COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y

CONSULTA

Versión: 01 Código: GA-PR-H03

Proceso: GESTIÓN ADMINISTRATIVA
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1. OBJETIVO

Establecer mecanismos de comunicación, participación y consulta para asegurar que la

información que el SG-SST comunica a los trabajadores y otras partes interesadas sea recibida
de manera clara, oportuna y concisa, de cara a obtener los resultados esperados con su
difusión.

2. ALCANCE

Aplica a todas las comunicaciones que se lleven a cabo en EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA
E.S.P., relacionados con el SG-SST.

3. SOPORTE NORMATIVO

 N/A.

4. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES

Comunicación: Transmisión de señales mediante un código común al emisor y al receptor.

Consulta: Acto de tratar un asunto con una o varias personas.

Participación: Intervención en un suceso, en un acto o en una actividad.

5. RESPONSABLE

EL GERENTE es responsable de suministrar todos los recursos necesarios para la difusión de

información por parte del SG-SST.

ASESOR DE TALENTO HUMANO Y RESPONSABLE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO son responsables de hacer gestiones de difusión de
la información en cuestión, al personal pertinente, para el cumplimiento y la respectiva
evaluación de las actividades correspondientes.

TODO EL PERSONAL es responsable de participar y cumplir lo dispuesto en las

comunicaciones del SG-SST, de cara a lograr hábitos de trabajo seguros y estilos de vida
saludables respecto a las condiciones laborales que presenten.

6. CONDICIONES GENERALES

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6.1. Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, motivar la
participación y/o consultar en cualquier aspecto del SG-SST a los trabajadores, visitantes
y/o partes interesadas. En EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. se tienen canales de
comunicación, encaminados a difundir y motivar la participación de los trabajadores en
aspectos del SG-SST, tales como:
 Reuniones mensuales del COPASST.
 Reuniones trimestrales del Comité de Convivencia Laboral.
 Tarjeta de reporte de condiciones y/o actos inseguras.
 Actividades de esparcimiento empresariales.
 Memorandos.
 Comunicados Gerenciales (escritos o por e-mail).
 Carteleras de comunicaciones.
 Capacitaciones SST.
 Lecciones aprendidas.
 Criterios SST establecidos para proveedores.
 Folletos, cartillas y otras publicaciones empresariales.

6.2. Las visitas de inspección periódicas a campo (plantas operativas, obras en ejecución, etc.)
realizadas por el SG-SST y la gerencia son un medio para que los trabajadores participen
continuamente en la identificación de peligros, reporte e investigación de condiciones
laborales.

6.3. Se tendrá como mecanismo de participación la Tarjeta de reporte de condiciones y/o actos
inseguras, donde el trabajador podrá reportar de forma escrita todas aquellas condiciones
(área o entorno) o actos (trabajadores, contratistas, etc) inseguros que él considere que
podrían poner en peligro la integridad suya y la de los demás.

6.4. Se tendrá carteleras de comunicaciones en las instalaciones de EMPRESAS PÚBLICAS

DE NEIVA E.S.P. en las cuales se publicará información que sean de interés general o del
SG-SST.

6.5. Los requerimientos, quejas y reclamos de las partes externas, se tramitarán una vez sean
recibidos (sean cartas, correos electrónicos, manifestaciones verbales, otros), en un plazo
no mayor a 15 días hábiles.

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

PUNTO DE
ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
Reporte de actos y condiciones
inseguras: Analizar la información
GA-FR-H42
y generar corrección o acción Todo el Personal REPORTES
1. correctiva (si se requiere),
SG-SST DE ACTOS Y
Comunicar al personal la viabilidad
CONDICIONES
de la solicitud, Seguimiento a las
acciones generadas en los

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PUNTO DE
ETAPAS DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO
CONTROL
reportes, Verificar la efectividad de
la acción y gestionar su cierre.

Reuniones COPASST: Se
discuten inquietudes del SG-SST al Miembros del GA-FR-H17
interior de la empresa y se COPASST
2. Actas de
establecen planes de acción en las
SG-SST COPASST
actas del COPASST para su
seguimiento y cierre.

Reuniones CCL: Se discuten Miembros del

inquietudes del SG-SST al interior Comité de GC-FR-05
3. de la empresa y se establecen Convivencia ACTA DE
planes de acción en las actas del Laboral REUNION
CCL para su seguimiento y cierre. SG-SST

Asesor de
Memorandos: Documentación de
Talento Humano
información a comunicar, personal
4. OFICIO
al que se dirige y firma de SG-SST
aprobación.
Gerencia

8. DOCUMENTOS Y REGISTROS REFERENCIADOS:

NOMBRE CÓDIGO RESP. ARCHIVAR

Asesor de Talento Humano

Actas de COPASST GA-FR-H17
SG-SST

REPORTES DE ACTOS Y
GA-FR-H42 SG-SST
CONDICIONES

Asesor de Talento Humano

ACTA DE REUNION GC-FR-05
SG-SST

Asesor de Talento Humano

Oficio N/A
SG-SST

9. CONTROL DE CAMBIOS

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VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO FECHA

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