ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

PRESENTADO POR:

APRENDIZ: JOSE ELIECER CARDENAS ARDILA

TUTOR SENA

CARLOS ARTURO CESPEDES MEISEL

CURSO: ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TEMA: ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

CODIGO: 1472025

PASTO

2018

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION

1. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 4

2. TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 10
3. ORIGEN DE LA CIENCIA ARCHIVISTICA::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 11
4. EVOLUCION DE LA CIENCIA ARCHIVISTICA::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 12
5. CUALIDADES::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 13
6. CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 14
7. APLICACIÓN ACTUAL DE LA CIENCIA ARCHIVISTICA::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 16
8. CONCLUSIONES:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::: 17

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INTRODUCCION

La archivística es una ciencia relativamente nueva a diferencia de otras ciencias, esta ha ocupado un lugar
muy importante cuando hablamos de acontecimientos históricos, pues gracias al desempeño de esta
disciplina de manera empírica hoy podemos conocer los grandes hechos por los que tuvieron que atravesar
nuestros antepasados.

Esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos,
pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única
opción la escritura. y es aquí donde toman mayor importancia la conservación de los documentos escritos
en ligares específicos de forma organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales
a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

hoy en día la archivística permite que los documentos sean vistos de manera fácil y oportuna puesto que
esta es la encargada de mantener los archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un
servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las
personas de conocer el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen
las acciones administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre
en general.

por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración conservación y disposición
de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de historia y para la historia, además de que
nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y a su vez una identidad nacional ya definida.

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1. TERMINOLOGIA ARCHIVISTICA

2. ACERVO DOCUMENTAL: entendemos como acervo documental el conjunto de

colecciones de un individuo, institución, fondo o grupo de registros o un conjunto
de ellos que forman un archivo.
3. ACTIVIDAD ADMINITRATIVA: En Archivología, toda acción que genera
documentos se entiende por actividad. También se denomina actividad al
transcurso de tiempo durante el cual se realiza una operación.
4. ACOTACIÓN: Advertencia o comentario puesto en un escrito, particularmente en
el margen de un escrito.
5. ACUBITOR: Título honorífico en la corte de los emperadores de Constantinopla.
6. ADULTERACIÓN: Derivados de adulterar, dé significado deducible. Cambio o
modificación dolosa del contenido o forma de un documento o producto.
7. AGN: ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.
8. AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Grupo, conjunto o reunión de cosas. Se
aplica particularmente a un conjunto de documentos que se asocian con un
propósito o por características comunes.
9. AGENTE: Se aplica como nombre y adjetivo culto o científico a lo que obra o tiene
capacidad para obrar.
10. ARCHIVALIA: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de
materiales de consulta de un archivo.
11. ARCHIVERO: Es la persona que tiene a cargo un archivo o sirve como técnico en
el efectúa los estudios teórico prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento
de archivos y documentos ha recibido el correspondiente título profesional.
12. ARCHIVISTICA: Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las
colecciones y documentos que ahí se conservan.
13. ARCHIVO: Lugar en que se guardan documentos.
14. ARCHIVO CENTRAL: Lugar donde se conservan expedientes de asuntos
terminados, o piezas de archivos que concentran los archivos de trámite.
15. ARCHIVO DE GESTION: También llamado de oficina, contiene los documentos
que según la edad de los mismos dentro del ciclo vital corresponden a la primera
etapa o edad donde son denominados documentos corrientes que se corresponden
con el ejercicio del valor primario o de gestión de éstos
16. ARCHIVO HISTÓRICO. Son los formados con documentos procedentes de las
fuentes obligatorias o potestativas, tanto del sector privado como del sector público,
que por su contenido o naturaleza se deban incluir en archivos históricos.
17. ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los
documentos en su ciclo vital
18. ARCHIVÓLOGO: Es la persona que cultiva la disciplina y contribuye con estudios
especializados a su progreso doctrinario.

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19. BIBLIORATO: Carpeta de cartón, de lomo ancho, con anillas, para archivar
documentos, archivador.
20. BIBLIOTECA: Local en que se guardan e instalaciones para tenerlos, ordenarlos,
servirlos, leerlos, etc.
21. BULA: Documento imperativo y dispositivo.
22. BÚSQUEDA: Actividad cuyo fin es la de reunir información que refiera al interés de
su objeto de estudio.
23. CATALOGO: Series ordenadas de todas las materias o asuntos que maneja un
archivo o bien de las entidades físicas o morales que intervienen en la tramitación
de ellos documento secundario que registra y escribe los documentos reunidos de
manera temporal o permanente.
24. CENTRO DE DOCUMENTACION: Son centros especializados creados con el
propósito de recopilar datos, producir información y ponerla al alcance de todas
aquellas instituciones que lo requieran.
25. CICLO VITAL: conjunto de periodos importantes, que transcurren desde la
elaboración de un documento, hasta que transcurre la vida útil del mismo.
26. CONSERVACION DOCUMENTAL: Conjunto de procedimientos y medidas
preventivas y correctivas desarrolladas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo sin alterar.
27. CONSULTA DOCUMENTAL: La consulta de los documentos en los archivos de
gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos deberá efectuarse
permitiendo en acceso a los documentos cualquiera que sea su aporte.
28. CUSTODIAR: Guardar consumo y vigilancia.
29. DATO: Elemento que sirve de base a un razonamiento o a una investigación.
30. DEPÓSITO: Conjunto de cosas puestas o guardadas en un sitio para poder
disponer de ellas en el momento necesario, o hasta que se realice con ellas alguna
operación.
31. DIGITALIZACION: Es el proceso de convertir información analógica en formato
digital. Los materiales que se convierten pueden adoptar varias formas: cartas,
manuscritos, libros, fotografías, mapas, grabaciones sonoras, micro formas,
películas, efemérides, objetos tridimensionales.
32. DIPLOMATICA: Estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus
caracteres internos como externos, principalmente para establecer su autenticidad
o falsedad.
33. DISPOSICIÓN FINA : Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa
del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conversación total, eliminación, selección
y/o reproducción.
34. DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio
utilizado, todo soporte que registra información física.

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35. DOCUMENTO ACTIVO: aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente.
36. DOCUMENTO BORRADOR: es un documento provisional preparatorio previo al
ejemplar.
37. DOCUMENTO COPIA: Reproducción exacta de un documento.
38. DOCUMENTO DE ARCHIVO: Soporte que contiene un texto que es el resultado
de una actividad administrativa de una entidad, efectuada en cumplimiento de sus
objetivos y finalidades.
39. DOCUMENTO DISPOSITIVO: son aquellos donde su voluntad con intención de ser
obedecida.
40. DOCUMENTO FACILATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
41. DOCUMENTO INACTIVO: Es un documento que no se consulta más de un vez por
año. Este término se aplica al mismo tiempo a la correspondencia y a los
expedientes individuales, pero no incluye necesariamente el volumen cerrado de
un documento activo.
42. DOCUMENTO MINUTA: Es un boceto esquema o enumeración de asuntos que
abran de trascribirse al documento original.
43. DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
44. DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
45. DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales
la institución los crea.
46. DOCUMENTO VITAL: son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa,
y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la
hora de ser almacenados y preservados.
47. DOCUMENTOS DE APOYO:
48. ENCUADERNAR: Coser o pegar unos a otros los pliegos u hojas que han de
constituir un libro o cuaderno y ponerles unas tapas.
49. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en
la resolución de un mismo asunto.
50. FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio
mecánico, fotográfico o electrónico.
51. FOLIACION: Numeración no interrumpida de una serie o documentos que constan
en más de un cuaderno, tomo o volumen.
52. FOLIO: Hoja de un libro o cuaderno, particularmente cuando están numerados por
hojas y no por páginas.
53. FOLIO RECTO: Primera página de un folio cuando son éstos y no las páginas los
numerados.
54. FOLIO TESTIGO: Es la página que queda como prueba.

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55. FOLIO VUELTO: Revés o segunda plana de la hoja del libro que no está numerada
sino en la primera
56. FONDO ACUMULADO: Son documentos reunidos por una entidad en el transcurso
de vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de
conservación.
57. FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona
natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
58. GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
59. GUIA: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales
de uno o varios archivos indicando sus características fundamentales, como
organismos que los originan, secciones y series que los forman, fechas extremas
y volumen de la documentación.
60. INFORMACION: es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen
un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe
dicho mensaje.
61. ISAAF:
62. ISAAR: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y Familias
63. ISAD: Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos,
a Instituciones.
64. LEGAJO: Es un conjunto de diversos documentos con diferentes tipos de papel
formatos y técnicas con una organización de agrupación de la A-Z la conservación
de estos es empastada en forma de libro.
65. LEY GENERAL DE ARCHIVOS: la Ley General de Archivos define el Sistema
Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas
entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos.
66. LIBRO: Con base en cuadernillos cosidos mediante diferentes técnicas y materiales
debido a esta estructura que toma el libro por su pasta dura o blanda lomo o hueco
o adherido a la misma costura sobre cintas.
67. LISTADO: Producto del procesamiento de documentos, nóminas, listas de rayas,
de asistencia, etc.
68. MARBETE: Etiqueta. Letrero que se pega en cualquier sitio con el nombre de lo
que contiene, la dirección a donde se manda, etc.
69. MICROFILMACION: MICROFILMACION: Técnica que permite registrar
fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta
resolución.

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70. MICROFICHAS: Fotografía que reproduce, a escala muy reducida, un documento

de archivo.
71. NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.
72. NUNCUPATORIO: Se aplica a las cartas o escritos en que se nombra a alguien
para un empleo o dignidad, se le nombra heredero o se le dedica una obra.
73. ORDENACION DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización que consiste en
establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación.
74. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Proceso archivístico orientado a la clasificación,
la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
75. PAGINA: conjunto de cuatro hileras de vides formando un rectángulo, deriva. De
pángere, hincar.
76. PAGINACON: Acción y efecto de paginar. Numeración de las páginas.
77. PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
78. PIEZA DOCUMENTAL: Unidad documental, físicamente separable, integrada por
uno o varios documentos, reunidos físicamente, de manera que pueden tratarse
como unidad.
79. PLAZO PRECAUCIONAL: Se inicia con el término e la vigencia, es pues tan
concreto como el fin de esta. El término del plazo precaucional son se produce por
un hecho administrativo. Los dos objetivos son de responder reclamaciones e
cualquiera de las partes involucradas en el documento o su tramitación, o servir de
sustento a otro documento ahora vigente
80. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la
teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
81. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
82. PRODUCCION DOCUMENTAL: Es el conjunto de actividades y disposiciones
generales que permiten generar documentos en óptimas condiciones y en
cumplimiento de las funciones de cada dependencia.
83. REGISTRO: Manera de estar las dos páginas de una misma hoja cuando no se
corresponden debidamente.
84. RECEPCION DE DOCUMENTOS: Es el conjunto de actividades que buscan
verificar y controlar la recepción de documentos en la Universidad, formalizando
los procedimientos a través de manuales e identificando de manera oportuna los
nuevos medios para la recepción de documentos a fin de que sean controlados.

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85. REPROGRAFIA: Rama de la Archivología que estudia al conjunto de

procedimientos destinados a la reproducción de documentos.
86. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO: Conjunto de instituciones archivísticas
articuladas entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los
procesos archivísticos.
87. SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene información según
los materiales empleados además de los archivos en papel existen los archivos
audiovisuales fotográficos fílmicos informáticos orales y sonoros.
88. SINTAXIS DE ARCHIVO INDIRECTO: Aquel en el que para localizar un expediente
debe consultarse previamente el catálogo alfabético debido a que la clasificación y
ordenación de los expedientes no son evidentes.
89. TAQUIGRAFÍA: Arte de escribir tan aprisa como se habla, mediante la utilización
de ciertos signos que simplifican la escritura.
90. THESAURUS: Es un diccionario que muestra la equivalencia entre los términos o
expresiones del lenguaje natural y aquellos términos normalizados y preferentes
del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas que existen entre
otros términos.
91. TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el
documento de archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su
texto o va implícito en su tipo documental. Es el que comporta el valor máximo
porque todos los documentos son creados para estar vigentes, no para ser
estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de archivo, como
patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad
narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
92. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como
elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
93. TRADICION DOCUMENTAL: Es el carácter o atributo de un documento de
archivos, que se origina en el objetivo que persigue cada uno de sus ejemplares y
permite clasificar tales ejemplares en original, copia, borrador y minuta
94. TRAMITE DOCUMENTAL: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
95. TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención
y de valoración documental vigentes.
96. TRD: Las TRD son un listado de series con sus correspondientes tipos
documentales a los cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital.

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97. TVD: Tablas de valoración documental Historia Institucional, contextualizando el

inicio, funcionamiento y finalización (en caso de liquidación) de la institución
señalando los actos administrativos de reestructuración.
98. TUMBO: Libro grande de pergamino de la iglesias, monasterios y comunidades,
donde están copiados sus privilegios.
99. UNIDAD ADMINISTRATIVA: Una organización de archivos o un grupo de
organizaciones de archivos regidos por un solo director o por una sola
administración.
100. UNIDAD DE ALAMACENAMIENTO: Cualquier unidad física de material de
archivos tal como un volumen y legajo, un expediente, etc., disponible en las salas
de estudio.
101. UNIDAD DE CONSERVACION: Dentro de la conservación de los documentos sean
folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la
archivista se define como la unidad de conservación en base a cualquier archivo.
102. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo
tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un
expediente.
103. VALE: Papel o seguro que se hace a favor de uno obligándose a pagarle una
cantidad de dinero.
104. VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.
105. VIGENCIA: La vigencia puede definirse en sí misma como la fuerza que tiene un
documento de archivo para obligar, testimoniar o informar.
106. XEROGRAFÍA: Procedimiento fotográfico para la reproducción de documentos
escritos, impresos o dibujados.

2. IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los Archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman
son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la Identidad Nacional.

También son importantes porque nos sirven para:

 Toma de decisiones

 Imagen confiable

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 Respaldo legal

 Memoria Institucional

 Fuente Cultural

 Refleja Resultados

 Procedimientos Únicos

 Historia

3. ORIGEN DE LA ARCHIVISTICA

La archivística es una materia relativamente moderna. Nació en el siglo XIX con el nombre de archivología,
como una técnica empírica para arreglo y conservación de los archivos. El campo específico de la archivística
abarca aspectos tales como el desarrollo de la teoría archivística, la legislación que norma esta práctica, la
capacitación y la formación de asociaciones profesionales.

La archivística moderna tuvo su origen con la difusión del manual de los archivos holandeses Muller, Feith y
Fruin editado en 1898 y traducido por Arthur J. Leavitt en 1940: Manual for the arrangement and descripción
of archives. Como otras disciplinas se ha desarrollado a base de observación y experiencia, dando como
resultado su delimitación metodológica y conceptual, c

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupa de la creación, organización y servicio de
los mismos. Lo que distingue esencialmente a la archivística de otras disciplinas afines, es su visión
globalizadora, pues considera a los documentos como un conjunto estructurado, procedente de una
institución. De tal suerte que podemos definirla como la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los
principios de su conservación y organización, así como los medios para su utilización

La archivística científica se sostiene sobre principios estables y normas más o menos generalizadas. La
teorización lleva alrededor de 150 años en algunos países y menos en el nuestro. Existe una inquietud que
tiende a la internacionalización y a la homologación de principios y normas son un lenguaje propio que la
identifica y distingue de otras ciencias o disciplinas afines.

4. EVOLUCION DE LA CIENCIA ARCHIVISTICA

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Hasta hace unos años atrás, entre nosotros los latinos se utiliza este término como el de Archivología está
es una disciplina relativamente moderna, y con el nombre de Archivología nace hacia el siglo XIX, como una
técnica empírica para la conservación de los archivos, pero su configuración como disciplina y como ciencia
auxiliar de la historia es bien reciente.

Esta disciplina, a través de su historia ha sido concebida como de segunda clase, sin valor, y sin
reconocimiento, pensando que el trabajo de archivero es algo así como un subproducto.

Esta disciplina como es definida, nace unida a la "Diplomática que estudia al documento en sí mismo, uno
por uno, pormenorizando su formulario, sus clausuras y estableciendo su tipología"1, a la Paleografía ésta
analiza en el documento, los caracteres gráficos, la escritura, etc.

Lo mismo ocurre con la Biblioteconomía, y la Sigilografía que se apega a solo un aspecto de aquel en
cuestiones valorativas. La Archivística es la disciplina de los archivos, y se ocupa de la creación, historia,
organización y servicio de éste, contribuyendo al desarrollo general de las instituciones privadas y públicas.

La Archivística estudia la naturaleza de los archivos y todos los principios de su conservación, lo mismo que
de sus medios para su utilización. Es definida según el "Diccionario de terminología Archivística publicado
por EL C.I.A, así: "Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos.

El objeto de la Archivística, son los archivos que son entendidos como un conjunto de documentos que portan
información; también hacen parte de este objeto los edificios, las instalaciones ya que tienen que ver con la
conservación de estos elementos. Tiene una finalidad que es el servicio de los archivos, que son ofrecidos
a una sociedad. Su método son todos los procedimientos y tareas que el archivero utiliza para conseguir el
fin que busca.

La Archivística tiene un elemento fundamental y es el Principio de Procedencia y el respecto por el origen de

los documentos de donde procedan. Este principio configura a la Archivística como disciplina, cuya cualidad
será el orden en el más amplio sentido del término, porque trata la realidad de los documentos a partir de
quien los genera.

La falta de una normalización, en cuanto a su terminología común, porque los conceptos básicos tienen una
infinidad de denominaciones, en lo conceptual como en lo denominativo; En lo referente a este tema la
Archivística todavía no se ha definido su situación si es una ciencia, una técnica, o una disciplina, según el
libro se ha escrito mucho sobre el tema en cuestión pero no hay una claridad absoluta, pero lo que sí es

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importante es que está en constante evolución, y todo lo que se ha escrito, es porque la Archivística,
construye su conocimiento, su saber a partir de la ambivalencia que se crea sobre el término y su función.

Por eso está clara la situación en que hay mucha bibliografía sobre Archivística, cada vez hay más autores
que formulan nuevas teorías sobre el asunto en cuestión. Pero lo importante es estudiar todos estos nuevos
conceptos que así de pronto estén errados, contribuyen al desarrollo de esta disciplina.

En lo que están de acuerdo Antonia Heredia y José Ramón Cruz autor de "Manual de Archivística" es en el
aspecto relacionado con la bibliografía, ya que ambos piensan que lo creado en el ámbito de la literatura en
cuanto a la Archivística ha sido más a nivel descriptivo que en aporte doctrinal. Sería importante entender la
Archivística, desde la nueva óptica de las tecnologías de información, y como estás influyen en el desarrollo
de esta disciplina.

5. CUALIDADES DE LA ARCHIVISTICA

El archivista debe proteger la integridad del material archivístico y así garantizar que éste continúe siendo
una evidencia confiable del pasado.

- El archivista debe valorar, seleccionar y mantener los documentos archivados dentro de sus
contextos histórico, legal y administrativo, respetando así el principio de procedencia, preservando
y haciendo evidentes las relaciones originales de los documentos
- El archivista debe proteger la autenticidad de los documentos y asegurar que su valor no sea alterado
durante el proceso archivístico, la conservación y el uso.
- El archivista debe asegurar el acceso continuo y la inteligibilidad del material archivístico.
- El archivista debe documentar y justificar sus acciones con respecto al material archivístico.
- El archivista debe promover el acceso más amplio posible al material archivístico y ofrecer un servicio
imparcial a todos los usuarios.
- El archivista debe respetar el acceso y la privacidad actuando dentro de los límites de la legislación
pertinente.
- El archivista debe utilizar la confianza depositada en él para el bien común y evitar usar su posición
privilegiada para beneficio propio o de otros.

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- El archivista debe procurar la excelencia profesional y la actualización de sus conocimientos

archivísticos de forma sistemática y continua, compartiendo los resultados de sus investigaciones y
experiencia.
- El archivista debe promover la conservación y el uso del patrimonio documental de la humanidad
trabajando de manera conjunta con los miembros de su comunidad y con otros profesionales.

6. CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan
la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición final.

- Según la Organización: De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la Documentación de la

organización.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es
decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada
dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de

acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual
se maneja y depende del archivo central.

- Según su Uso
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas
documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que
se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás

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 ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las
necesidades de conservación y consulta permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta
es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación,
de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales comerciales o históricas. Según su uso en el área
de urgencias se maneja los archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo
central.

- Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales
se explicarán a continuación:

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta
administrativa por toda la organización.

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no están frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo
de conservación permanente.

- Según su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso

de archivo.

Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas.

Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor histórico,
investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

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 ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

7. APLICACIÓN EN EL MEDIO ACTUAL DE LA CIENCIA ARCHIVISTICA

La utilización de las nuevas tecnologías tanto en la vida cotidiana de las personas, como en las
instituciones, ha revolucionado el acceso al conocimiento y a la información. La globalización ha
iniciado la desaparición de las fronteras entre los hombres, pese a las barreras existentes como las
socio-económicas, lingüísticas y culturales. Esto ha dado lugar a la denominada aldea global con el
predominio de la sociedad de la información, por el papel estratégico que ésta juega como elemento
de poder cada vez más importante. En los últimos 10 años los avances tecnológicos han permitido
la comunicación simultánea en tiempo real, le llaman los especialistas de diferentes latitudes
“Impulsos electrónicos y circuitos integrados” que utilizan protocolos para la comunicación a través
de los cables de fibra óptica en la inmensidad del ciberespacio, constituyen tecnologías de alta
demanda en los centros de trabajo. Pero tengo mis reparos, pues considero necesario y estratégico,
comprender bien todos estos términos, para no dejarse embaucar por las nuevas terminologías de
la información. Es por ello que como archiveros debemos efectuar un análisis de nuestros principios
archivísticos, valores documentales, técnicas y procesos archiveros, con la finalidad de determinar
si las nuevas tecnologías se pueden aplicar al que hacer archivístico. En razón de ello, el eje central
de mi exposición es el uso de las tecnologías de la información en los archivos.

Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar
los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y
permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al
usuario externo. Todos estos procedimientos, están estrechamente ligados a los principios de la
archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos son: el de procedencia y el de respeto al orden
original, Son fundamentales para la práctica archivística, pues ellos –me refiero a los principios–
permiten el mantenimiento de la unidad del fondo de archivo, que no es otra cosa que el conjunto de
la documentación producida o recibida por personas físicas o jurídicas, organismos e instituciones
públicas o privadas en el libre ejercicio de sus funciones y competencias. El archivero moderno y
tradicional organiza los documentos en el soporte que se encuentren. Con ello contribuye a la historia
de los pueblos, perpetuando como testimonio el devenir de las organizaciones y de los individuos,
de tal forma que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos.

8. CONCLUSIONES

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- Los documentos de los archivos públicos son calificados como bienes de dominio público, lo que
significa que el Estado no puede disponer libremente de ellos y, en consecuencia, no puede delegar
la responsabilidad de la custodia de esa documentación. La organización y la custodia de dicha
documentación son las manifestaciones del ejercicio de autoridad de un servicio de archivo y, por lo
tanto no pueden ser traspasadas a una empresa privada.

- Existe un preocupante grado de indefinición en las ofertas de las empresas en aspectos

fundamentales como: quién o quiénes realizan la valoración para las propuestas del calendario de
conservación y luego para el expurgo. No se contempla la valoración de las series documentales de
un modo serio y responsable, por lo que se corre el riesgo de tender a eliminar documentación que
ya no tiene validez jurídica o que ya no se consulta por las oficinas.

- Otro aspecto que no nos puede dejar indiferentes es la ralentización de los procesos administrativos
debido al aumento de tiempo que transcurre desde la solicitud de un documento hasta su entrega a
la unidad solicitante, como consecuencia de la lejanía física de los depósitos de la empresa. Si bien
es cierto que la mayoría de las empresas ofrecen un servicio de urgencia, no lo es menos que este
servicio encarece extraordinariamente el precio de la consulta.

- En las ofertas de las empresas no se contempla la compatibilidad de sus sistemas informáticos con
el resto de los existentes en el mercado para evitar la dependencia de la Administración para con la
empresa contratada.

- En definitiva, señalar que los costes económicos para la Administración son muy elevados; se
produce un excesivo grado de dependencia de la Administración respecto de las empresas; la
operatividad del sistema es más que cuestionable y los riesgos en cuanto a seguridad considerables.

- Finalmente, indicar que la falta de medios con que se puede encontrar la Administración,
especialmente la falta de espacio, no puede otorgarle patente de corso ni puede ser invocada por
ésta como excusa para hacer dejación de sus funciones.

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