INFORMACIÓN ESCRITA Y ENVÍO DE CORRESPONDENCIA

ACTIVIDADES FINALES
1.- ¿En qué consiste la ofimática?
Es la aplicación de los medios informáticos a los procesos y tareas que se realizan en las
oficinas.
2.-Menciona y explica tres ventajas que aporta la ofimática a los trabajos de oficina.

 Rápidez: En unos segundos los ordenadores realizan cálculos y procesos que

podrían suponer semanas de trabajo para una persona. Esta rapidez de
ejecución se manifiesta también en la transmisión de la información por vía
telemática
 Precisión: Las personas cometemos errores debido a distracciones, fatiga y
factores, sin embargo, otros factores, sin embargo, ni se fatigan ni se distraen y
tampoco cometen errores.
 Ahorro de trabajo: Muchas de las tareas repetitivas y aburridas pueden ser
ejecutadas por los ordenadores, lo que nos deja a las personas tiempo para
otras tareas.
3.- Nombra tres periféricos de entrada y tres de salida. Explica en qué consisten.
De entrada: Teclado, ratón y escáner
Sirven para introducir los datos que van a ser procesados por el ordenador.
De salida: Monitor, impresora y
Son los que nos devuelven la información una vez procesada por la CPM.
4.- ¿A que llamamos correspondencia comercial?
Es un sistema de comunicación escrita que utilizan las empresas en sus diferentes
actividades mercantiles
Debe de contemplar unas normas:
-Que sea de fácil comprensión
- Que haya una exposición adecuada de los asuntos
- Que evite adornos o palabras excesivas
- Que atienda el motivo de la comunicación buscando la recisión
5.- En qué se diferencia un e-mail de carácter particular de otro que tenga finalidad
comercial ?
6.- Indica tres normas a seguir en el uso del e-mail como medio de comunicación
empresarial.
7.- ¿Qué tipo de precauciones habrá que adoptar en la apertura de los sobres?

 No abrir aquellos sobres en los que el contenido sea confidencial o reservado

 Abrirlo con cuidado para no romper su contenido
 Comprobar que los anexos quedan junto con el contenido principal, que están
en el sobre y no se han traspapelado
 Comprobar la dirección del remitente que figure en los documentos, si no está
se deja el sobre junto con la documentación.
8.- En el caso de una carta que consta de dos páginas y un anexo, ¿Dónde se pondrá
el sello de entrada?
En la primera página de la carta
9.- ¿Qué criterio seguiremos para asignar el número de entrada de los envíos?
El orden de llegada, dentro de los envíos que se reciben en el mismo día
10.- En el apartado fecha de registro de entrada, ¿qué datos consignaremos?
Día y mes en que se recibe el documento
11.- ¿Qué se debe hacer cuando se recibe una carta que interesa a más de un
departamento?
Hacer una o más fotocopias, dejando constancia en el registro del departamento que
se entrega el original y de los departamentos que se entrega la copia.
12.- ¿Puedes explicar en qué consiste un portafirmas?
Una carpeta especial en la que se presentan los documentos para que sean firmados
por la persona que le corresponde.
13.- ¿Cómo se consignan la fecha y el número de salida de los documentos que se
expiden en la empresa?
Con la fecha en la que salen los documentos
14.-¿ Qué datos se consignan en el apartado destinatario en el registro de entrada?
¿ Y en el registro de salida?
En el registro de entrada: en el apartado destinatario se dejará constancia del
departamento o persona de la empresa a la que se le entrega el documento.
En el registro de salida: el destinatario es la persona del exterior, a la que se le envía el
documento
15.- ¿Figuran los mismos datos en el apartado origen en el caso de las entradas y las
salidas? Argumenta la respuesta.
No, en las entradas el origen se refiere al remitente externo, y en las salidas el origen es
el departamento de la empresa de donde sale el escrito.
16.- Indica algunas tareas relacionadas con la expedición de la correspondencia.

 Comprobar el peso de los sobres.

 Separar los envíos por peso y tamaño.
 Hacer una segunda clasificación según el destino es la misma localidad u otra
diferente.
 Poner los sellos de acuerdo a su tamaño, peso y destino.
17.- Indica algunos de los datos que interesa reflejar en un registro de entrada de fax.

 Número de entrada
 Fecha y hora de entrada.
 Número de FAX
 Remitente
 Número de páginas del documento
 Síntesis del asunto.
18.- Explica en qué consisten los siguientes servicios que ofrece Correos:
Carta urgente: Envío rápido que se entregan en un día hábil en España y tres en
Europa.
Reembolso: Cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía o de la
correspondencia
Correo digital: Un servicio de correos que permite enviar una carta o tarjeta postal
desde nuestro ordenador.
Carta certificada: Es un envío garantizado que se entrega bajo firma.
Giro: Servicio que permite el envío de dinero a cualquier parte.
Apartado postal: Correos asigna un cajetín de recepción en el que se puede recibir
cualquier tipo de objeto postal, al que se accede dentro de horario postal.
19.- ¿Qué tipo de legislación es la Ley de las 3R?
La ley de las 3R no se trata de ninguna norma legal, no es una ley. Es un conjunto de
prácticas que tiene como objetivo mejorar el medio ambiente , es Reducir, Reutilizar y
Reciclar.
20.- ¿Qué acciones se pueden adoptar en la oficina para cumplir con la Ley de las 3R?
¿Y en tu ámbito particular?
 Reducir la impresión de documentos siempre que sea posible
 Hacer las fotocopias necesarias
  Usar papel reciclado
 Reducir su consumo
 Imprimir solo lo necesario
Uso particular
 No dejar luces encendidas ni aparatos si no se utilizan
 Mantener la temperatura de la calefacción y aire
 Utilizar iluminación de bajo consumo.
 Reutilizar y reparar antes de tirar
 Separar los residuos.
21.- ¿A quién afecta la LOPD? ¿A quién protege?
A los particulares, organismos y empresas que están obligados a poner en marcha
acciones y ara garantizar ese respeto.
Protege en cuanto a los datos de los documentos
22.- Indica cinco prácticas que pueden seguirse en una oficina para cumplir con la
LOPD.
-Sólo se podrán recoger para su tratamiento cuando sea necesarios.
- No podrán usarse para otros fines distintos a los que motivaron su solicitud.
- Se garantizará el ejercicio del derecho de acceso, rectificación, oposición y
cancelación por parte a la persona a la que se refieren.
- Cuando se solicite debe informarse al interesado de que van a formar parte de un
fichero con una finalidad concreta.
- No puede utilizarse para el envío de comunicaciones electrónicas o comerciales no
solicitadas.
23.- ¿Qué es la Agencia Española de protección de Datos? ¿Cuál es su misión? ¿Cómo
actúa?
La AEDP es un organismo público que vela por el cumplimiento de la LOPD y tiene
potestad para sancionar los incumplimientos.
Su misión es que edita guías divulgativas que interesan a los particulares y empresas-
Actúa con una vigilancia y control para que se cumpla la LOPD y protege a los
ciudadanos.

24.- SUPUESTO DE REGISTROS

A) La empresa COMERCIAL ASTORGA recoge el día 25 de mayo en su apartado postal
los siguientes envíos:

 Carta de INDUSTRIAS LARA, de Sevilla, junto con el pedido nº139

 Carta de TRANSPORTES PEREZ, de Madrid, que reclaman el pago de 404,9€,
importe de su última factura del mes de abril.
 Carta de Juana Sánchez de Mendoza; reside en Teruel. Solicita catálogo de los
productos.
 Factura nº 297, de COMELSA, proveedor que reside en Bilbao.
 Carta de los Gaditanos de Cádiz, junto con el cheque nº 234567, por importe de
349,7€ para cancelar la factura correspondiente a la última compra.
 Carta y currículum vitae de Sonia Pedraza Tinto, de Madrid. Solicita un puesto
en el departamento de ventas.
También se ha recibido a través de empresas de mensajería lo siguiente:

 Paquete (pequeño) conteniendo unas muestras. Lo envía AGRIMUR, de Murcia.

 Carta y catálogos de MAQUINARIAS REUNIDAS, S.A, de Madrid.

SE PIDE: Registrar debidamente estas entradas, teniendo en cuenta que el último

número del registro del día 24 es el 875. Tienes que indicar el departamento
destinatario de cada envío.

Entrada de correspondencia
Datos de Procedencia
entrada
Nº Mes Día Remt Localidad Clase Anexos Asunto Destino Observ

87 Mayo 2 Industrias Sevilla Carta Pedido Pedido Ventas ---------

6 5 Lara nº139
87 Mayo 2 Transportes Madri Carta Reclama Contabilidad --------
7 5 Pérez d pago 404,9
87 Mayo 2 Juana Teruel Carta Catálogos Ventas --------
8 5 Sánchez de
Mendoza
87 Mayo 2 Comelsa Bilbao Carta Factura Factura Compras
9 5 nº297
88 Mayo 2 Los Cádiz Carta Cheque Pago 349,7€ Ventas Origina
0 5 Gaditanos la
ventas
88 Mayo 2 Sonia Madri Carta c.v Solicitud Personal ---------
1 5 Pedraza d
Tinto
88 Mayo 2 Agrimur S.A Murcia Paquete -------- Muestras Director --------
2 5
88 Mayo 2 Maquinaria Madri Carta Catálogo Catálogo de Compras -------
3 5 s Reunidas d maquinaria
s

B) A su vez, COMERCIAL ASTORGA, el mismo día 25 de mayo, realiza los siguientes

envíos:

 Compras dirige una carta a CACITER, DE Cáceres, con esa misma fecha,
mostrando la disconformidad con su factura núm.1.034, en la que se ha
detectado un error. Se devuelve esta factura.
 Ventas escribe el día 24 a Fernando Letona Ruiz, de Valdepeñas (Ciudad Real).
Se envía letra de cambio para que la acepten.

 De compras escriben ese mismo día a ROMAN TORA, S.A., de Madrid. Se le

reclama envío de la mercancía correspondiente al pedido núm.95 de fecha
14 de abril pasado.
 El director general escribe, con fecha del día 23, a Transportes Ter, de
Tarragona. Formula una queja por las deficiencias observadas últimamente
en el servicio.
 Ventas dirige una carta circular de fecha del día 20 a 143 clientes de la zona
de Toledo. Se les informa sobre la apertura de una nueva sucursal en Toledo
capital.
  Compras dirige ese mismo día una carta-pedido a PRODUCTOS MACÍAS, S.L
 El director general, ese mismo día, se dirige por carta al BLANCO DEL
NORTE y solicita información sobre ayudas financieras para la adquisición de
maquinaria.
 El departamento comercial solicita, con fecha del día 23, información a
FERNITRANS sobre las condiciones para participar en la feria que se va a
celebrar en el mes de septiembre en Barcelona.
 El departamento comercial escribe el día 24 al cliente Ramón Cortina Claro,
de Alcalá de Henares (Madrid). Es la contestación a la solicitud de este
cliente. Se le envía por correo aparte: muestras, catálogos y lista de precios.
SE PIDE: Registrar la salida de estos envíos.

SALIDA DE CORRESPONDENCIA

FECHA DESTINO ENVIO

Mes Dí Destinatari Localidad Fech Clase Anexo Asunto Origen Observa
a o a s ciones
Doc.
May 25 Caciter S.A Cáceres 25 Carta Factur Error Contabilida --------
o a factura d
1034
May 25 Fernando Valdepeña 24 Carta Letra Letra para Ventas --------
o Letona Ruiz s aceptación
May 25 Roman Madrid 25 Carta -------- Reclamació Compras -------
o Tora S.A n
Pedido
nº95
De 14 abril
May 25 Transporte Tarragona 23 Carta ------- Quejas por Director -------
o s Ter S.A deficiencias
en envío
May 25 Varios Varios 20 Carta ------- Apertura Ventas Lista
o circular circula sucursal destinatario
r Toledo s
May 25 Productos Guadalajar 25 Carta ------- Carta- Compras ---------
o Macías SL a pedido
May 25 Banco del Madrid 25 Carta ------ Financiació Compras ---------
o Norte n
maquinaria
s
May 25 Feritrans Barcelona 23 Carta -------- Solicitud de Comercial -----------
o feria
May 25 Ramón Alcalá de 24 Carta ------- Anuncio Contabilida -----------
o Cortina Henares envío d
Claro muestras
aparte
PRACTICA PROFESIONAL
1.- ¿A que hace referencia esta nota informativa?
A la correcta implantación de las medidas de seguridad de los datos personales.
2.- ¿Por qué la AEPD incluye esta guía en su página web?
Para concienciar a las entidades tanto públicas como privadas, y facilitar la adopción de
las medidas y procedimientos de seguridad, para todos aquellos que deben adecuarse
a las exigencias de la Ley en la que se explican los niveles de seguridad aplicables y las
medidas que deben implantarse en función de datos que maneje cada entidad.
3.- ¿Por qué la AEPD realiza inspecciones? ¿En qué se basan estas inspecciones?
Para que las entidades elaboren el Documento de Seguridad, documento interno
obligatorio en cualquier organización, en el que deben recogerse, entre otros
elementos el tipo de datos, las medidas y procedimientos de seguridad aplicables, las
obligaciones y funciones del personal, o las medidas adoptadas en su transporte y
destrucción.
4.- ¿Qué es el documento de seguridad relacionado con la protección de datos? ¿Qué
carácter tiene? ¿A quién obliga?
La Guía de seguridad de datos.
Carácter obligatorio
Obliga a las entidades a los organismos tanto públicos como privados que manejan y
almacenan cualquier tipo de información personal