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implementación del
Sistema Integrado de
Gestión en la prestación
del servicio de los
programas misionales
Cambiando el mundo de las familias colombianas
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Grupo de Trabajo
Mateo Orozco Jiménez
Sonia Margarita Espitaleta Morales
Teresa Quilindo Sarasti
Sergio Andrés Ramos Pahuana
Lady Liliana Niño Mora
Jessica Elena Figueroa Aroca
Ivonne Slendy Garcia Pena
Luz Karime Diaz Durango
Coordinación editorial
Jefe de Oficina Asesora de Comunicaciones
Diagramación y diseño
Grupo de Imagen Corporativa
Oficina Asesora de Comunicaciones
Introducción
Teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de los bene-
ficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y con el
fin de establecer los criterios para la prestación del servicio de
los operadores y/o contratistas de las estrategias y programas
misionales, se facilita la presente cartilla para la implementación
del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo con las obligacio-
nes contractuales, lineamientos técnicos, manuales operativos y
requisitos legales.
Objetivo General
Orientar a los operadores y/o contratistas de los programas mi-
sionales sobre el cumplimiento de criterios que se deben tener
en cuenta para la prestación del servicio, que cumpla con los re-
quisitos del sistema integrado de gestión definido por el ICBF en
concordancia con los requisitos legales y otros requisitos.
6 SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN
Es un conjunto de elementos relacionados que permiten direccionar y ejecutar
actividades para transformar entradas en resultados, con el propósito de garan-
tizar el cumplimiento de los requisitos de las partes interesadas de una empresa
u organización.
GLOSARIO DE CALIDAD
Para todas las organizaciones es importante conocer la terminología de los sis-
temas de gestión de calidad, con el fin de apropiar estos conceptos y generar
valor al interior de la entidad. Como proveedores del Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (ICBF) es necesario aplicar adecuadamente el conocimiento
con relación a la gestión de la calidad, por lo que a continuación se definen al-
gunos de los criterios más relevantes:
¿QUÉ ES CALIDAD?
Calidad es cumplir con las expectativas y necesidades de los clientes, en este
caso particular, los usuarios de los servicios. Por este motivo se deben conocer
las necesidades y expectativas de los niños, niñas y adolescentes (NNA), con
fin de brindar el mejor servicio posible.
Planear
Hacer
Actuar
Planear: es definir las actividades que se van a realizar, teniendo en cuenta los
recursos y la capacidad de la empresa. 9
Hacer: es ejecutar las actividades planeadas en el paso anterior. Para esto se
debe contar con procesos establecidos que compongan un sistema de opera-
ción, apoyados en documentación en la que se encuentre descrito cómo reali-
zar estas operaciones.
CRITERIOS DE CALIDAD
Teniendo en cuenta lo especificado en la Guía para la Adquisición de Bienes y
Servicios de Calidad G7.ABS publicada en la página web de la entidad, los si-
guientes son los criterios descritos dentro del proceso de adquisición de bienes
y servicios, los cuales aplican a los servicios prestados por el operador y/o con-
tratista que se desarrollen en infraestructuras (unidades de servicio) propias, en
comodato o en arriendo, con el fin de dar cumplimiento a los requisitos legales
y de calidad relacionados con la satisfacción de los usuarios.
DEFINICIONES:
Agua residual domestica - ARD: son procedentes de los hogares, así como las
de las instalaciones en las cuales se desarrollan actividades industriales, comer-
ciales o de servicios y que correspondan a:
3. Identificación de peligros
7. Manejo y almacenamiento
24 8. Controles de exposición, protección personal
7. Actividades de mantenimiento
El operador y/o contratista deberá realizar actividades de mantenimien-
to a los espacios y áreas donde se preste el servicio, documentando
como mínimo procedimientos, cronogramas, registro, listas de chequeo
y responsables de las siguientes actividades:
1. Zonas verdes: Realizar las activi-
dades de poda y jardinería de
manera periódica. Se debe-
rá garantizar la recolección
y disposición final de es-
tos residuos.
2. Equipos y sistemas:
Realizar las actividades
de mantenimiento pre-
ventivo y correctivo a
equipos como aires acon-
dicionados, calefacciones
y plantas eléctricas, ade-
más de hacer el mantenimien-
to a los sistemas hidrosanitarios,
eléctricos, canales de recolección
de aguas lluvias y desagües, para su
correcto funcionamiento. Igualmente, se deberá hacer la lim-
pieza y desinfección de redes y tanques de almacenamiento
de agua potable y contar con los respectivos registros que
soporten el cumplimiento de esta actividad.
3. Fumigación y control de plagas: Realizar las actividades
de fumigación de vectores de manera periódica, dispo-
niendo los residuos de los envases de los insumos a través
de una campaña posconsumo o gestor autorizado. 25
8. Manejo de residuos sólidos
Realizar el manejo adecuado de los residuos sólidos generados por la
prestación del servicio, para lo cual el operador y/o contratista deberá
implementar actividades para la separación, identificación, almacena-
miento y disposición final de los siguientes:
• No peligrosos (Aprovechables, no aprovechables y orgáni-
cos)
• Peligrosos
• Especiales
Color del
Residuo por disponer
contenedor
Papel sucio, engrasado, aluminio, carbón,
tetrapak, servilletas, pañales, papel higiéni-
Verde co, restos de alimentos, colillas de cigarri-
llo, restos de barrido, empaques contami-
nados, icopor
Papel seco, periódico, cartón, revistas, ca-
tálogos, cuadernos, libros, plegadiza (pa-
Gris
pel o cartón plegable) limpios, folletos, car-
petas, fólderes.
Envases de bebidas de plástico PET, vi-
Azul drio, vasos desechables PET, bolsas, latas,
hojalata y demás recipientes limpios
Zona de lavado
Debe disponer de un espacio para el lavado de los contenedores utili-
zados para el almacenamiento temporal de los residuos y los elementos
para las actividades de aseo, el cual deberá contar con las especifica-
ciones técnicas mínimas (protección de agua lluvia, piso liso, drenaje,
punto de agua, entre otras). No podrá realizarse el vertido de las aguas
residuales producto de estas actividades en canales que rodeen la uni-
32 dad de servicio, directamente al suelo o en cualquier cuerpo de agua si
no se cuenta con permiso de vertimiento.
DEFINICIONES
• Activo: se refiere a cualquier información o elemento relacio-
nado con el tratamiento de la misma (sistemas, soportes, edifi-
cios, personas) que tiene un valor para la entidad.
Dentro del desarrollo de las actividades que lleva a cabo el operador y/o contra-
tista para la prestación del servicio, se deben seguir las siguientes indicaciones:
3. Control de Acceso
Es necesario establecer procedimientos que documenten y verifiquen el
ingreso/egreso de manera segura a las instalaciones o infraestructuras del
operador y/o contratista para la protección y seguridad de la información.
Todo equipo de tipo electrónico/tecnológico (equipos PC, pantallas,
portátiles, tablets, cámaras de fotografía y video, video Beam, entre
otros) deberá ser registrado en los instrumentos de control, automáticos
o manuales (lectores de barras, planillas, bitácoras de ingreso o salida
de elementos que haya implementado el operador o contratista), con
el objeto de documentar el registro de los elementos y propender por
identificar y evitar los riesgos asociados que afecten la seguridad de la
información en su confidencialidad, integridad y disponibilidad.
DEFINICIONES
• Accidente de trabajo: todo suceso repentino que sobrevenga
por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el tra-
bajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psi-
quiátrica, una invalidez o la muerte. (Ley 1562 de 2012 Artículo
3). Es también accidente de trabajo aquel que se produce du-
rante la ejecución de órdenes del empleador, o el contratante
durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera
del lugar y horas de trabajo.
Recomendaciones:
• Realizar mantenimiento identificando los focos de filtración
de agua que generan la humedad (presencia de hongos).
• Realizar mantenimiento y limpieza a los tanques de alma-
cenamiento de agua.
• Realizar control químico de plagas (fumigaciones periódi-
cas).
• Realizar control físico de plagas (cebo, ubicación de an-
geos, trampas).
• Garantizar las condiciones higiénico - sanitarias del lugar
donde se almacena o manipula alimentos.
Recomendaciones:
• Identifique las acciones sobre las cuales puede decidir de las
cuales no pueda hacerlo, esto facilita que no se cargue emo-
cionalmente sobre aspectos que no pueda usted resolver.
• Procure manejar adecuadamente la comunicación tanto
verbal como no verbal, esta repercute en las formas de
relacionamiento con otros. El modo amable y asertivo en su
comunicación motivara positivamente las relaciones con
los niños y a su vez con padres y familiares de los mismos.
46 • Procure disfrutar pausas de descanso durante la jornada
laboral, cinco minutos en la mañana y en la tarde, esto dis-
minuye los niveles de fatiga.
• Promueva la comunicación asertiva al interior de su traba-
jo, esto redundará en los niños y niñas, padres y familia-
res con mejores estrategias de relacionamiento personal y
profesional.
• Procure conservar la calma en los espacios donde se pre-
sentes situaciones de conflicto, no reaccione de la misma
forma, esto permitirá que la tensión disminuya y tenga me-
jor oportunidad de resolver el problema.
• Realice ejercicio mínimo tres veces a la semana y lleve un
estilo de vida saludable.
Iluminación
• Mantenga áreas iluminadas en las áreas de trabajo. Em-
plee la luz natural siempre que sea posible.
• El número de luminarias, su distribución e intensidad debe-
rá estar en relación con la altura, superficie del área y de
acuerdo con el trabajo que se realice.
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Ruido
• Eliminación de las fuentes de ruido.
• Control del ruido en su origen: aislamiento en la fuente por
medio de la localización, o amortiguación de las vibracio-
nes (aires acondicionados, plantas eléctricas).
• Medidas colectivas de control a través de la organización
y la distribución del lugar de trabajo.
• Reducción en la fuente o en la trayectoria, utilizando cer-
cos, barreras o silenciadores en los tubos de escape.
Recomendaciones:
• Garantizar que las herramientas sean seguras y cuenten
con mantenimiento.
• El tamaño y el peso de la herramienta deberá ser acorde a
la capacidad física de la persona que la está manipulando.
• Los mangos deben permanecer limpios, secos, libres de
cualquier residuo abrasivo y en buen estado para su uso.
• Para el manejo de herramienta y/o maquinarias, tener en
cuenta las instrucciones del fabricante, o en su defecto, las
50 características de los equipos y sus condiciones de utiliza-
ción. Tener precaución en el manejo de maquinarias que
tengan piezas movibles.
• Utilizar los Elementos de Protección Personal (EPP) nece-
sarios para la manipulación de las herramientas.
• Utilice los elementos asignados para trabajo de oficina
como saca ganchos, cortapapel, guillotina.
Recomendaciones:
• Conservar la calma.
• No corra, evacue por las escaleras conservando la dere-
cha.
• No utilice ascensores. En caso de evacuación, no perder el
tiempo buscando objetos personales.
• Alejarse de ventanas o muebles que se puedan caer, o
romper.
• Identifique rutas de evacuación, salidas de emergencia
y dirigirse a los puntos de encuentros establecidos en el
Plan de Emergencias y Contingencias.
• Reconozca los brigadistas.
• Participe de simulacros que se programen.
• Durante la emergencia preferiblemente consuma agua em-
botellada.
• Conecte la radio para recibir información o instrucciones
de las autoridades.
• Mantenga una lista de los teléfonos de las entidades de
emergencias (Cruz Roja, bomberos, defensa civil, policía,
etc.).
4. Garantizar que todos los colaboradores vinculados para la ejecu-
ción del contrato o convenio se encuentren afiliados al Sistema de
Seguridad Social, incluido los riesgos laborales.
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Dentro del funcionamiento de la unidad de servicio se deberá garantizar
que todos los trabajadores asociados en el cumplimiento del contrato o
convenio se encuentren afiliados al sistema de seguridad social, sean
trabajadores dependientes o independientes, nacionales o extranjeros.
Para la ARL, la afiliación por parte de los empleadores se realiza me-
diante el diligenciamiento del formulario de afiliación y la aceptación por
la entidad administradora.
10 Designar un brigadista para que haga parte activa del Plan de Emer-
gencias y Contingencias del ICBF, así como garantizar la socializa-
ción de este Plan a los colaboradores vinculados por el contratista
que prestan sus servicios en las sedes del ICBF.
El Contratista/Operador debe asignar un brigadista en el momento de
realizar actividades en la Sede de la Dirección General, Regionales,
Centros Zonales y Unidades Locales del ICBF, teniendo en cuenta la
articulación con la entidad para la Prevención, Preparación y Respuesta
ante emergencias.
El brigadista debe ser un trabajador proactivo, con dinamismo y ca-
racterísticas de líder en su entorno quien de forma solidaria participa
voluntariamente en tareas de prevención y atención de emergencias.