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UTILIZANDO O CLINUX
Sua clínica com alta performance dos processos de controle, com foco em resultados.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO ..................................................................................................................... 3
PARAMETRIZAÇÃO EM FOCO PARA UMA GESTÃO EFICIENTE.................................... 4
Locais de Distribuição de Estoque e Sub-Estoques ......................................................... 4
Organização em Centros de Custos ................................................................................ 6
Setorização da Empresa .................................................................................................. 7
Unidades: Fracionamento dos Produtos .......................................................................... 9
Cadastro de Fabricantes ................................................................................................ 10
Classificação de Materiais.............................................................................................. 11
Registro de Materiais e Medicamentos .......................................................................... 13
Carregar materiais do faturamento a partir do estoque .............................................. 19
Kits de Materiais e Medicamentos.................................................................................. 21
OPERACIONALIZAÇÃO DAS TAREFAS DE CONTROLE DO ALMOXARIFADO ............ 23
Fluxo de Pedido de Compra ........................................................................................... 23
Cotação dos materiais ................................................................................................ 23
Geração da ordem de compra .................................................................................... 33
Ordem de Compra.......................................................................................................... 35
Previsão para o financeiro .......................................................................................... 35
Registro de entrada da nota fiscal .............................................................................. 36
Recebimento de mercadorias ..................................................................................... 37
Entrada de materiais no estoque ................................................................................ 38
Entrada parcial de materiais ....................................................................................... 39
Avaliação de Fornecedor ............................................................................................... 40
Código de Barras ........................................................................................................... 40
Saldo de Materiais.......................................................................................................... 41
Estoque de segurança ................................................................................................ 42
Rastreamento e Controle de Vencimento....................................................................... 44
Solicitação de Material para os Setores ......................................................................... 44
Envio de Material para os Setores ................................................................................. 46
Atendendo ao pedido.................................................................................................. 47
Atendimento parcial .................................................................................................... 47
Atendimento automático ............................................................................................. 50
Atendimento por código de barras .............................................................................. 50
Saída de Material ........................................................................................................... 50
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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux
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Gestão de Estoque Utilizando o Clinux
INTRODUÇÃO
A gestão de uma clínica bem-sucedida não consiste apenas no gerenciamento dos setores
Financeiro e Faturamento. Toda clínica médica que vise resultados e processos otimizados
precisa repensar sobre a gestão dos seus insumos. Para que a empresa tenha uma alta
performance de seus resultados e, o controle dos seus materiais e medicamentos, desde a
entrada do material até o seu consumo Final. Possuir produtos em falta ou em excesso faz
com que sua empresa perca dinheiro e até algumas possibilidades de investimento. Utilizar
um sistema de controle de estoque é o primeiro passo para evitar essas situações e otimizar
esse processo em seu negócio.
Nesta apostila, veremos as técnicas e boas práticas de Estoque utilizando o sistema Clinux,
visando uma gestão eficiente. Apresentaremos todos os recursos e ferramentas disponíveis
atualmente para o crescimento da sua empresa. Nela aprenderemos desde o processo de
parametrização do módulo de estoque, realização do Pedido de Compras (analisando os
fluxos de cotação, solicitação e entrada de materiais) até o consumo final dos materiais e
medicamentos, com auxílio dos relatórios disponíveis.
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Definições importantes:
O cadastro de Sub-estoques deve ser realizado em Estoque > Estoques > Novo.
* Quando a flag “Almoxarifado?” é marcada, define um estoque principal. Quando desmarcada, um sub-
estoque.
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A organização dos almoxarifados, quando a clínica possui mais de uma unidade, poderá
ocorrer de três maneiras:
Na opção Auxiliar > Data de Bloqueio é possível definir uma data limite para realizar
operações em todos os estoques. Ou seja, bloqueando movimentações dos produtos com
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Esse recurso é muito utilizado quando o setor de compras precisa apresentar indicadores
e relatórios gerenciais, e precisa que as informações não sejam modificadas.
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Porém, para a visão gerencial do Estoque realizar a distribuição dos materiais para Centros
de Custos não é a melhor prática. Na visão administrativa do Estoque é possível perceber
que para um único centro de custo há mais setores envolvidos.
Exemplo:
Centro de Custo ULTRASSONOGRAFIA com os setores SALA USG 01 e SALA USG 02.
Setorização da Empresa
Diante da explicação sobre Centros de Custos, sabendo que este é controlado pelo setor
Financeiro, a criação de setores possibilita ao responsável do Estoque ter um melhor
gerenciamento de seu setor.
Importante: Nem todo setor é um Centro de Custo, mas todo Centro de Custo é um setor.
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Por conta disso, vamos observar que os cadastros de Centros de Custos aparecem na tela
de cadastros de Setores em Estoque > Setores.
O Setor é destinado para consumo de quaisquer materiais que não serão consumidos pelos
pacientes durante atendimento (Exemplo: Materiais de escritório, limpeza, higiene, etc.).
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O cadastro de unidades e o fracionamento delas deve ser realizado de acordo com a forma
como ocorre a entrada e a saída dos materiais no estoque.
Para uma melhor compreensão, o cadastro das unidades deve ser realizado na sua forma
múltipla e na sua forma fracionada, para só depois realizar as variações.
Exemplo:
Primeiramente realiza-se o cadastro da unidade básica (Ex.: Unidade (UN), Caixa (CX),
etc.);
Posteriormente realiza-se o fracionamento das unidades (Ex.: Caixa (CX) com 200
unidades);
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Exemplo prático: Pode-se comprar uma CAIXA contendo 50 canetas, como pode-se
comprar uma CAIXA contento 100 canetas para consumo direto.
Cadastro de Fabricantes
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Classificação de Materiais
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No cadastro dos grupos é possível definir quais serão destinados para uso no atendimento
dos pacientes e os materiais para uso interno da clínica. A flag “Realização de Exame?”,
quando marcada, define que os materiais associados a esse grupo serão consumidos
diretamente no atendimento. Ou seja, o material será usado pelo Sub-estoque na conta do
paciente (Exemplo: contrastes). Quando essa flag não é marcada, os materiais associados
a esse grupo serão consumidos pelos setores, ou seja, não serão exibidos no botão
Consumo (Exemplo: materiais de limpeza, material de escritório, etc.).
Além da criação de grupos para separação dos materiais cadastrados, é possível cadastrar
o princípio ativo (composição) de medicamentos para fazer associação no seu cadastro.
Esse cadastro é realizado em Estoque > Grupo de Materiais > Auxiliar > Princípio Ativo.
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Exemplo:
CONTRASTE OMNISCAN;
LUVA DE PROCEDIMENTO.
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Exemplo:
CONTRASTE OMNISCAN10ML;
LUVA DE PROCEDIMENTO MÉDIA.
É importante frisar que o cadastro dos mat/med para cobrança das operadoras de saúde
será realizado no módulo Faturamento. Realizar a baixa do material consumido e lançar os
materiais a serem cobrados na fatura são dois processos distintos.
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Utilizando as unidades
Nesta fase da associação das unidades, a atenção é mais que necessária. Associar o
material à unidade incorreta impactará diretamente na confiabilidade do saldo. Essa
associação consiste em definir duas propriedades:
Exemplo:
Quando esse material for distribuído para o setor, o responsável do estoque enviará pela
unidade mínima, ou seja, apenas uma unidade (1 UN) ou o quanto solicitado.
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Tipos de Solicitações
• Consumo: define que os materiais serão utilizados pelos setores em seu consumo
direto. São materiais que não serão utilizados para realização de exames ou que não
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podem ser fielmente mensurados. Materiais que serão consumidos diretamente. (Ex.:
Materiais de Escritório, Limpeza, Higiene, Gel Condutor, etc.);
• Transferência: define que os materiais e medicamentos serão utilizados pelos sub-
estoques. Normalmente possui relação direta com a realização de exames. Materiais e
medicamentos que serão consumidos na conta do paciente. (Ex.: Contrastes, Algodão,
Filme, etc.).
Aba Complemento
• Exige Lote: define que o material é um produto que será rastreado, ou seja, se o
mesmo será controlado por lote. Quando essa opção é marcada, em todas as
movimentações (entrada, consumo e transferência) desse produto será exigido o
código do lote e a sua data de vencimento;
• B. Estoque: com essa opção marcada, o sistema ativa o controle de saldo dos
materiais lançados na conta do paciente. Quando essa opção está desmarcada, o
sistema permite lançar na conta do paciente o medicamento e material e não realizar a
baixa no saldo do sub-estoque. Muito utilizado para materiais que a clínica não
consegue medir à risca a quantidade utilizada. (Ex.: Gel Condutor, Papel Lençol, etc.)
e necessita realizar a cobrança desse material;
• Alta Vigilância: utilizado para exibir alerta durante a solicitação de materiais e
medicamentos que são controlados, ou seja, materiais de alta vigilância devido a
composição e demais aspectos que sejam importantes para controle do Estoque.
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A clínica pode criar kits padrões por modalidade. A criação desses kits é realizada em
Estoque > Kits. Dessa forma, a equipe de enfermagem poderá, em um único clique, lançar
todos os materiais e medicamentos utilizados no paciente de uma só vez. Mais à frente
detalharemos como é realizado esse processo na tela de Atendimento.
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Em Auxiliar > Materiais serão associados os materiais que farão parte do kit. Nessa parte
pode-se inserir a quantidade utilizada ou não, de forma que no ato do consumo na conta
do paciente a enfermagem poderá alterar essa quantidade, quando necessário.
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1. Novo Pedido: a lista dos materiais orçados deve ser lançada em Auxiliar >
Materiais.
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Abordaremos mais sobre onde definimos esse limite máximo ao falarmos sobre Saldo de
Materiais.
• Autorizar Orçamento
Após associar os materiais à lista de compras, pode-se então iniciar o fluxo de orçamento.
“Autorizar Orçamento”, no menu Auxiliar, é um passo que torna o pedido de compra
identificado com a cor vermelha, além de liberar a realização do orçamento. Realizar essa
autorização exige permissão no sistema.
• Orçamento
O próximo passo é realizar o Orçamento. Nessa parte serão selecionados os fornecedores
dos quais serão enviadas as cotações e solicitações dos materiais.
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Após seleção dos fornecedores, o orçamento pode ser realizado de duas formas distintas:
Observação: o e-mail de cotação e o e-mail de pedido são enviados pelo mesmo botão. A
diferença é quando um fornecedor for eleito.
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Observação: Recurso “Orçamento Via Web” disponível após aquisição do Portal Web. Para
mais informações, consulte nosso setor Comercial.
O envio da URL (Link) para o e-mail do fornecedor, direcionando o mesmo para o Portal
Web a fim de preencher as informações necessárias (preços, prazos etc.) é realizado em
Auxiliar > Enviar E-mail de Orçamento.
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• Eleição de Fornecedores
Após as cotações, escolher a melhor proposta significa pesar o preço oferecido pelos
materiais por fornecedor cotado. O comparativo de preços é o critério usado pelo Clinux
para realizar a Eleição do Fornecedor na opção automática. Esse comparativo pode ser
realizado de duas maneiras. Basicamente, são duas visões diferentes de escolhermos o
fornecedor que gera menos custo para a clínica. Essas visões são conhecidas como
Horizontal e Vertical. Abaixo serão exploradas mais sobre as características de cada visão.
Exemplo:
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Isso ocorre, pois, o sistema analisa o preço de material a material. O fornecedor que tiver
oferecido o menor valor daquele item será eleito. Sendo assim, podemos observar que as
condições de pagamento, prazos, parcelas e outros critérios não serão levados em
consideração neste formato automático.
Vale frisar que mesmo que seja utilizada a análise de eleição horizontal (automática), o
usuário consegue realizar a troca do fornecedor de forma manual.
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Quando o fornecedor dos materiais é eleito, será preciso notificar o mesmo sobre a compra
que será fechada. Se o orçamento for realizado de forma manual, será necessário informar
ao fornecedor sobre tal decisão por meios externos (e-mails, telefones, etc.) através do
caminho Auxiliar > Imprimir.
Caso o orçamento seja realizado via web, basta enviar um novo e-mail ao fornecedor
solicitando o envio dos produtos.
Realizada a eleição do fornecedor por uma das formas mencionadas, o pedido de compra
precisa ser aprovado por meio da opção “Aprovar Orçamento”. A aprovação do Orçamento,
além de receber a cor azul no pedido de compra, consiste em sinalizar no sistema que o
Gestor do estoque tomou ciência do orçamento realizado e então prosseguiu ao próximo
passo: a geração da Ordem de Compra.
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Após solicitado aos fornecedores os materiais anteriormente orçados, pode-se então gerar
a Ordem de Compra (OC). Neste passo, o sistema gera uma ordem de compra para cada
fornecedor eleito. A geração da OC é realizada em Auxiliar > Gerar Ordem de Compra. A
ordem de compra gerada aqui envolverá outros processos que serão detalhados mais à
frente.
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Ordem de Compra
Uma vez que a OC foi gerada na tela de Pedidos de Compra, pode-se localizar a mesmo
na tela de Ordem de Compra através dos filtros.
Vale informar que a OC também pode ser gerada sem ter associação com um Pedido de
Compra, casos em que o material não precisa passar pelo fluxo de cotação. Neste caso, é
preciso criar a ordem de compra pelo botão Novo.
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O primeiro passo na OC é lançar a previsão desta compra para o setor Financeiro, sejam
essas ordens geradas através dos pedidos de compra ou não.
A previsão financeira permite uma visão antecipada e real dos custos da sua clínica. Ou
seja, as previsões lançadas pelo setor de estoque influenciam diretamente nos indicadores
apresentados nos relatórios e cubos financeiros da empresa. Permite que a gerência
acompanhe as contas a pagar, despesas fixas e outros compromissos financeiros ajudando
a visualizar os gastos e receitas passadas e projetar o futuro da clínica. Também agiliza o
trabalho do financeiro referente a esse cadastro “nas contas a pagar” e a digitalização da
Nota Fiscal e Boletos para rastreabilidade.
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Possuir o número da nota fiscal registrada no Clinux impacta diretamente no rastreio dos
materiais, principalmente os materiais e medicamentos controlados por Lote.
Recebimento de mercadorias
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Não atualizar o estoque depois de efetuar uma compra e receber o material do fornecedor
pode fazer com que a compra inteira fique perdida no processo e no sistema. É
imprescindível manter os registros de entrada e saída em tempo real para não perder
produtos, como também dinheiro.
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quantidades para o sub-estoque selecionado, sem precisar usar a tela de Saída de Material.
Para usar este recurso, é necessário ter dado a entrada do saldo, primeiramente, através
do botão Estoque.
Em algumas situações, podemos nos deparar com uma entrega de material incompleta. Ou
seja, o fornecedor entregou apenas parte dos produtos esperados pelo estoque. Nesta
situação, o estoquista precisa realizar a entrada dos materiais apenas com o quantitativo
que o mesmo recebeu.
Neste processo o estoquista precisa finalizar a ordem de compra no botão Estoque e não
enviar os materiais para o almoxarifado. Em seguida, através do recurso disponível em
Auxiliar > Entrada Parcial, dar entrada apenas nos materiais disponíveis.
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Avaliação de Fornecedor
Código de Barras
Os materiais e medicamentos de alto custo e rastreados por lote, podem ser facilmente
registrados através da leitura de código de barras, como também o consumo na execução
do exame. Para isso será necessário uma impressora própria e etiquetas adesivas.
A impressão das etiquetas com o uso do código de barras pode ser realizada através do
botão Cod. Barras.
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Saldo de Materiais
Essa tela tem como objetivo listar os materiais e medicamentos de cada estoque, como
também o saldo de cada um. A tela ainda possibilita filtrar por grupo de materiais e saldos
zerados ou não.
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Estoque de segurança
Duas coisas podem sinalizar que o controle do estoque não está assertivo: produtos
faltando ou produtos sobrando.
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Já sabemos que é fundamental controlar validades e lotes nos estoques das clínicas.
Medicamentos e outros insumos utilizados para realização de exames, como contraste, são
itens perecíveis e precisam de atenção quanto ao controle da data de vencimento.
Por meio do relatório Saldo por Lote será possível saber exatamente de qual fornecedor
o produto foi adquirido e os dados de lote e data de validade. O controle por lotes também
contribui para os casos em que a Anvisa exige que algum lote de medicamento seja retirado
de circulação devido algum problema ou descontinuação.
Essa opção do sistema trata as solicitações de reposição nos sub-estoques e consumo nos
setores. Ou seja, refere-se aos pedidos internos feitos ao responsável do estoque, porém
via sistema. Esse processo é realizado na tela de Solicitação de Material.
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A solicitação dos materiais pode ser realizada de duas formas distintas: Solicitação de
Consumo ou Solicitação de Transferência. Esses conceitos já foram mencionados quando
abordado sobre o Registro de Materiais e Medicamentos. Abaixo a diferença de cada um
dos tipos de solicitação:
Consumo Transferência
Tipo destinado para o funcionário solicitar Tipo destinado para o funcionário solicitar
materiais para serem utilizados nos setores materiais e medicamentos para serem
da clínica. São materiais que não serão utilizados nos sub-estoques, ou seja,
utilizados para realização de exames e que controlados por um responsável. Possui
não serão mensurados. Em resumo, materiais relação direta com a realização de exames.
que serão dados consumo direto. Materiais e medicamentos que serão dados
consumo na conta do paciente.
Ex.: Materiais de escritório, limpeza, higiene, Ex.: Contrastes, filmes, seringa, algodão, etc.
gel condutor, etc.
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Uma vez que a solicitação é fechada no menu Auxiliar > Fechar Pedido, aparecerá para
o funcionário do Estoque um chat com a seguinte mensagem: “Nova solicitação de
materiais!”.
Dessa forma o responsável pelo Almoxarifado não precisa se preocupar em analisar a tela
de Atendimento do Pedido, pois ele será notificado sempre que houver uma nova solicitação.
Destacamos que o Clinux controla a duplicidade de solicitações, ou seja, solicitações com
o mesmo destino (setor/sub-estoque) e material não serão concluídas.
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Atendendo ao pedido
Ressaltamos que o sistema faz o controle de materiais iguais quando solicitados para o
mesmo setor/sub-estoque, ou seja, o sistema bloqueia pedidos iguais.
Atendimento parcial
Quando o atendimento do pedido envolver materiais rastreados por lote, poderá ocorrer a
seguinte situação:
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Atendimento automático
Quando o saldo não for suficiente, o sistema pedirá que o usuário informe um novo valor.
O atendimento através da leitura do código de barras pode ser realizado de forma total ou
permitindo informar a quantidade enviada.
O código de barras usado nestas ferramentas deve ser obrigatoriamente o código gerado
pelo sistema através da tela de Ordem de Compra.
Saída de Material
Vamos observar que o conceito de Transferência e Consumo também está presente nesta
tela.
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A tela de Movimentação de Fornecedor nos permite realizar entrada e saída dos materiais
com as finalidades de acerto de saldo, devolução, empréstimo, troca, doação, etc.
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Resumidamente, essa tela tem como objetivo entrar ou sair com determinado material sem
ser através de uma Ordem de Compra.
Todas as entradas e saídas dos materiais realizados nesta tela influenciam diretamente no
saldo dos materiais e saldo por Lote. No entanto, essa tela tem comunicação direta apenas
com o estoque principal da empresa. Ou seja, entrar ou sair com materiais em setores ou
sub-estoque não é possível.
Muitas clínicas não visam com a devida importância os materiais utilizados nos exames,
ocasionando uma grande falha de gestão. Dentre essas falhas, destacamos algumas delas:
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• Controle minucioso do estoque: Falta de controle do que tem e o que falta nas salas
de exames.
Até aqui já sabemos que todos os materiais e medicamentos que não serão utilizados na
conta do paciente, são consumidos pelos setores e serão dados baixa na saída do estoque
principal.
Lança-se o consumo dos materiais utilizados nos exames em Atendimento > Consumo.
É necessário selecionar o paciente para que os materiais e medicamentos lançados sejam
associados ao atendimento em questão. Normalmente essa rotina é realizada pela equipe
de enfermagem/técnicos.
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Melhorias em Desenvolvimento
• Vencimento de lote:
Inclusão de nova coluna no Relatório “Saldo por Lote”. Coluna com a finalidade de calcular
os dias restantes para vencimento do material. Essa coluna se comportará como contador
de dias, levando em consideração o dia atual em relação a data de validade;
• Alteração de nomenclatura:
Na tela Pedido de Compra, o nome "REALIZADO ORÇAMENTO" será alterado para
"FINALIZAR PEDIDO" e, no grid a coluna "REALIZADO" será alterada para "FINALIZADO".
• Avaliação de fornecedor:
Relatório de acompanhamento das últimas avaliações dos fornecedores com base na curva
ABC.
• Transferência de kits:
Permitir a transferência dos Kits de materiais para os sub-estoques (salas de atendimento)
por código e barras e o consumo no paciente também.
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Visão Gerencial
Pensando em uma visão mais ampla de gestão e análise de controle de estoque, o sistema
Clinux dispõe de alguns relatórios analíticos e sintéticos. Através da análise minuciosa
desses relatórios, a gestão terá a possibilidade de investir em tomadas de decisões para
otimizar todo o processo interno de controle de saldos, controle de lotes e validades, e
demais processos que venham ser importantes para uma boa gestão estratégica.
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