GESTION DE STOCK

ITM Philippe Gillet

Hilde De Boeck
2014
Introduction

GESTION DE STOCK..

Expérience personnelle…
Introduction

Qu’est-ce une bonne gestion des stock?

? Fiches de stock
Introduction
Qu’est-ce une bonne gestion des stock?

• Tous les médicaments, consommables, réactifs et équipements

nécessaires
• Bonnes conditions de stockage
(Température [chaine de froid], humidité, sûreté et sécurité)
• Pas de rupture de stock
• Pas (peu) de sur-stock
• Pas (peu) de produits expirés
• Un stock de sécurité pour X mois d’activités

Les bonnes pratiques de stockage font partie de

l'assurance de la qualité BPS/ BPCL
GESTION DE STOCK : Exercice (1)

• Organisation: 5’ Introduction
30’ Exercice
30’ Restitution
40’ Conclusion

• Exécution: Jeux de rôle

« Réceptionnez et rangez une commande médicale »

 Pharma ST Group
Liste de colisage
Nom de l'organisation/Organisation Name
Bruxelles Phara ST
ITM BLPC Anvers DE Pharma ST Group rue Verstraete 205
Bruxelles 1280
Expéditeur/Sender Destinataire/Consignee
Nom Nom A ITM / NURSE VACI Adre sse de
De Meule nar Gille t Philippe Livraison
Fonction Logistic manager Fonction Lab manager Prê t à charge r le 05/03/2013 ITM Anvers
Tel/Sat. Phone 036/258987455 Tel/Sat. Phone 3247665825 Date de départ 06/03/2013 155 Nationalestraat
E-mail demeulenaaer@pharmast.org E-mail pgillet@itm.be Date de livraison (jj/mm/aaaa) 07/03/2013 2000 Anvers

Poids Volume
Numéro
Item Quantité Description Total en Total Type de colis Poids total / coli
de colis
(Kg) (m³)
1 2000 1 AMOXICILLINE, 250 mg, comp. Secable 0,352 2,88
2 2000 1 AMOXICILLINE, 250 mg, gel. 0,352 2,88
3 2000 1 CLOXACILLINE, 250 mg, gel. 0,942 2,88
standard 13 kg
4 10 1 POCHE A SANG, u.u. + CPDA1 450 ml 1,4 10
5 10 1 TRANSFUSEUR, avec filtre 200 µ, stérile, u.u. 4 2,97
6 150 1 (s.prél.sang.) TUBE Monovette LI-Heparin gel 0,94 3,65
7 1 5 GIEMSA, colorant (Merck), solution, 500 ml, fl. 0,9 7,5 boite UN 2,5 kg
8 1 9 TEST GROUPE SANGUIN, anti A, 10 ml, fl. compte-gouttes 0,04 10 chaine de froid 2-8°c 2 kg
9 100 2 AIGUILLE, u.u., Luer, 23 G (0,6 x 30 mm), bleu,SC, IM enfant 0,13 0,98
10 1000 2 ERYTHROMYCINE stearate, eq. 250 mg base, comp. 0,62 1,53
standard 6 kg
11 1000 2 METRONIDAZOLE, 200 mg, comp. 1,8 4
12 100 2 AIGUILLE EPICRAN. A AILETTES, u.u., 21G (0,8 x 19 mm), vert 0,48 3,51
13 1 6 ACIDE ACETIQUE, glacial, 1 l, fl. 2,69 14,22 boite UN 2,5 kg
14 2500 7 LAME PORTE-OBJETS, dépolie, 76 x 26 mm,emballage tropicalisé 13 0,7 standard 13 kg
15 1 10 TEST GROUPE SANGUIN, anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes 0,04 0,1 chaine de froid 2-8°c 2 kg
16 1000 3 MULTIVITAMINES, comp. 0,11 0,23
17 40 3 MAGNESIUM sulfate, 1 g/ 10 ml, fl. 0,93 1,72
18 100 3 SERINGUE, u.u., Luer, 5 ml 0,55 6,4 standard 8 kg
19 100 3 SERINGUE, u.u., Luer, 10 ml 0,98 8,01
20 1000 3 TIPS jaunes 5-200µl pour micropipette, emballage tropicalisé 0,06 0,02
21 1 8 ETHANOL 70 % dans l'eau solution, 1 L, fl. 2,89 12,22 boite UN 2,5 kg
22 1 11 TEST GROUPE SANGUIN, anti A anti B, 10 ml, fl. compte-gouttes 0,04 0,1 chaine de froid 2-8°c 2 kg
23 576 4 PRESERVATIF MASCULIN, lubrifié + RESERVOIR, u.u. 1,5 12
24 100 4 GANTS, CHIRURGICAUX, latex, u.u., n.p., non stériles, paire, 8 3,5 15
25 5000 4 PARACETAMOL (acétaminophène), 500 mg, comp. 3,5 12,35
standard
26 40 4 MORPHINE chlorhydrate, 10 mg/ml, 1 ml, amp. 0,17 0,92
27 80 4 TEST, MALARIA HRP-2, rapide (SD Bioline), 1 test 1,14 6,34
28 1 4 HUILE A IMMERSION, 500 ml, fl 3,05 5,22 6 kg
29 1 12 TEST GROUPE SANGUIN, anti D, 10 ml, fl. compte-gouttes 0,04 0,1 chaine de froid 2-8°c 2 kg
TOT 12 Poids Total (Kg) / Volume Total (m3) 46,146 148,43 49,5 kg

Signature/Nom (électronique): Agence/Organisation/Personne habilitée

Date:
Cadre réservé à nos
Date:
CMR Nº :
Callsign/planned date/transport Callsign/actual date/transport Remarks
GESTION DE STOCK : Exercice (2)

Que devez-vous faire :

• Vérifiez la concordance entre la commande et ce qui est reçu,

• Vérifiez la liste de colisage,
• Vérifiez la conformité des produits + expiration, conditions de
transport, etc., …,
• Préparez un rapport de réception,
• Organisez le stockage des produits reçus (conditions de stockage,
fiches de stock, etc., …).
 1 Fiche = 1 article

= 1 présentation
1 mouvement = 1 ligne = 1 date d’expiration
= 1 batch/lot n°

TLM_F_001 Version 002: STOCK CARD – FICHE DE STOCK

c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf
GESTION DE STOCK : Exercice (3)
Taches Groupe 1 Groupe 2 Groupe 3 Groupe 4
Items 1-8 9-15 16-22 23-29
1. Ouverture des colis
2. Conformité liste de colisage + rapport
3. Conformité commande
4. Vérification produits et rangement
5. Fiches de stock
GESTION DE STOCK

Introduction: Organisation d’un stock (central)

1. Gestionnaire de stock
2. Conditions de stockage
3. Outils (formulaires et fiches)
Liste de produits (standards)
Fiches de stock
Rapports de consommation
Rapports mensuels
Registres (produits expirés, rupture, stupéfiants, …)

4. Inventaire physique
5. Commandes (reconstitution du stock)
6. Distribution
7. Indicateurs
8. Suivi du stock
Introduction

Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?

Introduction

• Qu’est ce qui influence votre gestion de stock?

Structure: taille et niveau (Centrale d’achats nationale,
Centrale d’achats régionale, hôpital, centre de santé,…)

Activités: routine, étude, charge de travail

Politique & règlements : pays, organisation (ONG,..)

Chaine d’approvisionnement: locale, internationale,
dotations, ...

Ressources humaines, installations, outils de gestions

Fréquence de distribution
Protocoles/POS
Liste de produits standards
Estimation des besoins
Introduction

Par où commencer ?
Introduction
Par où commencer? Même pour une étude:
• Stock
Analyse de la situation • Distribution hebdomadaire

Infrastructure et outils de gestions

Responsabilités: Qui? Gestionnaire de stock?

Besoins: liste des produits standards (procédure/POS + activités)

Chaine d’approvisionnement : Comment? Qui? Fréquence? Budget?

Dotations: Programmes nationaux? Comment faire la demande?

Situation actuelle: Inventaire + activités

Besoins: Liste des fournitures (procédure/POS + activités)

Futur: Introduction de nouvelles techniques ou de nouveaux
protocoles?

Pour études: Stock tampon

non inclus dans la routine
 1. Gestionnaire du stock

Responsabilités (description des taches):

Conditions de stockage

Sureté et sécurité

Organisation

Réception

Distribution

Gestion des dates d’expiration /produits expirés

Inventaire

Suivi du niveau des stocks

Commandes (validation des commandes nécessaire)

Traçabilité et qualité des produits
 1. Gestionnaire du stock

1 responsable (1 clef)
Description des taches: + 1 back-up (1 clef)

Taches - JOURNALIERES
- HEBDOMADAIRES
- MENSUELLES

Activités planifiées avec un chronogramme

Attention : Qui valide les commandes des clients ?

2. Conditions de stockage ADAPTEES AUX ACTIVITES
ACCESS
Organisez l’espace RESTREINT

Bureau
Administration, vérification
des documents

Zone de réception
Vérification conformité,
quantité et qualité

Zone de livraison
Préparation des livraisons

Stock
différentes catégories
(température, sureté,
sécurité,...)

Circulation 1/3 arrivée-départ-bureau
1/3 stockage
1/3 circulation
+ quarantaine, destruction
2. Conditions de stockage
2. Conditions de stockage
Classification:
1. Conditions de stockage (“normal”, chaine de froid, produits
dangereux, produits réglementés, etc.)
1.1. Type/catégories (oral, injectables, perfusions, tests diagnostic,
liquides, poudres, consommables, équipements, matériel
administratif, … )
1.1.1. Alphabétique (liste standard)
Règles Générales :
 First expired – first out !! (FEFO)
 First in - first out !! (FIFO)
 Liquides en bas
 Identification claire (DCI) – date expiration
 Éliminez les expirés (comment?)
2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette
1 « normal »

Température
Suivi journalier (min-max.)
Protection soleil, max.30°C

Ventilation

Humidité
Pas de contact direct sols et murs
Humidité relative < 65 %

Lumière
Protection soleil direct

Mesure de lutte contre les parasites
Rats, insectes, ...
2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette

2 « chaine de froid »

Frigo/congélateur

Suivi quotidien (min-max.)

(Logger)

Maintenance Aussi durant le

transport
Et agir si nécessaire …
2. Conditions de stockage
En fonction de l’étiquette
3. « dangereux »

Confinement secondaire pour les liquides

Séparation physique entre produits incompatibles (acide><base)

Material Safety Data Sheet (MSDS)
Fiche de données de sécurité (FDS) !! Nouvelles
étiquettes !!
4. « produits réglementés » (psychotropes, stupéfiants, …)

Armoire sous clef

Registre in /out spécifique

(si requis réglementation) conservé flacons vides

Liste restreinte de clients
2. Conditions de stockage
http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html

SYMBOLES DE
DANGERS

Système Global
Harmonisé de
classification et
d'étiquetage des
produits chimiques
(GHS)

http://www.unece.org/trans/danger/publi/ghs/pictograms.html
2. Conditions de stockage
2.Storage conditions

SYMBOLES DE
DANGERS

Système Global
Harmonisé de
classification et
d'étiquetage des
produits chimiques
(GHS)
2. Conditions de stockage
2.Storage conditions
http://www.merckmillipore.fr/chemicals/retrologistik-/c_VZ6b.s1OuYAAAAEpY_A71mlC

• Material Safety Data Sheets (MSDS)

• Fiche de données de sécurité (FDS)
 2. Conditions de stockage
Produits Incompatibles : exemples
Produit Est incompatible avec:
Chrome(VI)-oxyde, acide
nitrique, alcools,
Acide acétique éthylène glycol, acide
perchlorique, peroxydes,
permanganates
Ammoniac, acétylène,
butadiène, butane,
méthane, propane,
Chlore
hydrogène, benzine de
pétrole, benzène, poudre
de métal
 STOCKAGE DES PRODUITS CHIMIQUES:
http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml
2. Conditions de stockage

En fonction de l’étiquette

3. « Dangereux »

Trucs :

Ventilation

Premiers soins
3. Outils (Formulaires- Liste standard)

Protocoles/POS
Liste Complete des produits:

Dénomination commune internationale (DCI), principe actif,

dosage, dosage par unité, unité d’emballage, N° de référence.

!! Pour produits de laboratoire

Ajoutez: description, fabriquant, [distributeur], firme.

Dynamique (mais pas trop! En fonction de la liste nationale des

médicaments essentiels)

Base pour les autres formulaires
3. Outils (Formulaires- Liste standard)

Gardez la trace ….

De combien avons nous besoin ??

?
???
Quand en avons nous besoin?? ?
Comment passer une commande???

 Evitez les ruptures

 Evitez les expirations
3. Outils:
Liste des médicaments essentiels (par niveau)
Standard list of essential Center for
Central Out-patient In-patient Operatory Delivery Emergency Dressing Maternity Medicine Paediatric Surgery
medicines stock dpt. dpt. Ward Room
Family
Ward Room dpt. dpt. dpt. dpt.
Planification
Regional Hospital of Man
Médicaments oraux x x x x x x x
ACICLOVIR, 800 mg, comp. x x x
ACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 300 mg, comp. x x x
ACETYLSALICYLIQUE ACIDE, (Aspirine) 500 mg, comp. x x x
ALBENDAZOLE, 400 mg, comp. x x x x
ALUMINIUM HYDR. 400 mg,+ MAGNESIUM HYDR. 400 mg, comp. x x x x
AMINOPHYLLINE, 100 mg, comp. x x x
AMITRIPTYLINE, 25 mg, comp. x x x
AMOXICILLINE+AC.CLAVULAN.25 mg/5 ml, 100 ml s. oral x x x
AMOXICILLINE+AC.CLAVULAN., 500+ 125 mg, comp. x x x
AMOXYCILLINE, 125mg/ml, poudre pr 100 ml susp, oral., fl.
AMOXICILLINE, 250 mg. , comp. sécable
AMOXICILLINE, 500 mg. , comp.
x
x
x
x
x
x
x
x
x x
Daily distribution
ARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp.ENFANT
ARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADOLESC.
x
x
x
x
x
x
x
x of individual
ARTES + AMOD, 50mg + 153mg; comp. ADULTE x x x x
Médicaments injectables
AMINOPHYLLINE, 25 mg/ml, 10 ml, amp.
x
x
x
x
x
x
x x x
x prescription from
AMOXICILLINE 1g + AC. CLAV 200 mg, poudre , IV + perf. x x x
AMPICILLINE, 1 g, (IM-IV), fl. poudre
AMPICILLINE, 500 mg, (IM-IV), fl. poudre
x
x
x
x
x x x
x
the IPD pharmacy
ARTEMETHER, 20 mg/ml, 1 ml, amp. x x x
ARTEMETHER, 80 mg/ml, 1 ml, amp. x x x
ATROPINE SULFATE, 1 mg/ml, 1 ml, amp. x x x x x
BUPIVACAINE, 5 mg/ml, 20 ml. , 0,5% , flacon x x x x
BUPIVACAINE rachianesthesie/hyperbare, 5 mg/ml, 4 ml, amp. x x x x
CALCIUM GLUCONATE, 100 mg/ml, 10 ml, amp. x x x x x
CEFAZOLINE, 1 g poudre, fl. x x x
CEFTRIAXONE, 1 g, , fl. poudre x x x x

Solutés de perfusion x x x x x x x x
GLUCOSE, 5%, 1 l, poche plastique, x x x x
GLUCOSE, 5%, 500 ml, poche plastique x x x x x
PLASMA SUBSTITUT, gélatine , 500 ml, fl. plast. x x x x x

Pansements x x x x x x x x x x x x
BANDE ADHESIVE, élastique, 10 cm x 3 m x x x x
BANDE CREPE (Velpeau), 10 cm x 4 m x x x x x x x
BANDE DE GAZE, 8 cm x 4 m, avec lisières x x x x x x x x
BANDE PLATREE, 15 cm x 3 m x x x x
BANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 10 cm x 25 m x x x x
BANDE, JERSEY, TUBULAIRE, 5 cm x 25 m x x x x
COMPRESSE DE GAZE, 10 cm, 12 plis, 17 fils, non stérile x x x x x x x x x
3. Outils: fiche de stock

Priorité n°1 !!
Pourquoi ?

Suit tous les mouvements du stock

Enregistre l’inventaire physique

Base pour le calcul des commandes

Comment l’utiliser ?

c.f.: 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf

 1 Fiche = 1 article

= 1 Présentation
= 1 date d’expiration
1 mouvement = 1 ligne = 1 Batch n°

c.f. :TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf

3.Outils: tableau de bord
3. OUTILS: Formulaires de consommation
journalière / hebdomadaire / mensuelle
= Donne la consommation mensuelle par produit et par service

!!! Rupture de stock  mois pas

Intérêts? inclus pour ce produit !!!

Base pour les commandes

Identifiez les problèmes

Calculez la consommation mensuelle MOYENNE

Corrélez à l’activité du service

Visualisez l’évolution (prévision)

4. INVENTAIRE
1. Date fixe (no IN no OUT )
Pré-imprimez une liste
2. Responsable: si possible
> 2 personnes (comptage et écriture)
double-vérification
2. Vérifiez l’organisation:
FEFO or FIFO
enlevez les expirés Cachez les
fiches de stock
assurez la visibilité des produits
4. Comptez les produits: nombre d’unités totales
5. Vérifiez les fiches de stock: date, inventaire utilisez une couleur
différente
6. Agir si nécessaire!!!
7. Rapportez les résultats: différences, identification et résolution du
problème.
5. COMMANDES

Où placer une commande ???

Quel sont les besoins ??

Combien commander???
5. COMMANDES

DEPENDS DE :

• Fréquence: durée entre deux commandes

• Délai de livraison: durée entre la commande et la réception
• Moyens de transport (air, mer, …)
• Stock de sécurité
• Durée de conservation des produits
• Ce qui reste dans le stock ... => Inventaire
• Ce qui est en attente de livraison
5. COMMANDES

INVENTAIRE:

= Comptez manuellement ce qui reste

Vérifiez ce qui reste réellement dans le stock

Identifiez les problèmes (erreurs)

Vérifiez les expiration ou les produits détériorés
5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?
Protocoles/POS
Liste Standard
Estimation des besoins
Exemple: Microscopie Malaria

• Lames Microscope : 1 lame par patient

• Giemsa stock: 0,5 ml (1/10) par lame
1 litre=2000 lames
• Tampon: 5 ml par lames
10 tab=10 litre=2000 lames
• Méthanol: 0.5 ml par lame
1 litre=2000 lames
• ….
5. COMMANDES Combien avons nous besoins ?

Calculs: !!! Rupture de stock rupture  mois non

inclus pour ce produit

Consommation mensuelle x Période à couvrir

- en stock - Pipeline

Période à couvrir (en mois) :

Prévision
• Fréquence:
+ Délai de livraison
+ Stock de sécurité Maladies saisonnières
Variation des activités
Disponibilité des produits
Durée de conservation
$
6. DISTRIBUTION: réception des commandes

Vérifiez:
Conformité avec la commande

Origine

Quantité Ouvrir toutes les caisses

Expirations, batch n°
Intégrité

Organisez :

Alphabétique (DCI)

Etiquettes Immédiatement

FIFO/ FEFO

Remplissez les fiches de stock

Remplissez les autre documents (cargo manifeste, …)
6. Distribution

Trucs

Pour des tests

diagnostic,
distribuez par
« kit »

Marquez d’une X la boite ouverte

 6. Distribution: unité de distribution

Emballage
tertiaire

Emballage
secondaire

Unité de distribution:
Emballage
- Emballage secondaire (Hôpitaux, services) primaire
- Emballage primaire (Patient)
 6. Distribution: unité de distribution

Emballage Emballage Emballage

primaire secondaire primaire

Unité de distribution:
- Emballage secondaire (Hôpitaux, services)
- Emballage primaire (Patient)
7.Indicateurs

• Rupture de stock= 0

• Valeurs des produits périmés < 10% (?)

• Divergeances d’inventaire < 5% (?)

• Nombre de commandes intermédiaires = 0

(internes ou externes)
Liens internet et autres documents
• WHO guidelines for the storage of essential medicines and other health
commodities: http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js4885e/
• OMS Principes directeurs applicables au stockage des médicaments
essentiels et autres fournitures médicales :
http://apps.who.int/medicinedocs/en/d/Js8229f/

• Stockage des produits chimiques : http://www.lbl.gov/ehs/chsp/html/storage.shtml

• Material Safety Data Sheets (MSDS) http://www.merck-chemicals.com/is-
bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-International-Site/en_US/-/USD/ViewSearch-SearchMSDS

• Fiches de sécurité (FDS) http://www.merckmillipore.com/is-bin/INTERSHOP.enfinity/WFS/Merck-

BE-Site/fr_FR/-/EUR/ViewSearch-SearchMSDS

• Exemple de fiche de stock : 110929_BB_STOCK FICHE_V02.pdf

• Utilisation des fiches de stock : TLM_PRO_004_V01_Use of stock cards RDTs.pdf

• Excel documents (in french) : 090913_ITM-JJ_Outils de gestion_Stock.xls

Exemple 1

Frigo…

Commentaires ?
Exemple 2 Commentaires
Exemple 3 Commentaires
Exemple 4 Commentaires
Exemple 4 Commentaires