INFORME DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE VENTAS

ANA PATRICIA AGUDELO RUEDA

ANGIE LORENA QUEVEDO CASTAÑEDA

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

INSTITUTO DE PROYECCIÓN REGIONAL Y EDUCACIÓN A DISTANCIA

TECNOLOGÍA EMPRESARIAL

BUCARAMANGA

2018
 INFORME DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE VENTAS

ANGIE LORENA QUEVEDO CASTAÑEDA

ANA PATRICIA AGUDELO RUEDA

INFORME PARA APLICAR LOS CONCEPTOS BÁSICOS PARA LA

ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE VENTAS DE UNA EMPRESA

TUTOR

REDONDO MORA RAMIRO AUGUSTO

UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER

INSTITUTO DE PROYECCIÓN REGIONAL Y EDUCACIÓN A DISTANCIA

TECNOLOGÍA EMPRESARIAL

BUCARAMANGA

2018

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 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................4

2. VENTAS .........................................................................................................................................5

2.1 ESTRUCTURA DE VENTAS ............................................................................................................5

2.2 POLÍTICAS DE VENTAS .................................................................................................................5

2.3 OBJETIVOS DE VENTAS (CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS) .........................................................7

2.4. TIPO DE VENDEDOR ...................................................................................................................7

2.5 TAMAÑO DE LA FUERZA DE VENTAS ......................................................................................... 11

2.6 PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE VENDEDORES E INCENTIVOS

13

2.7 DISEÑO DEL TERRITORIO DE VENTAS ........................................................................................ 16

CONCLUSIONES............................................................................................................................... 17

BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................. 18

3
 INTRODUCCIÓN

La elaboración de un estudio de factibilidad para la creación de una empresa de

producción de traperos con válvula dispensadora de líquidos en Floridablanca; nace
por la problemática que dos jóvenes universitarias con deseos de contribuir al
desarrollo económico y social del sector del aseo percibieron.

Es por esto por lo que mediante el estudio de mercado se busca entender la plaza
de productos o servicios y las necesidades o deseos de los clientes, mediante el
estudio de las variables de marketing y con ello busca demostrar que existe un
número considerable de consumidores, empresas y otras entidades.

Siendo esta una oportunidad para involucrar conocimientos técnicos y

administrativos en procesos productivos, con el fin de generar cambios que
impulsen el mejoramiento de técnicas para la ejecución de las tareas propias del
aseo.

Aunque si bien la producción es una actividad económica necesaria, también lo es

la comercialización, razón por la cual, con el estudio de mercado realizado, se
identifican las oportunidades de demanda del producto en el sector de aseo, para
así poder proyectar la oferta, demanda y precios, además de establecer los
sistemas de ventas.

4
 2. VENTAS

2.1 ESTRUCTURA DE VENTAS

Director de
ventas
(Patricia
Agudelo)

Supervisora zona sur Supervisor zona norte

(Angie Quevedo) (Camilo Díaz )

Vendedor Vendedora Vendedor Vendedora Vendedor

( Carlos ( Angelica (Camilo (Elena Gomez) (Diego Florez)
Durán) Marín) Suarez)

Figura 1. Organigrama de estructura de ventas

Es una estructura lineal donde se pueden observar que es una sola persona,
quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, esta
estructura cuenta con una autoridad centralizada y un sistema de comunicación
rápida y flexible.

2.2 POLÍTICAS DE VENTAS

Política del Producto

 Se determinarán estándares de calidad con monitoreo permanente.

5
  Los materiales serán de la más alta calidad.
 El producto tiene una garantía de 4 meses.
 Se realizará la debida facturación por la compra del producto.
 La mopa del producto será debidamente empacada en la bolsa que deberá
estar membretada.

Política de la Distribución

 La distribución se realizará por marketing directo para evitar intermediarios.

 La distribución de Easy Mop, trapero con válvula dosificadora de líquidos se
hará por empresas reconocidas del trasporte.
 Easy Mop contara con ventas a domicilio.
 La distribución se realiza puerta a puerta o por encargo.
 Además de la venta directa tendremos un canal de distribución indirecto con
el cual pretendemos llegar a una superficie más amplia (centros comerciales,
supermercados, comercios, farmacias, centros fisioterapéuticos) y por tanto
obtener un mayor número de clientes. Este sería nuestro principal canal de
distribución.

Política del Precio

 Ofrecer a todos los clientes directos el mismo precio por el mismo producto
en circunstancias similares.
 Se recibirá únicamente en pesos colombianos.
 Easy Mop hará un 20 % de descuento por mercancía defectuosa.
 Tendrá precios de descuento en temporadas especiales.
 Por la compra de 8 o más unidades se obsequiará entre un 10% y 20% de
descuento.

6
2.3 OBJETIVOS DE VENTAS (CUALITATIVOS Y CUANTITATIVOS)

Cualitativo:

 En el 2020 alcanzar el liderazgo en ventas de traperos con válvula

dosificadora de líquidos en el área de Floridablanca.

Cuantitativos:

 Para el segundo trimestre del año 2018 se implementará la nueva forma de

entrega de Easy Mop, que será entrega a domicilio sin ningún costo para el
área de Floridablanca.
 Para el segundo tercer trimestre de 2018 se incrementarán los clientes en un
8% en la línea de traperos con válvula dosificadora de líquidos en el área de
Floridablanca
 Posicionarse en Floridablanca como la empresa más cumplidora en tiempos
de entre de Traperos con Válvula dosificadora de líquidos.
 Movilizar los recursos para el funcionamiento de nuevas estrategias de
comercialización, ofreciendo así una nueva forma de innovación en este tipo
de venta.

2.4. TIPO DE VENDEDOR

HOJA DE ANALISIS OCUPACIONAL

DEL CARGO
IDENTIFICACION

NOMBRE DEL CARGO: VENDEDOR

DIVISION: DEPARTAMENTO: VENTAS
MERCADEO

SECCION: CARGO DE JEFE INMEDIATO: SUPERVISOR

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 VENTAS

Función principal:
Llevar a cabo negociaciones de venta y postventa con los clientes.
FUNCIONES DEL CARGO

Funciones secundarias:
-Relación y comunicación con clientes.
- Tomar pedidos y comunicarlos en el menor tiempo a la empresa.
- Conservar las buenas relaciones con los clientes.
- Recoger cartera.
- Cerciorarse de la entrega de pedidos.
- Garantizar al cliente la atención post venta.
EXIGENCIAS DEL CARGO

Grado de Instrucción: título técnico o tecnólogo

en Mercadeo y Ventas.
Experiencia: Mínimo un año en ventas.

CONOCIMIEN Conocimientos especiales:

TOS
• Conocimiento de la empresa
• Manejo correcto de office y equipo de cómputo y
comunicaciones.
• Conocimiento del mercado para saber quiénes
son los clientes actuales y potenciales, cuáles
son los competidores, quién es el líder del
mercado

8
 • Concentración en las tareas a realizar.
• Facilidad de expresión y comunicación verbal y
corporal.
• Iniciativa de atender de forma cálida a clientes.
• Iniciativa de mantener su buena presentación
personal.
• Habilidad para encontrar clientes
• Ser Autodisciplinado o tener la capacidad de
HABILIDADE
realizar algo sin necesidad de ser controlado o
S
supervisado por otras personas.

Manual:
Precisa habilidad para el uso de equipos de
cómputo y comunicaciones.
APTITDES • Compromiso con la empresa
• Paciencia para mantener la calma o demostrar
tolerancia aún en las situaciones más difíciles y
complicadas.
• Ser por naturaleza una persona activa y diligente

en todas las actividades que se realizan.

• Determinación para lograr los objetivos
propuestos, además de mantenerse firme para
cumplir con los compromisos contraídos con la
empresa, los clientes y con uno mismo.
• Ser una persona íntegra, recta, incorruptible y
leal.

Responsabilidad con la
empresa:

9
 • Cumplir con las políticas y normas de la
empresa.
• Garantizar compromisos contraídos con los
clientes.

Responsabilidad por materiales, herramientas y

RESPONSABI
equipo:
LIDAD
• Equipos de cómputo y comunicaciones.
Responsabilidad por manejo de documentos:
Discreción y privacidad en manejo de contratos
firmados con clientes.
Esfuerzo Mental: Las labores del cargo exigen
concentración y buena actitud.

Esfuerzo visual: Las labores que realice exigen

poco esfuerzo visual.
ESFUERZO
Esfuerzo físico: Requiere poco esfuerzo físico.
Condiciones ambientales:
Sus labores dentro de la empresa deben
ejecutarse en buenas condiciones de
iluminación.
Riesgos del cargo:
Los riesgos a los que está expuesto el trabajador
PENOSIDAD DEL CARGO en este cargo son riesgos ergonómicos por
permanecer bastante tiempo de pie.
Factores de riesgo público.

OBSERVACIONES: Seguirá las instrucciones de su jefe inmediato y

laborará respetando espacios y elementos de sus compañeros.

Empleado Jefe Inmediato

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2.5 TAMAÑO DE LA FUERZA DE VENTAS

La determinación del tamaño de la fuerza de ventas será a través del método de la

carga de trabajo.

Cada vendedor debe tener la misma cantidad de trabajo.

Cargas uniformes de trabajo

Método que asegura la asignación de cuentas que requieren un tiempo y esfuerzo

similar para todos los vendedores, el cual consiste en los siguientes pasos:

1) Clasificar clientes presentes y en perspectiva de acuerdo con el potencial de

ventas.

2) Calcular la duración y frecuencia por visitas de ventas que requiere cada cliente.

3) Calcular el trabajo total que requiere el vendedor para atender a todas sus
cuentas.

4) Calcular el tiempo del que dispone el vendedor para realizar ese trabajo.

5) Dividir el tiempo total disponible por el vendedor entre cada tarea de ventas.

6) Determinar el número total de vendedores que se requieren.

1.Clasificar clientes presentes y en perspectiva de acuerdo con el potencial

de ventas

La empresa Easy cuya actividad es la venta de traperos con válvula dosificadora,

tiene dos tipos de clientes, medianos y grandes, considerando su cartera actual, y
los que están en perspectiva quedan distribuidos de la siguiente forma:

Clientes medianos = 80

Clientes grandes = 100

11
2. Calcular la duración y frecuencia por visitas de ventas que requiere cada
cliente

Estimaremos el tiempo que se llevará atender a los nuevos clientes, se utilizará un

ejemplo para saber el tiempo que se lleva atender a cada cliente y la estimación del
número de visitas que se les deberá hacer de manera anual. Se realizan las
operaciones correspondientes:

Clientes medianos = 20 min. /visita X 96 visitas anuales / en la cantidad de minutos

por hora = 32 horas

Clientes grandes = 35 min. /visita X 108 visitas anuales / en la cantidad de minutos

por hora = 63 horas.

3. Calcular el trabajo total que requiere el vendedor para atender a todas sus
cuentas

Considerando que se tienen tantos clientes y que por cada uno se lleva tanto tiempo
para atenderlos, se calcula entonces las horas totales que se llevará toda la fuerza
de ventas para atender a la cartera de clientes:

Clientes medianos = 80 X 32 horas = 2.560 horas

Clientes grandes = 100 X 63 horas = 6.300horas

Total = 8.860 horas

4. Calcular el tiempo del que dispone el vendedor para realizar ese trabajo

La empresa trabaja 46 semanas efectivas por año y 40 horas por semana, lo cual
permite hacer el siguiente

cálculo:

46 semanas X 40 horas semanales = 1840 horas anuales

5. Dividir el tiempo total disponible por el vendedor entre cada tarea de ventas

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Los vendedores de la empresa realizan las siguientes tareas y se ha estimado de
acuerdo con sus reportes el porcentaje que representa en su carga de trabajo cada
actividad:

Tareas de ventas: 50% 920

Tareas no de ventas: 25% 460

Viajes: 25% 460

Total: 100% 1.840

6. Determinar el número total de vendedores que se requieren

Para calcular el total de vendedores se debe dividir el número de horas totales que
se requiere para atender a todos sus clientes entre el número de horas que el
vendedor le asigna a las tareas de ventas, quedando de la siguiente forma:

8.860 ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠
Vendedores que se necesitan =
1.840 ℎ𝑜𝑟𝑎𝑠

Vendedores que se necesitan = 4.8

Si la empresa tiene actualmente 5 vendedores, se tendrá la posibilidad de cubrir

toda el área de Floridablanca.

2.6 PROCESO DE RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE

VENDEDORES E INCENTIVOS

RECLUTAMIENTO

El reclutamiento externo actúa con candidatos que no pertenecen a la organización.

Cuando se presenta una vacante, la organización intenta llenarla con personal de
afuera, o sea los candidatos externos atraídos por esta técnica de reclutamiento. El
13
reclutamiento externo incide sobre los candidatos reales o potenciales, disponibles
o empleados en otras organizaciones.

El reclutamiento externo ofrece las ventajas muy significativas, como lo es el ingreso

de nuevos elementos a la empresa ocasiona siempre una importación de ideas
nuevas y diferentes enfoques acerca de los problemas internos de la empresa,
porque renueva y enriquece los recursos humanos de la empresa.

Para realizar el reclutamiento se utilizarán las agencias de empleo, debido a estas

Con el fin de atender a pequeñas, organizaciones especializadas en reclutamiento

de personal, pueden proporcionar personal de niveles alto, medio y bajo, o personal
de ventas, de bancos o fuerza laboral industrial. El reclutamiento a través de agencia
es uno de los más costosos, aunque esté compensado por factores relacionados
con tiempo y rendimiento.

SELECCIÓN

Primera selección (entrevista de reclutamiento): Después de haber analizado la

solicitud de empleo, un máximo de 10 personas es seleccionado para una entrevista
de 45 minutos durante la cual el candidato él mismo presenta su expediente y
responde a las preguntas del reclutador.

Segunda selección: Las 3 o 4 personas que demuestran las experiencias más

relevantes y más motivación para el puesto son seleccionadas.

Selección final: Basándose en estos diferentes elementos, un plan de formación y

de desarrollo, en caso de selección, será definido para cada candidato. La
información obtenida por los reclutadores (externos) será transmitida a la jerarquía
del futuro colaborador. Es ella la que tomará la decisión final.

14
Una vez que hemos evaluados a todos los postulantes o candidatos, pasamos a
seleccionar al que mejor desempeño haya tenido en las pruebas y entrevistas
realizadas, es decir, pasamos a seleccionar al candidato más idóneo para cubrir el
puesto vacante.

Y una vez que hayamos elegido al candidato más idóneo, pasamos a contratarlo,
es decir, a firmar junto con él un contrato en donde señalemos el cargo a
desempeñar, las funciones que realizará, la remuneración que recibirá, el tiempo
que trabajará con nosotros, y otros aspectos que podrían ser necesario acordar.

Aunque antes de contratarlo, podríamos decidir ponerlo a prueba durante un breve

periodo de tiempo, con el fin de evaluar directamente su desempeño en su nuevo
puesto, además de su capacidad para relacionarse con sus nuevos jefes, pares y
subordinados.

ENTRENAMIENTO

El entrenamiento es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera

sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos,
actitudes y habilidades, en función de objetivos definidos. El entrenamiento implica
la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo, actitudes frente a
aspectos de la organización, de las tareas y del ambiente y desarrollo de
habilidades.

Se utilizará el entrenamiento periódico como herramienta indispensable para que el

personal este en constante aprendizaje y así poder enfrentar de forma más
innovadora cualquier contratiempo.

15
DIFERENCIA ENTRE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN

El entrenamiento en concebido como la preparación que se debe de seguir para

realizar una acción y la capacitación es el proceso que estimula a un trabajador para
prepararse con el fin de alcanzar sus metas.

El entrenamiento por lo general implica instrucción y ejercicios prácticos con el fin

de desarrollar las habilidades necesarias para realizar o desarrollar una actividad.
Mientras que La capacitación es un conjunto de actividades didácticas orientadas a
incrementar los conocimientos, aptitudes y habilidades de las personas que labora
en una empresa.

2.7 DISEÑO DEL TERRITORIO DE VENTAS

Easy Mop atiende cerca de 180 clientes en el área de Floridablanca, Distribuidos en

dos zonas de ventas que cubren todo el territorio municipal, compuesto por 5
personas quienes comercializan un promedio de 250 traperos con válvulas
dosificadoras de liquido al año, con las cuales están divididas por las siguientes
zonas:

ZONA NORTE ZONA SUR

La trinidad Cumbre
Campanazo Santa Ana
San Bernardo Bucarica
Zapamanga IV Villanatalia
Caldas El Carmen

16
 CONCLUSIONES

El estudio de mercado dio pautas indispensables para concentrar la atención en un

mercado potencial y que a su vez está dispuesto a adquirir Easy Mop. El proyecto
de factibilidad para la creación de una empresa de producción de traperos con
válvula dispensadora de líquidos en Floridablanca según el estudio de mercados
muestra que tiene una demanda potencial para el año 2018 de 71.277, atendiendo
un total de 65.068 hogares del área de Floridablanca.

Sumando las variables del mercadeo concluyen que Easy Mop es viable
comercialmente, puesto que, durante la vida útil del proyecto, alcanza niveles
aceptables, en esta economía tan variable y se proyecta como un modo de generar
independencia económica y auto gestionar.

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 BIBLIOGRAFÍA

 23 de mayo de 2017. Eadbox. Entrenamiento de Vendedores en tu Empresa.

Recuperado de internet de: http://es.eadbox.com/entrenamiento-de-
vendedores-en-tu-empresa/
 Vega, R, Vega, F. 2009. Tangara. Factibilidad para la creación de una
empresa comercializadora de productos de consumo masivo en la zona norte
de Bucaramanga. Recuperado de internet el día 22 de junio de 2018 de:
http://tangara.uis.edu.co/biblioweb/tesis/2009/130131.pdf
 13 de junio de 2018. Redondo Mora, R. Moodle. Tutoría virtual 8 Grupo CN1.
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 22 enero de 2008. Castaño, A. Modelos de entrenamiento y capacitación en
la empresa. Gestiopolis. Recuperado de internet el día 24 de junio de 2018
de: https://www.gestiopolis.com/modelos-de-entrenamiento-y-capacitacion-
en-la-empresa/

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