Nota de contabilidad

¿Qué es una nota de contabilidad? ¿Para qué sirve? ¿Quién la elabora?

Aquí la respuesta.
La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que es
utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones
que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen
documentos internos específicos.
En primer lugar, se debe hacer claridad que las operaciones que la
empresa realice con terceros, necesariamente deben tener soportes
válidos como son las facturas.
Una factura no puede ser reemplazada por una nota de contabilidad o
cualquier otro documento diferente. Por ejemplo, cuando ser realiza
compra de bienes, el único documento válido es la factura, o en su defecto
un documento equivalente a la factura en el caso que la operación se
realice con una persona no obligada a facturar.
Algunas operaciones internas se registran en la contabilidad haciendo uso
de documentos específicos diferentes a la nota de contabilidad, como es
el caso del comprobante de egresos, comprobante de ingresos, recibos de
caja, consignaciones, remisiones, órdenes de compra, entradas de
almacén, salidas de almacén, Notas débito y crédito, etc.
Para las operaciones en las que no existen documentos externos ni
internos específicos, se utiliza entonces la nota de contabilidad. Ejemplo
de esto puede ser la contabilización de la depreciación, la amortización,
correcciones, los comunes ajustes contables resultantes al momento de
preparar el cierre contable, etc.
La nota de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que
permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un
seguimiento posterior. Igualmente debe contener la fecha de elaboración
y las personas que intervinieron en su elaboración.
Puesto que la nota de contabilidad tiene como función el registrar
operaciones en la contabilidad, debe contener claramente las cuentas
utilizadas, los valores parciales de cada movimiento y los respectivos
valores débito y crédito.
Por lo general, solo es necesario elaborar la nota de contabilidad en
original, puesto que la nota de contabilidad no será utilizada o no será
requerida por otro departamento diferente al departamento de
contabilidad, lo que hace innecesario las copias, ni requerida por terceros,
por cuanto es un documento interno de la empresa.
Para tener un mejor control es recomendable utilizar un tipo de nota de
contabilidad diferente para cada tipo de operación. Por ejemplo, la nota
de contabilidad utilizada para registrar los ajustes a una cartera se debe
diferenciar claramente de la nota de contabilidad utilizada para la
contabilización de la depreciación, de lo contrario se tendrán dificultades a
la hora de hacer verificaciones y seguimientos.
Para esto se puede identificar cada tipo de nota de contabilidad mediante
un prefijo, o llamándola por el nombre de la operación que registra: Nota
de ajustes por cartera, nota de depreciación, nota de amortización, etc.
Las notas de contabilidad bien pueden ser en formas preimpresas o
generadas totalmente por computador. Todos los software de
contabilidad tienen por defecto un formato para cada nota, y además
algunos permiten personalizar los formatos para ajustarlos a los
requerimientos de imagen de la empresa.