Dirección Técnico Normativa

Opinión

T.D.: 1810169

OPINIÓN Nº 128-2012/DTN

Entidad: Centro Nacional de Planeamiento Estratégico – CEPLAN

Asunto: Comité Especial Permanente

Referencia: Oficio Nº 087-2012-CEPLAN/OGA

1. ANTECEDENTES

Mediante el documento de la referencia, el Jefe de la Oficina General de

Administración del CEPLAN consulta sobre la actuación de los miembros suplentes
del Comité Especial en el marco de la normativa de contrataciones del Estado.

Antes de iniciar el desarrollo del presente análisis, es necesario precisar que las
consultas que absuelve este Organismo Supervisor son aquellas referidas al sentido y
alcance de la normativa de contrataciones del Estado, planteadas sobre temas
genéricos y vinculados entre sí, sin hacer alusión a asuntos concretos o específicos,
de conformidad con lo dispuesto por el literal j) del artículo 58 de la Ley de
Contrataciones del Estado, aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017 (en
adelante, la “Ley”), y la Segunda Disposición Complementaria Final de su
reglamento, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF (en adelante, el
“Reglamento”).

En ese sentido, las conclusiones de la presente opinión no se encuentran vinculadas

necesariamente a situación particular alguna.

2. CONSULTAS Y ANÁLISIS

Las consultas formuladas son las siguientes:

2.1 “El último párrafo del artículo 33 del Reglamento de la Ley de

Contrataciones del Estado, ¿se aplica también a los miembros de los Comités
Especiales Permanentes encargados de los diferentes procesos de selección
de Adjudicación Directa y Adjudicaciones de Menor Cuantía, durante el
ejercicio fiscal, incluso para los nuevos procesos?” (sic).

2.1.1 En primer lugar, debe indicarse que, de conformidad con el numeral 4) del
artículo 51 del Reglamento, el Comité Especial es el órgano colegiado
encargado de conducir el proceso de selección para determinar al proveedor
con el cual la Entidad celebrará el contrato para la prestación de los bienes,
servicios u obras requeridos por el área usuaria. Cabe precisar que el Comité
Especial no es parte orgánica de la Entidad, sino que se conforma para

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Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre entró en vigencia el
Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, que lo modificó.
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conducir uno o varios procesos de selección, según se trate del Comité Especial
Ad Hoc o del Comité Especial Permanente, respectivamente.

2.1.2 Ahora bien, el artículo 24 de la Ley establece lo siguiente:

“Artículo 24.- Del Comité Especial

En las licitaciones públicas y concursos públicos, la Entidad designará a
un Comité Especial que deberá conducir el proceso.

Para las adjudicaciones directas, el Reglamento establecerá las reglas

para la designación y conformación de Comités Especiales Permanentes o
el nombramiento de un Comité Especial ad hoc.

El órgano encargado de las contrataciones tendrá a su cargo la

realización de los procesos de adjudicación de menor cuantía. En estos
casos el Titular de la Entidad podrá designar a un Comité Especial ad hoc
o permanente, cuando lo considere conveniente.
(…).” (El subrayado es agregado).

Por su parte, el primer párrafo del artículo 30 2 del Reglamento precisa que
“Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía,
podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de
contrataciones afines, excepto en el caso de procesos derivados de una
declaratoria de desierto, los que serán conducidos por el mismo Comité
Especial designado inicialmente.” (El subrayado es agregado).

Como se advierte, la designación de un Comité Especial Permanente para la

conducción de procesos de Adjudicación Directa y Adjudicación de Menor
Cuantía es una facultad de la Entidad, la que podrá ejercer en el caso de
contrataciones con objetos afines.

2.1.3 En relación con lo anterior, cabe precisar que, de acuerdo con el segundo
párrafo del artículo 30 del Reglamento, para la conformación del Comité
Especial Permanente solo es necesario que uno de sus tres miembros
pertenezca al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.

Es importante señalar que esta conformación debe mantenerse en la

designación de los suplentes3 de los integrantes del Comité Especial
Permanente, a efectos que la conformación del comité se mantenga en caso de
suplencia.

2.1.4 Efectuadas las precisiones anteriores, debe indicarse que el primer párrafo del
artículo 33 del Reglamento establece que “En caso de ausencia de un titular,
este deberá ser reemplazado por su correspondiente suplente, respetándose la
conformación establecida en el artículo 24º de la Ley, salvo lo establecido en
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Artículo vigente hasta el 19 de septiembre de 2012, pues el 20 de septiembre entró en vigencia el
Decreto Supremo Nº 138-2012-EF, que lo modificó.
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El primer párrafo del artículo 27 del Reglamento establece lo siguiente: “El Titular de la Entidad o
el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes
titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como
presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (…).” (El
subrayado es agregado).
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el artículo 30º.”

Asimismo, el último párrafo refiere que “Una vez que el miembro titular ha
sido reemplazado por el suplente, aquél podrá reincorporarse como miembro
suplente al Comité Especial, previa autorización a partir de la evaluación
señalada en el párrafo anterior.”

De las disposiciones citadas se advierte que, ante la ausencia de un miembro

titular en el Comité Especial, este debe ser reemplazado por su respectivo
suplente, a efectos de respetar la conformación establecida por el artículo 24 de
la Ley; precisándose que la recomposición del Comité Especial puede
realizarse mediante la reincorporación del miembro titular, en calidad de
miembro suplente.

Al respecto, es importante precisar que, de conformidad con el segundo párrafo

del artículo 30 del Reglamento, la posibilidad de que un miembro titular que ha
sido suplido se reincorpore al Comité Especial en calidad de miembro suplente
no es automática, sino que está sujeta a dos condiciones; esto es, a la
evaluación por parte de la Entidad del motivo de la ausencia del miembro
titular del Comité Especial, y, sobre la base de dicha evaluación, a la
autorización de la reincorporación del miembro titular ausente.

Ahora bien, en el caso particular del Comité Especial Permanente, además,

debe entenderse que la reincorporación del miembro titular en calidad de
miembro suplente se da para el proceso de selección cuya tramitación se ve
afectada por la ausencia de dicho miembro, no así para los demás procesos de
selección que estén siendo conducidos y no se vean afectados por dicha
ausencia, ni para los procesos de selección que se conduzcan posteriormente;
en ambos casos el miembro titular mantendrá esta calidad, sin tener en
consideración si fue suplido en otros procesos o no.

En virtud de lo señalado, debe indicarse que la recomposición del Comité

Especial Permanente a que se refiere el artículo 33 del Reglamento, se
circunscribe al proceso de selección en cuyo desarrollo se produjo la ausencia
de uno de sus miembros titulares, y esta afectó su normal desarrollo.

2.2 “Cuál es el sentido y porqué motivos, la entidad evaluaría el descanso físico

otorgado al miembro titular, habiendo sido la misma entidad quien la ha
otorgado?” (sic).

El segundo párrafo del artículo 33 del Reglamento establece que “La Entidad
evaluará el motivo de la ausencia del titular, a efectos de determinar
responsabilidad, si la hubiere, sin que ello impida la participación del
suplente.”

Al respecto, debe indicarse que la finalidad de evaluar el motivo de la ausencia

del miembro titular del Comité Especial Permanente, obedece a la necesidad de
determinar si esta se debió a causas justificadas o no, y, de ser el caso,
determinar la responsabilidad que corresponda. Asimismo, sobre la base de esta
evaluación la Entidad determinará si puede autorizar la reincorporación de
dicho miembro al Comité Especial Permanente en calidad de suplente o no.
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2.3 “Determinándose que no hay responsabilidad del miembro titular por su

ausencia ¿Cuál es el fin a que obedecería que éste retorne al Comité
Especial Permanente en calidad de suplente?”

Como se ha indicado anteriormente, el artículo 33 del Reglamento regula la

intervención de los miembros suplentes del Comité Especial Permanente,
precisando que ante la ausencia de un miembro titular, este debe ser
reemplazado por su respectivo suplente, a efectos de respetar la conformación
establecida por el artículo 24 de la Ley.

Por tanto, la recomposición del Comité Especial Permanente, con la debida

correspondencia entre cada miembro titular y su suplente, brinda seguridad de
la continuidad del proceso de selección, así como de la consecución de su
objetivo principal, que es la determinación del proveedor con el que la Entidad
celebrará el respectivo contrato.

2.4 “Si luego de la evaluación correspondiente, la Entidad determinase

responsabilidad del miembro titular, ¿se tendría que reconformar el comité o
el miembro suplente retorna como miembro titular y se propone a una nueva
persona como suplente?”

Como se ha señalado previamente, corresponde a la Entidad evaluar el motivo

de la ausencia del miembro titular del Comité Especial Permanente, y sobre la
base de la evaluación que realice, determinar si puede autorizar su
reincorporación como miembro suplente o no.

En caso determine que la ausencia no se debió a una causa justificada, además

de determinarse la responsabilidad correspondiente, debe reconformarse el
Comité Especial Permanente designando a un nuevo suplente4.

2.5 “Cuál es la interpretación de la palabra suplente en la Ley de

Contrataciones?” (sic).

Sobre el particular, debe indicarse que el Anexo Único del Reglamento, Anexo
de Definiciones, no define la palabra “suplente”; no obstante, del artículo 33
del Reglamento se desprende que “suplente” es aquella persona que reemplaza
al miembro titular de un Comité Especial Permanente en caso de ausencia.

2.6 “Cuando en la norma se señala: “ …una vez que el miembro titular ha sido
reemplazado por el suplente, aquel podrá reincorporarse como miembro
suplente al Comité Especial, previa autorización a partir de la evaluación…”
¿se abriría la posibilidad de poder o no reincorporarse como miembro
suplente al miembro titular del Comité Especial Permanente?.” (sic).

Como se ha indicado al absolver las consultas previas, corresponde a la

Entidad realizar una evaluación sobre el motivo de ausencia de un miembro
titular del Comité Especial Permanente, a efectos de determinar su
responsabilidad. Sobre la base de dicha evaluación, la Entidad puede autorizar
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La designación de un nuevo miembro suplente, solo será posible si, producto de la evaluación que la
Entidad realice respecto de las causas de la ausencia del miembro titular del Comité Especial, se
determina que esta no fue justificada, no pudiéndose autorizar su reincorporación.
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la reincorporación del miembro titular ausente al Comité Especial Permanente,

pero en calidad de suplente o, en su defecto, designar a un nuevo miembro
suplente5 para recomponer el Comité Especial Permanente.

3. CONCLUSIONES

3.1 La recomposición del Comité Especial Permanente a que se refiere el artículo

33 del Reglamento, se circunscribe al proceso de selección en cuyo desarrollo
se produjo la ausencia de uno de sus miembros titulares y esta afectó su normal
desarrollo, no así para los demás procesos de selección que estén siendo
conducidos y no se vean afectados por dicha ausencia, ni para los procesos de
selección que se conduzcan posteriormente; en ambos casos el miembro titular
mantendrá esta calidad, sin tener en consideración si fue suplido en otros
procesos o no.

3.2 La finalidad de evaluar el motivo de la ausencia del miembro titular del Comité
Especial Permanente, obedece a la necesidad de determinar si esta se debió a
causas justificadas o no, y, de ser el caso, determinar la responsabilidad que
corresponda. Asimismo, sobre la base de esta evaluación la Entidad
determinará si puede autorizar la reincorporación de dicho miembro al Comité
Especial Permanente en calidad de suplente o no.

3.3 Corresponde a la Entidad realizar una evaluación sobre el motivo de ausencia

de un miembro titular del Comité Especial Permanente, a efectos de determinar
su responsabilidad. Sobre la base de dicha evaluación, la Entidad puede
autorizar la reincorporación del miembro titular ausente al Comité Especial
Permanente, pero en calidad de suplente o, en su defecto, designar a un nuevo
miembro suplente para recomponer el Comité Especial Permanente.

3.4 Del artículo 33 del Reglamento se desprende que “suplente” es aquella persona
que reemplaza al miembro titular de un Comité Especial en caso de ausencia.

Jesús María, 28 de diciembre de 2012

AUGUSTO EFFIO ORDÓÑEZ

Director Técnico Normativo

CCP/.

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La designación de un nuevo miembro suplente, solo será posible si, producto de la evaluación que la
Entidad realice respecto de las causas de la ausencia del miembro titular del Comité Especial, se
determina que esta no fue justificada, no pudiéndose autorizar su reincorporación.