UNIVERSIDAD NACIONAL

TORIBIO RODRÍGUEZ DE MENDOZA DE AMAZONAS

FACULTAD DE INGENIERIA DE SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE SISTEMAS Y
MECANICA ELECTRICA

PROYECTO DE TESIS PARA OBTENER

EL TITULO PROFESIONAL DE
INGENIERIA DE SISTEMAS

TITULO DEL PROYECTO DE TESIS

INFLUENCIA DEL SOFTWARE DE INVENTARIO EN

LA GESTIÓN LOGÍSTICA DE MOTOREPUESTOS
“CHINITO” BAGUA- AMAZONAS 2019.

AUTORA: MARIA ROSELY ALCANTARA MONTENEGRO

ASESOR: ING.

REGISTRO: (…..)

CHACHAPOYAS_PERU

2019
I. LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
En la actualidad la gestión lógistica es un proceso clave para que el flujo de materias
primas, productos, servicios o el control de la información que se maneja en una
empresa es de vital importancia para que dicha empresa en la cual esta en pleno
funcionamiento continue, dicha gestión se puede tambíen entender como la gestión de
todas las operaciones que ayudan a garantizar que cualquier determinado componente
de la empresa llamese productos, servicios o información se encuentre a tiempo y
disponible en el momento que se le requiera.

1.1 Diagnostico Actual de la Empresa

En la actualidad todos los mercados tienden a tener una apertura económica cada
vez grande y el tener esta apertura económica hace que todas las empresas trabajen
más para poder tener siempre un desarrollo de una mejora continua y de poder tener
una mayor productividad en todos los procesos con los que cuente, y esto hace que
genere una rentabilidad positiva para que les permita estar estables en el mercado o
a la vez estar vigentes en el mercado tan cambiante en que actualmente se tiene por
periodos de tiempo prolongados.

Este desarrollo de mejora continua se hace posible en gran parte a los ajustes
idóneos en cada uno de los procesos logísticos con los que debe de contar la
empresa mediante la influencia del software de gestión de inventarios que se
implemente, además los procesos tienen como objetivo el poder economizar los
costos y agilizar los procesos dentro de la empresa.

La empresa que no posea un software de inventario que le permita controlar la

gestión logística carece de los medios y los métodos para llevar a cabo su
funcionamiento, los procesos internos y externos se tornan lentos e ineficientes
haciendo que la empresa sea incapaz de prestar un buen servicio en los procesos de
compras, ventas y almacén con las

que cuente y por ende pone en riesgo la rentabilidad y existencia de la misma.

Por dichas razones se hace necesario resaltar la importancia que tiene el contar con
un software de inventario en los procesos de la gestión logística para las empresas,
ya que gracias a ella las empresas pueden permitirse ser más eficientes en sus
 distintas áreas, como es el caso del área de compras, ventas, almacén y atención al
cliente; todo esto con el fin de hacer a la empresa más eficiente para así obtener una
mayor rentabilidad y permanencia en el mercado.

La empresa MOTOREPUESTOS “EL CHINITO”. no puede ser indiferente a la

implementación de un Software de inventario que ayude a la gestión logística, pues,
aunque bien se sabe que dicha empresa lleva varios años en la compra, venta y
almacén de productos de MOTOREPUESTOS, su proceso logístico tiene que ir
acorde a las tendencias actuales; las cuales se caracterizan por un alto ritmo de
renovación, cambio y competitividad; lo que ha desarrollado en el campo de la
logística nuevos estilos de gestión:

En el presente proyecto se establecen diferentes perspectivas en el uso del Software

de Inventarios que ayude a la gestión logística de la empresa; cada uno ofreciendo
perspectivas diferentes a los problemas logísticos de la empresa.

La primera instancia corresponde a la cadena de suministro, donde se observan las

entradas y las salidas en el sistema de inventarios el cual se va a analizar, estudiando
a los proveedores, producción, almacenamiento y despachos.

En segundo lugar, se analizaron los operadores logísticos de transporte con los que
trabaja la empresa actualmente.

Finalmente, la tercera instancia corresponde al servicio al cliente brindado por parte

de la empresa.

La problemática conlleva a que no existe muy bien definido un proceso de compras y

ventas, lo cual origina que los vendedores no realicen adecuadamente los procesos,
generando el descontento de los clientes y dueño, por lo que se planteó la elaboración
de un mapa de los procesos de venta y compra que permitan una adecuada
comercialización de los productos, así como también la compra y servicios que se brinde
con el fin de mejorar en todos los procesos de la empresa. A continuación, listamos un
conjunto de problemas que se pudo observar en la empresa:
 No se pregunta el tipo de comprobante al cerrar el pedido de venta.
 No se comprueban los datos para factura y/o boleta por parte del vendedor y
cajero.
  Existe Registro de precios equivocados, así como se olvidan los cambios de los
precios cuando se hace ofertas por temporada
 Por momentos esporádicos no se guardan las órdenes de venta.
 Registros equivocados del tipo de producto y sus cantidades.
 No se verificaba la salida de los productos correspondientes a cada venta.
 En las compras se puede evidenciar que se demora en actualizar el stock en los
productos.

1.2 Descripción de los procesos logisticos de la empresa

1.2.1 COMPRAS
La empresa actualmente no cuenta con una lista de los proveedores, la empresa
actualmente realiza sus compras de acuerdo a la necesidad y por demanda de
mercado, trabaja con marcas ya reconocidas en el mercado, pero no ha hecho
la evaluación ni tampoco realiza una evaluación de proveedores ya que el poder
de negociación en todo caso lo tiene los proveedores, ya que manejan productos
que tienen gran salida, y cuando se van a comprar los productos no se ven en
las características que poseen los productos si no solamente se evalúan los
precios que manejan los proveedores, entonces quiere decir que para una
evaluación de proveedores, es necesario conocer la calidad de los productos, el
nivel de cumplimiento que este tiene cuando se solicitan los productos o si se
entrega con la calidad solicitada, y además también si es que se entregan en el
plazo establecido

También se observa que no se evalúa la adaptación del proveedor hacia la

empresa y que las empresas sean fiables con lo que se respecta a la entrega
puntual de los productos que se le solicitan.

Todos estos puntos antes mencionados la empresa no los pone en práctica, ya

que para una evaluar a las empresas se debe de conocer una cantidad grande de
proveedores, y que le permite comparar entre las deficiencias y eficiencias de
los procesos de dichas empresas para así poder seleccionar y tener un catálogo
de empresas y evaluarlos por su calidad.
 1.2.2 VENTAS
Actualmente en el control de ventas, solamente se puede evidenciar que dichas
ventas se llevan en el control de un archivo llevado en un cuaderno, entonces
no se puede llevar un control de los clientes que compra o los clientes que
pueden comprar asiduamente para así poderles ofrecer unos mejores servicios.

1.2.3 SERVICIO DE MANTENIMIENTO

El servicio de mantenimiento que también se ofrece también no se lleva un
control sistematizado, y solamente se lleva el control de maneja electrónica con
una hoja de cálculo, haciendo ineficiente ya que se puede comprobar que las
personas que brindar este servicio de mantenimiento son reacios para guardar
la información o no ven la importancia que esto, aunque sea a mediana parte
no es cumplido a cabalidad.

1.3 ASPECTOS LOGÍSTICOS DE LA EMPRESA

El sistema logístico de la empresa “MOTOREPUESTOS EL CHINITO”. Se

encuentra dividido en tres fases:

 Fase de compra.
 Fase de venta.
 Fase de almacenamiento
Analizando el proceso logístico de la empresa se hicieron notorias algunas
debilidades; en los capítulos posteriores se especificarán cada una de estas.

1.4 ANALISIS DE LOS PROCESOS LOGISTICOS INTERNOS

El objetivo principal de este capítulo es analizar y explicar cómo son realizados

cada uno de los procesos logísticos internos de la empresa, en las distintas etapas
de compra, venta, entrega, almacenamiento y canalización de la comunicación.
1.4.1 COMPRA

Se observó lo siguiente:

1. Que la empresa solicita el repuesto a los proveedores que se tienen seleccionados

o que se tienen como proveedores asiduos.
En este caso se puede evidenciar que no se está trabajando con las prioridades ya
que algunos repuestos se deben de trabajar en base a prioridades es decir que tan
importante es nuestro cliente para atenderlo.
2. Se revisa la solicitud y se asigna un código de producto
Se puede evidenciar que tampoco se verifica que el producto exista en stock, es
decir no se utiliza el sistema para saber si verdaderamente no se tiene en stock o
si es que se tiene se debe de verificar que tanto es importante dicho producto.
3. Se emite solicitud de compra
4. Se selecciona y contacta los proveedores para poder tener cotizaciones de acorde
a los procesos del mercado.
5. Se genera las cotizaciones
6. Se recibe las ofertas de los proveedores.
Aquí se pudo evidenciar que no se espera un tiempo prudente para poder verificar
las cotizaciones, sino más bien se elige el del primer proveedor que ha enviado la
cotización.
7. Se solicita la entrega de los repuestos a los proveedores.
Aquí también se evidencia que no se hace un seguimiento a los proveedores, esto
quiere decir que no se sabe in-situ el estado de nuestro pedido.
8. El proveedor nos entrega los productos.
Muchas veces el proveedor hace la entrega de los productos fuera de fecha, esto
hace que nuestros clientes que necesitan dichos productos se vean descontentos.
9. El almacenero recepciona los repuestos y los coloca en almacén actualizando su
kardex manual pero no en el sistema, y esto hace que el sistema no este actualizado
para el personal de ventas que solicite datos al sistema para poder vender los
repuestos, haciendo que la información se encuentre desactualizada.
10. Es el empleado de ventas el que se encarga de actualizar el stock de los productos
al ir nuevamente al almacén para poder verificar el pedido.
1.4.2 VENTA

Para poder obtener los diagramas, se utilizaron técnicas como la observación

directa, que ayuda a visualizar los procesos claves del procedimiento de venta que
realizan los vendedores; además de entrevistas realizadas a los vendedores de
campo cuya obtención de información mejoró el desempeño del proceso.

1. Llega el cliente a la tienda.

2. El vendedor ayuda al cliente a hacer el pedido de productos.
En este paso se detectó que cuando había precios especiales de promoción de
ventas nos los comunicaban. Además, que los vendedores no preguntaban al
cliente si desea llevar algo más ocasionando varias notas de pedido por
separado al cerrar su venta y no haciendo un solo pedido por cliente.

Por lo tanto, se definen los siguientes pasos:

3. Informar ofertas actuales y precio por mayor.
4. Antes de ingresar el pedido de compra, se pregunta ¿Cliente desea llevar algo
más? Respuesta SI: vendedor ayuda al cliente a hacer el acopio de productos.
Respuesta NO: vendedor ingresa el pedido al sistema
5. Se ingresa el pedido al sistema.
Se había detectado registro equivocado de productos tanto en cantidad como precio,
debido a la falta de revisión a detalle.
6. El vendedor verifica detalle de pedido: productos, cantidades y precios.
7. El vendedor pregunta: ¿boleta o factura?
8. Ingresa los datos para el comprobante de pago.
9. Prueba del producto si lo solicita el cliente.
Se observó que una vez que generaban el orden de compra, seguido del acopio de
productos, hacía falta una última verificación porque a veces se olvidaban de
entregar todos los productos. Se propició la impresión de ticket para
verificación de despacho.
10. Generación de código de orden de compra y entrega de nota con código de
orden de compra y monto total de pago. Seguido de la impresión de ticket
para verificación de despacho (lo recoge el encargado de despacho).
11. El cliente paga en caja y recibe comprobante para luego presentarlo en
despacho y recibir su producto.
1.4.3 ENTREGA

1. Llega el vendedor a la tienda.

En este proceso se detectó errores como: tardanzas de los vendedores y a veces

inasistencias sin llevar a cabo su respectivo registro.

2. Marcar asistencia.

3. Consulta de stock actual.

4. Recoge viáticos.

5. Define ruta del día (clientes que atenderá ese día).

6. Solicita retiro de muestra de producto.

7. Visita a clientes.

8. Retorno a tienda.

Se observó que el vendedor no registraba sus pedidos en el sistema, sino que

lo encargaba a la vendedora de tienda, ocasionando demora y que no esté
disponible para el cliente que llegara. Se decidió que el vendedor de campo
realice todas las funciones siguientes, ya que si se cuenta con otra computadora
disponible. También se detectó que no organizaba los pedidos cuyos pagos
están confirmados para ese mismo día y hora, originando idas y venidas
innecesarias por no asegurar sus entregas de producto.

9. Vendedor organiza pedidos según fecha de entrega.

10. Ingresa cada pedido, verificando el detalle de productos cantidades y precios.

11. Ingresa datos para boleta o factura de cada pedido.

12. Generación de código de orden de compra. Seguido de la impresión de ticket

para verificación de despacho (recoge el encargado de despacho).

13. Entrega de comprobante de pago.

 14. Recolección de productos de todas las órdenes de compra.

15. Prueba de productos.

16. Salida de productos de tienda.

17. Entrega de productos y cobro de dinero, seguido de la entrega de comprobante

de venta.

18. Retorno a caja con entrega de dinero cobrado.

1.4.4 ALMACENAMIENTO

Cuando se cuenta con un negocio en el que los repuestos representan una parte
significativa del capital es importante tener un manejo concreto de los artículos
para evitar pérdidas de dinero y simplificar los procesos de logística, por eso es
fundamental tener claro cómo organizar los repuestos y establecer
responsabilidades en el manejo de los mismos al interior del almacén o bodega.

Los beneficios de organizar correctamente un almacén de repuestos son:

• Conocer el valor total de todos los repuestos existentes.

• Tener control absoluto de lo que hay en la bodega, evitando comprar repuestos

innecesarios.

• Llevar registro de todo lo que entra y sale, por ende, se puede dar un manejo
adecuado a los pedidos rechazando aquellos que no son necesarios.

• Conocer con detalle el stock.