30-9-2019 INFORME DE

AUDITORIA

María Alejandra Igua Rodríguez

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL
INFORME DE AUDITORIA PARA LAP DISTRIBUIDORA

MARIA ALEJANDRA IGUA RODRIGUEZ

ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA EN
GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL CBI

PALMIRA – VALLE
30 DE SEPTIEMBRE 2019
INFORME DE AUDITORIA PARA LAP DISTRIBUIDORA

MARIA ALEJANDRA IGUA RODRIGUEZ

ESPECIALIZACIÓN TECNOLOGICA EN
GESTION DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS

ALBEIRO LEON GARCES AHUMADA

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE NO.18.1

CENTRO DE BIOTECNOLOGIA INDUSTRIAL CBI

PALMIRA – VALLE
30 DE SEPTIEMBRE 2019
 INTRODUCCIÓN

Todas las organizaciones deben medir la eficiencia y eficacia de cada uno de los
procesos y procedimientos que se desarrollar en su interior y se reflejan en su
exterior, para así plantear acciones correctivas que lleven a la consecución de los
objetivos y metas institucionales. En la actualidad para que una organización
consiga una gestión eficiente, debe tener en cuenta aspectos claves como la
medición y el control de las variable identificadas como importantes dentro de
esta.
Es por esto que existen los indicadores de gestión, los cuales miden el
adecuado desempeño de una organización teniendo en cuenta las variables
claves de cada área de está. Estos indicadores son comparables entre sí en relación
con periodos estándar, de modo tal que permitan evaluar la situación actual, con
respecto al periodo anterior llevar a un mejor funcionamiento del proceso.
A continuación se presenta el informe es una auditoria al proceso de medición de
desempeño implementado en LAP Distribuidora.
El propósito principal de la auditoria a la gestión de talento humano es proporcionar
competitividad a la organización a través de la aplicación de instrumentos de
medición idóneos, que den cuenta del óptimo desempeño organizacional a través
de personas; esto se logra empezando por la simple recopilación y clasificación de
datos.
 TABLA DE CONTENIDO

1. Objetivos .......................................................................................................... 1
1.1. OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 1
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................................. 1
2. Proceso sobre el cual se presenta el informe .................................................. 2
3. Análisis de los resultados obtenidos en la auditoría ......................................... 3
3.1. PROCESO ................................................................................................... 3
3.2. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS ................................................................. 3
3.3. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO .................................................................... 3
3.4. TECNICAS DE INDICADORES DE GESTION ........................................................ 5
3.5. INSTRUMENTOS ........................................................................................... 5
3.5.1. Lista de control ...................................................................................... 5
3.5.2. Evaluación de desempeño del último trimestre ..................................... 6
3.6. ACCIONES A DESARROLLAR .......................................................................... 7
3.6.1. Aspectos a mejorar................................................................................ 7
3.7. NO CONFORMIDAD ....................................................................................... 7
3.7.1. Criterios que no cumple ......................................................................... 7
4. Recomendaciones............................................................................................ 8
5. Conclusiones.................................................................................................... 9
 1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Determinar el grado de eficiencia y eficacia del proceso de medición del desempeño

de acuerdo a las políticas organizacionales de LAP Distribuidora.

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar los procedimientos para la medición del desempeño con base en las
competencias y políticas de LAP Distribuidora.

 Establecer la existencia de planes de mejoramiento para medir el desempeño

de los trabajadores de LAP Distribuidora.

 Identificar los factores que interrumpe el sobresaliente desempeño de la

organización.

 Valorar los indicadores existentes.

 Detectar el grado de eficacia en el proceso.

 Evaluar el cumplimiento de las leyes y normatividades.

 Hallar factores de riesgos que puedan perjudicar la compañía.

 Promover los planes de mejoramiento a los reportes de no conformidades.

1
 2. PROCESO SOBRE EL CUAL SE PRESENTA EL INFORME

• Conocer la organización y realizar un diagnóstico general de la organización y

conocimiento de la problemática que ha de ser abordada en el área de gestión
humana.
FASE PREVIA

• Determinar los objetivos que se quieren conseguir y decidir qué información necesita y
qué se debe examinar.
PLANTEAMIENTO

• Se diseña el procedimiento. Se definen las técnicas de auditoría (indicadores de

gestión, impacto en el cliente, etc.) También, se seleccionan los instrumentos
mediante los cuales se obtendrá la información (cuestionarios, entrevistas, listas de
control, etc.) Por último, se eligen las personas que intervendrán y se realiza el
DISEÑO cronograma del plan.

• Se recoge la información. Son importantes los aspectos logísticos, el material, el

espacio, etc. Las personas implicadas han de conocer la finalidad de la auditoria para
facilitar una colaboración plena y fructífera.
IMPLEMENTACION

• Se analiza la información obtenida para detectar errores o problemas. Se analiza la

adecuación de las políticas y programas de la empresa y las causas del éxito o
fracaso, a la luz de la información disponible. Partiendo de esto, se sugieren medidas
correctivas o soluciones a los problemas y se recomiendan alternativas para la
ANALISIS mejora.

• Expresa su opinión profesional sobre la gestión de los RRHH de la empresa. En el

informe debe constar el alcance del trabajo hecho, los objetivos y el procedimiento
seguido. Se recogen los puntos fuertes, débiles, el ámbito auditado y las indicaciones
REDACCION DEL de mejora o alternativas de actuación. Las conclusiones finales se argumentan a partir
INFORME del análisis de la fase anterior. La información se presenta de manera clara y precisa.

2
 3. ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN LA AUDITORÍA

3.1. PROCESO

Es la medición del desempeño con respecto a la implementación de la gestión del

talento humano por competencias.

3.2. DESCRIPCIÓN DE LOS HALLAZGOS

Los hallazgos se dieron a través de la revisión de las hojas de vida específicamente

cuando se realizó la elaboración de la evaluación de desempeño de tres
colaboradores pertenecientes al área comercial de LAP Distribuidora; y conforme a
los indicadores de la misma área de desempeño.

3.3. EVALUACIONES DE DESEMPEÑO

3
 El método de administración por objetivos nos permite valorar por parámetros y
planes de mejoramiento y está basado en las competencias laborales.

 No se evidencia claramente un formato de evaluación.

 El objetivo de la evaluación es mejorar los procesos de LAP Distribuidora.

 El método de administración por objetivos tiene como fin potenciar el rendimiento

de los colaboradores y tiene en cuenta las propuestas y sus propias iniciativas.

4
 3.4. TECNICAS DE INDICADORES DE GESTION

3.5. INSTRUMENTOS

3.5.1. LISTA DE CONTROL

Es el instrumento que se tuvo como partida, donde se establecieron 6 variables para

saber si se cumplía en cada criterio.

VARIABLES A EVALUAR SI NO
CUMPLE CUMPLE
Existen parámetros o planes de mejoramiento para medir desempeño. x
Los procedimientos para medir desempeño se definen con base en
competencias. x
Los instrumentos para medir el desempeño están debidamente definidos x
La medición del desempeño garantiza la efectividad de los procesos x
productivos y calidad de servicio.
La medición del desempeño está orientadas a elevar la rentabilidad y
garantizar la permanencia y el desarrollo en organizaciones. x
La medición del desempeño evalúa iniciativas x

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 3.5.2. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL ÚLTIMO TRIMESTRE

EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO APLICADAS EN EL TRIMESTRE

Directo
s
Dirección General 52
Regionales a Nivel Nacional 103

% de Empleados Directos Evaluados: Empleados Directos Evaluados = 155 = 91.71

% Total, de empleados Directos 169

TOTAL EVALUADOS

110
103

59
52

DIRECCIÓN GENERAL REGIONALES

6
 3.6. ACCIONES A DESARROLLAR

3.6.1. ASPECTOS A MEJORAR

Los aspectos a mejorar se relacionan con la No conformidad que se dio en la lista

de control, esto se hace antes de la realización de una planeación específica de los
participantes de la auditoria y el área involucrada.
A través de la fase de realización de la auditoria se pudo determinar un caso de No
conformidad que se ejecutó en el informe con respecto a que no se evidencia
claramente un formato para realizar la evaluación, ya que después de cada informe
de evaluación se debe anexar un formato de evaluación y de seguimiento con
objetivos planteados a un tiempo determinado en este caso es semestralmente para
poder evaluar su desempeño dentro del periodo establecido.

3.7. NO CONFORMIDAD

3.7.1. CRITERIOS QUE NO CUMPLE

Los instrumentos para medir el desempeño están debidamente definidos.

Se evidencio que no se aplica un instrumento definido para realizar las evaluaciones
de desempeño a los colaboradores de LAP Distribuidora. Lo que genera un bajo
grado de confiabilidad en el proceso.

EVIDENCIA: en las evaluaciones de desempeño no se encontró ningún formato

anexo donde se evidencia que la evaluación se esté aplicando a todos los
trabajadores para determinar que el proceso sea confiable.

CRITERIO: en el manual de procedimiento existe un instrumento de evaluación que

tal vez por su alto índice de rotación no se tenga en cuenta y no se ha dado a
conocer, razón por la cual no se está aplicando.

7
 4. RECOMENDACIONES

 Diseñar formatos para documentas los planes de mejoramiento respecto con los
problemas presentados mediante el ciclo PHVA de calidad (planear, hacer,
verificar y actuar).

 Capacitar a los colaboradores en los métodos formatos o modelos aprobados

por la organización para ser utilizados en la estandarización de procesos como
eje fundamental.

 Diseñar los formatos de evaluación como herramienta eficaz para medir el logro
de metas.

 Seguir promoviendo las actividades de auditoria en los procesos del área de

talento humano ya que es de carácter constructivo y contribuye
significativamente en las debilidades o problemas identificados.

 Ejecutar de manera eficaz las actividades de seguimiento en el cual deberá ser

informado adecuadamente con el fin de proporcionar retroalimentación de gran
impacto para las medidas correctivas.

 Fortalecer los procesos de evaluación de desempeño de forma rígida y con

transparencia.

8
 5. CONCLUSIONES

Al finalizar la auditoria de la evaluación de desempeño, podemos concluir que

existe un adecuado grado de eficiencia y eficacia en el proceso de medición del
desempeño, dado que en su mayoría se cumple con los criterios y existen
coherencias por las políticas de LAP Distribuidora.

Se observó que la evaluación del desempeño es basada en competencias,

aspectos de vital importancia para garantizar que los cargos sean ocupados por
personal que cuenten con un perfil claramente establecido y que beneficie a los
empleados y a la organización. Así mismo, se observó la productividad del
personal para trazar metas que permitan la búsqueda de un mejoramiento
continuo y logro de sus objetivos en su cargo.

Por último, se resalta que la No Conformidad encontrada con respecto a que no

se tiene conocimiento sobre la existencia de instrumentos para realizar la
evaluación del desempeño, fue dada a conocer a directivos para que tomen las
debidas acciones correctivas y sean implementadas inmediatamente.

La realización de está auditoria fue de gran importancia debido a que brinda a la

organización la posibilidad de evaluar un sistema, un procesos o subproceso
obteniendo resultados que promuevan la reducción de costos u la simplificación
de tareas obsoletas no solamente en el área de recursos humanos.

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 Portada

INFORME GERENCIAL I SEMESTRE / ANUAL AÑO…

(Reemplazar según el caso)

Titulo del informe

Quien lo realiza
Fecha de realización
1. TABLA DE CONTENIDOS (se elabora según normas apa o icontec)

2. INTRODUCCION: Hacer un breve presentación del propósito y los objetivos del informe. se puede detallar algunos
antecedentes que considere importantes de explicar

3. OBJETIVO GENERAL: Describir de manera concreta y clara el objetivo del informe elaborado

4. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Describir de manera concreta y especifica los objetivos que se quieren alcanzar.

5. PROCESO SOBRE EL CUAL SE PRESENTA EL INFORME

Se indica las etapas o fases del proceso y cuáles fueron las acciones desarrolladas

6. RESULTADOS

Se presenta preferiblemente cuadros, tablas o resumen que se muy ilustrativos para el lector

CUADRO N°1

I Semestre / I Semestre / I Semestre /

N % N % N %

FUENTE:

Comentarios: (del análisis de los datos obtenidos de los Cuadros N°1)

FIGURASN°XXX

Comentarios: (del análisis de los datos obtenidos de los Cuadros N°25)

USAR GRAFICAS
6. LIMITACIONES

7. CONCLUSIONES (se pueden realizar comentarios finales o ideas fuerza sobre resultados de los siguientes
indicadores)

8. ACCIONES A DESARROLLAR (describir compromisos asumidos, tareas pendientes entre otras, destinadas a mejorar
la calidad de los dato)

a.
b. Otros

9. ANEXOS