REGISTRO MERCANTIL Y LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

LORENA CONTRERAS

REGISTRO MERCANTIL Y LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE

 MARCO TEÓRICO

Cada uno de los temas que se tratan en el presente trabajo fueron tomados del Código de
Comercio expedido mediante el Decreto 410 de 1971, estos se encuentran en el libro
primero: De los comerciantes y de los asuntos de comercio; y en los títulos: III, Del registro
mercantil y IV, De los libros de comercio.

LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIO

Código de Comercio Colombiano

Libro Primero: Título I, De los Comerciantes
De los Comerciantes y de los Asuntos de Comercio
Capítulo I.
Calificación de los Comerciantes
Artículo 10. <comerciantes – concepto – calidad>. Son comerciantes las personas que
profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles.
La calidad de comerciante se adquiere, aunque la actividad mercantil se ejerza por medio
de apoderado, intermediario o interpuesta persona.
COMENTARIO:
Se presume que una persona ejerce el comercio: a. Cuando se halle inscrito en El registro
mercantil. segundo. Cuando tenga un establecimiento de comercio abierto. o. Cuando se
enuncie al público como comerciante por cualquier medio.
Artículo 11. <aplicación de las normas comerciales a operaciones mercantiles de no
comerciantes>. Las personas que ejecuten ocasionalmente operaciones mercantiles no se
considerarán comerciantes, pero estarán sujetas a las normas comerciales en cuanto a
dichas operaciones.
Artículo 12. <personas habilitadas e inhabilitadas para ejercer el comercio>. Toda persona
que según las leyes comunes tenga capacidad para contratar y obligarse, es hábil para
ejercer el comercio; las que con arreglo a esas mismas leyes sean incapaces, son inhábiles
para ejecutar actos comerciales.
El menor habilitado de edad puede ejercer libremente el comercio y enajenar o gravar, en
desarrollo del mismo, toda clase de bienes.
.
Los menores adultos pueden, con autorización de sus representantes legales, ocuparse en
actividades mercantiles en nombre o por cuenta de otras personas y bajo la dirección y
responsabilidad de éstas.
Artículo 14. <personas inhábiles para ejercer el comercio>. Son inhábiles para ejercer el
comercio, directamente o por interpuesta persona:
1) Los comerciantes declarados en quiebra, mientras no obtengan su rehabilitación;
– El Título II del Libro Sexto del Código de Comercio, que trata del concepto de quiebra,
2) Los funcionarios de entidades oficiales y semioficiales respecto de actividades
mercantiles que tengan relación con sus funciones, y
3) Las demás personas a quienes por ley o sentencia judicial se prohíba el ejercicio de
actividades mercantiles.
Si el comercio o determinada actividad mercantil se ejerciere por persona inhábil, ésta será
sancionada con multas sucesivas hasta de cincuenta mil pesos que impondrá el juez civil del
circuito del domicilio del infractor, de oficio o a solicitud de cualquiera persona, sin perjuicio
de las penas establecidas por normas especiales.
Artículo 15. <inhabilidades sobrevinientes por posesión en un cargo – comunicación a la
cámara de comercio>. El comerciante que tome posesión de un cargo que inhabilite para
el ejercicio del comercio, lo comunicará a la respectiva cámara mediante copia de acta o
diligencia de posesión, o certificado del funcionario ante quien se cumplió la diligencia,
dentro de los diez días siguientes a la fecha de la misma.
El posesionado acreditará el cumplimiento de esta obligación, dentro de los veinte días
siguientes a la posesión, ante el funcionario que le hizo el nombramiento, mediante
certificado de la cámara de comercio, so pena de perder el cargo o empleo respectivo.
Artículo 16. <delitos que implican prohibición del ejercicio del comercio como pena
accesoria>. Siempre que se dicte sentencia condenatoria por delitos contra la propiedad, la
fe pública, la economía nacional, la industria y el comercio, o por contrabando, competencia
desleal, usurpación de derechos sobre propiedad industrial y giro de cheques sin provisión
de fondos o contra cuenta cancelada, se impondrá como pena accesoria la prohibición para
ejercer el comercio de dos a diez años.
– Artículo declarado EXEQUIBLE por la Corte Suprema de Justicia, mediante Sentencia del
14 de abril de 1977.
Artículo 18. <de como subsanar las nulidades por incapacidad para ejercer el comercio>.
Las nulidades provenientes de falta de capacidad para ejercer el comercio, serán declaradas
y podrán subsanarse como se prevé en las leyes comunes, sin perjuicio de las disposiciones
especiales de este Código.

 Capítulo II
Deberes de los Comerciantes
Artículo 19. <obligaciones de los comerciantes>. Es obligación de todo comerciante:
1) Matricularse en el registro mercantil;
2) Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los
cuales la ley exija esa formalidad;
3) Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales;
4) Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás documentos relacionados
con sus negocios o actividades;
5) Denunciar ante el juez competente la cesación en el pago corriente de sus obligaciones
mercantiles, y
6) Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.
– En criterio del editor, para la interpretación de este numeral debe tenerse en cuenta lo
dispuesto en la Ley 256 de 1996, “Por la cual se dictan normas sobre competencia desleal”,
publicada en el Diario Oficial No. 42.692 del 18 de enero de 1996.
TITULO II DE LOS ACTOS Y OPERACIONES DE EMPRESAS MERCANTILES.
El Registro Mercantil permite a todos los empresarios ejercer cualquier actividad comercial
y acreditar públicamente su calidad de comerciante. Además, el Registro Mercantil les
permite a los empresarios tener acceso a información clave para que amplíen su portafolio
de posibles clientes y proveedores. La Matrícula Mercantil hace pública la calidad de
comerciante, en la medida que hace visible al empresario frente a potenciales clientes que
consultan los registros. Contiene información sobre los datos generales de los comerciantes
y de las sociedades.

Las sociedades mercantiles se originan cuando 2 o más personas a través de un contrato se

obligan a realizar aportes para construir el capital social de la empresa que se transformara
en los bienes que permitan llevar a cabo la actividad comercial y, a su vez, los socios
participan en las ganancias y pérdidas que sufre la empresa

Artículo 20. <actos, operaciones y empresas mercantiles – concepto>. Son

mercantiles para todos los efectos legales:
1) La adquisición de bienes a títu lo oneroso con destino a enajenarlos en igual
forma, y la enajenación de los mismos;
2) La adquisición a título oneroso de bienes muebles con destino a arrendarlos;
el arrendamiento de los mismos; el arrendamiento de toda clase de bienes para
subarrendarlos, y el subarrendamiento de los mismos;
3) El recibo de dinero en mutuo a interés, con garantía o sin ella, para darlo en
préstamo, y los prestamos subsiguientes, así como dar habitualmente dinero en
mutuo a interés;
4) La adquisición o enajenación, a títu lo oneroso, de establecimientos de
comercio, y la prenda, arrendamiento, administración y demás operaciones
análogas relacionadas con los mismos;
5) La intervención como asociado en la constitución de sociedades comerciales,
los actos de administración de las mismas o la negociación a título oneroso de
las partes de interés, cuotas o acciones;
6) El giro, otorgamiento, aceptación, garantía o negociación de títulos valores,
así como la compra para reventa, permuta, etc., de los mismos;
7) Las operaciones bancarias, de bolsas, o de martillos;
8) El corretaje, las agencias de negocios y la representación de firmas
nacionales o extranjeras;
9) La explotación o prestación de servicios de puertos, muelles, puentes, vías y
campos de aterrizaje;
10) Las empresas de seguros y la actividad aseguradora;
11) Las empresas de transporte de personas o de cosas, a título oneroso,
cualesquiera que fueren la vía y el medio utilizados;
12) Las empresas de fabricación, transformación, manufactura y circulación de
bienes;
13) Las empresas de depósito de mercaderías, provisiones o suministros,
espectáculos públicos y expendio de toda clase de bienes;
14) Las empresas editoriales, litográficas, fotográficas, informativas o de
propaganda y las demás destinadas a la prestación de serv icios;
15) Las empresas de obras o construcciones, reparaciones, montajes,
instalaciones u ornamentaciones;
16) Las empresas para el aprovechamiento y explotación mercantil de las
fuerzas o recursos de la naturaleza;
17) Las empresas promotoras de negocios y las de compra, venta,
administración, custodia o circulación de toda clase de bienes;
18) Las empresas de construcción, reparación, compra y venta de vehículos para
el transporte por tierra, agua y aire, y sus accesorios, y
19) Los demás actos y contratos regulados por la ley mercantil.
Artículo 21. <otros actos mercantiles>. Se tendrán así mismo como mercantiles
todos los actos de los comerciantes relacionados con actividades o empresas de
comercio, y los ejecutados por cualquier persona para asegurar el cumplimiento
de obligaciones comerciales.
ARTICULO 22. <APLICACIÓN DE LA LEY COMERCIAL A LOS ACTOS
MERCANTILES>. Si el acto fuere mercantil para una de las partes se regirá por
las disposiciones de la ley comercial.
ARTICULO 23. <ACTOS QUE NO SON MERCAN TILES>. No son mercantiles:
1) La adquisición de bienes con destino al consumo doméstico o al uso del
adquirente, y la enajenación de los mismos o de los sobrantes;
2) La adquisición de bienes para producir obras artísticas y la enajenación de
éstas por su autor;
3) Las adquisiciones hechas por funcionarios o empleados para fines de servicio
público;
4) Las enajenaciones que hagan directamente los agricultores o ganaderos de
los frutos de sus cosechas o ganados, en su estado natural. Tampoco serán
mercantiles las actividades de transformación de tales frutos que efectúen los
agricultores o ganaderos, siempre y cuando que dicha transformación no
constituya por sí misma una empresa, y
5) La prestación de servicios inherentes a las profesiones liberales.
Artículo 24. <alcance declarativo de las enumeraciones contenidas en los
articulo 20 y 23>. Las enumeraciones contenidas en los artículos 20 y 23 son
declarativas y no limitativas.
ARTICULO 25. <EMPRESA – CONCEPTO>. Se entenderá por empresa toda
actividad económica organizada para la producción, transformación,
circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de
servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos
de comercio.

DECRETO-LEY 2821 DE 20 DE DICIEMBRE DE 1974

Por el cual se dictan normas procedimentales en materia tributaria

DECRETA:

CAPITULO V
CONTABILIDAD Y SANCIONES

ARTICULO 33. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al
Título IV del Libro o del *Código de Comercio, y además, a las siguientes disposiciones:

1. Mostrar fielmente el movimiento diario de ventas y compras. Las operaciones

correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo
preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados;

2. Cumplir los requisitos señalados por el gobierno mediante reglamentos, en forma que,
sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible,
sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar, en uno o más libros, la situación
económica y financiera de la empresa.

TITULO IV DE LOS LIBROS DE COMERCIO

CAPITULO I
LIBROS Y PAPELES DEL COMERCIANTE
Art. 48._ Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. Todo
comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados
financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia.
Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la
guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros
procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones,
siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de
los asientos individuales y el estado general de los negocios.
Art. 49._ Libros de Comercio. Concepto. Para los efectos legales, cuando se haga referencia
a los libros de comercio, se entenderán por tales los que determine la ley como obligatorios
y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquéllos
Art. 50._ Contabilidad. Requisitos. La contabilidad solamente podrá llevarse en idioma
castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, de manera que suministre
una historia clara, completa y fidedigna de los negocios del comerciante, con sujeción a las
reglamentaciones que expida el gobierno.
Art. 51._ Correspondencia y comprobantes. Harán parte integrante de la contabilidad
todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así
como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
Art. 52._ Inventario y Balance General. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo
menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que
permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
Art. 53._ Asiento de las operaciones mercantiles. Comprobante de contabilidad. En los
libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que
puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes
de contabilidad que las respalden. El comprobante de contabilidad es el documento que
debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el
número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas
con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen.
Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante
deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por
cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la
correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de
la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
Art. 55._ Obligatoriedad de conservar los comprobantes de los asientos contables. El
comerciante conservará archivados y ordenados los comprobantes de los asientos de sus
libros de contabilidad, de manera que en cualquier momento se facilite verificar su
exactitud.
Art. 57._ Prohibiciones sobre los libros de comercio. En los libros de comercio se prohíbe:
1o) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;
2o) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a
continuación de los mismos;
3o) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u
omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere;
4o) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos,
5o) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.
Art. 58._ Sanciones por infringir prohibiciones. La violación a lo dispuesto en el artículo
anterior hará incurrir al responsable en una multa hasta de cinco mil pesos que impondrá
la cámara de comercio o la Superintendencia Bancaria o de Sociedades, según el caso, de
oficio o a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales
correspondientes. Los libros en los que se cometan dichas irregularidades carecerán,
además, de todo valor legal como prueba en favor del comerciante que los lleve. Cuando
no pueda determinarse con certeza el verdadero responsable de estas infracciones, serán
solidariamente responsables del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y
el revisor fiscal, si éste incurriere en culpa.
.
Art. 60._ Conservación de los libros y papeles contables. Reproducción exacta. Los libros y
papeles a que se refiere este Capítulo deberán ser conservados cuando menos por diez
años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o
comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre
que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además, ante
la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la
reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará acta en la que anotará los libros
y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción. Cuando se
expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará constar
el cumplimiento de las formalidades anteriores

CAPITULO II
RESERVA Y EXHIBICIÓN DE LIBROS DE COMERCIO
Art. 61._Examen de libros y papeles del comerciante por personas autorizadas. Los libros
y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas distintas de sus propietarios
o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitución Nacional y
mediante orden de autoridad competente.
Art. 62._Sanción por violación de reserva. El revisor fiscal, el contador o el tenedor de los
libros regulados en este Título que violen la reserva de los mismos, será sancionado con
arreglo al Código Penal en cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio
de las sanciones disciplinarias del caso.
Art. 63._Orden de presentar o examinar los libros y papeles del comerciante. Casos. Los
funcionarios de las ramas jurisdiccional y ejecutiva del poder público, solamente podrán
ordenar de oficio la presentación o examen de los libros y papeles del comerciante en los
casos siguientes:
1o) Para la tasación de los impuestos a fin de verificar la exactitud de las declaraciones;
 2o) Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades mercantiles y las
instituciones de utilidad común;
3o) En la investigación de delitos, conforme a las disposiciones del Código de
Procedimiento Penal,
4o) En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento Civil
Art. 64._ Casos en que es posible la exhibición general. Los tribunales o jueces civiles
podrán ordenar, de oficio o a instancia de parte, la exhibición y examen general de los libros
y papeles de un comerciante en los casos de quiebra y de liquidación de sucesiones,
comunidades y sociedades.
Art. 65._ Exhibición parcial de libros. En situaciones distintas de las contempladas en los
artículos anteriores, solamente podrán ser examinados los libros y papeles de comercio,
mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces, a petición de parte legítima, pero
la exhibición y examen se limitarán a los libros y papeles que se relacionen con la
controversia. La exhibición de libros podrá solicitarse antes de ser iniciado el juicio, con el
fin de preconstituir pruebas, u ordenarse dentro del proceso. El solicitante acreditará la
calidad de comerciante de quien haya de exhibirlos.
Art. 66._ Forma de practicar la exhibición. El examen de los libros se practicará en las
oficinas o establecimientos del comerciante y en presencia de éste o de la persona que lo
represente. El juez o funcionario hará constar los hechos y asientos verificados y, además,
el estado general de la contabilidad o de los libros, con el fin de apreciar si se llevan
conforme a la ley, y en consecuencia, reconocerles o no el valor probatorio
correspondiente.
Art. 67._ Renuencia a la exhibición de los libros. Si el comerciante no presenta los libros y
papeles cuya exhibición se decreta, oculta alguno de ellos o impide su examen, se tendrán
como probados en su contra los hechos que la otra parte se proponga demostrar, si para
esos hechos es admisible la confesión. Quien solicite la exhibición de los libros y papeles de
un comerciante se entiende que pone a disposición del juez los propios.

CAPITULO III
EFICACIA PROBATORIA DE LOS LIBROS Y PAPELES DE COMERCIO
Art. 68._ Validez de los libros y papeles de comercio. Los libros y papeles de comercio
constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan
entre sí, judicial o extrajudicialmente. En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros
y papeles sólo tendrán valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera clara
y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le sea desfavorable.
Art. 69._ Cuestiones mercantiles con personas no comerciales. En las cuestiones
mercantiles con persona no comerciante, los libros sólo constituirán un principio de prueba
en favor del comerciante, que necesitará ser completado con otras pruebas legales.
Art. 70._ Reglas aplicables entre comerciantes. En las diferencias que surjan entre
comerciantes, el valor probatorio de sus libros y papeles se determinará según las siguientes
reglas: 1a) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones legales y
concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus asientos; 2a) Si los libros de
ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos no concuerdan, se decidirá teniendo en
cuenta que los libros y papeles de comercio constituyen una confesión; 3a) Si los libros de
una de las partes no están ajustados a la ley, se decidirá conforme a los de la contraparte
que los lleve debidamente, si aquélla no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el
contenido de tales libros; 4a) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones
legales, se prescindirá totalmente de ellos y solo se tomarán en cuenta las demás pruebas
allegadas al juicio, y 5a) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva
contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquélla, sin admitir prueba en
contrario.
Art. 71._Aceptación de lo que conste en libros de la contraparte. Si una parte ofrece estar
a lo que conste en los libros y papeles de la otra, se decidirá conforme a ellos.
Art. 74._ Doble contabilidad. Consecuencias. Si un comerciante lleva doble contabilidad o
incurre en cualquier otro fraude de tal naturaleza, sus libros y papeles sólo tendrán valor en
su contra. Habrá doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros iguales
en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos
comprobantes sobre los mismos actos.

DECRETO 2650 DE 1993

TITULO TERCERO

De las normas sobre registros y libros

Art. 125. Libros. Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros
en los cuales se hubieren asentado los comprobantes.

Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad
e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración
sucesiva y continua. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por clase de libros.

Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones,
se deben llevar los libros necesarios para:
1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por
resúmenes globales no superiores a un mes.

2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, su

movimiento debitó y crédito, combinando el movimiento de los diferentes
establecimientos.

3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las

restricciones que pesen sobre ellos.

4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre
otros, los auxiliares necesarios para:

a) Conocer las transacciones individuales, cuando estas se registren en los libros de resumen
en forma global;

b) Establecer los activos y las obligaciones derivadas de las actividades propias de cada
establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus
operaciones;

c) Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o
símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones,
modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras;

d) Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos;

e) Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases
comprensivas de contabilidad.

5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección,
administración y control del ente económico.

6. Cumplir las exigencias de otras normas legales.

Art. 126. Registro de los libros. Cuando la ley así lo exija, para que puedan servir de prueba
los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento, ante las Autoridades
o entidades competentes en el lugar de su domicilio principal.

En el caso de los libros de los establecimientos, estos se deben registrar ante la Autoridad
o entidad competente del lugar donde funcione el establecimiento, a nombre del ente
económico e identificándolos con la enseña del establecimiento.

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los libros auxiliares no requieren ser
registrados.
Solamente se pueden registrar libros en blanco. Para registrar un nuevo libro se requiere
que:

1. Al anterior le falten pocos folios por utilizar, o

2. Que un libro deba ser sustituido por causas ajenas al ente económico.

Una u otra circunstancia debe ser probada presentando el propio libro, o un certificado del
revisor fiscal cuando exista el cargo, o en su defecto de un contador público. Si la falta del
libro se debe a pérdida, extravío o destrucción, se debe presentar copia auténtica del
denuncio correspondiente.

Las formas continuas, las hojas removibles de los libros o las series continuas de tarjetas
deben ser autenticadas mediante un sello de seguridad impuesto en cada uno de ellas.

Las autoridades o entidades competentes pueden proceder a destruir los libros presentados
para su registro que no hubieren sido reclamados pasados cuatro (4) meses de su
inscripción.

Art. 127. Lugar donde deben exhibirse los libros. Los libros deben exhibirse en el domicilio
principal del ente económico.

Art. 128. Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor
técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las
operaciones en forma mecanizada o electrónica, para los cuales se utilicen máquinas
tabuladoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o similares.

El ente económico debe conservar los medios necesarios para consultar y reproducir los
asientos contables.

En los libros se deben anotar el número y fecha de los comprobantes de contabilidad que
los respalden.

Las cuentas, tanto en los libros de resumen como en los auxiliares, deben totalizarse por lo
menos a fin de cada mes, determinando su saldo.

LIBRO DE REGISTROS
En toda empresa, todas las actividades desarrolladas han de quedar reflejadas en una serie
de documentos, como, por ejemplo, pueden ser los cheques, las letras de cambio o los
albaranes.

Por eso, es necesario contar con un lugar en el que podamos tener una visión general de
todas estas actividades y de la marcha económica del negocio. Y, este lugar son los
denominados libros registro.

Además, existen unas obligaciones impuestas por el Código de Comercio y por las leyes
mercantiles que hacen aún más necesario la llevanza de estos libros.

Tipos de libros de registro

Los libros de registro se pueden clasificar en dos: obligatorios y auxiliares.

Los libros obligatorios son los que las diferentes leyes vigentes obligan a llevar a los
comercios y empresas. Mientras, los libros auxiliares son voluntarios, es decir, cada
comerciante o empresario decide si lo quiere llevar voluntariamente para tener un mayor
control de su negocio.

Dentro de los libros auxiliares existen diferentes opciones como el libro diario, en el que se
registran diariamente las operaciones relativas a la actividad económica de la empresa. Los
libros de inventarios y cuentas anuales, que se usan y se abren con un balance detallado de
la situación patrimonial, y que, al menos trimestralmente, permitirán hacer un balance de
comprobación de sumas y saldos.

Los libros de facturas emitidas y facturas recibidas sirven a la empresa para llevar un control
de las mismas. También son importantes los libros de mayor, en el que aparecen las cuentas
que recogen los distintos movimientos del libro diario, de forma individual. O el libro auxiliar
de caja, que sirve para anotar el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo.

¿Qué son los libros registro? ¿Son obligatorios?

En general, todas las actividades que desarrollamos dentro de una empresa quedan
registradas de forma contable en los Libros registros, por tanto, son herramientas para el
conocimiento de la situación económica y financiera de una empresa, ya que su
transparencia nos reflejará la trayectoria de esa actividad.

Su origen proviene del Código de Comercio en su artículo 25, donde impone la

obligatoriedad de su llevanza, y así poder mejorar el control de la marcha de la empresa en
cualquier momento.
Estos libros de registro pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en
cuyo caso, se exige que se conserve el soporte informático durante el periodo de
prescripción.

 Libros contables obligatorios

Cuando la empresa, por su tipología, requiere de contabilidad, debe formalizar anualmente

los siguientes libros en el Registro Mercantil.

1. Libro Diario. Es el libro en el que se registran todas las operaciones que se realizan
de forma diaria en la empresa: cobros y pagos. Todas las transacciones se anotan de
forma cronológica.
2. Libro de inventarios. Al menos una vez al año, la empresa está obligada a realizar
un inventario que incluya los bienes, derechos, obligaciones y las unidades
monetarias de la misma.
3. Cuentas anuales. En este se incluirá el balance de la empresa, en el que quedarán
señaladas las pérdidas y ganancias de la empresa, los flujos efectivos, la memoria de
actividad y el estado de cambios en el patrimonio neto. El libro está formado por
varios registros que interconectados.
4. Libro de remuneraciones. Es obligatorio para todas aquellas empresas que tengan
más de cinco empleados. En este documento se llevará a cabo el registro de las
remuneraciones de dichos empleados.

 Libros contables auxiliares

Se trata de aquellos libros que, a pesar de no ser obligatorios, es conveniente que la

empresa cuente con ellos para que le sirvan como apoyo en la gestión de los libros contables
obligatorios.

1. Libro de caja. Se utiliza para controlar las salidas y entradas de efectivo de un

negocio.
2. Libro de banco. Se utiliza para registrar todas las operaciones que se realizan con el
banco o bancos con los que trabaja la empresa.
3. Libro de entradas y salidas de almacén. Sirve para el registro de las operaciones que
se realizan en el almacén (en caso de que la empresa lo tuviese).
4. Libro auxiliar de vencimientos. Tiene gran importancia ya que nos ayuda a
mantener controlados los vencimientos de deudas.
5. Libro fondo de utilidades tributarias (FUT). Este libre permite llevar a cabo el
control de las declaraciones de renta de primera categoría.
6. Libro mayor. Se trata de un resumen de los movimientos de cada una de las cuentas
del libro diario. Lo que se saca de este documento es un saldo de deuda o de deuda
a reclamar por cada cuenta. Luego, dicho registro se lleva al balance.
Los libros contables tienen una forma de legalización concreta y unos plazos,
procedimientos y forma de presentación (esta ha evolucionado con el avance de las nuevas
tecnologías) que se deben cumplir para llevar a cabo dicha legalización. Se trata de un
proceso que veremos más en profundidad en un futuro artículo.

Es fundamental recordar que la gestión y presentación adecuada de dichos libros es clave

para el control de la contabilidad de la empresa y para el adecuado cumplimiento de los
deberes fiscales de la misma.

LIBRO DIARIO.

El Diario es un libro de contabilidad de uso obligatorio para el registro cronológico de las

operaciones mercantiles que se van sucediendo en la empresa, con indicación de las
cuentas deudora y acreedoras, así como de sus respectivos importes. El primer registro de
una operación se hace en el diario.

Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa,
en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros,
gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los
registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.

Características del Libro Diario:

 Es un libro obligatorio exigido por el código de comercio.

 Por ser obligatorio debe ser sellado, foliado y firmado por el tribunal de comercio.
 En él se registran las operaciones diarias realizadas por un ente u organización.
 Las operaciones tienen el mismo equilibrio de valor, es decir, el mismo monto en la
columna de débito debe estar en la columna de crédito.
 Es la herramienta esencial para la elaboración del libro mayor general.
 En él se registran todas las cuentas sin excepción alguna. (Cuentas reales, nominales,
de orden y de valuación).

Manejo del Libro Diario

En el libro diario se elabora el asiento de cada transacción. Un asiento puede ser simple o
compuesto.

Asiento Simple: es el que está formado por un cargo y un abono (dos cuentas nada mas).

Ejemplo:
Se compró mercancía al contado por Bs. 10.000,00 y se pagó con cheque.

Fecha Asiento Ref. Debe Haber

2004 -1-
Mayo10 Compras 10.000,00
Banco 10.000,00

Asiento Compuesto: Es el que está formado por varios cargos y un abono o viceversa es
decir más de dos cuentas.

Ejemplo:

Se compró mercancía a crédito por Bs. 50.000,00, se dio de inicial Bs. 30.000,00 con cheque
y por resto se firmó una letra.

Fecha Asiento Debe Haber

2004
may-10 Compras 50.000
Banco 30.000
Efectivo 20.000
Sumas
Iguales 50.000 50.000

Información incluida en el libro diario

Los asientos contables que componen un libro diario deben incluir, como mínimo, la
siguiente información:

 Número de asiento
 Fecha
 Cuenta del debe
 Cuenta del haber
 Importe
 Concepto de la operación
Funciones del Libro diario
Un Libro diario permite, entre otras funciones, las siguientes:

 Llevar una contabilidad ordenada de forma cronológica y con una numeración

correlativa.
  Crear el libro mayor.
 Controlar el cuadre del balance.

LIBRO MAYOR

El libro mayor es un documento que recoge de manera cronológica todas las operaciones
contables de la empresa registradas en cada una de las cuentas. Hay un libro mayor por
cada cuenta utilizada en la contabilidad.
En el libro mayor figura el concepto de la operación registrada, el debe, el haber y el saldo
de la cuenta. El mayor permite ver de manera detallada los movimientos que se han
producido en cada cuenta. En él se detallan las entradas y salidas. El procedimiento contable
consiste en anotar la operación en el libro diario y, después, traspasar el movimiento a las
fichas de los libros mayores.

Hay que destacar que el libro mayor no es obligatorio, aunque si que puede resultar de gran
utilidad en la gestión de la empresa, pues permite consultar cuenta por cuenta cada uno de
los movimientos que se han registrado en la empresa.
Función del libro mayor

 Estas son las principales funciones del libro mayor:

1. Controla los cargos y abonos recogidos en el libro diario.

2. Informa de las cantidades de los cargos y los abonos de las operaciones realizadas.
3. Sirve para tener de forma ordenada la información sobre los bienes y obligaciones.
Cómo se rellena el libro mayor

 La estructura general de un libro mayor es la siguiente:

1. Se introduce la fecha en la que haya tenido lugar la operación.

2. Se registra la contracuenta, es decir, el cargo o abono que figura en un asiento
contable.
3. Se anotará el folio del libro diario de donde se encuentra registrada la operación.
 4. Se deberá especificar el importe del debe o cargo, o bien, el importe del haber o
abono.
5. Habrá que ir registrando el importe de los cargos y abonos para obtener el saldo.

Si se cometen errores en el llenado del libro mayor deberá procederse de la siguiente forma:

 Si hay una inconsistencia o error, se anula la hoja completa y se pasa a la siguiente.

 Las anulaciones en los libros principales deben llevar la firma del contador.

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Un inventario es la relación ordenada, detallada y valorada del conjunto de bienes o

pertenencias que constituyen el patrimonio de una persona, comunidad o empresa en un
momento específico.

Como se estipula en el artículo 52 del Código de Comercio todo comerciante que inicie
actividades comerciales por lo menos una vez al año es necesario que elabore un inventario
y un balance general; para ello se emplea este libro oficial, el cual permite registrar en cada
periodo contable los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la
compañía en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que
se encuentra en los demás libros oficiales.

IMPORTANCIA:
El libro de inventario y balance es importante tanto en lo legal como económico, ya que nos
ayuda a llevar un control detallado de los activos y pasivos de la empresa, legalmente nos
ayuda a justificar los hechos como elemento prueba en cualquier problema como evasión
de impuestos.

Por su aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple.

PLAZO:

De forma indirecta, otras obligaciones establecen plazos que determinan cuándo debe estar
elaborado el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales:

 Legalización del Libro Diario cumplimentado (legalización a posteriori) en el Registro

Mercantil Provincial: 4 meses desde el cierre del ejercicio económico.
 Obligación de formular las cuentas anuales por los administradores de sociedades
de capital: 3 meses desde el cierre del ejercicio económico (las cuentas anuales es
uno de los documentos que integran el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales).

Obligaciones fiscales: las declaraciones y obligaciones contables del IRPF, Impuesto sobre
Sociedades e IVA, hacen necesaria la elaboración puntual del Libro de Inventarios y Cuentas
Anuales.

LIBROS AUXILIARES
 Los libros auxiliares son aquellos en lo que se registra de forma detallada los valores y la
información que se ha registrado en los libros principales. Como aspectos más importantes,
podemos destacar:

o Llevan el registro de las operaciones realizadas cronológicamente.

o Dan detalles de las actividades realizadas.
o Registran el valor del movimiento de cada subcuenta.

Los libros auxiliares también nos permiten dividir el trabajo contable en función a las
necesidades de registro y control. Aunque su número es ilimitado, ya que depende de las
necesidades de cada empresa, podemos decir que los principales libros auxiliares en
contabilidad son:

 Libro de caja: lleva el registro de todo el movimiento en efectivo que se realiza en la

empresa y también del saldo de caja.
 Libro auxiliar de caja columnado: además de llevar el control de los movimientos
en efectivo, registra cada movimiento en la cuenta que lo ha originado.
 Libro de cuentas corrientes bancarias: como su propio nombre indica en él se
anotan todos los movimientos que se hayan producido en la cuenta corriente.
 Libro de clientes: se lleva una cuenta para cada cliente que tengamos.

 Libro de proveedores: Aquí se anotan los movimientos con nuestros proveedores.

Se anotan las compras realizadas a crédito y los pagos que realicemos a los
proveedores.
CORRESPONDENCIA
El recibir o entregar correspondencia es una función del día a día en las diferentes
actividades comerciales que ejercen las personas naturales o jurídicas. Es asignada a un
tercero que en ocasiones no cuenta con la experiencia necesaria o desconoce la importancia
del mismo: vigilante, portero, servicio de cafetería, entre otros, que podrían causar la
pérdida de información importante o entregar a personas equivocadas.

El área contable y administrativa está directamente relacionada con la correspondencia,

especialmente cuando se trata de documentos contables (facturas de venta, recibos de
caja, certificaciones tributarias), es tan relevante dicha relación que no recibirla en las
fechas adecuadas podría llevar al desconocimiento de algún rubro en una declaración. Otro
tipo de correspondencia como demandas, requerimientos, citaciones podría a su vez
acarrear sanciones en dinero representativas para el ente económico

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos

que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tamaño e importancia de la
empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivamente a ello o, por el contrario,
realizará además otras funciones.
No existe una norma legal que obligue a llevar una anotación de las comunicaciones que
entran y salen de la empresa, pero es conveniente establecer un registro, ya que:
 Permite mayor rapidez en su localización.
 los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a otra.
 constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Existen 3 tipos de registros:
1. Registro de entrada.
2. Registro de salida.
3. Correspondencia interna (comunicación interna).
Como ya hemos dicho anteriormente, existen 3 tipos de registros:

1. Registro de entrada:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.
A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será
anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

2. Registro de salida:
Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para
su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.
En el sello debe aparecer:
 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación
 Formato del registro de salida:

3. Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro
para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama
de la empresa, éste puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

. Conozca algunas normas relacionas a la correspondencia:

 La correspondencia debe tener en el membrete impreso el NIT como lo establece el

artículo 619 del E.T.

Art. 619. En la correspondencia, facturas y demás documentos se debe informar el NIT.

En los membretes de la correspondencia, facturas, recibos y demás documentos de toda
empresa y de toda persona natural o entidad de cualquier naturaleza, que reciba pagos en
razón de su objeto, actividad o profesión, deberá imprimirse o indicarse, junto con el
nombre del empresario o profesional, el correspondiente número de identificación
tributaria.

 Conservar fiel copia de la correspondencia.

 Conservar evidencia de la correspondencia recibida, incluyendo el registro de la
fecha de contestación o no de la misma, como lo establece el artículo 54 del Código
de Comercio.

Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial

El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los
negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo,
conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con
anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.

 Poseer la suficiente agilidad con la correspondencia para que haya respuesta

oportuna.
 Existir un responsable del recibo y distribución de la correspondencia
 En el artículo 51 del Código de Comercio indica que la correspondencia directamente
relacionada con los negocios es parte integrante de la contabilidad.

LIBROS DE ACTAS

Llevar el registro de los libros contables es una tarea obligatoria para toda sociedad, así
como presentarlos al Registro Mercantil. Entre los libros contables de una sociedad
mercantil, se encuentra el libro de actas.
De forma obligatoria, toda empresa tiene que realizar una junta ordinaria durante el
ejercicio. No obstante, puede haber más de un encuentro entre socios, ya que se pueden
producir juntas generales extraordinarias. El conjunto de reuniones y encuentros entre los
socios de una sociedad mercantil tienen que quedar registrados en el Libro de Actas.

Qué es el libro de actas

El libro de actas es un libro contable de la sociedad que recoge la información de todas las
juntas o encuentros que se producen entre los socios de una Sociedad mercantil durante el
ejercicio.
La información de este libro se debe recoger de forma obligatoria y, de forma anual, se tiene
que presentar al registro mercantil. Siempre y cuando se haya legalizado el libro de actas
de forma previa. Vamos a ver qué información debe contener el libro de actas, cómo
legalizar el libro de actas y cómo presentar el libro de actas en el Registro Mercantil.

Libro de actas digital

Habitualmente, el libro de actas se debía presentar de forma física, así como legalizar en el
Registro Mercantil (el que correspondiera, según provincia). Para ello, se tenía que seguir
los siguientes pasos:
 Antes de rellenar las hojas del libro de actas, se debía presentar el libro ante el
Registro Mercantil, de forma física.
  En los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio social, y una vez se llenaba el
libro de actas, la sociedad mercantil debía presentar el libro de actas cumplimentado
al Registro Mercantil.
Actualmente, y a raíz del cambio en la legalidad de 2013 (ley 14/2013), es obligatorio
presentar el libro de actas en formato digital, de una forma mucho más ágil y rápida.

Modelo de libro de actas

Todo libro de actas debe seguir una estructura concreta, incluyendo tres partes específicas
que deben aparecer de forma obligatoria. De este modo, el modelo de libro de actas que se
debe seguir para no olvidar ninguna de las partes, sería el siguiente:
 Apertura del libro de actas o diligencia de apertura de un libro de actas
 Actas
 Diligencia de cierre de libro de acta

Cómo llenar un libro de actas

La información que debe aparecer en el libro de actas es toda aquella que haga referencia
a las reuniones producidas entre los socios de la empresa.

Cómo redactar un libro de actas

Para poder redactar un libro de actas, se debe incorporar información de cada una de las
actas que se haya producido en la sociedad. De este modo, para poder elaborar un acta de
asamblea ordinaria, se incluye la información que sigue:
 Día y hora en la que se produzca la reunión
 Texto de la convocatoria o los puntos del orden del día
 Cantidad de socios que han asistido y que tengan voto (indicando si el voto es
personal o bien acuden en representación de otra persona)
 Resumen de los asuntos que se han debatido en la reunión, así como del conjunto
de intervenciones de los asistentes
 Conjunto de acuerdos a los que se ha llegado y contenido de los mismos
 Resultado de las votaciones
 Aprobación del acta

Diligencia de cierre de libro de actas

En la diligencia de cierre del libro de actas, deberá constar información acerca del número
de actas y páginas. Por ello, para cerrar un libro de actas debe constar la siguiente
información:
 Número de páginas totales del libro de actas
 Número de actas firmadas y selladas
 Fecha del acta inicial y del acta final
 Firma

Legalización libro de actas

Antes de 2013, el libro de actas se debía legalizar de forma previa a empezar a completarlo,
acudiendo de forma física al Registro Mercantil, donde sellaban el papel. Actualmente, con
el paso al libro de actas digital, no se requiere ningún tipo de legalización de este tipo.
Actualmente, para legalizar el libro de actas se debe usar el Programa que el Registro
Mercantil pone a disposición, llamado Legalia

Presentación libro de actas Registro Mercantil

Para poder presentar el libro de actas, tienes que descargarte el fichero con tu información
en formato ZIP generado por Legalia y posteriormente subirlo al Portal de Registradores.
Ten en cuenta que para poder presentar un libro de actas es necesario contar con un
certificado reconocido, es decir, con una firma digital que te permita acceder a la Plataforma
y realizar el envío.

REFERENCIAS
https://encolombia.com/derecho/codigos/comercio-colombiano/codcomerciolibro1-1/

https://actualicese.com/2015/02/13/correspondencia-y-su-importancia-en-la-empresa/
https://estatuto.co/?e=431
http://leyes.co/codigo_de_comercio/54.htm
http://www.dsa.la/blog/correspondencia-virtual-conserve-los-correos-
electr%C3%B3nicos-por-lo-menos-10-a%C3%B1os

http://leyes.co/codigo_de_comercio/51.htm
https://getquipu.com/blog/rellenar-presentar-libro-de-actas/

https://www.ccb.org.co/Preguntas-frecuentes/Registros-Publicos/En-que-consiste-el-
Registro-y-o-la-Matricula-Mercantil
https://www.significados.com/sociedad-mercantil/
https://www.sage.com/es-es/blog/diccionario-empresarial/libros-registro/
https://www.billin.net/blog/los-libros-registro/

https://retos-directivos.eae.es/todo-lo-que-debes-saber-sobre-los-libros-contables-de-tu-
empresa/