Informe Fenecimiento Cuenta Municipio PDF

CÓDIGO: R-AF-14
CONTROL FISCAL UN COMPROMISO SOCIAL

VERSIÓN: 0
PROCESO AUDITORÍA FISCAL FECHA:
INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD

REGISTRO PÁGINA 1 DE 46
ESPECIAL O EXPRES
INFORME FINAL DE AUDITORÍA GUBERNAMENTAL, MODALIDAD ESPECIAL A LOS

GASTOS POR CONCEPTO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE, MANTENIMIENTO Y
COMPRA DE VEHÍCULOS Y MAQUINARIA DE LA ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA EN LA
VIGENCIA 2013
Tunja, 23 de enero de 2015
ELABORÓ: YONH FREDY PIRACOCA Profesional Especializado

APROBÓ: MIRYAN TOCARRUNCHO PEDREZA Auditora Fiscal
Contraloría Municipal de Tunja - Sede Principal: Carrera 10 No. 15-76
Teléfono y Fax:098-7441843 Correo electrónico: info@contraloriatunja.gov.co
INFORME DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL O CÓDIGO R-AF-14 VERSIÓN 00
REGISTRO
EXPRES PÁGINA 2 de 46
JOSÉ ARMANDO PUIN

Contralor Municipal de Tunja
MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA

Auditora Fiscal (C.)
YONH FREDY PIRACOCA OCHOA

Profesional Especializado

REGISTRO
TABLA DE CONTENIDO
1. CARTA DE CONCLUSIONES .................................................................................................... 4

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................................................... 6
2.1 COMPOSICIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA DE TUNJA ................. 6
2.2 EJECUCION POR RUBROS DE GASTOS GENERALES ............................................... 16
2.3 AUSTERIDAD EN EL GASTO .................................................................................... 18
2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y SUMINSTRO DE COMBUSTIBLE24
2.4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO ..................................................... 25
2.4.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE ................................................................................ 39
2.5 CONTROL FISCAL INTERNO .................................................................................... 44
2.6 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS .............................................................................. 46

REGISTRO
1. CARTA DE CONCLUSIONES
Tunja, 23 de enero de 2015
Doctor
FERNANDO FLOREZ ESPINOSA
Alcalde Municipal de Tunja
Alcaldía Mayor de Tunja
Asunto: Informe final de Auditoría Gubernamental, modalidad Especial a los gastos por
concepto de suministro de combustible, mantenimiento y compra de vehículos y maquinaria de
la alcaldía mayor de Tunja en la vigencia 2013.
La Contraloría Municipal de Tunja, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo
267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Especial los gastos por concepto de
suministro de combustible, mantenimiento y compra de vehículos y maquinaria de la Alcaldía
Mayor de Tunja en la vigencia 2013 a través de la evaluación de los principios de economía,
eficiencia y equidad con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados
de su gestión en el asunto auditado.
Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la

entidad y analizada por la Contraloría Municipal de Tunja. La responsabilidad de la Contraloría
consiste en producir un Informe de Auditoría que contenga el concepto sobre el examen
practicado.
La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas,

con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría Municipal de Tunja,
consecuentes con las de general aceptación; por lo tanto, requirió acorde con ellas, de
planeación y ejecución del trabajo de manera que el examen proporcione una base razonable
para fundamentar nuestro concepto.
La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y

documentos que soportan el proceso auditado y el cumplimiento de las disposiciones legales;
los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los
cuales reposan en los archivos de la Contraloría Municipal de Tunja.
CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO
La Contraloría Municipal de Tunja como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la

gestión adelantada por la Administración Municipal respecto del suministro, mantenimiento y

REGISTRO
conservación de los vehículos de la Alcaldía Mayor de Tunja cumple con los principios de
economía, eficiencia y equidad evaluados en el proceso de auditoría.
Para la evaluación del asunto auditado, se tuvo en cuenta la ejecución de los contratos de
suministro de combustible revisados en otros procesos (Sistema General de Participaciones y
suministros), ya que el objetivo principal era establecer el consumo por vehículo, el
mantenimiento de cada uno y sí estas actividades estuvieron acorde con el cumplimiento de los
fines esenciales del Estado y los principios que regulan la función administrativa.
Así mismo, se tuvo en cuenta dentro de la evaluación el control fiscal interno para el asunto
auditado, a fin de determinar sí existen controles al interior de la administración con respecto al
uso, mantenimiento, suministro y disposición de vehículos y maquinaria de la Alcaldía Mayor de
Tunja.
PLAN DE MEJORAMIENTO
Teniendo en cuenta que esta auditoría se concibió y planeó dentro de la vigencia 2014,
dándosele el carácter de especial, y en razón a que en el pasado cercano no se había
adelantado actuación similar por parte de este ente de control, no se revisa plan de
mejoramiento, pues no existen observaciones que hayan sentado un precedente al respecto.
Del resultado de esta auditoría, la Administración municipal deberá presentar Plan de

mejoramiento sobre los hallazgos administrativos que encontrara en el aparte final de este
informe, en donde señale las actividades que adelantará para evitar la posterior ocurrencia de
las mismas.
Recuerde que la presentación del plan de mejoramiento se debe presentar de conformidad a lo

establecido en la resolución de rendición de cuentas No. 175 de 2013.
En total se configuraron siete (7) hallazgos administrativos de los cuales uno tiene alcance
disciplinario y fiscal.
Atentamente,
MIRYAN TOCARRUNCHO PEDRAZA

Auditora Fiscal (C)

REGISTRO
2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA
La Contraloría Municipal de Tunja adelantó inventario al parque automotor de la Alcaldía

Municipal de Tunja, conformado por 26 vehículos asignados a las diferentes secretarias y a
entes descentralizados de la administración central del municipio de Tunja, de los 26 uno se
encuentra en proceso de embargo y el otro se encuentra parado por daño, maquinaria pesada
(10) la cual está asignada a la Secretaria de Infraestructura y 18 motos de las cuales 14 están
asignadas a la Secretaria de Tránsito y Transporte, una a la Secretaria de desarrollo y tres
asignadas a Comunicaciones.
2.1 COMPOSICIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR DE LA ALCALDÍA DE TUNJA
La asignación está a cargo de la secretaria de Gobierno y su supervisión al Almacén General

de la Alcaldía, se encuentran distribuidos de la siguiente manera.
VEHICULOS ALCALDIA DE TUNJA
N° DE
PLACA CLASE MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA
VEHICULOS
1 OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 2014 EDISSON AYALA DESPACHO DE LA ALCADIA
OMAR MEDINA
2 OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO 2013 DESPACHO DE LA ALCADIA
AREVALO
OMAR
3 OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 2012 SECRATARIA DE TRANSITO
WALTEROS
ALEJANDRO
4 OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 2012 SECRATARIA DE TRANSITO
LEON
ARMANDO
5 OQF-244 CAMIONETA KIA 2007 SECRATARIA DE TRANSITO
GONZALEZ
JOHN FRAY SECRETARIA DE
6 OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 2011
TOCARRUNCHO INFRAESTRUCTURA
MELQUISEDEC SECRETARIA DE
7 OCJ-726 CAMION HYUNDAY 2011
QUIROGA INFRAESTRUCTURA
JAIME JIMENEZ SECRETARIA DE
8 JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 1989
RAMIREZ INFRAESTRUCTURA
HERNAN
9 OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 1989 ASESORIA SISBEN
TORRES JOYA
GUSTAVO
10 OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2009 GOBIERNO
ROJAS
HUMBERTO
11 OQF-297 BUSETA CHEVROLET 2009 GOBIERNO
ROJAS
GUSTAVO
12 OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 2007 GOBIERNO
ROJAS
RICARDO RIOS
13 OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2000 GOBIERNO
OCAMPO
RAUL
14 OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 2007 QUINTERO PROTECCION SOCIAL
GARCIA
MARCO ELIAS
15 OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2005 PROTECCION SOCIAL
SANABRIA
GUILLERMO
16 OQF-024 CAMIONETA NISSAN 1993 PROTECCION SOCIAL
PEÑA
A DISPOSICIÓN DE LAS
SECRETARIA DE
HUMBERTO
17 OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 1996 PLANEACIÓN,
ROJAS
ADMINISTRATIVA,
HACIENDA, CULTURA,
REGISTRO
DESARROLLO Y
OPERATIVOS
JOSE
18 OQF-243 CAMIONETA KIA 2007 DESPACHO DE LA ALCADIA
VALDERRAMA
SECRETARIA DE
19 OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 2007 FABIO BAYONA
DESARROLLO
SECRETARIA DE
GUILLERMO
20 OQF-220 CAMPERO TOYOTA 2005 PLANEACIÓN, JURIDICA,
BOYACA
ADMINISTRATIVA,
HACIENDA Y OPERATIVOS
SECRETARIA DE
PLANEACIÓN, JURIDICA,
JHON FREDY CULTURA,
21 OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 1995
MOLINA ADMINISTRATIVA,
HACIENDA, OPERATIVOS Y
CONVENIO CON LA
CONTRALORIA
MELQUISEDEC
22 QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1996 SECRETARIA SIN VEHICULO
QUIROGA
SIN SECRETARIA DE
23 OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET 1983
CONDUCTOR DESARROLLO
MAURICIO SECRETARIA DE
24 QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 1993
RODRIGUEZ INFRAESTRUCTURA
Los vehículos están distribuidos de la siguiente manera: tres (3) para el despacho, tres a
disposición de la Secretaria de Tránsito y Transporte, cuatro (4) a cargo de la Secretaria de
Infraestructura, uno (1) para la Asesoría del Sisben, cuatro (4) a cargo de la Secretaria de
Gobierno, tres (3) para Protección Social, dos (2) para la Secretaria de Desarrollo, uno (1) a
disposición de las siguientes Secretarias: Planeación, Jurídica, Cultura, Administrativa,
Hacienda, operativos y convenio con la Contraloría, dos a disposición de las Secretaria de
Planeación, Administrativa, Hacienda, Cultura, Desarrollo y operativos, uno (1) para varias
dependencias.
De la revisión realizada, se evidenció que no existen políticas definidas a cerca de la renovación

del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, ya que al revisar el inventario del parque
automotor se encontró que existen vehículos modelo 1983 con 31 años de uso (uno), 1989 con
25 años de uso (uno), modelo 1993 con 21 años de uso (uno), modelo 1995 con 19 años de
uso (uno), modelo 1996 con 18 años de uso (dos), concluyendo que al parecer, estos vehículos
han cumplido con su vida útil, lo que a su vez significaría incremento en los costos de
mantenimiento (preventivo y correctivo), así como incremento del nivel de riesgo de los
funcionarios que se desplazan en ellos.
Hallazgo No. 1
No existen políticas definidas para la renovación del parque automotor de la Alcaldía Mayor de
Tunja.
Esta observación tiene un alcance administrativo.

Respuesta de la Entidad
En los últimos años se han comprado algunos vehículos para suplir las necesidades de las
diferentes dependencias, sin embargo cada vez son mayores las necesidades de cada
REGISTRO
dependencia y la necesidad de transporte continuo para dar cumplimiento a sus deberes

misionales y a los programas y proyectos contemplados dentro del plan de desarrollo 2012-2015.
Se revisará nuevamente esta necesidad de cambiar el parque automotor de acuerdo a los
recursos económicos del municipio para gastos de funcionamiento; y en esa medida se irán
cambiando los vehículos más antiguos.
Pronunciamiento de la Contraloría
Es claro que no existe una política de renovación del parque automotor clara y definida, que
dicha renovación depende de los recursos disponibles y en cierta medida de las necesidades de
la entidad, sin considerar la depreciación de los mismos. Esta observación se mantiene para
que la administración municipal tome las medidas que estime convenientes a fin de establecer
políticas para la renovación del parque automotor, considerando además criterios como los
vehículos que podrían afectar la seguridad de los funcionarios que en ellos se transportan y/o de
aquellos que inducen a elevados costos de mantenimiento.
MAQUINARIA PESADA AL CALDIA DE TUNJA

N° DE
PLACA CLASE MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA
VEHICULO
LUIS ADOLFO SECRETARIA
1 N° 2 VOLQUETA CHEVROLET 1989
ROJAS INFRAESTRUCTURA
WILLIAM SECRETARIA
2 N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 1989
ECHEVERRYA INFRAESTRUCTURA
COMPACTADORA RAMIRO SECRETARIA
3 SIN DINAPAC CA15A
VIBRATIRIA TORRES INFRAESTRUCTURA
RETRO RICARDO SECRETARIA
4 SIN JHON DEERE 410D
EXCAVADORA ACERO INFRAESTRUCTURA
OCJ- VOLQUETA DOBLE VICTOR SECRETARIA
5 CHEVROLET 2011
728 TANQUE MERCHAN INFRAESTRUCTURA
JORGE SECRETARIA
6 SIN MOTONIVELADORA NEW-HOLLAND RG140B
PALACIOS INFRAESTRUCTURA
RAMIRO SECRETARIA
7 SIN COMPACTADOR DINAPAC CA150D
TORRES INFRAESTRUCTURA
RETRO RAMIRO SECRETARIA
8 SIN NEW-HOLLAND B95B
CARGADOR TORRES INFRAESTRUCTURA
MINI CARGADOR RICARDO SECRETARIA
9 SIN NEW-HOLLAND L125
N°1 ACERO INFRAESTRUCTURA
MINI CARGADOR RAMIRO SECRETARIA
10 SIN NEW-HOLLAND L175
N°2 TORRES INFRAESTRUCTURA
Toda la maquinaria está a cargo de la Secretaria de Infraestructura.
MOTOCILCETAS ALCALDIA DE TUNJA

N° DE
PLACA MARCA MODELO CONDUCTOR DEPENDENCIA
MOTOS
1 MNI-21 YAMAHA 1996 LUIS MOLINA SECRETARIA DE TRANSITO
ARMANDO PUERTO
2 YAMAHA 1996
MNI-22 GONZALEZ SECRETARIA DE TRANSITO
3 MNZ-61 YAMAHA 2006 LUIS ENRIQUE DUARTE SECRETARIA DE TRANSITO
NELSON LOPEZ
4 YAMAHA 2006
MNZ-68 SANCHEZ SECRETARIA DE TRANSITO
5 MNZ-69 YAMAHA 2006 GUILLERMO VACA SECRETARIA DE TRANSITO
6 MNZ-70 YAMAHA 2006 HERNANDO SANDOVAL SECRETARIA DE TRANSITO

REGISTRO
LUIS ALFREDO BORDA

7 YAMAHA 2006
MNZ-71 RUBIO SECRETARIA DE TRANSITO
OSCAR CELIUO
8 YAMAHA 2006
MNZ-72 ALFONSO SECRETARIA DE TRANSITO
9 MNZ-75 YAMAHA 2006 ORLANDO GOMEZ SECRETARIA DE TRANSITO
10 MNZ-76 YAMAHA 2006 NELSON GONZALEZ SECRETARIA DE TRANSITO
11 MNZ-77 YAMAHA 2006 SAUL HERNANDEZ SECRETARIA DE TRANSITO
12 MNZ-78 YAMAHA 2006 HARRISON ACERO SECRETARIA DE TRANSITO
JOSE BERNANDO
13 YAMAHA 2006
MNZ-79 VILLAMIL SECRETARIA DE TRANSITO
14 TL-002 YAMAHA 1995 HUBERTO ESPITIA SECRETARIA DE TRANSITO
ASESORIA DE
15 YAMAHA 2006
MNZ-73 JOSE HUGO REYES COMUNICACIOES
SECRETARIA DE
16 YAMAHA 2004
JIO-10 ALAIN CAMARGO DESARROLLO
COM- ASESORIA DE
17 SUZUKI 1993
93 DARIO ESPITIA COMUNICACIOES
ASESORIA DE
18 SUZUKI
INT-006 COMUNICACIOES
De las 18 motocicletas 14 están a cargo de la Secretaria de Tránsito y Transporte, tres a

asesoría de comunicaciones y una a la Secretaria de Desarrollo.
Hallazgo No. 2
De acuerdo con el inventario del parque automotor suministrado por la Alcaldía de Tunja, el grupo
auditor realizó cruce con la base de datos de los vehículos matriculados en la Secretaria de Tránsito
y Transporte de Tunja, encontrando que los siguientes vehículos no están matriculados, la
camioneta Chevrolet de placa JAK-741, la buseta Chevrolet de placa OQF-297, la Camioneta OX-
5232, tres motocicletas de placa JIO-10 Yamaha, COM-93 Suzuki, INT-006 Suzuki, este hecho
denota el incumplimiento de la administración, al no haber realizado este trámite en oportunidad,
esta observación tiene un alcance administrativo.
De acuerdo a esta observación muy respetuosamente hacemos las siguientes aclaraciones: esta
administración desde la vigencia 2012 ha intentado legalizar la matrícula de los automotores que no
la tienen con diferentes solicitudes a la secretaría de Tránsito Municipal, sin tener un resultado
positivo ya que esta secretaría indica que a la fecha no es posible matricular estos automóviles o
motos. Sin embargo los vehículos se encuentran debidamente registrados en el inventario de la
Administración Municipal y cuentan con SOAT, Revisión Técnico Mecánica, y seguro contra todo
riesgo; se adjuntan oficios de solicitud.
CAMIONETA CHEVROLET DE PLACA JAK-741: esta camioneta es de estupefacientes y por tal

razón no fue registrada ya que la entregaron a la Administración para uso y tenencia provisional esta
matricula se encuentra registrada en otro departamento, periódicamente se envía informe de estos
automotores a la DNE en liquidación.
BUSETA CHEVROLET DE PLACA OQF-297: esta camioneta se encuentra registrada en la

secretaría de tránsito Municipal, para hacer la aclaratoria de esta observación se anexa copia de la
carta de propiedad.
CAMIONETA OX-5232: Esta camioneta perteneció a la empresa de Acueducto y Alcantarillado

Empotunja empresa social del Municipio, con su liquidación esta fue entregada al municipio el 31 de
REGISTRO
octubre de 1996; esta camioneta se encuentra registrada en el ITBOY Instituto de Transito de

Boyacá "Combita" y para aclarar esta observación se anexa copia de la carta de propiedad del
vehículo, certificación ITBOY Combita.
MOTOCICLETA YAMAHA DE PLACA JI0-10: esta motocicleta era propiedad de La Dirección

Nacional de Estupefacientes por tal razón no se encuentra matriculada, y no se puede matricular ya
que la entregaron a la Administración para uso y tenencia provisional esta matricula se encuentra
registrada en otro departamento, periódicamente se envía informe de estos automotores a la DNE
en liquidación. Se anexa resolución 0736 de Estupefacientes.
MOTOCICLETA SUZUKI DE PLACA COM-93: esta motocicleta por ser un modelo muy antiguo no
se registró, se adjunta copia del inventario de entrega de la motocicleta del Proveedor a la
Administración. Cuando se intentó hacer la matricula por ser muy antigua no se logró hacer el trámite
ante la secretaria de Tránsito Municipal. Se adjunta factura del proveedor.
MOTOCICLETA SUZUKI DE PLACA INT-006: esta motocicleta Fue adquirida en abril 7 de 1994 en
este momento no se hizo la respectiva matricula, en las vigencias anteriores se trató de hacer este
proceso pero la secretaria de tránsito Municipal indica que ya no es posible hacer este proceso. Se
adjunta factura.
De conformidad con los argumentos y anexos presentados por la administración municipal, se

observa que el vehículo de placas OQF-297, está registrado a nombre del Municipio de Tunja; que
los vehículos de placas JAK-741 y la motocicleta JIO-10 pertenecen a la Dirección Nacional de
Estupefacientes y que el municipio es el destinatario provisional de los mismos; sin embargo,
continua la inquietud respecto de la licencia de tránsito de los mismos.
En lo que respecta a los demás (COM-93 e INT-006), se evidencia que el municipio de Tunja no
posee licencia de tránsito de los mismos, que si bien es cierto desde el almacén general de han
adelantado gestiones para su correspondiente registro, este no ha sido posible o es prácticamente
imposible de realizar; sin embargo, también es cierto que dentro de los documentos anexos no se
adjunta documento que permita establecer cuáles son las razones que tiene la Secretaría de
Tránsito del Municipio para no otorgar la respectiva licencia.
Pese a las aclaraciones hechas por la administración en su respuesta, continua la incertidumbre

respecto al cumplimiento en la documentación que exige las normas de tránsito para el uso de
vehículos por parte del municipio de Tunja.
Por lo antes expuesto, se decide mantener la observación para que la administración municipal
adelante las acciones que estime convenientes, para que la totalidad de los vehículos que tenga a
su disposición cuenten con la licencia de tránsito respectiva; configurándose hallazgo con alcance
administrativo.
Dentro del estudio al parque automotor se hace una revisión a las carpetas de los vehículos,
maquinaria pesada y motos donde aparece conductor responsable, las pólizas de todo riego,
revisión técnico mecánica de los vehículos que ameritan este control.

REGISTRO
Conforme al Decreto 019 de 2012 y las resoluciones 3500 de 2005 y 2200 de 2006 de los
Ministerios de Medio Ambiente y Transporte, en la revisión técnico mecánica se evalúa el
funcionamiento y estado de carrocería, frenos, dirección, suspensión, sistema de las señales
visuales y audibles, llantas, el conjunto de vidrios de seguridad y en la emisión de gases se
evalúa si el vehículo cumple con las normas de emisiones contaminantes que establecen las
autoridades ambientales del país. En el siguiente cuadro se relaciona los vehículos y motos que
tuvieron la revisión en la vigencia 2013.
VEHICULOS
TIPO DE FECHA DE
PLACA CLASE MARCA MODELO
VEHICULO REVISION
OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 1996 LIVIANO 07-10-2013
JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 1989 LIVIANO 23-09-2013
OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 1989 LIVIANO 10-09-2013
OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2009 PESADO 01-08-2013
OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2005 LIVIANO 18-07-2013
OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 1995 LIVIANO 04-07-2013
QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1996 LIVIANO 04-06-2013
OQF-024 CAMIONETA NISSAN 1993 LIVIANO 27-05-2013
VOLQUETA DOBLE
OCJ-728 2011
TANQUE CHEVROLET PESADO 11-04-2013
OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 2011 LIVIANO 02-04-2013
OCJ-726 CAMION HYUNDAY 2011 PESADO 01-04-2013
OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2000 LIVIANO 04-03-2013
OQF-243 CAMIONETA KIA 2007 LIVIANO 28-10-2013
OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 2007 LIVIANO 05-11-2013
N° 2 VOLQUETA CHEVROLET 1989 PESADO 14-12-2013
N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 1989 PESADO 13-12-2013
MOTOCICLETAS
FECHA DE
PLACA MARCA MODELO
REVISION
INT-006 SUZUKI 08-11-2013
COM-93 SUZUKI 1993 08-11-2013
MNZ-73 YAMHA 2006 22-11-2013
MNI-22 YAMHA 1996 11-12-2013
MNZ-68 YAMHA 2006 12-12-2013
MNZ-71 YAMHA 2006 12-12-2013
MNZ-72 YAMHA 2006 12-12-2013
MNZ-75 YAMHA 2006 11-12-2013
MNZ-76 YAMHA 2006 12-12-2013
MNZ-77 YAMHA 2006 12-12-2013
REGISTRO
Observación No. 1
Dentro del estudio realizado a las carpetas del parque automotor, maquinaria pesada y
motos, se observó que no se cuenta con un inventario específico por vehículos donde se
relacione, N° de motor de chasis y todos los componentes que debe tener todo vehículo
para transitar. Esta observación tiene un alcance administrativo.
Me permito informar que existe una carpeta por cada vehículo, en cada una se encuentra
la historia del vehículo como fue adquirido, copia del soat, revisión técnico mecánica, actas
de entrega y recibí y el inventario de cada vehículo donde se especifica que accesorios tiene
cada vehículo y el estado del mismo, en el encabezado de cada inventario se registra
número de Motor, de Chasis los documentos entregados entre otros; estas carpetas fueron
revisadas con anterioridad por el ente de control. Se adjunta formato de inventario reciente
con acta de entrega.
En la revisión efectuada dentro de la Auditoría, a las carpetas que contiene el historial de

cada vehículo, no se evidenció la existencia de un inventario detallado de los elementos que
contenía el vehículo (llanta de repuesto, gato, herramientas, extintor, botiquín, etc.), esto
último, se pudo verificar a partir de visita de inspección, más no porque en la carpeta de
cada vehículo existiera información al respecto.
Se decide levantar esta observación en razón a que en los anexos adjuntos a la respuesta,
se evidencia un formato en el que se hace mención detallada del inventario de cada vehículo
entregado a los conductores.
El 20 de noviembre de 2014 se realizó una visita de verificación de documentos y elementos de

los siguientes vehículos OQF244, JAK741, OQF184, OQF297, OQF243, OCJ728, OX5232,
OCJ726, OQF248; en la visita se verificó la existencia de documentación actualizada, equipo
de carreteras y llanta de repuesto, encontrándose las siguientes inconsistencias:
Placa del
Observación
Vehículo
OQF244 Revisión técnico mecánica vencida. Sin equipo de carreteras
JAK741 Sin botiquín de primeros auxilios.
Extinguidor vencido- Licencia de conducción del conductor se encontraba
OQF184
vencida. Sin gato en equipo de carreteras.
OQF297 Sin botiquín de primeros auxilios.
OQF243 El extinguidor no tiene fecha de vencimiento visible
OX5232 Sin equipo de carreteras y sin repuesto
El botiquín incompleto, productos vencidos (agua oxigenada), la
OCJ726
direccional frontal izquierda rota y sin gato en el equipo de carreteras

REGISTRO
El artículo 30 de la Ley 769 de 2002 por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito, señala
que ningún vehículo podrá transitar por las vías del territorio nacional sin portar los siguientes
elementos:
1. Un gato con capacidad para levantar el equipo

2. Una cruceta
3. Dos señales de carretera en forma de triángulo en material reflectivo.
4. Un botiquín de primeros auxilios
5. Dos tacos para bloquear el vehículo
6. Caja de herramienta básica
7. Llanta de repuesto
8. Linterna.
Por su parte, el artículo 50 de la Ley 1383 de 2010, señala en su artículo 50 que por razones
de seguridad vial y de protección al ambiente, el propietario o tenedor del vehículo de placas
nacionales o extranjeras, que transite por el territorio nacional, tendrán la obligación de
mantenerlo en óptimas condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad; el articulo 51 ibíd.
Por su parte señala, que todos los vehículos automotores deben someterse anualmente a
revisión técnico mecánica y de emisión de contaminantes.
En este punto es importante destacar que el vencimiento en el documento de revisión técnico

mecánica se dio en un vehículo al servicio de la Secretaría de Transito de la ciudad, situación
que contradice el estricto cumplimiento de las normas de tránsito, que exige el mismo organismo
a través de sus agentes a los propietarios de los vehículos que transitan la ciudad de Tunja.
Del resultado de la visita de verificación, se puede señalar, que al parecer, la Administración

Municipal de Tunja no está dando estricto cumplimiento de lo señalado por las normas de
tránsito, respecto a medidas de seguridad vial, de su parque automotor.
Hallazgo No. 3
La administración municipal de Tunja, al parecer, estaría incumpliendo el artículo 30 de la Ley
769 de 2002, así como los artículos 50 y 51 de la Ley 1383 de 2010.
Esta observación tiene alcance administrativo y disciplinario.

Respuesta de la entidad
De acuerdo a esta observación muy respetuosamente aclaramos que: Esta dependencia en

todas las vigencias ha realizado el proceso requerido para la contratación de la revisión Técnico
Mecánica y Emisión de Gases con un establecimiento debidamente autorizado, se han emitido
varias circulares en las que se indica a los conductores y a todos los secretarios sobre la
ubicación del taller para hacer la revisión técnico mecánica; igualmente estas circulares se
publican en la intranet de la Alcaldía para consulta de todo el personal. Es responsabilidad
absoluta de los conductores estar pendiente de los documentos de cada vehículo esta es una
función inherente a su cargo.
De igual manera dentro del proceso de Mantenimiento de vehículos cada conductor debe estar
pendiente de las necesidades y requerimientos de cada vehículo, en la vigencia 2013 y 2014 se
REGISTRO
hicieron revisiones aleatorias de vehículos para verificar su estado y el cumplimiento de

documentación y equipo que debe tener cada vehículo, como resultado de las verificaciones se
entregaron kits de herramienta a varios conductores, las cuales deben estar dentro de cada
vehículo.
OQF 244 REVISION TECNICO MECANICA VENCIDA. SIN EQUIPO DE CARRETERAS: Se le
traslado la solicitud al Secretario de Transito y sus funcionarios ya que esta camioneta está a
cargo de esta secretaria; para la fecha del vencimiento de la revisión Técnico Mecánica, la
Administración contaba con un contrato para la revisión Técnico Mecánica y la Emisión de Gases
con el CENTRO DIAGNOSTICO AUTOMOTOR DEL ORIENTE COLOMBIANO el cual tiene
vigencia hasta el 15 de diciembre de 2014, el Conductor no tuvo la precaución de revisar la fecha
de vencimiento de la revisión y por tanto omitió su obligación; se adjunta copia de la revisión
técnico mecánica vigente. Se solicitó equipo de carreteras para entregar a esta patrulla
JAK 741 SIN BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS: El conductor no hizo la solicitud de estos
elementos; Esta dependencia solicito los elementos faltantes para entregarlos a los conductores
y que permanezcan en los vehículos.
OQF 184 EXTINTOR VENCIDO. LICENCIA DEL CONDUCTOR SE ENCONTRABA VENCIDA.

SIN GATO EN EL EQUIPO DE CARRETERAS: se solicitó respuesta a la secretaria de Gobierno
supervisora del contrato del conductor, el conductor indica que a la fecha de la revisión había
solicitado el pase ante la secretaria de Tránsito Municipal, pero que requería que le saliera pase
para moto y vehículo por este motivo su pase se retardo; se adjunta copia del pase vigente del
conductor. En la Vigencia Actual se hizo entrega y se le indico a los conductores que todos los
extintores estaban recargados y que su fecha de vencimiento es en Diciembre de 2014 se
dejaron algunos extintores en la caseta del parqueadero para los vehículos que las requerían sin
embargo el conductor no se percató de que el extintor estaba vencido, al término de la auditoria
se hizo entrega de un extintor recargado con vigencia 2014. La dependencia Almacén General
hace la solicitud del Gato para entregarla al conductor y que permanezca en el vehículo, el
vehículo se encuentra parado en los parqueaderos de la administración Municipal
OQF 297 SIN BOTIQUIN DE PRIMEROS AUXILIOS: los botiquines se han deteriorado con el
paso del tiempo y se han vencido algunos medicamentos, por tanto se solicitaron botiquines para
reemplazar en cada vehículo que lo requiera.
OQF 243 EL EXTINTOR NO TIENE FECHA DE VENCIMIENTO VISIBLE: Pese a que no se

evidencio la fecha de vencimiento, el extintor porta el aro azul que coloco el contratista que
recargo todos los extintores de la vigencia 2014, la fecha de vencimiento de estos es diciembre
de 2014.
0X5232 SIN EQUIPO DE CARRETERAS Y SIN REPUESTO: se indago con el conductor quien
no se hizo presente en la revisión por estar en una diligencia con la sectorial para la que labora;
él indicó que la razón por la cual no tiene equipo de carreteras el vehículo es porque el porta el
equipo en el carro que conduce por tanto lo había trasladado a la camioneta OQF 241 también
conducida por el mismo conductor. Respecto at repuesto indica que lo mando despichar en días
anteriores y no lo había recogido. Este vehículo se encuentra parado por cese de actividades.
REGISTRO
OCJ 726 EL BOTIQUIN INCOMPLETO, PRODUCTOS VENCIDOS (AGUA OXIGENADA), LA

DIRECCIONAL FRONTAL IZQUIERDA ROTA Y SIN GATO EN EL EQUIPO DE
CARRETERAS: se solicita los productos faltantes en el botiquín y el gato para ingresarlo al
inventario del camión y entregarlo al conductor.
Con los argumentos presentados en la respuesta y los anexos respectivos, se evidencia, que al
parecer, fue como consecuencia del proceso auditor y de la inspección realizada los vehículos,
que la administración y los conductores adelantaron las acciones tendientes a corregir lo
observado.
De igual manera cabe indicar que la administración municipal no dio estricto cumplimiento de las
obligaciones contenidas en el código de tránsito y más grave es que un vehículo al servicio de
la secretaría de tránsito y a cargo de un agente de tránsito del municipio no tuviera vigente el
documento de revisión técnico mecánica.
También es cierto que solo a raíz de la visita de inspección, el conductor del vehículo de placas
OQF-184 renovó su licencia de conducción, lo que significaría que este estaba prestando sus
servicios sin dar estricto cumplimiento a lo señalado en las normas de tránsito, igual sucedió con
los elementos de los botiquín y demás herramientas.
La comisión de auditoria decide levantar el alcance disciplinario de esta observación en razón a

que la administración realizó los correctivos para subsanar con prontitud lo evidenciado en la
inspección; sin embargo, se mantiene el alcance administrativo de la misma, para que se tomen
las medidas que estime convenientes para evitar de nuevo la ocurrencia de estos hechos.
Observación No. 2
En lo que respecta al uso de vehículos, se evidenció la inexistencia de controles de entrada,
salida y recorridos de los vehículos automotores; tampoco se encontraron elementos que
permitan la mitigación de riesgos asociados a su operación.
Esta observación tiene alcance administrativo.

En cuanto a esta observación de la inexistencia de controles de entrada, y salida y recorrido de

los vehículos se argumenta muy respetuosamente que los vehículos pertenecientes a la
dependencia Almacén General se mueven de la siguiente manera: se encuentra un formato de
solicitud de vehículos aprobado por el sistema de gestión de calidad; en este se diligencia fecha,
hora de salida y de regreso del vehículo, la dependencia que lo solicita y el lugar al que se
desplaza; así como una planilla donde se anota el lugar al cual se va a desplazar un vehículo, la
hora, la dependencia y el conductor del vehículo. Los vehículos asignados a otras dependencias
son del uso de cada dependencia y su control depende estrictamente de cada secretario; ya que
cada uno es autónomo en el desarrollo de sus labores misionales y debe dar cuenta por el
cumplimiento de sus planes y proyectos acorde con el Plan de Desarrollo. En cuanto a la
mitigación del riesgo es importante precisar que la administración hace grandes esfuerzos para
mitigar el riesgo asociado a la conducción de vehículos, todos los vehículos que se encuentran
en uso cuentan con su documentación reglamentaria al día como es SOAT, Seguro contra Todo
REGISTRO
Riesgo, Revisión Técnico Mecánica, los conductores cuentan con póliza de riesgos laborales
acorde con la exposición de su cargo, se ha capacitado a los conductores con la compañía
aseguradora de la Administración Municipal en diferentes temas acorde a la labor que realizan,
el mantenimiento preventivo y correctivo se hace a tiempo de acuerdo a la solicitud de los
conductores quienes están a tanto diariamente del funcionamiento de cada vehículo asignado.
Valorando los argumentos y documento adjunto a la respuesta, se observa que efectivamente

existen registros que dan cuenta del uso de los vehículos, desplazamientos fechas de salida,
etc. por esta razón, se decide levantar la observación.
2.2 EJECUCION POR RUBROS DE GASTOS GENERALES
La Alcaldía Municipal de Tunja para la vigencia 2013 tuvo un presupuesto de Gastos Generales
por un valor de $6.365.292.153
La ejecución de los rubros de gastos generales y que se afectaron para el mantenimiento,

compra y/o suministro de combustible del parque automotor de la alcaldía de Tunja vigencia
2013, fue el siguiente:
GASTOS GENERALES:
APROPIACIÓN EJECUCIÓN % DE %
CÓDIGO CONCEPTO DISPONIBLE
DEFINITIVA PRESUPUESTAL EJECUCIÓN DISPONIBLE
GASTOS
2.1.1.01.01.02 6,365,292,153 3,913,709,120.62 61.49% 2,451,583,032.38 38.51%
GENERALES
Estos gastos incluyen, la adquisición de bienes, adquisición de servicios y otros gastos

generales. Para la vigencia fiscal 2013 la apropiación definitiva fue de $6.365.292.153, de los
cuales se ejecutaron $3.913.709.120,62 equivalente al 61.49%, para un saldo por ejecutar de
$2.451.583.032,38 equivalente al 38.51%. Para nuestro estudio se tendrán en cuenta los
siguientes Rubros.
RUBRO COMPRA DE EQUIPO:
2.1.1.01.01.02.01.02 Compra de Equipo 846,312,204.00 556,887,081.00 65.80% 289,425,123.00 34.20%
En el Rubro compra de equipo para la vigencia 2013 fue de $846.312.204.00 de los cuales se
ejecutaron $556.887.081.00 equivalente al 65.80%, para un saldo por ejecutar de
$289.425.123.00 equivalente al 34.20%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una
aceptable gestión en la ejecución de compra de equipo.

REGISTRO
En este rubro se compraron dos vehículos, una camioneta doble cabina marca Chevrolet por
valor de $79.035.600.00 y otra camioneta marca Toyota por valor de $152.000.000.00 los
cuales fueron puestos a disposición del despacho del Alcalde del municipio de Tunja.
RUBRO MANTENIMIENTO:
2.1.1.01.01.02.02.07 Mantenimiento 289,496,800.00 220,331,600.00 76.11% 69,165,200.00 23.89%
La apropiación en el Rubro mantenimiento para la vigencia 2013 fue de $289.496.800.00 de los

cuales se ejecutaron $220.331.600.00 equivalente al 76.11%, para un saldo por ejecutar de
$69.165.200.00 equivalente al 23.89%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una
aceptable gestión en la ejecución de mantenimiento.
En este Rubro se realizaron dos contratos para el mantenimiento preventivo, correctivo y

suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transportes, carga y
motocicletas que hacen parte del parque automotor de Tunja, el contrato N° 018 por valor de
$18.000.000.00 y el contrato 372 por $150.000.000.00 con un adicional de $12.000.000.00 para
un total de$162.000.000.00.
RUBRO COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES VEHÍCULOS:
Combustibles y
2.1.1.01.01.02.02.09 Lubricantes 170,000,000.00 106,637,828.00 62.73% 63,362,172.00 37.27%
Vehículos
En el Rubro Combustibles y lubricantes para la vigencia 2013, se apropió la suma de

$170.000.000.00 de los cuales se ejecutaron $106.637.828.00 equivalente al 62.73%, para un
saldo por ejecutar de $63.362.172.00 equivalente al 37.27%; lo que indica que la Alcaldía de
Tunja presentó una aceptable gestión en la ejecución del suministro de combustible.
En este Rubro se realizaron cinco contratos para el provisión de combustible y cuyo objeto
consistía en el suministro de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Mayor de
Tunja, administración central y para las Secretarías de Tránsito y Transporte (programa de
educación y seguridad vial), Secretaría de Infraestructura (maquinaria pesada), Protección
Social (programas de seguridad sanitaria y del ambiente y programas de gestión para el
desarrollo operativo y funcional del plan territorial de salud pública S.G.P), que se utilizará en el
despliegue de las estrategias de seguridad y convivencia ciudadana así como para los vehículos
que ingresen al ente territorial.
RUBRO COMBUSTIBLES Y LUBIRCANTES VEHICULOS MAQUINARIA DE

INFRAESTRCUTURA
REGISTRO
Combustibles y
Lubricantes Vehículos
2.1.1.01.01.02.02.10 326,000,000.00 138,982,571.00 42.63% 187,017,429.00 57.37%
Maquinaria de
Infraestructura
La apropiación en el Rubro Combustible y lubricantes para vehículos y maquinaria de

infraestructura para la vigencia 2013 fue de $326.000.000.00, de los cuales se ejecutaron
$138.982.571.00 equivalente al 42.63%, para un saldo por ejecutar de $187.017.429.00
equivalente al 57.37%; lo que indica que la Alcaldía de Tunja presentó una aceptable gestión
en la ejecución del suministro de combustible.
En este Rubro se realizaron cinco contratos para el provisión de combustible y cuyo objeto
consistía en el suministro de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Mayor de
Tunja administración central y para las Secretarías de Tránsito y Transporte (programa de
educación y seguridad vial), Infraestructura (maquinaria pesada) y Secretaría de Protección
Social (programas de seguridad sanitaria y del ambiente). Plazo setenta días o hasta agotar
presupuesto.
2.3 AUSTERIDAD EN EL GASTO
MARCO NORMATIVO:
 DECRETO 0650 DE 2008, por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia en el gasto
público en la Administración Central de la Alcaldía de Tunja.
ARTÍCULO 16, se podrán asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público
exclusivamente a los siguientes servidores: Despacho del Alcalde, Secretario de Gobierno,
Secretario de Protección Social, Secretario de Tránsito, Asesor de Comunicaciones, Secretario de
Infraestructura, Secretario de Desarrollo, Asesoría de Sisben, Almacenista General, Secretario de
Educación y motocicletas para los Agentes de la Secretaría de Tránsito Municipal, de igual forma se
asignarán motocicletas para el comité de Desastres Municipal, Secretaria de Desarrollo y Asesoría
de Comunicaciones.
La maquinaria pesada del municipio será asignada a la Secretaría de Infraestructura.
Parágrafo: La asignación de vehículos a otros funcionarios podrá hacerse previa autorización

motivada del Alcalde de Tunja.
En desarrollo del proceso auditor, se evidenció el cumplimiento en la asignación de vehículos a

las dependencias de que trata el artículo 16 del Decreto de Austeridad del municipio; sin
embargo, de la revisión efectuada a los documentos contenidos en las carpetas de cada
vehículo, no se evidenció la entrega formal de los vehículos por parte de la Secretaría
Administrativa a la Secretaria responsable de cada vehículo; el único documento soporte de
entrega es el de los conductores, con el visto bueno de almacén.
Observación No. 3

REGISTRO
La administración municipal, al parecer no está dejando evidencia de la entrega del parque

automotor a cada Secretaría responsable.

La dependencia si deja evidencia de los vehículos que entrega a cada secretaria por medio de
un documento firmado denominado “ ACTA DE ENTREGA DE VEHICULO” se adjuntó acta de
entrega e inventario firmado por el conductor responsable del vehículo OQF – 221, conductor
que además está asignado a una única dependencia, la persona que hace la entrega y se
especifica la dependencia a la cual es asignado para su uso, además en el sistema de inventario
cada vehículo está a cargo del titular de cada secretaria.
Valorando los argumentos y documento adjunto a la respuesta, se observa que efectivamente

existen registros que dan cuenta de la entrega del parque automotor al funcionario responsable
de su uso; por esta razón, se decide levantar la observación.
Respecto a este punto también se revisó la cuenta rendida en la vigencia 2013 a través del SIA,
en el que se revisó el formato de austeridad en el gasto el formato F43, para el análisis de
asignación y uso de vehículos de la Alcaldía de Tunja, evidenciándose que no se reportó
información consolidada respecto al gasto por uso de vehículos (combustible, mantenimiento).
Hallazgo No. 4
Revisado el formato F.43 correspondiente a los informes de austeridad y eficiencia en el gasto,
se puede evidenciar que éste no está siendo tramitado correctamente, contraviniendo los
artículos 11 y 63 de la Resolución 175 de 2013 emanada por la Contraloría Municipal de Tunja.

La dependencia de Almacén General Mensualmente hace los informe de austeridad en el gasto

y los pasa a la Asesoría de Control de Gestión, se revisará en conjunto con esta asesoría la
pertinencia de los informes presentados y se harán las correcciones requeridas en caso de ser
necesario.
Se mantiene la observación para que la entidad tome las medidas necesarias en la rendición de
la cuenta, constituyéndose hallazgo con alcance administrativo.
Como punto de referencia para realizar y analizar de la asignación y uso de vehículos para la
vigencia 2013, se toma como base el inventario del parque automotor y la ejecución
presupuestal en la vigencia 2013 mantenimiento y compra de vehículos.

REGISTRO
Según el inventario del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja para la vigencia
2013 se adquirieron dos vehículos con destino al despacho de la alcaldía
PLACA TIPO MARCA MODELO VALOR

OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 2014 $79.035.600
OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO 2013 $152.000.000
El parque automotor está distribuido de la siguiente manera
N° DE
SECRETARIA VEHÍCULOS
ASIGNADOS
DESPACHO ALCALDIA 3
SECRETARIA TRANSITO 3
SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA 4
ASESORIA SISBEN 1
GOBIERNO 4
PROTECCION SOCIAL 3
A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, ADMINISTRATIVA,
2
HACIENDA, CULTURA, DESARROLLO Y OPERATIVOS
SECRETARIA DE DESARROLLO 2
A DISPOSICIÓN DE LAS SECRETARIA DE PLANEACIÓN, JURIDICA,
CULTURA, ADMINISTRATIVA, HACIENDA, OPERATIVOS Y CONVENIO 1
CON LA CONTRALORIA
VARIAS DEPENDENCIAS 1
Dentro del parque automotor del municipio de Tunja, el vehículo de placa OQF171 se encuentra
en proceso de embargo y el vehículo de placa OFK000 se encuentra inactivo.
Observación No. 4
De acuerdo a la reglamentación y asignación de los vehículos de la Alcaldía Mayor de
Tunja, donde se debe conservar el principio de austeridad reglamentado por normas de
carácter legal; se evidencia que para el despacho del señor alcalde están asignados tres
(3) vehículos, uno para su desplazamiento, otro para el grupo de escolta y sobre el
tercero no se pudo determinar su uso. Evidenciándose necesidades en otras secretarias.

Los vehículos asignados al despacho del señor Alcalde se han cambiado

progresivamente precisamente tratando de mitigar la observación uno (políticas para
renovación del parque automotor). En 2012 se encontraron tres vehículos asignados al
despacho del señor alcalde los cuales contaban con 7 años de uso uno se encontró uno
de los vehículos en el taller, a estos vehículos ya se les ha realizado reparación de motor
por su altísimo uso en el cumplimiento del deber del despacho; por tanto se han
REGISTRO
cambiado progresivamente dejando los vehículos inicialmente asignados a otras

secretarias con menor cantidad de trabajo. Todo esto atendiendo las recomendaciones
del sistema de seguridad del señor Alcalde los cuales han indicado que los carros deben
estar en óptimas condiciones de seguridad, maniobrabilidad y de reacción inmediata
ante cualquier eventualidad, recordemos que la primera autoridad del municipio ha
enfrentado varias situaciones de orden público a lo largo de su administración de origen
municipal y nacional. El esquema de seguridad tiene a su disposición un vehículo el cual
debe en todo momento estar respaldando al carro del señor alcalde, estos dos vehículos
constantemente requieren mantenimiento cada 5000 kilómetros como mínimo, situación
que obliga a tener otro carro de respaldo durante el día o los días que pueda estar alguno
de los vehículos en mantenimiento. El municipio constantemente recibe visitas de
grandes personalidades que han apoyado el desarrollo del municipio Ministros de
agricultura, tecnologías, de desarrollo, presidente de la república entre otros, estas
personalidades requieren ser transportados y/o escoltados dentro del perímetro del
municipio y hasta los sitios donde los recoge su propio esquema de transporte Batallón
Bolívar, Paipa, Bogotá entre otros por esto es indispensable tener un tercer carro
asignado al Despacho. Uno de los programas bandera de la Administración actual es la
atención prioritaria a la primera infancia de lo cual se han evidenciado los avances y el
cubrimiento a la población más vulnerable del Municipio; el tercer vehículo aparte de
cubrir todo lo expuesto anteriormente cubre los programas de primera infancia a nivel
urbano y rural por eso está asignado al Despacho diariamente los profesionales que
atienden a esta población, madres primigestantes, familias en conflicto y en general
todos los programas de Ia primera infancia acuden hasta las viviendas y puntos de
encuentro para prestar la atenci6n demandada por estas familias; por tanto este vehículo
atiende uno de los programas más significativos de la Administración.
Le asiste razón a la administración cuando señala que es indispensable el uso de los

vehículos asignados al despacho del señor alcalde y que dicha decisión obedece a las
necesidades propias del despacho. Acogiéndose a los argumentos presentados por la
alcaldía, se decide levantar la observación.
Observación No. 5
En la verificación del mantenimiento de los vehículos de la alcaldía de Tunja se encontró
que al vehículo de placas OQF-184 camioneta Mazda modelo 2000, asignado a la
Secretaria de Gobierno se le realiza mantenimiento (pintada) de cuatro (4) rines, gasto
que no es inherente al mantenimiento del vehículo sino más bien, al parecer,
corresponde a un gasto oneroso de lujo para el vehículo.
De no aclararse tendrá un alcance administrativo, disciplinario y fiscal por valor de

$100.000

REGISTRO
En cuanto al mantenimiento que el ente de control argumentan de mantenimiento de la

pintada de los rines de la camioneta MAZDA OQF-184 modelo 2000 muy
respetuosamente aclaramos que: este vehículo en 2012 fue encontrado en muy mal
estado al igual que otros del parque automotor que se encontraban inactivos. Debido al
alto trabajo al incremento de programas y proyectos para el beneficio de la comunidad
se han debido reparar y poner en funcionamiento varios vehículos, el OQF 184 es
modelo 2000 con más de 14 años de uso a la fecha atiende las situaciones de espacio
público, era un carro que estaba sumamente dejado y abandonado progresivamente se
le han hecho mejoras no solamente al motor para su buen funcionamiento, considero
que además se debe mejorar la parte exterior de los vehículos para evitar el degenera
miento por las inclemencias del clima la exposición constante a la calle “Vendedores
Ambulantes” entre otros si la Administración no hace un mantenimiento preventivo a los
vehículos pasado un tiempo habrá que hacer mantenimiento correctivo el cual será más
costoso para la administración y de otro lado se disminuye su vida útil, este vehículo ha
presentado latas podridas desgaste general de pintura, diferentes golpes provocados
por vendedores ambulantes, no es diferente para los rines los cuales a lo largo de 15
años presentan un alto grado de deterioro los cuales al no hacerles un mantenimiento
preventivo en algún momento habría que hacer su cambio completo especialmente en
dos de los rines que presentaban averías las cuales se enmendaban con el arreglo que
se hizo que no fue únicamente de pintada sino que además se les hizo rectificación para
evitar daño en las llantas. De tener que hacer cambio de los rines estos tendrían un costo
de $480.000 en rines corrientes y los rines de lujo los cuales porta originalmente esta
camioneta tienen un costo de 1”200.000.°° el arreglo de los rines asegura su duración
por al menos un año más; por tanto se pone en consideración ante el ente de control se
estudie la posibilidad de eliminar el alcance disciplinario y fiscal, ya que de no hacer el
mantenimiento de los rines se corre el riesgo de dañar las llantas, además se corre el
riesgo de tener que cambiar los rines lo cual acarrearía un mayor costo para el municipio,
hasta por ($1´100.000.00), a la fecha quince meses después los rines que tuvieron el
mantenimiento preventivo, no presentan ningún daño adicional y se evidencia su
correcto funcionamiento por al menos otro año en condiciones normales de uso; de otro
lado parecería que los rines no son fundamentales en el desempeño del vehículo sin
embargo un rin doblado u ovalado puede causar un grave daño a la llanta situación que
se puede tornar en un riesgo para el conductor, el vehículo y sus pasajeros.
En la explicación dada por la administración municipal se entiende que la pintura para

los rines del vehículo consistió en una actividad puramente preventiva de daños a los
mismos, que de ninguna manera se pretendió realizar un gasto oneroso o de lujo que
vulnerara lo dispuesto en las normas de austeridad en el gasto; por esta razón, se decide
levantar lo observado.
La maquinaria pesada está a cargo de la secretaria infraestructura como se registra en el

siguiente cuadro.
REGISTRO
N° MAQUINARIA
CLASE
PESADA
VOLQUETA 3
COMPACTADORA VIBRATIRIA 1
RETRO EXCAVADORA 1
MOTONIVELADORA 1
COMPACTADOR 1
RETRO CARGADOR 1
MINI CARGADOR 2
Dentro del inventario del parque automotor del municipio de Tunja se encuentran 18 motos
distribuidas así
SECRETARIA N° DE MOTOS
SECRETARIA DE TRANSITO 14
ASESORIA DE COMUNICACIOES 3
SECRETARIA DE DESARROLLO 1
Para el cumplimiento de los objetivos de cada secretaria se ha asignado los vehículos ya

descritos, requiriendo de mantenimiento y suministro de combustible para su funcionamiento,
por lo que la Alcaldía de Tunja suscribió dos contratos cuyo objeto es la prestación de servicios
para el mantenimiento preventivo, correctivo y suministro de repuestos para los vehículos,
maquinaria amarilla de transporte carga y motocicletas, que hacen parte del parque automotor,
uno por valor de $18.000.000 y otro por $150.000.000 con un adicional de $12.000.000 para un
total de $162.000.000.
En cuanto al suministro de combustible se suscribió cinco contratos así:
NÚMERO VALOR DEL

DEL OBJETO DEL CONTRATO
CONTRATO
CONTRATO
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR DE LA
ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACIÓN CENTRAL Y PARA LAS
SECRETARÍAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN
15
Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y $26,361,366.00
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD
SANITARIA Y DEL AMBIENTE)

39 SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN
$26,358,783.00
Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y
SANITARIA Y DEL AMBIENTE).

REGISTRO

SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN
55 Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y $26,474,277.00
SECRETARÍA DE PROTECCIÓN SOCIAL ( PROGRAMAS DE SEGURIDAD

ALCALDÍA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACION CENTRAL Y PARA LAS
74 SECRETARIAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACIÓN $26,474,277.00
Y SEGURIDAD VIAL). INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA PESADA) Y
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA QUE PARQUE AUTOMOTOR DE LA
ALCALDIA MAYOR DE TUNJA: ADMINISTRACION CENTRAL Y LAS
SECRETARIAS DE TRANSITO Y TRANSPORTE (PROGRAMA DE EDUCACION
Y SEGURIDAD VIAL). SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA (MAQUINARIA
PESADA). PROTECCION SOCIAL (PROGRAMAS DE SEGURIDAD SANITARIA Y
373 DEL AMBIENTE Y PROGRAMAS DE GESTION PARA EL DESARROLLO $328,569,293.00
OPERATIVO Y FUNCIONAL DEL PLAN TERRITORIAL DE SALUD PÚBLICA-
SGP) QUE SE UTILIZARA EN EL DESPLIEGUE DE LAS ESTRATEGIAS DE
SEGURIDAD Y CONVIVENCIA CIUDADANA ASI COMO PARA LOS VEHICULOS
QUE INFRESEN AL ENTE TERRITORIALDURANTE LA PRESENTE VIGENCIA
FISCAL
El valor total de los contratos por los suministros de combustible para el parque automotor de
la Alcaldía Municipal de Tunja en el año 2013 fue de $434.237.996.
A pesar de que se aplican las normas de austeridad del gasto la Alcaldía de Tunja, no se
evidenció controles en el manejo del parque automotor, mantenimiento y el suministro de
combustible, no se encontraron soportes del seguimiento, estadísticas de consumo y
mantenimiento por vehículo.
2.4 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO Y SUMINSTRO DE COMBUSTIBLE
La Alcaidía Municipal de Tunja en aras de dar cumplimiento de sus funciones, debe garantizar
el funcionamiento del parque automotor el cual debe estar en óptimas condiciones de
operatividad para el normal desarrollo de las actividades misionales y administrativas propias,
por tal razón la Alcaldía de Tunja cuenta con vehículos, maquinaria pesada y motos que
requieren de mantenimiento preventivo y correctivo y el suministro de combustible, compuesto
por 24 vehículos livianos, 10 vehículos tipo maquinaria y 18 motos.
Por ser este, un servicio considerado como esencial para el normal desarrollo de las actividades
misionales y de apoyo a cargo de la Entidad, es deber de la administración propender por el
adecuado estado técnico de su parque automotor, garantizando de esta manera la
disponibilidad, eficiencia y oportunidad necesarias en el uso del mismo. Adicionalmente y con
el fin de prevenir cualquier tipo de falla en la operación de los referidos vehículos y motos, se
deben realizar de manera periódica adecuados mantenimientos tanto preventivos como
correctivos, de carácter eléctrico y mecánico que incluya el suministro de repuestos, aceites,

REGISTRO
piezas y accesorios e instalación de los mismos, lavado general, des pinchado, el suministro de
combustible, entre otros.
Para la el mantenimiento preventivo y correctivo y suministro de combustible para el parque

automotor la administración municipal celebró la prestación del servicio para el mantenimiento
y suministro del parque automotor de propiedad del municipio.
Para la evaluación se tomaron los contratos que fueron suscritos por la administración municipal
para el mantenimiento correctivo y preventivo y suministros de combustible para el parque
automotor en la vigencia 2013; desde sus diferentes etapas precontractual, Contractual y
poscontractual, encaminado a verificar el cumplimiento los principios de economía, eficiencia y
eficacia, comprobando que en igual de condiciones de calidad los bienes y servicios sean los
mas adecuados, que la asignación de los recursos sean lo más convenientes para maximizar
los resultados y obtenidos se hayan logrado de manera oportuna y guarden relación con los
objetivos.
Para evaluar el cumplimiento de gestión y resultados de mantenimiento preventivo y correctivo

y el suministro de combustible se analizaron las facturas verificando consumo, calidad y que los
precios estén armónicos al mercado.
2.4.1 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
CONTRATO N°018
CONTRATO N°
PARQUE AUTOMOTOR
018
VEHICULOS 5,693,912
MAQUINARIA PESADA 11,931,257
MOTOS 632,800

REGISTRO
CONTRATO N° 018
MOTOS
4%
VEHICULOS
31%
MAQUINARIA
PESADA
65%
Elaboro: Equipo auditor
Como resultado del estudio realizado al contrato N° 18 se puede concluir que del valor total
ejecutado, la maquinaria pesada obtuvo un 65%, seguido por vehículos livianos con 31% y el
restante 4% se invirtió en las motocicletas.
MANTENIMIENTO POR MAQUINARIA
VALOR
VEHICULO %
MANTENIMIENTO
VOLQUETA 458,000 4%
VOLQUETA 72,000 1%
COMPACTADORA VIBRATIRIA 0
RETRO EXCAVADORA 1,612,000 14%
VOLQUETA DOBLE TANQUE 2,926,220 25%
MOTONIVELADORA 6,599,307 55%
COMPACTADOR -
RETRO CARGADOR 192,000 2%
MINI CARGADOR N°1 72,000 1%
MINI CARGADOR N°2 0
En cuanto a maquinaria pesada el mayor porcentaje de mantenimiento estuvo en la

motoniveladora con un 55%, seguida por la volqueta de doble tanque con 25% y la
retroexcavadora con 14% y las que no recibieron mantenimiento como la compactadora
vibratoria, la compactadora y el mini cargador N°2.

REGISTRO
MANTENIMIENTO POR VEHICULO
VALOR DE
PLACA CLASE MARCA %
MANTENIMIENTO
OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET - -
OCJ-745 CAMPERO TOYOTA PRADO - -
OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 764,725 13.43%
OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 17,000 0.30%
OQF-244 CAMIONETA KIA -
OCJ-727 CAMIONETA MAZDA -
OCJ-726 CAMION HYUNDAY -
JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 52,000 0.91%
OXD-141 CAMPERO CHEVROLET -
OQF-298 BUSETA CHEVROLET -
OQF-297 BUSETA CHEVROLET -
OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 687,950 12.08%
OQF-184 CAMIONETA MAZDA 310,000 5.44%
OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 72,000 1.26%
OQF-221 CAMIONETA TOYOTA -
OQF-024 CAMIONETA NISSAN -
OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 795,000 13.96%
OQF-243 CAMIONETA KIA 604,000 10.61%
OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 17,000 0.30%
OQF-220 CAMPERO TOYOTA 698,017 12.26%
OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 918,500 16.13%
QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 511,720 8.99%
OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET -
QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 246,000 4.32%
De acuerdo al cuadro anterior se estableció que los vehículos con mayor porcentaje en
mantenimiento son: OQF-062, OQF-024, OQF-146, OCJ- 737, OQF-220, OQF-260, en la
evaluación también se pude establecer que a los siguientes vehículos no se les realizó
mantenimiento.
OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET

TOYOTA
OCJ-745
CAMPERO PRADO
OQF-244 CAMIONETA KIA
OCJ-727 CAMIONETA MAZDA
OCJ-726 CAMION HYUNDAY
OXD-141 CAMPERO CHEVROLET
OQF-298 BUSETA CHEVROLET
OQF-297 BUSETA CHEVROLET
OQF-221 CAMIONETA TOYOTA
OQF-024 CAMIONETA NISSAN

REGISTRO
OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET
MANTENIMIENTO POR MOTOCICLETA
Dentro de la evaluación al mantenimiento de las motocicletas solo se relacionan dos por

mantenimiento, de placas N° COM-93, INT-006, las restantes se agrupan como motos.
Observación No. 6
Dentro del contrato N° 018 y con la factura N° 874 de 07 de junio de 2013 se le realizo
mantenimiento a la motocicleta de placa MNI-20 por valor de $388.800, esta motocicleta, al
parecer no se encuentra relacionada en el parque automotor de la Alcaldía de Tunja, esta
observación tiene un alcance administrativa, disciplinaria y fiscal.
A la motocicleta MNI-20 se le realizo mantenimiento por un valor de $ 388.800; debido a que

esta motocicleta hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja; pertenece a la
secretaría de Tránsito Municipal y está a cargo del señor ARMANDO GONZALEZ GUTIERREZ
esta motocicleta está en uso para verificación se anexan dos actas de entrega y verificación.
De conformidad con los archivos adjuntos, se comprueba que efectivamente la moto de placa
MNI-20 pertenece al parque automotor del Municipio de Tunja. Por esta razón, se levanta la
observación con todo y sus alcances.
CONTRATO N° 372
PARQUE AUTOMOTOR Valor Ejecutado

VEHICULOS 81,472,267
MOTOS 9,847,528

REGISTRO
CONTRATO N° 372
MOTOS
6%
MAQUINARIA VEHICULOS
PESADA 50%
44%
VEHICULOS MAQUINARIA PESADA MOTOS
Como resultado del estudio realizado al contrato N° 372 se concluye que del valor total
ejecutado, los vehículos livianos obtuvo un 50% de los recursos en mantenimiento, seguido por
maquinaria pesada con 44% y el restante 6% se ejecutó en motocicletas.
MANTENIMIENTO POR VEHICULO
V.
MANTENIMIENTO
PLACA CLASE MARCA $ %
OCJ-750 CAMIONETA CHEVROLET 3,657,920 4.51%
TOYOTA
OCJ-745 CAMPERO 3,864,010 4.76%
PRADO
OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 2,486,463 3.07%
OCJ-736 CAMIONETA MAZDA 1,248,161 1.54%
OQF-244 CAMIONETA KIA 1,853,500 2.29%
OCJ-727 CAMIONETA MAZDA 3,053,127 3.76%
OCJ-726 CAMION HYUNDAY 1,381,182 1.70%
JAK-741 CAMIONETA CHEVROLET 5,056,391 6.23%
OXD-141 CAMPERO CHEVROLET 3,309,300 4.08%
OQF-298 BUSETA CHEVROLET 2,054,830 2.53%
OQF-297 BUSETA CHEVROLET 2,566,715 3.16%
OQF-260 CAMIONETA TOYOTA 1,627,400 2.01%
OQF-184 CAMIONETA MAZDA 2,392,650 2.95%
OQF-248 CAMIONETA CHEVROLET 5,819,330 7.17%
OQF-221 CAMIONETA TOYOTA 2,399,850 2.96%
OQF-024 CAMIONETA NISSAN 3,572,000 4.40%
OQF-146 CAMPERO CHEVROLET 2,336,800 2.88%

REGISTRO
OQF-243 CAMIONETA KIA 5,298,643 6.53%

OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 3,498,300 4.31%
OQF-220 CAMPERO TOYOTA 14,241,842 17.56%
OQF-062 AUTOMOVIL TOYOTA 6,545,803 8.07%
QFL-895 CAMIONETA CHEVROLET 1,699,250 2.09%
OXS-232 CAMIONETA CHEVROLET 70,000 0.09%
QFK-177 AUTOMOVIL DACIA 1,078,800 1.33%
Analizada la información de mantenimiento preventivo y correctivo vehículo por vehículo se

puede establecer que el vehículo con placa N° OQF-220 obtuvo un alto porcentaje con el
17.56% por valor de $14.241.842, seguido por el OQF-062 con el 8.07% con un valor de
$6.545.803, OQF-248 con el 7.17% por valor de $5.819.330, los demás vehículos se encuentra
entre el uno y cinco por ciento.
Llama la atención al grupo auditor el mantenimiento del vehículo de placa N° OQF-220 donde
se le realizan el suministro de lubricantes por valor de $1.058.400, como se especifica en la
siguiente tabla.
PRODUCTO CANTIDAD VR UNITARIO VR. TOTAL

$ $
ACEITE MOTOR 20W50 CUARTO 3 18,000 54,000
TOTAL 1,058,400
Respecto al suministro de aceite para motor de este vehículo se observó que en la vigencia del
contrato (junio a diciembre de 2013), se le surtió 53 cuartos de aceite; de acuerdo a las
indagaciones realizadas por el grupo auditor, en cada cambio de aceite de este vehículo se
consumen 7 cuartos de lubricante y su cambió se haría cada 5000 kilómetros.
Realizando una sencilla operación, se tendría que en término de seis meses de ejecución del
contrato, se cambió de aceite al citado vehículo 7,5 veces, lo que a su vez significaría que el
vehículo recorrió como mínimo en dicho término 35.000 kilómetros.

REGISTRO
De otro lado, no se pudo establecer cuál era el kilometraje del vehículo al iniciar la ejecución
del contrato, lo que evidencia a su vez falta de control por parte del supervisor respecto de los
cambios de aceite del parque automotor del municipio.
Realizando un comparativo con el cambio de aceite de otros vehículos de la alcaldía, se

establece que estos se dieron en un rango de 1 a 3 dentro de la vigencia del contrato; por esta
razón, se presume que los cambios de aceite del vehículo de placas OQF-220, presentan
inconsistencias que conllevan a presumir detrimento patrimonial.
Observación No. 7
Se presume detrimento patrimonial por valor de $616.000 correspondiente al consumo de aceite
para motor del vehículo de placas OQF 220.
Esta observación tiene alcance administrativo, disciplinario y fiscal.

La camioneta OQF 220 en el año 2013 prestó servicio al despacho del señor alcalde teniendo
en cuenta que hasta marzo de 2013 se recibió la camioneta OCJ 745 para el despacho, por tanto
la camioneta OQF 220 seguía prestando el servicio al despacho del señor Alcalde con el grupo
de escoltas, además estaba asignada al almacén general para suplir las necesidades de las
diferentes dependencias incluido el Despacho del Alcalde además prestó el servicio a la Asesoría
de Planeación, secretaría de Cultura, Secretaría de Desarrollo, Hacienda, Contratación, Jurídica
y demás dependencias que no tienen a cargo un vehículo y que requieren desplazarse a
diferentes sitios en cumplimiento de sus funciones.
Se encuentra razonable la observación de la contraloría, y se puede indicar con toda seguridad

que efectivamente el vehículo en cuestión fue uno de los que más cúmulo de trabajo presento
en este periodo con continuados viajes a la ciudad de Bogotá por parte de todas las
dependencias mencionadas, traslado del cuerpo de seguridad del señor Alcalde; este era el
único vehículo en condiciones más o menos óptimas para desplazarse a la ciudad de Bogotá
prestando servicio a las dependencias sin vehículo; este vehículo no tenía asignado a una
secretaría específica, el Almacén General lo programaba de acuerdo a las solicitudes de todas
las dependencias relacionadas, los demás carros de los que podía disponer el almacén general
son carros muy antiguos que no son funcionales para el traslado a la ciudad de Bogotá y que
además cumplen funciones diarias en el municipio, por ejemplo Campero samurái placas OQF
146 modelo 1996 un carro demasiado incómodo para un viaje largo, camioneta Carry QFL 895
Modelo 1996.
Efectivamente la camioneta OQF 220 en siete meses tiene la posibilidad de recorrer más de los
35000 kilómetros a una razón de 5000 kilómetros mensuales teniendo en cuenta que algunas
semanas hacia hasta cuatro viajes a la ciudad de Bogotá con diferentes secretarias; es un
vehículo que trabaja los fines de semana en muchas ocasiones cuando el señor Alcalde debe
atender eventos con los diferentes sectores de la comunidad, que puede estar iniciando
actividades antes de las 4:00 am y terminar después de las 12 de la noche.

REGISTRO
También se debe precisar que el vehículo en la vigencia 2013 en el segundo semestre empezó
a tener fallas por alto consumo de aceite precisamente, debido al elevado volumen de trabajo,
el carro empezó a bajar el aceite antes de cada cambio por tanto se le empezó a hacer
seguimiento al funcionamiento del motor; no se puede dejar que el vehículo quede sin aceite
porque sufriría un daño grave en el motor, por tanto se autorizó en varias oportunidades la
compra de aceite por cuartos para reemplazar ocasionalmente el aceite que se iba bajando a la
camioneta. Finalmente el seguimiento y el diagnostico indicado por parte del contratista y
teniendo los soportes descrito fue la reparación del motor de este vehículo, razón por la cual la
Administración también se vio obligada a comprar otro vehículo para el despacho a fin de
descargar un poco este vehículo lo cual se ve reflejado en los siguientes mantenimientos para
la vigencia 2014; con la reparación del Motor del vehículo en cuestión se mitigo el consumo
elevado de aceite. Se insiste en que el consumo de aceite de este vehículo obedece al gran
cumulo de trabajo, y que realmente el consumo de kilometraje de este vehículo al igual que el
del despacho fue demasiado alto; por tanto se solicita de manera respetuosa tener en cuenta
todos los argumentos descritos y se levante la observación presentada especialmente el alcance
disciplinario y fiscal ya que se puede demostrar completamente la justificación del gasto el cual
ya fue controlado mediante el mantenimiento hecho al Motor.
Revisando la facturación del mes de diciembre de 2013, se evidenció que en la parte final de la
factura de venta 001464 del 30 de diciembre de 2013 el municipio cancela la suma de $650.000
por concepto de rectificación general de motor del vehículo de placas OQF-220. La rectificación
de motor consiste en ajustar los cilindros para que tomen nuevamente una geometría exacta,
que se ha perdido debido a la fricción. Con la rectificación se supone el arreglo de fallas
relacionadas con pérdida de aceite, que resulta quemado por el tubo de escape u otros daños
relacionados con la potencia en el motor; es por ello, que le asiste razón a la administración
cuando señala que el consumo de aceite obedeció a daños en la estructura del motor del
vehículo en mención.
Por lo anterior, se decide levantar la observación con todo y sus alcances.
Observación No. 8
No existen controles por parte de la administración municipal en lo que se refiere a kilometraje
de los vehículos y su respectivo cambio de aceite.

La administración Municipal a través de un formato aprobado por el sistema de Gestión de

Calidad ha implementado el control y autorización de Mantenimiento de Vehículos en el cual
viene implementado el campo para ingresar el kilometraje del vehículo, este formato se ha venido
modificando de acuerdo a las necesidades que ha encontrado el Almacén General para
establecer control. Se anexa formato aprobado.

REGISTRO
Teniendo en cuenta que la administración municipal a través de la implementación del sistema

de gestión de calidad implementó un formato de mantenimiento de vehículos en el que se incluye
entre otros el control de kilometraje y el tipo de mantenimiento a efectuarle (correctivo –
preventivo).
Considerando que el formato se empezó a implementar a partir del año 2014, se entiende que
no se hace necesario mantener la observación, ya que el control existe; por ello, se decide
levantar lo observado.
De otro lado, se observó que al vehículo de placa OCJ-745, vehículo adquirido en 2013 para
servicio del alcalde, se le realizan trabajo de latonería y pintura de la puerta derecha delantera
y al bomper delantero por valor de $660.000; esta actividad se cuestiona ya que el vehículo esta
nuevo y no se entiende el porqué de este mantenimiento ya que en la carpeta de este vehículo
no se tiene registro de siniestro alguno, además el vehículo cuenta con póliza todo riesgo que
cubriría los daños que se le hayan ocasionado en su vigencia.
Observación No. 9
Por el mantenimiento del vehículo OCJ-745 se presume detrimento patrimonial de $660.000.

Esta observación fue contestada en tres ocasiones ante el ente de control al inicio de esta
vigencia, se anexan las respuestas dadas en su momento y se insiste en que el vehículo no tuvo
ningún siniestro como tal, dentro de sus recorridos normales por carretera en tres ocasiones
distintas tubo rayones y golpes con piedras u otros objetos que podían saltar hacia el vehículo
en carretera, el arreglo individual de estos imperfectos no supera los $300.000.00 cada uno los
cuales al haber afectado la póliza se debían pasar individualmente porque el perito no los iba a
aceptar después de un tiempo y no los iba a contar como un siniestro en diferentes partes del
carro, el deducible cuesta el 10% del arreglo si este supera un salario mínimo de lo contrario la
administración debe pagar al menos un salario mínimo, pasar tres siniestros por averías tan
pequeñas le hubiese costado a la Administración en 2013 más de ($1’800.000.°°) además de
afectar una póliza que para la siguiente vigencia sería más costosa, realmente no se justificaba
por tanto a fin de no incurrir en un gasto tres veces superior y de no permitir que el vehículo
presente un mal aspecto y se deteriore antes de tiempo hicieron las reparaciones en un solo
momento lo cual en términos de austeridad fue más eficiente para el municipio.
Atendiendo los argumentos presentados por la entidad en su respuesta y considerando que esta
observación ya es objeto de plan de mejoramiento tras la realización de la auditoría especial a
contratos de prestación de servicios, vigencia 2013, se decide levantarla.

REGISTRO
Observación No. 10
No se encontró justificación técnica de que al vehículo de placas OCJ-745, siendo este nuevo y
entregado en el mes de junio del 2013 se le esté haciendo el cambio de las cuatro ruedas en
menos de cuatro meses, el no aclarar esta observación se constituirá en un hallazgo con alcance
administrativo, disciplinario y fiscal por un valor de $2.496.320.

Los vehículos a cargo del despacho sufren un desgaste muy superior al de las otras secretarias,
como indique anteriormente son vehículos que pueden estar desde antes de las tres de la
mañana en trabajo y terminar su jornada diaria al siguiente día hacia la una de la mañana en
muchas ocasiones el señor Alcalde debe hacer viajes a diferentes sitios del municipio y del país
a fin de cumplir funciones administrativas, misionales y de gestión de recursos para el municipio,
lo cual redunda en beneficio para la comunidad y en el desarrollo del municipio. Por tanto las
partes de estos vehículos alcanzan su vida útil en menos tiempo que un vehículo particular y que
los vehículos asignados a otras dependencias. La camioneta se recibió a mediados del mes de
febrero de 2013 como costa en la carpeta que revisó el ente de control en los meses anteriores,
las llantas de este vehículo se cambiaron a los 50.000 km la autorización se dio el 20 de
noviembre de 2013, 9 meses después de poner en funcionamiento el vehículo, las llantas
estaban totalmente desgastadas y presentaban un grave riesgo para el vehículo y sus pasajeros;
no se hizo ninguna acción indebido por el contrario se atendió una necesidad urgente y básica
para precaver el funcionamiento y la vida de las personas que se desplazan en estos vehículos
se anexa solicitud del conductor.
Efectivamente le asiste razón a la administración en que el desgaste de llantas del vehículo

obedece a su utilización, también es cierto que el cambio de llantas no obedece a razón distinta
que la de atender a la seguridad de quienes viajan en el vehículo y por supuesto al
funcionamiento técnico del mismo. Decir que el cambio de llantas de un vehículo se deba hacer
cada determinado kilometraje de recorrido, sería desconocer que el desgaste de estas también
depende de otros factores como lo es el desgaste, la marca, el calibre, etc.
Partiendo de los argumentos presentados y de la validez de éstos, se da por levantada la

observación.
Observación No. 11
Al vehículo de placa OCJ-727 se le suministraron unas pastillas delanteras para freno por valor
de $419.400, cuando en el mercado se encuentran por un valor de $67.000, él no ser aclarada
esta observación se constituirá en un hallazgo con alcance administrativo, disciplinario y fiscal
por valor de $352.400.


REGISTRO
La camioneta Mazda OCJ 727 Modelo 2012 Pastillas para Frenos esta camioneta por ser modelo
2012 no se le hace mantenimiento en patios, por el contrario para que estos vehículos no pierdan
la garantía se llevan al concesionario en el cual fue adquirida la camioneta para que tenga acceso
a repuestos totalmente originales y a mano de obra totalmente calificada que respondan por la
garantía total del vehículo y del suministro en Mazda Carrazos ese es el costo de las pastillas de
los frenos además se debe tener en cuenta los descuentos que se hacen en la administraci6n
Municipal a este tipo de contratos, los cuales son superiores al 8% además del Iva.
Partiendo de los argumentos presentados por la administración, se realizó consulta con la

empresa Carrazos Tunja, distribuidor autorizado de la marca Mazda, respecto al precio de las
pastillas para un vehículo de las características del de placas OCJ-727 (Mazda, pick up B50,
2,606 de cilindraje, 4x4, modelo 2011), evidenciándose que el precio de las pastillas para este
tipo de vehículo está en un valor aproximado de $360.000. Comparando el valor pagado por el
municipio con el cotizado, se tiene que efectivamente el valor de este tipo de repuesto se ajusta
al efectivamente pagado.
Por lo anterior, se decide levantar la observación con todo y sus alcances.
Hallazgo No. 5
Se cancela $360.000 por bodegaje de llantas, actividad que no estaba incluida dentro del objeto
del contrato, no es posible que se esté cancelando este valor por este concepto ya que el objeto
del contrato consistía en la prestación de servicios para el mantenimiento preventivo y correctivo
y el suministro de repuestos para los vehículos, maquinaria amarilla de transporte, carga y
motocicletas que hace parte del parque automotor del municipio de Tunja, contrariando la
cláusula sexta del contrato.

No hay respuesta de la entidad.

Teniendo en cuenta que la administración municipal no emitió pronunciamiento respecto a este

hecho, se mantiene lo observado corriéndose traslado a las instancias competentes, y
configurándose hallazgo administrativo con alcance disciplinario y fiscal por valor de $360.000
MANTENIMIENTO POR MAQUINARIA
VALOR
VEHICULO MANTENIMIENTO %
$
VOLQUETA 3,805,302 5.40%
VOLQUETA 3,560,200 5.05%
COMPACTADORA VIBRATIRIA 2,988,848 4.24%
RETRO EXCAVADORA 18,794,632 26.68%
VOLQUETA DOBLE TANQUE 25,360,086 36.00%
REGISTRO
MOTONIVELADORA 9,844,068 13.97%

COMPACTADOR - 0.00%
RETRO CARGADOR 3,020,476 4.29%
MINI CARGADOR N°1 1,577,600 2.24%
MINI CARGADOR N°2 1,501,000 2.13%
En cuanto a maquinaria pesada con mayor porcentaje de inversión en mantenimiento esta la

volqueta doble tanque con un porcentaje 36%, seguida por la retroexcavadora con 25% y la
retro excavadora con 26.68%, seguida por la motoniveladora con un porcentaje de 13.97 y las
demás se encuentran entre 2% y 5%, el único que no se le realizo mantenimiento fue a la
compactadora.
MANTENIMIENTO POR MOTOCICLETAS
VALOR
PLACA %
MANTENIMIENTO ($)
MNI-21 0.00%
MNI-22 571,800 5.81%
MNZ-61 490,600 4.98%
MNZ-68 0.00%
MNZ-69 654,600 6.65%
MNZ-70 0.00%
MNZ-71 347,400 3.53%
MNZ-72 316,800 3.22%
MNZ-75 532,800 5.41%
MNZ-76 366,200 3.72%
MNZ-77 108,000 1.10%
MNZ-78 670,800 6.81%
MNZ-79 450,000 4.57%
TL-002 28,000 0.28%
MNZ-73 474,400 4.82%
JIO-10 0.00%
COM-93 268,000 2.72%
INT-006 1,695,928 17.22%
MOTOS 842,000 8.55%
En cuanto a la inversión en mantenimiento de la las motocicletas con mayor porcentaje está la

motocicleta con placa INT-006 el 17.22% el restos se encuentra entre el 2% al 5%, las
motocicletas con placas N° MNI-21, MNZ-68, MNZ-70, JIO-10 no se les realizo ningún tipo de
mantenimiento.
Hallazgo No. 6
Dentro del estudio que se hizo al mantenimiento de las motocicletas del municipio de Tunja, se
estableció que se suministran 61 cuartos de aceite MOBIL 2 tiempos, donde el grupo auditor no
pudo establecer a que motos se les suministro acetite, esta observación tiene un alcance
administrativo.
Los 61 cuartos de aceite para motocicletas se han autorizado para las 16 motocicletas de la
secretaria de tránsito, teniendo en cuenta que los agentes de tránsito tienen tres turnos diferentes
REGISTRO
y los que atienden el turno de la noche no están prestos en el horario laboral del Almacén
General, y todas las motocicletas trabajan la misma cantidad de horas pues los turnos están
divididos para las 24 horas periódicamente se autorizan 6 cuartos de aceite para todas las
motocicletas de transito; el cambio de aceite para estas motos se hace en un periodo aproximado
de 3 semanas.
Esta observación se planteó en razón a que en los gastos efectuados por concepto de aceite 2
tiempos, no se detalló a que motocicleta le fue suministrado, de manera que no fue posible
establecer que cantidad consumió cada una de ellas; de igual manera, no se cuestionó si
realmente este elemento se destinó a las motocicletas que hacen parte del parque automotor del
municipio o no, pero si, reflejó la falta de información precisa respecto al consumo por
motocicleta.
Se decide mantener la observación para que la administración tome las medidas que considere
pertinentes para llevar control respecto al consumo de éste y demás conceptos de cada una de
las motocicletas que integran el parque automotor del municipio de Tunja, constituyéndose
hallazgo administrativo.
Observación No. 12
Dentro del contrato N° 372 con la factura N° 20 de diciembre de 2013 se le realizó mantenimiento
a la motocicleta de placa MNI-20 por valor de $2.030.600, esta motocicleta no se encuentra
relacionada en el parque automotor de la Alcaldía de Tunja, esta observación tiene un alcance
administrativo, disciplinario y fiscal.
La motocicleta de placas MNI 20 Corresponde a la secretaria de Transito como se explicó en

observación anterior, esta motocicleta hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja;
pertenece a la secretaria de Tránsito Municipal y está a cargo del señor ARMANDO GONZALEZ
GUTIERREZ esta motocicleta está en uso para verificación se anexan dos actas de entrega y
verificación.
Además de considerar los documentos adjuntos, se revisó la carpeta que posee el Almacén
General de la Alcaldía Mayor de Tunja a fin de verificar la historia del vehículo. Se evidenció que
efectivamente esta existe y que es de propiedad del Municipio; por esta razón, se da por
levantada la observación.
Observación No. 13
Se evidencio que al parecer la Administración Municipal NO verifica la periodicidad y el adecuado
cambio de aceite del motor y filtros de los vehículos, maquinaria pesada y motocicletas de su
propiedad. Esta observación tiene un alcance administrativo.

REGISTRO
La Administración Municipal a través del Almacén General Mediante los formatos de

Mantenimiento de Vehículos establece el control de los mantenimientos, este formato contiene
nombre y firma del conductor tipo de mantenimiento fecha kilometraje entre otros, se solicitó al
contratista proveer los cartones en los que se indique el próximo cambio de aceite y se le solicita
a los conductores entregar este cartón a la solicitud del siguiente cambio. De acuerdo a la
observación hecha por el ente de control se aplicarán controles más estrictos para estos
mantenimientos. Pero al hacer un análisis severo del cambio de aceite que se le hace a los
diferentes automotores se puede verificar que efectivamente corresponde a la realidad y
necesidad de acuerdo al rodamiento de cada vehículo. A partir de la fecha se le solicitara a los
conductores la entrega del cartón para el cambio de mantenimiento se dará estricto cumplimiento
al diligenciamiento total del formato de mantenimiento incluido el kilometraje.
De acuerdo a lo manifestado por la entidad, se entiende que se realizaran los controles

pertinentes para llevar registro de periódico del cambio de aceite de los vehículos que conforman
el parque automotor del municipio de Tunja. Conforme a lo anterior, se mantiene la observación
para que a través de plan de mejoramiento se demuestre la implementación de dichos registros.
Teniendo en cuenta que el tema es similar al del hallazgo 6, se deja uno solo, es decir, esta
observación se da por levantada.
Observación No. 14
El grupo auditor en su estudio al mantenimiento preventivo y correctivo, en las carpetas de los
vehículos pudo constatar, que al parecer, no existen los controles en el mantenimiento y
reparación realizada a cada uno de los vehículos, donde el conductor solicite el mantenimiento,
ni la autorización por parte del encargado del mantenimiento autorizando al contratista para
ejecutar la orden de trabajo, esta observación tiene carácter administrativo.
Como se explicó anteriormente se tiene un formato en el que el conductor solicita el

mantenimiento e informa de algunos datos del vehículo, cuando el mantenimiento es correctivo
se solicita revisión del sistema por ejemplo revisión de frenos ya que no se sabe si en realidad
hay que cambiar las bandas pastillas u otros, esta orden la firma el revisor del contrato y la envía
al contratista, de esta manera se autoriza cada mantenimiento, desde un lavado hasta la
reparación de un vehículo, se adjuntó formato para autorización de Mantenimientos.
Considerando que la administración en su respuesta adjunta la implementación de un formato

para el control de mantenimiento de vehículos, se decide levantar lo observado.
Conclusión al mantenimiento del parque automotor de la Alcaldía de Tunja
La administración municipal adelantó actuaciones a fin de mantener en buen estado los

vehículos para que estos coadyuven en el cumplimiento de las funciones de la entidad;

REGISTRO
asimismo, con el mantenimiento suministrado al parque automotor, se evitó accidentalidad que

afectara a los servidores públicos del municipio, como a particulares.
Se requiere que la administración municipal de Tunja implemente estrategias de mantenimiento

para asegurar el máximo beneficio de los vehículos y mejorar en forma continua mediante
prácticas innovadoras, económicas y seguras.
2.4.2 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
En cuanto al suministro del combustible para el parque automotor del municipio de Tunja, el
grupo auditor estudió los vales del consumo de combustible vehículo por vehículo estableciendo
el total suministrado tomado los contratos suscritos por la alcaldía de Tunja en la vigencia 2013.
Para cumplir con los objetivos misionales, el equipo automotor de la Alcaldía, debe desplazarse
constantemente, para ello es indispensable el suministro de combustible, el cual se realiza de
acuerdo al tipo de vehículo, para la vigencia 2013 el suministro se dio en diésel y gasolina como
se muestra en la siguiente tabla
COMBISTIBLE Valor ejecutado ($)

ACPM 158,419,150
GASOLINA 157,947,565
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE
GASOLINA DIESEL
50% 50% DIESEL
GASOLINA
Como se observa en la gráfica el suministro de combustible estuvo equitativo, tanto en gasolina

con el 50% y diésel con el 50%
SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE PARA EL PARQUE AUTOMOTOR
PARQUE AUTOMOTOR Valor ejecutado ($)

VEHICULOS LIVIANOS 154,689,152
MOTOS 23,726,817
REGISTRO
SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARQUE AUTOMOTOR
MOTOS
7%
VEHICULOS LIVIANOS
MAQUINARIA PESADA
49%
44%
VEHICULOS LIVIANOS MAQUINARIA PESADA MOTOS
Como se muestra en la gráfica anterior el suministro de combustible fue mayor en los vehículos
livianos con un 49%, seguido por la maquinaria pesada con el 44% y el 7% correspondió a las
motocicletas.
SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA VEHICULOS LIVIANOS
CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO TOTAL DEL

PLACA CLASE 074 055 39 373 15 CONSUMO POR
$ $ $ $ $ VEHICULO -$
OCJ-750 CAMIONETA 1,016,694 1,016,694.00

OCJ-745 CAMPERO 1,057,437 2,088,454 1,500,755 8,077,252 673,952 13,397,850.00
OCJ- 737 CAMIONETA 1,135,306 1,117,340 1,109,772 7,767,727 1,104,242 12,234,387.00
OCJ-736 CAMIONETA 472,840 688,270 1,020,538 2,928,681 536,776 5,647,105.00
OQF-244 CAMIONETA 410,217 330,997 193,153 2,253,794 263,283 3,451,444.00
OCJ-727 CAMIONETA 600,939 628,010 633,992 5,346,268 633,652 7,842,861.00
OCJ-726 CAMION 504,465 528,433 1,290,552 7,135,721 534,954 9,994,125.00
JAK-741 CAMIONETA 533,603 634,520 650,969 3,709,597 681,151 6,209,840.00
OXD-141 CAMPERO 576,216 486,081 687,627 3,125,581 659,754 5,535,259.00
OQF-298 BUSETA 274,346 40,000 240,000 5,236,287 5,790,633.00
OQF-297 BUSETA 120,000 70,000 6,641,348 50,000 6,881,348.00
OQF-260 CAMIONETA 860,893 925,386 749,587 4,137,912 942,530 7,616,308.00
OQF-184 CAMIONETA 316,411 152,684 193,484 2,660,530 200,000 3,523,109.00
OQF-248 CAMIONETA 680,471 641,648 960,845 4,821,021 625,330 7,729,315.00
OQF-221 CAMIONETA 536,443 604,821 733,313 3,902,342 607,415 6,384,334.00
OQF-024 CAMIONETA 238,111 262,247 409,084 1,703,101 248,439 2,860,982.00
OQF-146 CAMPERO 276,407 206,506 170,063 2,303,505 183,757 3,140,238.00

REGISTRO
OQF-243 CAMIONETA 1,225,460 1,366,588 336,878 5,008,703 472,228 8,409,857.00

OQF-241 CAMPERO 855,197 1,088,392 848,277 7,730,088 678,712 11,200,666.00
OQF-220 CAMPERO 910,311 825,474 410,031 7,785,491 888,648 10,819,955.00
OQF-062 AUTOMOVIL 614,616 533,145 402,773 3,784,310 475,310 5,810,154.00
QFL-895 CAMIONETA 239,790 243,406 143,270 768,823 148,232 1,543,521.00
OXS-232 CAMIONETA 369,348 369,348.00
QFK-177 AUTOMOVIL 347,424 339,275 274,319 1,991,801 437,378 3,390,197.00
Los vehículos con mayor consumo de combustible se relacionan en el siguiente tabal
PLACA CLASE MARCA TOTAL DEL

CONSUMO POR
VEHICULO
$
TOYOTA
OCJ-745 CAMPERO 13,397,850.00
PRADO
OCJ- 737 CAMIONETA MAZDA 12,234,387.00
OQF-241 CAMPERO MITSUBISHI 11,200,666.00
OQF-220 CAMPERO TOYOTA 10,819,955.00
Observación No. 15
Dentro del estudio que se realizó al suministro de combustible al parque automotor del municipio
de Tunja se estableció, que al parecer, los siguientes vehículos no pertenecen al parque
automotor de la administración y sin embargo se les suministro combustible, así:
PLACA VALOR
OCD-745 181.500
OQF-745 122.183
OCJ-528 402.710
TOTAL 706.393
Esta observación tiene un alcance administrativo, disciplinario y fiscal por un valor de $706.393.
En atención a la observación planteada por el equipo auditor de la Contraloría Municipal donde

se indica que al parecer los vehículos OCD 745, OQF 745 Y OCJ 528, no pertenecen al parque
automotor del Municipio y sin embargo les fue suministrado combustible, por los valores de
$181.500, $122.183 y $402.710 respectivamente.
Una vez revisados los documentos soporte del suministro del combustible al parque automotor
de la Alcaldía de Tunja para la vigencia del año 2013 cuya supervisión fue ejercida por la
Secretaria Administrativa, se establece que fueron ejecutados los contratos de suministro de
combustible SMC-AMT 015, SMC-AMT 039, SMC-AMT 055, SMC-AMT 074, Contrato de
Suministro N° 373 de 2013, las cuales fueron remitidas al Ente de Control para su revisión
mediante oficios S.A. -66- 01151 del 21 de Mayo de 2014 y S.A. -66- 01337 del 16 de Junio de
2014, respetuosamente me permito comunicar que al revisar cada uno de los vales de dichos

REGISTRO
contratos se encontró que según los valores indicados por el ente de control durante la vigencia
de 2013, éstos solo fueron suministrados así:
$122.183 al vehículo OCJ-745 de fecha 17 de marzo de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT
039 de 2013, que se encuentra en el folio 38 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto
copia en un (1) folio.
$402110 al vehículo OCJ-728 de fecha 15 de mayo de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT 074
de 2013, que se encuentra en el folio 8 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto copia
en un (1) folio.
$181.500 al vehículo OCJ-745 de fecha 5 de junio de 2013, dentro del Contrato SMC-AMT 074
de 2013, que se encuentra en el folio 55 de la carpeta del citado contrato, del cual adjunto copia
en un (1) folio.
Lo anterior con el fin de aclarar que los vehículos de las placas antes mencionadas si hacen
parte del parque automotor del Municipio, de igual forma se hace saber que las carpetas que
contienen dichos soportes se encuentran a su disposición en la secretaria Administrativa.
Con los soportes adjuntos en la respuesta se entiende que se cometió un error en la identificación
de los vehículos al momento de la revisión efectuada a los contratos de combustible; por esta
razón, se da por levantada la observación en la medida que el consumo de combustible de los
vehículos en mención, correspondió efectivamente a los incluidos en el parque automotor del
municipio.
SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA MAQUINARIA PESADA
TOTAL DEL
CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONSUMO
PLACA CLASE 074 055 39 373 15 POR
$ $ $ $ $ MAQUINARIA
$
N° 2 VOLQUETA 410,000 260,000 810,000 1,310,000 2,790,000
N° 3 VOLQUETA 2,060,000 1,450,000 1,500,000 16,203,421 1,314,004 22,527,425
COMPACTADORA
SIN 903,850 533,307 996,950 6,380,597 1,752,850 10,567,554
VIBRATIRIA
RETRO
SIN 1,343,577 1,435,030 1,606,120 12,332,354 1,200,935 17,918,016
EXCAVADORA
OCJ- VOLQUETA DOBLE
2,918,989 3,880,000 3,690,000 35,844,412 4,150,000 50,483,401
728 TANQUE
SIN MOTONIVELADORA 2,100,000 1,306,665 1,900,000 18,321,590 1,750,001 25,378,256
SIN COMPACTADOR -
RETRO
SIN 730,000 75,794 805,794
CARGADOR
MINI CARGADOR
SIN 300,000 390,000 480,000 4,124,174 5,294,174
N°1
MINI CARGADOR
SIN 370,000 270,000 200,000 486,859 859,260 2,186,119
N°2
REGISTRO
En cuanto al consumo de combustible para la maquinaria pesada, con mayor suministro se

relaciona en la siguiente tabla.
TATAL DEL CONSUMO

PLACA CLASE MARCA
POR MAQUINARIA
VOLQUETA DOBLE
OCJ-728 CHEVROLET 50,483,401
TANQUE
SIN MOTONIVELADORA NEW-HOLLAND 25,378,256
N° 3 VOLQUETA CHEVROLET 22,527,425
SIN RETRO EXCAVADORA JHON DEERE 17,918,016
COMPACTADORA
SIN DINAPAC 10,567,554
VIBRATIRIA
SUMINISTRO COMBUSTIBLE PARA MOTOCICLETAS
CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO CONTRATO TOTAL

PLACA 074 055 39 373 15 POR MOTO
$ $ $ $ $ $
MNI-21
MNI-22
MNZ-61
MNZ-68
MNZ-69
MNZ-70
MNZ-71
MNZ-72
MNZ-75
MNZ-76
MNZ-77
MNZ-78
MNZ-79
TL-002
MNZ-73 20,719 20,719
JIO-10
COM-93 248,263 340,000 369,613 2,151,924 360,000 3,469,800
INT-006 303,375 338,282 60,000 2,089,195 375,256 3,166,108
D/TES
1,905,129 1,415,029 1,424,623 10,292,891 1,901,889 16,939,561
MOTOS
En el suministro de combustible para las motocicletas como lo muestra la tabla, sólo se detalló
el tanqueo a las motos con placa N° MNZ-73 con un valor de $20.719, COM-93 con valor de
$3.469.800, INT-006 con un valor de $3.166.108 y para el resto se relacionan como motos por
valor de $16.939.561.
Observación No. 16
La motocicleta con placa DT-125, al parecer no pertenece al parque automotor de la
Alcaldía Municipal de Tunja sin embargo se le hace suministro de combustible por un
valor de $115.703, el no aclarar esta observación se constituirá en un hallazgo con
alcance administrativo, disciplinario y fiscal.
REGISTRO
Indica el Ente de control que la Administración Municipal suministró combustible a la

motocicleta DT-125, la cual no hace parte del parque automotor de la Alcaldía de Tunja,
frente a esta observación nos permitimos aclarar que dicha referencia es la línea de la
motocicleta Yamaha de color blanco modelo 1995 de propiedad del Municipio de Tunja
motor N° 3TL040891, la cual no cuenta con placas y en los estudios previos de los
contratos así como en la póliza de seguros se encuentra denominada con placas TL002
y con el fin de llevar un control al suministro de combustible la funcionaria delegada por
la Secretaria Administrativa registro en los vales de suministro a dicha motocicleta con
la línea de la misma DT-125, adjunto en un (1) folio copia de la póliza de seguros para
la vigencia del año 2013 de dicha motocicleta.
Una vez revisada la carpeta que contiene la información de la motocicleta de placas

TL002, se evidencia efectivamente que la moto la identifican como DT-125; sin embargo,
de la revisión de la documentación, se encontró que en la póliza de seguro todo riesgo
No. 000704686815 de QBE seguros S.A, con vigencia hasta el 13 de febrero de 2015,
la motocicleta TL002 aparece identificada con motor G4FCBH340721, mientras que en
la póliza de SOAT adjunta a la respuesta el motor de esta misma moto aparece
identificado como 3TL040891, por lo que la administración debe verificar cual es
realmente la identificación de la moto ya que en caso de siniestro, podría ser una razón
para no ampararle.
Con base en la verificación documental, se decide levantar la observación.
Conclusiones respecto del suministro de combustible
De la revisión efectuada al suministro de combustible, no fue posible contabilizar el consumo

de cada moto del parque automotor, ya que en la facturación no se especifica la placa de una
determinada moto, sino que por el contrario, se totaliza el consumo por grupos.
No se tiene un control estadístico que permita identificar el consumo de cada vehículo en x de

cantidad de tiempo; tampoco se establecen cupos máximos de suministro de combustible por
vehículo, tampoco existen bitácoras que muestren las actividades desarrolladas por los
servidores que se desplazan, lugares que visitan, acompañantes, etc.
2.5 CONTROL FISCAL INTERNO
En cuanto al seguimiento y control por parte de la oficina de control interno del municipio de
Tunja, dentro de los documentos aportados por la Administración para realizar la Auditoría, no

REGISTRO
se evidenciaron actuaciones en cuanto al mantenimiento (preventivo y correctivo) y el suministro

de combustible para el parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja.
Hallazgo No. 7
La oficina de control interno, al parecer, no adelantó actuaciones frente a la Secretaria
Administrativa en lo referente al control y seguimiento de los gastos de mantenimiento
(preventivo y correctivo) del parque automotor de la Alcaldía Municipal de Tunja, toda
vez que no se evidenciaron soportes de sus actuaciones. Observación administrativa.
La entidad no emite respuesta a esta observación.

Al no emitirse pronunciamiento respecto de lo observado, se decide mantener lo

observado y configurar hallazgo administrativo.

REGISTRO
2.6 CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS
HA: Hallazgo Administrativo; HD: Hallazgo Disciplinario; HF: Hallazgo fiscal; HP: Hallazgo penal; HS: Hallazgo sancionatorio.
No. HALLAZGO HA HD HF HP HS
No existen políticas definidas para la renovación del parque
1. X
automotor de la Alcaldía Mayor de Tunja.
La administración municipal de Tunja no tiene licencia de
2. X
tránsito de la totalidad de su parque automotor.
La administración municipal de Tunja estaría incumpliendo el
3. artículo 30 de la Ley 769 de 2002, así como los artículos 50 y X
51 de la Ley 1383 de 2010.
Los informes de austeridad y eficiencia en el gasto, en lo
referente a gastos de vehículos, no se está diligenciando toda
4. la información, faltando a lo dispuesto en los artículos 11 y 63 X
de la Resolución 175 de 2013 emanada por la Contraloría
Municipal de Tunja.
Se cancela $360.000 por bodegaje de llantas, actividad que no
estaba incluida dentro del objeto del contrato 372/2013 que
consistía en la prestación de servicios para el mantenimiento
5. preventivo y correctivo y el suministro de repuestos para los X X X
vehículos, maquinaria amarilla de transporte, carga y
motocicletas que hace parte del parque automotor del
municipio de Tunja.
No es posible establecer a que motos se les suministró acetite,
6. X
es decir, no existe control al respecto.
La oficina de control interno, al parecer, no adelantó
actuaciones frente a la Secretaria Administrativa en lo referente
al control y seguimiento de los gastos de mantenimiento
7. X
(preventivo y correctivo) del parque automotor de la Alcaldía
Municipal de Tunja, toda vez que no se evidenciaron soportes
de sus actuaciones.
Elaboró
YONH FREDY PIRACOCA OCHOA Vo.Bo. MIRYAN TOCARRUNCHO P.

Profesional Especializado Auditora Fiscal


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