Abordagem por Processo

A ABORDAGEM POR PROCESSO

Como qualquer auditor, consultor ou gestor sabe, este conceito relativamente

simples é difícil de definir por palavras ou imagens e ainda mais difícil de implementar

de uma forma coerente numa Organização.

A abordagem por processo procura ser uma forma eficaz de se organizar e

gerenciar a maneira como as actividades da empresa agrupam valor.

Enquanto numa estrutura mais tradicional, as actividades da empresa são

organizadas e gerenciadas verticalmente (por função), com problemas de qualidade

ocorrendo geralmente nos limites dos departamentos funcionais, na abordagem de

processo as actividades são organizadas e gerenciadas horizontalmente, mostrando a

maneira como as actividades da empresa agregam valor para o cliente.

A abordagem de processo liga directamente as entradas do processo, que vêm

dos fornecedores, aos produtos (saídas) do processo, que vão para os clientes. Essa

ligação horizontal entre os fornecedores e os clientes é uma excelente forma de se

gerenciar e melhorar continuamente a eficácia (quantidade de valor agregado para os

clientes) e a eficiência do processo (quantidade de recursos consumidos).

No entanto, a identificação de tais processos internos e as interacções entre

eles e o mundo exterior é fundamental para conceber e implementar um sistema de

gestão eficiente e eficaz, que seja da qualidade ou ambiental.

As Organizações devem deixar de pensar nas suas operações como um "fluxo

linear" desde a recepção dos requisitos dos Clientes até a entrega dos produtos aos

Clientes, e encarem as actividades relacionadas com o meio ambiente como um ciclo

permanente de melhorias contínuas.

Os Processos possuem tipicamente as seguintes características:

Fornecem actividades de valor agregado que utilizam recursos para converter

entradas em saídas;

Têm fontes de entradas – internas ou externas, clientes, fornecedor, etc;

 Têm saídas que podem ser produtos, serviços, informação – tangível ou

intangível – que podem ir para um ou mais clientes internos ou externos;

Convém que todos os processos tenham um responsável;

Todos os componentes (entradas, actividades de processo, recursos e saídas)

devem ser controlados.

Todos os processos em uma organização necessitam ser controlados desta

maneira.

Os processos nas organizações podem variar baseados na natureza dos seus

negócios, complexidade de produtos, processos, etc.

Os processos podem ser agrupados em:

Processos de realização;

Processos de suporte;

Processos do Sistema de Gestão da Qualidade;

De uma maneira simples, uma organização existe para transformar “ inputs

(entradas)” (por exemplo, materiais, energia, informação, etc.) em “outputs (saídas)”

(produtos, serviços) que são fornecidos aos seus clientes, e ao fazê-lo, acrescentam

valor.

A palavra “processo” é definida como “conjunto de actividades inter-

relacionadas que transformam “inputs” (entradas) em produtos (saídas)”.

Os “inputs” (entradas) para um processo são geralmente produtos (saídas) de

outros processos.

Também é importante que uma organização adopte uma abordagem do tipo

PLAN-DO-CHECK-ACT (PDCA) (planear – executar – verificar – agir) aos seus

processos, e que inclua o retorno obtido do controle de processos, avaliações de

produto e indicadores da satisfação de clientes, a fim de determinar a necessidade de

um maior ou menor controlo.

Melhoria Contínua

A melhoria contínua não pode ser baseada apenas na resolução de problemas

identificados, mas também deve contemplar as possibilidades de melhorar os

resultados do sistema e a antecipação das expectativas de mercado cada vez maiores.

Convém que a melhoria contínua do desempenho global da organização seja o seu

objectivo permanente.

Vantagens:

− Desenvolvimento das capacidades organizacionais e consequente melhoria de

desempenho;

− Alinhamento das acções de desenvolvimento estratégico, para todos os níveis

da organização;

− Flexibilidade para responder/reagir rapidamente a oportunidades;

Implicações Práticas:

− Utilização de uma abordagem consistente, desdobrada em todos os níveis da

organização, que assegura a melhoria contínua do seu desempenho;

− Formação de todos os colaboradores sobre métodos e ferramentas da

melhoria contínua;
 − Tornar a melhoria contínua dos produtos, processos e sistemas um objectivo

para cada colaborador da organização;

− Definição de metas de orientação e de mecanismos de detecção e avaliação da

melhoria contínua;

− Reconhecimento de progressos.

Controle

Entrada
Saída
Processo

Recursos