MANEJO DE ARCHIVO Y

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CORRESPONDENCIA
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1. MANEJO DE ARCHIVO DE LA ORGANIZACIÓN TANTO EN OFICINA PRINCIPAL COMO

PROYECTOS.
i) Diseño de lomos para AZ.
Información en Lomos para adherir a AZ: Dependiendo del sitio en donde se va
archivar la documentación, ya sea en oficina principal o proyectos, se deberá incluir en
el adhesivo el nombre del proyecto o lugar, así como el logo de la empresa. Eplo:
OBRA: Construcción de los Canales
principales 2, 3 y 4, Estructuras Componentes
y Obras Complementarias del Distrito de
Riego Triángulo del Tolima en el
Departamento del Tolima
CONTRATO: 2102802 de 2010

DOCUMENTOS
CONTRACTUALES

___________A _____________
GRUPO HIDALGO
E HIDALGO

En la parte inferior en el espacio ____________A_____________, se incluirá la fecha

de inicio y finalización de archivos en la carpeta, o en otras palabras el periodo de los
documentos allí incluidos. Eplo: 25/Abr/2011 A 30/Jun/2011. En caso de que se
continúen AZ del mismo tipo, entonces estas se identifican como volúmenes. Eplo: la
primera seria Vol 1, la siguiente Vol 2 y así sucesivamente.
ii) Documentos que deben ir en cada AZ.
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A continuación se relacionan los documentos que deben ir en cada AZ. Esta es una
propuesta solamente, en caso de que la Gerencia General o la Coordinación de
Calidad, convengan incluir o excluir documentos esto quedará plasmado en una dicha
que debe ir adherida en la parte interna de la AZ, la cual servirá también de rápida
consulta para los usuarios de los documentos allí archivados.

CÓDIGO DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO

DOCUMENTOS CONTRACTUALES
S1: PLIEGO DE CONDICIONES
S2: PROPUESTA
S3: CONTRATO PRINCIPAL
1A
S4: DOCUMENTOS ENTREGADOS EN NUMERAL 5.2 (PLIEGO)
(Relación equipo, APU, Plan de manejo del anticipo, Programa estudios y diseños, Programa
ejecución obra, Plan de inversión, Programa generación de empleo, Flujo de caja, instalaciones
provisionales, Laboratorio control calidad, Plan de Calidad, Componente ambiental. )
1B ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
1C ESTUDIOS, DISEÑOS Y RELACIÓN DE PLANOS
PLANEACION PROYECTO Y PROGRAMACIÓN OBRA
S1: INFORME CERO Y ANEXOS
2 S2: PROGRAMACIÓN DE OBRA
S3: INFORMES SEMANALES (Incluye: Avance descriptivo de obra, Control semanal de avance: ( precios
- barras - maquinaria - diario de materiales), Conclusiones/observaciones)
ACTAS DE OBRA CONTRATO PRINCIPAL/PREACTAS
S1: ACTAS DE RECIBO PARCIAL
3 S2: PREACTAS DE SOPORTE (Control diario de obra)
S3: PROGRAMA DE INVERSIÓN
S4: ACTAS DE APROBACIÓN DE HITOS
S5: TRAZABILIDAD (al trámite de Documento)
TOPOGRAFÍA
S1 CARTERAS TOPOGRÁFICAS
S2 SECCIONES
S3 PLANOS RECORD (BACK UP)
4
S4 VERIFICACIÓN NIVEL
S5 VERIFICACIÓN TRANSITO
S6 VERIFICACIÓN MIRA/METRO
S7 CERTIFICADOS DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS TOPOGRAFÍA
MATERIALES Y TRANSPORTE DE MATERIAL
S1: CONTROL DIARIO DE MATERIALES
5 S2: PRODUCCIÓN Y CONTROL DIARIO DE MATERIALES
S3: TRANSPORTE DE MATERIALES (VALES) (Copia Empresa)
S4: PROGRAMACIÓN Y CONTROL DE CONCRETO
ACTAS DE COMITÉ CLIENTE
6 S1:ACTAS DE COMITÉ CON EL CLIENTE (INTERVENTORIA)
S2:ACTAS DE COMITÉ INTERNO
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CÓDIGO DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO

CONTROL DE EQUIPO INSPECCIÓN Y ENSAYO
S1: LISTADO DE EQUIPOS PARA SUBCONTRATAR (Si aplica)
S2: INVENTARIO EQUIPOS DE INSPECCIÓN Y ENSAYO PROPIOS
7A S3:PROGRAMACIÓN DE VERIFICACIÓN Y CALIBRACIÓN EQUIPOS MEDICIÓN Y ENSAYO
S4: HOJA DE VIDA EQUIPOS DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y ENSAYO/ CERTIFICADO CALIBRACIÓN DE
EQUIPOS.
S5: VERIFICACIÓN DEL TERMÓMETRO (Si Aplica)
INSPECCIÓN Y ENSAYO
S1: RESULTADOS DE ENSAYOS LABORATORIO
7B
S2: CERTIFICADOS DE CALIDAD DE MATERIALES
S3: IDENTIFICACION Y TRAZABILIDAD DE MATERIALES
DOCUMENTOS DE LABORATORIO
7C S1: ENTRADA DE MUESTRAS A LABORATORIO
S2: CONTROL ENVÍO DE MUESTRAS A LABORATORIOS EXTERNOS
MAQUINARIA Y EQUIPO (PROYECTOS)
EQUIPO: (favor colocar el nombre del equipo)
8A S1: (colocar el separador por mes): (Incluye: Traslado de equipos, Control diario de equipo,
Mantenimiento, Informe reparación maquinaria, Control de combustibles, Vales de combustible,
Relación de gastos por equipo por caja menor, Salidas de almacén por equipo mensual)
HISTORIAL DE MAQUINARIA Y EQUIPO
S1: RELACIÓN MAQ. Y EQUIPO
S2: (Separador por equipo)
- HOJA DE VIDA DE CADA EQUIPO
8B
- Traslado de equipos
- Mantenimiento
- Informe reparación
- Documentación del equipo
GESTION DE MAQUINARIA
S1: PROGRAMACIÓN MNTO. MAQUINARIA
8C S2: PROGRAMACIÓN MNTO. CORRECTIVO
S3: PRESUPUESTO MENSUAL MNTO. PREVENTIVO
S4: INFORMES DE ESTADO DE MAQUINARIA
DOCUMENTOS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
S1 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
S2 POLÍTICA Y OBJETIVOS DE CALIDAD
9A
S3 PROCESOS Y MAPA DE PROCESOS
S4 PROCEDIMIENTOS Y FLUJOS DE ACTIVIDADES/FORMATOS
S5 PLAN DE CALIDAD DEL PROYECTO
REGISTROS SISTEMA GESTIÓN DE CALIDAD
S1 CONTROL DE REGISTROS DE CALIDAD
S2 CONTROL PLANES DE CALIDAD
9B S3 CONTROL DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS (Incluye: Procesos, procedimientos y Planos)
S4 CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO (para proyectos)
(Incluye: Planos , especificaciones, legislación y doc. entregados por el cliente)
S5 EVALUACION DEL DESEMPEÑO
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CÓDIGO DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO

MEJORA CONTINUA
S1: ACCIONES CORRECTIVAS
S2: ACCIONES PREVENTIVAS
9C S3: ENCUESTAS SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
S4: PRODUCTO NO CONFORME
S5: REGISTROS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
S6: INFORMES INDICADORES DE GESTIÓN
DOCUMENTOS GESTIÓN AMBIENTAL Y S&SO
S1: INFORMES AMBIENTALES (MES)
S2: NORMATIVIDAD Y LEGALES
S3: REPORTE ACCIDENTES TRABAJO
10
S4: REGISTRO ENTREGA EPP Y DOCUMENTACIÓN DEL TRABAJADOR
S5: COPASO
S6: REGLAMENTO HIG. Y SEG. IND.
S6: OTROS
DOCUMENTOS GESTIÓN SOCIAL
S1: INFORMES GESTIÓN SOCIAL (MES)
S2: ACTAS DE VECINDAD E INFORME FOTOGRÁFICO
11 S3: ACTAS DE REUNIÓN CON LA COMUNIDAD
S4: ACTAS DE REUNIÓN CON INTERVENTORIA/LISTADO DE ASISTENCIA
S5: REGISTRO ENTREGA DE VOLANTES
S6: OTROS
CORRESPONDENCIA RECIBIDA CLIENTE
ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA
12A
S1: INTERVENTORIA
S3: CLIENTE (Entidad Contratante)
CORRESPONDENCIA RECIBIDA INTERNA
ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA
12B
(Cada solapa clasificará la procedencia: Gerencia General, Gerente de proyecto, Dirección de
proyectos, Gerencia Técnica, Administración)
CORRESPONDENCIA RECIBIDA EXTERNA
ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA
12C S1: SUBCONTRATISTAS
S2: PROVEEDORES
S3: OTROS
CORRESPONDENCIA ENVIADA CLIENTE
ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA
13A
S1: INTERVENTORIA
S2: CLIENTE (Entidad Contratante)
CORRESPONDENCIA ENVIADA INTERNA
13B ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA
(Se archivará de manera consecutiva sin distinción de destinatario)
CORRESPONDENCIA ENVIADA EXTERNA
ANEXO CONTROL CORRESPONDENCIA ENVIADA
13C S1: SUBCONTRATISTAS
S2: PROVEEDORES
S3: OTROS
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CÓDIGO DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO

COMPRAS
S1: REQUISICIONES
S2: ORDENES DE COMPRA/ORDENES DE TRABAJO
S3: ENTRADAS DE ALMACÉN POR PROVEEDOR (Cada Proveedor tiene: Remisión y Entrada de
almacén)
14
S4: REMISIONES INTERNAS DE MATERIAL
S5: SALIDAS ALMACÉN (Empresa), (incluye: vales de consumo/Resumen de salidas de almac./Prog.
Obra)
S6: COTIZACIONES
S7: SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES Y SUBCONTRATISTAS
SUBCONTRATOS MANO DE OBRA (Mayor a 20 millones)
S1: CONTRACTUALES (Incluye: Req. Contrato y ofertas, contrato y ofertas mctil. Cantidades de obra,
Precios unitarios y valor propuesto, Maquinaria para la obra, Cámara de comercio (si aplica), Copia
Cedula, RUT, Plan de inversión del anticipo (si aplica), Programación de obra, Acta Junta directiva (si
aplica), Orden de compra/trabajo/servicio y Pólizas
15A
S2: CONTROL PERSONAL DE SUBCONTRATISTAS (Incluye: Copia de afiliaciones y pagos a seg, social y
parafiscales, pago de salarios y demás obligaciones)
S3: CONTROL DE OFERTAS Y CONTRATOS (Incluye: Control de oferta mctil, Actas de obra Preactas de
obra y relación de descuentos
S4: SALIDAS DE ALMACÉN POR SUBCONTRATO (Incluye: Vales de consumo/Resumen salidas almacén)
SUBCONTRATOS TRANSPORTE (Mayor a 20 millones)
S1: CONTRACTUALES (Incluye: Req. Contrato y ofertas, contrato y ofertas mctil. Cantidades de obra,
Precios unitarios y valor propuesto, Maquinaria para la obra, Cámara de comercio (si aplica), Copia
Cedula, RUT, Plan de inversión del anticipo (si aplica), Programación de obra, Acta Junta directiva (si
aplica), Orden de compra/trabajo/servicio y Pólizas
S2: CONTROL PERSONAL (Incluye:Control de personal (F-CO-009), Copia de afiliaciones y pagos a seg,
15B
social y parafiscales)
S3: CONTROL DE OFERTAS Y CONTRATOS (Incluye: F-CO-10, Actas de obra, Preactas de obra y
relación de descuentos)
S4: SALIDAS DE ALMACÉN POR SUBCONTRATO (Incluye: Vales de combustible/Resumen salidas
almacén)
S5: TRANSPORTE DE MATERIAL, VALES COPIA TRANSPORTADOR
SUBCONTRATOS EQUIPOS (Mayor a 20 millones)
S1: CONTRACTUALES (Incluye: Req. Contrato y ofertas, contrato y ofertas mctil. Cantidades
de obra, Precios unitarios y valor propuesto, Maquinaria para la obra, Cámara de comercio
(si aplica), Copia Cedula, RUT, Plan de inversión del anticipo (si aplica), Programación de
obra, Acta Junta directiva (si aplica), Orden de compra/trabajo/servicio y Pólizas
15C S2: CONTROL PERSONAL (Incluye: Copia de afiliaciones y pagos a seg, social y parafiscales,
pago de salario y demás obligaciones)
S3: CONTROL DE OFERTAS Y CONTRATOS (Incluye: Actas de obra, Preactas de obra y
relación de descuentos)
S4: SALIDAS DE ALMACÉN POR SUBCONTRATO (Incluye: Vales de combustible/Resumen
salidas almacén)
SUBCONTRATOS PROVEEDORES (Mayor a 20 millones)
S1: CONTRACTUALES (Incluye: Req. Contrato y ofertas, contrato y ofertas mctil. Cantidades
de obra, Precios unitarios y valor propuesto, Maquinaria para la obra, Cámara de comercio
15D (si aplica), Copia Cedula, RUT, Plan de inversión del anticipo (si aplica), Programación de
obra, Acta Junta directiva (si aplica), Orden de compra/trabajo/servicio y Pólizas
S2: CONTROL DE OFERTAS Y CONTRATOS (Incluye: Actas de obra, Preactas de obra y
relación de descuentos)
CÓDIGO DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO
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Vigencia a partir de: 16-09-2011 01 I-002 6 DE 7
Revisado por: Coordinador HSEQ Aprobado por: Gerente General

CAJAS MENORES
16 S1: RELACIÓN DE GASTOS
S2: SOPORTES Y RECIBOS
TALENTO HUMANO (PERSONAL VIGENTE)
HOJAS DE VIDA (Personal obra)
Requisición de personal, Ficha individual, Programa inducc./Entren, Contrato, Hoja de vida,
Prueba técnica (solo para operadores equipo pesado) (si aplica), Examen médico
17A
ingreso/periódico, Examen psicotécnico (Si Aplica), Fotocopia Cedula, Fotocopia pasado
judicial (si aplica), Fotocopia tarjeta profesional y Antecedentes disciplinarios (si aplica),
Fotocopia libreta militar. (si aplica), Fotocopia títulos y diplomas (si aplica), Referencias
laborales o personales.
PAGOS SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
S1: Pagos a Seguridad social y parafiscales
17B
S2: Nomina
S3: Planillas para control horas extras
TALENTO HUMANO (PERSONAL RETIRADO)
HOJAS DE VIDA (Personal obra)
Requisición de personal, Ficha individual, Programa inducc./Entren, Contrato, Hoja de vida,
17C
Prueba técnica (solo para operadores equipo pesado) (si aplica), Examen médico
ingreso/periódico, Examen psicotécnico (Si Aplica), Fotocopia Cedula, Fotocopia pasado
judicial (si aplica), Fotocopia tarjeta profesional y Antecedentes disciplinarios (si aplica),
Fotocopia libreta militar. (si aplica), Fotocopia títulos y diplomas (si aplica), Referencias
laborales o personales.
17D BANCO HOJAS DE VIDA (SEPARADAS POR CARGO)
Dónde: S= Separador

iii) Orden de archivo de documentación.

Los documentos deben quedar archivos en orden cronológico donde los más antiguos
deberán estar al final y los más recientes al principio.
2) CORRESPONDENCIA.
i) Correspondencia Recibida
Se archiva en la AZ de la serie No. 3, tanto correspondencia enviada como recibida. En el caso
de la correspondencia recibida se le debe colocar un consecutivo en la esquina superior
derecha y se relaciona en el formato “Control de correspondencia recibida”, identificando si es
del cliente, interna o externa. Eplo:

CONTROL CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Recibido
Consecutivo Fecha Enviado por Asunto Enviado a Fecha y No. de respuesta
GEN 1 2

CONSORCIO ETSA-
001 20/07/2011 APROBACION DE PRECIOS UNITARIOS Ing. Andres Rui z - Gerente Proy X No a pl i ca
SEDIC-GCA

ii) Correspondencia Enviada

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CORRESPONDENCIA
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Revisado por: Coordinador HSEQ Aprobado por: Gerente General

La correspondencia enviada seguirá el siguiente orden para su identificación y control:

____ ____ ____ ____ ____ ____

1 2 3 4 5 6
Dónde:
1: Representa un consecutivo de tres dígitos, parte del 001

2: Representa el año en curso, dos dígitos correspondientes al final del año. Eplo: para el
caso de el año 2011 se usan los últimos dígitos del mismo, es decir el número 11.

3: Representa la identificación de a quien se dirige la carta. Puede ser: Interna (INT),

Externa (EXT) o al Cliente (CLI).

4: Representa la identificación de la empresa (Consorcio o Unión Temporal) que emite el

oficio. Para este caso la identificación de la empresa será: HEHCOL. Para los proyectos la
Gerencia General o la Coordinación de Calidad establecerán el juego de letras que deba ir
de acuerdo si el proyecto se hace en la modalidad de consorcio o unión temporal.

5: Representa el cargo o dignidad que emite el documento. Dependiendo de dónde se

emiten los oficios, las identificaciones serían:

Oficina Principal Proyectos / Obras

Rep Legal Gerente RLG Gerente Proyecto GPR
Gerente General GEN Director Proyecto DPR
Director de Proyectos DPY Gerente Técnico GTC
Administrador ADM Administrador Obra ADO

6: En este espacio va el número del contrato. En caso de que sea de oficina principal se
colocará PPL en este espacio.

Ejemplo de identificación de correspondencia enviada: En este caso se tomará como

ejemplo una carta que la Gerencia General envía a todo el personal de la empresa en el
contrato canales de riego del Triángulo del Tolima.

001-11-INT-HEHCOL-GEN-UTC2010-001

Nota: Los demás cargos no relacionados en la lista anterior, deben responder

correspondencia a través de su respectivo jefe de área. Esta lista puede ser modificada
por disposición de la Gerencia General en oficina Principal o la Gerencia de proyecto en
obra.