Sección ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

3 Desarrollamos una estrategia

para recaudar fondos
Es importante desarrollar una estrategia de recaudación de fondos para ayudarnos a identificar
nuestras necesidades, elegir la mejor estrategia y planificar. Una estrategia para recaudar fondos no
es lo mismo que una propuesta de proyecto. Una estrategia para recaudar fondos examina la
manera en que una organización recaudará el dinero para todo su trabajo. Una propuesta de
proyecto se usa para recaudar fondos para sólo un proyecto y es sólo un elemento de la estrategia
de recaudación de fondos de una organización. El proceso de desarrollar una estrategia garantizará
que consideremos todos los factores que pueden afectar el éxito de la recaudación de fondos.
Los miembros del personal que trabajan en la recaudación de fondos deben escribir esta
estrategia y luego someterla a la aprobación del comité de la Junta Directiva. Muchas organiza-
ciones más pequeñas, y otras que aún no han desarrollado su trabajo de recaudación, quizás no
contraten a una persona para la ocasión. Las organizaciones deben pensar en contratar a una
persona para recaudar fondos si creen que la persona, cuya función principal es recaudar fondos,
puede recaudar más fondos que su propio salario y sus gastos de funcionamiento.
Un buen recaudador de fondos debe estar muy informado de lo que está sucediendo en el resto
de la organización. Otros miembros del personal deben estar informados del trabajo de recauda-
ción que se está llevando a cabo para que los recursos se usen con prudencia. Por esta razón, si
es posible, otros miembros del personal deben participar en el desarrollo de la estrategia de
recaudación de fondos y colaborar con el trabajo.

Once pasos en el Ayuda y Esperanza es una organización imaginaria que trabaja en desarrollo. En cada paso de esta
desarrollo de una sección mostraremos cómo Ayuda y Esperanza desarrolló su estrategia para recaudar fondos:
estrategia para
recaudar fondos
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una estrategia
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PASO 1 ¿PARA QUE ESTAMOS RECAUDANDO FONDOS?

Es importante comenzar con la estrategia de la organización. La recaudación de fondos
alcanzará mucho mejor sus objetivos si podemos decirles a los posibles donantes exactamente
para qué estamos recaudando dinero. Lleva tiempo, por lo general varios años, formar una buena
base de donantes. Debemos asegurarnos, por lo tanto, de que nuestra estrategia de recaudación
de fondos sea coherente con la estrategia que tiene nuestra organización para los próximos cinco
o diez años. Si la estrategia de la organización cambia durante este tiempo, nuestra estrategia de
recaudación también deberá cambiar. No estaríamos actuando responsablemente ante nuestros
donantes si les decimos que estamos recaudando fondos para un proyecto de nutrición cuando
las prioridades de la organización han cambiado y ya no apoyamos proyectos de nutrición.
Otra razón por la cual debemos tomar en cuenta la estrategia de nuestra organización es para
calcular cuánto dinero tendremos que recaudar durante los próximos diez años. Por ejemplo, la
estrategia de nuestra organización puede suponer un cambio de prioridades, lo cual requerirá
nuevo personal capacitado o el aporte de consultores. Quizás necesitemos invertir en nuevas
instalaciones o equipo. Parte del trabajo quizás requiera la ayuda de voluntarios.
La estrategia de la organización quizás nos anime también a investigar nuevas oportunidades
para recaudar fondos. Por ejemplo, si la estrategia de la organización es orientarse hacia
VIH/SIDA en cinco años, podemos empezar a averiguar qué donantes financian proyectos
específicos de VIH/SIDA

ADVERTENCIA Podemos tener la tentación de cambiar la estrategia de nuestra organización con el fin de obtener
financiamiento rápido. Podemos decidir, por ejemplo, empezar a trabajar en temas de agua y
saneamiento porque los donantes institucionales han decidido dedicar amplios fondos a este tipo
de trabajo. Sin embargo, esto puede ir en contra de nuestra visión y misión. Aún si coincide con
nuestra visión y misión, no necesariamiente podremos hacer el mejor uso de estos fondos si no
tenemos experiencia, conocimiento y aptitudes dentro de nuestra organización para llevar a cabo
proyectos de agua y saneamiento. Debemos mantener nuestra concentración en el trabajo que
hace uso de nuestras actuales habilidades y experiencia en vez de hacer planes basados en el
financiamiento disponible.

Método Revisen la estrategia de la organización y anoten el financiamiento total que será necesario para
lograr todos los objetivos, copiando y completando la tabla de la página 29. Recuerden mirar
más allá de los costos del proyecto:
■ Incluyan costos administrativos, de personal y de oficina.
■ Tomen en cuenta nuevas áreas de trabajo, como la orientación hacia nuevos aspectos de
desarrollo que podrían requerir una gran inversión de dinero para su iniciación.
■ Presupuesto para los costos de recaudar fondos – por lo general debemos gastar dinero para
recaudarlo.
■ Quizás querramos ahorrar algo de dinero cada año para cubrir gastos de reparaciones en el
edificio, para renovar equipos o para cubrir problemas imprevistos.
Sean realistas al armar un presupuesto. No calculen menos dinero del necesario o no se
recaudará suficiente. Por otro lado, no calculen más dinero del necesario o tendrán que trabajar
más duro de lo necesario. Quizás sea de ayuda analizar los presupuestos y gastos de la

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organización durante los últimos cinco años para tener una idea más clara de costos reales.
Consideren las tendencias, como así también los aumentos de salarios, para que los presupuestos
tomen esto en cuenta cada año.

OBJETIVO DE LA COSTO DE ALCANZAR EL OBJETIVO COSTO TOTAL MONTO QUE YA MONTO QUE
ESTRATEGIA (A) TENEMOS (B) DEBEMOS
INSTITUCIONAL PERSONAL MATERIALES OTROS RECAUDAR
(A–B)

EJEMPLO Ayuda y Esperanza tiene tres proyectos en diferentes comunidades. Tiene personal que trabaja en una
oficina en la ciudad, con gastos de transporte para visitar los tres proyectos. Tiene la esperanza de iniciar
un cuarto proyecto el año entrante y necesita contratar a una persona a medio tiempo para recaudar
fondos, con un pequeño presupuesto para publicar materiales para la recaudación. Debe tomar en cuenta
incrementos salariales y desearía comenzar un quinto proyecto el año siguiente.

Calcula que el presupuesto total de gastos para el año 1 es de $170.000 y que esto aumentará a $200.000
en el año 2 y a $225.000 en el año 3. Estos son por lo tanto los objetivos de sus ingresos para los
próximos tres años. Los donantes institucionales se han comprometido a darle $50.000 para cada año,
así que el ingreso que Ayuda y Esperanza debe recaudar es de $120.000 el año 1, $150.000 el año 2 y
$175.000 el año 3.

PASO 2 ¿SOMOS EFICIENTES?

Antes de pensar en recaudar más fondos, es importante asegurarnos de estar usando de la mejor
manera posible los recursos que tenemos. ¿Hay algo que podemos mejorar en cuanto a la
manera en que usamos nuestro dinero y nuestro tiempo para que nuestros recursos tengan un
mejor rendimiento? Como resultado, quizás podamos reducir nuestros esfuerzos en la
recaudación de fondos.
La eficiencia de nuestra organización puede llegar a ser parte característica de nuestra cultura
organizacional. Las personas pueden estar acostumbradas a actuar de una manera determinada y
quizás nunca hayan tomado distancia para ver si pueden hacer las cosas mejor. Piensen en las
siguientes preguntas, como organización en general o por departamentos si la organización es
grande.
¿Estamos tomando decisiones sabias en cuanto al tipo de trabajo que llevamos a cabo?
■ ¿Tendría un mayor impacto nuestro trabajo si desviáramos fondos hacia otros sectores o
lugares, u otras actividades?
■ ¿Se está desperdiciando dinero en proyectos que no se pueden mantener?
■ ¿Estamos aprendiendo de proyectos pasados?
■ ¿Estamos midiendo la rentabilidad o la costo-eficiencia de los proyectos?
■ ¿Cómo podemos mejorar la calidad y la costo-eficiencia de nuestros proyectos?

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¿Está nuestra organización usando sus recursos (incluyendo su tiempo) de una manera
eficiente?
■ ¿Está la organización en general, y están los miembros particulares del personal, mostrando
una buena mayordomía de nuestros recursos?
■ ¿Hay algún proceso que sea innecesario?
■ ¿Son algunos procesos una pérdida de tiempo o de dinero en comparación con el beneficio
que proporcionan?
■ ¿Desperdiciamos dinero en la administración, como por ejemplo en llamadas telefónicas o
papel? ¿Hacemos viajes innecesarios en el vehículo de la organización?
■ ¿Podríamos facilitar y agilizar algunos procesos?
■ ¿Podríamos hacer las cosas de otra manera?
■ ¿Cómo decidimos en qué vale la pena invertir tiempo? ¿Pasamos suficiente tiempo en
oración cuando estamos en el trabajo?
Es bueno pensar en cómo incrementar nuestra eficiencia durante el proceso anual mediante el
cual armamos el presupuesto. Podríamos pensar en maneras de aumentar el volúmen de
actividad usando los mismos recursos, o podríamos invertir menos tiempo en un determinado
proceso. Podríamos tratar de ahorrar en ciertas áreas de gastos. Debemos pensar sólo en cambios
que no afectarán la calidad del trabajo que se hace.

EJEMPLO Ayuda y Esperanza evalúa la eficiencia de lo que está haciendo actualmente. Los miembros deciden que
parte del tiempo del director se podría utilizar para recaudar fondos, si es que limita su participación en
actividades que no son muy productivas. Deciden esperar hasta el segundo año para contratar a alguien
que recaude fondos para que su presupuesto total para el año 1 se reduzca de $170.000 a $160.000.

PASO 3 ¿CUAL ES EL CONTEXTO EXTERNO DE NUESTRA

RECAUDACION DE FONDOS?
Mediante el análisis de nuestro contexto externo de recaudación de fondos podemos identificar
las oportunidades de financiamiento y las tendencias de donantes.
Una forma de hacer esto es unirse a una red de recaudación de fondos. Las redes proveen la
oportunidad para que los recaudadores de fondos y las organizaciones de desarrollo de todo el
país compartan sus ideas y la información acerca de posibilidades de financiamiento.
Si estamos buscando ampliar nuestra base de financiamiento, puede ser de ayuda observar cuál
es la actitud hacia el dinero en nuestra región. Por ejemplo:
■ ¿Qué concepto tienen del dinero las instituciones, las iglesias y los individuos?
■ ¿Dar dinero forma parte de la cultura local?
■ ¿Qué actitudes tiene la gente hacia el trabajo de las organizaciones de desarrollo?

EJEMPLO El personal de Ayuda y Esperanza y algunos miembros de la comisión directiva tuvieron una sesión de
lluvia de ideas sobre la donación de dinero por parte de individuos e iglesias en su país. Hicieron la lista
siguiente:
■ La gente administra muy mal su dinero y muy rara vez arma presupuestos personales.
■ La gente no habla acerca del dinero.
■ La iglesia es muy joven y aún no se autofinancia.

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■ La gente va a la iglesia para recibir apoyo, no para darlo.

■ Hay nuevas leyes según las cuales la gente recibe descuentos en impuestos si dan a obras de
beneficiencia.
■ La gente no confía en las organizaciones de desarrollo porque piensa que los que tienen mucho dinero
lo han obtenido por medios deshonestos.
■ La gente está mirando más televisión y varias organizaciones han usado satisfactoriamente este medio
para recaudar fondos.

PASO 4 ¿QUE CAPACIDAD TENEMOS PARA

RECAUDAR FONDOS?
Si identificamos cuánta capacidad tenemos para recaudar fondos podemos averiguar si nuestra
organización está preparada para hacerlo. Para esto podemos llevar a cabo un análisis FODA
(Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). El análisis FODA identificará:
■ FORTALEZAS de la organización que serán de ayuda en la recaudación de fondos. Estas
fortalezas se pueden usar y sobre ellas se puede construir.
■ OPORTUNIDADES que pueden ayudar a la organización a recaudar fondos.
■ DEBILIDADES de la organización que pueden afectar la capacidad y el éxito en la recaudación.
Estas debilidades se pueden evitar o enfrentar.
■ AMENAZAS para la recaudación de fondos que deben tomarse en cuenta cuando se desarrolla
una estrategia.

Análisis FODA El análisis FODA por lo general se representa en una tabla. Esto nos da la posibilidad de
comparar las cuatro áreas.

FORTALEZAS DEBILIDADES

OPORTUNIDADES AMENAZAS

Los aspectos que se deben considerar incluyen los siguientes:

■ personal y voluntarios
■ base actual de financiamiento
■ bienes de la organización, como construcciones y terrenos
■ experiencia previa en la recaudación de fondos
■ imagen de la organización
■ contactos locales

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■ acceso a los medios

■ tendencias económicas
■ situación política local y nacional
■ otras organizaciones
■ donantes.

Debemos mantener nuestro análisis FODA como punto de referencia cuando desarrollamos
nuestra estrategia de recaudación. Nos ayudará a guiar nuestra planificación. Por ejemplo, el
análisis FODA siguiente puede animar a Ayuda y Esperanza a considerar opciones, como buscar
mayor financiamiento de parte de iglesias, mejorar sus materiales de promoción y organizar una
campaña de recaudación como parte de las celebraciones de su aniversario.
Es importante mantener al día el análisis FODA ya que puede afectar en gran medida el
resultado de nuestra estrategia de recaudación. Quizás se hayan agregado nuevas fortalezas,
oportunidades, debilidades o amenazas, o quizás éstas hayan cambiado. Debemos estar listos
para cambiar nuestra estrategia de recaudación si el análisis FODA cambia, con el fin de
aprovechar los cambios positivos y encarar las nuevas amenazas.

EJEMPLO Después de examinar el contexto externo de su recaudación de fondos, el personal de Ayuda y Esperanza
El análisis FODA de hizo un análisis FODA de su capacidad de recaudación. Este fue el resultado:
Ayuda y Esperanza

FORTALEZAS DEBILIDADES

■ Solicitudes aceptadas por donantes ■ Demasiada dependencia de donantes

institucionales durante los últimos tres años institucionales
■ Buen director que es bueno para recaudar fondos ■ Materiales promocionales de mala calidad

■ Buen contacto con iglesias en Inglaterra

■ Apoyo creciente de iglesias locales

■ El número de voluntarios se ha duplicado en el

último año

OPORTUNIDADES AMENAZAS

■ Empresa local ha mostrado interés en apoyar a la ■ Posible reducción de financiamiento de donantes

organización
■ La organización celebra su décimo aniversario
este año
■ Buen contacto con las iglesias en Inglaterra
institucionales al país debido a inestabilidad
política
■ Imagen deteriorada debido a un proyecto
controvertido el año anterior

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PASO 5 LA VARIEDAD DE NUESTRA BASE ACTUAL

DE FINANCIAMIENTO
La variedad de nuestra base de financiamiento es un análisis de las fuentes de ingreso de nuestra
organización. La variedad de financiamiento nos muestra si dependemos demasiado de unos
pocos donantes; nos puede ayudar a orientar nuestro trabajo de recaudación. Necesitamos
identificar todas nuestras diferentes fuentes de financiamiento y decifrar el porcentaje que cada
una aporta a nuestro ingreso total. Esto puede anotarse en una tabla.

EJEMPLO Ayuda y Esperanza analizó de dónde provenía su financiamiento y armó la siguiente tabla para mostrar la
La variedad de variedad de su base.
financiamiento
actual de Ayuda PORCENTAJE DE = A
FUENTE DE INGRESO SUMA $ (A) x 100
y Esperanza INGRESO TOTAL B

Donantes institucionales $130.000 87%

Generación de ingresos $11.000 7%

Empresas $5.000 3%

Fundaciones $2.000 1%

Iglesias locales $1.000 1%

Individuos $1.000 1%

Total (B): $150.000 100%

La variedad de financiamiento se puede mostrar en un gráfico de barras o gráfico circular. Esto

puede ser muy útil para un informe anual o para otros materiales impresos.

EJEMPLO Individuos: 1%
100%
Variedad de Iglesias locales: 1%
financiamiento actual Fundaciones: 1%
90% Empresas: 3%
en un gráfico de
barras Generación de ingresos: 7%
80%

70%

60%
Donantes institucionales: 87%

50%

40%

30%

20%

10%

0%

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EJEMPLO
Variedad de Generación de ingresos: 7%
financiamiento actual
Empresas: 3%
en un gráfico
circular Fundaciones: 1%

Iglesias locales: 1%
Individuos: 1%

Donantes institucionales: 87%

Puede ser valioso armar una tabla con columnas separadas que muestran el ingreso de cada
año. Esto revelará tendencias recientes en el financiamiento.

EJEMPLO 2000 2001 2002 2003 2004

Ingresos de Ayuda y
Donantes
Esperanza en los $54.000 $67.000 $85.000 $111.000 $130.000
institucionales
últimos años Generación de
$27.000 $8.000 $9.000 $10.000 $11.000
ingresos

Empresas $3.000 $4.000 $4.000 $5.000

Fundaciones $2.000 $2.000 $2.000

Iglesias locales $1.000 $1.000 $1.000

Individuos $1.000 $1.000 $1.000 $1.000

Ingreso total $81.000 $79.000 $103.000 $129.000 $150.000

La tabla podría representarse en un gráfico de barras como el de la página 35. El gráfico

muestra que el financiamiento total de Ayuda y Esperanza ha aumentado con el tiempo.
Quizás le interese investigar por qué su ingreso disminuyó un poco en el 2001. ¿Por qué ha
disminuido desde el 2000 la cantidad y la proporción de dinero que viene de actividades que
generan ingresos? Durante los últimos cinco años ha habido un incremento mínimo de
financiamiento por parte de individuos, iglesias, fundaciones y empresas. Ayuda y Esperanza
podría utilizar este gráfico para investigar si con el transcurrir del tiempo su vulnerabilidad
ha aumentado o disminuido. Podría afirmarse que Ayuda y Esperanza ha sido vulnerable, y
continúa siéndolo, porque una proporción tan grande de su financiamiento proviene de
donantes institucionales. Esto es especialmente cierto si Ayuda y Esperanza recibe
financiamiento de sólo uno o dos donantes institucionales.

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EJEMPLO
La variedad de
financiamiento de 160.000
Individuos
Ayuda y Esperanza
140.000
en los últimos años Iglesias locales

120.000 Fundaciones

100.000 Empresas
Ingresos $

80.000 Generación de
ingresos
60.000 Donantes
institucionales
40.000

20.000

0
2000 2001 2002 2003 2004
Año

PASO 6 LA VARIEDAD DE NUESTRA BASE PROYECTADA DE

FINANCIAMIENTO
Una vez que hemos identificado nuestra actual variedad de financiamiento y aprendido algo de
nuestra experiencia en la recaudación de fondos durante los últimos años, podemos comenzar a
pensar en cuál es la variedad de financiamiento que desearíamos tener. Tendremos que:
■ hacer que nuestra organización sea menos vulnerable
■ identificar fuentes adecuadas de financiamiento
■ considerar a qué fuentes de financiamiento acercarnos.
Una vez que hayamos considerado estos temas, podemos dibujar un nuevo gráfico que muestre
el ingreso y la variedad de financiamiento que deseamos tener en el futuro. Podemos usar este
gráfico como meta.

Ayudar a nuestra Si aumentamos la variedad de nuestro financiamiento podremos reducir nuestra vulnerabilidad.
organización a ser El gráfico circular siguiente representa la variedad de financiamiento de una organización. Cada
menos vulnerable porción representa una fuente o tipo de financiamiento. Cuanto más grande sea la porción,
mayor es el financiamiento en relación a los ingresos totales de la organización.

EJEMPLO Gráfico circular 1 Gráfico circular 2 Gráfico circular 3

Variedad de Una fuente: Cinco fuentes: Cinco fuentes equivalentes:
muy vulnerable un poco menos vulnerable menos vulnerable
financiamiento

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Si una organización tiene sólo una fuente de ingreso, es muy vulnerable (gráfico circular 1). Si
esa fuente deja de proveer financiamiento, la organización no tiene ingresos y tiene que dejar de
funcionar.
Cuando una organización tiene financiamiento de varias fuentes, es menos vulnerable (gráfico
circular 2). Si la fuente de financiamiento representada por una de las porciones más pequeñas
deja de aportar, el trabajo de la organización no se verá muy afectado porque aún existen otras
fuentes de las que puede depender. Si la fuente de financiamiento representada por la porción
más grande deja de aportar, la organización será muy vulnerable pero aún tendrá otras fuentes
de ingreso de las que puede depender.
El gráfico circular 3 toma en cuenta los riesgos. Algunas fuentes de financiamiento son más
riesgosas que otras. Podemos descubrir, por ejemplo, que los donantes institucionales son menos
confiables que las iglesias locales. Si una gran porción de nuestro financiamiento proviene de
donantes institucionales, quizás decidamos que necesitamos cambiar el equilibrio del financia-
miento para que las fuentes sean más equivalentes (gráfico circular 3). Mientras que el riesgo de
perder el financiamiento institucional sigue siendo el mismo, el impacto de perderlo se reduce.
Es importante recordar que aunque tener una variedad de fuentes de financiamiento nos hace
menos vulnerables, no siempre conviene tener demasiadas fuentes diferentes. En general,
cuantas más fuentes de financiamiento tengamos, mayor será el costo administrativo de recaudar
y recibir los fondos y de mantener los registros en orden. La habilidad para decidir cuál será la
variedad de financiamiento radica en poder equilibrar los siguientes aspectos:
■ los beneficios de reducir la vulnerabilidad por tener una variedad de fuentes de financiamiento
■ las desventajas de tener costos administrativos altos por tener demasiadas fuentes de
financiamiento.
Podemos diversificar nuestro financiamiento para reducir los riesgos. Sin embargo, la variedad
de nuestro financiamiento siempre dependerá de las fuentes de financiamiento disponibles a los
cuales pueda tener acceso nuestra organización.
Algunas fuentes de recaudación proveerán los fondos de inmediato, pero otras fuentes pueden
tardar más en mostrar resultados concretos. Por lo tanto, nos puede llevar varios años
diversificar nuestra base de financiamiento. Algunas fuentes de financiamiento, como donantes
institucionales y fundaciones, pueden proveer grandes sumas de dinero con bastante rapidez
para apoyar nuestro trabajo mientras conseguimos ingresos de otras fuentes, como iglesias y
actividades que generan ingresos.

Identificar fuentes Para recaudar fondos necesitamos averiguar qué financiamiento está disponible. Esto requiere
adecuadas de identificar a todas las organizaciones y las personas que puedan tener interés en proveer
financiamiento financiamiento.
Primero, piensen en todas las fuentes de financiamiento. Estas podrían incluir:
■ donantes individuales que dan donaciones pequeñas
■ donantes individuales que dan donaciones grandes
■ iglesias
■ generación de ingresos mediante la venta de bienes y servicios
■ empresas
■ fundaciones

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■ gobierno local
■ gobierno nacional
■ financiamiento de otros países, como por ejemplo agencias de financiamiento del gobierno y
algunas ONG internacionales.

Crear una lista de Para ayudar a identificar a posibles donantes puede ser de provecho consultar con un directorio
fuentes de de financiamiento, con otra organización o con donantes existentes, o integrarse a una red.
financiamiento Hagan una lista de todas las fuentes de financiamiento.
Observen la lista y hagan la pregunta: ‘¿Quién pensamos que debería financiarnos?’ Esto no es
lo mismo que preguntar ‘¿Quién quiere financiarnos?’ Por ejemplo, quizás querramos animar a
las iglesias locales a contribuir a nuestra organización, pero quizás el dar no es parte de la cultura
de las iglesias locales en nuestro país. Si creemos que las iglesias locales deben ser una fuente de
financiamiento, nuestra estrategia de financiamiento debe considerar maneras en que podemos
cambiar la cultura. Debemos comenzar con aquellos que tengan un vínculo cercano con nuestra
organización, con quienes nuestra organización ya tenga relación, en vez de dirigirnos
directamente a donantes grandes que no conocen a nuestra organización.
Observen la lista nuevamente y hagan la pregunta: ‘¿Qué interés pueden tener en financiarnos?’
Esto nos ayudará a pensar si debemos o no invertir tiempo en ellos.
■ Quizás sepamos con seguridad que no tendrán interés en financiarnos. Por ejemplo, quizás
tengan la política de no financiar a organizaciones religiosas. En este caso, será un
desperdicio de tiempo acercarnos a ellos en busca de financiamiento.
■ Si pensamos que no tienen demasiado interés en nuestro trabajo, pero pensamos que
podrían financiarnos, quizás consideremos invertir más tiempo y dinero en recaudar fondos
entre ellos.
■ Si pensamos que ya tienen mucho interés en nuestro trabajo, quizás podamos invertir menos
tiempo y esfuerzo en ellos, pero suficiente para asegurarnos de que donen dinero.
Observen la lista por tercera vez y piensen si corresponde que estas diferentes fuentes nos
financien. Por ejemplo, quizás querramos pensar si tienen fondos disponibles, si tienen un
comportamiento ético y si es probable que donen una sola vez o sigan haciendo aportes
regulares. Vale la pena averiguar acerca de diferentes fuentes de financiamiento que usan otras
organizaciones con objetivos parecidos a los nuestros. Por ejemplo, puede haber otras
organizaciones que reciben apoyo de iglesias locales; los donantes institucionales quizás
financien a muchas organizaciones diferentes. Traten de averiguar quiénes integran estas
organizaciones, qué es lo que hacen y cuáles son sus estrategias de financiamiento. Esto nos
ayudará a saber si podemos tratar de acceder a financiamiento de esas fuentes.

EJEMPLO Ayuda y Esperanza hizo una lista de todas sus diferentes fuentes de financiamiento y los integrantes
debatieron sus ideas acerca de cada una de ellas.
■ Piensan muy positivamente acerca de los proyectos que generan ingresos, ya que ayudan a las
comunidades a participar en el financiamiento de su trabajo. Les gustaría ver que una mayor
proporción de su ingreso total venga de esta fuente.
■ Los aportes de iglesias locales son muy escasos. Aunque saben que llevará años cambiar las actitudes
y fortalecer esa fuente de financiamiento, los miembros de Ayuda y Esperanza sienten que es
importante, y desearían ver que las iglesias locales proveyeran una mayor porción de su ingreso total.

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■ En el pasado una porción pequeña de los ingresos ha sido provista por individuos, y el deseo de la
organización es incrementar este aporte. Ayuda y Esperanza tiene una buena relación con iglesias en
Inglaterra, muchas de las cuales envían voluntarios. A la organización le gustaría empezar a usar estos
contactos para recaudar fondos en Inglaterra.
■ Cada vez se hace más difícil obtener financiamiento de donantes institucionales, pero hay algunos
subsidios pequeños que Ayuda y Esperanza podría solicitar.

Ayuda y Esperanza sabe que no podrá alcanzar estos objetivos durante el año próximo, pero es algo a
lo que quisiera apuntar durante los años futuros.

Pensar a qué Cuando hayamos identificado posibles fuentes de financiamiento, debemos pensar en cuánto
fuentes de puede costarnos nuestro trabajo de recaudación de fondos. La suma de dinero que nos pueden
financiamiento dar algunos donantes quizás no valga la suma de tiempo y dinero que tendremos que invertir en
acercarse obtener acceso a estos fondos. Por ejemplo, algunos donantes institucionales tienen un procedi-
miento largo y complicado para solicitar financiamiento. A menos que estemos solicitando una
suma grande de dinero, quizás decidamos que debemos tratar de recaudar fondos en otro lado.
En general, nuestra recaudación de fondos no debe costar más del 15% de los fondos
solicitados. Si nuestro objetivo es $10.000, debemos tratar de gastar no más de $1.500 para
recaudarlo. Por ejemplo, quizás debamos invertir dinero para pagar horas de trabajo, materiales
de promoción, correo y viajes. Recuerden que cuando nos acerquemos por primera vez a los
donantes para solicitar financiamiento, necesitaremos invertir más tiempo y dinero de lo que
tendremos que invertir para obtener donaciones repetidas. Si para empezar tenemos muy pocos
contactos, quizás descubramos que en un principio nuestra recaudación de fondos costará hasta
el 25% de los fondos que recaudemos, es decir que gastaremos $1 por cada $4 que recaudemos.

Rendimiento La tabla siguiente nos ayuda a pensar en la cantidad de trabajo y de tiempo que necesitaremos
probable de las invertir en la recaudación de fondos, comparado con la cantidad que es probable que
inversiones recaudemos (también llamado ‘rendimiento’). La tabla se puede completar con diferentes
fuentes de financiamiento o con donantes con nombres específicos. Esto nos dará la posibilidad
de priorizar y decidir sobre qué fuentes de financiamiento concentrarnos. Debemos recordar
que los donantes cuyo rendimiento es el más alto no necesariamente son los que deben tener
prioridad. Puede haber otros factores que afecten nuestra decisión.

TIPO DE RECAUDACION TIEMPO NECESARIO (1) OTROS COSTOS (2) RENDIMIENTO PROBABLE (3)

Explicación de los términos utilizados en la tabla:

(1) Tiempo necesario ¿Cuántas horas de trabajo del personal llevará la solicitud de financiamiento?
■ ¿Tenemos recaudadores de fondos experimentados en acceder a este tipo de financiamiento?
¿O debemos contratar a consultores externos para ayudarnos?
■ ¿Cuánta información debemos recoger antes de poder dirigirnos a los donantes? ¿Cuánto
tiempo llevará esto?

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■ ¿Qué procedimiento debemos seguir para solicitar fondos?

■ ¿Llevará mucho tiempo preparar la solicitud?
■ ¿Tenemos la capacidad para procesar las donaciones, o necesitaremos más personal?

(2) Otros costos ¿Cuánto dinero (aparte de las horas de trabajo del personal) tendremos que invertir?
■ Piensen en cuestiones como correo, viajes para encontrarse con donantes, impresión de
materiales y pagos de anuncios publicitarios.

(3) Rendimiento ¿Cuánto dinero es probable que obtengamos, en comparación con la inversión que hemos
probable hecho?
En otras palabras, ¿cuántos dólares nos serán donados por cada dólar que gastemos en recaudar
los fondos? Nos puede resultar bastante complicado calcular esto y quizás nos resulte difícil
hacer este cálculo para algunos donantes. Un cálculo simple y aproximado es:

nn ingreso esperadonn
Rendimiento probable =
costo de tiempo + otros costos

Por ejemplo, podríamos necesitar $50.000 para un proyecto. Si pensamos que podemos
recaudar $1.000 de iglesias locales durante el próximo año, y el trabajo del personal y otros
costos son de $100, el rendimiento probable es de 10 ( 1.000
100 = 10).
Por otro lado, quizás tengamos que presentar cinco propuestas a diferentes donantes
institucionales antes de que logremos obtener el dinero. Debemos sumar los costos de presentar
las cinco propuestas si queremos averiguar el rendimiento probable. Si el costo total de presentar
las cinco propuestas es de $10.000, entonces el rendimiento probable es 5 ( 50.000
10.000 = 5)
Este ejemplo podría llevarnos a decir que recaudar fondos de iglesias tiene un mejor
rendimiento probable que recaudar de donantes institucionales. Sin embargo, debemos pensar si
existe la posibilidad de que recaudemos $50.000 de iglesias locales. Aunque esta puede ser una
meta a largo plazo, quizás sea poco probable en el momento actual. Esto nos puede llevar a
solicitar financiamiento de donantes institucionales para el proyecto pero concentrar nuestro
trabajo a largo plazo en la formación de una base de financiamiento de las iglesias. Por otro
lado, debemos recordar que una vez que hayamos obtenido dinero de un donante institucional,
la administración del financiamiento y los informes al donante también implican tiempo y
costos. Otra opción podría ser evaluar el rendimiento probable de presentar solicitudes ante
otros donantes importantes, como empresas.
Por lo general es mucho más barato recaudar donaciones repetidas. Esto significa que es
probable que el rendimiento de algunos donantes aumente al año siguiente. Por ejemplo, es de
esperar que el trabajo que hagamos este año para formar nuestra base de financiamiento de las
iglesias surtirá efecto el año próximo. Sin embargo, cuando los donantes institucionales toman
una decisión de financiamiento, se basan no sólo en lo que ya saben de la organización sino en
gran medida en la calidad de cada solicitud individual.

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 3 Desarrollamos
una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

EJEMPLO Ayuda y Esperanza ha decidido concentrar sus esfuerzos en iglesias y contactos personales en Inglaterra
para cubrir su déficit de ingresos para el año 1. Conoce a algunas personas del país que posiblemente
estén dispuestas a dar donaciones por un total estimado de $10.000. Ya que de todos modos el director
de Ayuda y Esperanza irá a Inglaterra para hablar en una conferencia, aprovechará la ocasión para
extender su viaje sin costo agregado y encontrarse con algunos posibles donantes. Esto le dará un mejor
rendimiento que el financiamiento de fundaciones, el cual requeriría mucha investigación. Ayuda y
Esperanza sabe que llevará varios años formar una base de apoyo de iglesias locales. Su deseo es invertir
tiempo en formar relaciones con iglesias locales específicas en el año 1.

Matriz de Otra herramienta útil es la matriz siguiente, que compara el valor del financiamiento de
prioridad de distintos donantes con la facilidad de atraer su financiamiento. Esto nos ayudará a identificar a
donantes qué donantes darles prioridad.
El eje vertical identifica el valor del donante. Por ejemplo, un donante que hace grandes
contribuciones podría considerarse un donante de gran valor. Es importante, sin embargo,
pensar en otros aspectos de los donantes que hacen que tengan un valor significativo.
■ La relación puede traer como consecuencia la oración o el apoyo de voluntarios.
■ El donante puede mejorar la imagen de la organización.
■ El donante puede comprometerse a dar a la organización durante muchos años, aunque
contribuya sólo pequeñas sumas de dinero.
■ El donante puede ser una fuente rápida de financiamiento.
■ El donante puede proveer vínculos con otros donantes.
La facilidad para atraer financiamiento de cada donante se puede indicar a lo largo del eje
horizontal. Los asuntos que debemos considerar incluyen: la inversión de tiempo y dinero que
necesitamos hacer para acercarnos y solicitar fondos, el nivel de contacto que ya tenemos con
ellos y el interés probable que tengan en financiar nuestro trabajo.
ALTO

D A
VALOR

C B
BAJO

DIFICIL RECAUDACION DE FONDOS FACIL

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

Ubiquen a cada donante en el lugar correspondiente de la matriz. En general, se les deberá dar
prioridad a los donantes del sector A. Esto es porque son donantes que tienen un valor alto y es
fácil recaudar fondos de ellos. Los donantes en el sector C muy rara vez deberán incluirse en
nuestras actividades de recaudación, ya que es difícil recaudar fondos de ellos y tienen un valor
bajo para nuestra organización. Los donantes en sectores B y D deberán considerarse
detalladamente con el fin de decidir si deberán o no ser objetivos de la recaudación.
Una vez que hayamos identificado a qué donantes darles prioridad, podemos decidir qué
porcentaje de nuestros ingresos totales deseamos que ellos contribuyan. Podemos entonces hacer
otro gráfico circular para mostrar la variedad deseada de nuestro financiamiento.

PASO 7 LA COMUNICACION CON POSIBLES DONANTES

Una vez que hemos identificado nuestra variedad de financiamiento y los donantes de mayor
valor, necesitamos pensar en la información que necesitarán tener para poder decidir si finan-
ciarnos o no. Tendremos que compartir la información con diferentes donantes de maneras
diferentes. El tipo y la cantidad de información que necesitarán también variará. Por ejemplo,
un folleto quizás sea adecuado para donantes particulares, mientras que los donantes institu-
cionales por lo general exigirán que se complete un detallado formulario a modo de solicitud.
Es valioso escribir un documento que contenga toda la información que se pueda necesitar para
nuestro trabajo de recaudación de fondos. Una vez que esté escrito este documento, nuestro
trabajo de recaudación se hace más fácil. Cuando queremos abordar una clase específica de
donante, podemos utilizar las porciones de la información que necesitemos.
El documento deberá cubrir los siguientes temas:
■ Fecha de última actualización de documento
■ Información sobre la organización
• cuándo, para qué y por quién fue fundada
• lugar
• datos para ponerse en contacto
• cantidad de personal, incluyendo empleados a tiempo completo,
tiempo parcial y voluntarios
• ingreso anual, y de dónde proviene
• declaración de misión
• logros importantes durante los últimos cinco años
• conexiones con otras organizaciones
■ Información acerca del trabajo de la organización
• prioridades y actividades actuales
• a quién sirve la organización
• por qué es importante el trabajo de la organización
• qué sucederá si la situación continúa sin contar con nuestra ayuda
• crecimiento reciente en la organización y en las demandas de sus servicios
• información acerca de proyectos pasados, actuales y futuros, incluyendo:
– la necesidad a la que se está respondiendo
– por qué se necesita el proyecto
– por qué la organización debe involucrarse
– los objetivos del proyecto
– cómo se lograrán los objetivos

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

– personal que participará y su experiencia

– beneficiarios (quiénes, dónde, cómo, cuántos)
– presupuesto
– impacto
■ Firmantes
• Lista de personas que podrían firmar la solicitud, como por ejemplo: coordinador del
proyecto, recaudador de fondos, director, presidente de la directiva.
Es importante guardar el documento en una carpeta, junto con otra información, como
informes anuales, cuentas, estudios de caso, resúmenes ejecutivos para proyectos y recortes
recientes de diarios y revistas.

Comunicar Es importante que pensemos como organización en cómo comunicamos quiénes somos y qué
quiénes somos y hacemos. Hay herramientas que podemos usar para ayudarnos a hacerlo:
qué hacemos 1) Piensen en un logotipo para nuestra organización. El logotipo describe a una organización
con cinco o seis palabras, y se usa a menudo en materiales impresos junto al nombre de la
organización. Ya que el logotipo es corto, debemos pensar con mucho cuidado en qué
palabras usar.
2) Escriban una lista de seis a ocho palabras que se podrían usar para describir el carácter de
nuestra organización. Por ejemplo, podríamos usar palabras como compasión, amistad y
apoyo. Podemos asegurarnos de que nuestras comunicaciones en el futuro muestren nuestro
carácter.
3) Escriban una descripción en sólo veinticinco palabras de lo que hace nuestra organización.
Este es un muy buen ejercicio y es muy útil cuando la gente pregunta, ‘¿Qué hace su
organización?’

EJEMPLO Ayuda y Esperanza tuvo una reunión para debatir estos elementos. Los integrantes escribieron un
logotipo: ‘Ayuda práctica con el amor de Cristo’. Decidieron que su carácter es compasivo, positivo, que
posibilita a otros, que ama, que lleva a la acción y que cuida. Su descripción es ‘Ayuda y Esperanza es una
organización que, inspirada en el amor de Dios, capacita a las comunidades para que encuentren
soluciones a largo plazo a sus necesidades concretas.’

Análisis de La mejor manera de comunicarnos con algunos tipos de donantes quizás no sea la manera
la situación adecuada para usar con otros. La tabla siguiente nos ayuda a llevar a cabo lo que a veces se
denomina un análisis de la situación. Nos mostrará la mejor manera de comunicarnos con
diferentes tipos de donantes. Las renglones representan posibles donantes. Las columnas
representan diferentes maneras de comunicarnos. Debemos marcar con X las celdas que
correspondan. Por ejemplo, una buena manera de comunicarnos con una iglesia puede ser
organizar una reunión, mientras que una carta sería menos apropiada.

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una estrategia
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La comunicación METODO DE COMUNICACION

con donantes
Encuentro
Carta Reunión personal Etc

Individual – donación pequeña ✓

✓ ✓
TIPO DE DONANTE
Individual – donación grande

Iglesia ✓
Gobierno local

Etc

Etc

PASO 8 ESTRATEGIAS PARA CADA FUENTE DE FINANCIAMIENTO

Una vez que hemos decidido a qué donantes nos acercaremos y cómo nos comunicaremos con
ellos, necesitamos desarrollar estrategias particulares de recaudación de fondos para cada fuente
de financiamiento. Los planes deben cubrir los diez años siguientes y deben tener propósito,
resultados y actividades.

EJEMPLO Ayuda y Esperanza incluyó en su estrategia de recaudación de fondos una sección para cada fuente de
financiamiento. Esta es la sección sobre planificación de la generación de ingresos:

Objetivo:
■ para el año 5 recaudar 25 % de los costos de operación de tres proyectos comunitarios mediante
actividades que generen ingresos.

Resultados:
■ al final del año 1 todas la personas que planifican proyectos tienen el conocimiento y la habilidad para
llevar a cabo la planificación de negocios

■ al final del año 1 se ha iniciado un proyecto piloto

■ al final del año 2 se ha formado un fondo de innovación que provee pequeños subsidios para
proyectos comunitarios.

Actividades:
■ para fines de abril del año 1 el gerente de operaciones tiene armado un curso de entrenamiento sobre
planificación de negocios

■ todos los que planifican proyectos se inscriben en un curso de entrenamiento de dos días que se
llevará a cabo durante mayo y junio del año 1

■ el gerente de operaciones arma un plan de negocios para que el proyecto de artesanías funcione como
proyecto piloto

■ el director escribe una propuesta para un fondo de innovación de $5.000 que se puede usar para
solicitar el apoyo de personas en Inglaterra.

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

PASO 9 PLANIFICAMOS NUESTRO TRABAJO DE RECAUDACI0N

DE FONDOS
Una vez que hemos identificado nuestra estrategia de recaudación de fondos, debemos planificar
nuestro trabajo de recaudación. Debemos armar un cronograma de actividades (conocido
también como tabla de Gantt) para asegurarnos de que nuestro trabajo esté repartido a lo largo
del año.
■ Piensen en la manera en que encajan las estrategias para cada fuente de financiamiento en
cuanto a tiempo y recursos. ¿Tenemos la capacidad para llevar a cabo todas las actividades en
el año 1, o necesitamos ajustar las estrategias? ¿Hay determinadas épocas durante el año en
que algunas de las actividades deben llevarse a cabo?
■ Piensen en otras actividades relacionadas con la recaudación de fondos. Por ejemplo, quizás
querramos solicitarle a un donante el financiamiento de un recaudador de fondos a tiempo
completo. Esto hará que nuestro trabajo de recaudación de fondos funcione mejor más
adelante. Quizás decidamos invertir en la búsqueda de voluntarios para hacer el trabajo de
recaudar fondos. Quizás querramos asistir a conferencias sobre recaudación de fondos o
tener reuniones importantes con los líderes de nuestra organización.

Cronograma de
MAR

MAY

NOV
ABR

JUN

OCT
SEP
FEB

JUL
actividades

DIC
AG
EN

Cartas a iglesias

Cursos de entrenamiento en planificación de

negocios

Proyecto piloto de artesanías

Conferencia sobre recaudación de fondos

Etc.

Tracen líneas gruesas si la actividad es intensa. Se puede agregar a cada línea las iniciales de la
persona de la organización que será responsable por la actividad. La época que se elige es
importante. Piensen con cuidado cuándo dirigirse a los donantes. Por ejemplo, algunos
donantes institucionales tienen una fecha límite para recibir solicitudes. Conviene evitar las
siguientes épocas:
■ épocas de vacaciones, cuando los donantes pueden estar ausentes
■ épocas de mucho trabajo para donantes, como las épocas de cosecha o el final del año fiscal.
Sin embargo, en algunos casos podríamos aprovechar estas épocas. Por ejemplo, aunque el
consumismo de Navidad puede traer como consecuencia que la gente tenga menos dinero para
dar a obras benéficas, podría ser una buena ocasión para hacer un llamado a la solidaridad ya
que ésta es la época del año en que a menudo las personas sienten más buena voluntad hacia
otros. Así también, mientras los donantes que han hecho un buen presupuesto pueden no tener
más dinero al final del año fiscal, puede haber otros que estén buscando una organización a la
cual darle dinero.
Podríamos aprovechar momentos importantes en la historia de nuestra organización, como un
aniversario. Podríamos también pensar en usar celebraciones del calendario cultural de nuestro
país para recaudar fondos.

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

ESTUDIO DE CASO En Hong Kong hay una tradición cultural durante el primer mes del año nuevo chino en que los adultos
Cedar Fund, les dan a los niños paquetes rojos que contienen dinero. Cedar Fund diseña, imprime y promueve sus
Hong Kong propios paquetes rojos y con los fondos recaudados sostiene varias áreas de su trabajo. Los sobres
rojos se envían con la carta informativa de Cedar Fund. Las personas, las iglesias y los maestros de
escuela dominical luego recogen los sobres y se los devuelven a Cedar Fund.

PASO 10 NOS ACERCAMOS A LOS DONANTES

El próximo paso es tomar la información general para la recaudación de fondos que reunimos
en el paso 7 y adaptarla a las solicitudes para diferentes donantes. La información se podría
adaptar a una propuesta escrita, a una solicitud o a una carta. Se podría usar para folletos de
promoción, o se podría adaptar para su uso en eventos para recaudar fondos y en conferencias y
charlas públicas.
Es importante dar por sentado que el donante no sabe nada acerca de nuestra organización ni
de nuestro trabajo. Puede ser de ayuda mostrarle nuestros materiales de recaudación de fondos a
alguien que no conoce nuestra organización antes de presentarlos a los posibles donantes. Esa
persona puede leer los materiales y decirnos si algo no está expresado con claridad o si hay
omisiones en la información que necesitan completarse.
Las preguntas importantes que hay que hacer son:
■ ¿Qué información necesita tener el donante para tomar una decisión informada?
■ ¿Qué es lo que el donante no necesita saber?
■ ¿Qué queremos que sepan que podría afectar su decisión de donar dinero?
Recuerden reflejar en la solicitud el logotipo, el carácter y la descripción de la organización.
Debemos pensar en quién es nuestro público, y asegurarnos de que el lenguaje y el nivel de
lenguaje sean los correctos. Al acercarse a donantes en otros países, eviten enviar traducciones de
documentos que son de mala calidad.
Sean honestos. Es fácil exagerar la verdad con el fin de que el llamado a proveer fondos parezca
más urgente. El riesgo es que la deshonestidad puede afectar más adelante la imagen de nuestra
organización.
Si hay alguien capacitado dentro de la organización, quizás valga la pena pensar en armar una
página web en el Internet. Este sitio podría incluir información acerca del trabajo de la
organización y una explicación acerca de cómo hacer una donación.

CONSEJOS Los consejos prácticos para dirigirse a diferentes tipos de donantes se presentan en la sección 4.
PRACTICOS

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

La evaluación de La tabla siguiente es una lista de control que nos ayuda a pensar en todos los elementos que
nuestra solicitud componen una buena solicitud escrita. Se puede adaptar a diferentes tipos de donantes. Si la
escrita respuesta a algunas de estas preguntas es ‘no’, la cuarta columna de la tabla se puede usar para
hacer comentarios sobre cómo mejorar la solicitud. Una vez que esté completa la lista de
control, se puede trabajar uno por uno cada punto de acción.

Característica Preguntas que debemos hacernos Si/No Puntos de accíon

Redacción

Título • ¿Es conciso y adecuado?

Primer párrafo • ¿Crea suficiente interés como para que el lector quiera seguir
leyendo la propuesta?

Redacción • ¿La composición de la propuesta es fácil de leer?

Composición • ¿Tiene la extensión adecuada?

• ¿Incluye todos los puntos importantes que deseamos comunicar?
• ¿Podemos sacar palabras innecesarias?
• ¿Hemos tratado de decir demasiado?

Tono • ¿La propuesta está hecha en un tono positivo y expresa seguridad y

entusiasmo?
• ¿Crea un sentido de urgencia y de importancia para el proyecto?

Secuencia • ¿Tiene la propuesta una estructura lógica?

lógica • ¿Hemos repetido algo?

Impresión • ¿Está la propuesta bien presentada, con párrafos cortos, subtítulos y

visual gráficos cuando correspondan?
• ¿Está bien escrita, con prolijidad y sin errores de ortografía?
Comunicación con el donante

Enfoque • ¿Muestra la solicitud que está adaptada al donante?

personal

Contacto • ¿Menciona la solicitud los contactos previos que hemos tenido con
previo el donante?

Interés del • ¿Es probable que la propuesta despierte el interés del donante?
donante • ¿Responde a las preocupaciones y prioridades del donante?

Tamaño del • ¿Es razonable nuestro pedido?

pedido • ¿El donante dispone de suficientes recursos como para darnos la
suma de dinero que hemos solicitado?

Razones • ¿Hemos presentado buenas razones por las que el donante debe
querer apoyar nuestro trabajo?

Firmante • ¿La persona que firmará la carta es la más adecuada para el

donante?
• ¿Es esta persona el primer punto de contacto?

Seguimiento • ¿Ofrecemos algún tipo de seguimiento en caso de que haya interés

en la propuesta, como una reunión o un medio para obtener mayor
información?

(a continuo)

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

La evaluación de nuestra solicitud escrita (continuación)

Característica Preguntas que debemos hacernos Si/No Puntos de accíon

Contenido

Necesidad • ¿Hemos explicado la necesidad en términos claros y hemos

mencionado el impacto que tendrá nuestro trabajo en los
beneficiarios?
• ¿La hemos corroborado con datos concretos pertinentes?

Credibilidad • ¿Damos por sentado que el donante ya nos conoce?

• ¿Hemos mostrado que nuestra organización tiene las capacidades, las
aptitudes y los demás recursos necesarios para hacer un impacto?

Propuesta • ¿Hemos explicado en términos claros y simples lo que esperamos

hacer?
• ¿Está incluido todo lo que el donante necesita saber?

Objetivos • ¿Hemos fijado objetivos claros y medibles para nuestro trabajo?

Evaluación • ¿Hemos mostrado la manera en que evaluaremos el progreso y los

resultados de nuestro trabajo?

Difusión • ¿Hemos mostrado la manera en que compartiremos los resultados

de nuestro trabajo?

Oferta • ¿Hemos indicado la cantidad de apoyo que estamos buscando?

• ¿Hemos mencionado de dónde vendrá el resto del dinero?

Financiamiento • ¿Mostramos que ya hemos pensado acerca de las consecuencias de

futuro la propuesta para el financiamiento en el futuro (por ejemplo, gastos
de operación)?
Presupesto

Cálculos • ¿Hemos hecho bien los cálculos?

Costos • ¿Hemos incluido todos los gastos?

• ¿Son razonables los costos estimados de cada punto?

Valor • ¿Es razonable el costo total en relación al trabajo que pensamos

realizar?
• ¿Representa algo de valor para el dinero del donante?

Adaptado de Writing better fundraising applications (1997, La composición de mejores solicitudes para recaudar fondos)
p. 118–121 por Michael Norton y Michael Eastwood, Directory of Social Change

PASO 11 IMPLEMENTACION, EVALUACION Y REVISION DE NUESTRO

TRABAJO DE RECAUDAR FONDOS
Antes de implementar nuestra estrategia, debemos pensar en cómo evaluaremos nuestro trabajo.
Esto nos dará la capacidad de saber si nuestro trabajo ha sido de provecho. También nos ayudará
a aprender de nuestros errores y mejorar nuestro trabajo de recaudación en el futuro.
Durante el curso de nuestro trabajo de recaudación, debemos asegurarnos de tener el apoyo
constante por parte del liderazgo de nuestra organización. Debemos tener reuniones regulares
con todos los miembros del personal que participen en la recaudación de fondos con el fin de
revisar nuestro progreso.

Es valioso realizar las siguientes actividades:

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una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

ACTIVIDAD 1 La mayoría de los donantes tiene que atender muchas solicitudes y no debe sorprendernos que
Seguimiento algunos nunca nos respondan. Algunos simplemente nos dirán que han recibido la solicitud,
mientras que otros se pondrán en contacto para solicitar más imformación. Si nos dicen que
no tienen interés en financiarnos, debemos tratar de averiguar la razón. Esto nos ayudará a
aprender y a mejorar nuestro enfoque a la recaudación de fondos.
En algunas culturas, ‘no’ significa ‘no’. Por lo tanto, si un donante a quien nos acercamos nos
dice que no está dispuesto a donar dinero a nuestra organización, no vale la pena volver a
solicitarlo más adelante. Sin embargo, en otras culturas ‘no’ puede significar ‘no en este
momento’, y quizás sea muy aceptable volver a acercarnos en otro momento en que quizás
podamos recibir una respuesta positiva.
■ ¿Qué significa ‘no’ en nuestra cultura?
■ ¿Varía según el tipo de donante?
■ Si la respuesta es ‘no’, ¿a cuáles donantes podemos volver a acercarnos y a cuáles no?

ACTIVIDAD 2 Es muy conveniente comenzar un archivo de recaudación. Este archivo guardará los registros
Guardar un de todos los contactos que hemos tenido con posibles donantes para que podamos
archivo de mantenernos al tanto del trabajo de recaudación que está realizando nuestra organización. Esto
recaudación de tiene una importancia fundamental, especialmente para organizaciones que no emplean a un
fondos recaudador de fondos sino que de vez en cuando distintos miembros del personal llevan a cabo
las actividades de recaudación. El archivo de recaudación de fondos ayudará a evitar la
repetición innecesaria de actividades y hará posible que los miembros del personal sepan a qué
donantes la organización ya ha contactado con anterioridad. También servirá de recordatorio
para que los recaudadores de fondos que están muy ocupados hagan el seguimiento de
donantes cuando sea necesario.
El archivo de recaudación se puede usar para escribir notas acerca de los encuentros de
recaudación, además de dar seguimiento a las solicitudes escritas. Se deben agregar al archivo
notas relativas a cualquier tipo de contacto con donantes.

Archivo de Nombre del donante

recaudación de
fondos Cuánto apoyo solicitamos

Nombre y posición de la persona a quien

contactamos

Quién en nuestra organización es reponsable de

negociar el financiamiento
Fecha en que se envió la solicitud o que se tuvo el
encuentro

Fecha esperada de decisión

Acción de seguimiento necesaria

Acción de seguimiento realizada

Adaptado de Writing better fundraising applications (1997) p.136 por Michael Norton y Michael Eastwood,
Directory of Social Change

Es muy valioso revisar regularmente nuestro archivo de recaudación de fondos con el fin de
pensar en lo que está funcionando bien y mejorar aspectos de nuestro trabajo que no están
funcionando bien.

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3 Developing a
fundraising
strategy
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

ACTIVIDAD 3 Debemos asegurarnos de utilizar regularmente las herramientas presentadas, como el análisis
Revisar FODA y la Matriz de prioridad de donantes para garantizar que nuestra estrategia de
nuevamente recaudación de fondos se mantenga al día. También debemos referirnos a la estrategia de
nuestra nuestra organización para asegurarnos de que nuestra estrategia de recaudación esté en línea
estrategia con ella.

ACTIVIDAD 4 Debemos crear una base central de datos de donantes y asegurarnos de que se mantenga
Crear una base actualizada. Esto quizás implique el uso de una hoja de cálculo computarizada para
de datos organizaciones pequeñas. Las organizaciones más grandes quizás tengan una base de datos más
compleja. La información importante que debe guardarse incluye nombres, datos de los
contactos y de las donaciones. Podemos utilizar la información guardada en la base de datos
para medir nuestros logros en la recaudación de fondos.

ACTIVIDAD 5 Hay varias maneras diferentes de medir los logros de la recaudación de fondos. Es importante
Medir nuestros medir los logros para que podamos seguir mejorando nuestra estrategia a medida que
logros en la incorporamos lo que vamos aprendiendo. Por ejemplo, quizás descubramos que en nuestra
recaudación de región la recaudación de fondos en iglesias rinde mucho más que la recaudación entre personas
fondos individuales. Quizás cambiemos nuestra estrategia y pasemos más tiempo promoviendo
nuestra causa en iglesias y menos tiempo en la calle.

Algunas formas de medir los logros:

■ NUMERO DE CONTACTOS NUEVOS QUE SE HAN ESTABLECIDO Esto se puede medir mediante el
cálculo de los nuevos registros que se encuentran en nuestra base de datos.
■ CANTIDAD DE DINERO RECAUDADO Esta es una medida simple de los fondos recaudados cada
año. Esto se puede comparar con los fondos recaudados en años anteriores. Debe tomarse en
cuenta la inflación.
■ PROPORCION O RENDIMIENTO DE LA RECAUDACION DE FONDOS Esta proporción compara los fondos
recaudados con los costos de recaudación. Nos dice cuántos dólares recaudamos por cada
dólar que invertimos. Podemos usar este cálculo para nuestro trabajo general de recaudación
y compararlo con los logros de años anteriores. También podemos incentivar el rendimiento
en diferentes tipos de financiamiento.––

suma recaudada
Proporción de recaudación =
costo de recaudar los fondos

■ NIVEL DE RESPUESTA Esto mide los logros de la correspondencia de nuestra recaudación.

Compara, por ejemplo, la cantidad de cartas enviadas y la cantidad de respuestas que se
generaron. O la diferencia entre la cantidad de personas que asistió al concierto y la cantidad
de donaciones que se recibieron. El nivel de respuesta se expresa en un porcentaje: ––

nn cantidad de respuestas nn
% de nivel de respuesta = x 100
cantidad de personas contactadas

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 3 Desarrollamos
una estrategia
ROOTS 6 RECAUDACION DE FONDOS

■ DONACION PROMEDIO Esta medida, si se hace mensual o anualmente, se puede usar para medir
los logros de la recaudación de fondos a través del tiempo. Muestra el éxito que tuvo nuestra
estrategia, quizás dándole a donantes actuales confianza en nuestra causa y animándolos a
dar más dinero, o centrándonos en donantes que pueden dar donaciones grandes. Debido a
que las sumas otorgadas varían mucho si se trata de empresas o donantes gubernamentales y
si se trata de personas individuales, la medida cobra mayor significado si el cálculo se hace
para los dos tipos de donantes por separado.

nn total recaudado nn
Donación promedio =
número total de donantes

EJEMPLO Al finalizar el año 1, Ayuda y Esperanza ve en retrospectiva un año bastante exitoso.

■ El curso de entrenamiento que armó para proyectos de generación de ingresos funcionó bien
y el proyecto piloto de artesanías recaudó $2,45 por cada $1 dólar invertido. Se espera que,
ahora que se han pagado algunos gastos iniciales de capital, este rendimiento de la inversión
mejore.
■ La recaudación de fondos de personas individuales en Inglaterra funcionó muy bien. Antes
de que el director viajara a Inglaterra escribió cuatro propuestas de proyecto para debatirlas
con donantes personales. Como resultado, Ayuda y Esperanza recibió $30.000.
■ Ayuda y Esperanza envió un correo electrónico a todos sus contactos en Inglaterra con una
petición navideña. Recaudó $3.500. Doce por ciento de las personas respondieron y dieron
un promedio de $70.
■ Ayuda y Esperanza tuvo una reunión en la oficina nacional del Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y habló acerca de la posibilidad de solicitar financia-
miento para su plan de pequeños subsidios. Presentó una propuesta conjunta con otra
organización de desarrollo que ya había recibido financiamiento de este programa. Obtuvo
con éxito $10.000 para un proyecto. Tiene una reunión de seguimiento con este programa a
principios del año que viene durante la cual podrá informar acerca del éxito del proyecto.

Reflexión ■ ¿Cómo medimos actualmente nuestros logros en la recaudación de fondos?

■ ¿Cómo podemos medir en el futuro los logros de nuestra recaudación de fondos?

■ ¿Tenemos maneras de reunir la información que necesitamos para hacer estos cálculos?

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