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12 mars 2018

PROCÉDURE

Processus Achats

Ind. Rédacteur Approbateur Visa approbateur

B Yves GOUX Didier BORDET

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Liste des versions et objets des modifications

Ind. Rédacteur Approbateur Date approbation Objet de la modification
A édition intiale
B Yves GOUX Didier BORDET 12/03/2018

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Table des matières

1 OBJECTIFS ...................................................................................................................... 4
2 PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT .......................................................... 4
2.1 Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-bon de
livraison-facture)................................................................................................................... 5
2.1.1 BON DE COMMANDE (= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,) 5
2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE .............................................. 6
2.1.3 BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION ................................................... 6
2.1.4 FACTURE .......................................................................................................... 7
3 INTRODUCTION .............................................................................................................. 8
4 DEFINITION ..................................................................................................................... 8
5 ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS .............................................................................. 9
5.1 Définition d’un budget................................................................................................ 9
5.2 La demande d’achat (DA) ......................................................................................... 9
5.3 Tableau de comparaison ......................................................................................... 10
5.4 Ouverture des offres................................................................................................ 10
5.5 Négociation et choix ................................................................................................ 10
5.6 Passation de la commande ..................................................................................... 10
5.7 Émission de facture ................................................................................................. 12
5.8 Réception/Recette et facture finale ......................................................................... 12
6 FONCTION ACHATS ..................................................................................................... 12
7 BASIQUE PRIX ACHATS............................................................................................... 13
8 Logigramme du processus achats.................................................................................. 15
9 ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE ...................................................................... 16
10 ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE ........................................................................... 17
11 ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison ..................... 17

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1 OBJECTIFS
 Maîtriser les risques de contentieux avec nos fournisseurs,
 Optimiser nos dépenses en proposant une méthode d’achat pour chaque acheteur,
 Respecter nos engagements budgétaires,
 Éviter toute perte de temps en rationalisant le suivi des documents (bon de commande,
bon de livraison/réception, facture…).

2 PRINCIPALES ETAPES PROCESSUS D’ACHAT

 Le demandeur rédige soit une spécification ou cahier des charges soit une liste à partir
d’un bordereau de prix ou d’un catalogue.
 Il consulte plusieurs entreprises au profil similaire lorsque le montant le justifie.
 Dans le cas d’un appel d’offre :
 Le demandeur établi un tableau de comparaison des offres.
 Il justifie le choix du fournisseur sur la base du mieux disant. Suivant le type de
commande, il se conforme à la procédure plus détaillée.
 Pour passer la commande :
 Le demandeur définit le code analytique de la commande (plan analytique en
annexe 1).
 Le nom de la personne chargée de la réception doit figurer explicitement sur la
commande
 Le demandeur prend un N° de commande auprès de la comptabilité (format =
AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la
comptabilité et CCC = code section analytique).
 Un modèle du bon de commande à utiliser figure en annexe 2. La commande ne peut
être signée que par une des personnes suivantes :
o Le Président
o Le Trésorier
o Le Délégué Général
o Le Secrétaire Général
o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à
2000 €, les assistantes de direction.
 À la livraison des biens ou de la prestation, la personne chargée de la réception (son
nom est indiqué sur la commande) doit vérifier la conformité de la livraison à la
commande :
 En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le
problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.
 En cas de conformité, elle appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de
livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce
point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas de
litige avec le fournisseur.

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 Réception de la facture : Les originaux de la facture doivent être transmis directement à

la comptabilité.
 La comptabilité vérifie que le fournisseur a bien rappelé le N° de commande. Si ce n'est
pas le cas, la facture est retournée au fournisseur.
 La comptabilité comptabilise la facture et vérifie la conformité de la facture avec la
commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de réception :
 La facture est conforme au bon de livraison ou PV de réception/commande : La
facture est mise au paiement.
 La facture est non conforme : Une copie de la facture est envoyée au signataire de la
commande qui décidera de la suite à donner.
 La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le
dossier.
 Un suivi des non conformités facture/bon de livraison/commande est tenu à jour par la
comptabilité.

2.1 Principes à respecter pour le bon suivi de nos achats (Bon de commande-
bon de livraison-facture).
La comptabilisation est faite sur base de la facture. A réception par la comptabilité SOCE,
toute facture (document fournisseur) doit pouvoir être rapprochée de son bon de livraison
(document fournisseur signé par une personne de la SOCE), lequel doit être
systématiquement transmis à la comptabilité par la personne qui l’a signé. Tout bon de
livraison doit pouvoir être rapproché de son bon de commande (document SOCE). Ce
principe vaut pour toutes les factures y compris celles faisant l’objet de contrats. Exemple :
fourniture d’électricité ou d’eau pour lesquelles une commande se rapportant au contrat doit
être initialisée chaque début d’année civile. Il en est de même par exemple pour la fourniture
de prestations mensuelles de maintenance. Le nom/prénom des signataires de
documents (bon de commande, bon de livraison et de facture pour « bon à payer »)
doit être lisible.
2.1.1 BON DE COMMANDE
(= fichier modèle SOCE format EXCEL en annexe 2,)
 Tout achat de marchandise ou de prestation doit faire l’objet d’un document faisant
office de bon de commande dont le numéro est attribué par la comptabilité. (format =
AA_nnnn_CCC ; AA = année 2 caractères ; nnnn = numéro chrono fourni par la
comptabilité et CCC = code section analytique).
 Informations à reporter sur le bon de commande :
o Nom et prénom du demandeur,
o le N° de commande,
o la section analytique (voir plan analytique annexe 1)
o la date,
o le nom/prénom de la personne devant faire la réception,
o la mention : "Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,
notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi cette

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correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera retournée au

fournisseur."
 Liste des personnes autorisées à engager des achats pour la SOCE :
o Le Président
o Le trésorier
o Le Délégué Général
o Le Secrétaire Général
o Pour les achats de fournitures et de voyages dont le montant est inférieur à
2000 €, les assistantes de direction.
 Les commandes sur sites internet doivent suivre les mêmes principes : Accord
préalable d’une des personnes de la liste ci-dessus puis devant l’écran, édition et
signature du bon de commande, signature de la réception. Edition de la facture avec
rappel du N° de commande et transmission à la compta.
o Le paiement doit être fait par utilisation de la carte bancaire de la SOCE.
o L’utilisation d’une carte personnelle n’est pas autorisée.
2.1.2 ACCUSE DE RECEPTION DE LA COMMANDE
 Ce document rappelle le N° de commande, il est à transmettre à la personne qui a
passé la commande (= le demandeur).
2.1.3 BON DE LIVRAISON et PV DE RECEPTION
 C’est le document le plus important des 4 documents : c’est lui qui indique par la
signature que nous y apposons que nous avons bien reçu la marchandise ou la
prestation. Toute réception de marchandise doit faire l’objet d’un bon de livraison,
document fourni par le fournisseur.
 Ce bon de livraison doit impérativement rappeler le N° du bon de commande.
 Sans bon de commande, il ne peut y avoir de réception et la marchandise doit être
retournée.
 Sans bon de livraison signé par une personne de la SOCE, pas de facture possible
de la part du fournisseur.
 Le bon de livraison (ou PV de réception dans le cas d'une prestation) est signé par la
personne désignée sur le bon de commande ou dans le cas de marchandise par le
secrétariat de direction.
o En cas de conformité de la livraison par rapport à la commande, la personne
responsable de la réception appose lisiblement son nom/prénom sur le bon de
livraison, la date et sa signature. Elle transmet ce document à la comptabilité. Ce
point est fondamental dans la gestion des commandes, notamment en cas
de litige avec le fournisseur.
o En cas de non-conformité, elle informe le demandeur afin que celui-ci règle le
problème avec le fournisseur ou ouvre un contentieux.
 Dans le cas de marchandises, un exemplaire du bon de livraison signé est retourné
par le « livreur » au service comptabilité du fournisseur.

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 Dans le cas d’une prestation un exemplaire du PV de réception signé est envoyé par
la personne qui a réceptionné la prestation au service comptabilité du fournisseur qui
établira sa facture sur la base de ce PV.
 Les cas exceptionnels pour lesquels la facture tient lieu directement de bon de
livraison sont connus et font l’objet de l’Annexe 3. Dans ces cas, la comptabilité
envoie la photocopie de la facture pour bon à payer au signataire de la commande
(exemple : frais de communication de conférence téléphonique auprès de la société
INTERCALL EUROPE).
Pour les cas particuliers concernant :
o les factures de restaurant « Club Iéna » ou les plateaux repas, ces dernières
doivent être accompagnées d’un document signé par la personne responsable
de l’organisation du repas.
o (Autres cas…)
2.1.4 FACTURE
 Ce document est établi par le fournisseur sur la base d’un bon de livraison/PV de
réception signé par la personne de la SOCE dont nom/prénom figure sur le bon de
commande à l'endroit prévu. Sans bon de livraison/PV de réception signé par une
personne de la SOCE, pas de facture possible.
 Tous les originaux de facture doivent arriver directement à la comptabilité.
 Chaque facture doit impérativement comporter le N° de commande sans quoi elle est
retournée par la comptabilité au fournisseur.
 La facture est comptabilisée.
 La facture doit pouvoir être rapprochée immédiatement de la commande et du bon de
livraison de la marchandise ou/et de la prestation de services. La comptabilité vérifie
la conformité de la facture avec la commande et le(s) bon(s) de livraison/ PV de
réception.
o En cas de conformité facture/bon de livraison ou PV de réception/commande, la
facture est mise au paiement.
o En cas de non-conformité, notamment si le montant « facturé » est différent du
montant « commandé », une copie de la facture est envoyée au signataire qui
décidera de la suite :
 Si la personne qui a passé la commande est d’accord avec la facture, elle
signe la copie en indiquant pourquoi le montant facturé est différent du
montant commandé. Elle ajoute lisiblement son nom et retourne la copie de
la facture à la comptabilité.
 Si la personne n’est pas d’accord avec la facture, elle contacte le fournisseur
(avec trace écrite) et tient la comptabilité informée par écrit de sa démarche
auprès du fournisseur.
 La comptabilité classe et tient à disposition l'ensemble des documents constituant le
dossier. D’un point de vue légal, ce classement est à conserver 10 ans.
 Un suivi des factures reçues « non conformes » est établi chaque mois par la
comptabilité. Il est diffusé aux personnes habilitées à passer des commandes.

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3 INTRODUCTION
Il y a un monde entre l’achat personnel et l’achat pour le compte de l’Entreprise ou de
l’Association AM en particulier. Les relations entre Donneur d’ordres et Fournisseurs/Sous-
traitants se sont judiciarisées et complexifiées. L’Entreprise a depuis longtemps identifié
cette problématique et qu’elle soit petite ou grande a désigné un poste ACHAT.
L’organisation et le rattachement hiérarchique de ce poste est fonction de la politique achat
de l’entreprise.
Aujourd’hui, à l’intérieur de l’Association, du fait de la répartition des missions au sein d’une
organisation multicellulaire, on constate que chaque intervenant (Projet ou Service) s’attribue
lui-même la fonction achat en parallèle à son intervention technique. Il peut en résulter des
désordres : retard de paiement, des paiements de montants ne correspondant pas à
l’avancement de la prestation ou à la prestation réalisée, des absences d’accord technique,
détermination arbitraire des conditions de paiement, erreurs d’écritures comptables qu’il faut
reprendre, sans même parler de distorsion de concurrence qui pourrait être objectée.
Rappelons aussi que tout engagement auprès d’un fournisseur émanant d’un
membre de l’Association, quelle que soit sa forme, engage celle-ci. La mise en place
d’un processus d’achat, tout en le définissant d’une façon simple, peut facilement
prévenir ces risques tout en valorisant les résultats administratifs, juridiques et
financiers par la professionnalisation de cette fonction.
Notre priorité est de développer progressivement une méthodologie en vigueur dans
l’entreprise en général. Ce document est un guide à destination de tous les acteurs de la
communauté Arts et Métiers. Il est cependant clairement explicité que dans le cadre
d’utilisation par un prescripteur /acheteur d’une entité filiale ou dérivée (association sous
égide SOCE), la responsabilité engagée par l’acte d’achat demeure auprès du représentant
désigné de l’Entité concernée.

4 DEFINITION
Par politique achats on entend généralement la maîtrise permanente du choix des
fournisseurs en déterminant les mieux adaptés à la fourniture d’une « chose » (bien ou
prestation) sur la base d’un ensemble de critères.
La politique achat est définie au niveau du Bureau et le Comité peut proposer selon chaque
domaine les réponses à la question : « FAIRE ou FAIRE-FAIRE ». Une fois validée, cette
politique doit être cohérente dans un espace-temps moyen terme.
Le BESOIN à satisfaire en matière d’achat est l’acquisition, auprès d’un TIERS, d’un BIEN
ou d’une PRESTATION défini par une spécification technique, pour un coût à optimiser et
dans un délai souhaité. Le Prescripteur de ce besoin est le Responsable de Projet ou de
Service désigné par mandat de la Société.
Avec sa formation ingénieur AM, le Responsable de Projet ou de Service doit spécifier de
façon globale ou détaillée son besoin : c’est le caractère novateur ou déjà existant de celui-ci
qui entraîne le niveau de précision technique. Mais on gagne à être précis dans la
description attendue du résultat car la qualité du bien ou de la prestation après livraison et
paiement sera l’élément permanent dans le temps.
En règle générale, on préfèrera un acte d’achat avec contrat de résultat et non contrat de
moyen dont l’usage est réservé à quelques prestations de service particulier : l’Association a

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rang de « donneur d’ordres ». Dans le cadre principal des prestations de services (conseil,
assistance, études, logiciels…) l’acte d’achat est concrétisé par la remise, de la part du
Fournisseur/Sous-traitant, d’un dossier au sens large (voir ci-après) : c’est l’acceptation sans
réserve de ce dossier qui clôture la recette finale et enclenche la facturation finale. Hormis
une intervention pendant la période de garantie en général prévue au contrat, sinon l’exiger,
toute intervention nouvelle du Fournisseur/Sous-traitant ne peut être exigée sans
renégociation et sans formalisation du résultat de cette renégociation.

5 ÉTAPES DU PROCESSUS ACHATS

5.1 Définition d’un budget

Le budget est une estimation d’enveloppe prédéfinie par expérience au regard par exemple
d’affaires semblables. Mais il est toujours préférable de s’appuyer sur une demande de prix
pour concrétiser une estimation. Cette demande de prix doit être limitée à un ou deux
Fournisseurs/Sous-traitants avec une expression de besoin simple mais suffisamment
généraliste pour ne pas s’enfermer d’emblée dans une solution.

5.2 La demande d’achat (DA)

C’est l’émission par le Prescripteur, d’une spécification technique formalisée (dénommée
souvent cahier des charges - CDC - ou cahier des conditions techniques – CCT - ) qui
caractérise le maximum d’exigences en termes de performances finales, d’atteinte
d’objectifs, de respect de normes ou de règlementations, d’environnement particulier, etc. A
ce stade, le Prescripteur peut définir une liste d’Entreprises consultables couvrant ce
domaine et doit préciser le délai souhaité.
Nota : compte tenu de la maturité de projet (faisabilité, avant-projet sommaire ou détaillé,
projet final), la teneur de la spécification technique n’aura pas la même précision. De même,
l’engagement réciproque du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association AM, sera élaboré
après pondération des risques d’écart significatif entre les attentes et la réalisation.
La consultation par appel d’offre : c’est l’envoi par l’Acheteur d’un courrier à plusieurs
Entreprises consultées. Le nombre d’entreprises est en général fonction du montant estimé
de la prestation :
 par exemple jusqu'à 20 k€ consulter 2 entreprises ;
 de 20 à 50 k€, 3 entreprises ;
 >50 k€ au moins 3 et choix réalisé au cours d'un comité de choix dont les membres sont
définis préalablement avant décision de lancement de la consultation.
 En plus de la spécification technique, le courrier de consultation précise les spécificités
administratives et financières souvent explicitées dans des conditions générales d’achats
(CGA). En l’absence de CGA, ce courrier doit attirer l’attention sur la date de remise des
offres au plus tard, sur les conditions de propriété intellectuelle, sur les termes de
paiement, sur le mode de règlement, sur les éventuelles de pénalités de retard, sur la
nature physique des éléments livrés (types de documentation attendus, nombre
d’exemplaires, etc.). Il est fortement recommandé d’inviter les Entreprises consultées à
soumettre toute suggestion n’entrant pas strictement dans le champ de la spécification
technique, mais susceptible d’apporter une réponse plus pertinente au besoin exprimé.

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Nota : la fonction Acheteur peut être assumée par le Prescripteur, à condition qu’il prenne
bien en compte les spécificités administratives et financières évoquées ci-dessus.

5.3 Tableau de comparaison

L’Acheteur et le Prescripteur établissent, si possible avant l’action de consultation, un
tableau listant les critères de classement des offres. Ce tableau gagne à être communiqué
aux Entreprises consultées en leur demandant de le pré-remplir par elles-mêmes et d’y faire
figurer un détail des prix si elles le peuvent. Cela permet ensuite de mieux analyser les offres
et de les comparer.

5.4 Ouverture des offres

Si l’acte d’achat ne porte pas sur un montant significatif (<20 k€), chaque offre peut être
analysée à réception. Cependant, la confidentialité doit être préservée à tout niveau et à
toute étape.
 Il est en général toujours conseillé de recontacter chaque Entreprise consultée après
analyse de son offre afin de vérifier la bonne lecture et compréhension qui en a été
faite par le Prescripteur et par l’Acheteur. Si l’affaire est importante (de 100 à 500k€
et au-delà), il est fortement recommandé d’inviter chaque Entreprise à venir
rencontrer le Prescripteur afin que celui-ci lui commente le cahier des charges, de
même qu’il fortement recommandé après analyse des offres d’inviter chaque
Entreprise à venir commenter la sienne.

5.5 Négociation et choix

C’est la finalisation de la sélection de l’Entreprise qui s’établit d’après la notion du « mieux
disant ».
 Cette étape, souvent l’objet d’échanges techniques et commerciaux, doit se dérouler
avec le souci de préserver la confidentialité sur le contenu de chaque offre vis-à-vis
des entreprises consultées.

5.6 Passation de la commande

C’est la formalisation du « contrat » au sens code civil : c’est un document de synthèse
reprenant tous les sujets évoqués lors de la phase consultation et retenus dans la
négociation finale (modèle bon de commande en Annexe 2).
 En plus de la spécification technique, clairement identifiée avec un indice de mise à
jour, toutes les spécificités administratives, juridiques et financières doivent être
listées.
 La commande, document repéré par une numérotation propre (obtenue auprès du
Service Comptabilité) et datée au jour de l’émission doit être signée par le
représentant habilité, mandataire délégué, par écrit de la part du représentant légal
de l’Association.
 À partir d’un montant de 20 k€, il est demandé d’établir une fiche de présentation
résumant le contexte de cette commande afin que le représentant habilité soit averti
des aspects les plus sensibles de ce contrat.

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 L'original de la commande est signé par une des personnes habilitée puis envoyée au
fournisseur/sous-traitant. Une copie est retournée au demandeur, une autre copie est
envoyée à la comptabilité.
 L’envoi électronique avec signature certifiée est désormais accepté par la plupart des
Sociétés Industrielles.
 A ce stade, il convient de ne pas oublier de réclamer un accusé de réception de
commande, si possible sans réserve : ce document doit être signé de la part de la
personne habilitée de l’Entreprise retenue.
Nota 1 : Il faut clairement identifier le donneur d’ordres (libellé statutaire de l’Association,
adresse, correspondant) et le Fournisseur/Sous-traitant (libellé exact de la société, adresse,
correspondant). Dans le cas particulier où le correspondant habilité du Fournisseur/Sous-
traitant est un ingénieur AM, il ne peut être signataire que s’il n’est pas mandataire élu de
l’Association AM.
Nota 2 : Il est demandé de déposer une copie de la commande et de l’accusé de réception
signé auprès du Service Comptabilité qui est chargé de gérer un dossier archive pour
chaque commande. Le Service numérisera ces documents à réception.
Nota 3 : Commande fermée, commande ouverte : dans le cas où un achat de bien ou de
prestation revêtirait un caractère périodique prononcé (par exemple, l’achat de fourniture), il
est intéressant de négocier une commande ouverte sur une base annuelle : ceci permet à la
personne désignée de l’Association de procéder à un réapprovisionnement ou à un ordre de
travail (accord de taux) sans avoir à renégocier.
Nota 4 : Ce n’est qu’après la réception de l’accusé de réception de l’entreprise retenue que
le prescripteur informe verbalement ou par écrit les autres entreprises consultées.
Fax ou Courriel d’intention de commande : c’est une procédure d’urgence exceptionnelle qui
peut être mise en œuvre afin de démarrer au plus tôt une prestation nécessitant par exemple
une présence physique des représentants de l’Entreprise dans les locaux de l’Association.
Nota : le fax ou courriel vaut commande ; en cas d’erreur ou de modification, une négociation
complémentaire peut être nécessaire.
Avenant de commande : c’est la formalisation, avec renvoi à la commande initiale, entre le
donneur d’ordres et l’Entreprise, de la constatation d’écarts techniques et/ou commerciaux
librement négociés et acceptés.
 Il est de l’intérêt des deux parties de concrétiser ces écarts au plus tôt à partir de leur
constatation.
 La formalisation suit exactement le même « circuit » que la commande et notamment
la notion contractuelle doit être respectée par les signatures respectives de
l’Association et de l’Entreprise.
 Il est d’usage d’établir une fiche de présentation résumant le contexte de chaque
avenant afin que le représentant habilité de l’Association soit averti des aspects les
plus sensibles de l’ensemble du contrat.

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5.7 Émission de facture

L’Entreprise adresse sa facture au Service Comptabilité après avoir reçu du Prescripteur
l’accord pour franchissement du jalon concerné.
 En parallèle, le Prescripteur adresse au Service Comptabilité copie de cet accord en
rappelant le N° de commande.
 Le Service Comptabilité assure un enregistrement et classe les pièces originales
dans le dossier archive de la commande après avoir pris soin de les numériser.
 Le Service comptabilité peut alors assurer le règlement au profit de l’Entreprise dans
les conditions stipulées au sein de la commande.
Nota : un échelonnement sera dit « normal » s’il s’étale quasi linéairement sur la durée de la
commande. Le Fournisseur/Sous-traitant sera toujours demandeur d’anticiper avec acompte
à la commande et acompte au démarrage. Le montant à la commande est fonction du type
de prestation fournie uniquement basée sur une ressource humaine, faisant appel ou non à
un approvisionnement de matière ou de matériel en début de prestation, etc. Pour une
prestation d’études, un acompte de 20 à 30% est réaliste.
L’intérêt du donneur d’ordres est de conserver un montant significatif lors du PV de recette
finale sachant que ce montant dépasse très rarement 15%. Il est recommandé de ne pas
descendre au-dessous de 5% du montant global du contrat et de choisir en règle générale
un montant de 10%.

5.8 Réception/Recette et facture finale

Il s’agit de la phase qui nécessite la plus grande rigueur entre l’Entreprise et l’Association. En
effet, la signature du procès-verbal de la réception technique (recette finale remise à
l’Entreprise) a valeur de conclusion de la commande : il est indispensable que soient soldés
les réserves, litiges ou attentes non satisfaits, qu’ils soient d’ordre technique, administratif ou
commercial.
 Une attention particulière doit être portée sur le « dossier final » remis par
l’Entreprise.
 L’original du PV signé par le prescripteur sera classé dans le dossier archive de la
commande auprès du Service Comptabilité après avoir pris soin de le numériser.
Nota : la règle est d’établir une notation de la qualité globale de la prestation de l’Entreprise
afin d’enrichir les données fournisseur en vue d’affaires semblables dans le futur. A
l’occasion de l’établissement de cette notation, le Prescripteur et l’Acheteur peuvent
consolider les arguments d’écarts entre le budget initial et la réalisation finale de chaque
commande. Cette notation sera communiquée au fournisseur afin de l’aider à progresser.

6 FONCTION ACHATS
Afin de maîtriser la qualité globale des prestations des Entreprises, il est nécessaire
d’assurer une mission particulière visant à terme une démarche plus structurée de
connaissance des Fournisseurs/Sous-traitants.
Les points significatifs de cette démarche concernent :

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* Un nombre limité de Fournisseurs/Sous-traitants classés par type de prestation et

notamment avec la maturité du besoin à satisfaire.
* Une relation personnalisée (basée sur la confiance) entre le Prescripteur et le
Fournisseur/Sous-traitants permettant de contractualiser des niveaux de prix face à des
prestations identifiées récurrentes. Une telle démarche doit normalement conduire à
l’établissement d’un contrat cadre précisant les termes et conditions de passage en revue.
* Un contrôle systématique d’évaluation des notations, de la part du CA Association
dans le CA global du Fournisseur.
* Une mise en concurrence systématique lorsque le besoin à satisfaire a bien été
identifié. En cas de besoin trop imprécis, une phase préliminaire d’assistance est très
souvent bénéfique.
* Une méthodologie d’achats incluant la connaissance des clauses les plus
pertinentes (CGA – Conditions Générales d’Achat) et le comportement dans l’art de la
négociation.

7 BASIQUE PRIX ACHATS

Le forfait : c’est la formule la plus courante qui, à partir d’une spécification définie, permet un
accord « consentant » du Fournisseur/Sous-traitant et de l’Association.
 Il ne faut cependant pas oublier que le Fournisseur/Sous-traitant a prévu des aléas
plus ou moins importants et qui peuvent renchérir le montant.
 Par ailleurs, le Fournisseur/Sous-traitant ne va manquer de profiter de toute réelle
demande non prévue pour demander un supplément.
 Le montant forfaitaire doit s’accompagner d’une décomposition en items eux même
chiffrés en termes techniques ou financiers. La granulométrie de cette décomposition
dépend essentiellement du montant total.
Les prix sont fermes et non révisables : à la différence des marchés publics qui introduisent
régulièrement une notion de révision, les marchés de droit privé ne prennent pas en compte
de formule de révision de prix, même si le contrat se déroule sur une durée significative.
La dépense contrôlée : cette pratique nécessite une bonne confiance mutuelle entre le
Fournisseur/Sous-traitant et l’Association.
 En effet, elle est basée sur une prévision de prestation décomposée en postes
élémentaires (communément appelés « inducteurs »), chiffrés en heures œuvrées.
 À cette décomposition est associée une grille de taux horaires correspondant à
chaque profil appelé par la prestation.
 La faiblesse de ce type de commande est due à l’absence d’organisation du contrôle
par le donneur d’ordres. De plus, la démarche peut être perçue comme une sorte
d’appel à une forme de main-d’œuvre intérimaire non déclarée comme telle : elle est
donc à éviter.
 Elle peut être tolérée dans des cas de prestations exécutées dans les locaux de
l’Association sur la base d’inducteurs parfaitement définis.

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Le forfait avec part en dépenses contrôlées : c’est une formule parfois efficace si la part
variable est faible par rapport au montant total ; dans tous les cas, la part en dépenses
contrôlées doit être plafonnée.
Pour toute question ou aide spécifique, ne pas hésiter à faire appel au Secrétaire général ou
au Trésorier de l’Association AM.

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8 Logigramme du processus achats

demandeur signataire commande SOCE comptabilité SOCE réception SOCE fournisseur

cde

cde cde

cde

bon livraison
bon livraison
bon livraison
bon livraison

livraison
bon livraison
mail non Conforme non bon livraison

commande ?

oui
bon livraison bon livraison
signé SOCE signé SOCE

facture
facture

facture

Facture
rappelle facture
non
commande
et BL ?

oui

Conforme
Paiement
mail non commande oui
et BL ?

oui

cde
bon livraison
signé SOCE

facture

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9 ANNEXE 1 : PLAN ANALYTIQUE SOCE

PLAN ANALYTIQUE GÉNÉRAL 2015 PLAN ANALYTIQUE GP Détail
Edition du 8 avril 2015 Approbation Gilbert Lacour VP Admin-Finances

code Secteur Responsable code Secteur Responsable

1 Formation-Industrie C. Picollet 12 Groupes professionnels

111 Général C. Picollet 1201 Aéronautique Paris
112 Relations Ecole C. Picollet 1202 Assurance Finance
113 Promotion métier ingénieur C. Picollet 1204 Activités Ferroviaires
114 Relations Elèves F. Accary 1205 Energie
12xx Groupes Professionnels J.-P. Frégère 1206 Enseignement et Formation
130 DSC F. Accary 1208 Industries Gazières
140 CLENAM P. Nicolas 1209 Informatique
150 AMP Pôle Industrie C. Picollet 1211 Maintenance
160 Futur Ingénieurs AM E. Dhenin 1212 Nucléaire
1213 Imprimerie - Papier
2 Projets International C. Poinsot 1215 Plastiques
210 Général C. Poinsot 1217 Thermique
220 Accueil élèves étrangers B. Voisin 1221 Développement durable
230 Action internationale C. Poinsot 1223 Transport
240 Cercle La Rochefoucauld C. Bailly 1224 Métiers du Conseil
250 Congrès AM C. Poinsot 1227 Automobile
280 Résidences C. Poinsot 1228 B.T.P.
1229 Défense
3 Communauté P. Simonnot 1231 Filière bois
310 Général P. Simonnot 1232 Recherche et Technologie
321 Fonctionnement Communauté P. Simonnot 1234 Pétrole et Parapétrolier
322 Relations Sociétaires Y. Goux 1237 Environnement
325 Prix Société P. Orsoni 1243 Qualité Services
330 Formation Responsables ? 1245 Logistique
340 Emploi-Carrière M. Courbatieu 1250 AM au Féminin
341 REXAM J.L. Diebold 1253 Agro - Bio-industrie
360 Entraide C. Nivoche 1256 M.I.T. France
380 Délégués des Promotions E. Pebreuil 1261 Gadzarts de la Mer
390 Jeunes Promotions C.A. De Kuyper 1262 Santé

4 Communication F. Compagnon 1299 Coordination GP J.-P. Frégère

410 Communication interne Soce F. Compagnon
420 Communication externe Soce F. Compagnon
480 Gadzarts.net G. Lacour AM Multimédia
490 AM Multimédia E. Roubert code Secteur Responsable
430 Annuaire E. Roubert
5 Gestion-Finances G. Lacour 431 Annuaire en ligne E. Roubert
510 Club Iéna Y. Goux 440 Magazine AM E. Roubert
520 Hôtel F. Compagnon 441 AM Mag. 2.0 E. Roubert
530 Administration Y. Goux 460 TV Agoram business E. Roubert
540 SI Soce F. Mescam 461 TV conférences GP E. Roubert
550 Bormes les Mimosas C. Nivoche 462 TV conférences EC E. Roubert
560 Legs M. Zakin 463 TV conférences Clenam E. Roubert
570 Fondation AM G. Lacour 464 TV conférences CLRF E. Roubert
590 AMBA G. Lacour 465 Prestations plateaux TV E. Roubert
490 Administration générale E. Roubert
7 Ressources G. Lacour 491 Outils de communication E. Roubert
710 Cotisations G. Lacour
715 Dons divers G. Lacour
720 Financiers G. Lacour Gadzarts.net
730 Exceptionnel G. Lacour code Secteur Responsable
450 AM Pedia G. Lacour
Nota : Secteurs fiscalisés

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 Charte graphique

10 ANNEXE 2 : BON DE COMMANDE

Société des Ingénieurs Arts & Métiers Destinataire:

9 bis avenue de Iéna 75783 Paris cedex 16 Société xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Tél: +33 (0)1 40 69 27 00 Adresse xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
N° SIRET: 775688757 00019 Tél: yy yy yy yy

Horaire réception: de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00

COMMANDE N°: 15_1234_530 Commande suivie par: Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy
Téléphone:
Date de la commande: 31/11/2015 A réceptionner par: Nom xxxxxxxxxxxxxx/ Prénom yyyyy
Date de livraison: 31/12/2015 Téléphone:

Prix
taux
Référence Désignation unitaire Quantité Total HT TVA TOTAL TTC
TVA
HT
1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00
1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00
1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00
1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00
1 000,00 1 000,00 1 000 000,00 20,0% 200 000,00 1 200 000,00

Conditions de règlement:
45 jours après date émission facture

TOTAL 5 000,00 5 000 000,00 ########## 6 000 000,00

Nom et Prénom du signataire:
Le N° de cette commande doit figurer sur toute correspondance,
notamment bon de livraison et facture du fournisseur, faute de quoi
la correspondance ne pourra pas être prise en compte et sera
retournée au fournisseur.
Date signature et signature:

11 ANNEXE 3 : Cas pour lesquels la facture tient lieu de bon de livraison

1. Frais de conférence téléphonique (Société INTERCALL EUROPE)

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