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MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL

CONTENIDO

REGLAS GENERALES PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN OFICINAS...................................................................................2


1 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE..................................................................................................................................................2
2 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS................................................................................................................................................2
3 ALMACENAMIENTO...............................................................................................................................................................................3
.......................................................................................................................................................................................................................3
4 AGRUPACIÓN...........................................................................................................................................................................................3
5 CLASIFICACIÓN......................................................................................................................................................................................4
6 ASIGNACIÓN DE NÚMERO TOPOGRÁFICO.....................................................................................................................................5
7 ROTULACIÓN ..........................................................................................................................................................................................5
8 LISTA DE CHEQUEO...............................................................................................................................................................................6
9 Inventario....................................................................................................................................................................................................8
10 FOLIACIÓN.............................................................................................................................................................................................9
11 SELECCIÓN, TRANSFERENCIA O ELIMINACIÓN DE LOS EXPEDIENTES .............................................................................10
12 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL............................................................................................10
14. SERVICIO, CONTROL Y CONSULTA DE DOCUMENTOS............................................................................................................12
REGLAS GENERALES PARA ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN OFICINAS

ALCANCES

Las Reglas Generales para Archivos de Gestión están dirigidas a los responsables de los archivos de gestión, a cuyo
cargo está la administración y servicio de los documentos en las oficinas.

Como herramienta para la implementación del Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo, los funcionarios del
IDARTES deben adoptarlo para la gestión cotidiana de los documentos. Los responsables de la gestión documental y
archivo del Idartes, por su parte, tiene la obligación de asesorar y capacitar a quienes deben implementarlas, y hacer
monitoreo de sus reglas.123

1 CONFORMACIÓN DEL EXPEDIENTE


Cada expediente se debe formar con los documentos requeridos para documentar un trámite administrativo. La composición y el
orden deben estar acorde con el cuadro de clasificación y la tabla de retención.

2 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS


LOS DOCUMENTOS DEBEN SER LEGAJADOS EN EL ORDEN EN QUE SON PRODUCIDOS, DE TAL MANERA QUE EL DOCUMENTO QUE
INICIA EL TRÁMITE, CORRESPONDA AL PRIMERO QUE SE ENCUENTRA AL ABRIR LA CARPETA, Y ASÍ SUCESIVAMENTE HASTA LLEGAR
AL CIERRE DEL EXPEDIENTE.
3 ALMACENAMIENTO
Los documentos deben ser archivados en contenedores o unidades de almacenamiento acorde a su formato (carta, oficio, pliego,
medio pliego) y a su soporte (papel, digital) y estos a su vez en muebles que faciliten su organización, uso y conservación.

Las unidades de almacenamiento se denominan:

 De Instalación: para referirnos a los muebles como estantes, archivadores, planotecas.

 Generales: cuando son contenedores en los que se almacenan otras unidades. Ejemplo: una caja de archivos es una unidad
general cuando contiene carpetas.

 Específicas: cuando en ellas se almacenan directamente los documentos. Ejemplo; carpetas, libros, entre otras.

4 AGRUPACIÓN
En los archivos de oficina, la agrupación de los documentos se requiere para garantizar que el uso no atente contra la integridad de
la unidad documental y su orden. Piense por ejemplo en un contrato, un expediente disciplinario, las cuentas y sus soportes. Por lo
que los documentos deben ser legajados mediante ganchos o cosidos y empastados.
Para tal efecto se deben usar materiales que garanticen el menor deterioro posible, como los ganchos plásticos. También es
conveniente utilizar papel blanco del formato de la documentación como barrera de protección, al inicio y final de la unidad
documental.

Fig. 2. UAE: Carpeta de Yute: Papel blanco como barrera de Fig. 2 Gancho plástico con sistema de cierre a presión.
protección, al inicio y al final de la unidad documental.
Ilustraciones tomadas de las Guías para la gestión documental del Archivo de Bogotá

5 CLASIFICACIÓN

Cada expediente debe ser nombrado según la serie y subserie a que corresponda, ciñéndose a la tabla de retención. Se debe
evitar clasificar por asuntos o temas.
6 ASIGNACIÓN DE NÚMERO TOPOGRÁFICO

El número topográfico es un código único que indica el lugar de almacenamiento de un documento en particular. Se aplica a las
unidades de almacenamiento generales, y a las unidades de almacenamiento específicas:

El número topográfico de la unidad de almacenamiento general, debe indicar como mínimo el número del depósito en que está
ubicada, seguido de un número consecutivo de ubicación por depósito.

El número topográfico de las unidades de almacenamiento específicas, debe llevar como mínimo: el número topográfico de la unidad
general que la contiene, más un número que indica su orden en dicha unidad1.

7 ROTULACIÓN

Consiste en marcar las unidades de almacenamiento para identificarlas 2. El rótulo puede venir pre impreso directamente en los
contenedores (recomendado), imprimirse en tarjeras o hacerse a mano. Los datos del rótulo son diferentes según se trate de
unidades de almacenamiento generales, o de unidades de almacenamiento

específicas. Ejemplos:Rótulo de una caja:

 Nombre o logo de la entidad *;


LOGO
LOGO N.T. 1
U.A. 3 carpetas
 Número topográfico* (N.T.) 3; IDARTES
IDARTES
 Número de unidades de almacenamiento que contiene (U.A.);
 Dependencia; Dependencia: Subdireccion Administrativa y
Financiera
 Serie, subserie. Serie: Informes
Subserie: Consecutivo de SAF

1
La complejidad del número topográfico, la dicta la necesidad de cada entidad. Pues, la localización del documento puede requerir otros datos además de los básicos arriba enunciados. Así por
ejemplo, el número topográfico de los planos en el Archivo de Bogotá, se construyó indicando el edificio, depósito, planoteca (consecutivo por depósito), carpeta (consecutivo por planoteca), y número
de plano (consecutivo por carpeta).
2
Para los datos que se incluyen en el rótulo, considere que cada una de las unidades documentales estarán descritas en el inventario, de manera completa, y que dicho inventario es la herramienta de
referencia para la consulta de los documentos.
(*) obligatorios
NT: 1
LOGO NC: 1/2
Rótulo de una carpeta: IDARTES
IDARTES NE:
 Nombre o logo de la entidad*
 Dependencia*; Dependencia: Subdireccion Admstrativa y Financiera
 Serie, subserie *; Serie: Infoemes
Subserie: Informes de Gestion
 Fecha inicio y fecha fin*4; Fecha inicio: 07-01-2010
 Total folios unidad documental (UD) 5*; Fecha fin: 03-08-2011
 Rango de folios unidad de almacenamiento* (UA)6. Total folios UD: 200
 Número topográfico(NT)*7; Rango de folios UA: 1-200

 Número correlativo(NC)*8;
 Número o código del expediente (NE);

(*) obligatorios Nº Correlativo: 1/3

8 LISTA DE CHEQUEO Total Carpetas:

Corresponde al formato, que se coloca al iniciar el expediente, e indica la lista de los documentos que lo componen. Hace las veces
de índice. Se actualiza durante el trámite, a medida que se agregan documentos al expediente. Sólo es requerido en unidades

3
Construido como se indicó anteriormente. Se coloca a cada una de las unidades de almacenamiento, de manera destacada.
4
La fecha final se registra cuando se cierra la unidad documental. Cuando la unidad documental o expediente está almacenado en varias carpetas, cada una, debe llevar las fechas extremas del
expediente completo. Esto debido a que la fecha final es requerida para aplicar tiempos de retención al expediente.
5
Se registra cuando se cierra la unidad documental.
6
Se registra cuando la unidad de almacenamiento esté completa. Sea porque contiene el número máximo de folios recomendados, o porque la unidad documental se cerró. Por razones de
conservación, el número máximo de folios por carpeta es de 200
7
Construido como se indicó anteriormente. Se coloca destacado, en cada una de las unidades de almacenamiento.
8
por ejemplo un número correlativo: 5/7, indica: en el denominador, el número total de unidades de almacenamiento en las que se almacena una unidad documental, y en el numerador, el número de
orden que ocupa con relación al total. Se registra cuando se cierra la unidad documental.
documentales compuestas por varios tipos de documentos, caso de los contratos, expedientes disciplinarios entre otros. El orden de
los documentos en la lista de chequeo debe corresponder al orden natural en el que se producen, según el trámite. La lista puede ir
pre impresa en el formato que debe contener los siguientes datos:

Encabezado:

 El nombre de la entidad productora, o logo;


 Dependencia;
 Número topográfico (NT);
 Número correlativo (NC);
 Serie y subserie;
 Número o código del expediente9;
 Total folios unidad documental(UD);
 Rango folios unidad de almacenamiento (UA)10;

Cuerpo:

 Documentos (tal como aparece en la Tabla de Retención Documental);


 Folios.

Ejemplo: de lista de chequeo

Entidad: Dependencia: NT: NC:


XXXXX XXXXXX XX-XXXX x/x
Serie/Subserie: Número o código del expediente; Total de folios UD: Rango folios UA:
XXXXXXX XXX XXX

9
Cuando están codificados, caso contratos
10
Se registra cuando ésta se cierra el expediente
Documentos Número de
folios
XXX 1
XXXXX 2
XXXX 3-15
16-20

NT: Número topográfico


NC: número correlativo
UD: unidad documental. Este dato se llena al cerrar el expediente
UA: unidad de almacenamiento. Este dato se llena al completar el número de folios recomendados para almacenar en un
contenedor

9 INVENTARIO
Es la catalogación o descripción de los documentos, según datos preestablecidos11. Ejemplo: Formato inventario por carpetas (UA).

Hoja Nº 1 de 1
Entidad: XXXX
Dependencia: XXXXXXXX
Serie: XXXX

11
El inventario puede ser sintético cuando se describen grupos, o analítico cuando se hace por unidades, sean estas documentales o de almacenamiento.
Subserie: XXXXXX


Fecha Fecha Tradición Sopor Rango
Regist Unidad Documental NC Descriptores NT
Inicial Final Documental te Folios
ro
No contrato:
Nombre contratista:
Contrato de Prestación de 07-01- 07-01- XX-
1 Original Papel 1-196 1/2 CC:
Servicios 2003 2003 XXX

No contrato:
Contrato de Prestación de 07-01- 07-01- 197- Nombre contratista: XX-
2 Original Papel 2/2 CC:
Servicios 2003 2003 250 XXXX

No contrato:
Contrato de Prestación de 01-07- 01-07- Nombre contratista: XX-
3 Original Papel 1-150 1/1
Servicios 2003 2003 CC: XXXX

10 FOLIACIÓN 12

Para algunas series documentales, la foliación de las unidades documentales, es condición de legalidad, y siendo además una
exigencia de los entes de control interno y/o externo. Tal es el caso de los contratos, los expedientes disciplinarios, entre otros. Para
la foliación se deben seguir las siguientes recomendaciones:

 Antes de foliar verifique que los documentos correspondan a la unidad documental, que
estén en el orden indicado por el trámite y que no sean copias de un mismo documento13.
 Los documentos deben ser foliados en el orden de producción, de tal manera que la
primera hoja del documento que inicia el trámite y que se encuentra al abrir la carpeta,

12
Texto adaptado de las Guías de Gestión Documental, Archivo de Bogotá.
13
En caso de dudas consulte el cuadro de clasificación y tabla de retención o al archivista de su entidad.
corresponda al folio número 1
 Los folios se numeran a medida que se agregan al expediente, hasta su cierre14 ;
 El expediente se folia consecutivamente, independiente de las unidades de almacenamiento
que lo contenga15;
 No se utilizan letras para suplir números repetidos u omitidos;
 El número se debe poner en la parte superior derecha de la cara recta16;
 Los documentos deben foliarse con tinta negra, estable. No use lápices o bolígrafos de
colores;
 Los planos, fotografías, CD’s, etc. deben ser foliados, continuando con el orden de la hoja
previa;
 Cuando del expediente se desagregue material no convencional (CD´s, casetes, cintas,
etc.), inserte “hoja testigo”, y fóliela.

11 SELECCIÓN, TRANSFERENCIA O ELIMINACIÓN DE LOS EXPEDIENTES


Acorde con lo establecido en las tablas de retención, anualmente se deben seleccionar en los archivos de gestión los documentos
que deben ser: transferidos desde el archivo de gestión al siguiente nivel de archivo (intermedio o central), siguiendo el cronograma
establecido por el responsable de la gestión documental en la entidad; o eliminados directamente en la oficina. Tanto para la
eliminación como para la transferencia, se de debe tener en cuenta el protocolo establecido por el Instituto. 17.

12 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

En la Ley 594 de 2000 se define el Archivo Central como aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de

14
Evite en lo posible foliar al final del año. De esta manera la labor será menos ardua y habrá menos posibilidades de error.
15
Así, por ejemplo, si el volumen de una unidad documental consta de 480 folios, y está contenido en tres carpetas, la foliación se hará de la siguiente manera: la carpeta Nº 1/3 contendrá los folios del
1-198, la carpeta Nº 2/3 contendrá del 199- 400, y la carpeta Nº 3/3 contendrá del folio 401-480.
16
Cada hoja está compuesta de dos caras: recta y vuelta. Una hoja equivale a un folio.
17
consulta por las propias oficinas y particulares en general. La organización del Archivo del Instituto, obedece a lo estipulado en la
Tabla de retención documental - TRD, es decir debe atender a las series documentales y tiempos de retención establecidos.

La instalación de los documentos en las áreas de depósito es una tarea íntimamente relacionada con la organización de fondos,
consistente, en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación, ya sea en cajas, legajos o libros.

13. SEGUIMIENTO DE LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL - TRD

Con el fin de propender por la continua implementación de las TRD y que no se convierta simplemente en un documento de carácter
teórico, el Instituto Distrital de las Arte, desarrollará un plan de seguimiento para la aplicación de las TRD. Este plan deberá contener
unos objetivos que identifiquen una metodología archivística para la implantación y mejoramiento del Sistema de Información de
Gestión Documental, que defina la capacitación a los funcionarios de la entidad, que realice un análisis permanente de los
procedimientos que inciden en la gestión documental y que ofrezca instrumentos de descripción y herramientas que permitan agilizar
la consulta de documentos en los Archivos de Gestión y en el Archivo Central. Además deberá contemplar actividades de
sensibilización y acompañamiento por medio de conversatorios, charlas, talleres o cursos dirigidos a todos los funcionarios y
contratistas de la entidad de la entidad, que tengan relaciòn directa don el manejo de archivos.

14. SERVICIO, CONTROL Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

La consulta consiste en el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen.

La primera fuente de consulta de los documentos en los archivos de gestión es la tabla de retención documental y en el archivo
central, la relación de las transferencias documentales, en donde constan todos los elementos de información para facilitar su
recuperación.

Es importante señalar que el tema de la difusión de la información, se constituye en la razón de ser de los archivos, por lo cual
prestará los siguientes servicios:

Servicio de Consulta: Servicio vital de los archivos que facilita a las áreas y a la comunidad, el acceso a los documentos. Se
registrará en el formato (Formato de préstamo de documentos para consulta)

Una vez el expediente se ha tramitado, debe ser archivado en la oficina, y quedar bajo la custodia de una persona responsable de
mantener su inventario, controlar el acceso y su consulta. Dicha persona debe recibir los documentos, archivarlos como se indica en
este manual, conservarlos, y transferirlos, cuando hayan cumplido su tiempo de retención, al archivo central de acuerdo con los
protocolos establecidos.

Servicio de Alerta: Da cuenta a los usuarios de los plazos límite que tienen para la entrega o devolución de los documentos
prestados.

Servicio de Asesoría y Formación Archivística: Orientación a los usuarios sobre las políticas archivísticas tanto internas como
externas y sobre los procesos de gestión documental.

15 CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo, sin alterar su contenido.

Aspectos básicos para la conservación de los archivos:

 Utilizar papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m 2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a
8.5.
 Usar tintas con estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no
transmitir acidez al soporte. Para la firma de los mismos no se deben utilizar micropuntas o esferos de tinta húmeda, en su
defecto se deben utilizar bolígrafo de tinta negra estable insoluble en agua.
 Dejar las márgenes correspondientes, superior, inferior, izquierda y derecha para proteger los contenidos temáticos en caso
de empaste.
 Evitar la duplicidad de un mismo documento, las anotaciones, las perforaciones, los dobleces y demás actividades que
alteren los contenidos y características de los documentos. En casos absolutamente necesarios en lugar de hacer
anotaciones en los documentos se recomienda hacer notas en un papel blanco y adherirlo al documento con un gancho clip
plástico.
 No se deben archivar documentos borradores
 Las carpetas y cajas en lo posible deben tener un ph neutro y elaboradas con materiales libres de ácido.
 No es aconsejable el uso de A-Z, ni carpetas que requieran la perforación de los documentos y el contacto con ganchos
metálicos, ni de cinta pegante o mágica para su reparación.
 Antes de abrir los sobres, se debe verificar que los documentos no estén adheridos con pegante, caso en el cual se tendrá
que utilizar el cortapapel.
 Con el fin de proteger la documentación durante su transporte y movilización, se deben hacer carpetas de polipropileno.
 Es importante usar embalajes resistentes y rígidos para el manejo de correspondencia externa.
 Las áreas destinadas para la conservación de la documentación deben contar con los elementos de control y aislamiento que
garanticen la seguridad de los acervos.
 Las zonas consulta y prestación de servicios estarán fuera de las de almacenamiento por razones de seguridad.
 Los acabados en los bordes y ensambles de los estantes u otros medios de almacenamiento deben ser redondeados para
evitar desgarres en la documentación.
 La estantería no irá recostada sobre los muros y se debe dejar un espacio mínimo de 20 cm., entre éstos y la estantería.
 La estantería deberá tener un sistema de identificación visual de la documentación acorde con la codificación.
 Para unidades de conservación como libros, legajos o carpetas ubicados en estantes se recomienda el empleo de
separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.
 Si se disponen módulos rodantes de estantería, se deben utilizar los parales y tapas laterales para proporcionar mayor
estabilidad. En todo caso se deberán anclar los estantes con sistemas de fijación a piso.
 Se garantizará la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental. Las
unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco.
 Se recomienda identificar regularmente los factores de alteración como redes de energía, ductos de agua, materiales
inflamables, focos de suciedad o materiales que acumulen polvo y humedad para tomar las medidas preventivas a que haya
lugar.
 Se debe identificar los focos de contaminación biológica y entradas de agentes bióticos como microorganismos o roedores.
 Los soportes digitales: “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y
magnéticas” NTC 2676 deben revisarse periódicamente, sea cual sea la tecnología empleada para su conservación y si es del
caso deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas que garanticen la integridad de la
información guardada y su reproducción exacta.
 Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en
relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y
reproducción libre de virus informáticos.
 La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la
reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la
información”.
 Para transportar medios electrónicos flexibles: “Se deben tomar precauciones adecuadas para el transporte de los discos.
Estos deben estar dentro de un empaque protector libre de polvo, materia extraña. Se recomienda que exista un espacio
suficiente entre el cartucho y la superficie exterior del empaque final de tal manera que el riesgo de daño de la banda
magnética sea despreciable” NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35 pulgadas)
características físicas y dimensionales”
 Los C.D y discos ópticos podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero
químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada
unidad de conservación contendrá solo un C.D.
 Para la documentación de imagen análoga como cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros o digital
como C.D. principalmente, se deben contemplar sistemas de almacenamiento especiales como gabinetes, armarios o
estantes con diseños desarrollados acordes con las dimensiones y tipo de soporte a almacenar y los recubrimientos
antioxidantes y antiestáticos a que haya lugar.
 Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobres individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear
materiales plásticos.
 La disposición de las unidades de conservación (cajas, carpetas) en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a
través de ellos.
 Se debe disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, solfaclan o multipropósito y extractores de
agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
 Es importante tener claramente identificados los documentos vitales, los documentos claves del Instituto con políticas de
retención y mecanismos de respaldo que permitan su preservación a futuro. La seguridad de la información digital es muy
importante y por lo mismo se deben hacer las copias de seguridad de manera oportuna, preferiblemente dentro y fuera de la
Entidad, incluso en entornos de red y sistemas de almacenamiento ópticos.
 Para la generación de documentos electrónicos se recomienda el uso de formatos abiertos como el PDF-A, XML, entre otros,
ya que se han convertido en estándares digitales que permiten el almacenamiento de la información y registrar el
conocimiento estructurado como evidencia en los términos legales para probar su autenticidad, integridad e inalterabilidad.
 Las directrices sobre seguridad de información se establecerán durante todo el ciclo de vida de los documentos, definiendo
roles, medios de almacenamiento, implicaciones normativas, riesgos, estándares y procedimientos de validación, migración y
conservación a perpetuidad de la información.

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