FT-01-V1 PROCEDIMIENTO CONTROL DE

DOCUMENTOS Y REGISTROS.

1. OBJETO:
Definir la metodología para elaboración de documentos, procedimientos,
instructivos y formatos de CASTRILLON MANJARRES. Que forman parte
integrante del Sistema Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica a todos los documentos internos y externos del Sistema
de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que requiera elaborar cada área y
proceso de la empresa

3. DEFINICIONES:

3.1. Documentos: Se define como cualquier medio que se utilice para contener
información.

3.2. Programa: Es un documento que permite planear estrategias a partir de

actividades para lograr objetivos y metas.

3.3. Procedimiento: es el documento en el cual se encuentran ordenadamente

descritas las etapas de un proceso, como se realizan y quien las efectúa.

3.4. Proceso: es la secuencia de actividades con un inicio y un final que tiene

como finalidad conseguir un resultado.

3.5. Datos: información que alimenta y genera los procesos.

3.6. Manual: Se trata de una guía que ayuda a entender el funcionamiento de

algo, o bien que educa a sus lectores acerca de un tema de forma ordenada
y concisa

3.7. Formato: se refiere a un cuadro en el cual se escriben diferentes puntos o

aspectos a consultar, verificar o recolectar con el fin de dejar evidencia de
una actividad realizada.

3.8. Plan: Modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción, con el
objetivo de dirigirla y encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito
que precisa los detalles necesarios para realizar una obra
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3.9. Recursos: Especifica los recursos técnicos, humanos y físicos que se

requieren para dar cumplimiento al documento (Deben ser especificados en
todos los procesos).

3.10. Registros: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

3.11. Recomendaciones generales: Características o aspectos que deben ser

tenidas en cuenta en el producto, proceso o servicios cubierto por el
documento, para que su ejecución sea eficaz.

4. RESPONSABILIDADES:

Aplicar las normas que se determinan en el presente documento cuando se

procede a controlar los documentos internos y externos.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

5.1. NTC-ISO 9001/2008.

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO:

Para el diseño de un documento se debe tener en cuenta los siguientes

criterios:

6.1. Redacción: La redacción del texto de los procedimientos e instructivos se

debe efectuar en tiempo presente y en forma impersonal. Debe ser clara,
breve, precisa y no se debe utilizar extranjerismos, ni palabras de la jerga que
no sean castizas.

6.2. Tipo de letra y tamaño: Para la presentación se debe utilizar papel tamaño
carta y tipo de letra Arial.

6.3. Codificación: Para la estructura de codificación de los documentos internos

se utilizara el siguiente orden: Tipo de formato, consecutivo y nombre del
documento.

6.4. Tipo de documento

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Formatos (Siempre se utilizara las iniciales) FT

Consecutivo
Hace referencia al número asignado del documento.

Versión
Hace referencia a las veces que se ha actualizado el documento (Siempre se
utilizara la inicial) V

Nombre del documento

Hace referencia al nombre asignado del documento

Ejemplo:
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6.5. Modificación o actualización de documentos: Cuando se modifique un

documento debe quedar escrito el cambio realizado en la matriz de control
de documentos en la columna control de cambios, se debe efectuar de nuevo
el procedimiento de revisión, actualización y aprobación.

6.6. Elaboración, actualización, revisión y aprobación de documentos.

6.6.1. Elaboración o actualización

El documento puede ser elaborado o actualizado por el responsable del
proceso, personas que realizan actividades y tareas donde se utilizará
el documento, o quienes tienen el conocimiento o competencia; debe
quedar la firma de quien elabora o actualiza, en el formato de solicitud
de aprobación de documentos.
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6.6.2. Revisión
Se efectúa por el responsable del proceso o persona que tiene el
conocimiento y jerarquía para adicionar valor al documento o asegurar
que el mismo cumple con todos los requisitos necesarios, la revisión
debe quedar evidenciada a través de la firma de quien revisa, en el
formato de solicitud de aprobación de documentos.

6.6.3. Aprobación
La aprobación de documentos debe ser efectuada por el Gerente o el
representante del sistema de gestión definido por la gerencia, teniendo
en cuenta su rol, además de sus conocimientos y participación en la
toma de decisiones; la aprobación debe quedar evidenciada a través de
la firma de quien aprueba, en el formato de solicitud de aprobación de
documentos.

6.6.4. Solicitud de aprobación de documentos

Se debe enviar el documento diseñado, junto con el formato solicitud
de aprobación de documentos a cada uno de los responsables de
revisión y aprobación, dicho formato debe contener las firmas de la
persona que lo elabora o actualiza, revisa y aprueba, este ultimo de
conservar el formato en medio magnético, escaneado o en pdf.

7. Listado maestro para el control de documentos y registros

Cuando se elabore, se revise y se apruebe el documento se debe listar en el
documento “listado maestro de documentos” incluyendo codificación del
documento, fecha de aprobación, fecha de revisión, cargo de quien reviso y
aprobó, tiempo de retención en años, disposición final del documento, versión,
control de cambios el cual debe explicar que se cambió en el documento, la fecha
del cambio, lugar de archivo, responsable del documento, vigencia y procedencia.
Cuando no se utilice un documento se elimina del listado maestro y de los lugares
de almacenamiento, se comunica al proceso que aplica que ya no está en vigencia
y uso, se deja la codificación disponible para un nuevo documento.

8. Comunicación de Documentos y registros

Luego de ser revisados y aprobados los documentos, se comunican a los
procesos que aplique a través del formato de comunicados y se deja registro.

9. Almacenamiento y conservación.
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Los documentos se almacenan en medio digital en el disco duro de la red interna,

los registros se encuentran archivados en medio físico y continuamente se
transforman a digital, ubicados en el disco duro de la red, se realiza copia del
sistema de gestión cada viernes para garantizar la seguridad de la información.
Conservación de los documentos.
El empleador debe conservar los registros y documentos que soportan el Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada,
garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos
contra daño, deterioro o pérdida.
El responsable del SG-SST tendrá acceso a todos los documentos y registros
exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales de los trabajadores
cuando no tenga perfil de médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
La conservación puede hacerse de forma electrónica de siempre y cuando se
garantice la preservación de la información.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un período

mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa:

 Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud de los

trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los
servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en
el trabajo;
 Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se
realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la
exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico correspondiente;

 Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de. vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo;

 Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento

en seguridad y salud en el trabajo; y,
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 Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

 Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la empresa.

10. Contenido de los documentos

10.1 Programa
 Encabezado
 Objetivo
 Metas (Opcional)
 Indicadores (Opcional)
 Alcance
 Definiciones ( Opcional)
 Responsable
 Desarrollo del programa(Opcional)
 Actividades

10.2 Procedimiento

 Encabezado
 Objetivo
 Alcance
 Definiciones.(Opcional)
 Responsabilidades (Opcional)
 Documentos de Referencia (Opcional)
 Desarrollo del procedimiento: en este capítulo se desarrolla la
descripción detallada del procedimiento y puede efectuarse en forma de
texto del paso a paso en secuencia o matriz que debe contener por lo
menos la siguiente información:
Qué: se refiere a los pasos o actividades ordenadas que se realizan en
el procedimiento.
Cómo: hace relación a cómo se efectúan las actividades.
Responsable: se refiere a la persona responsable que efectúa las
actividades.
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QUE COMO RESPONSABLE

 Flujo grama (Opcional):

SÍMBOLO SIGNIFICADO INSTRUCCION

Indicar el comienzo o el fin

Inicio - Fin del diagrama de flujo.

Describir brevemente la
operación o actividad al
Actividad - Proceso
interior del símbolo.

Escribir la pregunta sobre la

Decisión cual se toma la decisión.

Entrada o salida para otra

actividad o diagrama de flujo,
anotar la identificación del
Conexión
flujo conectado.
Anotar el nombre del
documento que se va a
Archivo
archivar.

Anotar el nombre del

Documento documento.

Ruta Dirige a.

En la realización del diagrama de flujo se utiliza el tipo de letra Arial de tamaño 10 y

el tamaño de las figuras es uniforme.

 Anexos (Opcional)

10.3 Creación de un formato:

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DOCUMENTOS Y REGISTROS.

 Encabezado
 Diseño libre
.
10.4 Manual
 Encabezado
 Objetivo
 Alcance
 Diseño libre

10.5 Plan
 Encabezado
 Objetivo
 Alcance
 Diseño libre

11. Manejo de documentación externa.

La documentación externa de la compañía es manejada por cada uno de los procesos
o las áreas y se controla de la siguiente forma:

 Al recibir la documentación se informa al responsable de controlar los

documentos, para que ésta sea controlada.
 Ésta información es almacenada por cada uno de los procesos que la
requieran y en el caso de ser de carácter general es archivada por el
encargado de controlar los documentos y por el proceso para su consulta.
 Cada vez que se generen actualizaciones a la documentación se debe retirar
el documento obsoleto e incluir el nuevo documento.
 Si por alguna razón se deben conservar los documentos obsoletos estos deben
ser identificadas con el fin de evitar su uso no intencional.

12. ANEXOS

Formato aprobación de documentos.