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YACIMIENTOS PETROLÍFEROS FISCALES

BOLIVIANOS (YPFB)

Gerencia de Tecnologías de la Información Corporativa (GTIC)

Manual del Usuario

Sistema de Seguimiento a Correspondencia

Código: GTIC – DSOC – SCO – USU Versión: 2.3.2

LA PAZ – BOLIVIA

2019
GTIC – Dirección de Soluciones Corporativa

CONTENIDO
1 Historial de Documentos ....................................................................................................... 3
2 Introducción ........................................................................................................................... 4
2.1 Descripción del Sistema de Correspondencia ............................................................... 4

2.2 Roles de usuario............................................................................................................. 6

2.3 Funciones por rol de usuario .......................................................................................... 7

3 Tareas generales de los usuarios ......................................................................................... 8


3.1 Iniciar la aplicación ......................................................................................................... 8

3.2 Iniciar una sesión en la aplicación .................................................................................. 9

3.3 Cerrar sesión en la aplicación ...................................................................................... 10

4 El proceso de Correspondencia .......................................................................................... 11


4.1 Registro de Correspondencia Interna y Externa .......................................................... 12

4.2 Despachar Correspondencia ........................................................................................ 17

4.3 Recepción de Correspondencia ................................................................................... 19

4.4 Derivar correspondencia .............................................................................................. 21

4.5 Recuperar Correspondencia ........................................................................................ 23

4.6 Terminar Correspondencia ........................................................................................... 25

4.7 Rehabilitar Correspondencia ........................................................................................ 27

4.8 Búsqueda de Correspondencia .................................................................................... 29

5 El proceso de Asignación de Correlativo ............................................................................ 31


6 Reportes .............................................................................................................................. 34
6.1 Hoja de Recepción ....................................................................................................... 34

6.2 Tareas Pendientes ....................................................................................................... 36

6.3 Tareas Terminadas ...................................................................................................... 38

6.4 Seguimiento a Pendientes ........................................................................................... 40

7 Preguntas frecuentes .......................................................................................................... 41


7.1 Tareas generales.......................................................................................................... 41

7.2 El proceso de Seguimiento de Correspondencia ......................................................... 41

7.3 El proceso de Asignación de Correlativo ..................................................................... 41

Manual de Usuario Sistema de Seguimiento a Correspondencia


GTIC – Dirección de Soluciones Corporativa

1 Historial de Documentos
En la siguiente tabla se ofrece información general sobre los cambios más importantes de
este documento:

Versión Fecha Descripción


v. 1.0.0 14/03/2011 Elaboración del documento

v. 1.0.5 30/05/2011 Revisión de documento

v. 1.1.0 23/09/2011 Reingeniería del documento

v. 2.0 03/09/2013 Adición del módulo Asignación de Correlativo


Adición de la sección de Reportes
Modificación del documento a la nueva estructura de
manuales de usuario
v. 2.0.1 18/06/2015 Adición del nuevo reporte de seguimiento a pendientes por
unidad (punto 6.4)
v.2.2.7 19/12/2018 Revisión y ajustes del documento

v.2.3.2 06/05/2019 Adición del Rol de “Consultor” y ajustes al documento.

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2 Introducción

2.1 Descripción del Sistema de Correspondencia


El sistema de seguimiento a correspondencia es una aplicación web que permite
administrar un entorno ágil y sencillo el cual permite catalogar, almacenar y acceder a
registro de correspondencia dentro de la empresa. La información se encuentra disponible
en tiempo real, permitiendo a los funcionarios realizar el seguimiento de la
correspondencia.
El sistema se encuentra al servicio de todos los funcionarios de YPFB que requieren enviar
y/o recibir correspondencia. No están autorizados los pasantes, consultores de línea o por
producto de acuerdo a disposiciones de la Gerencia de Talento Humano Corporativo
(GTHC)

El proceso de Correspondencia
El proceso de la correspondencia tiene por objetivo el de permitir el registro de los datos
de la correspondencia recepcionada o generada en la empresa y considera las siguientes
acciones:

 Registro de correspondencia.
 Despacho de correspondencia.
 Recepción de correspondencia registrada.
 Derivar correspondencia a uno o varios destinatarios.
 Recuperar correspondencia derivada.
 Terminar correspondencia.
 Rehabilitación de correspondencia que haya sido terminada.
 Búsqueda de correspondencia

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El proceso de Solicitud de correlativo


La solicitud de correlativo es el proceso opcional, destinado a aquellas unidades que no
disponen de personal de apoyo administrativo o que desean disponer de un manejo
automatizado todos los días de la semana y mediante la cual un usuario de la unidad
habilitada hace la solicitud de un número correlativo para la documentación que genera.
Este proceso requiere que la MAE de la Unidad Organizacional efectué la respectiva
solicitud mediante mesa de servicio a la GTIC para su habilitación, señalando la modalidad
de generación de correlativos de su unidad para que todo el personal de la misma sea
habilitado.

Reportes
Se genera reportes tanto para las hojas de recepción, tareas pendientes, tareas
finalizadas, seguimiento de hojas de ruta, etc.

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2.2 Roles de usuario


Los roles de usuarios permiten definir las funciones a las que los usuarios pueden acceder
en el sistema, existen los siguientes roles:
 Ventanilla Única (VU), Se encarga del registro de correspondencia EXTERNA y
seguimiento a correspondencia.
 Autoridad (AUT), Encargado de la generación de hojas de ruta tanto para
correspondencia Interna como Externa, seguimiento, recepción, derivación y/o
finalización de hojas de ruta.
 Usuario General (UG), Encargado de la recepción, derivación y/o finalización de las
hojas de ruta.
 Consultor (CON), Encargado de la recepción, derivación y/o finalización de las
hojas de ruta, solo considerando la documentación que pasó por el funcionario.

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2.3 Funciones por rol de usuario


Las funciones por rol de usuario definen las funciones que los usuarios pueden acceder.
Rol Usuario (de acuerdo a 2.2)
Funciones
(Acciones o actividades en el
sistema)
VU AUT UG CON

Registro
Nueva Correspondencia SI SI
Historial SI SI
Asignación Correlativo SI SI SI
Bandeja de Entrada
Recepcionar SI SI SI SI
Despachar SI
Derivar SI SI SI SI
Terminar SI SI SI SI
SEGUIMIENTO
Búsqueda de Correspondencia SI SI SI SI
REPORTES
Hoja de Recepción SI SI SI SI
Tareas Pendientes SI SI SI
Tareas Terminadas SI SI SI SI
RECUPERACIÓN
Correspondencia Terminada SI SI SI SI
Correspondencia Derivada SI SI SI SI

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3 Tareas generales de los usuarios


Para utilizar el sistema de Seguimiento de correspondencia todo usuario debe iniciar la
aplicación. Esta sección explica la forma de:
3.1. Iniciar la aplicación
3.2. Iniciar sesión en la aplicación
3.3. Actualizar la información del usuario
3.4. Cerrar aplicación

3.1 Iniciar la aplicación

Figura: 3-1 Pantalla del navegador

1. Para iniciar a aplicación Introduzca en el navegador la dirección


http://seguimiento.ypfb.gov.bo en el caso de que el usuario esté conectado a la
red interna de la empresa y http://seguimiento.ypfb.gob.bo en el caso que el
usuario esté fuera de la red interna y el acceso se realice vía internet.

Recomendación: Utilizar los navegadores Mozilla Firefox o Google


Chrome.

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3.2 Iniciar una sesión en la aplicación

Figura: 3-2 Pantalla de autenticación

Recomendación: Para acceder al sistema de seguimiento a


correspondencia, solo debe ingresar las mismas credenciales de
acceso al correo corporativo.

1. Introduzca nombre de Usuario.


1. Introduzca Contraseña.
2. Para ingresar al sistema haga clic en “ ”.

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Figura: 3-3 Pantalla de Panel de correspondencia

Descripción: Se muestra información resumen de la


correspondencia pendiente por despachar, recepcionar o derivar,
también denota si la correspondencia pendiente es de alta
prioridad o no.

3.3 Cerrar sesión en la aplicación

Figura: 3-6 Pantalla superior principal

1. Para cerrar sesión en la aplicación, haga clic en Salir.

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4 El proceso de Correspondencia
El proceso de la correspondencia tiene por objetivo el de permitir el registro de los datos
de la correspondencia recepcionada o generada en la empresa

Figura: 4-1 Proceso de Correspondencia

Durante el proceso de correspondencia se realizan las siguientes actividades:


4.1. Registro de Correspondencia Interna y Externa
4.2. Despachar Correspondencia
4.3. Recepción de Correspondencia
4.4. Derivar Correspondencia
4.5. Recuperar Correspondencia
4.6. Terminar Correspondencia
4.7. Rehabilitar Correspondencia
4.8. Búsqueda de Correspondencia

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4.1 Registro de Correspondencia Interna y Externa


El registro de la correspondencia se realiza cuando una documentación es ingresada por
ventanilla única (correspondencia externa) o cuando es generado en una de las unidades
internas de la empresa (correspondencia interna).
 Correspondencia Interna: Es toda la documentación generada en alguna de las
unidades organizacionales de YPFB
 Correspondencia Externa: Este tipo de correspondencia se registra cuando la
documentación procede de la entidad externa a YPFB por eso además se requiere
de los datos de la entidad, remitente y su cargo.

Registro > Nueva correspondencia.

Figura: 4-2 Pantalla de correspondencia registrada

1. Para registrar una nueva correspondencia haga clic en Registrar Nuevo.

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Figura: 4-3 Formulario para Registrar Nueva Correspondencia Interna

2. Seleccionar el tipo de Correspondencia INTERNA.


3. Introduzca el nombre del Remitente, la Unidad Origen está predeterminada.
4. Introduzca el nombre del Primer Destinatario, la Unidad Destino esta
predeterminada.
5. Seleccione Prioridad en la cual tendrá que elegir entre NORMAL o ALTA, en el caso
de elegir prioridad ALTA se debe seleccionar una Fecha Límite.
6. Ingrese un Número y Descripción de Adjuntos.
7. Para registrar la correspondencia, haga clic en Registrar.

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Figura: 4-4 Formulario de Registro de Correspondencia Externa

2. Seleccione el tipo de Correspondencia EXTERNA


3. Introduzca el nombre del Remitente, Cargo y la Institución a la que pertenece.
4. Introduzca el nombre del Primer Destinatario, la Unidad Destino esta
predeterminada.
5. Seleccione Prioridad en la cual tendrá que elegir entre NORMAL o ALTA, en el caso
de elegir prioridad ALTA se debe seleccionar una Fecha Límite.
6. Ingrese un Número y Descripción de Adjuntos.
7. Para registrar la correspondencia, haga clic en Registrar.

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Figura: 4-5 Pantalla de correspondencia Registrada por Despachar

Nota.- Hacer clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar la cantidad
seleccionada de correspondencia.

8. Para imprimir y despachar haga clic en (Ver Despachar Correspondencia).

9. Para editar correspondencia, haga clic en .

Figura: 4-6 Pantalla de Modificación de Hoja

11.1 Para registrar cambios haga clic en Registrar Cambios.

10. Para adjuntar archivos o documentos digitales haga clic en .

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Figura: 4-7 Formulario para Registrar Correspondencia Externa

12.1 Para buscar los Archivos y/o documentos a ser anexados haga clic en Examinar.
12.2 Para cargar los documentos y/o archivos examinados, haga clic en Comenzar
Carga.

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4.2 Despachar Correspondencia


El despacho de correspondencia se realiza posterior al registro e impresión de la hoja de
ruta, se hace el despacho hacia el primer destinatario.

Registro > Nueva Correspondencia.

Figura: 4-8 Pantalla de correspondencia Registrada por Despachar

Nota. - Haga clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar
la cantidad seleccionada de correspondencia.

1. Para imprimir y despachar haga clic en .

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Figura: 4-9 Pantalla de detalle de la Correspondencia

1.1 Para imprimir el detalle de correspondencia, haga clic en Imprimir.


1.2 Para despachar la correspondencia, haga clic en Despachar.
1.3 Para cancelar la impresión y despacho, haga clic en Cancelar.

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4.3 Recepción de Correspondencia


La recepción de la correspondencia en el sistema debe ser realizada cuando el destinatario
recibe el documento físico.

Bandeja de Entrada > Recepción – Derivación

Figura: 4-10 Pantalla de Recepción y derivación de Correspondencia

Nota.- Hacer clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar
la cantidad seleccionada de correspondencia.

1. Para realizar la recepción de la correspondencia, haga Clic en Recepcionar.

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Figura: 4-11 Pantalla de Recepción de Correspondencia

1.1 Para recepcionar la correspondencia, haga clic en Recepcionar.


1.2 Para la cancelar la recepción, haga clic en Cancelar.

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4.4 Derivar correspondencia


Se debe derivar correspondencia cuando el funcionario requiera derivar a otro funcionario
en base a las instrucciones o requerimientos de la correspondencia.

Bandeja de entrada > Recepción - Derivación.

Figura: 4-12 Pantalla de Derivación de correspondencia.


Nota.- Para terminar la correspondencia haga clic en Terminar (Ver
Terminar correspondencia).

1. Para realizar la derivación de correspondencia, haga clic en Derivar.

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Figura: 4-13 Pantalla de Derivación de Correspondencia

2. Digite el nombre Funcionario Destino a quien se le enviara el documento original.


3. Digite el respectivo Proveído.
4. Para enviar la correspondencia con copias seleccione o digite los nombres de los
destinatarios.
5. Para derivar correspondencia a los destinatarios seleccionados, haga clic en
Derivar.
6. Para cancelar la derivación de correspondencia, haga clic en Cancelar.

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4.5 Recuperar Correspondencia


Con esta opción el usuario que efectuó una incorrecta derivación, tiene la posibilidad de
recuperar dicha derivación, siempre y cuando la correspondencia no haya sido
recepcionada por el destinatario, si fue recepcionada no es posible la recuperación no se
lista.

Recuperación > Correspondencia Derivada

Figura: 4-14 Muestra Lista de Correspondencia Derivada que puede ser recuperada
Nota. - Haga clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar la cantidad
seleccionada de correspondencia.

1. Para recuperar correspondencia Derivada, haga clic en Recuperar.

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Figura: 4-15 Pantalla de recuperación de Correspondencia


Nota. - La justificación debe ser igual o mayor a 50 caracteres.

2. Para que la correspondencia sea recuperada y vuelva a su bandeja de


entrada, haga clic en Recuperar.

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4.6 Terminar Correspondencia


La correspondencia debe ser finalizada en caso de que no corresponda la derivación a otra
instancia y todo su proceso administrativo haya finalizado.

Bandeja de entrada > Recepción - Derivación.

Figura: 4-16 Pantalla de Recepción y Derivación de correspondencia

1. Para terminar correspondencia, haga clic en Terminar.

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Figura: 4-17 Pantalla Finalización de Correspondencia.

1.1 Ingrese el Proveído Final.


1.2 Para finalizar la correspondencia, haga clic en Terminar.
1.3 Para cancelar la finalización de correspondencia, haga clic en Cancelar.

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4.7 Rehabilitar Correspondencia


Esta opción permite rehabilitar una hoja de ruta finalizada por error, ingresando a la
misma aparece el listado donde se muestran toda la correspondencia terminada o
finalizada por el usuario.

Recuperación > Correspondencia Terminada.

Figura: 4-18 Lista de Correspondencia Terminada

Nota. - Haga clic en Mostrar 20, Mostrar 50 o Mostrar 100 para listar la cantidad
seleccionada de correspondencia.

1. Para rehabilitar la correspondencia, haga clic en Rehabilitar.

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Figura: 4-19 Pantalla de Rehabilitación de Correspondencia


Nota. - La justificación de debe ser igual o mayor a 50 caracteres

1.1 Después de llenar los campos requeridos, haga clic en Rehabilitar y la


correspondencia volverá a su bandeja de entrada.
1.2 Para cancelar la rehabilitación, haga clic en Cancelar.

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4.8 Búsqueda de Correspondencia


La búsqueda de Correspondencia permite buscar correspondencia de tipo interna o
externa, cuando se tiene el número de la hoja de ruta o el número de cite, la búsqueda es
abierta, pero cuando la búsqueda es por cualquier otro parámetro es necesario
seleccionar un rango de fechas.

Seguimiento > Búsqueda de Correspondencia.

Figura: 4-20 Pantalla de búsqueda de Correspondencia

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1. Seleccione el Tipo de Correspondencia (INTENA o EXTERNA) que desea Buscar.


2. Seleccione el rango de fechas (máximo 1 mes).
3. Seleccione el tipo de documento desea Buscar.
4. Introduzca la Palabra Clave del documento.
5. Para buscar la correspondencia, haga clic en Buscar.
6. Para ver todo el flujo de una correspondencia haga clic en Ver, genera la pantalla
siguiente la cual permite visualizar e imprimir el reporte de la correspondencia
seleccionada.

Figura: 4-21 Formulario para Registrar Correspondencia Externa

Descripción: Muestra información detallada del flujo de la


correspondencia seleccionada, permite generar reporte en formato PDF.

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5 El proceso de Asignación de Correlativo


El proceso de Asignación de Correlativo consiste en la solicitud por parte del usuario de un
número correlativo por tipo de documento (informe, memorándum, comunicación
interna, comunicación externa o instructivo) según la unidad a la que está asociada.

Figura: 5-1 Proceso de Asignación de Correlativo

Registro > Asignación de Correlativo

Figura: 5-2 Pantalla de solicitud o anulación de correlativo

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1. Para solicitar correlativo, haga clic en Solicitar Correlativo.

Figura: 5-3 Formulario de Nueva Asignación de Correlativo


Nota. -
 Si existe una hoja de ruta relacionada a la documentación generada,
seleccionar una de las hojas de ruta que están en su bandeja de entrada. Es
recomendable vincular una hoja de ruta por el valor administrativo y legal
a la hora de hacer un seguimiento a la documentación.
 Si la unidad asignada al funcionario no depende directamente de
presidencia y está configurada para que pueda generar correlativos con el
nombre de la unidad, tendrá la posibilidad de solicitar correlativos con el de
la unidad jerárquica superior.

1.1 Seleccionar la unidad para la cual se solicitará el correlativo.


1.2 Seleccionar en Tipo de Documento
1.3 Introducir el nombre de la Persona que Firma (campo abierto a cualquier
texto, puede ser la persona que elabora el informe o el inmediato
superior).
1.4 Para guardar la “asignación” haga clic en Registrar
2. Para anular el número haga clic en Anular Numero.

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Figura: 5-4 Pantalla de confirmación para anulación de correlativo

Nota: Tener en cuenta que si anula el número de correlativo no


será posible su rehabilitación.

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6 Reportes
Los reportes reflejan toda la correspondencia manejada, se genera reportes por hoja de
recepción, Tareas pendientes y Tareas terminadas Según un rango de fechas en la que fue
finalizada.

6.1 Hoja de Recepción


Reporte donde se muestra la correspondencia derivada Según un rango de fechas en la
que fue derivada a la cuenta del usuario y que aún permanece en la bandeja de entrada
(correspondencia pendiente de recepción).

Reporte > Hoja de Recepción.

Figura: 6-1 Pantalla de hoja de recepción

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1. Para generar las hojas posteriores para un mayor número de derivaciones seleccione
el número de hoja y haga clic en Generar Reporte.
2. Para listar las hojas de ruta derivadas por el usuario en el rango de fechas
seleccionado, haga clic en Cargar Lista según el rango de fechas seleccionado.
3. Para generar reporte haga clic en Generar Reporte después de seleccionar hojas de
recepción de la lista.

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6.2 Tareas Pendientes


El Reporte de tareas Pendientes muestra la correspondencia derivada al usuario
seleccionado según un rango de fechas en la que fue derivada y que permanecen en su
bandeja de entrada pendiente de recepción o derivación.

Reporte > Tareas pendientes.

Figura: 6-2 Pantalla de Correspondencia pendiente por funcionario

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1. Seleccionar al Funcionario.
2. Limitar el rango de fechas.
3. Para generar el listado, haga clic en Buscar.
4. Para obtener el reporte en formato PDF, haga clic en Generar Reporte se generara
el reporte por correspondencia pendiente del funcionario seleccionado.

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6.3 Tareas Terminadas


El reporte por tareas terminadas genera una lista de correspondencia del funcionario
seleccionado según un rango de fechas en la que fue finalizada generando su respectivo
reporte.

Reporte > Tareas Terminadas

Figura: 6-3 Pantalla de correspondencia terminada por funcionario

1. Seleccionar al Funcionario.

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2. Limitar el rango de fechas.


3. Para generar el listado, haga clic en Buscar.
4. Para obtener el reporte en formato PDF, haga clic en Generar Reporte.

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6.4 Seguimiento a Pendientes


Para los funcionarios con el Rol Autoridad el reporte refleja la documentación pendiente,
incluido el flujo por cada hoja de ruta, de todos los funcionarios dependientes de su
unidad incluyendo las unidades jerárquicas dependientes.

Para los funcionarios con el Rol Usuario General el reporte refleja solo la documentación
pendiente propia.

Reporte > Seguimiento a Pendientes

Figura: 6-3 Pantalla de correspondencia Seguimiento a Pendientes

1. Para seleccionar una o todas las unidades pendientes, haga clic en Unidades
Pendientes.
2. Para generar el listado de la documentación Pendiente de los funcionarios de la
unidad o unidades, tanto en PDF o Excel, haga clic Generar Reporte.
3. Para generar la nota de para presidencia, haga clic en Generar Nota. Esta nota es
enviada mensualmente a presidencia por cada una de las unidades.

Nota. - La siguiente nota a presidencia solo está habilitado para roles de


Autoridad.

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7 Preguntas frecuentes

7.1 Tareas generales


Pregunta: ¿Qué necesita para iniciar la aplicación?
Respuesta: Debe tener instalado un navegador como ser Mozilla Firefox, Google o
Chrome.
Pregunta: ¿Qué hago si olvido mi contraseña?
Respuesta: la contraseña es la misma que usar para ingresar al correo corporativo, en caso
de olvidarla debe registrar su ticket respectivo en la Mesa de Servicio de Tecnologías de la
Información para que sea resteada.

7.2 El proceso de Seguimiento de Correspondencia


Pregunta: ¿Cómo hago la búsqueda de una determinada documentación?
Respuesta: Cuando se tiene el número de la hoja de ruta o el número de cite, la búsqueda
es abierta, pero cuando la búsqueda es por cualquier otro parámetro es necesario
seleccionar un rango de fechas. También se pueden probar diferentes combinaciones de
los parámetros para obtener mejores resultados.

7.3 El proceso de Asignación de Correlativo


Pregunta: ¿En qué consiste la Asignación de correlativo de la unidad jerárquica superior?
Respuesta: Si la unidad no depende directamente de presidencia y según la configuración
que se le haya asignado, tendrá posibilidad de solicitar un correlativo de la unidad
jerárquica superior, vale decir con el formato DIR – XX UNI-YY.
Pregunta: ¿Qué hacer en caso de que el modulo no esté disponible?
Respuesta: En caso de tener problemas con el uso del módulo del sistema, hacer la
solicitud del correlativo al encargado de controlar los correlativos designado para su
unidad (si corresponde) para posteriormente registrarlo en el sistema cuando sea posible
su manejo.

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