Siops - Rio 2017

2.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ORIENTADOS A PROCESOS
(PROCESS-AWARE INFORMATION SYSTEMS)
Curso: Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas

Docente: Dr. Pablo D. Villarreal
Tendencias en Sistemas de Información:
(1) De Orientación a Datos a Orientación a Procesos
2
Sistemas de información orientados a datos:

 Métodos orientados a datos dominaron los ’70 y los ’80
 La TI se enfocó en el almacenamiento, recuperación y presentación de información
 Surgimiento de técnicas de modelado y herramientas robustas (modelo E-R, DBMSs)
Resultado:
 Lógica de los procesos de negocio fue definida dentro de las aplicaciones
y procedimientos manuales (está implícita)
 Desventajas:
 Difícil optimizar y adaptar a cambios a los procesos de negocio
 Los procesos de las organizaciones deben ajustarse al sistema de
información.
 Se introducen ineficiencias, pobre separación de responsabilidades,
incapacidad de detectar cuellos de botella, operaciones secuenciales
innecesarias, pasos redundantes, etc.
Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 2
Tendencias en Sistemas de Información :
(2) Desde Programación a Integración
3
 Incremento de aplicaciones específicas del dominio y específicas

de las organizaciones
 Necesidad de una vista global en la operación de sistemas de
información
 Cambio: desde Programación de Aplicaciones a Integración de
Aplicaciones
Tendencia hacia la Integración y

Orquestación de piezas de software de cada
una de las capas, en lugar de la codificación
de módulos individuales
Sistemas de Información Orientados a Procesos
4
La Idea Principal
Process-Aware
Information
System
gestión de la
lógica del proceso
ejecución de las
actividades Aplicación
Objetivos:
 Separar la lógica de las aplicaciones de la lógica de los procesos de negocio
 Definir y gestionar en forma explícita la lógica de los procesos

5
Definición:
Un Sistema de Información Orientado a Procesos
es aquel sistema de software que gestiona y ejecuta
procesos, los cuales involucran personas,
aplicaciones y/o fuentes de información, sobre la
base de Modelos de Procesos

6
Un Modelo (Definición o Especificación) de Proceso

representa la estructura de un proceso, esto es, las posibles
actividades y secuencias de actividades del mismo, junto con
los recursos que soportan dichas actividades
 Un SIOP interpreta modelos de procesos para llevar a cabo la

ejecución de los procesos
 La ejecución implica crear una instancia de proceso a partir de un
modelo. La instancia es gestionada por el SIOP.
 Una instancia de proceso es única y representa un caso o proceso
particular.
 Ej: el proceso de la orden de compra nro. 1546

7
Beneficios:
 Modelos de procesos sirven como medio de comunicación entre
analistas de negocio e ingenieros en sistemas
 Modelos de procesos permiten cambiar los procesos de negocio sin
modificar el código de los sistemas que soportan las tareas de los
procesos
 Representación explícita de los procesos
 permite que los mismos puedan ser ejecutados y automatizados a través de
un sistema de información
 posibilita un soporte de gestión en el nivel de (re)diseño (Simulación y análisis
de los procesos).
 permite el control y monitoreo de los procesos

8
Tipos de SIOPs - Historia

1970
Sistemas de Información de Oficinas
1980
................................
1990 Sistemas de Gestión de Workflows / GroupWare
Herramientas Modelado/Análisis de Procesos de Negocio

Plataformas EAI (Enterprise Application Integration)
2000
Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio
Servidores de Aplicación Extendidos
Plataformas Business-to-Business

9
Clasificación de SIOPs:
(Según los tipos de procesos que soportan)
 Procesos Orientados a Aplicaciones vs Orientados a Personas

 Procesos Estructurados vs Desestructurados
 Procesos Intra-Organizacionales vs Inter-Organizacionles
Nota: Aquellos marcados con  son los tipos de procesos a estudiar en este curso

Clasificaciones: Procesos Orientados a Aplicaciones
vs Orientados a Personas
10
Según los tipos de participantes (personas o aplicaciones):

 Procesos Persona-a-Persona:
 Los participantes son principalmente personas
 Tareas no automatizables que requieren intervención humana
 Ej: Sistemas Groupware, Gestión de Proyectos, Seguimientos de Trabajos
 Procesos Aplicación-a-Aplicación


Solamente involucran tareas ejecutadas por sistemas de software
 Se aplican a sistemas distribuidos (integración de aplicaciones)
 Ej: Plataformas EAI, Servidores de Integración Web, Plataformas B2B
 Procesos Persona-a-Aplicación


Tareas humanas e interacción entre personas y tareas automatizadas e interacciones
entre aplicaciones
 Soporte para que personas y aplicaciones trabajen en forma integrada
 Ej: Sistemas de Gestión de Workflows (o de Procesos de Negocio)

Clasificaciones: Procesos Estructurados vs Procesos
Desestructurados
11
Según el grado de estructura del proceso para su automatización:

 No estructurado (Unframed)
 No existe un modelo de proceso asociado (Groupware)
 Estructurado Ad Hoc (Ad hoc framed)
 Definido a priori pero solamente ejecutado una vez o pocas veces antes de ser
descartado o modificado (Gestión de Proyectos, Workflows Científicos)
 Débilmente Estructurado (Loosely framed)
 Modelo de proceso (describe la ejecución normal) definido a priori pero con un
conjunto de restricciones
 Adaptación a excepciones, especificando rutas implícitamente (Sistemas de Manejo de
Casos, Sistemas de Gestión de Workflow Flexibles)
 Fuertemente Estructurado (Tightly framed)


La ejecución del proceso sigue el modelo de proceso definido a priori (Sistemas de
Gestión de Workflow)

Clasificaciones:
Intraorganizacional vs Interorganizacional
12
 Intraorganizacional 
 Son los tradicionales
 Involucran personas y aplicaciones dentro de una
organización
 Interorganizacional
 Abarcan diferentes empresas
 Involucran personas y aplicaciones de diferentes empresas
 Nueva tendencia en tecnologías para SIOPs:

 EstándaresBusiness-to-Business
 Composición de Servicios Web, Arquitecturas Orientadas a
Servicios

Tecnologías a estudiar en el curso
13

Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio /
Workflow
que soportan:
 Procesos de Persona-a-Aplicación y de Aplicación-a-Aplicación
 Procesos estructurados
 Procesos intra-organizacionales

Ejercicios
14
Responda Verdadero o Falso y justifique su respuesta:

1) Un sistema desarrollado para gestionar el procesamiento de
expedientes puede ser considerado un SIOP
2) Un Sistema ERP es un SIOP
3) Una forma de desarrollar un SIOP para gestionar el procesamiento de
expedientes es desarrollar un sistema que soporte diferentes instancias
de un único proceso de gestión de expedientes
4) Un sistema de gestión de proyectos basado en la técnica PERT/CPM
puede ser considerado un SIOP
5) Un SIOP que soporta la gestión de documentos, los cuales sólo son
modificados por usuarios a través de aplicaciones específicas, es un
SIOP orientado a personas
6) Un proceso que tiene definido todos los posibles caminos de excepción
es un proceso débilmente estructurado

SISTEMAS DE GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO
(BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SYSTEMS)
Asignatura: Sistemas de Gestión

Docente: Dr. Pablo D. Villarreal
Automatización de Procesos y Workflows
Modelo de Especificación Ejecución del

Proceso de Proceso Proceso
Definido Definido Realizada
a través a través por
de un de un
Lenguaje de Lenguaje de Sistema de

Modelado de Especificación de Gestión de
Procesos de Procesos Procesos de
Negocio Negocio

Una especificación de proceso (especificación de

workflow) es la representación de un proceso de negocio en
un formato que puede ser interpretado por un sistema de
gestión de procesos de negocio/workflows para dar soporte a
la ejecución del proceso.
Esta definición o especificación consiste de:
 una red de actividades y sus relaciones de precedencia;
 información acerca del flujo de control del proceso (ruteo de

las actividades);
 información acerca de los participantes, datos, las
aplicaciones asociadas, etc., de cada una de las actividades

Un workflow es la automatización de un proceso de

negocio, en todo o en parte, por la cual los
documentos, información o las tareas, son pasados
desde un participante a otro para su ejecución, de
acuerdo a un conjunto de reglas de procedimiento.
[Workflow Management Coalition, 1995]

Caso/Instancia de Proceso/Workflow
 Un caso o instancia de proceso hace referencia a la “cosa”
(producto, información o servicio) a ser procesada siguiendo la
definición del proceso (Ej: la orden de compra nro 1024, el reclamo
Rec-3468)
 Representa una ejecución específica del proceso
 Cada instancia es controlada independientemente y mantiene su
propio estado de la ejecución del proceso
El estado del caso o instancia está determinado por:

 Variables de instancia del proceso: valor que poseen los atributos del proceso
que son utilizados para el ruteo de las actividades
 Condiciones sobre la estructura del proceso: dependencias entre actividades,
actividades ejecutadas y habilitadas
Ciclo de Vida de la Instancia de un Proceso/Workflow
/ interrumpir
Suspendido Interrumpido
/ suspender
/ reanudar / interrumpir
/ comenzar
/ iniciar
Iniciado / recomenzar En Ejecución Activo
Finalizado

Instancia de una Actividad

 Es la ejecución de una actividad en un caso o instancia de
proceso/workflow específica
Ciclo de Vida de la Instancia de una Actividad
Suspendido
/ suspender / reanudar
/ iniciar
/ habilitar / comenzar
Iniciada Habilitada En Ejecución Finalizado

Ítem de Trabajo (Work Item)
 Representa el trabajo a ser realizado (por un participante del
workflow) en el contexto de una actividad dentro de una instancia
de un proceso/workflow
 Representa que una actividad está lista o habilitada para ser ejecutada por un
participante específico
Lista de Trabajos (Worklist)

 Es una lista de ítems de trabajo (recuperados por el WfMS)
asociados con un participante del workflow (o con un grupo
de participantes que comparte una lista de ítems de trabajo
común)
Relaciones entre conceptos de workflows
Proceso de Negocio (representa lo que debería suceder)
definido en gestionado por
Especificación del Sistema de Gestión de

Proceso/Workflow Procesos de Negocio /Workflow
(representa lo que debería suceder)
controla los aspectos automatizables
del proceso de negocio
a través de
Subprocesso Compuesto de
Instancia del Proceso
(representa lo que está sucediendo)
Actividades Incluye una o más
La cuales pueden ser
Instancia de Actividad
or
La cual incluye
Actividades Actividades
y/o
Manuales Automatizadas
Actividades
semiautomtizadas Items de Trabajo Aplicaciones Invocadas
(actividades asignadas a un (herramientas/aplicaciones utilizadas
participante del workflow) para dar soporte a la actividad)
Ejercicios
 (Verdadero o Falso) Un modelo de proceso de negocio es un workflow
(especificación de proceso ejecutable) cuando:
 Las tareas y el flujo de control están definidos
 Los datos del proceso y las tareas están definidos
 Las aplicaciones a ser invocadas están definidas
 Las tareas tienen definidos los recursos que las pueden realizar
 ¿Una aplicación cliente de correo electrónico, puede ser utilizada para
llevar a cabo una actividad manual, automática o semiautomática?
 Una actividad automática, ¿Requiere de un ítem de trabajo?
 Una actividad manual, ¿Requiere de una instancia para su ejecución?
 Cuando un ítem de trabajo es ofertado a los recursos, ¿implica que la
tarea/actividad está en ejecución?
 Una lista de trabajo, ¿Puede ser compartida por varias personas?
 El estado de ejecución de un proceso (o instancia) ¿Está definido sólo por
las actividades que fueron ejecutadas, las que se están ejecutando y las
que deben ejecutarse?
Sistemas de Gestión de Procesos de Negocio (BPMSs)
Herramientas de
Modelo/ Modelado
Herramientas Especificación /Implementación
de Proceso
de Monitoreo
/Análisis interpreta
Caso del Proceso
gestiona
Caso del Proceso
Motor de Procesos Caso del Proceso
Caso del Proceso
Caso del Proceso
Datos de
ejecución asigna tareas
Herramientas
de
Administración
Sistema Sistema
Vendedor Empleado Facturación ERP
(Ventas) (Almacén)
Sistema de Gestión Aplicaciones externas
de Tareas
Arquitectura Genérica de un BPMS
Herramientas Analista/Diseñador
de Modelado de Procesos Aplicaciones
Modelo de Genera
Recursos Especificación invoca
(Roles y del proceso
Grupos) Manipulan
interpretada por
Datos de
Servicio de Máquina(s)
WFM control de
mantiene
Ejecución Proceso
Engine instancias
de Procesos usa Datos Datos de las
Worklist relevantes de aplicaciones
instancias actualizan
Herramientas interactúa vía
administración
Manejador de
y monitoreo
la Worklist Aplicaciones
Participantes
Administrador del Proceso
Evaluadores
Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas Fuente: WfMC
26
Herramientas de Modelado/Implementación de Procesos
incluyen:
 Herramienta para el Modelado y Especificación de Procesos
de Negocio
 Modelado soportado por un lenguaje visual
 Especificación soportada por un lenguaje ejecutable
 Herramienta de Análisis de Procesos
 Verificación y Simulación de Procesos
 Herramienta para la Definición de Recursos
 Clasifica los recursos (roles, unidades organizacionales)
 Relaciones entre los tipos de recursos

Servicio de Ejecución (Enactment) de Proceso:

 Compuesto de una o varias máquinas de procesos
 Interpreta especificaciones de proceso/wowrkflow
 Crea y gestiona las instancias de proceso
 Mantiene datos de control de las instancias de proceso a
través de varias máquinas
 Puede requerir acceso a los datos del modelo de
roles/organización
 Utiliza datos relevantes (atributos del proceso)
 Invoca al Manejador de la Worklist y a Aplicaciones externas

Aplicaciones Clientes del BPMS
 Manejador de la Lista de Trabajos:
 Presenta los items de trabajo a ser llevados a cabo por una persona
 Provee propiedades relevantes a un item de trabajo (información del caso)
 Soporte para ordenar, seleccionar items
 Provee información del estado de la máquina de proceso
 Soporta el inicio de una actividad en un caso específico (selección de un
item)
 Reporta la terminación de una actividad
Dos tipos:
 Manejador Estándar (provisto por el BPMS)
 Manejador Personalizado o Integrado (desarrollado usando las APIs
provistas por el BPMS)
Herramientas de Administración y Control
 Adición, modificación y eliminación de personas

 Inspección del estado de las instancias de proceso
 Manipulación del estado de las instancias de proceso ante
problemas o excepciones
 Adición y eliminación de especificaciones de proceso
 Reconfiguración del BPMS
 Recolección de datos históricos y presentación de indicadores
de performance

Ejercicios
 Un modelo de proceso de negocio, ¿Es el principal componente
requerido por un BPMS para soportar la ejecución del proceso?
 Comparando un BPMS con un DBMS ¿Qué características o
fundamentos comunes tienen?
 Un BPMS, ¿depende de un DBMS interno para soportar la
ejecución de sus procesos?
 Los datos relevantes (atributos) de un proceso/workflow, utilizados
para gestionar el flujo de control del workflow ¿Son consultados
y/o actualizados por el BPMS?
 ¿Qué aplicaciones interactivas debería proveer un BPMS para
soportar la ejecución de los procesos/workflows?
 ¿Un BPMS es el encargado de ejecutar la lógica de automatización
de las tareas?
Gestión de Workflows
El trabajo (actividades) de un workflow /proceso de negocio es

llevado a cabo por los recursos (humanos o técnicos)
 Cada recurso es identificable unívocamente y tiene una cierta capacidad

 Un recurso puede llevar a cabo algunas tareas de diferentes
procesos/workflows
Los recursos humanos se clasifican típicamente por:

 Rol: clasificación basada en qué puede hacer un recurso
 Grupo (departamento, equipo, unidad organizacional): clasificación basada en la

estructura de la organización.
Modelos de Recursos son definidos en forma separada de los modelos de

workflows

Gestión de Workflows
Asignación de actividades a recursos (Personas):

 Actividad
Un paso lógico que puede ser ejecutado en diferentes instancias
(casos) de un workflow
 Item de Trabajo = actividad + caso
Un paso lógico que puede ser ejecutado en un caso (instancia) de un
workflow
 Instancia de Actividad = actividad + caso + recurso
La ejecución de una actividad en un caso (instancia) de un workflow.

Gestión de Workflows: Ejemplo
Proceso de Negocio de Gestión de Demandas/Reclamos

Tipo de Recurso Recursos Unidad

Actividad Rol
Pablo Organizacional
Roberto Registrar - -
Verónica Contactar_cliente Empleado Dpto: Reclamos
Rol: Empleado
Pedro Contactar_dpto Empleado Dpto: Reclamos
María Recolectar - -
Evaluar Evaluador Dpto: Reclamos
María Pagar Empleado Dpto: Finanzas
Rol: Evaluador
Carlos Enviar carta Empleado Dpto: Reclamos
Pablo Archivar - -
Roberto
Dpto: Reclamos Verónica
Carlos
María
Verónica
Dpto: Finanzas
Pedro

Instancias (Casos) en ejecución del proceso

gestión de reclamos gestionados por un BPMS
Caso 4 Caso 3 Caso 2

Caso 6 Caso 5 Caso 1

Ítems de Trabajo Instancias de Actividades

Caso Actividad Caso Actividad Recurso
Caso 1 pagar Caso 2 evaluar María
Caso 3 evaluar Caso 4 contactar_dpto Pablo
Caso 5 contactar_cliente Caso 6 registrar -
Caso 5 contactar_dpto
Lista de Trabajo- Usuario: María Lista de Trabajo - Usuario: Pablo

Caso Actividades Pendientes Caso Actividades Pendientes
Caso 3 evaluar Caso 5 contactar_cliente
Caso 5 contactar_cliete Caso 5 contactar_dpto
Caso 5 contactar_dpto
Lista de Trabajo - Usuario: Pedro
Caso Actividades Pendientes
Caso 1 pagar
Gestión de Recursos en Gestión de Workflows
Asignación de un ítem de trabajo a un recurso (creación de

la instancia de actividad)
La máquina de workflow tiene que decidir:

 El orden en que se crean los ítems de trabajo
FIFO, LIFO, SPT, EDD, por prioridad

 Cómo asignar un ítem de trabajo a un recurso para ejecutar una
actividad
 Mecanismos de asignación de actividades

Ejercicios
Responda Verdadero o Falso y justifique su respuesta:
 Un ítem de trabajo representa la ejecución de una tarea en un
proceso/workflow
 Un ítem de trabajo sólo puede ser asignado a una única persona
 Un ítem de trabajo es creado para la ejecución de una tarea o
actividad automática
 Un usuario de un proceso o workflow sólo puede ejecutar una
tarea a la vez
 Las tareas de un proceso son ofrecidas y/o asignadas a los usuarios
de un proceso de acuerdo a la unidad organizacional a la que
pertenece

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Curso: Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas

Sistemas de información orientados a datos:

 Incremento de aplicaciones específicas del dominio y específicas

Tendencia hacia la Integración y

 Definir y gestionar en forma explícita la lógica de los procesos

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Un Modelo (Definición o Especificación) de Proceso

 Un SIOP interpreta modelos de procesos para llevar a cabo la

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Tipos de SIOPs - Historia

Herramientas Modelado/Análisis de Procesos de Negocio

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 Procesos Orientados a Aplicaciones vs Orientados a Personas

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Según los tipos de participantes (personas o aplicaciones):

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Según el grado de estructura del proceso para su automatización:

Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 11

 Nueva tendencia en tecnologías para SIOPs:

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Sistemas de Información Orientados a Procesos

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Responda Verdadero o Falso y justifique su respuesta:

Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 14

Asignatura: Sistemas de Gestión

Modelo de Especificación Ejecución del

Lenguaje de Lenguaje de Sistema de

Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 16

Una especificación de proceso (especificación de

 información acerca del flujo de control del proceso (ruteo de

aplicaciones asociadas, etc., de cada una de las actividades

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Un workflow es la automatización de un proceso de

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El estado del caso o instancia está determinado por:

Ciclo de Vida de la Instancia de un Proceso/Workflow

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Instancia de una Actividad

Ciclo de Vida de la Instancia de una Actividad

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Lista de Trabajos (Worklist)

definido en gestionado por

Especificación del Sistema de Gestión de

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Servicio de Ejecución (Enactment) de Proceso:

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 Adición, modificación y eliminación de personas

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El trabajo (actividades) de un workflow /proceso de negocio es

 Cada recurso es identificable unívocamente y tiene una cierta capacidad

Los recursos humanos se clasifican típicamente por:

 Grupo (departamento, equipo, unidad organizacional): clasificación basada en la

Modelos de Recursos son definidos en forma separada de los modelos de

Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 32

Asignación de actividades a recursos (Personas):

Escuela RIO 2017 - Gestión de Procesos de Negocio: Herramientas de software y sistemas 33

Proceso de Negocio de Gestión de Demandas/Reclamos

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Tipo de Recurso Recursos Unidad

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