0

08/09/2019

SOFTWARE CONTABLE

EL CICLO CONTABLE

STEPHANI PAHOLA GAMARRA BORRAS

TUTOR

ELKIN DURANGO

EL

CORPORACION UNIVERISTARIA AMERICANA

CONTADURIA PUBLICAV SEMESTRE

pág. 0
 1

El ciclo contable

Los sistemas de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la

naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos

que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros

interesados imponen al sistema.

Podemos decir que la definición más general de un sistema de contabilidad o del ciclo

contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la

información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación

financiera y las operaciones de la empresa.

Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de una

determinada empresa pueden obtener en cualquier momento información como: estructura de

capital, composición, ventas, inventarios, etc. Aunque la mayoría de las empresas cuentan

con sistemas de contabilidad satisfactorios, muchas son deficientes debido en parte a la

ineficacia de sus procedimientos contables.

El ciclo contable, por lo tanto, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se

repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de

las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al

libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados

financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las

cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde

el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. El pasar a un
pág. 1
 2

nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que

transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el

comienzo de un nuevo ciclo contable.

Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el

ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al

público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.

Captación, clasificación, registro.

La vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es

un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y

que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Los pasos, según el orden en

que se presentan, son los siguientes:

1.- Balance General al principio del período reportado:

2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario.

3.- Pase del diario al libro mayor.

4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo

(opcional).

5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor.

6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado

7.- Elaboración de los estados financieros formales.

8.- Cierre de libros.

Asientos de ajuste.

pág. 2
 3

Al término del ejercicio, después de haber comprobado mediante la balanza de

comprobación de que todos los asientos del libro diario han sido pasados correctamente al

Mayor y que el saldo de cada una de las cuentas registradas en él coincide con el de su Mayor

auxiliar correspondiente, se debe de proceder a la información de los estados financieros.

Por lo que se refiere a la formación del Balance general, éste no se debe elaborar con

los saldos que arrojen las cuentas del libro Mayor, pues, aunque no se hayan cometido errores

al registrar las operaciones, los saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la

situación real, debido a varias circunstancias.

Puede haber otras circunstancias por las cuales los saldos de las cuentas del libro mayor al

final del ejercicio no coincidan con el valor que se tiene registrado en el libro Mayor.

Entonces, antes de continuar con los estados financieros es necesario revisar cada una de

las cuentas del Mayor, para saber si su valor coincide, y si hay alguna diferencia se deben

registrar con un asiento de ajuste.

Un asiento de ajuste es entonces un asiento previo a la Balance General, se hacen al

terminar el ejercicio y tienen por objeto corregir rectificar el saldo de las cuentas.

Ajuste de la cuenta de caja: El saldo de la cuenta de caja representa la existencia de

efectivo presente en la empresa, pero es necesario comprar si el saldo en Mayor corresponde

a lo que físicamente existe en la caja, y se realiza a través de un proceso llamado “Arqueo de

caja”, que es el recuento físico de lo que se encuentra en la caja.

Ajuste de la cuenta de Bancos: La cuenta Bancos representa el valor del efectivo

depositado dentro de las instituciones bancarias, pero puede presentarse que el saldo

expresado en nuestros Libros no coincida con el estado de cuenta bancario.

pág. 3
 4

Ajuste de la cuenta Almacén: El Saldo de esta cuenta refleja la existencia de las

mercancías, pero no siempre coincide con el valor del inventario físico.

Una vez ajustadas las cuentas de Caja, Bancos y Almacén, se deben hacer los asientos de

ajuste para determinar la utilidad o la pérdida en ventas; a continuación, se enumeran los que

proceden, de acuerdo con el registro de mercancías que la empresa tenga establecido.

Ajustes en las cuentas por cobrar:

Clientes: El saldo representa el valor que los clientes deben por concepto de ventas a

crédito. Aunque no todas las cuentas de clientes se llegan a cobrar totalmente debido a

diferentes causas, se debe estimar como incobrable una parte del saldo la cuenta de Clientes,

pues en otro caso se tendrían que aplicar pérdidas por cuentas incobrables, lo que originaría

pérdidas o ganancias superiores a las reales.

Un tanto por ciento sobre el saldo de la cuenta de Clientes: Consiste en dividir el valor de

las pérdidas por créditos incobrables entre el valor de los saldos de la cuenta de clientes. Y

multiplicar la tasa del tanto por ciento que resulte de la cuenta de clientes en el ejercicio.

Un tanto por ciento sobre las ventas: Consiste en dividir el valor de las pérdidas sufridas

por los créditos incobrables, entre el valor de las ventas, y multiplicar la tasa por el valor de

las ventas.

Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso: Consiste en examinar cada cuenta y

conocer el tiempo que tienen vencidas para poder aplicar un tanto por ciento de pérdida

probable.

pág. 4
 5

Cancelación de créditos incobrables: El valor de los créditos que se consideren

absolutamente incobrables se debe cancelar por medio de la cuenta de Provisión para créditos

incobrables.

Cuenta de Documentos por cobrar Se ajusta de la misma forma que la de clientes.

Cancelación de documentos incobrables: Se debe de cancelar por medio de la cuenta de

provisión para créditos incobrables, del mismo modo que para cancelar los documentos

incobrables para Clientes.

Cuenta deudores diversos: Se ajusta de la misma forma para clientes, se calcula la pérdida

probable, por los mismos procedimientos.

Recuperación de créditos incobrables: Si los créditos incobrables se llegasen a recuperar,

su valor se debe cargar en las cuentas de Caja, o bancos y abonar en la cuenta de otros gastos

y productos.

Ajustes por acumulación de Activo:

Estos ajustes tienen la finalidad para que en el balance general aparezcan cifras que estén a

favor de la empresa, no registrados a la fecha, pero existentes como un activo. El principal

motivo es a causa de deudores, por ejemplo:

Intereses por cobrar: Se producen por las cuentas vencidas y no pagadas por los deudores,

se carga en la cuenta de deudores diversos y se abona en gastos y productos financieros. El

IVA se abonará en la cuenta IVA por pagar, y se cargará al mismo deudor.

pág. 5
 6

Rentas por cobrar: Son ingresos pendientes de cobro por alguna renta que el negocio haya

generado, se carga en la Cuenta Deudores diversos y se abona en gastos y productos. El IVA

se abonará en la cuenta IVA por pagar, y se cargará al mismo deudor.

Dividendos por cobrar. También son pendientes de cobro y provienen principalmente de

acciones que el negocio haya adquirido de otras compañías, se carga en la Cuenta Deudores

diversos y se abona en gastos y productos. El IVA se abonará en la cuenta IVA por pagar, y se

cargará al mismo deudor.

Ajustes del activo fijo:

Depreciaciones: Como sabemos el activo fijo está formado por bienes que tienen cierta

permanencia o fijeza y han sido adquiridos con el propósito de usarlos, los cuales debido al

uso están sometidos a la depreciación.

Se deben tomar en cuenta varios aspectos, como el estado actual en que se encuentran, el

servicio o uso que hayan prestado, el tiempo que ha pasado desde su compra, etcétera. Para

poder comprobar

El valor original será el precio a la que fue adquirido

Vida probable es el tiempo que se juzga puede durar un determinado bien o servicio.

Valor de deshecho es el precio que se considera puede tener el bien después de haberse

usado durante su vida probable.

Depreciación total, es la diferencia entre el valor original y el de desecho.

Asientos de resultados

pág. 6
 7

Se hacen al Terminal el ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de resultados a la

de pérdidas y ganancias con el objeto de conocer la utilidad o la pérdida del ejercicio. Los

saldos de las cuentas de Resultados se deben tomar de la Balza de Saldos ajustados.

Para traspasar los saldos de las cuentas de Resultados a la de pérdidas y ganancias se

deben hacer dos asientos: 1) Se transfieren los saldos acreedores. 2) se transfieren los saldos

deudores.

En el primer asiento se transfiere de la cuenta de Pérdidas y ganancias, los saldos de las

cuentas de Resultados, Ventas y Gastos y productos financieros, que son los que aparecen con

saldo acreedor.

En el segundo asiento transfiere de la cuenta de Pérdidas y ganancias los saldos de las

cuentas de resultados Gastos de Venta, Gastos de administración y otros gastos y productos,

que son las que, en nuestro caso, resultaron con saldo deudor.

Después de esto las cuentas de resultados quedan saldadas, y la cuenta de pérdidas y

ganancias si queda con un saldo acreedor, representa la utilidad del ejercicio, saldo que se

debe transferir a la cuenta de capital Si el saldo es deudor, representaría la pérdida del

ejercicio, saldo que deberá transferirse a la cuenta de Pérdida del ejercicio.

asientos de Cierre.

Cómo su nombre lo indica, se hace para saldar o cerrar las cuentas que quedan abiertas

después de haber trasladado los asientos de pérdidas y ganancias al libro mayor.

Este asiento se hace con los saldos de las cuentas que aparecen en la Balanza previa al

Balance general. Al trasladar el asiento de cierre al libro mayor todas las cuentas deben

quedar saldadas o cerradas.

pág. 7
 8

Balanza previa al balance: Se formula con los saldos de las cuentas que quedan abiertas

después de haber trasladado al libro Mayor los asientos de pérdidas y ganancias.

Hoja de trabajo

Todo el proceso desarrollado, desde la balanza de comprobación, hasta la formulación

de los estados financieros, se puede hacer en un solo documento denominado hoja de trabajo,

también conocida como Estado de trabajo. Que aunque no es un documento indispensable es

un apoyo para el proceso interno de la empresa que se utiliza antes de hacer el cierre anual de

operaciones y sirve como guía para hacer con más rapidez los asientos de ajuste, los de

pérdidas y ganancias y de cierre.

Se realiza en una hoja tabulada de 12 columnas en las cuales se hace el resumen del

cierre anual de operaciones:

Balanza de comprobación. En las cuatro primeras columnas se registra la Balanza de

comprobación, en la primera de ellas se anotan los movimientos deudores; en la segunda, los

acreedores; en la tercera, los saldos deudores y en la cuarta, los acreedores. Al hacer la

Balanza de comprobación, se deben dejar disponibles los renglones necesarios para anotar los

ajustes que reciban las cuentas. Si una cuenta solo recibe un ajuste de cargo o abono no es

necesario dejar después de ella renglones disponibles, pues el cargo o el abono se anota en el

mismo renglón dónde aparece la cuenta; pero, si, por ejemplo, una cuenta recibe cuatro

asientos de ajuste, es necesario dejar después de ella tres disponibles, el primer ajuste se

anotará en el mismo renglón en que aparece la cuenta y los demás en los tres renglones

disponibles.

Elaboración de los estados financieros.

pág. 8
 9

Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el

ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos

obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período

La información presentada en los estados financieros interesa a:

La administración, para la toma de decisiones, después de conocer el rendimiento,

crecimiento y desarrollo de la empresa durante un periodo determinado.

Los propietarios para conocer el progreso financiero del negocio y la rentabilidad de sus

aportes.

Los acreedores, para conocer la liquidez de la empresa y la garantía de cumplimiento de

sus obligaciones.

El estado, para determinar si el pago de los impuestos y contribuciones esta correctamente

liquidado.

CLASIFICACIÓN

Los estados financieros básicos son:

El balance general

El estado de resultados

El estado de cambios en el patrimonio

El estado de cambios en la situación financiera

El estado de flujos de efectivo

Responsabilidad

pág. 9
 10

Los estados financieros deben llevar las firmas de los responsables de su elaboración,

revisión y elaboración

BALANCE GENERAL

Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de

la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus

obligaciones y su capital, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad

generalmente aceptados.

En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder

exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares.

El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de

diciembre, firmado por los responsables:

Contador

Revisor fiscal

Gerente

El Estado de Resultados, es el instrumento que utiliza la administración de la empresa para

reportar las operaciones efectuadas durante el periodo contable. De esta manera la utilidad

(pérdida) se obtiene restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias.

Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de

resultados es visto como el instrumento que lo provee de un “Índice de eficiencia”. Las

utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las pérdidas, al

contrario, se asocian con ineficiencia.

pág. 10
 11

La contabilidad financiera utiliza el enfoque de ingresos y gastos para determinar la

utilidad del ejercicio. Sin embargo, eso no quiere decir que sea la única manera o la mejor

manera de determinarla. Las opiniones pueden dividirse al respecto.

Conclusión:

Podemos decir entonces que el proceso contable es el conjunto de fases a través de las

cuales la Contabilidad obtiene y comprueba información financiera a través de este proceso

se observa de dónde se obtiene la información financiera, y poder corregir errores en la

Contabilidad.

pág. 11
 12

Referencias

https://www.gerencie.com/ciclo-contable.html

https://es.shopify.com/enciclopedia/ciclo-contable

pág. 12