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INFORME JUNTA DE VIGILANCIA

VIGENCIA 2010

En la ciudad de Santa Marta D.T.C.H., a los Dos (2) días del mes de Marzo de
2011, extendiéndose al cuatro (4) de Marzo de 2011 siendo las Diez (10:00) horas
A.M., previa convocatoria por parte del Presidente de la junta de vigilancia, se
reunieron en las instalaciones de la Cooperativa en calidad de miembros de la
junta Principales lo señores: Duber Benedetti Rodríguez (Presidente), Alfredo
Leal Meléndez (Vicepresidente) y Aldo Latorre Iglesias (Secretario).

La Junta de Vigilancia como ente de control realizo las actividades conforme a lo


estipulado por los estatutos de la Cooperativa de Pensionados y
Trabajadores del Sena COOTRASENA LTDA; de lo anterior podemos concluir
los siguientes puntos de la vigencia del año 2010 los cuales presentamos en este
informe:
1. La Junta de Vigilancia ejerciendo sus funciones de la posesión llevada a cabo
en la asamblea de elección en marzo del año 2010, con lo cual tomando su
función como ente de control y revisión de la cooperativa, se realizo las
acciones de investigación del señor asociado NELSON ZAPATA, el cual fue
sujeto a una investigación previa referente a su comportamiento y su actitud
frente a la cooperativa y a sus órganos de dirección, con esto se encontraron
los siguientes hechos:
 Actitud mal intencionada y perjudicial en contra de la Cooperativa,
ejecutando comunicados y mensajes a la Supersolidaria, violando el
conducto regular de la información de la cooperativa, con el fin de
ejercer presión y colocar a la autoridad competente en contra de la
cooperativa, con este resaltamos que se violan los principios universales
de la cooperativismo, que podemos citar como, Espíritu de
solidaridad, cooperación, participación y ayuda mutua; así mismo
según el Capitulo 3 derechos y deberes de los asociados, articulo 17 de
los estatutos de nuestra Cooperativa señala textualmente en uno de sus
apartes incisos I-J; “Comportarse solidariamente en sus relaciones
con la Cooperativa y con sus asociados de la misma” y
“Abstenerse de efectuar actos o de incurrir en omisiones que
afecten la estabilidad económica o el prestigio social de la
cooperativa”. Con base a estos hechos se envió el informe de fecha 22
de octubre del 2010, notificando al Consejo de Administración de esta
conducta perjudicial para la cooperativa, con lo cual se busco de acuerdo
a los estatutos se implantara la amonestación del caso para este hecho.
 Por otro lado se encontró que el asociado NELSON ZAPATA objeto de
investigación por este ente de control incurrió en falta grave como lo
consagra el estatuto de COOTRASENA en el capítulo 4 articulo 32 y
capitulo 3 articulo 17 y 18; asumiendo una conducta agresiva verbal y
ofensiva en contra del señor ALFREDO LEAL MELENDEZ
Vicepresidente la Junta de Vigilancia; y en repetidas ocasiones se
presento este hecho, así mismo resaltamos el comportamiento de este
asociado en la asamblea de marzo del 2010 teniendo un
comportamiento inapropiado y agresivo con los dignatarios elegidos para
conformar la mesa directiva de la asamblea de elección.
 La Junta de Vigilancia por todos estos hechos emitió su concepto con la
investigación del caso y remitió esta investigación para que el consejo de
administración con su facultad y de acuerdo a los estatutos, decidiera la
sanción para el asociado.
 De acuerdo a los hechos de la investigación de la conducta del asociado
Nelson zapata el consejo de administración mediante acuerdo numero
09 emitió la sanción para el seño Nelson zapata, decidiendo la expulsión
del mismo por los hechos consignados en este informe.
2. La Junta de Vigilancia recibió de notificaciones de morosidad en octubre del
2010 por parte de algunos asociados los cuales aumentaron la cartera de la
cooperativa en el pago de seguro de vida que tomaron los mismo, por este
hecho se les recuerda cumplir con lo consagrado en el artículo 17 de los
estatutos de la cooperativa en los deberes de los asociados, explícitamente el
inciso a.
3. La Junta de Vigilancia en los meses de Septiembre y Octubre recibió
notificación por parte de la gerencia de la cooperativa, informándonos que la
nomina de reporte no se realizaron los descuentos adquiridos por la
cooperativa debido a la no capacidad de pago de muchos asociados, por lo cual
sugerimos cumplir con los deberes y obligaciones con la cooperativa y también
realizar ajustes en los créditos otorgados para los asociados; es necesario antes
de cualquier desembolso realizar un estudio de crédito y viabilidad para los
mismos prestamos.
4. La Junta de Vigilancia como ente de control viene realizando desde el mes de
junio una auditoría interna y externa a los procesos de la Cooperativa así
mismo a CECAP siendo este un producto de la Cooperativa. De este se emitió
un informe al señor presidente del Consejo de Administración el día 21 de
enero del 2011, el cual hace recomendación y sugerencias en los siguientes
puntos:
 Analizar la carga prestacional de la Cooperativa, debido al alto costo que
contiene la misma y su incidencia sobre la nomina de los empleados de
la Cooperativa.
 Solicitar un informe al revisor fiscal donde se pueda analizar cada uno de
los rubros y con esto poder presupuestar gastos y minimizar costos.
 Mejorar las instalaciones así mismo los procesos que se llevan a cabo en
CECAP, con el fin de generar un impacto positivo y competitivo en el
mercado, para ellos recomendamos el estudio y viabilidad para comprar
nuevos equipos audiovisuales y mejoramientos de la infraestructura de
la institución.
 Así mismo dentro de nuestro análisis externo encontramos que la
institución CECAP, no utiliza estrategias de medios publicitarios para
ofrecer los programas de la oferta educativa, y tampoco se ha
implantado un estudio o diagnostico estratégico en el mercado para
ofrecer nuevos programas, como gestión portuaria, mercadeo y ventas,
y administración turística, donde nuestra competencia esta abarcando
este nicho de mercado sin tener competitividad en los programas, por
ende sugerimos al consejo de Administración realizar un análisis de esta
situación para determinar una estrategia y aprovechar este mercado, por
otro lado también sugerimos realizar el análisis para ofrecer cursos
cortos y seminarios que puedan fortalecer el portafolio tanto de la
Cooperativa como de CECAP y generar nuevos ingresos para
COOTRASENA.
 Dentro de los procesos internos de CECAP resaltamos que la evaluación
para los docentes se realizo y no se ejecuto para tener en cuenta la
selección de los docentes de la institución para el primer semestre del
año 2011.
 Se solicito como sugerencia que la programación de los cursos deben
estar sistematizada y entregada a los respectivos docentes antes de
iniciar su proceso de formación para el primer semestre del 2011.
 También se recomendó para minimizar el impacto de la cartera en
CECAP, realizar un ajuste y un mecanismo para que no crezca con el
tiempo de morosidad en los estudiantes, y también realizar algún cobro
de intereses por mora como medida para el pago oportuno de las
mensualidades de los aprendices del centro.
 Por otro lado con respecto a la parte legal del centro de capacitación
profesional CECAP, se recomendó con mayor prioridad realizar y
urgencia realizar la actualización de la licencia de la secretaria de
educación la cual se encuentra en estos momentos vencida.
5. La Junta de Vigilancia espera que todos estos puntos sean de un profundo
análisis y reflexión por parte de la Asamblea para mejorar la calidad de los
servicios de COOTRASENA; el crecimiento y competitividad del centro de
formación técnica profesional CECAP.

Dado en Santa Marta, Departamento del Magdalena a los cuatro (15) días del mes
de marzo del año 2011.

______________________ ________________________
DUBER BENEDETTI ALFREDO LEAL
Presidente Vicepresidente

__________________________________
ALDO LATORRE IGLESIAS
Secretario
COOTRASENA
INFORME FINAL: JUNTA DE VIGILANCIA

En la ciudad de Santa Marta D.T.C.H., a los Veinte y nueve (29) días del mes de
Marzo de 2011, extendiéndose al Treinta (30) de Marzo de 2011 siendo las Diez
(10:00) horas A.M., previa convocatoria por parte del Presidente de la junta de
vigilancia, se reunieron en las instalaciones de la Cooperativa en calidad de
miembros de la junta Principales lo señores: Duber Benedetti Rodríguez
(Presidente), Alfredo Leal Meléndez (Vicepresidente) y Aldo Latorre Iglesias
(Secretario).

La Junta de Vigilancia como ente de control elegida por la Asamblea general de


marzo de 2010; presenta el informe final de su gestión conforme a sus funciones,
actividades y atribuciones emanadas del articulo 69 (inciso 2-3-4-5-6-7-8-9),
estipulado por los estatutos de la Cooperativa de Pensionados y
Trabajadores del Sena COOTRASENA LTDA; de lo anterior podemos concluir
los siguientes puntos críticos para que la próxima junta de vigilancia que sea
designada por la asamblea general extraordinaria continúe realizando dicha
gestión y análisis de estos puntos debido a la complejidad de los mismo y que a
futuro de acuerdo a nuestra visión pueden afectar tanto a la Cooperativa como a
CECAP siendo este un producto de la Cooperativa, estos puntos los presentas en
este informe a continuación:

1. Dejamos constancia para que la Junta de Vigilancia entrante continúe


realizando la investigación del caso del señor asociado Nelson Zapata debido a
su comportamiento y actitud, de acuerdo a nuestro análisis esta conducta sigue
siendo perjudicial para los intereses de la cooperativa y rompe cualquier
principio de la economía solidaria, resaltamos de manera particular las
amenazas promulgadas directamente contra los miembros de la Junta de
Vigilancia, así mismo contra la cooperativa y delante de la máxima autoridad
que es la asamblea general de asociado el día 26 de marzo del presente año,
donde el afirma que demandara penalmente y civil mente a los dignatarios y
representantes de los órganos de administración y la Cooperativa misma.

2. La Junta de Vigilancia realizando el análisis y diagnostico de CECAP dejamos


constancia también en este informe que muchos docentes no tienen
actualizado la estructura curricular, así mismo existen muchos vacios en la
formación, debido a que los perfiles de los docentes en algunos casos como el
modulo de servicio al cliente, legislación laboral, etica y matemáticas, no
cumple para formar estudiantes de acuerdo a las competencias, mas sin
embargo se encuentran dando formación en áreas que no son de su perfil
profesional, dejamos esta constancia para que sea sujeto de investigación por
parte de los miembros de la junta de vigilancia que sean designados por la
asamblea general extraordinaria, por otro lado existe también, docente que
dejan los cursos vacios con talleres o realizan actividades pedagógicas con un
costo que asume el estudiante, como por ejemplo en el módulo que se dicta en
secretariado, se hace una actividad que debe ser sujeta de investigación por
este ente, debido a que los docentes encargados de dicha actividad pide un
costo para realizarla; y el estudiante debe dar una suma de dinero para la
misma; dicha actividad aun no está clara de acuerdo a la estructura curricular
del curso de secretariado ejecutivo que se viene realizando a la fecha, lo cual
debe ser sujeto a una investigación y análisis para su respetiva negación o
modificación, así mismo encontramos en la dirección fallas en el proceso y
errores por parte del director en la programación de clases, en los recaudos
que se reflejan en la alta cartera que tiene CECAP, también en la poca y
mínima gestión de mercadeo para vender el portafolio de servicios de CECAP;
por otro lado existe deficiencias en los procesos de inscripción y selección de
los nuevos estudiantes, debido a que el filtro utilizado no cumple las
expectativas para verificar las capacidades aptitudinales y de conocimiento de
acuerdo al perfil de los cursos para los candidatos a aprendices CECAP, todo
esto se pudo observar en el pobre informe de gestión presentado por la
dirección de CECAP, el cual no fue socializado debido que el director no asistió
por motivos de salud en la Asamblea General informativa realizada el día 26 de
marzo de 2011.

3. Por otro lado hacemos énfasis y estamos preocupados en la gestión por parte
de la dirección y la gerencia que no se cumplen las prohibiciones, tenemos
conocimiento por parte del Consejo de Administración, que a pesar de que se
prohibió dictar clases por falta de no cumplir con el perfil para realizar
formación en áreas como matemáticas, se sigue realizando los sábado por
parte del señor Elkin Ospino, el cual sigue realizando las recuperaciones del
modulo de matemática durante 12 sábados expuesto por el presidente del
Consejo de Administración, a pesar de que fue inhabilitado para realizar dicha
formación, por ello dejamos constancia que no se lleva a cabo las decisiones
tomadas por parte de los órganos directivos de la cooperativa, entonces
pedimos se realice y continúe esta investigación para aclarar todo este proceso.

4. La Junta de Vigilancia como ente de control muestra su preocupación y deja


constancia en este informe que existen anomalías por parte del señor Revisor
Fiscal en la presentación de los informes de su gestión, resaltamos que su labor
es importante pero de acuerdo a lo que estipula las funciones de revisoría fiscal
y en concordancia con el articulo 71 y 72 (inciso 1) de los estatutos de
COOTRASENA, observamos que en los informes entregados y socializados en la
Asamblea general informativa del día 26 de marzo, se presenta un hecho que
nos llama la atención de manera preocupante, ya que quien firma los balances
así como el estado de Resultados y excedentes, es una persona ajena a la
Cooperativa, que se llama MIRTA POLO PAYARES con Tarjeta profesional No.
117470-T; quien se contrata solamente para firmar dichos documentos, lo cual
de acuerdo a nuestro análisis esta fuera de cualquier parámetro legal y
estatutario, y la Revisoría Fiscal pasa por alto este hecho. Con esto dejamos
constancia que en COOTRASENA existe la figura de contador, pero no la
desarrolla la persona indicada debido que fue contrata equivocadamente
porque no es contador si no una administradora de empresas, esta misma
realiza los balances así como los estados de Resultados y Excedentes, y la
persona que citamos es quien firma este acto administrativo; este hecho
perjudica presupuestalmente, debido a pagos externos para contadores que
deben firmar los balances de la cooperativa para cumplir los parámetros que
exige la ley; y también nos preocupa que la entidad competente nos sancione
por este hecho que actualmente se viene desarrollando en la cooperativa,
dejamos este hecho para un profundo análisis por parte de los miembros del
Consejo de Administración, la nueva Junta de Vigilancia que sea designada y la
Gerencia de COOTRASENA.

5. La Junta de vigilancia mediante acta No. 001 del 02 de febrero de 2011 realizo
una reunión donde hizo un énfasis en unos puntos críticos de observación por
este ente de control dentro de COOTRASENA y CECAP como producto de la
cooperativa, los cuales fueron remitidos al Consejo de Administración, para su
análisis y pronta respuesta. Con esto dejamos constancia que a la fecha no
respondieron la comunicación enviada mediante dicha acta, solo se nos entrego
el informe del punto de revisoría fiscal; quedando sin contestación lo referente
a vencimiento de la licencia de secretaria de educación; sistema de
contratación instructores I semestre del 2011; planeación académica de la
formación de CECAP; horarios del personal administrativo y vigilancia
COOTRASENA Y CECAP; comité de evaluación y seguimiento de aprendices de
CECAP el cual no se encuentra en funcionamiento; por ello nos preocupa que
no se le de prioridades a estos puntos siendo relevantes para el mejoramiento
de los procesos y de la calidad en la formación así como en los servicios que
presta actualmente la cooperativa.

6. Por último La Junta de vigilancia informa su preocupación debido a que a la


fecha el comité de educación no viene realizando sus funciones ni en la
asamblea presento su informe, por tal razón dejamos constancia que la
educación cooperativa es emanada de nuestra filosofía, por lo tanto se debe
ejecutar como lo dice la ley en la distribución de excedentes, nos preocupa
sobre manera que no se tiene estipulado ni presupuestado la educación
cooperativa para los asociados de COOTRASENA, lo cual también puede ser
objeto de investigación y análisis debido a que si no actuamos ahora podemos
ser sancionados en la distribución de esos excedentes que dice la ley. Estos
puntos contenidos en este presente informe lo dejamos para la reflexión y
análisis de los órganos de administración de COOTRASENA.

Dado en Santa Marta, Departamento del Magdalena a los treinta y uno (31) días
del mes de marzo del año 2011.

______________________ ________________________
DUBER BENEDETTI ALFREDO LEAL
Presidente Vicepresidente

__________________________________
ALDO LATORRE IGLESIAS
Secretario

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