FRENTE A LA PUBLICACiÓN EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO PARA LA

Contratación PÚBLICA - SECOP.

Se observa que la entidad pública contratante publicó los documentos precontractuales de
la convocatoria No. 02 de 2016, en el SECOP, no obstante, al comparar los documentos
publicados en la página institucional de 4-72, no coinciden con los publicados en el SECOP,
es decir, que las adendas expedidas no han sido publicadas en el Portal de Contratación,
situación por la cual podría presentarse confusiones por parte de los interesados en la
convocatoria pública y por ende la posible vulneración de los principios de publicidad,
transparencia, pluralidad de oferentes, entre otros.

Se reitera lo señalado por Colombia Compra Eficiente en la Circular No. 1 indicando la

obligatoriedad de publicar la gestión contractual en el SECOP, por parte de las entidades con
régimenes especiales, sin importar la naturaleza jurídica, la Circular refiere:
"Para: Entidades que contratan con recursos públicos
Asunto: Publicación de la actividad contractual en el SECOP
La Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente- en cumplimiento desu
objetivo como ente rector del sistema de compras y contratación pública, recuerda a todas las
entidades del Estado la obligación de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico
para la Contratación Pública -SECOP-.Las entidades que contratan con cargo a recursos públicos
están obligadas a publicaroportunamente su actividad contractual en el SECOP, sin que sea
relevante para la exigencia de esta obligación su régimen jurídico. naturaleza de público o privado
o la pertenencia a una u otra rama del poder público. Las instituciones que ejecutan recursos
públicos sin ser entidades del
Estado están obligadas a publicar en el SECOP su actividad contractual que se ejecute con cargo
a recursos públicos.
Las entidades que contraten de acuerdo con regímenes especiales deben publicar la actividad
contractual en el SECOP utilizando la clasificación "régimen especiar." (Subrayado fuera de
texto).
Así mismo, la Ley 1712 de 2014, consagró principios constitucionales, que los operadores de la
función administrativa, deben tener en consideración, tales como los de transparencia, buena fe,
calidad de la información, entre otros, los cuales determinan:
"LEY 1712 DE 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
Principio de transparencia. Principio conforme al cual toda la información en poder de los sujetos
obligados definidos en esta ley se presume pública, en consecuencia de lo cual dichos sujetos
están en el deber de proporcionar y facilitar el acceso a la misma en los términos más amplios
posibles y a través de los medios y procedimientos que al efecto establezca la ley, excluyendo solo
aquello que esté sujeto a las excepciones constitucionales y legales y bajo el
cumplimiento de los requisitos establecidos en esta ley.
Principio de buena fe. En virtud del cual todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones
derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y
desprovista de cualquier intención dolosa o culposa.

1 RESPUESTA.

De conformidad al Escrito de pregunste y respuesta publicado el 11 de abril de 2016 se

aclara que Teniendo en cuenta el sustento normativo y las distintas recomendaciones
emitidas por los diferentes entes de control, se manifiesta que por parte de Servicios
Postales Nacionales S.A se realizó la respectiva publicación del Estudio de Conveniencia
y Oportunidad, Pliegos de Condiciones y sus anexos técnicos en el SECOP según se
certifica en la misma plataforma.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

Se hace la salvedad que LA ENTIDAD se encuentra registrada como entidad debido a su
naturaleza jurídica como régimen especial, por lo tanto la misma plataforma exige que se
indique el LINK en la cual se van encontrar todos los documentos del proceso.

2.1 Se observa que el documento denominado ECO "Estudios de conveniencia y oportunidad",

conserva algunos aspectos que este despacho observó al pliego de condiciones, razón por la cual
se recomienda revisar, entre otras, las causales de rechazo, así mismo no se encuentra la
justificación porqué se solicita el cumplimiento de la obligación a través de carta de compromiso, o
porqué se exigen solo modelos de vehículos a partir del 2013, porqué un proponente no se puede
presentar a más de una región, entre otras.
2.1.1 RESPUESTA.

Teniendo en cuenta la trascendencia de las recomendaciones y para garantizar los

contenidos normativos, se accede a su observación.( ver adenda- Causales de Rechazo ).
Se hace la claridad que el documento se encuentra publicado en el LINK que se relacionó
en el SECOP, reiterando que la misma plataforma exige la relación del LINK para que
automáticamente se direccione a la página que se encuentran publicado todos los
documentos del proceso.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

2.1.2 RESPUESTA. CARTAS DE COMPROMISO.
Se hace la claridad que debido a las condiciones de cumplimiento del presente proceso, la
exigencia de la carta de compromiso permite generar seguridad y confianza para que el
oferente en la ejecución del contrato cumpla lo establecido. Al solicitar de manera definitiva
aspectos relacionados en los contenidos técnicos de los pliegos, se podría generar un
sobrecosto económico al oferente que decida presentarse dado que desconoce si será
favorecido en la etapa de adjudicación.

2.1.3 RESPUESTA. MODELO DE VEHICULOS

Según el Escrito de Preguntas y Respuestas en relación a la solicitud de los vehículos 2013
en adelante, estos permiten garantizar una mayor calidad en la prestación del servicio,
disminuyendo el índice de novedades y garantizando la seguridad ambiental exigida por la
autoridad competente.
No obstante que LA ENTIDAD se desenvuelve en un campo comercial competitivo, al
reducir el modelo de los vehículos estaría por fuera de una posible competencia
empresarial, por lo tanto en aras de garantizar los intereses no se estima conveniente
reducir el modelo de los vehículos, añadiendo que algunos cliente comerciales dentro de
sus exigencias contractuales relaciona que los vehículos destinado a su operación deben
ser modelo no superior a tres años.
2.1.4 RESPUESTA. REGIONALES
Según el Escrito de Preguntas y Respuestas LA ENTIDAD dispone de la responsabilidad
de garantizar la cobertura, accesibilidad, eficacia en cumplimiento de tiempos de
entrega, por lo tanto requiere contar con proveedores especializados en la regional que se
presenten, minimizando riesgos de desborde de capacidad instalada, ocasionando

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

incumplimiento a nuestro clientes. Por tal razón no se estima conveniente la concentración
de un solo proveedor.
Adicionalmente la pluralidad de Proponente reflejaría a los subprocesos de operaciones
mayor habilidades, perspectivas y conocimientos que pueden ser más beneficiosos dado
que la misma aumenta las disponibilidades de recursos, constituyendo una red externa
muchos más amplio y variado.
2.2 Al revisar la matriz de riesgos, se recomienda consultar el documento Con pes No. 3714
de 2011, en lo relacionado con el riesgo previsible en la contratación pública.

2.2 RESPUESTA. RIESGOS

LA ENTIDAD en el momento de la planeación tuvo en cuenta los posibles factores que
generarían una afectación de los procesos, por lo tanto se identificaron los riesgos que a
juicio de LA ENTIDAD se podría materializar en ser contraproducente a los intereses de la
misma, permitiendo de esta forma mitigarlos y evitar posibles reclamaciones por falta de
claridad de los mismo.
Se hace la claridad que LA ENTIDAD procedió a las clases de riesgos, tipificación del
riesgo, asignación del riesgo y categoría del riesgo en su probabilidad, magnitud y duración
de conformidad al conpes 3714 de 2011.
Por lo tanto, los riesgos relacionados en el No. 10 del ECO han sido definidos bajo criterios
técnicos, financieros, administrativos y jurídicos proporcionales a las funciones de los
subprocesos de la operación de LA ENTIDAD.
2.3 Se recuerda que los documentos de estudios previos contienen el fundamento, las justificaciones,
las motivaciones para la expedición del pliego de condiciones y no lo contrario.

Se resalta que el pliego de condiciones es un acto administrativo de carácter general cuya motivación
se encuentra en el documento de estudios previos, que es, en últimas, la razón de ser o soporte de
su contenido.
Este ejercicio previo es la expresión clara del principio de planeación, que concreta a su vez, los
principios de economía y transparencia.
Se subraya también que el actuar motivado de la administración permite la aplicación efectiva del
principio de transparencia.
Sobre el particular, el doctrinante, Jorge Hernán Beltrán Pardo, señala: "Lo anterior quiere decir que
no realizar un análisis juicioso de las observaciones para proferir respuesta, con llevano solamente
el riesgo de una declaratoria de desierta de todo el proceso, sino que adicionalmente, se corre el
peligro de que un proponente resulte adjudicatario de un contrato de imposible cumplimiento,,1.

RESPUESTA. SEGÚN ESCRITO DE PREGUNTA Y RESPUESTA

Se hace la claridad, que LA ENTIDAD antes de la elaboración de los pliegos de condiciones dio
cumplimiento de la necesidad de elaborar el estudio de conveniencia y oportunidad en la cual se
identificó:

 El objeto del contrato, expresando con claridad y precisión el alcance del mismo.
 Especificaciones técnicas, cantidades o calidades del bien y/o servicio a contratar.
 Identificación del contrato a celebrar.
 Plazo en la cual se deberá ejecutar.
 Lugar de ejecución del contrato.
 Obligaciones a cargo de las partes.
 Soporte económico técnico y económico del valor estimado del contrato y formas de pago.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

  Análisis de los riesgos y garantías que las ampara.

Por lo tanto LA ENTIDAD se permite manifestar que las condiciones de los estudio previos fueron
proyectado para satisfacer la necesidad en condiciones de calidad, eficacia y eficiencia.

3. FRENTE AL PLIEGO DE CONDICIONES

3.1 Se insiste a la entidad, informar cuáles son los fundamentos legales en que se apoya para
adelantar una convocatoria pública que supera la presente vigencia o si cuenta con las
autorizaciones respectivas. Lo anterior de conformidad con los lineamientos establecidos en el
Decreto No. 111 de 1994, especialmente en lo relacionado con la ejecución de los gastos del
Presupuesto General de la Nación, el cual, se realizará a través del Programa Anual
Mensualizado de Caja, PACo

RESPUESTA.

LA ENTIDAD dispone del acuerdo No. 002 de Febrero 18 de 2016 emitido por la Junta
Directiva el cual se acredita mediante el certificado disponibilidad presupuestal expedido
por el Jefe Nacional de Presupuesto que permita garantizar que las actividades de la
ejecución del presente proceso pueda superar la presente vigencia.
3.2 Se reitera a la entidad, indicar cuáles fueron las justificaciones para establecer los
rangos por pérdidas o expoliaciones y estos objetos se encuentran en custodia del
contratista, y el respectivo descuento.

RESPUESTA.

LA ENTIDAD debe recibir y tramitar las peticiones y reclamaciones relacionadas con la

prestación del servicio y resolverlas. Contra estas decisiones la compañía tomo como base
el histórico de pérdida del año 2015 para realizar los respectivos descuentos a los
proveedores adjudicados.
De igual forma el procedimiento de trámites de solicitudes de indemnizaciones envíos
nacionales e internacionales, caso duplicata y clientes corporativos se encuentra aprobado
y normalizado bajo nuestro Sistema de gestión de Calidad y hace parte de los anexos
publicados.
3.3. En los factores de desempate, se recomienda, para mejor claridad de los participantes, indicar
cuáles son los aspectos que dan mayores puntajes técnicos y cuáles conforman los aspectos que
otorgan mayores puntajes económicos.

RESPUESTA.

Se hace necesario hacer claridad que de conformidad al No. 3 de los Pliegos de Condiciones que
los factores de puntaje en su aspecto son los siguientes:

FACTOR DE SELECCIÓN EVALUACIÓN

Factor Económico Transporte Primario 30 Puntos ASPECTO ECONOMICO
Factor Económico Transporte Secundario 10 Puntos ASPECTO ECONOMICO
Factor Económico Transporte Adicional 10 Puntos ASPECTO ECONOMICO

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

 Servicios Adicionales Ofrecidos por el 30 Puntos ASPECTO TECNICO
Proponente
Control Centralizado De Seguimiento A La 10 Puntos ASPECTO TECNICO
Operación De Vehículos
Apoyo Industria Nacional 10 Puntos ASPECTO TECNICO
3.4 Revisados los documentos (aclaraciones y Adendas), que expidió la entidad pública contratante,
al respecto se reitera dar respuesta a las observaciones presentadas por este organismo de control.
SEGUIMIENTO A LA OPERACIÓN DE
RESPUESTA.
VEHÍCULOS SEGUIMIENTO A LA
OPERACIÓN DE VEHÍCULOS
Se hace la claridad que las recomendaciones hechas en reunión del día 30 de marzo de
2016 fueron discutidas en comité de contratación el día 11 de Abril de 2016, el cual fue
publicado mediante adenda el mismo día.
3.5. Frente al numeral 1.4 COMUNICACIONES.
Se determina en este numeral que "Las aclaraciones dadas por LA ENTIDAD a las preguntas y
respuestas son de carácter meramente ilustrativo e informativo. En consecuencia, si se presenta
cualquier diferencia entre estas y los Pliegos de Condiciones o sus Adendas primará lo dispuesto en
estos dos últimos".
Al respecto, es importante indicar que los documentos previos del proceso deben guardar relación
en su contenido. Las aclaraciones y respuestas a los comentarios pueden bien, permitir que los
interesados presenten su propuesta correcta de acuerdo a la información suministrada, o pueden
inducirlos a error al momento de elaborar su propuesta.
Talante a esta situación, se recomienda a la entidad revisar la mencionada regla, a la luz de lo
establecido por el Consejo de Estado:
"El criterio anterior guarda relación con las aclaraciones al pliego de condiciones que hace la propia
administración, y aunque en algunos casos no se integren estrictamente a éste, lo que sucede
cuando no culminan en modificaciones mediante adendas, las respuestas o aclaraciones que brinda
la entidad sirven como instrumento para interpretar el pliego; de hecho, mediante ellas se manifiesta
la intención de que trata el artículo 1618 del Código Civil, esto es, la finalidad que tenía la entidad al
momento de confeccionar los pliegos de condiciones, por tanto, la respuesta que ésta brinda - sea
que se dé en audiencia o no- la vincula, v también se integra al pliego de condiciones (. ..) Esta
conclusión también se apoya, adicionalmente, en los principios de la contratación estatal,
específicamente el de concurrencia, según el cual ante diferencias interpretativas debe optarse por
el sentido más favorable a los oferentes, ya que no hacerlo implica descartar una propuesta que
podría ser la más favorable a la entidad (. ..) ya que es la entidad la que confecciona el negocio y la
forma de seleccionar al contratista, en vista de que los contratos estatales son principalmente
adhesivos, y las disposiciones del contrato, al igual que los documentos anteriores, se itera, no
existiendo un criterio hermenéutico de mayor jerarquía, se interpretan contra la entidad, que debe
soportal dicha carga al ser la parte que escribe las estipulaciones, limitándose los proponentes a
aceptar y por tanto interpretando en su favor'.

RESPUESTA.

Se hace la claridad que LA ENTIDAD tendrá en cuenta su recomendación.

3.6 Frente al numeral 2.14 SUMINISTRO DE TRANSPORTE ADICIONAL.

Se establece en este numeral que "2 (. ..)" (negrilla fuera de texto). Sobre esta situación, se considera
importante que la entidad indique el número aproximado de rutas adicionales, en qué consisten los
incrementos de capacidad y a cuanto puede ascender aproximadamente el número de vehículos,
para que de esta manera los interesados revisen, si tiene la aptitud para participar y entregar ofertas.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

RESPUESTA.
SUMINISTRO DE TRANSPORTE ADICIONAL: Es requerido en fechas especiales por razones de
oferta y demanda de LA ENTIDAD que superan la capacidad instalada del anexo técnico No. 01-
Rutas Fijas, se hace la claridad que los valores que se deben anexar al cuadro de ponderación son
cantidades de viajes que no generarán cobro para toda la vigencia del contrato, es decir; cada
servicio adicional que se realice disminuirá la cantidad de servicios adicionales disponibles de los
que fueron ofertados como adicionales sin costo.

Se hace la salvedad que los servicios ofrecidos como adicionales se pueden ejecutar a nivel
nacional.

3.7 Frente al numeral 2.15 PUNTOS DE ACOPIO.

Los pliegos de condiciones contemplan que "El proponente deberá estar en capacidad de ubicar
puntos de acopio en los municipios que considere pertinentes Servicios Postales
Nacionales S.A. para garantizar la interconexión de las rutas de transporte y garantizar la liquidación
y digitalización de las pruebas de entrega en la respectiva regional, sin costo adicional para Servicios
Postales Nacionales S.A." (negrilla fuera de texto).
En relación con este requisito, se recomienda a la entidad contratante determinar cuántos puntos de
acopio deben instalarse y en que municipios deben ubicarse, pues el cumplimiento de esta exigencia
generaría costos para el contratista, quien deberá revisar su capacidad para cumplir con el mismo.

RESPUESTA.
Se hace claridad que los centros de acopios están de la siguiente forma:

Cantidad
de Centros
Regional de Acopio

Centro A 0-2

Centro B 0-8

Oriente 0-5

Occidente 0-5

Noroccidente 0-3

Norte 0-7

Eje Cafetero 0-3

Sur 0-3

Lo anterior soportado con la cantidad de CO de cada regional

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

 Regional Centro Operativo

CENTRO A BOGOTÁ

CENTRO B BOGOTÁ
LETICIA
MITÚ
PUERTO CARREÑO
PUERTO INIRIDA
SAN ANDRÉS
TUNJA
YOPAL
VILLAVICENCIO

EJE CAFETERO ARMENIA

MANIZALES
PEREIRA

NOROCCIDENTE APARTADÓ
MEDELLÍN
QUIBDÓ

NORTE BARRANQUILLA
CARTAGENA
MAGANGUÉ
MONTERÍA
RIOACHA
SANTA MARTA
SINCELEJO

OCCIDENTE CALI
TULÚA
PASTO
POPAYÁN
PUERTO ASÍS

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

 ORIENTE ARAUCA(CIUDAD CAPITAL)
BUCARAMANGA
SAN GIL
CÚCUTA
VALLEDUPAR

SUR FLORENCIA
IBAGUÉ
NEIVA

3.8 Frente al numeral 2.21 NIVELES DE SERVICIO.

Dicen los pliegos de condiciones lo siguiente: "Si se comprueba a través del debido proceso que
alguno de los trabajadores del contratistas falsifico las firmas de la prueba de entrega o algún otro
documento que tenga que ver con la operación de Servicios Postales Nacionales S.A., se hará un
descuento en su factura de transporte variable urbano y/o SPU hasta del cinco (5) % sobre el valor
mensual de este concepto".

En este evento, es importante recordar a la entidad que, ese debido proceso al que hacen referencia,
implica que sean las autoridades competentes las que realicen el proceso de investigación y
juzgamiento para decretar mediante fallo que una persona es responsable de la comisión de ese
delito.

RESPUESTA.

Se hace la salvedad que LA ENTIDAD es fiel garante de los procesos y procedimientos, por lo tanto
la determinación de la falsedad será por competencias de las autoridades por su naturaleza y
jurisdicción.

3.9 Frente al numeral 2.22 SOFTWARE DE ADMINISTRACION, PLANIFICACION DE

CAPACIDADES Y RUTEO.
Las reglas de participación, indican que el contratista está en la obligación de adecuarse a
las condiciones técnicas de una Herramienta "que permita la planificación, optimización de rutas
y las capacidades de los vehículos generando una máxima calidad y eficiencia en el proceso de
distribución, transporte y recolección el cual podrá ser adquirida por LA ENTIDAD" (negrilla fuera
de texto).
Se recomienda a Servicios Postales Nacionales que se especifique a los interesados cuáles
son esas especificaciones técnicas, para que estos evalúen su idoneidad frente a las
mismas.

RESPUESTA.

LA ENTIDAD tiene proyectado adquirir software de administración el cual

Optimice procesos de distribución y capacidad vehicular por lo tanto el oferente debe
ajustarse a dichos cambios buscando la mejora continua.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

Se hace necesario relacionar que al momento de adquirir el software, el oferente no estará
sujeto a costos adicionales debido a que el desarrollo del mismo está conforme a
instrucciones técnicas y operativas de LA ENTIDAD.

Lo que busca LA ENTIDAD es ampliar la productividad de los vehículos descritos en los

anexos técnicos mediante la utilización de dicha herramienta que será adquirida por LA
ENTIDAD.

3.10. Frente al numeral 2.25 EXPERIENCIA HABILlTANTE.

Exige la entidad que la experiencia requerida debe cumplir con el cien por ciento (100%) de
los códigos correspondientes al objeto a contratar y que el mismo corresponda al valor
oficial de la regional que se presente, relacionando para el efecto, la representación en
salarios mínimos correspondiente a cada regional; por ejemplo: CENTRO A: VEINTE MIL
NOVENTA Y UN S.S.L.V (20091).
Sobre este aspecto, no observa este despacho cual es la justificación técnica para incluir
esta exigencia. Por tanto, se recomienda a Servicios Postales Nacionales determinar lo
correspondiente, y en esta medida se considera pertinente revisar lo señalado por la
Agencia Nacional de Contratación - Colombia Compra Eficiente en su Manual, para
determinar y verificar requisitos habilitantes "La experiencia es proporcional cuando tiene
relación con el alcance, la cuantía y complejidad del contrato a celebrar. Por ejemplo, en un
Proceso de Contratación de obra pública con un presupuesto oficial de 100 SMMLV, la experiencia
exigida es proporcional si la Entidad Estatal exige que los proponentes hayan participado en
Procesos de Contratación de 50 SMMLV del mismo tipo de obra" (negrilla fuera de texto).
Dentro de este mismo acápite se exige que "En caso de propuestas presentadas en Consorcio
o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar dicho certificado; y acreditar en el
mismo cada uno de sus integrantes por lo menos el 50%, o de acuerdo a su participación (. ..)".

En este sentido, es importante que, la entidad, analice el mencionado requisito en

consideración a los pronunciamientos realizados por el Consejo de Estado, en cuanto a la
finalidad de los oferentes plurales:
"Los PROPONENTES ASOCIADOS, a través de consorcio o de uniones temporales, se constituyen
en instrumento de fortalecimiento para aquellas personas que individualmente no alcanzan a ofertar,
por sus condiciones propias, o para aquellas personas que teniendo suficiente posibilidad de oferta
pretendenci mejorar y aumentar sus condiciones; o como instrumento de dispersión del riesgo para
amainar los efectos bien de no ser adjudicatario o bien de ser contratista del Estado".
a) Ahora bien, dentro de las especificaciones que se establecen para la acreditación de la
experiencia, se impone como requisito la presentación de "(...) mínimo uno (1) máximo cinco
(S). certificaciones y/o contratos ejecutados en Colombia y/o respectivas actas de liquidación y/o
recibido a satisfacción (. ..) Dichos contratos deben haber sido ejecutados ylo liquidados dentro de
los últimos cinco (S) años anteriores a la fecha de cierre de la presente convocatoria pública, cuyo
objeto guarde relación directa con el objeto a contratar y CUYO valor mínimo sea del 100% del
presupuesto asignado a cada regional (. ..)" .

RESPUSTA.

Es importante por parte de LA ENTIDAD solicitar los anteriores aspectos en la experiencia,

dado que permite mencionar que con motivo de la entrada en vigencia del decreto 1078 del
26 de mayo de 2015 y la resolución 1552 y 3844 del 2014 del Ministerio de las Tecnologías
de la Información y de las Comunicaciones, se debe dar cumplimiento explícito a los

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

indicadores técnicos y de calidad establecido para la prestación del servicio postal universal
y por en el de servicio público de correo.

Por lo anterior, se solicitaron las condiciones de experiencia conforme a la necesidad de

asegurar que el oferente que decida presentarse acredite la idoneidad y la capacidad real
ante la complejidad operativa.

Asunto: Alcance a las observaciones presentadas a los documentos de la

Convocatoria
Pública No. 002 de 2016, el día 30 de marzo de 2016 y mediante oficio 57982
de 14 abril.

1. FRENTE A LA PUBLICACION DEL ACTO ADMINISTRATIVO DE APERTURA.

Se insiste en la diferencia que existe entre los documentos publicados en la página institucional de
4-72, y los divulgados en el SECOP, así por ejemplo, se tiene:

Se reitera lo señalado por Colombia Compra Eficiente1 en cuanto a la obligación legal de

publicar, en forma oportuna en el SECOP, por parte de las entidades públicas que contratan
con recursos públicos, sin que sea prohibido la posibilidad de publicar en la página
institucional de la entidad pública, siempre y cuando haya igualdad de la información y la
misma no se preste para confusiones a los interesados y por ende posible vulneración de
los principios de publicidad y transparencia.
En igual sentido se recuerda a la entidad lo señalado en el numeral 4 artículo 12 del
Acuerdo 03 de 2012 frente a posibilidad que tienen los interesados en solicitar la realización
de la audiencia de aclaración a los pliegos de condiciones.

RESPUESTA.

Se hace la claridad que el proceso se encuentra publicado en la página web de LA

ENTIDAD, se manifiesta que por parte de Servicios Postales Nacionales S.A se realizó la
respectiva publicación del Estudio de Conveniencia y Oportunidad, Pliegos de Condiciones
y sus anexos técnicos en el SECOP según se certifica en la misma plataforma.
Se hace la salvedad que LA ENTIDAD se encuentra registrada como entidad debido a su
naturaleza jurídica como régimen especial, por lo tanto la misma plataforma exige que se
indique el LINK en la cual se van encontrar directamente todos los documentos del proceso.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016
ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016
2. Frente al Plan de Adquisiones o Plan General de Compras 2016, se presentan las
siguientes observaciones:
De conformidad con la Circular Externa No. 2, emitida por Colombia Compra
Eficiente2, se recomienda publicar el citado Plan en el SECOP.
No se observa que en el mismo este contemplado el proceso que se adelanta bajo la
Convocatoria Pública No. 002 de 2016.
Si bien, este despacho tiene claro que 4-72 está sometido al régimen especial3 , es preciso
citar lo dispuesto en el artículo 2.2.1.1.1.4.4 del Decreto 1082 de 2015, el cual señala:
"Artículo 2.2.1.1.1.4.4 Actualización del Plan Anual de Adquisiciones. La Entidad Estatal debe
actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia, en la forma y la
oportunidad que para el efecto disponga Colombia Compra Eficiente.
La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los
cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos; (ii) para incluir
nuevas obras, bienes vio servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el
presupuesto anual de adquisiciones." Subrayado y negrilla fuera de texto.
Significa lo anterior, que para contratar bienes, servicios u obras, los mismos deben estar
precedidos en el mencionado Plan y no lo contrario.

RESPUESTA.
Se hace la claridad que el proceso de Convocatoria Pública No.02 se encuentra publicado
desde un principio en el numeral 145 en el Plan Anual de Compras el cual su naturaleza es
netamente informativa y las adquisiciones incluidas en el mismo pueden ser canceladas,
revisadas o modificadas de conforme a la oferta y demanda comercial de LA ENTIDAD.

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

3. Frente a los contratos 036 y 038 de 2016, publicados en el SECOP y suscritos por 4-
72, con plazos de ejecución de dos meses, cuyos objetos contemplan:
"CONTRATO 036-2016 Y SUMINISTRO DE TRANSPORTE MULTIMODAL PARA LA
RECOLECCION y ENTREGA DE ENVIOS POSTALES y CARGA EN CIUDADES SEDE
REGIONAL, CENTROS OPERA TIVOS, MUNICIPIOS QUE CONFORMAN LA REGIONAL SUR
PARA LA RED DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A GARANTIZANDO LA ADECUADA
PRESTACION DEL SERVICIO EN EL TERRITORIO NACIONAL EN CONDICIONES DE
COBERTURA ACCESIBILIDAD CALIDAD Y PRECIO Así MISMO LOS SERVICIOS ADICIONALES
QUE SE REQUIERAN A NIVEL NACIONAL.", suscrito con la UNION TEMPORAL RGQ PORTES.

"CONTRATO 038-2016, cuyos objetos son: SUMINISTRO DE TRANSPORTE MULTlMODAL PARA

LA RECOLECCIÓN Y ENTREGA DE ENVíos POSTALES y CARGA EN CIUDADES SEDE
REGIONAL CENTROS OPERA TIVOS MUNICIPIOS QUE CONFORMAN LA REGIONAL CENTRO
A PARA LA RED DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A, GARANTIZANDO LA
ADECUADA PRESTACIÓN DEL SERVICIO EN EL TERRITORIO NACIONAL EN CONDICIONES
DE COBERTURA, ACCESIBILIDAD, CALIDAD Y PRECIO. Así MISMO LOS SERVICIOS
ADICIONALES QUE SE REQUIEREN A NIVEL NACIONAL." Suscrito con la sociedad
TRANSPORTES OCCIDENTAL SAS.

Este despacho advierte:

Los mencionados contratos no están incluidos en el Plan General de Compras de 4-724
.
Igualmente se observa que las regiones para las cuales se contrató el servicio (Centro y Sur),
también están siendo contratadas en la Convocatoria 02 de 2016. Por tal razón se solicita informar
a este organismo de control, el trámite de estructuración dado a los contratos celebrados, frente a la
Convocatoria objeto de acompañamiento.

RESPUESTA.

Se hace la claridad que LA ENTIDAD realizo procesos de contratación directa de dichos contratos
justificando que al ser actividades comerciales e industriales no hay límite de cuantía. Los procesos
de contratación 036 y 038 de 2016 son totalmente independiente dado que son transitorio hasta tanto
no se adjudique la respectiva convocatoria, permitiendo garantizar la no suspensión o interrupción
del servicio de mensajería y correo, y las actividades comerciales de LA ENTIDAD.

De conformidad con lo previsto en los Estatutos Sociales de la Entidad, Servicios Postales

Nacionales S.A. es una sociedad pública con el carácter de anónima, vinculada al Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cuyo objeto social es – La prestación, venta o
comercialización de los siguientes servicios y actividades: 1. El servicio de mensajería expresa. 2.
Soluciones logísticas de gestión y mercadeo de redes de comunicación a ser utilizadas en la
prestación y complemento de servicios postales. 3. Mercadeo, distribución y comercialización de
mercancías en general. 4. Transporte de todo tipo de envíos. 5. Diseño y operación de procesos de
consolidación de mercancía a nivel nacional e internacional. – el cual se desarrolla en un entorno
de alta competencia empresarial por lo que los procesos contractuales de la misma deben estar
regulados de una manera clara y precisa respetando mandatos legales y con situación a los propios
de la Función Administrativa pero permitiéndole a la vez competir en igualdad de condiciones en el
mercado, para lo cual, la sociedad tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal y
ejerce sus actividades dentro del ámbito del Derecho Privado, como empresario mercantil, dando
aplicación a las normas propias de las sociedades previstas en el Código de Comercio y su
legislación complementaria.

Ahora bien, Servicios Postales Nacionales S.A. en desarrollo de su gestión misional ha suscrito
contratos comerciales con sus clientes que por sus características y condiciones especiales

ESCRITO DE PREGUNTAS Y RESPUESTAS DE LA CONVOCATORIA PÚBLICA No. 002 DE 2016

requieren de transporte a nivel nacional para la correcta ejecución de los mismos, por lo cual se hace
necesario el cumplimiento de las obligaciones en los tiempos, niveles de servicio y frecuencias
nacionales específicas con mayores niveles de eficiencia y la disposición de un equipo de trabajo
con operación logística, técnica, administrativa con dedicación exclusiva para el proyecto contratado
con el cliente.

4. Se recomienda a la entidad pública contratante, revisar el procedimiento aplicado a la

Convocatoria 02 de 2016, frente a los principios de la función pública, los principios generales de la
contratación pública y al régimen especial que le aplica a la entidad.

RESPUESTA.

Una vez verificado sus observaciones, LA ENTIDAD se permite aclarar que es fiel garante
de los principios constitucionales y contractuales, tal cual son:
- El de Transparencia. Como se puede notar el proceso actual se trata de una
convocatoria pública, la cual ha surtido del respectivo proceso de publicación en el
diario de amplia circulación del Periódico de la República ha si como en la página
web de La Entidad, así como la comunicación a los distintos gremios transportistas
permitiendo el acceso y la publicidad para todos los interesados.

- El principio de Objetividad. Desde la proyección del Estudio de Conveniencia y

Oportunidad, LA ENTIDAD de manera justa e imparcial ha señalado la descripción
de su propia necesidad, la cual pretende ser respaldada con los debidos soportes
jurídicos, técnicos, financieros y económicos que nos sirvan de prueba para la
selección del futuro contratista y que nos lleven a la satisfacción de la necesidad
planteada.
Teniendo en cuenta que los mencionados soporte son de fácil cumplimiento por los
oferentes propios del mercado.

- El principio de Igualdad. Teniendo en cuenta la descripción de nuestra necesidad,

se colige con claridad que los aspectos técnicos, jurídicos, financieros y económicos
exigidos guardan proporcionalidad entre las normas y los fines que la administración
persigue.

- El principio de Planeación. La entidad ha sido garante del orden lógico y coherente

en el cual se ha desarrollado este proceso, como lo es la definición de la necesidad,
el estudio de mercado, la solicitud de los recursos, la aprobación de los recursos y
el estado procesal actual del mismo, tal como reposa en la carpeta maestra de
contratación.

- El principio de Economía. Este se ha materializado como se puede evidenciar en la

aprobación de vigencia futuras, la cual nos ha conllevado a la estructuración de un
solo proceso contractual representando la austeridad de tiempo y medios y
permitiendo que a la adjudicación del mismo, la entidad obtenga austeridad en
gastos.

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 - El principio de Imparcialidad. La entidad desde la creación de la necesidad para el
presente proceso, ha buscado satisfacer su gestión administrativa de manera eficaz
y continua, para lo cual ha integrado un grupo multidisciplinario de profesionales
idóneos jurídicos, técnicos, económico y financieros que con base de sus
conocimientos, experiencia y normas existentes han diseñado las exigencias de los
pliegos de condiciones de carácter general que permitan la participación de los
interesados en el proceso.

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