1.01.2-59.

15-006-2019

ANEXO 2 1
CONDICIONES TECNICAS EXIGIDAS

SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA No. 1.01.2-59.15-006-2019

CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS:

De manera general deberá realizar las siguientes actividades:

1. Programar, planificar y controlar las actividades protocolarias y ceremoniales

realizadas por el Departamento del Valle del Cauca, en materia de reconocimiento y
estímulos a funcionarios, instituciones públicas y privadas, deportistas y distinguidas
personalidades de la vida pública, política, social y cultural.

2. Prestar apoyo en la exaltación de las visitas de personalidades del orden Nacional e

internacional que arriben al Departamento y / o visiten la Gobernación del Valle del
Cauca, como muestra de respeto amistad y agradecimiento por parte de la señora
Gobernadora.

3. Prestar apoyo en eventos externos organizados por otras entidades o instituciones a

las cuales el Departamento del Valle del Cauca sea invitado a participar y decida
hacerlo.

4. Entregar las medallas, condecoraciones, cintas y/o placas de acuerdo a las

siguientes especificaciones, según sean requeridas:

CARACTERÍSTICAS DE LAS MEDALLAS Y PLACAS

NOMBRE DESCRIPCIÓN
CONDECORACIÓN
Creada por decreto 0585 de 1965 para exaltar la conducta de los
miembros de las fuerzas militares y de policía, y de los ciudadanos y
entidades que propendan a la conservación de la paz y del bienestar
social.
Medalla Joaquín de Penderá de una cinta formada con los colores de la Bandera del Valle
Caicedo y Cuero. del Cauca (azul y blanco); en una cara llevará la efigie y el nombre del
prócer y en la otra la leyenda “Departamento del Valle del Cauca – Paz
y Progreso” y consta de 3 categorías:
Primera clase: Medalla de oro
Segunda clase: Medalla de plata
Tercera clase: Medalla de bronce
Se concederá a la persona y/o instituciones nacionales o extranjeras
que a juicio del Gobernador del Departamento se hagan merecedoras
Orden al Mérito de esta distinción y que hayan prestado connotados servicios al Valle
Vallecaucano del Cauca en los diferentes campos de la actividad diaria a favor del
progreso y el engrandecimiento de la comarca.
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Que la Gobernación del Valle del Cauca mediante decreto 0490 de

1965 creo la condecoración como homenaje a las urbes de la región 1
que el 3 de julio de 1810 se anticiparon al Grito de la Independencia,
Ciudades honrando así la memoria de los próceres que con ese hecho y los de su
Confederadas del obra emancipadora enaltecieron las virtudes y el decoro de los
Valle del Cauca pobladores del Valle del Cauca; Que tal galardón constituye la máxima
distinción para quién por sus méritos ciudadanos o por el servicio
prestado a la comunidad se hagan acreedores de ella.
CATEGORÍAS CIUDADES CONFEDERADAS Y ORDEN AL MÉRITO VALLECAUCANO
(CRUCES)
Cruz en crisocal con baño de plata antigua, con cuatro brazos
bifurcados de 44 milímetros de diámetro entre extremo y extremo de
cada brazo, con esferas en cada una de sus puntas y laureles en los
intersticios. Al centro tendrá un disco sobrepuesto de veinte milímetros
Cruz de Caballero de diámetro con el escudo del Valle del Cauca y la Leyenda alrededor
“Al Mérito Vallecaucano”. La Medalla llevará al reverso un disco con el
emblema o insignia de la respectiva actividad de cada Categoría, con
una leyenda alrededor del mismo que describa la citada actividad. Esta
cruz está sostenida por una cinta con los colores azul y blanco de la
Bandera del Valle del Cauca, de cuarenta milímetros de ancho, barreta
maciza y botón de solapa. Esta insignia deberá llevarse sobre el
costado izquierdo del pecho.

Cruz de comendador Igual a la Cruz de Caballero, pero dorada. Esta insignia se llevará
suspendida al cuello de una cinta estilo corbata con los azul y blanco de
la Bandera del Valle del Cauca, 55 cms de largo
.
Este Grado lleva una placa estrellada convexa, plateada brillante, en
crisocal, cuyo mayo diámetro es de ochenta milímetros. Sobrepuesta
llevará medalla de cuatro brazos bifurcados rectos en crisocal dorado
brillante y mate y sobre esta el centro de veinte milímetros de diámetro
Gran Cruz con el escudo del Valle del Cauca y la Leyenda alrededor “Al Mérito
Vallecaucano”. Al regreso, la Medalla llevará la siguiente Leyenda
grabada en alto relieve “Gran Cruz”.

Placa estrellada convexa de plata, cuyo mayor diámetro es de 80

milímetros.- En su centro llevará el escudo del Valle del Cauca, en plata
dorada, con la leyenda Ciudades confederas del Valle del Cauca.- al
Gran Oficial reverso la medalla llevará la grabación: laureles, en la parte superior,
con los nombre de Cali – Cartago – Buga – Anserma – Toro y Caloro
-1811.

Gran Cruz De Plata igual a la anterior.

Gran Cruz Consta de las mismas partes que la Gran Cruz, pero la placa irá con
Extraordinaria baño de oro de 24 quilates.- Sus insignias se llevarán como las de la
GRAN CRUZ.

Consistirá en un gran collar formado por eslabones de coronas de laurel

Cruz Del Gran rodeando los escudos de las Ciudades Confederadas.- En la parte
Maestre Central colgará una cruz igual a la de Gran Oficial.- Será fabricada en
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crisocal con baño en oro.

1
OTRO TIPO DE EXALTACIÓN
Para distinguir con ella a personas o entidades que hayan sobresalido
por su espíritu cívico o servicios especiales en los campos del deporte,
turismo, asistencia social y en el plano de las relaciones internacionales
que merezcan el reconocimiento ciudadano.
Placas Las placas pueden elaborarse en acrílico, vidrio, metal o madera y
llevarán tallado el texto de la exaltación y el escudo del departamento.

CANTIDADES
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN UND CANT

Medallas Joaquín de Cayzedo,
Ciudades Confederadas del Valle del
Cauca, Orden al Mérito Vallecaucano
Placas
Medallas
Und 225
Son menciones de Honor
que otorga la Gobernación
para distinguir con ella a
personas o entidades que
hayan sobresalido por su
espíritu cívico o servicios
especiales en los campos
del deporte, turismo, cultura,
asistencia social y en el Und 10
plano de las relaciones
internacionales que
merezcan un reconocimiento
ciudadano. Estas pueden
ser elaboradas en vidrio, en
madera o metal tallando en
ellas el mensaje de dicha
mención.

ARREGLOS FLORALES:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN UND CANT

Arreglos Florales
Para atender actos
protocolarios de la Und 36
Arreglos Florales y/o coronas
Gobernadora, Póstumos y
ofrendas mártires
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CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
1
A continuación se han listado eventos según su modalidad, de acuerdo con las
características que se manejan dentro de cada uno de ellos.
CLASIFICACIÓN DEFINICIÓN TIPO ACTIVIDAD PRINCIPAL
Académico Los eventos CONGRESO
académicos son Compartir información
el conjunto de con fines de actualización
actividades de WORKSHOP Curso intensivo pequeño
carácter de participantes, con el
profesional, fin de resolver un
artístico
1.01.2-59.15-006-2019 o problema específico
técnico que Formación (Son más
implica algún SIMPOSIO comunes en eventos de
tipo de corte científico) 1
enseñanza o
SEMINARIO Formación
capacitación.
Reunión para toma de
ASAMBLEA
decisiones conjuntamente
Normalmente son más
informales y su objetivo
CHARLA
es informar, educar,
motivar entre otros.
Concurrencia,
ENCUENTRO coincidencia o reunión de
personas en un lugar
Celebrar o dedicarle el
día a un tema en
particular que está
JORNADA ACADÉMICA relacionado a sus
quehaceres y que
demanda una atención
particular
Son eventos
realizados con
el propósito de
impartir e
intercambiar
ideas y
opiniones así
como el tomar
Intercambio de
Corporativo decisiones. Las CONVENCIÓN
información y motivación
personas que
participan
tienen un
interés común
de un
determinado
sector, esfera o
grupo.
Cualquier
evento social,
Favorecer el intercambio
económico y FERIA
comercial
cultural que se
lleva a cabo en
una Tienen como objetivo la
determinada exposición de diversos
sede, que productos y artículos para
puede tener darlos a conocer al
Feria/Exhibición
una duración en público, incentivando el
el tiempo conocimiento y su venta.
periódica o MUESTRA COMERCIAL
anual y que
generalmente
abarca un tema,
temática o
propósito
común.
Acto protocolario y/o
evento de un
GRADOS
acontecimiento en
Principalmente
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TIPOLOGIAS DE EVENTOS
1
De acuerdo con el número de asistentes los eventos pueden ser:

EVENTO TIPO 1: considerado cuando al evento o reunión asisten de 2 a 50 personas

EVENTO TIPO 2: considerado cuando al evento o reunión asisten de 51 a 200

personas

EVENTO TIPO 3: considerado cuando al evento o reunión asisten más 200 personas

Se debe tener en cuenta que en los diferentes tipos y clasificación de eventos, el

Departamento del Valle del Cauca, podrá participar en los eventos externos
organizados por diferentes entidades a los cuales sea invitado; estos eventos pueden
ser locales, regionales o nacionales.

Cada tipo de evento puede requerir algunas de las siguientes actividades:

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN UND CANT

Elementos Montaje
Sillas Und
Tipo tablón y Mesa
Mesas redonda para 8 pax Und
cada una
Sala Lounge de
acuerdo con la
Sala lounge Und
actividad
protocolaria
Stands muestra comercial - Feria Und
Stands – Institucional Und
Tarima con
especificaciones de
acuerdo con la
Tarima para salón Und
cantidad de
personas en mesa
principal
Tarima interior Und
Carpa
Ambientación Floral Und
6 mts de Arreglo
Arreglo floral Und
para tarima
Material Publicitario
Pendones Und
Rollups Roll ups Und
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Con estructura fija-

(medida de 1
Backing de Registro acuerdo a las Und
necesidades del
espacio)
Montaje completo
Escenografía de escenario con
Backing Fijo
Backing de
Branding registro Und
Registro
Branding Entradas Und
Señalización Tottems Und
Obsequios - Material POP Und
Diseño y/o producción de piezas Und
Memorias Und
Libretas Und
Escarapelas Und
Promoción y Difusión (Medios)
Filmación a dos
Registro fílmico cámaras con Und
edición
Convocatoria
Tarjeta o Invitaciones Und
Envío de invitaciones
Confirmación de
Telemercadeo Und
invitados
Registro de asistentes Und
Transporte
Carro convencional
Transporte diplomático para transporte y/o Und
VIP
Transporte conferencistas Van por días Und
Tiquetes y gastos viaje
Tiquetes MLVZ Und
Alojamiento
Habitaciones estándar sencilla o doble Día
Requerimientos Técnicos
Sonido Sonido Und

Video Video beam y Und

pantalla

Pantallas Pantalla de retorno Und

para escenario
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Audio y video del

salón para 1
plenarias en
Equipos ayudas audiovisuales Und
montaje, día de
evento y
desmontaje
Circuito cerrado de televisión Und
Video streaming Und
Punto de internet Und
Conexiones Eléctricas Und
Pantallas de retorno Und
Registro
Computador,
impresora y
Puntos de Registro Und
personal -con
código de barras
Con código de
Puntos de control de acceso Und
barras
Diplomas – Certificados Und
Áreas
Salón en montaje,
Salón para plenaria día de evento y Und
desmontaje
Salón para muestra comercial Muestra comercial Und
Salón VIP Pax Und
Alimentos y Bebidas
Estación de café Und
Desayunos Und
Refrigerios Und
Almuerzos Und
Cenas Und
Bebidas Und
Pasabocas Und
Servicio de Meseros Und
Implementos para
Servicio de Menaje servir la
alimentación Und
(vajilla, servilletas,
cubiertos, vasos y
demás.)
Actividad Cultural
Acto cultural 1 Salida de 40 min Und
Grupo Musical 1 Salida de 40 min Und
Equipos
Equipos de traducción simultánea Und
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Honorarios
Maestro de Ceremonias Und 1
Personal de apoyo logístico Und
Traducción simultánea Und
Conferencistas
NOTA: Las cantidades y requerimientos exactos para cada ítem están sujetas a las
especificaciones que tenga cada evento y al número de asistentes del mismo.

OTRAS ACTIVIDADES GENERALES Y COMUNES A TODOS LOS EVENTOS:

ITEM DESCRIPCIÓN
El operador deberá elaborar registro fotográfico por cada conmemoración
Registro o evento.

El operador deberá disponer de los recursos humanos (Garantizando que

el personal contratado tenga la experticia suficiente en los temas objeto
Personal del contrato, físicos, financieros, jurídicos y logísticos necesarios para el
desarrollo de las actividades propias del objeto del contrato.

El operador deberá presentar informes de la ejecución del contrato por

cada evento, indicando entre otros asuntos el valor detallado
pormenorizando cada elemento, suministro, material o gasto en general
Supervisión
que se haya realizado de cada uno de los eventos desarrollados y el
saldo disponible en caso de ser necesario.

El operador deberá garantizar el adecuado desarrollo de las actividades

Manejo del Orden
según lo planeado y contratado.
del Día
El operador deberá elaborar la pre y pos producción parcial o integral de
los eventos y conmemoraciones que promueva, ejecute o coordine la
Apoyo en la
Gobernación del Valle y su Secretaría General en sus instalaciones o
Planeación de los
diferentes lugares y Municipios del Territorio Departamental conforme a la
Eventos
propuesta.

Garantizar la entrega de memorias, recordatorios y/o publicidad para los

Soportes de los invitados bajo las especificaciones de la Secretaría General previa
Eventos indicación del contratante.

Alquiler de sonido con los requerimientos técnicos acordes a las

Sonido exigencias del acto de conmemoración o evento a realizarse.
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Refrigerios para consumir a media mañana (Refrigerios AM), se

recomienda que estén compuestos por cereales, pan, galletas, tostadas, 1
frutas, verduras u otra fuente de carbohidratos complejos; proteína
derivada de un animal como puede ser leche, queso, yogurt, huevo o
Alimentación algún derivado cárnico como jamón de cerdo, pavo o pollo, grasas como
pueden ser las derivadas del queso, el huevo, la leche o bien, por algún
aceite que brinda ácidos grasos esenciales o por frutas secas ricas en
grasas saludables. Igualmente pueden contener frutas mixtas en
porciones. Respecto de los acompañantes para los desayunos podrá
ofrecerse café, chocolate, milo, té o jugo de naranja.

dos variedades: sencillos y especiales. Los cuales deben incluir la bebida.

Almuerzos: Se recomienda que contengan un aporte significativo de

proteínas (filete de pollo, pescado, pavo, cordero o atún); ensalada de
verduras mixtas y/o frutas mixtas. La ración de carbohidratos debe ser
pequeña, algunas opciones podrán ser una papa mediana, ½ taza de
quinua, menestras, arroz, yuca, maíz, puré, pasta, plátano verde o
maduro, choclo. En cuanto a bebidas, jugos a base de agua con azúcar o
bebidas de té

Refrigerios para consumir en la tarde (Refrigerios PM): se recomienda que

estén compuestos por un snack y una bebida. Como snack o alimento
pequeño se podrá ser una empanada, marranita, sándwich, pastel de
hojaldre, pastel tipo ponqué, pandebono, almojábana, buñuelo o arepa, en
cualquier caso, deberá ser un alimento compuesto y aceptado como
refrigerio, las bebidas podrá hacerse uso de cualquier tipo de jugo de fruta
a base de agua, té, café, gaseosa o milo.

Cenas: se recomienda que contengan cuando menos algún tipo de pasta

integral, arroz, quinua, verduras frescas o cocidas, a la plancha o
brochetas, las cuales podrán ser presentadas en mezcla con frutas, la
proteína como contenido del plato deberá contener Pescados o carnes
magras (sin grasa), pavo o pollo con alguna salsa que sea coherente en el
plato.

Estación de café Servicio de estación de café, aromática y agua.

Incluye transporte, montaje y desmontaje.

Hidratación Botella con agua (mineral, con gas, saborizada, etc).

Disposición de espacio ambientado acorde al tipo de evento con equipo

audiovisual, que incluye video beam, computador portátil con salida de
audio y video, tv de 42" y/o telón para proyección.

Logística general Servicio de alquiler de impresora láser blanco y negro, incluye papel y kit
de cartuchos instalados

Servicio de alquiler de sillas sin brazos, incluye transporte, montaje y

desmonte.
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Servicio de alquiler de tablones vestidos con mantel y sobre mantel,

incluye transporte, montaje y desmonte. En caso de ser necesario. 1

Arreglos florales tipo: Corona fúnebre sencilla, Corona fúnebre grande,

Jardineras para centros de mesas medianas y pequeñas.

Otros requerimientos como tarima, carpas, entre otros.

Servicio de carro, van o bus modelo superior al año 2010 conforme a los
Transporte requerimientos de la Secretaría General para poder garantizar el servicio.

Diseño y Diseño y producción de marcadores de mesa

producción de
piezas Diseño y producción de backing

Equipo de apoyo Personal de apoyo logístico durante la ejecución de todo el proyecto

operativo y
logístico Coordinador general durante todo el proyecto

MARÍA LEONOR CABAL SANCLEMENTE

Secretaría General
Departamento del Valle del Cauca

Revisó: Lina María Jordán Gallo – Jefe Oficina Asesora de Jurídica SG