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UNIVERSIDAD DE LA SALLE
GESTIÓN POR COMPETENCIAS; TEMA: LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL DE
SU PERSONAL
VÍCTOR JOSÉ RODRÍGUEZ RESTREPO.-

1. CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO

Cuando se contrata personal para una división, departamento, sección, u oficina de una empresa se
debe tener clara la organización del trabajo, con frecuencia en las oficinas se viven ambientes de
desorganización, en donde los diferentes cargos no tienen claridad de lo que se debe hacer .A las
personas se les pone a hacer tareas, sin previo estudio de quien es la persona, si reúne o no las
condiciones apropiadas para su desempeño, o si la tarea se acomoda o no, a los conocimientos las
habilidades, las aptitudes y la experiencia de la persona asignada para realizarla.

Las empresas propenden por conseguir la eficiencia en los procesos empresariales, pero nunca existe
el tiempo por parte de los jefes para efectuar el análisis de la distribución del trabajo, se debe evaluar
las tareas y quiénes están en condiciones de llevarlas a cabo de manera idónea, oportuna, y acertada.

Para atender este tipo de situaciones muy comunes en las empresas colombianas, se utiliza el CDT
(Cuadro de distribución del trabajo), Método de trabajo que permite identificar las tareas de mayor
importancia que requieren más tiempo; tareas que demandan más conocimientos que habilidad; de
igual manera, lo contrario, actividades que se apoyan más en habilidades de tipo manual o mental y
mucho menos de conocimientos especializados, hasta entender las actividades de tiempos muertos.

2. METODOLOGÍA DE TRABAJO:
Los pasos requeridos para el levantamiento, análisis, cambios de mejora y distribución adecuada del
trabajo por parte de los cargos existentes en una empresa es la siguiente:

1. Registrar las tareas individuales: Consiste en registrar en un formato entregado (Ver

un ejemplo de CDT al final del escrito), las tareas más importantes, de acuerdo a lo que
desarrolla habitualmente y el tiempo aproximado de duración. El tiempo se escribe
acumulativo por semanas. Cuando se realiza la investigación esta función se puede
ayudar con la observación directa sobre el puesto de trabajo estudiado.
2. Elaboración del CDT: Es una muestra de las tareas desarrolladas por cada funcionario,
con el registro del tiempo gastado en el período base preestablecido y el reagrupamiento
de los tiempos parciales totales para las actividades. El período estudiado se hace por
semanas y se toman 5 días, con jornadas diarias de 8 horas para un total de 40. En la
columna número de orden: Muestra el número de actividades distintas que desarrolla el
empleado. Descripción de actividades: Es un resumen claro y conciso de las tareas que
adelanta el empleado. Columna de cargo y número de horas: registra el nombre del
cargo y el tiempo que demanda. El tiempo total: Resulta de multiplicar la columna de
cantidad por el tiempo unitario y corresponde al tiempo total invertido en la ejecución de
cada tarea durante el período. Porcentaje de tiempo total: Valor relativo del tiempo de
cada tarea sobre el tiempo total.
3. Análisis del CDT: Aquí se deben formular algunas preguntas claves, en donde se busca
identificar los aspectos fundamentales de inconsistencias en los desempeños de los
diferentes cargos de un área o unidad de la empresa. A continuación las preguntas:

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A. ¿Qué actividades absorben más tiempo?
¿Son ellas las más importantes del área en estudio?; ¿Los resultados obtenidos justifican el
número de horas invertido en su ejecución?; ¿Las tareas más urgentes si tienen prioridad en
la ejecución?; ¿Es posible ver en donde se concentra el mayor número de trabajo? ¿Existe
alguna actividad que absorbe más tiempo de lo normal? De igual manera es fundamental
observar las tareas individuales y el tiempo dedicado a cada una de ellas, porque de pronto
no necesariamente son importantes, dado que no generan valor a los objetivos del área.

B. ¿Existen esfuerzos humanos mal aplicados?

¿La unidad de trabajo está destinando mucho tiempo a actividades poco importantes o a
labores inútiles?; se pierde mucho tiempo y energía humana, pudiendo totalizar varias horas
a la semana. ¿Será necesaria la capacitación de las personas que están allí? o será que la
actividad requiere de experiencia o competencias particulares de quien la desarrolle.

C. ¿Se están empleando apropiadamente las habilidades y/o las competencias individuales?
¿Cada quien está realizando la labor que le corresponde? o por el contrario se está
desperdiciando las habilidades o competencias especiales. Está siendo mal empleado las
condiciones de la persona en tareas que están por debajo de su capacidad o lo contrario. A
veces se asigna tareas pero no se mira las condiciones de la persona que pueden estar por
debajo o por encima de sus condiciones físicas y mentales requeridas.

D. ¿Los empleados están desarrollando demasiadas tareas diferentes?

En algunas áreas de la empresa se presenta con frecuencia un exceso en las tareas diferentes
ocasionando una serie de errores y el surgimiento de fatigas y aburrimiento por parte del
trabajador. Las tareas muy diferentes significan desplazamientos inútiles, fatigas
injustificadas y desperdicio de energía humana. No es normal que las personas puedan hacer
muchas cosas a la vez y que las realicen muy bien. Se debe buscar tareas relacionadas pero
no totalmente diferentes.

E. ¿El trabajo está sobre especializado?

Los funcionarios pueden perder el interés y entusiasmo por el trabajo, máximo si sus
competencias son mayores al tipo de tarea a desarrollar, porque caen en monotonía debido a
la estrechez de su actividad. La excesiva especialización del trabajo es un factor de buena
productividad, y hay que determinarla muy bien porque puede afectar el desempeño en el
trabajo y el bienestar del equipo.

F. ¿El trabajo está distribuido equitativamente entregado?

¿Existen sobrecargas de trabajo para unos funcionarios y sub cargas para otros? El
desequilibrio es tal que el volumen de trabajo genera cuellos de botella, descontento y
desestimulo en el personal sobre recargado. Están las cargas de trabajo en relación directa
con los salarios asignados, de no ser así, las manifestaciones del personal no tardarán en
aparecer.

G. ¿Las tareas están demasiado repartidas?

 Se presentan interrupciones innecesarias, incoherencias de orientación, informaciones
diferentes, pérdidas de tiempo en razón a que un número significativo de empleados se
ocupan de la misma tarea.

A partir del análisis del CDT y el empleo de otras técnicas de simplificación del trabajo,
permite al tema de organización, buscar eficiencia y efectividad en el desarrollo de los planes
de la empresa. Lo importante es conocerlas y saberlas aplicar con las personas que se tienen
a cargo, comunicarlas a las personas que son de manera oportuna para evitar la
desorganización. (Martínez B. R 1991, P. 54-64)

Finalmente la presentación de una propuesta

CUADRO DE DISTRIBUCIÓN DE TAREAS (CDT) “Diagnóstico y propuesta”

Porcentaje

Nº de Descripción Director de Jefe de Mercaderistas Vendedor Analista Total %

orden de actividades mercadeo ventas junior de horas
mercado

Horas Horas Horas Horas Horas

Totales 100.0

El número de orden corresponde a cada una de las actividades asignadas a cada cargo según la
información obtenida.

El CDT es considerado una técnica Administrativa para el tratamiento del personal, en lo referente a cómo
repartir tareas, permite analizar los puestos que integran a una organización, para lograr una división de
funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo.

Por medio de ésta técnica se define la naturaleza de los trabajos y de los departamentos a que
corresponden, se elimina la ineficiencia en el trabajo, normaliza y estandariza procedimientos, se
distribuye adecuadamente las cargas de trabajo de los distintos puestos y se delimitan las funciones
correspondientes a las competencias del cargo, evitando fugas de responsabilidad.
 DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL DEL PERSONAL:

A continuación, se presenta un ejemplo en una empresa comercializadora de dulces en Bogotá D.C., como
primera medida, se tendrá en cuanta las actividades que se realizan en la empresa GRAN COLOMBIANA
S.A. para la venta y despacho de sus productos, necesitan un diagnóstico inicial que determine la existencia
de algunas tareas que se encuentran duplicadas, en las actividades, el nivel de servicio al cliente y
organización lo encontramos de color azul, las actividades que se relaciona con la coordinación, los estudios
están de color café y encontramos lo relacionado con la supervisión y revisión de cuentas de color naranja.

Buscamos evaluar las tareas de un grupo de empleados, eliminar las tareas que no se requieren y redistribuir
las funciones de acuerdo con el grado de responsabilidad y competencias de cada una. El presente ejemplo
determina la manera como están distribuidas las tareas del personal con sus tiempos respectivos observados
en sus puestos de trabajo.

Con el presente ejemplo despejará las dudas:

“EMPRESA GRAN COLOMBIANA S.A.” Propuesta.-

PASOS - PROCEDIMIENTOS
Descripción de actividades ASISTENTE TOTAL
Número de orden CAJERO DE BODEGA DESPACHADOR HORAS %
Horas Horas Horas
1.Atención al cliente 5 5 4.17
2.Atención y cuidados de la
mercancía y clientes 2 2 1.67
3.Organización de información en el
computador 3 3 2.50
4.Atención a los despachos 4 4 3.33

5.Supervisión y revisión de cuentas 6 6 5.00

6.Coordinar cuentas realizadas 2 2 1.67

7.Revisión y estudio de papeleo 4 4 3.33

8.Manejo de información
confidencial 3 3 2.50
9.Ordenar las facturas y despachos 3 3 2.50
10. Coordinación de actividades. 3 3 2.50
11.Mantener el punto de trabajo
aseado 3 3 2.50
12.Responsabilidad por las entradas
y salidas de dinero 2 2 1.67
13.Supervisar que los empleados
cumplan con su trabajo 8 8 6.67
14.Despachar adecuadamente la
mercancía 10 10 8.33
15.Controlar las entradas y salidas de
mercancía 15 15 12.5
16.Hacer un inventario de la
mercancía 7 7 5.83
17.Revisar la mercancía
despachada y corresponda a la
adecuada 12 12 10.0
18.Despacho de mercancía a los
clientes 18 18 15.0
19.Revisión de mercancía para
despachar 10 10 8.33

TOTAL
40 40 40 120 100.0

CUADRO DISTRIBUCION DEL TRABAJO (CDT)

Cargos y número de horas semanales

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Cajero Asistente de Despachador Total %

bodega horas de
trabajo
Horas Horas Horas
1.Atención al cliente 11 11 3,9286

2.Atención y cuidados de la 5 5 1,7857

mercancía para despacho
3.Organización de la información 4 4 1,4286
en el computador
4.Atención a los despachos 6 19 6,7857
5.Supervisión y revisión de 2 2 0,7143
cuentas
6.Coordinación de cuentas 7 7 2,5
realizadas

7.Revisión y estudio de papeleo y 3 3 1,0714

trámites administrativos
 8.Manejo de información 2 2 0,7143
confidencial
9.Supervisión de empleados 8 8 2,8571
10.Despacho adecuado de la 10 10 3,5714
mercancía
11.Controlar las entradas y salidas 15 15 5,3571
de mercancía
12.Hacer un inventario de la 7 7 2,5
mercancía
13.Revisar que la mercancía 12 12 4,2857
despachada sea la adecuada
14.Despacho de mercancía a los 18 18 6,4286
clientes
15.Revisión de mercancía para 10 10 3,5714
despachar

TOTAL
40 40 40 133 100

En este cuadro determinamos las horas redistribuidas a las tareas y responsabilidades que deben
dedicarle más tiempo para los cargos.

Conteste las siguientes preguntas y elabore el flujo grama actual del servicio. Una vez termine
analícelo y proponga el que usted considera debe funcionar acorde a la realidad.

3.PREGUNTAS QUE ORIENTAN EL DIAGNÓSTICO DE TAREAS

ELEMENTOS
INTERROGANTES
EJECUTADOS

¿QUÉ SE HACE? Objeto del servicio;

justificación de lo que
 ¿Es realmente necesario? ¿Por qué? uno observa en la
prestación del servicio
 ¿Sería mejor hacer otra cosa?
en la vida real.
 ¿Podría hacerse algo para mejorarlo o sustituirlo?

 ¿Sirve para lo que se supone que tiene que servir?

 3.PREGUNTAS QUE ORIENTAN EL DIAGNÓSTICO DE TAREAS
ELEMENTOS
INTERROGANTES
EJECUTADOS

¿DONDE SE HACE? Sitio de trabajo donde

se produce la
 ¿Por qué se hace en este sitio? ejecución.
 ¿Es el mejor lugar?

 ¿Existe otro lugar para hacerlo? ¿Cuál?

 ¿Es posible economizar tiempo, recursos y transporte,

haciéndolo en otro sitio?

 ¿Podría hacerse mejor cambiando la persona o el equipo del

lugar?

¿CUANDO SE HACE? Secuencia momento de

verdad de la ejecución.
 ¿Por qué se hace en ese momento?
Posición exacta de
 ¿Existe una mejor ocasión para hacerlo? cada paso dentro del
proceso.
 ¿Se hace en una secuencia adecuada?

 ¿Se puede eliminar tiempo, esfuerzos, recursos, transporte al

adoptarse esta secuencia?

 ¿Puede cambiarse en un paso previo o posterior?

 ¿Se puede eliminar o combinar pasos?

¿QUIÉN LO HACE? Ejecutante

 ¿Quién hace el trabajo? Constatar que se trata

¿Es la persona más indicada? de la persona más
indicada.
 ¿Reúne las condiciones apropiadas? (aptitud; actitud,
educación, experiencia)

 ¿Podría ser otra? ¿Quién? ¿Es conveniente?

 ¿Cómo podría mejorarse su rendimiento?

 3.PREGUNTAS QUE ORIENTAN EL DIAGNÓSTICO DE TAREAS
ELEMENTOS
INTERROGANTES
EJECUTADOS

¿CÓMO LO HACE? Métodos y medios

 ¿Por qué es ejecutado de ese modo? Modo y medios para

ejecutar el trabajo.
 ¿Hay otra manera de hacerlo?

 ¿El puesto de trabajo, ambiente de trabajo, herramientas y

equipos, son los adecuados?

 ¿Es compleja la manera de realizarlo?1

1 Adaptado del cuadro de Eficiencia; Rigoberto Martínez Bermúdez figura Nº 6 Análisis del proceso actual.
Bibliografía:

Martínez B. R; (1991) Eficiencia.

Rodríguez V.J (2000) ¿Cómo elaborar y usar manuales Administrativos?, 2ª edición México D.F.
P.161 ECAFSA.

Rodríguez Restrepo V.J. & Torres M. C. (2008) Guía de emprendimiento y Creación de Empresa;
Bogotá D.C.

EMPRESA GRAN-COLOMBIANA S.A.