SIC Guide - TA - Spanish PDF

Estableciendo un
Sistema Interno de Control
Conceptos básicos y requerimientos para el manejo

ISBN: 978-94-90283-02-5 de un Sistema Interno de Control en la certificación
UTZ CERTIFIED Good Inside
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UTZ
CERTIFIED
Good inside
1
www.utzcertified.org www.solidaridad.nl
Este documento ha sido desarrollado por UTZ CERTIFIED en cooperación con SOLIDARIDAD Coffee Support Network.
Es un ejemplo de cómo se puede establecer y manejar un Sistema Interno de Control (Sistema de manejo calidad,
QMS) para certificarse con el estándar de café de UTZ CERTIFIED. Siempre que se incluyan todos los criterios de UTZ
CERTIFIED para SIC, el documento no remplaza estos requerimientos. Es un EJEMPLO de cómo instaurar un SIC y un
documento guía que en algunos puntos es más específico o puede ir más allá de los requerimientos del protocolo
de certificación UTZ CERTIFIED . No refleja necesariamente la posición de UTZ acerca de SIC. Es un modelo de cómo
incorporar los requerimientos del Código de Conducta UTZ en SIC.
© UTZ CERTIFIED Foundation

ISBN: 978-94-90283-02-5
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Francisco Bustamante
Karugu Macharia
Fotografia: UTZ CERTIFIED

Diseño y diagramación: Claudia Marcela
Montes Hoyos. Colombia.
claudia.montes@gmail.com
Derechos comunes, esta publicación puede ser

impresa o reproducida en su todo o en sus partes, con
fines educativos solamente.
2
Contenido
Pág.
1 Presentación 5
2 Sistema Interno de Control: Definición 7
3 Organización 9
3.1 Relación contractual 11
3.2 Gestión del grupo 12
4 Miembros del grupo 14
5 Inspección interna 16
5.1 Objetivo 16
5.2 Requerimientos para inspectores internos 16
5.3 Proceso para la inspección interna 17
6 Sanciones y retiro de miembros del grupo 21

7 Capacitación y entrenamiento 24
8 Plan de producción 26
9 Manual de control interno, manejo documental y de
reclamaciones 27
10 Uso del logo UTZ CERTIFIED Good Inside 30
11 Administración de la trazabilidad 31
Anexos Anexo 1 / REGISTRO DE MIEMBROS

Anexo 2 / LISTADO DE MIEMBROS SANCIONADOS O EXCLUÍDOS
35
35
Anexo 3 / REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 36
Anexo 4 / SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA 44
Anexo 5 / CONTRATO DEL MIEMBRO CON LA ORGANIZACIÓN 45
Anexo 6 / INFORME DE INSPECCIÓN INTERNA 46
Anexo 7 / FICHA DE INFORMACIÓN DEL MIEMBRO 47
Anexo 8 / PLAN DE PRODUCCIÓN 50
Anexo 9 / MANUAL DE CONTROL INTERNO 52
Anexo 10 / FORMULARIO DE RECLAMACIONES 57
3
4
Presentación
¿Qué entendemos cuando hablamos de Sistemas Internos de Control? Estas tres

palabras se encuentran ligadas a los procesos de las diferentes certificaciones
para café y otros productos. Es más, son una tendencia de la administración
y del mejoramiento continuo. Sin embargo, en el momento en que deseamos
establecerlas y ponerlas en marcha necesitamos una aproximación más clara y
concreta del concepto para estar seguros de cumplir con su alcance básico y
continuar mejorando la organización de los productores de café.
La certificación UTZ también incluye el concepto de Sistemas Internos de

Control (SIC) como parte de la opción de acceso a la certificación de grupos de
productores. Por lo tanto, conscientes de su funcionalidad y ventajas, y de las
dudas que surgen al aplicarlo, se ha elaborado este documento de orientación.
Es muy importante para la Fundación UTZ CERTIFIED comunicar que existen

diferentes niveles de desarrollo en los Sistemas Internos de Control y que del uso
que las organizaciones den a estas herramientas depende el éxito. Así mismo,
siendo éste un concepto común para diferentes tipos de certificaciones, el SIC
respeta la forma en que será aplicado para otras certificaciones. El objetivo de
este documento es mostrar un ejemplo que puede ser mejorado y las diferentes
formas que existen para utilizar los Sistemas Internos de Control. La Fundación
UTZ CERTIFIED invita a mejorar esta propuesta. Los Sistemas Internos de Control
pueden utilizarse sólo para la certificación UTZ o de manera conjunta con otras
certificaciones, de tal manera que representan la mejor opción de mejoramiento
continuo y son un instrumento que facilita el acceso de los productores
organizados a los modelos de certificación de una forma efectiva y a un bajo
costo.
5
Los Sistemas Internos de Control constituyen una herramienta para la gestión
empresarial de los grupos de productores, pero para lograr los objetivos y el
mantenimiento del sistema se deben seguir cuidadosamente los aportes de
organizaciones y personas que han trabajado el tema, e irlo adaptando a las
condiciones y necesidades de cada grupo, asociación o cooperativa.
En el documento se tratan aparte dos temas importantes para el mantenimiento

de los Sistemas Internos de Control, que son la Trazabilidad y la Cadena de Custodia
(Conceptos descritos en la guía de implementación y el Código de Conducta
UTZ CERTIFIED respectivamente), ya que la aplicación correcta y la adecuada
adaptación de estos conceptos a sus organizaciones permitirán optimizar los
recursos y son la clave para las propuestas de mejoramiento continuo que surjan
al interior de las organizaciones de productores.
En este documento se incluyen ideas y ejemplos construidos a partir de las expe-

riencias de diversas organizaciones en una actitud de cooperación y apoyo mutuo.
Registro o Documento. Se propone usar un registro y demostrar el cumplimiento

del punto de control del anexo al Código de Conducta UTZ CERTIFIED. Es
importante aclarar que en esta guía nos referimos a registrar para los formatos
donde se consigna la información que se actualiza cada vez que se realiza la
actividad y que el productor diligencia los documentos correspondientes a
certificados o constancias externas o análisis que se realizan una sola vez.
Por favor, tenga en cuenta que los criterios del SIC son discutidos en el sector. Es
posible que los requerimientos cambien. En este caso, usted encontrará más infor-
mación en la página de UTZ CERTIFIED (www.utzcertified.org).
6
Sistema Interno de
Control: Definición
El Sistema Interno de Control (SIC) es un sistema de gestión de calidad
2
documentado que administra varios aspectos del Código de Conducta UTZ
CERTIFIED y controla que todos los grupos de productores cumplan con los
requerimientos del Código de Conducta de acuerdo con los procedimientos
definidos internamente.
El SIC pretende que los grupos de productores se organicen y de manera

preventiva detecten las fallas o no conformidades de sus sistemas de producción.
También incluye medidas preventivas o correctivas para superar las debilidades
detectadas, antes de la visita del auditor externo de la entidad certificadora
(EC).
El SIC permite la organización de los productores definiendo claramente las

responsabilidades de los miembros individuales y de la organización en su
conjunto. El concepto comprende el adecuado manejo de sus reglamentos,
registros y documentación. Se trata de un sistema con insumos, como información
o reglas de las certificaciones (por ejemplo el Código de Conducta UTZ
CERTIFIED), y realiza procesos internos como inspección interna, capacitación
o manejo del producto. Además de estos procesos internos, el SIC tiene salidas
de información o resultados, que son datos que provienen de las inspecciones
internas y auditorias, y un producto como el café que se comercializa. El SIC
es entonces un sistema documentado de las entradas, procesos y salidas que
sirven como evidencia.
Dentro de las regulaciones para la certificación UTZ se realiza una verificación

de los requisitos para certificar grupos. Este documento se encuentra anexo al
Código de Conducta UTZ CERTIFIED.
ISEAL ha elaborado el término Sistema Interno de Gestión (SIG): Una serie de

procedimientos y procesos documentados que un grupo pondrá en práctica para
garantizar el cumplimiento con los requisitos establecidos. La existencia de un
sistema interno de gestión permite al ente de certificación delegar la inspección
de cada uno de los miembros del grupo en un organismo identificado dentro del
grupo de productores.
Nota: El término “Sistema Interno de Control” se utiliza a lo largo de este documento y
debe considerarse como sinónimo de “Sistema Interno de Gestión”.
7
Los requerimientos mínimos para un SIC son:
La lista de los miembros del grupo.

El contrato o acuerdo entre el productor y el grupo o administración del SIC, es-
pecificando los derechos y obligaciones de cada uno.
El estándar interno del grupo, que es la adaptación interpretada del Código de
Conducta a la situación específica del grupo indicando los puntos de control
aplicables.
El resultado de la inspección interna anual.
El SIC consta de diferentes elementos:
Análisis de la situación de los miembros del grupo identificando riesgos y

manejo.
Procedimientos para recolectar información y documentación que aporta
cada miembro del grupo.
Procedimientos para la inspección interna.
8
Organización
La organización de los productores es el cimiento para lograr un buen manejo de la

certificación en grupo. El tipo de organización puede variar de acuerdo con las ne-
3
cesidades del momento de los productores, y gracias a esta pueden lograr un mejor
acceso al mercado, el manejo de economías de escala en la comercialización de café
y un mejoramiento productivo y social.
Las organizaciones responden a las necesidades de quienes las forman, así como
evolucionan y deben adaptarse a las condiciones del momento, de manera que
para cada caso el tipo y estructura de la organización puede variar. Esta estructura
depende de aspectos como el tipo de manejo o actividades que se asumen
en grupo, número de asociados y estructura legal determinada en cada país.
Es así como encontramos organizaciones locales que tienen contacto directo
permanente con el productor de nivel regional o nacional.
El grupo deberá tener una estructura definida y documentada y un sistema interno

de gestión con procedimientos establecidos. El alcance y los objetivos del sistema
interno de gestión se deberán definir y el sistema deberá reflejar las características
únicas del grupo. Tanto la administración como los miembros del grupo deben
comprender sus responsabilidades en el seno del grupo.
Nota: Considerando que los marcos jurídicos y las tradiciones varían de manera
significativa, este requisito no significa necesariamente que un grupo tiene que
estar legalmente registrado. Sin embargo, a falta de registro legal, el grupo debe
tener algunos documentos de organización y mostrar su relación con el sistema
interno de gestión. Un grupo puede ser también una empresa privada, productores
contratantes.
El documento básico del SIC es el Estándar Interno, que corresponde a la

interpretación adaptada del Código de Conducta a la situación específica del
grupo, indicando los puntos de control aplicables. El Estándar Interno puede ser
incluido en diferentes documentos de los grupos. Algunos SIC escogen incluir
el Estándar Interno dentro del contrato con el productor, otros establecen un
documento separado que es distribuido a los productores. En el ejemplo de esta
9
guía, el grupo ha decidido incluir los requerimientos para los productores
(Estándar Interno) en el plan de producción.
El organigrama es una herramienta que ilustra cómo funciona el grupo y

cuál es su relación con los productores, también muestra la distribución de
las responsabilidades, indicando quién está a cargo de la inspección interna,
de la asistencia técnica, del mantenimiento de las funciones del Sistema
Interno de Control y del manejo de los procesos de producción y control
de calidad. Para cada función debe existir personal responsable con buena
actitud y responsabilidad, siendo importante que se valoren su experiencia y
habilidades.
Mantener el funcionamiento del Sistema Interno de Control es una función que

requiere atención y responsabilidad, por lo tanto, la persona que asuma esta
función debe conocer y manejar los conceptos del proceso de certificación.
Las actividades de formación o capacitación de estos miembros del equipo
deben ser adecuadas para sus funciones y documentarse para guardar un
historial de su formación y competencia. Es importante incluir a la persona o
departamento responsable de la administración y representación del sistema
(SIC), los inspectores internos y el departamento de asesoría técnica.
Además se debe de asegurar recursos financieros para implementar un buen

funcionamiento del SIC.
En esta Guía usaremos ejemplos de documentación escrita para un supuesto

caso, aunque no son la única vía para redactar las reglas. Son exclusivamente una
orientación, pues la verificación de su funcionalidad y calidad dependen del crite-
rio del organismo de certificación.
Se presenta un ejemplo del reglamento para un Sistema Interno de Control.
ANEXO 3 - Reglamento del Sistema de Control Interno - SIC
10
La transparencia es la base para controlar el ingreso y la permanencia de los
productores al grupo. Algunas organizaciones formalizan la solicitud de ingreso
al programa aclarando que es totalmente voluntario al igual que lo es su
permanencia. En este aspecto se sugiere realizar una encuesta con información
básica para sondear previamente el nivel de conocimiento y cumplimiento
del productor con el programa UTZ CERTIFIED.
ANEXO 4 - Solicitud de Ingreso al programa
3.1 Relación contractual
ANEXO 5 - Contrato del productor con la organización
El contrato es un documento importante en el sistema, pues formaliza la relación

y alcance de las responsabilidades tanto del productor con el grupo, como del
grupo con el productor.
Dicho contrato debe incluir los siguientes elementos:
Nombre e identificación fiscal del productor.

Dirección de contacto.
Ubicación de la finca individual.
Compromiso de cumplimiento de los requisitos del Código de Conducta
UTZ CERTIFIED.
Compromiso de cumplimiento de los procedimientos documentados del
grupo de productores, sus políticas y consejos técnicos, así como de los
requerimientos de UTZ CERTIFIED.
Sanciones que se puedan aplicar en caso de incumplimiento con los
requisitos de UTZ CERTIFIED.
La aceptación por parte de cada uno de los productores del grupo de la
inspección interna y la auditoria externa.
Plazo y condiciones de terminación del contrato (el productor debe tener
el derecho de terminar el contrato).
Tanto el productor como el grupo deben tener copia del contrato. Su contenido
puede ser más específico o con detalles legales, según el estatus legal
complementario de la relación entre las partes.
11
3.2 Gestión del grupo.
Más que proponer un sistema complejo de gestión para grupo de productores,
UTZ CERTIFIED invita a que las organizaciones de productores apliquen en sus
grupos una filosofía de Gestión. La filosofía de gestión del grupo le permitirá
alcanzar sus objetivos reflejando a un grupo que alcanza y mantiene su
sostenibilidad al cumplir las expectativas de sus miembros y de sus clientes.
Con los sistemas de gestión pretendemos desarrollar cuatro conceptos en

nuestras organizaciones de productores:
• Mejoramiento continuo.
El mejoramiento continuo brinda la posibilidad de que las organizaciones de

productores y sus miembros deben estar al nivel del mercado, de acuerdo con la
disposición de sus recursos. Para ir un paso adelante de las adversidades venideras
y superar los errores que estancan la eficiencia, se requiere un adecuado Sistema
Interno de Control.
Recordemos de manera general el ciclo

Deming o PHVA, que no es otra cosa
que los pasos lógicos para el control,
detección de problemas, propuesta ACTUAR PLANEAR
de mejoramiento e implementación y
verificación de las mejoras realizadas.
Este ciclo es ampliamente usado en todos VERIFICAR HACER

los tipos de organizaciones en el mundo
como herramienta en el mejoramiento
continuo y búsqueda de la CALIDAD
TOTAL.
Enfoque basado en riesgos.
Para trabajar de la manera más eficiente posible, el SIC tiene que desarrollar un
enfoque basado en riesgos. Esto significa que el SIC debe identificar los riesgos
y definir el manejo de los mismos, lo que incluye:
1. Identificación de todos los riesgos que puedan amenazar la certificación UTZ

o la calidad del producto. Los riesgos se deben identificar en todas las etapas
del proceso de producción (por ejemplo, riesgos a la inocuidad del producto,
deterioro del medio ambiente), y también al nivel del SIC (por ejemplo, riesgos
durante la compra, calidad del control interno, al nivel de la trazabilidad, etc.).
12
2. Desarrollo de un plan de manejo que defina estrategias para minimizar los
riesgos identificados. Las medidas para minimizar los riesgos deben estar
contenidas en el SIC y deberá centrar sus recursos en estas áreas.
3. Capacidad para comprobar si las medidas tomadas han sido minimizado los
riesgos identificados (ver el ciclo PHVA). Se recomienda que el análisis de riesgos
se haga al menos una vez al año.
Enfoque al cliente
Existen dos tipos de clientes:
El cliente interno es el usuario del SIC. Demanda servicios de diagnóstico y

asesoría de administración, gestión ambiental, social y productiva, inspecciones
de cumplimiento del Código de Conducta y de la Cadena de Custodia UTZ
CERTIFIED, y del reglamento interno del grupo. Enfocarse en el cliente interno
permite el mejoramiento de la organización a través del mejoramiento individual
de los miembros.
El cliente externo es a quien se destina el producto y demanda servicios que

ofrece la organización, como, información sobre el producto, calidad produc-
ción, entregas y planificación oportunas, etc.
Si el SIC se construye y se dinamiza con base en sus clientes, tanto internos,

como externos, la utilización de recursos se optimizará y se tomarán decisiones
acertadas. No enfocar los recursos de la organización en el cliente es como tener
los ojos vendados, como dar pasos y avanzar sin saber si es la dirección correcta
o si el recorrido es el más corto.
Trabajo en equipo.
Sin lugar a dudas, si trabajamos en equipo podemos ser más eficientes en

nuestras labores y obtener resultados más rápidos y superiores
El trabajo en equipo debe corresponder a la correcta planificación de actividades

que surge de un diagnóstico inicial. En la estructura del SIC se delimitan bien
las funciones de inspección y de administración del sistema, quienes planifican
las actividades para superar las no conformidades consignadas en el reporte de
inspección interna, forman los equipos de trabajo y asignan fechas y responsables
a cada actividad.
13
Miembros del grupo
El control de los miembros del grupo, inscritos, certificados o en inducción al

proceso, es una de las responsabilidades del Sistema Interno de Control. Se debe
contar con información precisa y oportuna para saber cuál es la población que
4
se va a controlar.
El registro o lista de productores debe incluir:

Nombre del productor e identificación.
Datos de contacto, (dirección física, dirección postal, teléfono, correo
electrónico, etc.).
Ubicación y área de la finca individual y de los sitios de procesamiento
del café.
Variedad cultivada y manejada en los sitios de procesamiento pos cose-
cha del café.
Fecha de la inspección interna.
Estatus de certificación.
ANEXO 1 - Registro de productores
La lista de los miembros del grupo contiene el estatus de certificación (por

ejemplo: El productor alcanzó el requerimiento del estándar UTZ CERTIFIED), el
cual se establece durante la inspección interna (ver Capítulo 5) y se aprueba o
sanciona posteriormente. Por lo tanto, aunque la lista de miembros se establece
durante la inscripción de los productores, ésta sólo se puede completar luego
de la primera ronda de inspección interna. La lista de los miembros del grupo
necesita actualizarse al menos una vez al año para que esté al día y refleje los
hallazgos de la inspección interna.
Es importante tener claro el lugar de ubicación de la unidad productiva o

de contacto con el productor. Se debe elaborar un mapa de ubicación de las
unidades productivas y de procesamiento, dejando claras las indicaciones de
acceso, puntos de ubicación, zonas de procesamiento e instalaciones. Esto ayuda
a los técnicos o inspectores internos y da claridad y orientación a los auditores.
14
Se puede elaborar un mapa con la localización general de cada finca indicando
su código y con la delimitación de la finca o de las plantaciones. El mapa tam-
bién puede indicar la localización de las fincas no certificadas vecinas, los cami-
nos y principales características topográficas.
Manejo de un mapa con la ubicación de las unidades productivas y de procesa-

miento
ANEXO 7: Ficha de información del productor
El conocimiento de los productores incluye el registro y manejo de su información

de identificación y otros aspectos técnicos que permitan un mejor conocimiento
para el SIC. Se recomienda manejar una ficha por productor como parte de la
información que debe conservarse de cada uno. Este registro debe contener la
información básica del caficultor, un mapa individual de la finca y otros aspectos
de manejo del cultivo, haciendo énfasis en el volumen estimado de producción,
aspecto que debe ser revisado bajo declaración del productor y con verificación
de las condiciones productivas de la finca. Esta ficha debe archivarse en carpetas
individuales junto con las copias de los contratos, reportes de ventas, inspeccio-
nes y recomendaciones para cada productor del grupo.
Manejo de información de cada productor en carpeta

individual
15
Inspección interna
5.1 Objetivo 5
La labor de inspección interna está a cargo de la organización, a través de
inspectores capacitados y competentes. Esta labor se realiza para detectar las
fallas a tiempo y recomendar los ajustes y correcciones con anticipación y bajo la
responsabilidad del SIC. La inspección interna prepara al grupo de productores
para tener éxito en la verificación de la auditoria (externa).
El SIC debe seleccionar a sus inspectores internos. Esta función puede ser
desarrollada por los mismos productores que visitan e inspeccionan a otros
miembros del grupo, por personal de la organización o por proveedores externos
de este servicio. En todos los casos, si existe más de un inspector interno, se debe
mantener un programa de formación y evolución que incluya capacitación en
campo para asegurar la consistencia y calidad de la metodología. Esta formación
y actualización debe también considerar aspectos de manejo de las últimas
normas y regulaciones de la certificación.
5.2 Requerimientos para inspectores internos

El SIC asigna un inspector capacitado y competente interno para realizar las
inspecciones internas de los cada uno de los miembros del grupo.
A continuación, se transcribe parte del capítulo 4.4 y 4.5 correspondiente al

Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED versión 2009:
El inspector interno debe estar calificado para realizar inspecciones internas a todos
los miembros del grupo y del Sistema Interno de Control (SIC) de la organización.
Los Inspectores Internos deben ser competentes para su labor. Es responsabilidad
de los administradores del grupo determinar las competencias necesarias de sus
inspectores internos y también brindarles capacitación. La administración del grupo
debe archivar los registros de estudios, capacitación, habilidades y experiencia.
16
Los inspectores internos nuevos deben recibir la capacitación adecuada antes de
realizar sus labores.
A los inspectores internos no debe permitírseles realizar actividades que puedan

afectar su independencia, imparcialidad o confidencialidad.
Los inspectores internos deben desempeñar las siguientes funciones:
Elaborar un plan de inspección interna (El plan de inspección puede ser hecho
por el coordinador del SIC).
Recolectar las evidencias de la visita a la finca: visuales, entrevistas, revisión
de registros, etc.
Elaborar los reportes de inspección de cada productor y del SIC.
Uno de los aspectos de atención y control en la labor de inspección interna es

evitar conflictos de interés. En el grupo, algunos de los miembros y el personal
del SIC ejercen diversas funciones, por lo tanto es importante la transparencia
en cada función y la clara identificación de los inspectores internos, quienes
no pueden realizar labores que afecten su independencia o imparcialidad. Un
inspector interno no puede examinar a un productor con el que tiene vínculo
familiar o relación de negocios. Además, se recomienda que los inspectores
internos no sean al mismo tiempo asesores o extensionistas del productor que
inspeccionan. Sólo en casos justificados podrán inspeccionar a esos mismos
miembros, como por ejemplo, cuando la administración del grupo garantiza y
monitorea la neutralidad del inspector interno.
Se debe dar prioridad a los temas de acuerdo con los requisitos primordiales y
el grado de desarrollo del potencial de inspectores internos. Si bien es cierto,
es complicado encontrar grupos con inspectores que cumplan con todos los
requisitos, su preparación debe ser un proceso de formación y de mejora continua
dentro del grupo.
5.3 Proceso de inspección interna
La inspección interna se realiza en dos niveles:
Auto-inspección (nivel central de organización): Es un análisis que se

realiza para establecer el nivel de cumplimiento actual en comparación con los
requerimientos del Código de Conducta. El documento que se debe usar para la
auto-inspección es la Lista de Verificación de UTZ CERTIFIED. Este análisis se debe
realizar en escritorio y entregar a la Entidad Certificadora (EC) y sirve como punto
de partida para el diagnóstico actual de un grupo.
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A nivel de unidades productivas fincas se debe verificar que los productores
cumplan con el Código de Conducta UTZ CERTIFIED. Esta labor debe efectuarse
para todos los miembros del grupo, por lo menos una vez al año, utilizando
la herramienta básica de la Lista de Verificación del Código de Conducta UTZ
CERTIFIED. Las inspecciones deben llevarse a cabo en diferentes épocas del año
y no ser tan regulares como para hacerse previsibles. Cuando el SIC verifique y
justifique que algunos puntos de control no son cumplidos por la administración
central o que no son aplicables, se puede contar con una lista de verificación
simplificada con las condiciones que deben verificarse en la región.
El Sistema Interno de Control debe definir un procedimiento para revisar los

resultados de la inspección interna y las acciones que se tomen respecto a los
hallazgos encontrados.
Los hallazgos de la inspección tienen que ser documentados en un informe de la

inspección interna. El informe de la inspección interna incluye los acciones correctivas
en caso que el miembro cuenta con no-conformidades.
La administración del grupo tomará anualmente una decisión sobre la

situación de cada uno de los miembros del grupo. Esta decisión se basará tanto
en las inspecciones internas como en otra información pertinente. Deberá
implementarse medidas de seguridad a efectos de asegurar que los inspectores
internos no puedan ser influenciados indebidamente en sus conclusiones por la
administración o los miembros del grupo.
Para el ingreso de un nuevo miembro al grupo se practica una inspección interna a

la finca previa a su inclusión en la lista de productores registrados de UTZ CERTIFIED.
Es importante recordar que el número de miembros y el área de producción o
el volumen de producción pueden crecer hasta en un 10% bajo la autonomía del
Sistema Interno de Control, sin que exista obligación de realizar una nueva auditoria
(externa). Si el crecimiento es mayor, se debe solicitar una auditoría a la Entidad
Certificadora.
Esto es conforme el Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED versión 2009,

capítulo 6.7. Cambios en el alcance de la información de la certificación.
Anualmente sólo puede adicionarse al certificado hasta un 10% de miembros nuevos

en un grupo de productores, por medio del registro de los miembros adicionales y su
volumen de producción con la EC sin tener necesariamente una auditoría física de la
EC. Si el aumento en el número de miembros de un grupo de productores es superior
al 10% en un año, se requiere durante ese año una auditoría adicional del SIC y de
la raíz cuadrada del número de productores nuevos, antes que pueda añadirse la
expansión al certificado existente.
18
Independientemente del número de nuevos miembros de un grupo de productores
en un año, si el grupo en general aumenta el área de producción en más del 10%
en un año, se requiere durante ese año una auditoría adicional del SIC y de la raíz
cuadrada del número de productores nuevos, antes que pueda añadirse la expansión
al certificado existente.
ANEXO 6 - Informe de inspección Interna
El Sistema Interno de Control realiza una verificación de todos los miembros del grupo, la inspección externa se hace revisando la
documentación del SIC, la cualificación del personal del SIC y reinspeccionando un número representativo de los miembros del grupo.
19
Inspección de punto de compraventa y manejo
Inspección de puntos de compra
Producción y Compraventa Almacenamiento Procesamiento

procesamiento en finca
Bajo la supervisión del Sistema Interno de Control
verificación de compraventa y manejo de producto
a cargo del Sistema Interno de Control
Exportación
INSPECCIÓN INTERNA: Consiste en la revisión formal de la documentación y los procesos

establecidos y requeridos para el cumplimiento del Código de Conducta, los cuales se revisan
directamente en el campo o en los lugares donde los documentos y los procesos se están ejecutando.
En esta revisión, se debe verificar el cumplimiento o incumplimiento para establecer acciones
correctivas y, de preferencia, se debe realizar en una etapa previa a la auditoría (externa).
En las fincas individuales, esta inspección debe ser realizada por la persona designada como
responsable de la implementación o a través de un tercer contratado que no debe de ser miembro
de la EC contratado para la certificación.
En el caso de los grupos de productores, el SIC debe establecer el procedimiento para la realización
de dicha inspección de tal forma que no se tengan conflictos de interés por parte de los inspectores
internos.
AUTO-INSPECCIÓN DEL GRUPO: Es un análisis que se realiza para establecer el nivel de
cumplimiento actual en comparación con los requerimientos del Código de Conducta. El documento
que se debe usar para la auto-inspección es la Lista de Verificación de UTZ CERTIFIED. Este análisis se
debe realizar en escritorio y entregar a la EC y sirve como punto de partida para el diagnóstico actual
de un grupo. Este documento no sustituye la inspección interna.
Tenga en cuenta que la lista de verificación de la inspección interna puede ser adaptada al grupo.
La autoinspección que sólo se realiza una vez para el grupo completo se hace usando la Lista de
Verificación original de UTZ CERTIFIED.
20
Sanciones y retiro
de miembros
6
ANEXO 3 - Reglamento del sistema interno de control - SIC
ANEXO 2 - Listado de miembros sancionados o excluidos
El SIC debe tener definido el manejo de los incumplimientos y de las acciones

correctivas. Estos aspectos pueden establecerse con un reglamento particular o
formar parte del Reglamento de Control Interno.
Las sanciones establecidas en el Reglamento de Control Interno deben ser

claras y del conocimiento del productor a partir del momento en que inicia su
relación con el grupo. Cuando haya que aplicar una sanción, debe seguirse el
procedimiento indicado para comunicar de manera clara y oportuna la decisión
de la administración del Sistema Interno de Control. Las sanciones deben
documentarse con la información de cada productor y este mismo estatus y la
razón se describe de manera clara en la lista de miembros del grupo.
Los miembros del grupo tienen derecho a apelar conclusiones relativas a

incumplimientos.
Para obtener el certificado, el miembro tiene que cumplir con los requerimientos
del Código de Conducta y dicha estructura de cumplimiento.
La siguiente estructura viene del Código de Conducta UTZ CERTIFIED versión

2009:
El Código de Conducta consiste en 175 puntos de control divididos en 11

capítulos, los cuales siguen el orden de las diferentes etapas del cultivo y
producción del café.
21
La estructura del Código de Conducta incluye una estructura de mejoramiento
continuo y es basada de lo siguiente:
Existen dos tipos de puntos de control:
1. Puntos de control obligatorios (sombreados en verde)

2. Puntos de control adicionales (sin sombrear)
Existe una columna separada desde el año 1 al 4.

Se indica claramente qué puntos de control obligatorios deben cumplirse
y en qué año. Por ejemplo, existe una columna separada para evaluar el
cumplimiento desde el año 1 hasta el 4. Debido a la estructura, el titular
del certificado puede conocer cuáles puntos de control se convierten en
obligatorios el año siguiente.
• Puntos de control obligatorios: Desde el año 1 hasta el año 4 el número

de puntos de control obligatorios se aumenta. Esto significa que el número de
puntos de control requeridos para la certificación se aumenta cada año por parte
(grupo de capítulos). Esto se indica claramente en las columnas del año 1 al 4.
• Puntos de control adicionales: Además de los puntos de control obligatorios,

debe cumplirse con un número definido de puntos de control adicionales (no
sombreados) cada año.
En la Parte 2 (capítulos 3 – 9) y en la Parte 3 (capítulos 10 – 11) el número

de puntos de control adicionales que deben cumplirse, difieren de acuerdo al
sistema de producción.
El período para las acciones correctivas lo determina el SIC. Cuando se aplica una
sanción de retiro, debe retirarse el producto. Este procedimiento debe ser claro
y operativo, para verificar la efectividad de su funcionamiento y debe someterse
a prueba una vez al año.
Como complemento de estos aspectos, incluimos la transcripción del capítulo

6.8 del Protocolo de Certificación UTZ CERTIFIED referentes los incumplimientos
y la Entidad Certificadora.
Los EC deben contar con sistemas en el sitio para identificar el incumplimiento

del Código de Conducta o de la Cadena de Custodia, tal y como se describe a
continuación. Un productor o un grupo organizado de productores puede ser
suspendido, cancelado o advertido por el cumplimiento de los puntos de control
obligatorios y/o adicionales y/o con los acuerdos contractuales con UTZ CERTIFIED.
22
1. Incumplimiento de un punto de control obligatorio: el titular del certificado debe
reportar el incumplimiento de un punto de control obligatorio a la respectiva EC. La
organización debe tomar las acciones apropiadas para corregir el incumplimiento.
a. Si la EC detecta que el productor no reportó el incumplimiento, la EC envía

una advertencia escrita solicitando el cumplimiento del respectivo punto de
control en un período no mayor a 6 semanas. Si durante este tiempo no se han
tomado acciones correctivas y la EC no las ha observado, la EC debe suspender
inmediatamente a la organización por un período de 3 meses. En caso de
numerosos incumplimientos de los puntos de control obligatorios detectados
por la EC, ésta puede decidir la suspensión definitiva del productor. Mientras el
productor está suspendido, la organización no puede vender su producto como
certificado. El producto que haya sido negociado y cosechado antes de la fecha de
suspensión sigue considerándose UTZ CERTIFIED. Antes de finalizar el período de
suspensión, la EC debe auditar de nuevo la organización. Si se detecta de nuevo
el incumplimiento en el mismo punto de control, se cancela el certificado de la
organización y ésta no puede solicitar nuevamente la certificación por un año.
b. Si la organización reporta el incumplimiento a la EC y sus clientes y toma acciones

correctivas, la EC organiza una auditoría, para comprobar el cumplimiento de las
acciones correctivas, no después de 6 semanas del reporte del incumplimiento.
Durante este período, la organización sigue considerándose certificada y puede
vender su producto como tal. Al final del período de acciones correctivas la EC
debe inspeccionar de nuevo la organización para comprobar el cumplimiento
del punto de control obligatorio. Si se detecta de nuevo el incumplimiento en el
mismo punto de control, la organización es suspendida y no puede vender su
producto como certificado.
2. Incumplimiento de un punto de control adicional: Si la EC detecta durante

la auditoria o si el productor o grupo de productores reporta el incumplimiento
(definitivo) del número solicitado de puntos de control adicionales, se aplican las
mismas medidas usadas para el incumplimiento de un punto de control obligatorio.
La Entidad Certificadora debe registrar toda suspensión, cancelación o advertencia

e informar a UTZ CERTIFIED oportunamente. La organización debe informar a los
clientes de UTZ CERTIFIED sobre la situación de cualquier suspensión. Si la suspensión
lleva a la pérdida de la certificación, el estado de la organización en el portal de
miembros UTZ CERTIFIED será “no certificado” y no aparecerá de nuevo en la página
web y en portal de miembros.
23
Capacitación y
entrenamiento
La capacitación es uno de los componentes más importantes para un buen ma-

nejo del grupo de productores y de la certificación. El Sistema Interno de Control
debe contar con un plan de capacitación y ejecutarlo, el cual debe incluir la for-
7
mación de inspectores internos y la capacitación a productores.
EL objetivo fundamental del plan de capacitación es proporcionar las herramien-

tas para que el productor pueda aplicar lo aprendido. Esto justifica la combina-
ción de la capacitación con las condiciones reales del productor y el seguimiento
constante de la práctica de los conocimientos adquiridos.
En estos aspectos, las organizaciones deben ser creativas para poner en práctica
las buenas metodologías para el trabajo con adultos y motivación hacia el cam-
bio de conducta. Las capacitaciones deben adaptarse al nivel de lenguaje, edu-
cación y conocimientos del grupo de productores. Pueden ser impartidas por
empresas privadas, servicios gubernamentales o no gubernamentales, si existe
un servicio cercano a la finca u organización.
Cada caficultor necesita recibir como mínimo una capacitación inicial (o una
prolongada sesión de asesoría) en prácticas de Manejo Integrado de Cultivo. La
participación y contenido de las capacitaciones debe ser documentada. Los cafi-
cultores deben ser conscientes de los requerimientos de certificación y se deben
familiarizar con los métodos apropiados de producción.
Los planes de capacitación pueden incluir temas de cobertura general y requeri-

mientos para la certificación, así como temas específicos dirigidos a los produc-
tores identificados con determinadas carencias de capacitación en producción,
buenas prácticas agrícolas o manejo de calidad de café.
Dos aspectos fundamentales que deben ser tenidos en cuenta en el plan de

capacitación, tanto para productores como para formación de inspectores
internos, son la filosofía de gestión para el grupo apoyada en tres principios
24
fundamentales de la calidad total: enfoque al cliente, mejora continua y
trabajo en equipo, y la garantía de calidad como principios de la trazabilidad
y estandarización de procedimientos, de manera que se pueda unificar en los
aspectos más relevantes la manera de trabajar propuesta por UTZ CERTIFIED a
nivel de las realidades, necesidades, fortalezas y limitantes del grupo. En estos
aspectos, el Código de Conducta demanda evidencia documentada y visual
o comprobación en campo.
Los temas de manejo de grupo, reglamento interno y programación de

inspecciones se deben manejar también en el plan de capacitación mencionado.
El Código de Conducta UTZ CERTIFIED puede ser usado como referencia y análisis
de los requerimientos de capacitación de diferentes puntos de control y para
considerar un plan básico de capacitación.
Todo el personal con responsabilidades dentro del funcionamiento del SIC

debe tener el entrenamiento y la capacitación necesaria de acuerdo con sus
funciones. Las capacitaciones a inspectores, administradores y técnicos deben
ser documentadas y registradas en sus expedientes individuales.
25
Plan de producción
(Parte de las reglas de producción del estándar interno)
8
ANEXO 8 - Plan de producción
Para los grupos de productores de café UTZ CERTIFIED es recomendable proporcionar

a los agricultores un Plan de Producción. Si el plan de producción es el estándar
interno del grupo, entonces éste es un documento obligatorio.
Este plan incluye:
Descripción de las medidas apropiadas de fertilización.

Lista de fertilizantes permitidos con las instrucciones de uso.
Descripción de las medidas de control de plagas.
Métodos de Manejo Integrado de Plagas que se aplicarán.
Almacenamiento de insumos.
Instrucciones sobre uso de pesticidas.
Lista de los productos fitosanitarios permitidos con todos los detalles de
uso (en términos que puedan ser entendidos por los productores).
Instrucciones sobre manejo de cosecha y poscosecha.
Lineamientos sobre bienestar para los trabajadores.
Otros aspectos de manejo ambiental, manejo de semillas y material de
siembra.
En el plan pueden incluirse los aspectos que, a criterio de la organización, sean de

manejo técnico para todo el grupo y también comentarios particulares para el plan
de producción específico de un miembro del grupo.
El plan de producción es también una herramienta de planeación, ya que puede

incluir la visualización de las actividades programadas para el manejo de la finca y
define las épocas más apropiadas para la realización de las labores. Sobre este mis-
mo plan se puede planear el mejor momento para la inspección interna, de acuerdo
con las labores que se anticipan para un mes determinado.
26
Manual de control interno, manejo
documental y reclamaciones
ANEXO 9 - Manual de Control Interno

9
El manual de control interno contiene los procesos operativos relacionados con
el Código de Conducta. Este documento puede incluir aspectos sobre manejo
del SIC, organización y administración de la certificación.
También puede contener información relevante sobre procesos de acopio, ma-

nejo de producto, trazabilidad y manejo de la cadena de custodia. Su contenido
debe revisarse periódicamente para que esté acorde con los cambios del Código
de Conducta y con otras normas o regulaciones bajo el sello UTZ CERTIFIED.
Este documento debe estar a disposición de todos los públicos interesados,

como productores, administradores del SIC, clientes, organismos certificadores o
la Fundación UTZ CERTIFIED.
En el desarrollo de sus funciones, el SIC debe prestar atención al manejo

de documentos y su actualización. Por la importancia de cada uno de estos
documentos internos, se debe contar con un mecanismo de revisión y aprobación
de las versiones.
La redacción de documentos tales como contratos y estándares internos que los

miembros del grupo deben comprender deberá ajustarse a su idioma y nivel de
comprensión.
En el manual del control interno habrá una descripción de los procesos operativos
más comunes como los siguientes:
Funciones, responsabilidades y competencias de los empleados, las personas

elegidas y los comités.
Procedimiento para la aprobación de nuevos miembros y toma de decisiones

con base anual sobre la situación de cada miembro en el grupo.
27
Requisitos en torno a los registros del grupo y de los miembros del grupo.
Procedimiento para inspecciones internas.
Procedimiento para sanciones y apelaciones.
Para un manejo administrativo de estos documentos se debe de incluir:
Versión.
Fecha de emisión.
Paginación apropiada.
Encargado(s) de elaboración.
Aprobación del contenido.
Cuando se emite una nueva versión de un documento del SIC o para sus asociados,
deben recuperarse o destruirse las versiones previas de los documentos en blanco
no utilizados. Estos procedimientos deben estar escritos con clara identificación
de las personas a cargo de la aprobación y distribución. Se debe contar con copias
de las versiones vigentes.
Las actividades de control interno se deben registrar y, junto con los documen-
tos del proceso de certificación, deben guardarse por un período mínimo de dos
años, o según lo requieran las legislaciones locales.
La información debe permanecer en un medio original y de acceso legible.

Las nuevas tecnologías permiten un manejo de información en sistemas de
información con la ayuda de programas tecnológicos. En este caso puede
manejarse información a gran escala y detalle, para lo cual es importante mantener
copias de respaldo y así evitar la pérdida total de información (información
electrónica).
ANEXO 10 - Formulario de reclamaciones
ANEXO 9 - Manual de control interno
La administración del grupo deberá atender los conflictos de interés reales y

potenciales a tono con su escala y condiciones. Las personas deberán revelar
cualquier posible conflicto de interés y deberán abstenerse de involucrarse en
el trabajo o en las discusiones o decisiones en el proceso del sistema interno de
gestión que tengan relación con su posible conflicto.
28
El manejo correcto de las reclamaciones es de gran importancia para brindar
un adecuado servicio al cliente y a otros interesados, y es un componente del
verdadero autocontrol y mejoramiento continuo. El análisis de las reclamaciones
contribuye a mejorar la calidad del producto y la relación de la organización
con sus asociados, clientes y proveedores. Del análisis de las reclamaciones
se originan acciones preventivas o correctivas que se deben aplicar con su
respectivo seguimiento. La gestión de reclamaciones es una función que se
identifica con el administrador del SIC. Pueden emplearse formatos donde se
maneje la información completa, desde la recepción, análisis y respuesta, hasta
el seguimiento a las acciones correctivas que genera el reclamo.
El procedimiento para el manejo de reclamaciones debe estar escrito documen-

to independiente o ser uno de los componentes del Manual del Control Interno
(como se realizó en el ejemplo).
La organización propietaria del certificado es la responsable de que sus

productores cumplan con el Código de Conducta, de las regulaciones de la
Cadena de Custodia y del manejo de SIC, a pesar de que algunas de las funciones
de procesamiento sean realizadas por subcontratistas o proveedores de servicios.
Por esto, el propietario del certificado es quien debe poseer los procedimientos
para seleccionar los subcontratistas y registro de las labores realizadas por ellos,
y de su historial y competencias. Las relaciones con subcontratistas que incluyan
servicios deben estar formalizadas mediante contratos o su equivalente legal
(como órdenes de servicio, facturas de compra, etc.). Las tareas que desempeñan
los subcontratistas deben de estar conforme el Código y demás requerimientos
de UTZ CERTIFIED y con las internas de la organización de productores.
29
Uso de logo
UTZ CERTIFIED - Good Inside
10
El uso de la marca UTZ CERTIFIED Good Inside, que se emplea en sacos de café o
contenedores para café certificado, debe ser documentado y estar de acuerdo
con las condiciones especificadas en los Requerimientos para el Uso del Logo
UTZ CERTIFIED Good Inside1 disponibles a petición con
communications@utzcertified.org.
El grupo de productores debe controlar el uso de la marca en sus ventas y en los

productos comerciales en que se utilice.
1 Actualmente este documento sólo esta en inglés

30
Administración de
la trazabilidad
11
La trazabilidad es uno de los aspectos más importantes en los mercados, por
esto, UTZ CERTIFIED la considera como uno de los componentes principales de
su certificación.
La trazabilidad consiste en una serie de procedimientos claros que permiten co-

nocer el origen, ubicación y trayectoria de un producto, como el lote de café, a lo
largo de la cadena de suministro. Este procedimiento puede aplicarse en cual-
quier momento mediante el uso de herramientas que manejen correctamente el
producto y el adecuado registro de la información, lo que hace posible el segui-
miento desde su origen hasta el cliente y viceversa. Este proceso se puede realizar
partiendo del origen del producto al sitio de consumo (trazabilidad descendente
o “aguas abajo”) o inversamente si se trata de un producto en su lugar de destino
y se quiere rastrear de dónde viene (trazabilidad ascendente o “aguas arriba”).
Las reglas para el manejo de la trazabilidad de café UTZ CERTIFIED se encuentran

en el documento denominado Cadena de Custodia y se incluye en el Código de
Conducta UTZ CERTIFIED para los productores. La Cadena de Custodia requiere
que el café certificado UTZ se procese, almacene y transporte separado del café
no-certificado. Cada organización en la cadena de café debe tener un sistema de
separación física y administrativa del café certificado UTZ. Ésta es la única manera
de asegurarle al comprador final un lote de café UTZ CERTIFIED.
Se obtiene trazabilidad a través de una combinación de prácticas a nivel de

la finca, del grupo o lugar de acopio del producto y del beneficio o lugar de
procesamiento. Para los productores los requiremientos de Cadena de Custodia
estan integrados en el Código de Conducta.
La administración del grupo será responsable de las ventas de los productos

certificados hasta e incluyendo la etapa final de la cadena de producción a cargo
del grupo. Los miembros del grupo solamente pueden vender sus productos
certificados si éstas ventas son aprobadas por el SIC y el SIC documenta y controla
la trazabilidad de estos productos.
31
Trazabilidad física
El productor necesita estar seguro de que la planta donde procesa el grano tiene
un sistema de registro que controla que el café certificado UTZ nunca sea mezclado
físicamente con otro tipo de café durante la recepción, despulpado, tanques de
fermentación, patios de secado, secadoras, trillado o almacenamiento. La planta
de procesamiento debe mantener registros y estar en capacidad de establecer
los propietarios del café certificado UTZ durante cualquier etapa del proceso.
Se deben tomar muestras del café anunciado y despachado por el productor o

grupo de productores y guardarlas en caso de futuros reclamos. Los sacos que
contienen café certificado UTZ deben estar claramente marcados para evitar
mezclar los productos. Se recomienda usar el logotipo UTZ CERTIFIED Good
Inside. Los sacos o cualquier tipo de contenedor con café UTZ CERTIFIED pueden
ser de un color particular, llevar número o código, identificación adherida,
marca impresa, o cualquier otro distintivo para diferenciarlos de los demás.
UTZ CERTIFIED Good Inside es una marca registrada y sólo puede ser utilizada
por los miembros certificados UTZ CERTIFIED para designar el café certificado y
diferenciarlo del que no lo está.
Es importante que el café de un productor o grupo de productores pueda ser

fácilmente identificable mediante el uso de un logotipo o marca impresa en el
saco de fique o de yute.
Se deben utilizar registros de almacenamiento para identificar el tipo de café in-

gresado (cereza, pergamino o verde (oro)), fecha, cantidad de ingreso y egreso
del producto, documento de pesado, número de factura comercial, métodos y
nombre del transporte utilizado y destino del producto.
Es posible usar la misma área de almacenamiento para todo el café, tomando en

cuenta que debe existir una clara división, visible o física para los diferentes tipos
de café.
Esta separación se hace con identificación de áreas por cada tipo de café. Tam-
bién se puede separar el café en el tiempo, usando la bodega sólo para café cer-
tificado y, luego de procesado, usar la misma bodega para café no certificado o
viceversa.
Trazabilidad administrativa
Se usan registros adaptados a cada negocio particular que realiza la operación
certificada. Estos deben revelar completamente todas las actividades y transac-
ciones de la operación certificada con suficiente detalle para que sean compren-
didas y auditadas en cualquier momento.
32
Los registros deben estar firmados por los representantes de las áreas
correspondientes. Se deben llevar para las siguientes etapas:
1. Cosecha.
2. Procesamiento húmedo y seco.
3. Almacenamiento.
4. Despacho a beneficiaderos externos.
5. Distribución a la cooperativa o comprador.
6. Registro del volumen almacenado y despachado.
7. Registro de los anuncios de venta.
8. Registro de almácigos o viveros.
9. Registro de labores de campo.
Los productores o grupos son responsables por su café desde la cosecha hasta
que es enviado al comprador. Por lo tanto, todas las partes deben mantener re-
gistros de trazabilidad. Ésta se logra cuando todos los eslabones de la cadena
manejan el producto con las precauciones de identificación y separación, lo cual
se complementa con un adecuado registro de información.
En caso de usar un beneficiadero o procesamiento externo para el servicio y la

venta, es responsabilidad del productor propietario del certificado que su café
tenga los controles y separación suficientes para asegurar que efectivamente es
el que entregó al beneficiadero.
La responsabilidad de estos aspectos, como los anuncios de venta y proporcionar

la información de UTZ CERTIFIED debe estar claramente identificada y asignada.
La persona responsable debe estar en capacidad de explicar y demostrar
cómo funciona el sistema de trazabilidad en todos los procesos del cultivo y
procesamiento del café.
33
ANEXOS
Anexo 1
SISTEMA INTERNO DE CONTROL - SIC
REGISTRO DE PRODUCTORES APROBADOS

CÓDIGO DE DOCUMENTO: SIC 01
Página 1 de 1 Elaboró: Germán Marín Aprobó: Jorge Ruiz Fecha: Octubre 01 de 2007
Fecha de Producción kilos

Documento ingreso al Area total de café verde Control Interno
No Municipio Apellido Nombre
de programa
Nombre de la Código Finca (s) Area total Promedio Próxima Fecha
Nombre del Estatus de la
identidad UTZ cosecha
Café (ha) últimos estimada anual Auditoría
CERTIFIED Finca SIC (ha) Interna Inspector certificación
tres años
1 Anserma Orozco Francisco 4323948 01/02/07 La paz del
labrador 01- 001 27 24 24048 24000 15 - Ago
Carlos
Marin Aprobado
Omar
2 Anserma Benavides Angela 30278260 01/02/07 La Congoja 01- 002 15.6 14.92 24048 24000 16 - Ago Carlos Aprobado
María Marin
3 Anserma López Carlos Hugo 70552373 01/02/07 El jardín 01- 003 6.85 6.27 24048 24000 17 - Ago Carlos
Marin
Aprobado
4 Anserma Agudelo Claudia 24548677 01/02/07 La Marquesina 01- 004 11.66 8.97 24048 24000 18 - Ago Carlos
Marin
Aprobado
Lucía
5 Anserma Pelaez Diana
Milena
24396611 01/02/07 La Muñeca 01- 005 11.61 10.26 24048 24000 19 - Ago Jorge
Garcia Aprobado
6 Anserma Salazar Isidoro 4312190 01/02/07 Lusitania 01- 006 11.26 10.86 24048 24000 20 - Ago Jorge
Garcia
Aprobado
7 Risaralda López
Julio César 4325291 01/02/07 San marcos 02- 001 27.87 27.87 24048 24000 20 - Ago Jorge
Garcia
Aprobado
8 Risaralda Villada Luis
Enrique
2422871 01/02/07 El Bosque 02- 002 5.41 5.41 24048 24000 23 - Ago Jorge
Garcia
Aprobado
Anexo 2
LISTADO DE PRODUCTORES SANCIONADOS O EXCLUÍDOS

Fecha de Producción kilos Control Interno

No. ingreso al
Area total de café verde
No Municipio Apellido Documento programa Nombre de la
Código Finca (s) Area total Promedio Próxima Fecha
Nombre de Identidad Nombre del Status de la Tipo de
UTZ
Finca SIC (ha) Café (ha) últimos cosecha anual Auditoría Inspector certificación sanción
CERTIFIED tres años Interna
estimada
1 Anserma Lj restrepo NIT La Rochela 01-007 81.46 72.55 87060 87756 15 - Ago Carlos Completar plan
Sancionado de trabajo
y cia 8100059811 15/2/2007 Marín
2 Anserma Gomez Luis
Fernando 10277187 15/2/2007 La Habana 01- 008 10.44 10.41 12492 12592 16 - Ago Carlos Sancionado Separación de
Marín la organización
3 Anserma Morales
Maria
eugenia 24391493 16/2/2007 San Antonio 01- 009 7.53 7.41 8892 8963 17 - Ago Carlos
Marín
Sancionado completar plan
de trabajo
4 Anserma Rivera
Norberto
de jesus 75036157 14/03/07 La Cortés 01- 010 55.64 50.46 60000 60480 18 - Ago
Carlos
Marín Sancionado Separación de
la organización
5 Anserma Yarce
Nury
maria 32443684 17/2/07 Villa Nueva 01- 011 21.36 17.42 20400 20563 19 - Ago Jorge
García
Separación de
Sancionado la organización
6 Anserma Sanchez
Pedro 4326839 19/2/07 Caja de Oro 01- 012 5.97 5.82 6000 6048 20 - Ago
Jorge
García
Separación de
Sancionado la organización
antonio
7 Risaralda
Sociedad NIT 19/2/07 La Moralba 02- 013 19.88 18.56 21600 21773 20 - Ago Jorge Sancionado
completar plan
lopez agudelo 890805507 García de trabajo
Jorge
8 Risaralda Rodriguez Libia 25050507 19/2/07 La Alhambra 02- 001 34 34.5 40800 41126 23 - Ago García Sancionado completar plan
de trabajo
35
Anexo 3

REGLAMENTO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
Página1 de 8 Elaboró: Germán Marín Aprobó: Jorge Ruiz Fecha: Octubre 01 de 2007
0. INTRODUCCIÓN
En el presente reglamento se establecen los lineamientos generales y normas, estándares y códigos establecidos por
cada Programa de Certificación que posee la Cooperativa de Caficultores de Anserma, la cual se basa en la Trazabilidad,
Cadena de Custodia y Responsabilidad en la producción de Café, además de brindar apoyo a las Certificadoras para
asegurar el cumplimiento de estas normas.
La certificación UTZ promueve la producción de café con responsabilidad y trazabilidad de los productos, es decir, el
seguimiento hasta la finca donde fue producido, todo esto bajo los criterios del Código de Conducta UTZ CERTIFIED.
Este proyecto está enfocado a pequeños, medianos y grandes productores, así como a cooperativas y organizaciones
que posean un manejo administrativo y financiero eficiente y apropiado.
1. FUNCIONES DEL SIC DE LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA

1.1 Cumplir y velar porque se cumpla el conjunto de criterios y estándares Económicos, Sociales y Ambientales, recono-
cidos internacionalmente para la producción de todo el Café Certificado que pertenece al programa de Cafés Espe-
ciales, basándose en la trazabilidad, la cadena de custodia y la responsabilidad del cultivo del café.
1.2 Generar y archivar la documentación necesaria para proporcionar un alto nivel de confianza en el Café Certificado.
1.3 Permitir el acceso a toda la documentación y lugares que estén relacionados con la producción y manejo del café
certificado, así como al inspector externo de cada certificación.
1.4 Capacitar e informar a los asociados vinculados al programa sobre los aspectos relacionados con la caficultura,
especialmente las Normas, Estándares y Códigos de los Grupos de certificaciones.
1.5 Responsabilizarse por la certificación de todos los productores que participan en los proyectos, mediante el sistema
de control e inspecciones internas y externas.
1.6 Velar por que los productores que se agreguen posteriormente al proyecto cumplan con todos los requisitos de las
normas, estándares y códigos de cada certificación.
1.7 Aprobar el ingreso y egreso de productores según lo decida el control interno del programa. Los ingresos son y
serán voluntarios y los egresos podrán ser voluntarios o según decisión del Sistema Interno de Control.
1.8 Establecer los criterios de calidades y precios del café certificado en los diferentes Programas.
1.9 Efectuar un acopio del Café Certificado de los diferentes proyectos de acuerdo con los mecanismos establecidos por
el Sistema Interno de Control y los Asociados.
2. PERÍMETRO O ÁMBITO DE VALIDEZ

Este reglamento se aplica a las áreas de producción (incluyendo cosecha y poscosecha con beneficio húmedo), acopio
y transporte de café pergamino seco, hasta la supervisión de llegada al proceso industrial de trilla, producido por fincas
productoras de café vinculadas al programa de Cafés Especiales de la Cooperativa de Caficultores de Anserma y en
cualquiera de los cinco municipios que comprenden su área de influencia (Anserma, Risaralda, San José, Belalcazar y
Viterbo) y otros caficultores de zonas aledañas que posteriormente ingresen al Programa.
La Cooperativa, es una Institución sin ánimo de lucro, legalmente constituida dentro del marco legal colombiano, fun-
dada en el año de 1967 por visionarios productores de café de este Municipio. Siempre ha trabajado para el bienestar
del productor de café y sus familias con Proyectos de Cafés Especiales y Sociales. Su lema es CAFÉ Y MEDIO AMBIENTE.
Sus asociados son productores de café, comprometidos con la Cooperativa y velan por el buen desarrollo social de la
misma. Su finalidad es producir un café de excelente calidad que pueda ser ofrecido en los mercados internacionales y
dejar en alto el buen nombre de su comunidad cafetera.
36
INTERNO
3. FUNCIONES GENERALES DEL COMITÉ DE CONTROL INTERNO Y CERTIFICACIONES - CCIC

El Comité de Control Interno y Certificaciones (CCIC) de la Cooperativa de Caficultores de Anserma es el
único organismo que puede tomar las decisiones relacionadas con los temas de certificaciones, admisión y retiro de
asociados. Está conformado por XX representantes de los grupos de productores certificados y sus funciones son:
3.1 Realizar reuniones periódicas cada 2 meses, o cuando amerite, para tomar decisiones, discutir, resolver problemas
de los grupos y dar apoyo a las Certificadoras, asegurando el cumplimiento de las Normas, Estándares y Criterios
de los diferentes programas de certificación.
3.2 Tener conocimiento del reglamento interno con el fin de propiciar su adecuado cumplimiento.
3.3 Tener una comunicación efectiva con el grupo de productores a través de diferentes medios para actualizarlo con
cualquier evento y novedad.
3.4 Permitir o no el ingreso de nuevos caficultores al grupo, así como retirar y sancionar a los productores que así lo
ameriten. También deberá mantener actualizado el registro de productores vigentes en el programa.
3.5 Definir las sanciones que se aplicarán a los productores infractores de cada proyecto de Café Certificado.
3.6 Organizar las inspecciones internas, evaluar y deliberar el resultado de cada inspección, emitir el correspondiente
informe y comunicar los resultados al productor, y definir acciones de mejoramiento.
3.7 Velar por que se efectúen programas de capacitación y asesoría técnica para el buen funcionamiento de los
grupos.
3.8 Velar por el cumplimiento de las Normas, Estándares y Códigos de las diferentes certificaciones y los Reglamentos
del SIC.
3.9 Mantener actualizados los documentos a su cargo.
4. FUNCIONES DEL REPRESENTANTE LEGAL

El Representante Legal del Sistema Interno de Control será el Gerente de la Cooperativa de Caficultores. Sus funciones
son:
4.1 Responsabilizarse por el manejo y relación contractual con el organismo de Certificación.
4.2 Ser el encargado de la comercialización de los Cafés Certificados.
4.3 Gestionar el posicionamiento de los Cafés especiales en los Mercados Nacionales e Internacionales.
4.4 Tramitar convenios interinstitucionales con Empresas del Gremio.
4.5 Participar en diferentes eventos donde puedan mostrarse las bondades del SIC de la Cooperativa de Caficultores
de Anserma.
5. FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR DEL SIC

El administrador del Sistema Interno de Control es el funcionario encargado del área de Cafés Especiales y certificación
dentro de la estructura de la Cooperativa de Caficultores de Anserma. Es la persona dedicada a coordinar todas las
operaciones para el adecuado funcionamiento del SIC, además de ser el encargado en la Empresa (Cooperativa.) de
atender todo lo referente a las certificadoras y certificaciones, y tiene a su cargo las siguientes funciones:
5.1 Describir los trabajos y responsabilidades de cada miembro de la asociación.

5.2 Realizar la programación de las inspecciones internas y llevar el control de ésta.
5.3 Elaborar informes y presentarlos ante el Comité del SIC y Certificaciones cuando se requiera.
5.4 Programar las capacitaciones y asesoría técnica y llevar un control de dicha programación.
5.5 Mantener actualizado el registro de los productores.
5.6 Velar por el cumplimiento de las normas, estándares y criterios de los programas de certificación en la producción
de café.
5.7 Asegurar el cumplimiento del reglamento del SIC y de las sanciones del Programa de Certificación.
5.8 Analizar los resultados de las auditorías y asesorías.
37
INTERNO
5.9 Evaluar y proponer acciones para el funcionamiento del SIC.

5.10 Mantener actualizados los documentos y archivos relacionados con el SIC.
5.11 Capacitar a los miembros de los grupos en el manejo de los documentos que cada uno tiene a su cargo.
5.12 Capacitar a los inspectores internos y asesores externos.
6. FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL LABORATORIO DE CALIDADES

Es la persona encargada de asegurar la Calidad del Café producido por los caficultores vinculados a los diferentes pro-
gramas de Certificación y tiene las siguientes funciones:
6.1 Proporcionar las recomendaciones que apunten al mejoramiento y mantenimiento de la calidad del café de
diferentes programas de certificación.
6.2 Realizar capacitaciones y talleres a los diferentes productores certificados.
6.3 Realizar pruebas de taza con los diferentes caficultores de los programas de certificación.
6.4 Responder frente a las auditorías externas sobre el manejo de la trazabilidad y la Cadena de Custodia.
7. FUNCIONES DE LOS INSPECTORES INTERNOS

Los inspectores internos deberán firmar un compromiso con el CCIC mediante el cual se harán responsables de:
7.1 Realizar como mínimo una inspección Interna en las unidades productivas por año con base en las Normas,
Estándares y Criterios de cada programa de Certificación.
7.2 Visitar los puntos de acopio, almacenamiento y compra para verificar el cumplimiento del reglamento del
SIC.
8. FUNCIONES DE LOS PROMOTORES Y CAPACITADORES

8.1 Realizar capacitaciones periódicas a los productores, brindando asesoría y capacitación en normas, principios,
medio ambiente, manejo técnico, calidad, y Sistema Interno de Control del Programa de Cafés Especiales y
diferenciados.
8.2 Elaborar informes actualizados de los grupos certificados con el fin de utilizarlos para la toma de decisiones
del Administrador y otros reportes que se consideren necesarios.
8.3 Junto con los productores, apoyar el desarrollo de los mapas y lotes de cada una de las fincas del Grupo de
productores.
8.4 Llevar el registro de los programas de capacitación desarrollados.
8.5 Brindar asistencia técnica a los productores.
9. ASESORES EXTERNOS
Los asesores deberán coordinar las siguientes acciones, de acuerdo con las necesidades del grupo de productores:
9.1 Velar y vigilar que el SIC sea democrático y participativo en los diferentes Grupos Certificados.
9.2 Brindar asistencia técnica a los productores de los Grupos Certificados.
9.3 Brindar acompañamiento técnico y social al proyecto.
9.4 Brindar capacitación sobre calidad y buenas prácticas del cultivo.
9.5 Coordinar el plan de gestión ambiental.
9.6 Monitorear el mejoramiento y mantenimiento de la calidad.
9.7 Participar en reuniones del CCIC, cuando éste lo requiera.
10. ORGANIGRAMA
La organización del Sistema Interno de Control se presenta en el siguiente esquema:
38
INTERNO
ORGANIGRAMA DEL SIC
Sistema Interno de
Control SIC
Comité de Control Interno y ASESORES

Certificaciones - CCIC (FNC, Expocafé y Trillacoop)
Representante Legal
Administrador del SIC Laboratorio de calidades
Inspectores internos Promotores y capacitadores Asesores externos
Productores certificados
11. OBLIGACIONES DE LOS PRODUCTORES EN EL SISTEMA INTERNO DE CONTROL
11.1 Ser asociado a la Cooperativa de Caficultores de Anserma.

11.2 Cumplir con el conjunto de criterios económicos, sociales y ambientales reconocidos internacionalmente
para la producción de Cafés Certificados.
11.3 Generar y archivar la documentación necesaria para proporcionar un alto nivel de confianza entre el SIC y
los grupos de Café Certificados.
11.4 Entregar la cantidad y calidad de café (parámetros físicos y taza limpia establecidos por la Cooperativa de
Caficultores de Anserma, de acuerdo con lo acordado con el trillador-exportador) a la Cooperativa, que sea
coherente con los pronósticos de producción trimestrales entregados al SIC anualmente.
11.5 Proporcionar acceso ilimitado a los inspectores internos y externos de la entidad de certificación contactada
por la Cooperativa y al personal del SIC en las áreas de la finca, incluyendo plantaciones, instalaciones de
proceso, secado, almacenamiento, casas, etc.
11.6 Poner a disposición del inspector del SIC o inspector externo de las certificadoras la documentación requer-
ida, especialmente sobre la compra y uso de insumos, así como aquellas relacionadas con las actividades
realizadas en su parcela, cosecha y ventas de Cafés Certificados.
11.7 Aceptar las sanciones, si no cumple con alguna de las reglas aquí establecidas o las normas, estándares y
códigos de los programas de certificación.
11.8 Usar solamente los insumos que puedan demostrar su calidad al estar recomendados por un técnico.
39
INTERNO
12. REQUISITOS PARA LOS PRODUCTORES QUE INGRESEN POSTERIORMENTE A LOS DIFERENTES PROGRA-
MAS DE CERTIFICACIÓN
12.1 Los productores que desean ingresar al programa de Cafés Especiales, deberán inicialmente estar dispuestos a
cumplir con las normas, estándares y códigos establecidos para el programa UTZ CERTIFIED.
13. TIEMPO DE TRANSICIÓN

13. 1. El tiempo de transición será de seis meses antes de recibir la auditoria externa de la entidad certificadora. Durante
ese tiempo, el Productor podrá demostrar al SIC que sí cumple con las normas, estándares y códigos establecidos para
cada Certificación.
14. RETIRO DEL PROGRAMA DE LOS PRODUCTORES

Las causas por las que un productor puede retirarse del programa son: por razones voluntarias cuando el productor la
solicite, e involuntarias, cuando una falta lo amerite, según lo determine el Sistema Interno de Control.
15. MANEJO DE LA DOCUMENTACIÓN
15.1. Unidad productiva

En la unidad productiva del asociado se deberá mantener una carpeta con:
15.1.1 Copia de la solicitud de ingreso a los diferentes proyectos de certificación y resolución del SIC.
15.1.2 Registros y demás documentos necesarios y sugeridos por los técnicos o inspectores del SIC, según las normas
de los programas de Certificación.
15.2 Cooperativa
En la Cooperativa se deberá mantener una carpeta para cada asociado con:
15.2.1 Documentación del SIC.

15.2.2 Solicitud de admisión al proyecto al que se inscribió y resolución del SIC de la cooperativa.
15.2.3 Ficha técnica de la unidad productiva.
15.2.4 Ficha de inspección interna.
15.3 Grupos Certificados

Los grupos certificados que están en el programa de Cafés Especiales deben conservar la siguiente documentación:
15.3.1. Mapas de ubicación del proyecto con localización de parcelas de todos los asociados (país, departamento, muni-
cipio y comunidades).
15.3.2 Listado de socios que pertenecen al proyecto, con su respectiva área total cultivada con café, producción reci-
bida y estimada.
15.3.3 Envíos de café de la unidad productiva registrada a la cooperativa.
15.3.4 Copia de los recibos expedidos a los asociados cuando entregan el café.
15.3.5 Listado de productores que entregaron café para conformar determinado lote.
15.3.6 Soporte del lpago del café a los asociados.
15.3.7 Flujograma del café, desde la parcela hasta que se entrega a la Cooperativa de Caficultores de Anserma.
15.3.8 Recibo emitido en la bodega de la Cooperativa de Caficultores de Anserma a Almacafé.
15.3.9 Registro de las capacitaciones indicando los temas tratados y lista de participantes.
40
INTERNO
CODIGO DE DOCUMENTO: SIC 03
CÓDIGO
Página16de
Página de98 Elaboró: Germán Marín Aprobó: Jorge Ruiz Fecha: Octubre 01 de 2007
15.3.10 Buzón de sugerencias y de quejas.

15.3.11 Informe de inspecciones externas.
16. INCOMPATIBILIDADES E INHABILIDADES DEL SIC
A continuación se describen las incompatibilidades e inhabilidades del SIC para los diferentes cargos y funciones del
CCIC.
16.1 Los promotores y capacitadores no pueden ser Auditores Internos en las mismas unidades productivas que
atienden.
16.2 Los inspectores internos deberán demostrar conocimientos en producción de café y sobre las normas,
estándares y criterios de cada programa de certificación.
16.3 Los inspectores internos no podrán auditar fincas de su misma zona o vereda, ni cuando la finca pertenezca a
sus familiares o cuando tengan vínculos económicos con la finca (dueño, asesor, etc.).
16.4 Los inspectores Internos no pueden formar parte del CCIC.
17. FALTAS Y SANCIONES DEL PROGRAMA DE CERTIFICACIÓN UTZ.
Este reglamento está basado en los criterios del Código de Conducta UTZ CERTIFIED y el Sistema Interno de
Control (SIC) de la Cooperativa de Caficultores de Anserma.
CAUSA SANCIÓN
1 No es suficiente la documentación que se tiene para Suspensión hasta que se complete la documentación.
hacer la trazabilidad.
2 La cantidad de café entregado a la Cooperativa es Expulsión, si después de la verificación no hay justifi-
mayor que el pronosticado. cación técnica.
3 No hay registros de las actividades realizadas ni de Se evaluará la causa, de acuerdo con la justificación,
los insumos utilizados. suspensión hasta por un año.
4 No permitir la inspección interna, externa o del Se le entrega la carta de retiro voluntario o expulsión
personal de UTZ CERTIFIED. del proyecto.
5 No realizar acciones correctivas como resultado de Suspensión hasta que las correcciones se ejecuten.
las inspecciones.
6 No registrar los tratamientos fitosanitarios durante Suspensión por un año.
el periodo de propagación de plantas.
7 No informar al técnico por escrito que está traba- Retiro definitivo del proyecto.
jando con plantas genéticamente modificadas.
8 Hacer plantaciones nuevas de café en áreas re- Suspensión hasta que reforeste un área igual a la
cientemente deforestadas sin el permiso institu- deforestada y con las mismas especies de árboles.
cional correspondiente. Si es bosque primario es
totalmente prohibido hacer deforestación bajo
ninguna circunstancia.
41
INTERNO
CAUSA SANCIÓN
9
Falta de registro para cada parcela o almácigo, con Suspensión hasta que se generen los registros cor-
su respectivo rótulo. respondientes.
10 Falta de registro de todas las actividades e insumos Suspensión hasta que se corrija la falta.
utilizados.
11 Falta de inventario o no está actualizado el fertili- Suspensión hasta que se actualice dicho inventario o
zante en existencia. se elabore.
12 Se almacena el fertilizante junto a los fitosanitarios, Suspensión hasta que todas estas faltas se corrijan.
en áreas descubiertas, en lugares sucios y húmedos,
contamina fuentes de agua, cerca al café u otros
productos alimenticios, o sin rótulos en las áreas de
almacenaje.
13 La forma de almacenamiento de estiércol contami- Suspensión hasta que se almacene en forma cor-
na el medio ambiente. recta.
14 Usa desechos humanos en la finca. Suspensión hasta que se corrija la falta.
15 Los productos fitosanitarios usados no están justi- Si fue recomendado por un técnico, llamada de aten-
ficados por escrito donde especifique el objeto y el ción por escrito con copia a la entidad certificadora,
umbral de la intervención y no se han tomado en y si fue usado por el agricultor por decisión propia,
cuenta otros manejos de la plaga. suspensión por un año.
16 No existen instrucciones claras que indiquen Suspensión hasta que se corrija la falta.
que no debe aplicar fertilizantes o fitosanitarios
a menos de 5 metros de las vertientes de agua o
nacimientos.
17 El técnico recomienda fitosanitarios que no están Llamada de atención por escrito al técnico, con copia
oficialmente registrados en el país, son prohibidos a la entidad certificadora y UTZ CERTIFIED.
en la Unión Europea, Estados Unidos o Japón.
18 Aplicación de productos químicos prohibidos no Expulsión.
permitidos en la plantación de café, sin recomen-
dación técnica.
19 El productor no tiene equipo apropiado para medir Suspensión hasta que obtenga el equipo adecuado.
correctamente los agroquímicos.
20 No está actualizado el inventario de agroquímicos, Suspensión hasta que se cumpla con el punto de
no está almacenado en sus envases originales y en control.
las estanterías, los polvos no están almacenados
arriba de los líquidos, no existe llave en la puerta
de acceso en un lugar seguro y no está a la mano el
material absorbente de líquidos.
21 No se documenta el destino de los productos Llamada de atención verbal.
caducados.
22 No se mantiene documento de transporte y Suspensión por 6 meses.
limpieza del equipo para recolección, proceso y
transporte de café.
42
INTERNO
CAUSA SANCIÓN
23
No se calibra el equipo de medición. Suspensión hasta que realice la labor.
24 Existe desperdicio de agua o no se trata antes de Llamada de atención y se le da un tiempo perentorio
descargarse a los ríos. para que lo evite.
25 No se minimiza el contacto del café con fuentes de Suspensión hasta que se implementen medidas
contaminación fúngica. paliativas.
26 No se mantienen limpias las instalaciones y el Suspensión hasta que se cumpla con este punto.
equipo pos-cosecha y sus alrededores.
27 No se reciclan los subproductos del café. Suspensión hasta que se cumpla con este punto.
28 No se presenta a las inspecciones internas y /o Llamada de atención por escrito.
externas.
29 Negarse a proporcionar información requerida por Llamada de atención por escrito.
los inspectores internos y externos.
30 No comercializa el café por medio de la Suspensión por 1 año.
organización o Cooperativa.
Estas sanciones podrán ser apeladas por el productor de café ante el CCIC y tendrá un plazo de 15 días
hábiles, desde la fecha de la notificación de la sanción.
Comité de Control Interno y Certificaciones - CCIC

Cooperativa de Caficultores de Anserma
----------------- FIN DEL DOCUMENTO ------------------
43
Anexo 4
SOLICITUD DE INGRESO AL PROGRAMA

Señores
Cooperativa de Caficultores de Anserma
Yo_________________________ como productor y socio, identificado con el documento de identidad ______________

Expedido en _______________.
Con domicilio en________________
11.Solicito ser incluido en el grupo de productores de café siguiendo los lineamientos y procedimientos del Código de
Conducta UTZ CERTIFIED. Para lo anterior declaro que:
• Conozco las obligaciones y requerimientos para cumplir con el Código de Conducta UTZ CERTIFIED y Cadena
de Custodia.
• Soy propietario de las parcelas_________________ ubicadas en _______________, con un área total de
_____________ hectáreas y con un área cultivada en café de ____________ hectáreas.
22. Promedio durante los últimos tres años de la producción cosechada:

• Libras /qq de café cereza (uva) ___________
• Libras /qq de café pergamino seco___________
• Libras /qq de café verde______________ (si no tiene estos dos últimos datos, omitirlos).
33. Obligaciones y capacitaciones.

• Me comprometo a cumplir con el reglamento interno de la organización y con la administración del Sistema
Interno de Control.
• Mantener los registros necesarios para el cumplimiento del Código de Conducta UTZ CERTIFIED.
• Participar en todas las capacitaciones y actividades que sean para el beneficio y el cumplimiento adecuado
de los lineamientos para garantizar la trazabilidad, inocuidad del café y la aplicación correcta del Código
de Conducta UTZ CERTIFIED, según las condiciones de mi producción.
44. Información de solicitud de ingreso.

Lugar y fecha________________________________
Firma o huella digital__________________________
DATOS DE APROBACIÓN O RECHAZO DE LA SOLICITUD
Aprobación: _______________
Rechazo, indicar motivo: ________________________________________________________________________________
__________________________________________________________
Código del productor asignado:______________ si el socio fue aceptado para participar en el proceso de certificación.
Lugar y fecha de aprobación_____________________________________________
Nombre del presidente de la organización: _________________________________
Firma: ___________________________________________
44
Anexo 5
CONTRATO DEL PRODUCTOR CON LA ORGANIZACIÓN

ENTRE: LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA, Representado por:
Y EL PRODUCTOR
DIRECCIÓN DE DOMICILIO:
FINCA:
La firma del presente contrato se convierte en obligación entre las partes, para el cumplimiento de las condiciones de manejo de la
certificación del programa UTZ CERTIFIED y ambas partes manifiestan la aceptación de los siguientes compromisos.
1 1. COMPROMISOS DE LA ORGANIZACIÓN (COOPERATIVA DE CAFICULTORES DE ANSERMA)

• Administrar el Sistema Interno de Control - SIC y mantener su funcionamiento adecuado para acceder a y mantener la
certificación UTZ.
• Liderar un programa de capacitación por cuenta propia o en coordinación con entidades de apoyo del sector cafetero y
de cooperación.
• Promover el uso de las Buenas Prácticas Agrícolas y la responsabilidad ambiental y social del programa UTZ CERTIFIED.
• Manejar el proceso de acopio, control de calidad, procesamiento y venta de café, aplicando las regulaciones del Código de
Conducta UTZ CERTIFIED y las regulaciones de la Cadena de Custodia.
• Administrar la información del grupo con criterios de confidencialidad, honestidad y transparencia.
• Definir el organismo de certificación que realizará la inspección externa y controlar los aspectos derivados del servicio.
2 2. COMPROMISOS DEL PRODUCTOR DE CAFÉ

• Conocer los reglamentos y demás regulaciones del grupo de productores y del SIC.
• Cumplir con los criterios de cumplimiento del Código UTZ CERTIFIED en la producción y manejo de su unidad productiva.
• Aplicar las recomendaciones técnicas y de manejo que sean impartidos por el SIC.
• Suministrar información veraz y oportuna a los inspectores internos y auditores externos, así como también autorizar su
ingreso a su unidad de producción.
• Recibir la capacitación programada.
• Aceptar y cumplir con las sanciones que se derivan del reglamento interno y demás disposiciones del SIC.
• Informar sobre cualquier variación o cambio en las condiciones de producción de la finca.
33. DURACIÓN DEL CONTRATO.

Este contrato tiene una duración indefinida y puede darse por terminado por incumplimiento de los compromisos de alguna
de las partes, por retiro voluntario del productor o determinación del Sistema Interno de Control, con la adecuada
comunicación a la otra parte interesada.
Para constancia se firma en la ciudad de ____________________________, en la fecha______________.
REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN CAFICULTOR
45
Anexo 6
INFORME DE INSPECCIÓN INTERNA

CODIGO DE DOCUMENTO: SIC 06
RESUMEN DE LAS OBSERVACIONES DE LA INSPECCIÓN INTERNA

FECHA
ASISTENTES
ANEXOS
OBSERVACIONES
ACCIONES PREVENTIVAS
FECHA
ACCIONES CORRECTIVAS
FECHA
SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES PREVENTIVAS/ CORRECTIVAS

FECHA
INSPECTOR INTERNO CAFICULTOR

46
Anexo 7
FICHA DE INFORMACIÓN DEL PRODUCTOR

Fecha: _____________________________ Municipio: _______________________________
1. DATOS GENERALES
Nombre del Asociado: ___________________________ Cédula: __________ Fecha Nacimiento:________________
Vereda _______________________ Finca ________________________ Teléfono __________________
Area Total ___________Hectáreas. Area en Café _________ Hectáreas. Producción @ cps _______________
Distribución Cosecha: ______% y _______%. Cédula Cafetera: Si _________ No __________
Programa de certificación al que pertenece:
Orgánico UTZ CERTIFIED Otro: ______
Café Practices Fair Trade Cuál: ______
2. COMPONENTE FAMILIAR
Nombre Parentesco* Edad Sexo Labora en la Tiene seguridad

finca? social?
* Parentesco: 1 – Esposo/Esposa ; 2 – Hijo/Hija ; 3 – Nieto/Nieta ; 4- Otro
Contrata trabajadores permanentes en la finca? Si _____ No_____ Cuántos? ___________

Tienen seguridad social? Si _____ No______
Contrata trabajadores para la cosecha? Si_____ No ______ Cuántos? ___________
Número de árboles de café____________
3. DESCRIPCIÓN DETALLADA DE CÓMO LLEGAR A LA FINCA

Señale puntos que ayuden a ubicar la finca: cruce de caminos, casas de vecinos, escuela veredal, ríos,
quebradas y otros. Si queda a bordo de camino o carreteable, mencionar los kilómetros desde un punto
cercano. Ej. Plaza, escuela, etc.
4. MAPA DE LA FINCA
Ubique la finca según los puntos cardinales (norte-sur), pendiente, instalaciones (vivienda, beneficiadero,
establo), cultivos, caminos, ríos, linderos, colindantes, bosques, potreros, drenajes naturales, etc.
Límite Finca
Límite de Lote
Vías o caminos
Vivienda
Construcciones
Quebrada
Estanque
Vegetación nativa
Sitio de Reciclaje
Procesador de pulpa
47

5. PRÁCTICAS CULTURALES
Fertiliza sus cafetales? Si______ No______ Qué productos utiliza? _________________________
Qué producto químico aplicó últimamente? _________________________________ Fecha: __________________
Realiza análisis de suelos? Si______ No ______ Fecha del último ______________ Deficiencias _______
_________________________
Cuenta la finca con bodega para insecticidas y/o fertilizantes? Si_________ No______
Tiene un inventario? Si _____ No______
Tiene germinador de café? Si______ No_______ Desinfecta el sustrato? Si _____ No _______
Produce almácigos de café? Si___ No____ Tamaño de la Bolsa_________ Sustrato utilizado ____________________
Utiliza prácticas de conservación de suelos? Si______ No _______ Cuáles? ____________________________
_________________________________________________________________________________________________
Utiliza cobertura vegetal? Si__________ No_________ Cómo? ___________________________________________
Prepara el terreno? Si__________ No_________ Cómo? _________________________________________________
Controla arvenses? Si__________ No_________ Cómo? _________________________________________________
Realiza prácticas de MIP? Si__________ No_________ Cómo? ____________________________________________
Ha renovado el cafetal? Si ______ No______ Fecha de la renovación: ___________ Área renovada ______________
6. BENEFICIO, SECADO Y ALMACENAMIENTO DE CAFÉ

INFRAESTRUCTURA / CLASE ESTADO LIMPIEZA
EQUIPO BUENO REGULAR MALO BUENO REGULAR MALO
7. PRÁCTICAS AMBIENTALES
Despulpa con agua? Si __________ No_________ Qué hace con la pulpa? __________________________________
Por cuánto tiempo fermenta el café? _____________ horas
Cuál es la fuente de agua para el beneficio?_________________________________________________________________
Dónde se vierten las aguas negras y las mieles? _____________________________________________________________
Utiliza cercas o barreras vivas? Si________ No__________ Cuáles _____________________________________
Protege las fuentes de agua? Si________ No__________ Cómo ______________________________________
Tiene árboles de sombrío? Si________ No__________ Qué especies? _______________________________
Recicla la basura? Si________ No__________ Cómo? ___________________________________________________
Tiene área para conservación de bosques? Si________ No__________
Qué utiliza para cocinar? Leña _______ Gas ________ Petróleo _______ Gasolina _________Electricidad ________
Con qué frecuencia corta árboles para leña? _____________________________ Qué especies? ______________________
_____________________________________________________________________________________________________
48

10. COMERCIALIZACIÓN DEL CAFÉ
Almacena el café? Si________ No__________ Por cuánto tiempo_______________________

Dónde? _________________________________________________________________________________
Cómo vende el café?
Seco _________ Cereza: ______ Despulpado (húmedo) ________ Por qué? ______________
_______________________________________________________________________________
A quién le vende el café?
Cooperativa ___________ Particular ___________ Ambos ______________ Otros __________
_______________________________________________________________________________
Confirmo que la información consignada anteriormente es verdadera.
Lugar y fecha Firma del caficultor

CC
Nombre Funcionario SIC Firma Funcionario SIC
49
Anexo 8
PLAN DE PRODUCCIÓN
0. INTRODUCCIÓN
El Departamento técnico de la Cooperativa de Caficultores de Anserma, en coordinación con el personal técnico,
tienen como objetivo dar cumplimiento a las labores de campo dentro de la agricultura sostenible.
El plan de trabajo anual que se propone, permitirá la continuidad en el proceso de producción sostenible campaña
2005 - 2006, que está estructurado de acuerdo con las exigencias del código de conducta de UTZ CERTIFIED, que
requiere que los caficultores mantengan registros actualizados y disponibles para poder demostrar que todas las
actividades productivas cumplen con los requisitos.
Los responsables para dar cumplimiento con el plan de producción anual son los siguientes:
1. Extensionistas del Departamento Técnico de la Cooperativa.
2. Productores de Café Responsable.
1. RECOMENDACIONES BÁSICAS SOBRE MATERIAL DE SIEMBRA Y VIVEROS

1.1 Selección y cosecha de semilla: Esta actividad se realiza Con la finalidad de obtener semillas garantizadas y que
el agricultor conozca la importancia del manejo de las plantas productoras de semilla. Los agricultores cosecharán
1kg. de semilla de su propia parcela previa selección de plantas madres, con características de resistencia a plagas y
enfermedades, abundante producción y buen follaje.
Es recomendable obtener semillas de la variedad seleccionada.
1.2 Calidad de la semilla: Se debe realizar una adecuada cosecha, beneficio y secado. También realizar pruebas de
la germinación de la semilla. La semilla debe sembrarse en el germinador a la semana de cosecha, para aprovechar
su alto porcentaje de germinación.
1.3 Resistencia, tolerancia ante plagas y enfermedades: El agricultor debe conocer la resistencia o tolerancia y el
grado de susceptibilidad ante las plagas y enfermedades que ofrecen las variedades cultivadas.
1.4 Viveros: Se instalarán por siembra directa con distanciamiento de 10 x 10 cm. Una semilla por golpe, para garan-
tizar buena formación de raíces, se utilizará buen sustrato de 30% de compost y humus.
2. RECOMENDACIONES SOBRE FERTILIZANTES

De acuerdo a las condiciones climáticas, las composteras, serán construidas sobre la superficie del suelo con mate-
rial propio de la zona a base de piedra y barro o madera con techo de calamina o paja, con una altura de 1.70 m.
mínimo.
2.1 Construcción de fosas o cajones para reunir material para la elaboración de compost: Se deben construir fo-
sas para reunir los materiales de la elaboración de compost y en cada una de ellas se recolectarán los siguientes ma-
teriales: estiércol, ceniza, restos de cocina, pulpa de café. La recolección puede realizarse durante dos o tres meses.
Deberán construirse dos fosas con las siguientes dimensiones: Largo, mínimo 4.00 m ; ancho 1.50 m, altura: 1.00 m.
2.2 Lombricultivo.- Con la finalidad de mejorar la calidad del abono compost, todos los agricultores considerados
en el grupo de productores de café sostenible, están en la obligación de instalar módulos para lombricultivo. Para
tal fin las fosas deben ser construidas con material disponible en campo (madera, adobe o cemento), con techo de
calamina a una altura de 1.70 m. Deben construirse dos fosas con las siguientes dimensiones: Largo, mínimo 4.00 m;
ancho 1.00 m, altura: 0.40 m.
50
PLAN DE PRODUCCIÓN
3. RECOMENDACIONES BÁSICAS PARA LA SIEMBRA

3.1 Ahoyado y /o siembra: Las labores del ahoyado se realizarán a curvas a nivel. El distanciamiento de plantación
dependerá de las condiciones topográficas del terreno (pendiente y profundidad), pudiendo ser de 1.50 m x 1.50 m; 2.0
m x 2.0 m; 2.50 m x 2.50 m; 2.50 x 3.00 m entre plantas y surcos.
El sistema de siembra será de 1 planta por hoyo y paralelamente a ello se realizarán terrazas de formación lenta,
aprovechando el suelo superficial de los laterales del hoyo para el llenado del mismo.
Las dimensiones de hoyo serán de 25 x 25 cm., dependiendo también de las condiciones del suelo. Como sustrato se
utilizarán compost y humus de acuerdo con la disponibilidad que tenga cada agricultor.
4. CONSERVACIÓN DE SUELOS.
El agricultor del grupo de productores sostenibles deberá adoptar técnicas de cultivo que minimicen la erosión de los
suelos y realizar prácticas de conservación de suelos, como:
4.1 Construcción de terrazas: Esta tarea se realiza mediante el uso de piedra para evitar el desgaste de suelo (terraza de
formación lenta). El distanciamiento entre terrazas varía de 6 a 8 m., dependiendo de la pendiente del suelo.
4.2 Instalación de barreras vivas: Cada agricultor continua con la práctica en el uso de barreras vivas utilizando
Leucaena y Piña real. El distanciamiento entre barreras varía de 6 a 8 m, dependiendo de la pendiente del suelo.
4.3 Instalación de barreras muertas: Como material se utilizan restos de poda. Esta labor se realiza en terrenos con
pendientes menores a 30% cuyo distanciamiento entre barreras varía de 8 a 12m.
4.4 Deshierba: La deshierba dentro de los cafetales establecidos y plantaciones nuevas se realiza mediante una labran-
za mínima (llauchi) en forma horizontal.
4.5 Uso de coberturas vegetales: Como cobertura vegetal se continua con la siembra de Centrosema y Cannavalia. Esta
labor se ejecuta de acuerdo con la disponibilidad del material de los socios promotores de cada sector.
PRODUCTOR ______________________________________
UNIDAD PRODUCTIVA ______________________________ AÑO ______________
ACTIVIDAD Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sept Oct Nov Dic
Germinadores x
Almácigos x
Siembra x
Elaboración de compost x x x x
Aplicación de compost x x x x
Podas x
Control de broca x x x x
Recolección x x x x x x x
Regulación de sombrío x x
Mantenimiento de maquinaria x x x x
Lugar y Fecha de elaboración del plan: ____________________________________________________
REPRESENTANTE DE LA ORGANIZACIÓN PRODUCTOR CAFETERO

ASISTENTE TÉCNICO
51
Anexo 9
MANUAL DE CONTROL INTERNO

0. INTRODUCCIÓN
1. ALCANCE
Este Manual de Control Interno define los parámetros de funcionamiento del Sistema Interno de Control (SIC) que
se aplica en las fincas cafeteras que deciden pertenecer a un GRUPO de productores de café responsable bajo las
normas UTZ CERTIFIED establecidas en el Código de Conducta y en la Cadena de Custodia.
2. INTRODUCCIÓN
El Sistema de Control Interno es un sistema documentado que sirve para asegurar el cumplimiento del Código de
Conducta y la Cadena de Custodia en la producción grupal de café responsable certificado por UTZ. El SIC ayuda a
la organización de los grupos, en la planeación y ejecución de las medidas necesarias para adecuar el grupo de cara
a la auditoría externa por parte del organismo de Certificación.
3. COMPONENTES DE SISTEMA INTERNO DE CONTROL

Para el normal funcionamiento del SIC es necesario que se tengan en cuenta los siguientes elementos como parte
del Control Interno:
3. 1-Solicitud de Ingreso del Productor al Grupo

Esta solicitud consiste en un formato de afiliación al grupo de productores, en el cual el caficultor interesado mani-
fiesta su deseo de pertenecer al grupo y en el cual acepta voluntariamente comprometerse con el cumplimiento de
todas las normas para la producción de café responsable certificado UTZ, y se acoge a la reglamentación interna del
grupo, a recibir a los inspectores internos y a cumplir con sanciones de ser necesario.
3.2-Ficha Básica por Productor

Esta ficha se diligencia una vez el caficultor es aceptado en el grupo y debe contener aspectos básicos como: Nom-
bre del productor, número de identificación, vereda, área en café, producción anual, componente familiar, mapa con
localización de la finca (forma de llegar), fecha de ingreso al programa y observaciones generales.
3.3-Lista de productores apobados y sancionados

Es un registro en el cual se organiza sistemáticamente la información de cada caficultor obtenida de la Ficha Básica
por Productor con el fin de conocer el total de caficultores pertenecientes al programa, su área en café, su pro-
ducción aproximada, su ubicación por vereda, etc. También es importante tener disponible la lista de caficultores
sancionados o expulsados para fines de control en la auditoría externa, así como el reporte del Control Interno del
porqué de dichas sanciones.
3.4-Organigrama del SIC

Es la representación gráfica de los cargos que existen dentro del SIC y que ayuda visualmente a identificar los niveles
de estos, las líneas de autoridad y responsabilidad, y los canales de comunicación. También debe incluirse una lista
actualizada con los nombres de las personas que ocupan cada cargo dentro del SIC y sus funciones.
3.5- Lista de Chequeo adaptada

Consiste en un formato para aplicar, al menos una vez al año, en las fincas inscritas en el programa y que permite
identificar el estado actual de la empresa cafetera frente a la normatividad propuesta por UTZ CERTIFIED para
tomar las decisiones pertinentes. Se puede emplear la Lista de Chequeo sugerida por UTZ CERTIFIED o una
adaptada.
52

3.6-Programa de Capacitación y Asesoría

El administrador del SIC debe tomar al menos un curso anual de actualización en las normas para la certificación de café bajo
las normar de UTZ CERTIFIED, además de los procedimientos de las certificadoras y las novedades de control interno.
Igualmente se deben planear los aspectos de organización y cronogramas de las capacitaciones y asesorías que se deben
impartir a los caficultores del grupo y demás personas interesadas en el proyecto para garantizar el buen cumplimiento de la
reglamentación UTZ CERTIFIED.
3. 7-Plan de Producción
Es un documento a través del cual se estima la producción anual de café, describiendo los insumos, actividades, tiempo de
ejecución y responsable de las actividades que se requieren para el cumplimiento de dicha producción en forma acorde a la
normatividad UTZ CERTIFIED.
El proceso de producción de café, está conformado por las diferentes etapas o pasos que se requieren para lograr, en las condi-
ciones óptimas deseadas, un producto de buena calidad, respetando el medio ambiente y aprovechando integralmente los
recursos disponibles. Este proceso comprende una serie de actividades que se determinan mediante observación y análisis
de las condiciones bajo las cuales se realiza la actividad y que posteriormente, se ajustan con el seguimiento y el monitoreo.
Para el caso del café es muy importante describir completamente cómo se ejecutan los planes de Fertilización en las diferentes
etapas del cultivo, de Manejo de Suelos, de Manejo de Plagas y Enfermedades y de Cosecha, entre otros.
3.8-Control Documental
Es el conjunto de evidencias, como, registros, documentos, fotos, encuestas, etc., que permiten tener certeza de la ejecución
real de cada uno de los eventos y actividades programadas en la finca y por el grupo de caficultores. Es necesario que el SIC se
provea de las evidencias que considere necesarias para ayudar al mejoramiento del proceso y dar fe a la empresa certificadora
del seguimiento que se hace al cumplimiento del Código de Conducta y a la Cadena de Custodia.
3.9-Normas de Producción
Es el conjunto de reglas que conforman la normatividad UTZ CERTIFIED y que están contenidas en el Código de Conducta y en
la Cadena de Custodia. Estas normas contienen puntos de control mayores (71 puntos), menores (98) y recomendaciones (34)
para el Código de Conducta y los puntos de control para la Cadena de Custodia que deben ser acatados por la organización.
Igualmente se deben tener en cuenta los documentos del Protocolo de Certificación y el Requerimiento para el uso del logo-
tipo UTZ CERTIFIED.
3. 10-Reglamento del Sistema de Control Interno

Es el documento que contiene las reglas de obligatorio cumplimiento establecidas para lograr el normal y eficaz funciona-
miento del grupo y a las que cada caficultor se compromete previamente a cumplir. Las normas que conforman el Reglamento
de Control Interno se vuelven un insumo básico para la revisión de los inspectores internos en las inspecciones programadas
por el SIC y el incumplimiento de ellas ocasiona diferentes sanciones de acuerdo con la gravedad.
4. MANEJO DE CADENA DE CUSTODIA PARA EL CAFÉ UTZ CERTIFIED
Uno de los criterios tenidos en cuenta, y tal vez el que reviste mayor importancia para el cliente consumidor de café responsable
y certificado, es la trazabilidad del producto certificado. Esta trazabilidad debe responder a que en cualquier momento se
puedan conocer los manejos que en la explotación se le dan al café certificado.
53

Dentro de este contexto se encuentra la trazabilidad del lote de café y que realmente el producto llevado al cliente cor-
responde al mismo que cumplió con los estándares, normas y criterios de los cafés certificados.
La Cadena de Custodia la administra el SIC en asocio con la Oficina de Calidades de la Cooperativa de Caficultores de Anserma
que está al servicio del control interno del programa y sirve para rastrear el café pergamino seco desde el origen de la finca,
pasando por la recepción del café certificado, el acopio separado de este café, hasta la disposición para la trilla y producto
empacado. Además, va monitoreando la calidad y la cantidad de las entregas de Café Pergamino Seco (CPS) a las agencias por
finca de acuerdo con los pronósticos de producción comprometidos.
Adicionalmente, la Oficina de Calidades debe implementar planes de acción en cada finca cuando se presentan rechazos de
café por calidad y el productor está en la obligación de tomar las acciones correctivas en cumplimiento de las directrices del
SIC del programa. Las acciones de penalización por incumplimiento las dicta el SIC.
4.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer y poner en marcha la Cadena de Custodia para los cafés de finca certificados bajo el programa de Cafés Especiales
de la Cooperativa de Caficultores de Anserma.
4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
4.2.1 Asegurar que cada finca vinculada al programa cuente con un sistema interno de control que garantice el
cumplimiento, ante el organismo auditor, de la cadena de custodia en el manejo del café certificado en finca hasta
su entrega en la Cooperativa.
4.2.2 Disponer de un pronóstico de producción confiable por trimestre del año (c.p.s) que corresponda con el historial y
el registro de producción utilizado.
4.2.3 Disponer de un sitio especialmente separado para los cafés certificados, por finca si así ha de requerirse (proyectos
comerciales estate coffee) que cumpla con las condiciones para el buen almacenamiento del café en el acopio en
cooperativa.
4.2.4 Al momento de la entrega en la Cooperativa del café, clasificar por finca aquel que cumpla con los estándares de
calidad establecidos por el cliente.
4.2.5 Realizar planes de mejoramiento de la calidad en las fincas que así lo requieran.
4.2.6 Monitorear permanentemente el sistema de control interno de Cadena de Custodia, la cantidad y calidad de café
entregados en cooperativa por finca, y notificar mediante oficio al SIC, si se encuentra alguna inconsistencia en los
aspectos anteriormente mencionados.
4.3 METODOLOGÍA
4.3.1 Cada finca vinculada al programa se regirá por el modelo del SIC de la Cadena de Custodia consignado en el
presente documento y donde se ajustará a las necesidades, requerimientos y restricciones de cada unidad productiva.
4.3.2 Pronóstico de Producción Café Pergamino Seco. Con base en el sistema de registro y pronóstico que maneja cada
finca debe pasarse por escrito y con la firma de la persona responsable de la administración del sistema, el pronóstico de
producción en arrobas y kilogramos por trimestre del año. Esto sirve de base para confrontar el sistema de trazabilidad y de
información para el manejo comercial del café.
54

4.3.3 Condiciones de Almacenamiento.

El café en sus diferentes etapas debe almacenarse por separado.
El café rechazado debe ser almacenado separado del café “aprobado” y claramente identificado.
El sitio de almacenamiento no debe tener goteras, estar libre de condensación y bien ventilado, se deben usar sacos o
empaques limpios y secos.
El almacenamiento de los sacos debe guardar distancia de las paredes.
La temperatura debe ser máximo de 25 oC y humedad relativa de 60% máximo. (Punto 9.C.2 del Código de Conducta).
El café debe estar separado del material de propagación, de fertilizantes, de cualquier otro alimento y de material de em-
paque (punto 5.D.1 del Código de Conducta).
4.3.4 Recibo de pergamino en Cooperativa:

Condiciones de los sacos: Calibrados a 40.6 kg. Los sacos irán marcados según el siguiente formato:
Nombre del Programa o Certificación
COOP ANSERMA
“Identificación asignada a la finca o productor”.
4.3.4.1 Parámetros de calidad exigidos para el acopio Café Pergamino Seco UTZ CERTIFIED:
Broca: Máximo; 4% de Broca real sin compensar.

Pasilla de manos: hasta 1%.
Humedad: Homogénea entre el 10 y 12%.
Pergamino con olor y color característicos.
Taza: sin defecto.
4.4 PLANES DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
Cada finca dentro de la administración del sistema de Calidad deberá realizar control al manejo del café certificado. Este
manejo se dará por el correcto beneficio del café, separando en todas las etapas el café certificado.
Cuando se realizan las entregas de café en la Cooperativa y se haga el análisis de calidad respectivo para su clasificación y
acopio se genera una carta de respuesta al productor con recomendaciones de mejora o seguimiento, recomendaciones
que debe acatar la administración de la unidad productiva.
4.5 MONITOREO
El Sistema Interno de Control del programa debe supervisar que cada unidad productiva cumpla con un sistema de
control en todos los puntos de la Cadena de Custodia, identificando cada una de las etapas de los procesos (cosecha,
postcosecha, almacenamiento, transporte) y sus responsables.
5. RECLAMACIONES
5.1 RECEPCIÓN DE RECLAMACIONES
Las reclamaciones sobre productos y manejo del programa de certificación se recibirán en la oficina central de la
Cooperativa de Caficultores, localizada en la Calle 5 número 14-33 Anserma, Colombia.
55

También pueden enviarse por fax al número (57) 68 564534, al teléfono (57) 68 564535, o al correo
sistemadecontrolinterno@cooperativaanserma.com.
En las oficinas de la Cooperativa se encuentra disponible un formulario sugerido para el recibo de las reclamaciones, sin
embargo si se recibe por otro medio, la persona que reciba la reclamación debe completar el formulario para utilizar los
procedimientos y análisis definidos para resolverla.
5.2 MANEJO DE RECLAMACIONES
El administrador del SIC es el responsable de procesar y dar respuesta a las reclamaciones recibidas.
En un plazo de 8 días hábiles debe entregar respuesta documentada a quien formula la reclamación y debe verificar si
la respuesta enviada ha sido recibida oportunamente.
Para responder de manera oportuna debe contar con el apoyo y consejo de los demás funcionarios de la organización.
5.3 MANEJO DE LA INFORMACIÓN
La Cooperativa y el SIC garantizan una absoluta reserva de las reclamaciones recibidas. Se debe dar también un
adecuado manejo de archivo a las reclamaciones.
56
Anexo 10
FORMULARIO DE RECLAMACIONES
CLIENTE
FECHA
RECLAMACIÓN (PRODUCTO O ESTÁNDARES UTZ CERTIFIED)
FIRMA RECLAMANTE
FIRMA DE QUIEN RECIBE LA RECLAMACIÓN
POSIBLE CAUSA DE LA RECLAMACIÓN
ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA IMPLEMENTADA
FECHA
RESPONSABLE
SEGUIMIENTO A LA ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA IMPLEMENTADA
FECHA
RESPONSABLE
57
Estimado implementador,
A través de la implementación del programa de certificación UTZ CERTIFIED Good Inside,

reconocemos la necesidad de los productores de un apoyo más amplio y práctico para
avanzar hacia la sostenibilidad y manejo profesional de la producción y procesamiento de
café. Nuestro equipo representantes locales de SOLIDARIDAD- Coffee Support Network/
UTZ CERTIFIED vinculados con más de 400 agrónomos de diferentes organizaciones, nos ha
permitido contar con su amplia experiencia en el desarrollo de soluciones prácticas en los
diversos retos que tienen actualmente muchos productores alrededor del mundo.
La guía “Estableciendo un Sistema Interno de Control” es uno de los documentos que no

solo apoya los productores en cumplir con el Código de Conducta UTZ CERTIFIED, pero
es también una herramienta práctica que mejoramiento en los sistemas de producción. El
mejoramiento en las prácticas de gestión y en las buenas prácticas agrícolas son aspectos
clave para la producción. Los objetivos del programa UTZ CERTIFIED son fundamentados en
nuestro Código y el sistema de certificación. Otro ejemplo de herramientas de apoyo es la
Guía de Buenas prácticas UTZ CERTIFIED, documento también disponible en la página web
(www.utzcertified.org).
Estas herramientas son documentos impresos y audiovisuales que son constantemente

actualizados y mejorados de acuerdo con la experiencia durante las prácticas y contribuciones
de sus usuarios. La meta es tener una fuente centralizada de conocimiento práctico que es
localmente aplicable y de fácil acceso.
Esperamos que con estas herramientas unidas a la red de SOLIDARIDAD - Coffee Support
Network, podamos contribuir efectivamente al mejoramiento de su producción de café y el
manejo de su empresa.
En nombre de los productores y las personas que se han vinculado a nuestros proyectos, un
saludo cordial.
En el nombre de UTZ CERTIFIED
Britta Wyss Bisang

DIRECTORA DE CERTIFICACION
UTZ CERTIFIED
www.utzcertifed.org www.solidaridad.nl

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