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4 MÉTODOS DE ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA

Un método de ordenación archivística es un procedimiento que contiene una serie de
pasos con el propósito de conservar los documentos de manera organizada, para su
consulta posterior. (Alvarado Aguilar, Administración de la información) Para una empresa
es importante elegir el método adecuado de ordenación archivística que se mantenga a lo
largo del tiempo y permita la rápida localización de la información. Entre los métodos más
reconocidos por autores de libros y documentos de sitios web sobre archivo y gestión
documental, se encuentran los siguientes:
2.4.1 Método Alfabético En el Método Alfabético se ordenan los documentos
siguiendo el orden continuo del alfabeto, consta de un juego básico de veintiocho guías
que cubre todo el alfabeto, el cual se puede ampliar agregando guías adicionales con
subdivisiones del alfabeto. Es aconsejable su aplicación en archivos pequeños y ofrece
algunas ventajas como la simplicidad. En el sistema alfabético, las guías principales llevan
impresas en la pestaña la letra o combinación de letras que corresponden a la sección de
la gaveta. En la pestaña de la carpeta individual aparece el nombre del individuo o
firma cuya correspondencia se incluye dentro de ella. En la pestaña de la carpeta
miscelánea aparece la letra o combinación de letras de su guía correspondiente.
2.4.2 Método Numérico En el Método Numérico se ordenan los documentos
bajo la unidad de números. Su aplicación es recomendable en fondos documentales
muy grandes, donde es posible asignar a los documentos un número de
identificación. Los números permiten una ordenación muy exacta de los documentos
y una lectura ágil. La expansión es ilimitada, los números son inagotables y es fácil ir
agregando carpetas para nuevos individuos, empresas o asuntos, a medida que el
número de ellos aumente.
2.4.3 Método Alfanumérico El Método Alfanumérico es una combinación de los
métodos antes vistos. El Método por asunto o materia es un tipo de ordenación que se
ajusta a las necesidades de los investigadores, porque ellos tienen la tendencia a
requerir la información por materia. Ha sido utilizado en archivos históricos y en
bibliotecas. Consiste en que la información contenida en un documento se extrae en un
tema global que la identifica. (ALVARADO AGUILAR)
2.4.4 Método Cronológico El Método Cronológico mantiene los registros por fecha,
haciendo que sea más sencillo acceder a ellos de forma cíclica. Pero se requiere
mucho tiempo en recuperar estos registros, porque la gente no suele almacenar o
recordar la información en orden de fechas. (Locsin, Métodos de archivado de
documentos)
2.4.5 Método Geográfico El Método Geográfico consiste en agrupar las carpetas en
orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o
nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de
exportación o en un departamento de ventas. Se utiliza generalmente en ministerios,
secretarías departamentales, almacenes en cadena, oficinas de ingenieros y arquitectos.
(MÁRMOL)
2.4.6 Método por asuntos o temas Este método consiste en agrupar los documentos
de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia. El título de
la correspondencia se denomina por la materia tratada en el documento. Este método es
útil cuando existe la necesidad de relacionar el expediente con alguna actividad en
particular, con algún departamento o con un producto específico. Los asuntos pueden
archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos. (BLOG BLIGOO) Para
archivar documentos utilizando el método por asunto el primer paso es inspeccionar la
documentación para elegir correctamente el asunto, el segundo paso es clasificar
según la importancia en principales, divisiones y subdivisiones. Por ultimo distribuir los
folios de acuerdo a los títulos principales. Para el Comercial Megapinturas el Método
por asunto es el adecuado bajo arreglos del método alfabético y cronológico, para el
mejor acceso a la información.
2.5 RECURSOS MATERIALES Según Raúl Morueco Gómez, en su documento “Archivo y
clasificación de los documentos”, en el mercado existe una gran cantidad de elementos
que nos permite archivar correctamente en función de nuestras necesidades. Los más
comunes son:
2.5.1 Armarios Su objetivo es albergar documentos, por ello, suelen disponer de
cajones que facilitan la incorporación de los documentos.
2.5.2 Archivadores Son carpetas grandes que en su interior llevan un sistema de
anclaje para archivar la documentación. En el lomo tienen una zona que permite escribir o
insertar fichas con el fin de identificar correctamente la documentación que lleva adentro.
2.5.3 Cajas archivadoras Utilizadas para albergar documentos, archivo definitivo,
fichas, etc. Existen varios tamaños y tipos en función de aquello que se pretende guardar.
2.5.4 Bandejas apilables Normalmente utilizadas en la misma mesa de trabajo,
permiten separar la primera documentación que le llega al profesional del
secretariado, por ejemplo, cartas, informes, etc.
2.5.5 Carpetas Básicamente está formado por una cartulina de cartón plegada que
permite almacenar documentos en su interior. Suelen llevar pestañas o zonas donde
identificar la documentación que estamos guardando.
2.5.6 Guías Son separadores de la documentación ubicadas dentro de una
misma carpeta y dispone de una serie de pestañas que permiten una localización más
rápida.
 2.5.7 Indicadores o separadores Son elementos que se suelen colocar entre la
documentación ubicada en una carpeta o archivo con el fin de separar las mismas. La
diferencia con respecto a las guías es que éstas suelen disponerse en distintos colores y
por ellos se identificará la documentación que separan.
2.5.8 Fundas Las fundas permiten mantener los papeles en buen estado.
2.5.9 Pinzas Se utilizan para sujetar un conjunto de documentos. Existen de
distintos tipos: de percha, individuales, etc. (Morueco Gómez, Archivo y clasificación de
documentos)
Todos los recursos antes mencionados son útiles para la implementación del archivo físico
en el Comercial Megapinturas dado a que cada uno tiene un uso específico, que permitirá
brindar mejor organización en el tratamiento de los documentos.
2.6 INSTALACIONES Para contar con un excelente archivo físico es necesaria la
observación, la depuración constante, la organización, el almacenamiento en
condiciones óptimas y poseer una relación de ubicación. (SOLUCIONES
DOCUMENTALES INTEGRALES) Algunos tips para tener una buena instalación del
archivo físico están detallados en la siguiente tabla.
Tabla 5. Tips para una buena instalación del archivo físico Aspecto Descripción Situación
El archivo se ubicará cercano a la oficina que sirve o que tiene mayor volumen de
papeles. Es evidente que toda organización debe realizar un estudio previo de la
instalación física para elegir el mejor lugar para colocar el archivo. Ventilación La
temperatura óptima oscila entre los 16 y 18 grados centígrados con humedad media
del 40%. Iluminación De acuerdo a las construcciones modernas se prefiere la
iluminación totalmente indirecta ya que evita todo reflejo. Disposición El espacio
disponible para los archivos puede tener forma rectamente o cuadrado, pero en todo
caso tendrá disponible un espacio tal que permitirá un funcionamiento eficiente de dicho
servicio. Fuente: Técnicas de archivo (Instituto Juan Bosco de Huánuco, 2011) Elaborado
por autora Las instalaciones tienen que ser las idóneas y suficientes para permitir una
recuperación rápida y eficaz de los documentos. Es verdad que en la mayoría de los
casos el problema es la falta de espacio, pero en realidad el problema está en que se tiene
juntos todos los documentos sin clasificarlos. (PARERA PASCUAL) Dado el paso del
tiempo la acumulación de los documentos es mayor, por lo que el almacenamiento de
documentos físicos es requerido. Para tener un archivo en estado óptimo, no se necesita
un puesto informatizado de última generación, dos cajas archivadoras para guardar las
carpetas de forma correcta pueden ser suficientes para organizar el archivo físico en
el Comercial Megapinturas.
2.7 ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO FÍSICO La organización está encaminada a un fin
específico y consiste en el diseño y fijación de procesos, funciones y responsabilidades
que ayudan a simplificar el trabajo dentro de la empresa.(LÓPEZ, 2014) El archivo es una
tarea importante y como todas las actividades dentro de la empresa, debe ser organizada
y tener un proceso con el fin de cumplir los objetivos del negocio y así incrementar la
productividad y disminuir los esfuerzos en la búsqueda de información. El siguiente
gráfico muestra pasos para organizar el archivo fisico recomendados por Carmen
Marin en su documento “Organizate: 8 claves para organizar tu archivo”, publicado en el
Blog Archivólogo en Enero del 2011. Gráfico 2. Pasos para organizar el archivo físico
Paso 1. Revisar y separar los documentos Revisar y separar todos los documentos bajo
un formato determinado, por ejemplo: de acuerdo a un asunto o aplicando cualquier otro
método de ordenación archivística.
Paso 2. Establecer prioridades Establecer la importancia o utilidad de los documentos que
ha separado. Toda la información que normalmente guardamos no es útil todos los días,
por lo que se debe priorizar su uso.
Paso 3. Dividir el material por categorías Dividir los documentos en categorías, por
ejemplo: Académicos, salud, bancarios, comerciales, etc. Esto dará una jerarquía al
archivo.
Paso 4. Orden alfabético, la mejor salida Organizar cada uno de los asuntos por un
orden de fácil ubicación. Expertos sugieren el sistema alfabético, por temas o cualquier
otro que se prefiera, pero siempre con el mismo concepto.
Paso 5. Protección de la información Ubicar los documentos dentro de una carpeta u otro
sistema que permita conservar la información para su consulta. Esto es clave a la hora
de buscar los archivos luego de algún tiempo.
Paso 6. Marcar carpetas Marcar las carpetas con la información que permita su
oportuna localización. De esta manera, cuando necesite algún documento que hace
meses no consulta, su tarea será más fácil.
Paso 7. Espacio ideal para evitar deterioro Destinar un espacio físico adecuado para la
disposición de las carpetas para evitar su deterioro.
Paso 8. Ordenar cada día y botar lo inservible Incorporar diariamente los documentos
recibidos con el fin de evitar su acumulación y revisar anualmente la documentación con el
propósito de seleccionar la que haya perdido su utilidad.
2.8 ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o
codificación de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y
de orden original.
2.8.1 Clasificación En la clasificación se identificarán las series documentales para
separar los documentos por atributos similares. Entiéndase por serie documental al
conjunto de documentos que tienen características comunes.
2.8.2 Ordenación El ordenamiento de las series documentales se efectuará
aplicando el sistema más conveniente para el negocio. A esto se refiere con los métodos
de ordenación archivística, detallados anteriormente. Clasificación Signatura Ordenación
2.8.3 Signatura Signar un documento es un procedimiento en la que se determina un
código que identifique en forma precisa y breve las series documentales. La
Signatura consiste en asignar símbolos particulares a los documentos para su
identificación. Dichos símbolos reemplazan a los nombres o títulos, representándolos,
lo que permite su inmediata localización. El código se estructura en base a letras,
números o la combinación de ambos. De esta manera se tiene una identificación
alfabética, numérica o alfa-numérica. (ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO DE
EDUCACIÓN DE PERÚ) 2
.9 GESTIÓN DOCUMENTAL Es definida como el conjunto de prácticas y procedimientos
mediante los cuales los documentos de un individuo u organización son administrados. El
enorme valor que tiene la información comercial de una empresa hace que sea necesaria
una estrategia de gestión de documentos que se adecúe al tipo y al tamaño del negocio y
que además sea confiable, eficiente y que desde luego tenga un costo razonable. Esta
disciplina contempla en su totalidad el flujo documental de la organización en
cuestión y su fin primordial se resume en dos objetivos:  Permitir que la información
registrada en archivos y documentos sea accesible eficientemente.  Que la
información permanezca almacenada de forma segura y sea conservada de manera
intacta por el período de tiempo que sea necesario.
Un sistema de archivo para un negocio es una herramienta de organización indispensable.
Es posible configurar un sistema de archivos por categorías, tales como cuentas por cobrar
y cuentas por pagar, por orden alfabético o una combinación de los mismos. Es necesario
configurar el sistema de tu pequeña empresa para que se ajuste a tus necesidades y estilo de
gestión, y que sea accesible y comprensible para los demás.
Organiza tus documentos. Con todos tus documentos a mano, divide cada uno en una
categoría general, como por ejemplo las cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Tus cuentas
por cobrar se componen de todas las facturas pendientes de pago a ti por los clientes. Tus
cuentas por pagar se componen de las facturas que tu pequeña empresa le debe a
vendedores, proveedores, propietarios, impuestos, beneficios para empleados y salarios,
contador, servicios públicos y cualesquiera otras cuentas que pagas regularmente. Usa dos
archivadores para cada categoría general: uno exclusivamente para las cuentas por cobrar y
un armario para las cuentas por pagar.
Crea un sistema de archivo. Divide las dos categorías más amplias de las cuentas por cobrar
y cuentas por pagar en subcategorías. Por ejemplo, las cuentas por pagar deben ser
subdivididas en intervalos de tiempo como menos de 30 días, menos de 45 días, menos de
60 días y menos de 90. Esto te permitirá identificar fácilmente qué facturas deben pagarse
rápidamente para tu pequeña empresa y cuáles no. Luego subdivide tus cuentas por pagar.
Por ejemplo, pon los archivos relacionados con los empleados en subcategorías, tales como
salarios, beneficios, y los archivos del personal y los servicios públicos y el arrendamiento
a otras empresas. La última subcategoría debe reservarse para las facturas por pagar a
proveedores y suministradores.
Alfabetiza tus archivos. Revisa tus subcategorías y ordena alfabéticamente los archivos
individuales. El orden alfabético es la forma más sencilla de organizar los archivos de la
pequeña empresa. Puedes optar por asignar números a cada uno como una forma de
identificar cada archivo por un número de cliente o número de proveedor. Si tienes un
contador, pregúntale qué tipo de programa informático utiliza y la forma de coordinar la
denominación y / o numeración de los archivos para que se haga más fácil hacer la
contabilidad de tu pequeña empresa.
Mantén tu pequeño sistema de presentación de negocios. Cada día que crees para un cliente
o recibes una factura de un proveedor, anótalo en tu calendario o libro mayor, y luego
presenta la copia impresa. Cuando pagas una factura de un proveedor, tira la copia impresa
del gabinete y adjunta una copia del cheque o anota el número de cheque o forma de pago,
fecha e importe. Del mismo modo, cuando recibes el pago de un cliente, tira de la copia
impresa del gabinete de cuentas por cobrar y anota la fecha, la cuantía y la forma de pago,
entonces vuelve a presentar la copia impresa.