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Versión: Diciembre 2014

 Herramientas  de  control  

Por: Ma. Concepción Alonso Ortega

En la administración técnica existen métodos o herramientas que facilitan el trabajo a los administradores y
son aplicadas en cada una de las áreas funcionales de la empresa con el propósito de asegurar que se
cumplan las actividades tal como fueron planeadas y, en caso de ser necesario, se establezcan las
medidas correctivas. A continuación abordaremos algunas de ellas.

1.  Herramientas  o  técnicas  del  control  financiero  

El control financiero implica acciones en cada actividad que involucra el control de los recursos monetarios.
Dada la importancia del buen manejo de los recursos financieros de la empresa existen los presupuestos,
estados financieros, razón financiera y las auditorías que nos ayudan a controlar este recurso.

Presupuestos  

Dentro de la etapa del control, el presupuesto es una de las medidas más utilizadas para el evaluar
los gastos dentro de una organización. Existen los siguientes:

a. Presupuesto de gastos. Son los que se dan en las diferentes áreas funcionales de la
empresa. Este presupuesto incluye los gastos imprevistos y reales.

b. Presupuesto de ingresos. Aquí se consideran las ventas en efectivo del giro principal de la
empresa, así como los ingresos que no son desde giro, pero que forman parte de ella, como
pueden ser ventas de maquinaria, terrenos, equipo, así como todos los ingresos previstos y
reales de efectivo que entran a la empresa.

c. Presupuesto de efectivo. Es el flujo de efectivo estimado, se consideran las entradas y

salidas de manera semanal o mensual requeridas para el funcionamiento de la empresa.

d. Presupuesto de capital. Es la planeación de inversiones como incremento y decremento de

capital. Su finalidad principal es hacer crecer el capital de la empresa en inversiones de
activos como edificios, maquinaria pesada, entre otras.

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escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.
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Estados  financieros  

El control financiero es indispensable en todas las organizaciones, por eso es importante no solo
realizar estados financieros sino también interpretarlos para la correcta toma de decisiones. Entre
los principales estados financieros encontramos:

a) Balance general: es la relación de derechos y obligaciones de la empresa presentados en

una fecha determinada. Representa todos los bienes y derechos propiedad de la empresa y
todos los derechos y obligaciones de la misma. El capital de la empresa también se muestra
por ser parte de los derechos y obligaciones de ésta.

b) Estado de ingresos o pérdidas y ganancias: se presenta en un periodo determinado y

establece cómo llegó la empresa a una utilidad o una pérdida durante el lapso mencionado.
Es el total de las ventas de la empresa contra los gastos incurridos en el mismo periodo para
determinar si se obtuvo utilidad o pérdida financiera.

Razones  financieras  

Para llevar a cabo el análisis de los estados financieros es necesario conocer y aplicar las razones
financieras. Entre las más importantes están:

a) Razones de liquidez: indican la capacidad que tiene una empresa o persona de hacer
frente a sus deudas actuales.

b) Razones de actividad: evalúa el desempeño interno de la empresa comparándolas con las

principales actividades definidas por los directivos.

c) Razones de rentabilidad: mide las utilidades de la empresa a partir de los ingresos.

d) Razones de apalancamiento: esta razón determina el grado de operación que puede tener
una empresa con dinero prestado.

Auditoría  interna  y  externa  

La función principal de la auditoría es validar el buen funcionamiento de una organización; además,

brinda informes con observaciones que nos ayudan a mejorar la administración o un proceso en una
empresa.

a) La auditoría interna

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Como su nombre lo dice, se lleva a cabo por los integrantes de la misma empresa. Es parte
del control porque su fin principal es monitorear el buen funcionamiento de la organización o
de una parte de ella. Muchas personas asocian la auditoría con la detección de fraudes
porque ésta implica presentar un informe del buen uso de los recursos de la empresa,
aunque lo más importante es la prevención de las desviaciones de recursos, así como los
recursos mal aplicados. Nos ayuda también a medir el grado de eficiencia que tiene la
organización. Sus resultados siempre arrojan datos que podemos utilizar para corregir
errores o mejorar los procesos.

b) Auditoría externa

Este tipo de auditoría generalmente viene después de una auditoría interna y es, en muchas
ocasiones, realizada por un organismo independiente que regula el buen uso del recurso
financiero (esto aplica en las empresas públicas). En la empresa privada es efectuada por un
despacho o consultor independiente. Tiene gran importancia ya que además de cuidar los
recursos de la empresa, detecta áreas de oportunidad en las organizaciones. También
fomenta la honradez en la empresa, ya que los trabajadores, al saberse monitoreados, evitan
comprometer su trabajo y prestigio por el mal uso del recurso financiero.

2.  Herramientas  y  técnicas  de  control  en  la  administración  de  operaciones  

Cuando hablamos de administración de operaciones nos referimos a toda una serie actividades que
forman parte de la actividad principal de la empresa productiva, cuyo fin principal es homologar el proceso
productivo. Casi siempre la producción es en masa y los productos se pueden almacenar o manipular,
puesto que son tangibles. La participación del cliente o consumidor final no forma parte de este proceso.

La empresa de servicios no puede almacenar un servicio ya que es intangible, pero quizá la diferencia
más importante entre los productos y servicios es que los primeros comúnmente son personalizados, aquí
el cliente sí tiene una participación importante dentro del proceso; por ejemplo, un médico o un peluquero.

• Al hablar de la administración de operaciones, el primer análisis que debemos hacer es medir la

productividad.

Stoner, Freeman y Gilberth (1996) definen a la productividad como “la medida del grado en que
funciona el sistema de operaciones e indicador de la eficiencia y la competitividad de una empresa o
departamento” (p. 644). En concreto, la productividad es la comparación entre los insumos y los
productos que se dan en un periodo específico.

• El segundo aspecto que debemos tomar en cuenta es la planeación de la capacidad.

Stoner, Freeman y Gilberth (1996) definen planeación de la capacidad como la “decisión de las
operaciones que se refiere a la cantidad de bienes y servicios que se producirán” (p. 649).

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• Distribución de planta: es la manera en que distribuiremos el espacio físico de las instalaciones.

a) Instalaciones productivas: por ejemplo, estaciones de trabajo.

b) Instalaciones no productivas: por ejemplo, instalaciones de mantenimiento.

c) Instalaciones de apoyo: por ejemplo, oficinas, cafeterías, estacionamiento.

3.  Control  en  la  administración  de  inventarios  

El inventario es la cantidad almacenada de materia prima de productos terminados o semiterminados que

tiene una empresa para satisfacer las necesidades y operaciones. Representa una inversión y por lo tanto
es importante conocer el buen manejo del mismo.

Para mejorar el buen uso de los inventarios en la empresa, hay algunas técnicas de control que se
mencionan brevemente a continuación.

• MRP (Planeación del requerimiento de materiales): es la técnica computarizada que nos ayuda a
determinar todos los materiales, mano de obra y otros recursos necesarios para la producción. Esta
herramienta ayuda a los gerentes a costear las demoras en las entregas, tanto de lo que recibimos
en materia prima, como en la entrega que hacemos a nuestros clientes. La mala calidad en la
materia prima también tiene un costo importante dentro del proceso productivo y esta herramienta
también nos ayuda a cuantificarla.

• MRPII (Planeación del requerimiento de materiales versión 2): además de todas las ventajas
del MRP, este nuevo sistema nos brinda información para finanzas y mercadotecnia en la toma de
decisiones; por ejemplo, registro de pedidos, facturación, cobranza o compras por medio de las
computadoras e internet. Las actividades mencionadas se registran en el momento en que las hace
directamente el cliente o nosotros con nuestros proveedores (en el caso de compras).

• Justo a tiempo: es la herramienta aplicada en los inventarios, cuyo fin es comprar solo lo necesario
para producir en el momento en que se requiera, de acuerdo con la aplicación de fórmulas que
equilibran los costos en la compra de materiales, con los costos de almacenaje.

4.  Sistemas  de  información  y  control    

El control en los sistemas de información es indispensable, ya que nuestra empresa genera datos e
información que se debe resguardar, para lo cual tenemos que tomar en cuenta factores como la calidad,
oportunidad, cantidad y relevancia de la información. Además, la tecnología nos da las siguientes
herramientas.

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• Procesamiento electrónico de datos (EDP): seguramente el 90% de las empresas guardan su

información bajo un procedimiento informático. Éste debe ser estandarizado, lo cual brinda rapidez y
exactitud en el resguardo de información.

• Sistemas de información computarizada (CBIS): además del resguardo de información, aparece

la planificación de ella. Estas herramientas son útiles en mayor medida si son sistemas hechos de
acuerdo con las necesidades de cada empresa. En la administración ayudan a consolidar los
servicios a clientes y servicios de asesoría.

• Sistema de apoyo de decisiones (DDS): es un sistema interactivo en la toma de decisiones. Estos

sistemas generan mayor utilidad en la medida que los gerentes crean su propia base de datos y
aprenden a manejar la información electrónica de acuerdo con sus necesidades, ya que proporciona
rapidez en la obtención de la información en lugar de esperar los informes de cada departamento.

5.  Evaluación  del  desempeño:  medición  de  estándares  y  acciones  correctivas  de  las  
actividades  principales  del  Departamento  de  Recursos  Humanos  

Dentro del área de Recursos Humanos la función de control es medir la efectividad en la realización de
todas las actividades y el cumplimiento de los objetivos por departamento. Para ello el control utiliza las
siguientes técnicas o herramientas:

Ø Auditoría de recursos humanos: es la recolección de datos con los que se puede realizar un
análisis estadístico de cumplimiento de metas por área o departamento de la empresa. Para obtener
dicha información se utilizan encuestas, cuestionarios y gráficas. También se debe hacer un
inventario de recursos humanos que engloba: habilidades, experiencias y características de cada
persona que integra la empresa.

Ø Evaluación de la actuación: evalúa la efectividad del personal de la empresa, con base en

estándares y considerando factores como ausentismos, rotación de personal, satisfacción o quejas
de clientes, coeficientes de mano de obra, informes de cumplimiento de objetivos, entre otros.

Ø Evaluación de reclutamiento y de selección: el proceso de reclutamiento y selección en las

empresas es muy costoso y por lo tanto, es importante que se lleve a cabo con eficiencia. Aquí se
mide la efectividad de los procesos relativos a la contratación de personal, por lo que se usan
estudios de productividad antes y después de la capacitación y entrenamiento del personal,
evaluación del desarrollo de personal como ascensos, desarrollo de creatividad y productividad
después de la capacitación.

Ø Evaluación de la motivación: es importante medir la motivación del personal dentro de las

empresas, para ello se deben considerar algunos factores como el índice de ausentismo, los
retardos y la rotación de personal, las encuestas de actitud, la frecuencia de conflictos, la
productividad, así como buzón de quejas y sugerencias.

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Ø Evaluación sobre higiene y seguridad, servicios y prestaciones: los factores de medición de

higiene y seguridad de los trabajadores es mediante el análisis de los registros y estadísticas
relativas a índice de accidentes, análisis de ausentismo, sugerencias y quejas, estudios de fatiga,
participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

Ø Evaluación de sueldos y salarios: es importante que los salarios de la empresa sean competitivos
y en ese sentido, se deben realizar encuestas de salarios en relación al sector y la región en que se
encuentra la empresa, así como estudios de incentivos promedio en relación a la productividad,
conflictos salariales, presupuestos de salarios, evaluación de puestos, entre otros.

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Referencias  

Stoner, J. A.; Freeman, R. E. & Gilberth, D. R. (1996). Administración. México:

Pearson Educación.

 Bibliografía  

Daft, R. (2004). Administración. México, D.F.: Thomson.

Garza, J. G. (2000). Administración Contemporánea. México, D.F.: McGraw-Hill.

Münch, L. y García, J. (2004). Fundamentos de administración. México, D.F.: Trillas

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