas del
ciclo vital de los documentos:

RECOMENDACIONES DE USO

Cajas para archivo central:
Cajas para archivo central:

Referencia X200 Y Referencia AGN: Por su sistema de apertura frontal, tipo nevera, permite que se puedan manipular y consultar los documentos en la estantería donde se encuentran almacenados.

• Cajas para archivo Histórico:

Referencia X300: Por su sistema de apertura superior se utiliza para el almacenamiento de documentos en su fase histórica, por lo tanto se usan en documentación que no tiene manipulación frecuente.

Es muy importante identificar las cajas en un lugar visible para facilitar su ubicación; para ello se puede imprimir sobre una de las tapas externas o colocar un rótulo con los datos básicos de identificación:

(Caja No. Dependencia, Serie, No. De Carpetas y fecha).

ESPECIFICACIONES El material de las cajas debe tener unas características òptimas que garantice la adecuada
ESPECIFICACIONES
El material de las cajas debe tener
unas características òptimas que
garantice la adecuada
conservación de los documentos.
Este material debe ser resistente al
uso, a la manipulación y al
deterioro.
Adicionalmente, debe tener
características de permanencia, es
decir capacidad de los materiales
de conservar sus propiedades
físicas y químicas a través del
tiempo.