Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Administrativo
REGIONAL DISTRITO CAPITAL ° CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ° AREA ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN. ° BOGOTA 2014
1. Generalidades ................................................................................................................................ 5
1.1 Administración ............................................................................................................................ 5
1.2. Proceso administrativo .............................................................................................................. 5
2. Fases del proceso Administrativo ................................................................................................. 6
2.1 Planear ......................................................................................................................................... 6
2.1.1 Tipos de planes. .................................................................................................................... 7
2.1.2 Principios de la planeación. ................................................................................................. 9
2.1.3 Técnicas de planeación. ....................................................................................................... 9
3.1 Organizar ..............................................................................................................................11
3.2 La naturaleza organizar.............................................................................................................11
3.3 Estructura y proceso de organizar. ..........................................................................................12
3.4 Algunos conceptos erróneos ....................................................................................................13
3.5 Pasos o procesos de la función de organizar ...........................................................................14
3.6 Estructura de la organización: departamentalización.............................................................14
3.6.1 Modelos de departamentalización. .................................................................................15
3.7 Autoridad de línea, personal de staff, delegación del poder de decisión (empowerment) y
descentralización.............................................................................................................................18
3.8 Organización efectiva................................................................................................................18
3.9 Cultura organizacional. .............................................................................................................19
4.1. Integrar el personal ..................................................................................................................19
5.1 Dirigir .........................................................................................................................................21
5.2 Factores humanos y motivación ..............................................................................................21
5.3 Liderazgo ...................................................................................................................................21
5.4 Comités, equipos y toma grupal de decisiones ......................................................................22
5.5.1 El propósito de la comunicación. ......................................................................................22
6.1 Control .......................................................................................................................................23
3. Caso .................................................................................................................................................24
4. Taller.............................................................................................................................................25
Actividad 1 .......................................................................................................................................25
Actividad 2 .......................................................................................................................................27
Referencias ..........................................................................................................................................28
Web grafía ...........................................................................................................................................28
Control del documento .......................................................................................................................29
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1 Tipos de Planes ................................................................................................................ 7
Ilustración 2 Cronograma ...................................................................................................................10
Ilustración 3 Gráfica de Gantt.............................................................................................................10
Ilustración 4 Gráfica de Pert ...............................................................................................................11
PROCESO ADMINISTRATIVO 4
Introducción
1. Generalidades
1.1 Administración
Para Koontz y Weihrich (2013) “la administración es el proceso de diseñar y mantener un medio ambiente
en el cual los individuos que colaboran en grupos, cumplen eficientemente objetivos seleccionados. Un
administrador desempeña las funciones gerenciales de planear, organizar, integrar el personal, dirigir y controlar”.
Gulick (1937), citado por Ramírez (2009) sostiene que, “la administración es un sistema de conocimientos
por medio del cual los hombres establecen relaciones, predicen resultados e influyen en las consecuencias de
cualquier situación en que se organicen para trabajar unidos en el logro de propósitos comunes ” (p.4).
2.1 Planear
Por ello, los planes relacionados con la selección de la mano de obra, con la adquisición de máquinas y
equipos y la compra de materia prima, son planes medios. El plan que correlaciona todos estos planes-
medios para alcanzar un objetivo final de producción es un plan-fin. (Chiavenato, 1994, p.19)
Reglas Procedimiento
Políticas
Programa
Estrategias Presupuesto
Objetivos
Misión
Fuente: Elaboración Burgos Hilda, con datos de (Koontz y Weihrich. 2013, p.86).
PROCESO ADMINISTRATIVO 8
1. Misión
La misión empresarial es el conjunto de objetivos generales y principios de
operación de una organización .En todo sistema social las empresas tienen
una función o tarea básica que les ha sido asignada. Por ejemplo, el
propósito de una empresa de telecomunicaciones es la distribución de
bienes y servicios.
2. Objetivos o metas
“Son los fines hacia los cuales se dirigen las
actividades. No solo representan el punto final de la
planeación, sino también el destino al que se
encamina la organización, la integración del personal, la
dirección y el control” (p.4).
3. Estrategias
“Forma en la que se determinan los objetivos
básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de
líneas de acción, así como la asignación de los recursos necesarios para la
consecución de esas metas”
Según, Koontz y Weihrich (2013), “la estrategia también se relaciona con la dirección en
la cual se aplicará el talento humano y los recursos materiales, para aumentar la
probabilidad de lograr los objetivos elegidos” (p.105).
4. Políticas
Son declaraciones o interpretaciones generales que orientan las reflexiones para la toma de decisiones. Hay
muchos tipos de políticas, entre algunos ejemplos están las políticas de contratar tan solo ingenieros
egresados de universidades, promover la sugerencias de los empleados para reforzar la cooperación,
ocupar las vacantes con los propios trabajadores de la empresa, apegarse estrictamente a normas elevadas
de éticas delos negocios, fijar precios competitivos e insistir en los precios fijos en lugar de precios
cotizados al costo con un margen de ganancia (P.87).
5. Procedimientos
Los procedimientos corresponden a los planes que establecen un método de actuación para el manejo de
actividades futuras. Son secuencias cronológicas de las acciones requeridas; son guías de la acción más
que esquemas de pensamientos, y detallan la manera exacta en que deben cumplirse ciertas actividades
(p.87).
PROCESO ADMINISTRATIVO 9
Ilustración 2 Cronograma
2. Gráfica de Gantt.
Es una gráfica semejante al cronograma, pero con una diferencia: las columnas
verticales (variable tiempo) son divididas en cuatro partes.
Enero Febrero
Elaboración de la guía 5 x
Definición de proceso x
administrativo
Planear
Organizar
Evaluación guía 5 x
Fuente: parte de un ejemplo extractado de la ilustración de Chiavenato (1194) Iniciación a la administración general. Tercera Ed. p.24.
PROCESO ADMINISTRATIVO 11
3. PERT.
Ilustración 4Gráfica de Pert
En Ingles, ProgramEvaluationReviewTechnique,
cuyas siglas PERT son más populares que su nombre 2 4
5
en español: Técnica investigadora de evaluación de
programas. Es una técnica compleja de planeación y
control para múltiples actividades interdependientes 1 3
y relacionadas entre sí en diferentes periodos.
Esta complejidad no puede ser tratada con gráficas Fuente: parte de un ejemplo extractado de la
simples como el cronograma o la gráfica de Gantt . ilustración de Chiavenato (1194) Iniciación a
la administración general. Tercera Ed. p.24.
3.1 Organizar
Es una estructura social creada para lograr metas o leyes por medio de
los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo, Según
Koontz Harold, Weihrich Heinz, Cannice Mark, “En la función administrativa de
organizar, existen aspectos fundamentales para hacer que una organización funcione
adecuadamente, razón por la cual es importante conocer” (2013, p.23).
La naturaleza de la organización.
La estructura de la organización.
La autoridad de línea, personal de staff.
Delegación de poder de decisión (empowerment), y descentralización.
Organización efectiva y cultura organizacional.
Principio para la organización.
La estructura debe reflejar los objetivos y los planes, porque las actividades
se derivan de ellos.
1. Organigrama
De acuerdo con Chiavenato (1994), “es la gráfica que representa la organización formal de
una empresa, o sea, su estructura organizacional”.
PROCESO ADMINISTRATIVO 13
El organigrama está compuesto por rectángulos (que representan los cargos u organismos) que están unidos entre sí
por líneas (que representan las relaciones de comunicación). Cuando las líneas son horizontales, representan
relaciones laterales de comunicación. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad (del superior sobre
el subordinado) o relaciones de responsabilidad (del subordinado en relación con el superior). Lo que no está unido
por ninguna línea no tiene relación entre sí. (Pp.30-31)
Responsabilidad
Cargo
Autoridad
objetivos, para (Koontz y Weihrich, 2013), “se debe tener claro lo que implica
organizar”.
La función de organizar no implica ninguna especialización ocupacional extrema, que en muchos casos
hace que el trabajo sea poco interesante, tedioso y muy restrictivo. No hay nada en una organización que
dicte esto. Decir que los trabajos deben ser específicos no significa que tengan que ser limitados y
mecánicos. En cualquier organización los trabajos de pueden definir de tal modo que confieran desde
alguna o ninguna libertad personal hasta la discreción más amplia. No debe olvidarse que no hay una
manera óptima de organizar y que la aplicación de la teoría de la organización estructural debe tener en
cuenta cada situación (2013, p.158).
3.5 Pasos o procesos de la Sin embargo, los departamentos difieren con respecto
a los modelos básicos que se usan para agrupar las
función de organizar actividades. Debe destacarse que no hay una forma
óptima de departamentalización que sea aplicable a
Koontz y Weihrich (2013), “proponen un todas las organizaciones o a todas las situaciones. El
esquema de fácil entendimiento para el modelo dependerá de las situaciones y de lo que los
administradores consideren que les proporcionará los
lector” (p.159). mejores resultados en la situación que enfrenten;
también se puede basar en los conceptos de
Formulación y apoyo de reingeniería. (p.163)
objetivos.
Políticas y planes para el logro “Las empresas de cualquier naturaleza o ubicadas en
de las metas (hablando cualquier rama de la actividad económica, son
estrictamente, esto se lleva a organismos vivos; como tales nacen y se desarrollan
cabo en la planeación). en un medio socio-económico concreto que les
perfila su propia cultura. Presentan necesidades
Identificación y clasificación de particulares y no sobreviven si las funciones
actividades. esenciales no se realizan o si no se asegura su
Agrupamiento de estas realización de manera adecuada: su crecimiento y la
actividades. llegada a la madurez dependen de que su formación
se haya abordado adecuadamente” (Zabala, 2005,
Delegación y coordinación de
la autoridad, así como de las p.90).
relaciones de información.
En las
empresas
(…), las
3.6 Estructura de la funciones
organización: esenciales se
distribuyen en
departamentalización diferentes
órganos de
“La limitación en el número de gestión, cada
uno de los cuales se
subordinados que pueden administrarse en especializa en ciertos
forma directa restringiría el tamaño de las asuntos o tareas o grupos de
empresas, si no existiera la tareas. No todos pueden y
departamentalización. Agrupar actividades y deben realizar las actividades que se
personas en departamentos permite ampliar necesitan: unos hacen unas cosas y otros las demás.
Por esta razón, se requiere una determinación clara de
las organizaciones de forma indefinida”. las funciones y una distribución precisa de las
(Koontz y Weihrich, 2013, p.163) responsabilidades. Todo ello se logra a través de la
construcción de una estructura organizacional. (p.90)
PROCESO ADMINISTRATIVO 15
De acuerdo a Zabala (2005), la estructura es uno de La cultura organizacional implica definir una
los factores básicos en toda organización. Muestra los estructura organizacional formal, como instrumento
niveles de jerarquía, el grado de autoridad de las administrativo que permita alcanzar la misión y poder
diferentes unidades operativas, el complejo accionar adelantar las políticas. Cuando el administrador
que estas asumen, el ordenamiento de las áreas planea, debe preguntarse cuál es la estructura
interés y precisa quiénes asumen funciones adecuada o aquella que se pueda mantener por un
directivas, asesorías, técnicas de producción o de largo tiempo (p.91).
control (p.91).
2. Por territorio
Asigna la responsabilidad en
Desventajas
un nivel inferior. Requiere más personas
Ventajas
4. Por producto.
Desventajas
productos. general.
Ventajas
5. Organización matricial
El proceso de delegación de
Hay varias bases de poder, el cual
autoridad incluye determinar los
puede ser
resultados que hay que lograr, la
legítimo,
asignación de tareas, la delegación de
experto,
autoridad para realizar el trabajo y la
referente, de
asignación a las personas de la
recompensa
responsabilidad de los resultados.
o coercitivo.
La Las fallas en una delegación efectiva se deben, con
delegación frecuencia, a actitudes personales. Se puede superar
del poder de una delegación deficiente su se consideran las tareas
decisión y las metas, se mantiene una comunicación abierta, se
establecen controles apropiados y se motiva a través
de recompensas adecuadas. La autoridad previamente
(empowerment) autoriza a las descentralizada se puede recentralizar. El equilibrio
personas a tomar decisiones sin pedir es la clave para una descentralización adecuada
permiso a sus superiores. (Koontz y Weihrich, 2013, P.185).
A la hora de organizar se
debe tener en cuenta
factores claves como son:
hacen y piensan las personas en un
ambiente organizacional. Abarca el
aprendizaje y la transmisión de
Evitar errores mediante la planeación, conocimientos, creencias y modelos
la que hace referencia a fijarse objetivos y realizar de comportamiento durante mucho
una planeación ordenada: que sirve para determinar
las necesidades futuras de personal y los programas tiempo, lo cual significa que la cultura
de capacitación que se vayan a requerir. Por otro lado de una organización es bastante
la planeación de la organización también puede estable y no cambia rápidamente.
revelar debilidades (pp.190-195).
Los administradores, y sobre todo los de
Evitar la inflexibilidad organizacional: niveles superiores, crean el ambiente de la
empresa. Sus valores influyen en la
estos caos se presentan sobre todo en dirección que esta tome. Aunque el término
empresas que han operado durante valor se usa de varias maneras, se puede
varios años, y no alcanzan a tener un definir como una convicción más o menos
estructura organizacional efectiva, permanente acerca de lo que es y lo que no
que no es otra cosa que tener es apropiado y que orienta las acciones y el
comportamiento de los empleados en el
habilidad para adaptarse a las cumplimiento de las metas de la
alteraciones del entorno y enfrentar organización. (Koontz y Weihrich,
nuevas eventualidades. 2013, P.198).
Evitar inflexibilidad a través de la 4.1. Integrar el personal
reorganización: los cambios que se relacionan
con el ambiente de los negocios incluyen cambios de
las operaciones ocasionados, por la adquisición o Consiste en integrar y
venta de propiedades, las modificaciones en líneas de mantener ocupados los puestos
productos o en los métodos de marketing, los ciclos de una estructura
de los negocios, las influencias competitivas, las organizacional. Para este fin se
nuevas técnicas de producción, las políticas de los determinan las necesidades de
sindicatos, las normas legales y fiscales del gobierno
y el estado actual del conocimiento acerca de la los trabajadores, se hace un
organización. Muchas veces la deficiencia de la recuento del personal actual y
estructura son causa de la reorganización. Otra se reclutan, seleccionan,
deficiencia puede provenir de la insuficiencia de los colocan, promueven, evalúan y
administradores. (Koontz y Weihrich, 2013, capacitan o desarrollan
pp.190-195) candidatos o titulares actuales,
además de que se planea su
carrera y se les compensa, de
modo que el trabajo se cumpla
3.9 Cultura organizacional.
de manera eficaz y eficiente.
Es el modelo general de
comportamientos, creencias y valores
compartidos que los miembros de la
organización tienen en común. Esta
se infiere a partir de lo que dicen,
PROCESO ADMINISTRATIVO 20
5.1 Dirigir
Como consideran, Koontz y Weihrich, (2013) cada individuo tiene unas características propias, “las
cuales influyen recíprocamente, además de que su predominancia en situaciones específicas cambia con rapidez y de
manera impredecible. El ser humano es una persona total influida por factores externos, y ninguna se puede
desprender del efecto de estas fuerzas cuando va a trabajar ” (p.282).
La motivación es un término general que se aplica a todos los impulsos, anhelos, necesidades, deseos y otras fuerzas
similares. Decir que los administradores administran a sus subordinados es decir que hacen lo que creen que
satisfará esos impulsos y deseos e inducirá a los subordinados s actuar de manera deseada . (Koontz y Weihrich,
2013, p. 282)
5.3 Liderazgo
6.1 Control
Establecimiento de estándares.
Planes y puestos.
Los administradores.
3. Caso
Autor: Toussaint Eric (2004) Más información: CADTM Traducción: Miguel Ángel
Djanikian.Convenio: La Insignia - Rel-UITA 2 de marzo de 2004. Recuperado de http://www6.rel-
uita.org/internacional/enron-1.htm
Su historia comenzó en 1984 cuando Kenneth Lay, de 42 años, antiguo Subsecretario de Estado
de Energía bajo Ronald Reagan, se puso a la cabeza de la empresa Houston Natural Gas, que
devendrá Enron.
Entre 1990 y el 2000, los ingresos aumentaron el 1.750% (PublicCitizen, diciembre del 2001, p.
8). El 21 de diciembre de 1991, la acción Enron valía 21,5 dólares; el 7 de agosto del 2000, ésta
había saltado a 90 dólares; y el 3 de diciembre del 2001 (al día siguiente de la quiebra) cayó a
1,01 dólares. Entre el 2000 y el 2001, las ventas de Enron se multiplicaron por cuatro, pasando
de 12 a 48 mil millones de dólares. En agosto del 2001 Enron declara 401 millones de dólares de
beneficios; tres meses más tarde, el 26 de octubre, la empresa reconoce 618 millones de dólares
de pérdida.
A partir de junio del 2001 se precipita el declive de la empresa debido al retorno hacia una
mayor reglamentación. Sin embargo, la crisis venía de más lejos: desde el año 2000, la
capitalización bursátil de la empresa, así como la mayor parte de las otras empresas
estadounidenses tenían la tendencia a hundirse; los beneficios reales también bajaban.
A fin de que las acciones siguieran siendo atractivas, la dirección de la empresa infló de manera
completamente artificial las cuentas, registrando como ingresos los préstamos bancarios (los
otorgados por el principal grupo bancario mundial Citigroup y por J. P. Morgan) y otras
operaciones. Para disimular las pérdidas, la dirección de la empresa las sacó directamente del
balance. Con el objetivo de mantener una cotización bursátil lo más elevada posible, la dirección
de la empresa llevó a Enron a comprar masivamente sus propias acciones. Siguiendo esta línea,
la dirección hizo todo lo posible para que los fondos de pensión de los asalariados de Enron
aumentaran la parte de acciones de la cartera de Enron, a una competencia del 62%. Mientras
que en julio del 2001 el patrón de Enron, Kenneth Lay, invitaba a sus empleados a comprar las
acciones de Enron, al mismo tiempo las vendía de manera oculta, embolsando una plusvalía
importante en relación al precio al que las había adquirido en el cuadro de sus stock-options
(entre noviembre del 2000 y el 31 de julio del 2001, Kenneth Lay vendió 672.000 acciones de
Enron). Esto aceleró la caída de las acciones de Enron. Al mismo tiempo, todos los empleados se
habían visto impedidos de ejercer el derecho de vender sus acciones, dado que el fondo de
pensión Enron había sido declarado en reestructuración y todas las operaciones habían sido
bloqueadas. (Toussaint, 2004)
PROCESO ADMINISTRATIVO 25
4. Taller
Actividad 1
1. Responda
a) ¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo?
b) Enumerar y ordenar el conjunto de actividades que el empresario debe realizar
para manejar y desarrollar su empresa.
c) ¿Qué es la planeación?
d) ¿Cuáles son los elementos de una buena planeación?
e) ¿Qué es la organización?
f) Para que haya una buena organización en mi empresa debe haber
b) Para ejercer la dirección hay que tener cuatro habilidades básicas. Diga cuál de las
dos es verdadera y cual falsa:
Habilidad para comunicarse, para motivar a los demás, habilidad para
ejercer la autoridad, para tomar decisiones. ______
Habilidad para escribir una carta, para hablar por la radio, para hacer
carteleras, para hacer una entrevista. ______
3. Con las siguientes frases puedes identificar cada una de las funciones administrativas.
Define cual coincide con cada una de ellas, según tus conocimientos. (planeación,
organización, dirección y control).
El diagnóstico es el conocimiento exacto de la realidad
presente.____________________
Es el arte de convertir el futuro deseable en probable ______________________
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar. ______________________________
Si trato de hacer dos cosas al mismo tiempo no hago ninguna de las
dos… _______________
La buena comunicación es la mejor manera de evitar los
conflictos._____________________
La verdadera autoridad es como una fuerza que impulsa a los demás a seguir mis
indicaciones o a obedecer mis órdenes.__________________________
Más vale prevenir que lamentar… __________________________________________
d) Hacer una lista de estrategias que pueden utilizar para lograr los objetivos de la empresa y
escoger la mejor de ellas.
Actividad 2
Hace referencia al conjunto de etapas necesarias para desarrollar la actividad económica
dentro de una organización, las cuales deben estar directamente relacionadas con los
objetivos y la misión de la empresa en su ámbito.
a. Planeación estratégica
b. Administración estratégica
c. Proceso Administrativo
d. Proceso estratégico
Este concepto, tiene que ver con el establecimiento de los objetivos y la ejecución de los
planes necesarios para articular y ordenar las actividades dentro de la organización.
a. Organizar
b. Planear
c. Dirigir
d. Controlar
En la organización, este aspecto tiene que ver en la manera como se establecen los
objetivos a largo plazo.
a. Dinámica
b. Meta
c. Evaluación
d. Estrategia
Hace referencia a los planes específicos, para el manejo de actividades posteriores, a
través de una cadena ordenada con instrucciones dinámicas.
a. Planear
b. Procedimientos
c. Reglas
d. Procesos
Documento que está directamente relacionado con los resultados que se esperan en la
organización, se puede elaborar al principio de un periodo de la actividad económica y
valorarse en el transcurso del tiempo.
a. Plan de acción
b. Plan operativo
c. Presupuesto
d. Ponderación
PROCESO ADMINISTRATIVO 28
Referencias
Guick, Luther. (1937). Sience Volumen in Public Administration, Institute of Public Administration:
Tercera Ed.New York: Ecoe.
Koontz Harold, Weihrich Heinz, Cannice Mark. (2012). Administración: una perspectiva global y
empresarial; Decimocuarte Ed. México: McGraw-Hill.
Web grafía
Toussaint Eric (2004) Más información: CADTM Traducción: Miguel Ángel Djanikian.Convenio: La
Insignia - Rel-UITA 2 de marzo de 2004. Recuperado de http://www6.rel-
uita.org/internacional/enron-1.htm
PROCESO ADMINISTRATIVO 29
Administradora de Empresas -
Revisión temática Lida Álvarez Fonseca
Instructora
Publicista – Componente
Diagramación Shirley Cajiao Daza 12/12/2014
Transversal