Dirección Nacional de Medicamentos

Unidad de Gestión Documental y Archivo

Cuadro de Clasificación Documental CCD

Por Procesos

Santa Tecla, Septiembre 2016

Antes de iniciar la consulta de este documento se recomienda leer detenidamente esta introducción, así como los
distintos apartes contemplado.

GESTIÓN POR PROCESOS

La Dirección Nacional de Medicamentos cuenta con un Sistema de Gestión de la Calidad desarrollado con base a
los requisitos planteados por la norma ISO 9001 vigente. Dicha norma, establece en uno de sus principios la
aplicación de un enfoque basado en procesos, ya que plantea que un resultado se alcanza más eficientemente
cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.

Por proceso se entiende según la norma ISO 9000:2005: “un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o
que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”.

Un enfoque basado en procesos se puede comprender como la aplicación de un sistema de procesos dentro de la
organización, junto con la identificación e interacciones de estos, así como su gestión para producir el resultado
deseado.

En este sentido, la Dirección Nacional de Medicamentos ha desarrollado las siguientes actividades:

a) Identificación y secuencia de procesos

- Clasificación de los procesos en la Institución

i) Procesos Estratégicos: Son aquéllos que mantienen y despliegan políticas y estrategias. Proporcionan
directrices y límites de actuación, al resto de los procesos.
 ii) Procesos Operativos o Clave: Crean valor y tienen impacto en el cliente final. Son aquéllos que justifican la
existencia de la Institución. Están directamente ligados a los servicios que se prestan y orientados a los
clientes/usuarios y a los requisitos. En general, suelen intervenir varias áreas funcionales en su ejecución y son los
que pueden conllevar los mayores recursos.

iii) Procesos de Apoyo o Soporte: Son aquellos que sirven de apoyo a los procesos clave. Su valor es indirecto y
generalmente sus clientes son internos. Estos procesos son, en muchos casos, determinantes para que puedan
conseguirse los objetivos de la Institución.

- Mapa de procesos
Representación gráfica que define y refleja la Institución, a partir de la relación entre los diferentes procesos que en
ella se ejecutan.
Se cuenta con mapas de primer, segundo y tercer nivel, que describen la relación de macro procesos, procesos y
subprocesos, respectivamente.

b) Descripción de las características de los procesos

Cada proceso cuenta con una ficha que describe todas las características relevantes para su control. Contiene
algunos elementos como: objetivo o propósito, líder o responsable, alcance, proveedores, entradas, actividades,
material o equipo requerido, salidas, tiempo ciclo, indicadores, riesgos asociados, requisitos legales y normativos
que aplican, variables de control, revisiones y documentos relacionados.

La Unidad de Gestión Documental y Archivo, retoma la representación gráfica del Mapa de procesos, para que a
partir de la producción o generación de documentos sirva como insumo principal para implementar la Clasificación
Documental de la institución.

Sistema de Clasificación Documental

El Sistema de Clasificación Documental de la DNM se basa principalmente en el propósito de tener identificado
los macro procesos, procesos y sus interacciones, esto es, la identificación del conjunto de acciones coordinadas
que la entidad realiza, a fin de cumplir con cada competencia particular asignada por mandato constitucional o
legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada.

MACROPROCESO PROCESO
ESTRATEGICOS
E01 GESTIÓN DIRECTIVA
E02 GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL
CLAVE
C01 ARMONIZACIÓN Y
CONVERGENCIA NORMATIVA.
CO2 ASEGURAMIENTO
SANITARIO
C03 INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL.
C04 ATENCIÓN INTEGRAL AL
CIUDADANO.
APOYO
A01 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.
A02 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO.
A03 GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
A04 GESTIÓN JURÍDICA.
A05 ADMINISTRACIÓN DEL
SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN.

Cada proceso transformado en un producto o servicio genera distintos tipos de documentos estos pueden ser en
papel o electrónicos, estos mismos forman parte del Sistema de Clasificación Documental.
Para facilitar el acceso a estos documentos y expedientes se crea el siguiente instrumento técnico de consulta:

Cuadro de Clasificación Documental

Es el instrumento técnico de consulta que se presenta con una estructura de un archivo que se basa principalmente
en tres Macro procesos y cada uno de ellos se compone de los Procesos necesarios que se integran con
atribuciones y funciones de cada unidad organizativa de la Dirección Nacional de Medicamentos, y que
materializan en documentos y expedientes físicos y electrónicos.

Elementos que integran el Cuadro de Clasificación Documental

Además de los Procesos ya mencionados también es integrado con los siguientes componentes:

Fondo:
Totalidad de los documentos de una institución, producto de sus diferentes funciones, el cual es conservado en el
archivo de la Dirección Nacional de Medicamentos - DNM.

Serie:
Conjunto de documentos producidos o recibidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa o
técnica, regulados por una normativa.
Ejemplo:
Registro Sanitario de Productos Farmacéuticos
Sub serie:
Es el conjunto de documentos que se derivan de una misma serie y que versan sobre un mismo tema, producidos o
recibidos en el desarrollo de una misma función o acción administrativa o técnica.

Ejemplo:
Expedientes de Productos de Especialidades
Farmacéuticas
Expedientes de Productos Farmacéuticos Naturales
Expedientes de Productos Farmacéuticos Reconocimiento Mutuo

Su Codificación:
Es tomada del Listado Maestro de Documentos de la Unidad de Aseguramiento de la Calidad y su conformación es
basada en 3 importantes tipos de códigos que a continuación se muestra un ejemplo:

MACROPROCESO
CODIGO
"ESTRATEGICOS"
E01 GESTIÓN DIRECTIVA

CODIGO PROCESO
E01-DI Direccionamiento Estratégico

CODIGO SERIE
Acuerdos de Director Nacional

Nota: Hay procesos los cuales a la fecha aún no generan documentos, pero ya están considerados como parte del
engranaje documental de la DNM.
 DIRECCIÓN NACIONAL DE MEDICAMENTOS - DNM
UNIDAD DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL POR PROCESOS

MACROPROCESO "ESTRATÉGICOS"

E01 GESTIÓN DIRECTIVA

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
E01-DI Direccionamiento Estratégico
Actas de Sesiones de Junta de
Delegados
Acuerdos de Sesiones de Junta de
Delegados
Acuerdos de Director Nacional
Dictámenes
Misiones Oficiales
Solicitudes de Audiencias

Formulación y seguimiento de planes,

E01-PE
programas y proyectos estratégicos
Lineamientos para la elaboración del
Plan Anual
Metodología para elaboración de
Planeación Estratégica
Plan Estratégico Institucional de la
DNM 2014-2016
Gestión de Relaciones
E01-RI
Interinstitucionales
 Comunicación interinstitucional S/D
Evaluación de proyectos de cooperación S/D

E02 GESTIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTAL

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
E02-GC Gestión Contable
Cierre Contable
Comprobantes Contables
Mandamientos de ingreso
Estados Financieros
Registro Diario Contable
Registro Mayor Auxiliar
Registro Mayor Contable
E02-GP Gestión Presupuestal
Ejecución Presupuestaria
Compromiso Presupuestario
Estado de Ejecución Presupuestaria de
Egresos
Estado de Ejecución Presupuestaria de
Ingresos del ejercicio actual y recién
pasado
Reprogramación Presupuestaria
Conciliaciones Bancarias y de
Acreedores Monetarios y Financieros
Estado de Cuenta emitido por el Banco
Comercial
Conciliación Bancaria
Conciliaciones de Saldos de Acreedores
Financieros y Monetarios
Informe mensual de Movimiento por
Cuenta Bancaria.
Reporte de Obligaciones por Pagar de
Años Anteriores
Reporte de Obligaciones por Pagar del
Ejercicio Presente
Trámites asociados a la gestión
presupuestal
Devoluciones de Derechos por Servicios
y Licencias
Solicitudes de Compra
E02-GT Gestión de Tesorería
Controles de Tesorería
Copia de Cheques
Copia de pólizas de Fondo Circulante
Control de Entrega de Cheques
Control de Quedan
Devolución de Garantías Vencidas
Expediente de Ingresos
Ordenes de Descuento

MACROPROCESO "CLAVE"

C01 ARMONIZACIÓN Y CONVERGENCIA NORMATIVA

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE

C01-PN Elaboración y aprobación de

proyectos Normativos y reglamentos
Normativas Institucionales

C01-CO Compilación, análisis y monitoreo de S/D

normativas y jurisprudencia

CO2 ASEGURAMIENTO SANITARIO

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE

C02-EA Educación Sanitaria y Asistencia S/D

Técnica

CO2-AC Acreditación, constancias y

certificaciones
Constancias y Certificaciones
Constancias de Insumos Médicos (Con
Registro, Sin Registro y Desistidas)
Acreditación S/D

CO2-RS Registros Sanitarios y Trámites

Asociados
Autorizaciones de Registro Sanitario de
Productos Farmacéuticos
 Expedientes de Productos Farmacéuticos
Alérgenos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Biológicos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Biotecnológicos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Especialidades Farmacéuticas
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Homeopáticos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Naturales
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Naturales Artesanales
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Registros Reactivos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Suplementos Nutricionales
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Reconocimiento Mutuo
Tramites Asociados de Productos
Farmacéuticos
Expedientes de Productos Farmacéuticos
PF´s (Denegados, desistidos o
rechazados)
Expedientes de Productos Farmacéuticos
Reconocimiento Mutuo (Desistidos,
denegados o rechazados)
Certificados de Venta Libre - CVL
Homologados no registrados
Licencias de Registro de Productos
Farmacéuticos
Autorizaciones de Registro Sanitario de
Insumos Médicos
Expedientes de Registro de Insumos
Médicos
Tramites Asociados de Insumos
Médicos
Expedientes No Insumo Médico,
Denegados y Desistidos
Autorizaciones de Registro Sanitario de
Productos Cosméticos e Higiénicos
Expedientes de Productos Cosméticos
 Expedientes de Productos Cosméticos
Reconocimiento
Expedientes de Productos Higiénicos
Expedientes de Productos Higiénicos
Reconocimiento
Tramites Asociados de Productos
Cosméticos e Higiénicos
Anualidades de Productos Cosméticos e
Higiénicos
Constancias de Productos Cosméticos e
Higiénicos
Certificaciones CVL de Productos
Cosméticos e Higiénicos
Poderes de Distribución y Profesionales
Responsables
Renovaciones de Productos Cosméticos
e Higiénicos
Sellado de Formulas y Constancias de
Productos Cosméticos e Higiénicos
Autorizaciones de Registro de
Establecimientos Farmacéuticos
Expedientes de Botiquines
Expedientes de Centros de
Almacenamiento, manejo y Distribución
Nacional de Productos Farmacéuticos.
Expedientes de Distribuidora de
Medicamentos de Libre Venta
Expedientes de Droguerías
Expedientes de Farmacias
Expedientes de Laboratorios Artesanal
de Productos Naturales
Expedientes de Laboratorios de Control
de Calidad
Expedientes de Fabricación de Insumos
Médicos
Expedientes de Laboratorios de
Productos Cosméticos e Higiénicos
Expedientes de Laboratorios
Farmacéuticos
Expedientes de Venta de Medicina
Popular
Autorización de Donaciones y
Permisos Especiales
 Autorizaciones de Inscripción de
Productos Químicos
Certificación de Productos Químicos
inscritos
Libros de control de entregas de
certificaciones y de control de ingresos
Libros de Inscripción y Ampliación de
Importadores de Productos Químicos
Solicitudes de Inscripción de Productos
Químicos
Observaciones de Solicitudes de
Inscripción de Productos Químicos
Autorizaciones de Visado de Facturas
Visados de Facturas de Importación y
Exportación
No Visados de Facturas de Importación y
Exportación
Visado correspondencia interna y externa
Control de visas especiales
Registro de Importador

C03 INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
CO3-IN Inspección
Coordinación de inspecciones
Gestión de Buenas Prácticas
Inspecciones de establecimientos y
otras actividades
Producto fraudulento
CO3-VI Vigilancia
Monitoreo de la Publicidad y
Promoción de Productos
Aprobación de Solicitud de Calificación
de Promoción y Publicidad
Denegación de Solicitud de Calificación
de Promoción y Publicidad
Tecno vigilancia S/D
Regulación de Precios
Cálculo de Precios

Farmacovigilancia
CO3-CO Control de la Calidad Documental
Control de la Calidad a Procesos
ejecutados
Libros o Sistema de Control de
Productos Controlados
Control de la Calidad a Registros
Respaldos de Autorizaciones Productos
Controlados emitidas por la DNM en el
Ciex-BCR
Recetas Especiales
-Peticiones de laboratorios y
droguerías.
- Patentes de medicamentos
diferenciados.
- Estudios clínicos de medicamentos.
Inventario existencia de medicamentos a
nivel nacional.
- Proceso de recolección de inventario
a los establecimientos farmacéuticos.
- Comprobante de inventario y
declaración jurada.
Recursos de revisión del PVMP de los
medicamentos.
S/D
Libros Cancelados y Libros Cerrados
Solicitudes de Autorización de Libros de
Control
Solicitudes de Retiro de Libros de
Control
Solicitudes y Resoluciones de Cierres de
Libros de Control
Respaldos de Libros o Sistema de
Control de Productos Controlados
Solicitudes de Licencias de Importación
y Exportación de Materia Prima y
Producto Terminado
Solicitudes de Facturas Visadas de
Producto Terminado y Materia Prima
Solicitud de cuota de estupefacientes y
Receta Especial
Solicitudes de Recetarios Especiales
 Triplicado de recetas especiales (F06)
para Productos Controlados
Solicitudes de Movimientos de
Productos Controlados o Materia Prima
Notificaciones de Ingresos de materia
prima y producto controlado
Solicitudes de Transferencias de
Productos Controlados
Solicitudes de Devoluciones de
productos controlados o Muestras de
productos controlados
Solicitudes de verificación de Descargo
de Materia Prima sujeta a Fiscalización
Solicitudes de Verificación de
Inmovilización y destrucción de Materia
Prima o Producto Controlado
CO3-CC Control de Calidad de Productos
Controles del laboratorio de CC de la
DNM
Informes y controles de Análisis
durante el Pre-Registro y el Post-
Registro
Denuncias / Alertas
Sistema de Gestión de Calidad
Especifica de Laboratorios
Solicitudes de Adquisiciones de
Bienes y Servicios Especifica de
Laboratorios
Bitácora de Equipo de Laboratorio
fisicoquímico

CC Fisicoquímico S/D
CC Microbiológico S/D
CC en laboratorio fisicomecánico de
dispositivos médicos y otras S/D
tecnologías

C04 ATENCIÓN INTEGRAL AL CIUDADANO

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
Gestión de la información y atención
CO4-GI a solicitudes
 Gestión de la información solicitada
Solicitudes de Acceso a la Información
Pública (SAIP)
Atención a solicitudes del ciudadano
CO4-NO Notificación S/D

Atención de denuncias, quejas,

CO4-AD reclamos y otros
Atención de sugerencias y peticiones
Atención de quejas, avisos, reclamos y
denuncias
Avisos
Denuncias interpuestas
Quejas interpuestas
CO4-GC Gestión de las Comunicaciones
Comunicación con el ciudadano por
diferentes medios de comunicación
Rendición de cuentas

MACROPROCESO "APOYO"

A01 TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE

AO1-IM Construcción, Adquisición e

Implementación de TI
Sistemas Informáticos
Solicitudes de creación de sistemas
Solicitudes de modificación de sistemas
Manual usuario de sistema
Manual programación de sistema
Manual base de datos de sistema
AO1-SO Entrega, Servicio y Soporte de TI
Soporte Técnico
Formularios de creación de usuarios
Formulario de modificación de usuarios
Formularios de mantenimiento
 Equipos Informáticos
Entrega de Equipos
Traslados de Equipos
Préstamo de Equipos
Administrador de Contratos
Especialistas en la Materia
Solicitudes de Compra

A02 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE

AO2-SP Selección, vinculación del personal y

trámites asociados
Selección y vinculación del personal
Expedientes de Empleados Activos
Expedientes de Ex - empleados
Currículos
Ternas
Trámites asociados a la selección y
vinculación del personal
Autorización de no marcaciones por
Misiones Oficiales, Olvido de
Marcaciones y Permisos.
Acuerdos de Director Nacional
vinculados al personal.
Programa de Nutrición y Salud DNM
Seguro de Vida y Médico Hospitalario
AO2-DP Desarrollo de Personal
Capacitaciones
AO2-GN Gestión de Nómina
Controles de nómina
Ordenes de Compras
Ordenes de Descuentos
Planillas AFP´s - ISSS
Planillas de Salarios (Copias)
AO2-CD Control Disciplinario Interno S/D
A03 GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE

AO3-AB Adquisición de bienes y servicios y

trámites asociados
Adquisiciones y Contrataciones
Contratación Directa.
Libre Gestión.
Licitación Pública.
Trámites asociados a las adquisiciones
y contrataciones
Autorizaciones emitidas por la Junta
de Delegados
Autorizaciones emitidas por el
Director Nacional
Instrumentos Administrativos
Ente Fiscalizador
Plan de Compras Anual y Plan de
Trabajo

AO3-GB Gestión de bienes y servicios

administrativos
Control del uso de Combustible y
Vehículos
Registro y Control de Bienes Muebles e
Intangibles
Actas de Recepción de Mobiliario,
Equipo de Oficina y de Servicios.
Adquisición de Activos por Fondo
Circulante
Asignación y Descargo de Asignación de
Activo Fijo.
Inventario de Activo Fijo
Tomas Físicas de Inventarios de Activo
Fijo Contable
Registro y Control de Materiales,
Suministros y Equipos en el Almacén.
Actas de Recepción de Insumos de
Almacén y Cafetería.
 Requisiciones de Almacén y Cafetería
Liquidación de Vales de Combustible
Ordenes de Compras (Copias)
AO3-DA Gestión Documental y Archivo
Gestión Documental
Procedimientos para el Servicio
Archivístico
Transferencias Documentales
Gestión de Archivo
Cuadro de Clasificación Documental
Guía de Archivo

AO3-AI Auditoría Interna Institucional

Plan de trabajo
Informes de Auditorias

A04 GESTIÓN JURÍDICA

CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
AO4-AJ Asesoría Jurídica
Opiniones Jurídicas
Inscripción de Poderes y Contratos
Contrato de Maquila
Contrato de Acondicionamiento
Poder de Apoderado Responsable
Poder de Distribución
Poder de Profesional Responsable
Poder de Representante Legal
Revocatoria y Renuncias
Prevención de Poderes
Observaciones a Poderes y Contratos
Renuncias de Regentes
AO4-PJ Procesos jurídicos
Procedimientos Administrativos
Procedimiento Administrativo
Sancionador
Procedimiento Administrativo de
Cancelación de Registro Sanitario
A05 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN
CODIGO PROCESO SERIE SUB SERIE
AO5-PL Planeación del Sistema Integrado
Gestión de la Calidad.
Actas de reuniones
Divulgación de Procedimientos Físicos e
Internet
Eliminación de Documentos
Implementación de los Procedimientos
Procedimientos internos DNM
AO5-EV Evaluación del Sistema Integrado
Auditoria Interna de Calidad.
Control de Auditorías
Evidencias de Auditorías Internas
Resumen de Auditorías
Certificación de la DNM ante la OPS.
AO5-ME Mejora del Sistema Integrado
Premio Salvadoreño de la Calidad.
Seguimiento y Control del Sistema
Integrado
Acciones Correctivas, preventivas y o
de mejora