EVALUACION INICIAL DEL SISTEMA DE

GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD PARA

EMPLEADORES Y CONTRATANTES.

Tecnourbanas Ingeniería y
Construcciones S.A

DESARROLLADO BAJO LA METODOLOGÍA Y

ASESORÍA TÉCNICA DE

Asesor

ELSY CAROLINA MONTES VARGAS

Asesor en Prevención

Colombia, Ciudad de Santa Marta.

Febrero de 2019
Santa Marta, 21 de Febrero 2019

Sres.
Tecnourbanas Ingeniería y Construcciones S.A

Como parte del acompañamiento que la administradora de riesgos laborales ARL SURA viene
realizando a su empresa, se practicó una visita técnica de evaluación inicial al sistema de
gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Según lo desarrollado durante la visita, se pudo observar el compromiso que tiene desde la
alta gerencia por llevar y mantener el sistema de gestión, ejecutar cada una de sus tareas
como lo establece también el cronograma de actividades ejecutado.

NOTA:

El presente informe tiene el carácter de un concepto técnico. Las conclusiones y/o recomendaciones en él
contenidas se emiten en razón de la especialidad de los profesionales que intervinieron en su realización y no
tienen carácter vinculante ni obligatorio

Cordialmente

Elsy Carolina Montes Vargas

Asesor en Prevención
Consultoría en Gestión de Riesgos - Norte
 Tipo de
Ciclo Artículos Evidencia Se cuenta con Estado de la
Capítulo Descripción Requisito ACCIONES QUE SE PODRÍAN REALIZAR
PHVA Dec. 1443 evidencias implementación
P D R
Documento define la politica de Seguridad y salud en
Documento escrito de la Implementado
Planear Capítulo II Política SST 5, 6, 7 SI Si hay evidencia el trabajo que cumpla con requisitos establecidos en
Política de SST totalmente
el decreto 1072 -2015
Divulgar a todas las personas que trabajan en
Implementado función de la organización, publicar en sitios visibles
Hacer Capitulo II Política SST 5, 6,7 Cumunicación Política SI Si hay evidencia
totalmente y dejar evidencia de la divulgación a todos los
trabajadores
Definir y asignar las responsabilidades para todos los
Obligacion de los 8 Definición de Implementado niveles de la Organización. Elaborar matriz de roles y
Planear Capítulo III SI Si hay evidencia
empleadores 10 Responsabilidades totalmente responsabilidades. Incluir estos en la descripción de
cargos.
Comunicar la asignación de las responsabilidades a
Obligaciones de 8 Comunicación de Implementado las partes interesadas, verificar su comprensión y
Hacer Capítulo III SI Si hay evidencia
los empleadores 10 Responsabilidades totalmente Dejar evidencia de la misma
Registro anual donde se evidencie que las personas
Obligaciones de Implementado con responsabilidades en el SG-SST realizaron la
Actuar Capítulo III 8 Rendición de cuentas SI Si hay evidencia
los empleadores totalmente rendición de cuentas a la población trabajadora
Definir y asignar los recursos financieros, técnicos y
el personal necesario para el diseño,
Obligaciones de
Planear Capítulo III 8 Presupuesto para SST SI SI No hay evidencia Sin implementar implementación, evaluación y mejora del sistema.
los empleadores
Importante que el documento incluya presupuesto vs
plan de trabajo anual.
Se puede dejar evidencia con carta de asignación
Obligaciones de Definición de Talento desde la Gerencia o con acta de reunión donde
Planear Capítulo III 8 SI SI No hay evidencia Sin implementar
los empleadores Humano para SST quede claramente definido a quien se responsabiliza
con éste proceso.
Documento donde se definan los recuros tecnicos y
Obligaciones de Implementado la asignación de presupuesto. Igualmente evidencia
Planear Capítulo III 8 Recursos Técnicos SI SI Si hay evidencia
los empleadores totalmente de la entrega de los mismos
Documento que contiene la matriz de requisitos
Obligaciones de
8 Requisitos legales - Implementado legales debidamente diligenciada.
Planear Capítulo III los empleadores SI SI SI Si hay evidencia
12 matriz requisitos legales totalmente Plan que sustenta como se dará cumplimiento.
Documentación
Elaborar un procedimiento y desarrollar un plan de
trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos
8 Implementado
Planear Capítulo III SI SI SI Si hay evidencia propuestos en el Sistema de Gestión en SST, este
Obligaciones de 12 totalmente
debe estar firmado por la Gerencia y divulgado al
los empleadores
Plan de trabajo anual + copasst
Documentación
Cronograma Elaborar un procedimiento y desarrollar un plan de
Planificación del
trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos
SGSST Implementado
Planear Capítulo IV 17 SI SI SI Si hay evidencia propuestos en el Sistema de Gestión en SST, este
totalmente
debe estar firmado por la Gerencia y divulgado al
copasst
Se debe tener registro de elección, acta de la
Obligaciones de conformación, igualmente documento del plan de
8 Implementado
Hacer Capítulo III los empleadores Copasst SI SI Si hay evidencia entrenamiento y trabajo del Copasst.
12 totalmente
Documentación Realizar actas de cada reunión. Garantizar su
conservación.
Descripción del cargo y pérfil del responsable y
Obligaciones de Implementado equipo SST. Definir competencias en términos de
Planear Capítulo III 8 Dirección de SST SI SI Si hay evidencia
los empleadores totalmente educación, formación y experiencia requerida. El
 responsable del SGSST debe realizar curso 50 horas
del Ministerio, el cual se debe evidenciar.

Si se cuenta con otros sistemas de gestión como

Obligaciones de Integración con otros Implementado (9000, 14000, 18000 entre otros), documentar la
Planear Capítulo III 8 SI No hay evidencia
los empleadores Sistemas de Gestión parcialmente forma como se va a integrar.
Documento que contiene el plan anual de
capacitación y entrenamiento en SST.
Elaborar formatos que evidencien la participación en
Capacitación en SST al
Capacitación en Implementado los procesos de formación y capacitación. Garantiza
Hacer Capítulo III 11 personal según SI SI SI Si hay evidencia
SST totalmente su conservación en el tiempo.
competencias
Definir conocimientos técnicos que debe garantizar
cada persona en la organización.

Dejar evidencia de que el plan de capacitación anual

Capacitación en Socialización al copasst fue compartido al Copasst o vigia y éste hizo aportes
Hacer Capítulo III 11 SI No hay evidencia Sin implementar
SST del plan capacitación al mismo.
Es importante contar con un plan de inducción y
reinducción, para personal nuevo, para cambios de
Capacitación en Inducción y reinducción Implementado oficios o procesos, para reintegro de personal,
Planear Capítulo III 11 SI SI Si hay evidencia
SST en SST parcialmente incluso para reintegro de vaciones, este plan debe
cobijar a todo el personal independiente del tipo de
contratación.
Incluir en el procedimiento, los criterios para el
método a utilizar y la descripción de la metodología.
Capítulo III Incluir la manera en que se le hará evaluación y
12 Implementado
Planear SI SI Si hay evidencia seguimeinto a la identificacion de peligros y
14 parcialmente
valoracion de los riesgos
Tener en cuenta que riesgo psicosocial se identifica
Identificación de peligros,
con instrumentos especiales.
Documentación evaluación y valoración
Incluir en el procedimiento, los criterios para el
de riesgos
método a utilizar y la descripción de la metodología.
Incluir la manera en que se le hará evaluación y
Implementado
Planear Capítulo IV 15 SI SI Si hay evidencia seguimeinto a la identificacion de peligros y
parcialmente
valoracion de los riesgos
Tener en cuenta que riesgo psicosocial se identifica
con instrumentos especiales.
Realizar perfil sociodemográfico de la población
Condiciones de salud y Implementado vinculada y en este debe estar documentado el
Planear Capítulo III Documentación 12 SI SI Si hay evidencia
Pérfil sociodemográfico totalmente resultado de las condiciones de salud.

Contar con estándares de seguridad de las

Estándares de seguridad Implementado actividades críticas, entrenar y entregar al personal
Hacer Capítulo III Documentación 12 SI SI Si hay evidencia
o operación segura totalmente estos estándares . Garantizar su conservación.
Procedimiento para la selección, compra y
Implementado entrenamiento en EPP
Planear Capítulo III Documentación 12 Registro entrega EPP SI Si hay evidencia Describir el proceso desde la adquisición o compra,
parcialmente
hasta la disposición final
Diligenciar formatos de investigación de incidentes,
Reportes de Implementado accidentes y enfermedades laborales. Garantizar su
Hacer Capítulo III Documentación 12 SI Si hay evidencia
investigación de AT y EL totalmente conservación.
 Tener documentado el plan de emergencias. Debe
Identificación de
incluir identificación de amenazas y vulnerabilidad.
Hacer Capítulo III Documentación 12 amenazas y SI No hay evidencia Sin implementar
Estar actualizado.
vulnerabilidad
Documentar los procedimientos operativos
Procedimientos normalizados para emergencias.
Hacer Capítulo III Documentación 12 SI No hay evidencia Sin implementar
Operativos Normalizados

Documento que contienen el plan de evacuación por

Plan de Evacuación +
centro de trabajo, están definidos los simulacros y la
12 Evaluación de simulacros Implementado
Hacer Capítulo III Documentación SI Si hay evidencia forma de evaluarlos
25 Diseño de planes de parcialmente
evacuación
Procedimiento para el control de la enfermedad
Sistemas de vigilancia
Hacer Capítulo III Documentación 12 SI SI No hay evidencia Sin implementar laboral, SVE partiendo de la priorizacion de riesgos y
epidemiológica
de la exigencia legal
Tener en cuenta periodicidad de acuerdo con el
Documentación Evaluaciones aspecto a evaluar según los SVE, verificar la
Hacer Capítulo III 12 SI SI SI No hay evidencia Sin implementar
Planificación ambientales idoniedad del personal y cumplimiento de la
legislación frente a su licencia
Documento que refleja los perfiles epidemiológicos
Pérfiles epidemiológicos de la población vinculada. Estar actualizado.
Hacer Capítulo III Documentación 12 SI SI Hay evidencia parcial Sin implementar
del SVE

Registrar el resultados de las inspecciones de

Formatos de registros de Implementado seguridad. Garantizar su conservación. Hacer
Verificar Capítulo III Documentación 12 SI SI Si hay evidencia
inspecciones parcialmente seguimiento.
Incluir registros donde se evidencie que se actualiza
Implementado cada vez que se interviene el riesgo o se genera un
Verificar Capítulo III Documentación 12 Registros gestión riesgos SI Hay evidencia parcial
parcialmente cambio en la organización

Procedimiento que defina el como y responsables

Conservación Conservación Implementado para la conservación de documentos y garantizar el
Planear Capítulo III 13 SI Si hay evidencia
documentos documentos parcialmente archivo por 20 años de aquellos que define el
Decreto empresa
Procedimiento donde se defina el como se realizaran
Comunicaciones internas Implementado las comunicaciones en SST.
Planear Capítulo III Comunicación 14 SI Si hay evidencia
y externas y canales parcialmente

Comunicación de las Dejar evidencia de la presentación que se hace al

Identificación Copasst de los resultados de las evaluaciones
Hacer Capítulo IV 15 evaluaciones SI No hay evidencia Sin implementar
PEVR ambientales.
ambientales
Realizar autoevaluación para sustentar objetivos,
plan de trabajo + cronograma definido. La
Evaluación inicial Implementado
Hacer Capítulo IV 16 Autoevaluación SI SI SI Hay evidencia parcial autoevaluación debe cumplir lo establecido en éste
del SGSST parcialmente
artículo del decreto. Apoyarse en herramientas
definidas por ARL o Ministerio.
Plan basado en la priorizacion de riesgos y requisitos
Cumplimiento legal +
legales
Planificación del Fortalecer componetes Implementado
Planear Capítulo IV 17 SI Hay evidencia parcial
SGSST del sistema + mejora parcialmente
continua
Planificación del Objetivos de control de Documento que contiene objetivos de control de
Planear Capítulo IV 17 SI No hay evidencia Sin implementar riesgo definidos.
SGSST riesgos
 Definir indicadores de estructura, proceso y resultado
Indicadores de
Planificación del según lo indica el artículo. Crear matriz de
Planear Capítulo IV 17 estructura, proceso y SI SI No hay evidencia Sin implementar
SGSST indicadores y cumplir con variables de ficha de
resultado
indicador.
Planificación del Implementado Definirlos con base en las caracteristicas descritas
Planear Capítulo IV 18 Metas anuales SI Si hay evidencia en el decreto.
SGSST totalmente
Planificación del Divulgar los objetivos a todo el personal. Evidenciar
Hacer Capítulo IV 18 Comunicación objetivos SI No hay evidencia Sin implementar la divulgación.
SGSST
Incluir ficha de indicadores con los requisitos
Indicadores SG Ficha de los indicadores - Implementado descritos en el decreto
Planear Capítulo IV 19 SI Si hay evidencia
SST matriz indicadores totalmente

Presupuesto (seguimiento a la ejecución frente a los

Indicadores SG Implementado programas y cronogramas definidos), Estructura
Verificar Capítulo IV 20 Indicadores de estructura SI SI Si hay evidencia SST, Equipos apoyo, equipos para emergencia.
SST totalmente

Línea base, ejecución del plan de trabajo y del

cronograma, gestión de peligros y riesgos
(cumplimiento de acciones correctivas y preventivas
Indicadores SG Implementado
Verificar Capítulo IV 21 Indicadores de proceso SI SI Si hay evidencia que surgen de las diferentes actividades), ejecución
SST totalmente
de plan capacitación, coberturas capaciación y EMO,
cumplimiento investigación accidentes, inspecciones
de seguridad, ejecución mediciones ambientales.
Cumplimiento requisitos legales, cumplimiento
objetivos y metas, cumplimiento plan de acción a no
Indicadores SG Implementado conformidades, incidencia y prevalencia de EL, tasa
Verificar Capítulo IV 22 Indicadores de resultado SI SI Si hay evidencia
SST totalmente accidentalidad, costo ausentismo, comportamiento
seguro, disminución del grado de riesgo (valoración
de riesgo).
Establecer métodos para la identificación,
Gestión de Procedimiento de gestión
Planear Capítulo V 23 SI No hay evidencia Sin implementar prevención, evaluación, valoración y control de los
peligros y riesgso de peligros y riesgos
peligros y riesgos
Evidenciar en la matriz de peligros y riesgos la
Medidas de
Implementado jerarquía de control de riesgo. Desde allí determinar
Hacer Capítulo V prevención y 24 Tratamiento a los riesgos SI SI Si hay evidencia
parcialmente programas de gestión o estrategias para el
control
tratamiento de los riesgos.
Medidas de Administración EPP que Registros de entrega al personal de los equipos de
Implementado protección personal. Garantizar su conservación
Verificar Capítulo V prevención y 24 parte de la matriz de SI Si hay evidencia
totalmente
control EPP.
Medidas de Divulgación a todas las partes interesadas de la
Socialización a partes Implementado gestión a los riesgos a los que están expuestos.
Hacer Capítulo V prevención y 24 SI Hay evidencia parcial
interesadas parcialmente
control
Medidas de Incluye instalaciones, equipos y herramientas
Plan de mantenimiento Implementado
Planear Capítulo V prevención y 24 SI Hay evidencia parcial
correctivo y preventivo parcialmente
control
Medidas de Documento que contiene la evaluacion médica
Evaluaciones médicas Implementado ocupacional según riesgos y peligros. Evidencia de
Hacer Capítulo V prevención y 24 SI SI SI Hay evidencia parcial
ocupacionales parcialmente su ejecución.
control
Documento con identificación de amenazas y
Prevención, Identificación de
vulnerabilidad por centro de trabajo.
preparación y amenazas y
Hacer Capítulo V 25 SI No hay evidencia Sin implementar
respuesta ante vulnerabilidad por centro
emergencias de trabajo
 En el mismo documento anterior, evidencia de la
Prevención,
valoración de amenazas realizado en cada centro de
preparación y Valoración de los riesgos
Hacer Capítulo V 25 SI SI No hay evidencia Sin implementar trabajo.
respuesta ante asociados a amenazas
emergencias
Socializar los procedimientos operativos
Prevención,
normalizados.
preparación y Procedimientos
Hacer Capítulo V 25 SI No hay evidencia Sin implementar
respuesta ante Operativos Normalizados
emergencias
Documento que contiene el sistema de comunicación
Prevención,
Plan de respuesta para y trabajo en equipo con los Entidades de prevención
preparación y
Planear Capítulo V 25 eventos potencialmente SI No hay evidencia Sin implementar de desastres locales o regionales
respuesta ante
desastrosos
emergencias

Prevención,
Dejar registro del simulacro de evacuación y sus
preparación y
Verificar Capítulo V 12 Evaluación de simulacros SI No hay evidencia Sin implementar resultados.
respuesta ante
emergencias
Dentro del plan de capacitación anual se debe incluir
Prevención,
Capacitación y la formación y entrenamiento al personal para el
preparación y
Hacer Capítulo V 25 entrenamiento en plan SI SI No hay evidencia Sin implementar tema de emergencias. Dejar evidencia de las
respuesta ante
emergencias actividades realizadas.
emergencias
Hacer seguimiento a las acciones propuestas en las
Prevención,
evaluaciones de simulacros anteriores
preparación y Realización y evaluación
Actuar Capítulo V 25 SI SI No hay evidencia Sin implementar
respuesta ante de simulacros anuales
emergencias
Documento que incluye la conformación de la
Prevención,
Conformación y Brigada de emergencias. Deseable tener el perfil del
preparación y
Planear Capítulo V 25 funcionamiento de SI SI No hay evidencia Sin implementar brigadista.
respuesta ante
brigadas emergencias
emergencias
Registro de las inspecciones realizadas a los equipos
Prevención,
contra incendio. Garantizar su conservación.
preparación y Inspección de equipos de
Hacer Capítulo V 25 SI SI No hay evidencia Sin implementar
respuesta ante emergencia
emergencias
Documento que evidencia el plan de ayuda mutua.
Prevención,
preparación y
Hacer Capítulo V 25 Plan de ayuda mutua SI SI No hay evidencia Sin implementar
respuesta ante
emergencias
Definir el procedimiento de gestión del cambio e
Gestión del
Planear Capítulo V 26 Gestión del cambio SI SI No hay evidencia Sin implementar implementarlo. Verificar la posibilidad de integración
cambio
con otros sistemas de gestión.
Definir criterios de SST para las compras que realiza
Integración de requisitos la compañía.
Hacer Capítulo V Adquisiciones 27 SI No hay evidencia Sin implementar
de SST en las compras

Procedimiento de Trabajadores en misión, cooperados,

Planear Capítulo V Contrataciones 28 selección y evaluación de SI SI No hay evidencia Sin implementar independientes, contratistas y subcontratistas
contratistas
Realizar seguimiento al desempeño de los
Seguimiento a
Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI No hay evidencia Sin implementar contratistas.
contratistas
 Verificación afiliación a la Implementado Verificar cumplimiento de afiliación a Seguridad
Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI Si hay evidencia Social.
Seguridad Social totalmente
Se bede dejar evidencia de las inducciones y
Capacitación en Inducción y reinducción Implementado
Hacer Capítulo III 11 Si Si hay evidencia reinducciones realizadas acorde a lo definido en el
SST en SST totalmente
procedimiento.
Realizar inducción y reinducción a contratistas. Dejar
Inducción y reinducción a
Hacer Capítulo V Contrataciones 28 SI No hay evidencia Sin implementar evidencia de éstas acciones. Garantizar su
contratistas
conservación.
Auditoría de Definir plan de auditorias al SGSST. Garantizar
Programa de auditoria idoneidad del auditor y participar al Copasst
Verificar Capítulo VI cumplimiento del 29 SI SI SI No hay evidencia Sin implementar
anual
SG
Auditoría de Comunicar a las partes interesadas. Analizar
Informe de resultados Implementado resultados y estableces planes para la mejora
Verificar Capítulo VI cumplimiento del 29 SI SI No hay evidencia
auditoría parcialmente continua.
SG
Auditoría de Definir alcance de las auditorías a realizar. Esto
Implementado estará consignado en el plan de auditorías.
Verificar Capítulo VI cumplimiento del 30 Alcance de la auditoría SI No hay evidencia
parcialmente
SG
Revisión por la Revisión de gerencia Tener en cuenta protocolo de revisión
Actuar Capítulo VI 31 SI SI No hay evidencia Sin implementar
alta dirección anual
Revisión por la Socialización con el Implementado Dejar evidencia de la presentación que se hizo al
Actuar Capítulo VI 31 SI No hay evidencia Copasst de los resultados de la revisión de gerencia.
alta dirección Copasst parcialmente
Investigación de Procedimiento de investigación de incidentes,
Procedimiento accidentes y enfermedades laborales
accidentes de
investigación incidentes, Implementado Tener en cuenta las responsabilidades descritas en
Planear Capítulo VI trabajo y 32 SI SI Hay evidencia parcial
accidente y parcialmente
enfermedades la Resolucion 1401
enfermedades laborales
laborales
Investigación de Dejar evidencia de la forma en que se socializan los
accidentes de aprendizajes que dejan los accidentes presentados
Socialización de Implementado
Actuar Capítulo VI trabajo y 32 SI SI Si hay evidencia en la empresa.
lecciones aprendidas totalmente
enfermedades
laborales
Investigación de Incluir indicadores relacionados con las acciones
accidentes de derivadas de los planes de accion propuestos en las
Informes periódicos a la Implementado
Actuar Capítulo VI trabajo y 32 SI SI No hay evidencia investigaciones
gerencia parcialmente
enfermedades
laborales
Acciones Dejar evidencia del seguimiento que se hace a las
Seguimiento a acciones Implementado acciones preventivas y correctivas surgidas al SG
Actuar Capítulo VII correctivas y 33 SI SI Hay evidencia parcial
correctivas y correctivas parcialmente SST.
preventivas
Tener en cuenta los elementos que hacen parte de
Revision de Revisión de gerencia Implementado las responsabilidades gerenciales segun el decreto
Actuar Capítulo VII 34 SI SI Hay evidencia parcial
Gerencia y ajuste anual parcialmente
 AVANCE EN EL CICLO PHVA
Puntaje Puntaje
Ponderación %
Elemento Item(s) obtenido en obtenido en Total
del Item Implementación
evidencia implementación
PLANEAR 29 35 56% 30% 17%
HACER 30 24 21 38% 30% 11%
VERIFICAR 10 11 12 58% 20% 12%
ACTUAR 8 6 8 44% 20% 9%
Total 77 76 71 100% 48.51%

AVANCE POR CAPITULOS

Puntaje Puntaje
Ponderación %
Elemento Item(s) obtenido en obtenido en Total
del Item Implementación
evidencia implementación
Politica en
Seguridad y Salud 2 4 4 100% 8 8%
en el Trabajo
Organización del
30 42 35 64% 15 10%
SG-SST
Planificacion 13 16 15 60% 15 9%
Aplicación 22 9 8 19% 30 6%
Auditoria y revision
8 3 7 31% 22 7%
de la alta direccion
Mejoramiento 2 2 2 50% 10 5%
Total 77 76 71 100 44.24%