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Virtu@l
Excel 2007:
Estilos, Formato
Condicional y
Fórmulas con
Referencias

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Marzo 2009

ÍNDICE

1. Introducción ....................................................................................... 3
2. Objetivos ............................................................................................. 3
3. Crear y Aplicar Estilos de celda ....................................................... 3
4. Formatos Condicionales ................................................................... 5
4.1. Resaltar reglas de celdas ...................................................... 6
4.2. Reglas superiores e inferiores ............................................. 7
4.3. Barras de datos ...................................................................... 7
4.4. Escalas de color y Conjunto de íconos ............................... 7
5. Trabajo con Fórmulas ........................................................................ 8
5.1. Copiado de Fórmulas ......................................................... 10
5.2. Tipos de Referencias ........................................................... 11
5.2.1. Referencias Relativas ............................................. 11
5.2.2. Referencias Absolutas ........................................... 12
5.2.3. Referencias Mixtas ................................................. 13
5.3. Referencias 3D ..................................................................... 13
5.4. Tipos de Errores al Escribir Fórmulas ............................. 14
6. Mapa Conceptual ............................................................................. 16
7. Referencias Bibliográficas ............................................................... 17

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1. Introducción

Los formatos suelen utilizarse en grupo, por lo que crear estilos

ayuda a agilizar este trabajo.

Las fórmulas son lo que hace tan útil a las Hojas de Cálculo como
lo es Excel. Las fórmulas permiten ahorrar un gran esfuerzo, ya
que si se cambian los datos a los que hace referencia una fórmula,
el nuevo resultado se calcula automáticamente.

Al momento de escribir fórmulas es muy posible incurrir en

algunos errores que el mismo Excel permite fácilmente identificar
y corregir.

Es importante indicar que las fórmulas no se limitan a los

elementos de la misma hoja, ya que pueden hacer referencias a
valores que corresponden a hojas diferentes e incluso a datos de
otros libros, esto es posible con el uso de las Referencias 3D.

En esta unidad se verá cómo trabaja Excel con fórmulas, haciendo

referencia a la ubicación de los valores, se verán los diferentes
tipos de referencias, y los errores que se pueden generar.

2. Objetivos

• Crear y aplicar estilos

• Utilizar formatos condicionales
• Elaborar fórmulas.
• Conocer los operadores.
• Utilizar referencias de celdas.
• Identificar los errores frecuentes al escribir fórmulas.
• Usar las Referencias 3D.

3. Crear y Aplicar Estilos de celda

Un Estilo de celda es un conjunto de características de formato

(fuente, estilo, tamaño, color, etc.) al que se le pone un nombre
para utilizar dichos formatos a la vez. Cuando se aplica un estilo,
todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al
mismo tiempo.

En un libro nuevo solo están disponibles los estilos predefinidos.

Para usarlos primero tiene que seleccionar las celdas en las que
desea aplicar ese grupo de formatos. Luego puede recurrir a la
opción Estilos de celda del grupo Estilos de la Cinta de
Opciones.

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Esta opción despliega los estilos que contiene Excel nativamente.

Bastará con hacer clic sobre un estilo para aplicarlo a las celdas
seleccionadas.

Existen estilos numéricos predefinidos: Millares, Millares [0],

Moneda, Moneda [0] y Porcentual, algunos de los cuales también
están disponibles como botones en el grupo Número de la Cinta
de Opciones.

La penúltima opción de la lista permite crear estilos propios. Al

crear un nuevo estilo debemos empezar por darle un nombre.

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El botón Aplicar formato permite especificar las características

del nuevo estilo. Luego de hacer clic sobre Aceptar, el nuevo
estilo quedará incluido en la lista de estilos del documento.

Cuando se crea un estilo, inicialmente el estilo adopta las

características de la celda activa. De modo que otra manera de
crear un estilo es aplicar todos los formatos requeridos en una
determinada celda y, posteriormente, utilizar la misma opción
Nuevo estilo de celda. Ahora bastará con asignar un nombre al
nuevo estilo.

Haciendo clic derecho sobre un estilo tenemos acceso al menú

contextual para Modificar las características del estilo o para
eliminarlo de la lista.

La última opción de la lista de estilos Combinar estilos permite

utilizar estilos de otros libros abiertos. Al utilizarla se despliega el
siguiente cuadro de diálogo:

4. Formatos Condicionales

A diferencia de los formatos vistos anteriormente, el formato

condicional depende del contenido de la celda o rango de celdas.

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Si dicho contenido cumple con el criterio especificado, la celda o

rango de celdas adopta el formato definido. Esto hace que dicho
formato sea dinámico, ya que si el contenido de la celda varía, el
formato de la misma puede variar automáticamente.

La opción Formato Condicional se encuentra en el grupo Estilos

de la pestaña Inicio de la Cinta de Opciones.

4.1. Resaltar reglas de celdas

Consiste en dar un formato específico a las celdas que

cumplen una condición dada. Las condiciones son del tipo:
mayor que, menor que, entre (dos valores), igual a, contiene
un texto específico, que contenga una fecha, valores
duplicados o únicos.

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4.2. Reglas superiores e inferiores

Esta opción permite dar formato a las celdas cuyos valores

están dentro de un porcentaje superior o inferior: 10 mejores
o peores, 10% mejores o peores, por encima o por debajo del
promedio.

4.3. Barras de datos

Permite hacer un gráfico de barras sobre las celdas

seleccionadas en base a los valores contenidos.

4.4. Escalas de color y Conjunto de íconos

Los colores muestran el valor relativo de la celda.

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También pueden utilizarse íconos para dar una

interpretación visual al contenido de las celdas.

En última instancia, Excel también permite que el usuario

defina sus propias reglas para dar formato condicional a sus
datos. Para ello se dispone de la opción Mas reglas en cada
uno de los formatos condicionales disponibles.

5. Trabajo con Fórmulas

Una fórmula combina valores constantes (número o textos),

operadores, referencias a otras celdas y funciones para producir
un resultado.

Algunos ejemplos de fórmulas son:

=A1+A2 Suma el contenido de la celda A1

con el contenido de la celda A2
=A1*5.4 Multiplica el contenido de la
celda A1 por 5.4
=PRODUCTO(A1:A5) Multiplica el contenido de las
celdas A1, A2, A3, A4 y A5

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=SI(A1>B1,”OK”,”Error”) Compara el contenido de las

celdas A1 y B1, el resultado es un
texto “OK” o “error”

Una fórmula se ingresa de la misma forma en que se ingresa

cualquier otro tipo de información en una celda, pero para que
Excel lo reconozca como fórmula debe iniciarse el símbolo “=”
(Igual).

Los operadores que se utilizan y su orden de precedencia se

muestran en la tabla siguiente:

Operador Nombre Precedencia

^ Potenciación 1
* Multiplicación 2
/ División 2
+ Suma 3
- Resta 3
& Concatenación 4
= Igual 5
<> No igual 5
> Mayor 5
>= Mayor o igual 5
< Menor 5
<= Menor o igual 5

El orden de precedencia pre-establecido se puede alterar usando

paréntesis.

Los valores que utilizan las fórmulas pueden estar ubicados en

otras celdas, por ello las fórmulas necesitan hacer referencia a
dichas celdas. Al utilizar referencias de celda en lugar de valores
constantes, si el contenido de la celda cambia no será necesario
modificar la fórmula y el nuevo resultado se obtendrá
automáticamente, con gran ahorro de tiempo y esfuerzo.

En este ejemplo se ha introducido la fórmula =B2*C2 en la celda

D2. Esta fórmula se muestra en la Barra de Fórmulas, mientras
que en la celda D2 se muestra el resultado de dicha fórmula

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(S/.450.00), resultado de la multiplicación del contenido de B2

(S/.90.00) por el contenido de C2 (5). Si cambiara el contenido de
B2 o C2, el resultado en D2 cambiaría automáticamente.

En el ejemplo siguiente se requiere calcular el pago a un grupo de

empleados. Para ello se necesita sumar el sueldo básico con una
bonificación, la cual es un porcentaje del sueldo básico, y luego
hay que restarle los descuentos. La fórmula correspondiente se ha
escrito en la celda G3.

Un método alternativo de ingresar una fórmula –en vez de

digitarla completamente- es hacer clic sobre la celda a la que se
desea hacer referencia. Este método puede ser más rápido y evita
los errores de digitación.

5.1. Copiado de Fórmulas

En el ejemplo anterior se calculó el saldo del primer

empleado. Para calcular el saldo de los demás empleados
bastará con copiar la fórmula de la celda G3 a las celdas G4 a
G8. Esta acción de copiado será más rápida utilizando el
método de arrastrar el mouse, visto en la unidad anterior.

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5.2. Tipos de Referencias

Como ya se mencionó, una fórmula puede contener

referencias a otras celdas de la misma hoja o de otras hojas
del mismo libro, o –inclusive- a celdas de otros libros Excel.

5.2.1. Referencias Relativas

Si revisa el contenido de las celdas G4 a G8 del ejemplo

anterior, luego de realizar la copia de las fórmulas,
verá el contenido siguiente:

Celda Contenido
G3 =D3*(1+E3)-F3
G4 =D4*(1+E4)-F4
G5 =D5*(1+E5)-F5
G6 =D6*(1+E6)-F6
G7 =D7*(1+E7)-F7
G8 =D8*(1+E8)-F8

La fórmula original en la celda G3 es:

=D3*(1+E3)-F3

Esta forma de hacer referencia a otras celdas se le

denomina referencia relativa. Al copiar esta fórmula a
la fila siguiente o inferior (G4), esta se modifica a:

=D4*(1+E4)-F4

Es decir, Excel incrementa el número de fila en 1 en

cada referencia relativa de la fórmula original.

Si –por el contrario- se hubiese copiado la misma

fórmula de la celda G3 a la columna siguiente o
derecha (H3), la fórmula resultante sería:

=E3*(1+F3)-G3

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Es decir, Excel hubiese incrementado el “número” de

columna en 1 en cada referencia relativa de la fórmula
original.

En general, cuando se copia una fórmula con

referencias relativas a otra fila o columna, las filas y
columnas de cada referencia relativa de la fórmula
variarán según la fila y la columna a la que sea
copiada.

5.2.2. Referencias Absolutas

En algunos casos puede ser necesario que al copiar una

fórmula no se modifique la referencia de una celda. Es
decir, que la fórmula siempre haga referencia a la
misma celda, aunque se copie a otra fila o columna. En
este caso se debe especificar una referencia absoluta
de dicha celda.

La referencia absoluta de una celda se especifica

anteponiendo un símbolo dólar ($) a la columna y otro
a la fila:

Referencia relativa D3
Referencia absoluta $D$3

Al copiar una fórmula con referencias absolutas a otra

fila o columna éstas permanecen idénticas.

En el siguiente ejemplo se ha añadido un impuesto

especial especificado en la celda B10, el cual es un
porcentaje del sueldo básico, y que debe ser
descontado para calcular el saldo final.

Si escribimos la nueva fórmula en G3 como sigue:

=D3*(1+E3)-F3-D3*B10

y la copiamos a las celdas inferiores, se obtendrían las

fórmula siguientes:

Celda Contenido
G3 =D3*(1+E3)-F3-D3*B10
G4 =D4*(1+E4)-F4-D4*B11
G5 =D5*(1+E5)-F5-D5*B12
G6 =D6*(1+E6)-F6-D6*B13
G7 =D7*(1+E7)-F7-D7*B14
G8 =D8*(1+E8)-F8-D8*B15

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Lo cual sería errado, ya que las celdas B11 a B15 están

vacías.

Para evitar este inconveniente se debe utilizar la

referencia absoluta a la celda B10, de la manera
siguiente:

=D3*(1+E3)-F3-D3*$B$10

Si se copia esta fórmula de la celda G3 a las celdas G4 a

G8 se observará que en todos los casos se hace
referencia a la celda B10.

5.2.3. Referencias Mixtas

En otros casos puede ser conveniente dejar que se

modifique la referencia de columna, pero no la de la
fila, o viceversa. Para estos casos conviene utilizar las
referencias mixtas.

Para que no varíe la columna se antepone el símbolo

dólar ($) a la columna, y se dice que es una referencia
mixta a la columna. Para que no varía la fila se
antepone el símbolo dólar ($) a la fila, y se dice que es
una referencia mixta a la fila.

Referencia mixta a la columna $D3

Referencia mixta a la fila D$3

5.3. Referencias 3D

Usar referencias 3D significa hacer referencia a celdas de

otras hojas o de otros libros. La imagen siguiente muestra
una fórmula que hace referencia a celdas de las hojas Abril,
Mayo y Junio del mismo libro Excel.

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En la fórmula de imagen siguiente también se utiliza

referencias 3D. La fórmula hace referencia a la celda K2 de la
hoja G201B del libro Trabajo1.xls

5.4. Tipos de Errores al Escribir Fórmulas

Al momento de escribir fórmulas Excel puede mostrar un

valor con el carácter #. Esto significa que la fórmula contiene
algún error que hay que subsanar.

• #!DIV/0! significa que la fórmula está tratando de

efectuar una división entre 0.
• #N/A significa que la fórmula hace referencia a una celda
que utiliza la función NA par señalar que no hay no hay
datos disponibles.
• #!NUM! indica que hay un problema con un número, por
ejemplo, un número negativo en lugar de uno positivo o
un número que está fuera de rango.
• #!REF! significa que se está haciendo referencia a una
celda que no es válida. Esto puede ocurrir si la celda ha
sido eliminada de la hoja de cálculo.
• #!VALOR!, significa que la fórmula incluye un
argumento o un operando de un tipo incorrecto.

Si una celda se muestra totalmente llena del símbolo #

significa que el ancho de la columna es insuficiente para
mostrar el contenido de la misma.

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6. Mapa Conceptual

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7. Referencias Bibliográficas

• Walkenbach, John. Microsoft Excel 2007 Bible. Wiley

Publishing Inc. 2007.
• Dixon, Helen. Excel 2007: Beyond the manual. Apress. 2007.
• Harvey, Greg. Microsoft Office Excel 2007 for dummies. Wiley
Publishing Inc. 2007.

Se ha utilizado como consulta la página de Microsoft

Latinoamérica:

• http://office.microsoft.com/es-es/training/CR100479683082.aspx

FIN DE LA UNIDAD

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