IUT DE SAINT-BRIEUC Département TC

BASE DE DONNEES SOUS ACCESS

« Gestion de contacts commerciaux »

Contenu
1 - Description de la base de données.............................................................................................................. 1
2 - Interface d’Access : ........................................................................................................................................ 3
3 – Création des tables (structure) .................................................................................................................... 5
4 - Relations entre les tables : ............................................................................................................................ 9
5 - Création de formulaires ............................................................................................................................... 14
6 - Création de requêtes : ................................................................................................................................. 35
7 - Les états ......................................................................................................................................................... 37

1 - Description de la base de données

4 tables :

Table Nature du contact Type prospect Table Prospect Table Contact

Code Code Code Code
Intitulé Intitulé Nom Code prospect
Prénom Date
Adresse1 Heure
Adresse2 Contenu
Ville Date prochain contact
Cp Code nature du contact
Tél
Code Type prospect
Photo

Table Nature du contact :

Nom du champ Type de données Taille

Code Numérique Entier
Intitulé Texte 50

Table Type prospect :

Nom du champ Type de données Taille

Code Numérique Entier
Intitulé Texte 50

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Table Prospect :

Nom du champ Type de données Taille

Code NuméroAuto Entier long
Nom Texte 30
Prénom Texte 30
Adresse1 Texte 50
Adresse2 Texte 50
Ville Texte 50
Cp Texte 5
Tél Texte 20
Code Type prospect Numérique Entier
Photo Objet OLE -

Table Contact :

Nom du champ Type de données Taille

Code NuméroAuto Entier long
Code prospect Numérique Entier long
Date Date/Heure -
Heure Date/Heure Format 00 :00
Contenu Mémo -
Date prochain contact Date/Heure -
Code nature du contact Numérique Entier

Rmq : Taille d’un champ numérique

Octet : 0 .. 255 (1 octet = 28) / Entier : 0 .. 65535 (2 octets = 216)

Entier long : 0 .. > 4,2 milliards (4 octets = 232)

Rmq : En gras la clé primaire, voir explication plus bas

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2 - Interface d’Access :

Base de données vide

Nom du fichier : contacts.accdb
Indiquer l’emplacement
Créer

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On arrive sur cet écran :

Fermer Table1 :

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3 – Création des tables (structure)

Création de la table Nature du contact :

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Entrer les 2 champs Code et Intitulé :

Attention : Spécifier bien que le champ Code est de type Numérique de taille Entier, que le champ
Intitulé est de type texte de 50 (comme précisé dans la description de la base de données).

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Ne reste plus qu’à indiquer que le code est la clé primaire : Bouton droit de la souris sur le Code.
Sélectionner clé primaire (ou bouton Clé primaire), ce qui donne :

Access n’étant pas « intelligent » il ne sait pas que le champ Code est un code, et que donc chaque
Nature du contact devra avoir un code différent (code unique), c’est l’objet de la clé primaire que de le
lui indiquer.

Fermer la fenêtre de création de la table et l’enregistrer :

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Une première table est créée :

Créer les 3 autres de la même Précisions pour le champ Heure de la table contact :
manière.

Précisions :
- Afin de modifier la structure de la table : Bouton droit de la souris, Mode création.
- Afin de visualiser son contenu (vide actuellement = la table nature du contact ne contient
aucun enregistrement, double cliquer sur la table.
IMPORTANT : Toujours fermer la fenêtre après chaque étape de création ou modification (a pour
effet de les enregistrer).
Créer les autres tables de la même manière.

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4 - Relations entre les tables :

Ajouter la table Contact :

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Ajouter les 3 autres tables et fermer :

Afin de faciliter la lisibilité, déplacer et agrandir les fenêtres associées à chaque table comme suit :

Rmq : la clé primaire est placée sur la gauche des codes …

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Relation entre 2 tables : Ex : Contact <-> Nature du contact

Faire glisser le champ Code nature du contact (de la table contact) sur le champ Code (de la table
Nature du contact)

Appliquer l’intégralité référentielle (Voir Powerpoint explicatif)

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A un contact correspond une et une seule nature du contact

A une nature du contact correspond un ou plusieurs contacts
Traiter les autres relations (en appliquant l’intégrité référentielle) :

Fermer et enregistrer les relations.

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Rmq : Les champs en relation doivent être du même type et avoir la même taille, si tel n’est pas le
cas :

Explication et solution :
Fermer la fenêtre des relations.
Dans l’exemple on voit que les 2 champs n’ont pas la même taille :

Il n’est donc pas possible de les mettre en relation, d’où le message d’erreur.
Il suffit de modifier le champ Code de la table Nature du contact, qui doit être de taille Octet et non
Entier long (tel que précisé dans la description de la table …)

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5 - Création de formulaires

Plus de formulaires -> Assistant formulaire :

Objectif 1 : Créer un formulaire pour mettre à jour les natures du contact

Créer un formulaire à l’aide l’assistant :

Formulaire pour nature du contact :

Sélectionner la table ‘Nature du contact’

Sélectionner les champs qui seront mis à jour sur le formulaire, ici les deux champs de la table : Code
et Intitulé

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Sur les écrans suivants de l’assistant, sélection des éléments de mise en forme :

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En final, le formulaire est généré et prêt à l’emploi :

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Créer 3 natures du contact :

Rmq : afin de visualiser le contenu d’une table, sélectionner l’objet Table, puis double-cliquer sur la
table.

Objectif 2 : Créer de la même manière un formulaire pour mettre à jour les types de prospect :

En créant 2 types de prospect :

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Objectif 3 : Formulaire de mise à jour des prospects

Créer le formulaire, l’on obtient :

Ajouter le prospect Dupont Marc.

Inconvénient sur le formulaire généré :

Il est nécessaire de connaître les codes des Type prospect, et une fois saisi, l’intitulé du Type
prospect correspondant ne s’affiche pas (Dans l’exemple il faut savoir que le code type prospect 1
correspond au type prospect Particulier)

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Objectif :
A la place de la zone de texte, il est préférable de ré agencer le formulaire et de placer une liste
déroulante pour la sélection du type prospect :

Donc il s’agit de remplacer :

Par :

Voir page suivante

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Pour atteindre cet objectif :

Afficher le formulaire en mode création :

Pour chaque élément de formulaire, il y a :

- une étiquette (Ex : Code type prospect)
- l’élément (Ex : zone de texte Code type prospect)

Supprimer le champ Code Type Prospect avec son étiquette (Qui est donc actuellement une zone de
texte)

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Sélectionner l’outil Zone de liste déroulante (Contrôle de formulaire)

Cliquer à l’emplacement où la zone de liste déroulante va être placée et faire glisser la souris afin de
définir sa taille (cf. cadre orange)

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On arrive à cet écran :

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Déplacer des champs afin d’obtenir :

Créer quelques prospects :

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Objectif 4 : Mise à jour des contacts commerciaux

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Etape 1 : Créer un formulaire : Sous-formulaire contact :

Ne pas sélectionner les champs Code et Code prospect :

Sélectionner une disposition Tabulaire :

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Le nommer Sous-formulaire Contact :

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Etape 2 : intégrer le sous-formulaire au formulaire prospect :

Revenir en modification du formulaire Prospect :

Etendre le pied de formulaire :

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Insérer un sous-formulaire :
Outil Sous-formulaire/Sous-état :

Cliquer sur l’outil afin de le sélectionner.

Faire glisser la souris sur la zone où l’on souhaite positionner le sous-formulaire :

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Utiliser un formulaire existant : Sous-formulaire Contact :

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Modifier le sous formulaire Contact : présentation et zone de liste déroulante pour la nature du
contact :

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6 - Création de requêtes :

Une requête sert à extraire des données issues d’une ou plusieurs tables

Exemple : Prospects par type

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Exécution de la requête (Résultat de la requête)

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7 - Les états

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