Qué es Excel y para qué sirve?

Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que forma parte de Office
que es una suite ofimática que incluye otros programas como Word y PowerPoint.

¿Para qué sirve Excel?

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar con datos
numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos realizar cálculos aritméticos básicos
y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones
estadísticas.
Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos fácilmente y generar
reportes con herramientas como los gráficos y las tablas dinámicas.

¿Que es un libro?
Un libro de trabajo Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que permiten
introducir y almacenar datos relacionados. Por omisión, al crear un nuevo libro Excel este toma el
nombre de Libro1 y contiene tres hojas de cálculo. El nombre del libro del trabajo al igual que las hojas
de cálculo pueden cambiarse si así se desea.

Se pueden crear cuantos libros de trabajo se requieran siendo un limitante la memoria y la capacidad de
disco duro del computador.
 ¿Que es una hoja?
Una hoja de trabajo Excel se conoce también como hoja de cálculo Excel. Una hoja de trabajo esta
compuesta por filas y columnas, formando celdas en las que se pueden ingresar datos y fórmulas. El
conjunto de hojas de trabajo contenidas en un solo archivo se denomina libro de trabajo Excel.

Por omisión se crean tres hojas de trabajo en un libro Excel. Las hojas de trabajo se identifican como
Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc. El nombre de una hoja de trabajo puede ser cambiado.
Dentro de la hoja de trabajo, las filas se identifican con números, las columnas se identifican con letras
y las celdas se identifican con la combinación de la columna y fila donde esta ubicada la celda.
En Excel 2003 o versiones previas se pueden crear hasta 255 hojas de trabajo. En Excel Excel 2007,
2010 y nuevas versiones el número máximo de hojas que se pueden insertar está limitado a la memoria
y la capacidad de disco duro del computador.
Tipos de datos que pueden introducirse en celdas Excel

En una celda de hoja de cálculo Excel se pueden introducir diferentes tipos de datos:

- Números: números, signos especiales como + - ( ) / % E, etc. para formar números negativos,
fracciones, etc.

- Fecha u hora, en diferentes formatos: 4/4/14, 01-03-14, 3:38 PM, 15:38, etc.

- Texto

- Fórmulas: aritméticas, relacionales, de referencia a otras celdas, rangos.

- Funciones
Características generales de las hojas de cálculo Excel

Las hojas de excel constan de:

* Máximo de 65.536 filas.
* Las columnas están ordenadas en forma de letras de la A hasta la IV (256 columnas).
* Permiten 16.777.216 celdas.
* Un mismo archivo (llamado "libro" en el contexto de Excel) puede contener una o más hojas de
cálculo.

¿Que es una celda?

Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto,
números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos
o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.

En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un
número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B,
fila 4).
Rango de celdas
Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas en un documento Excel. Así, se denomina rango
al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar una misma operación. Los rangos de
celdas suelen tener forma o abarcar espacios rectangulares. Se definen mediante letras y números. Se
denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos
puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5,
D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.

Cambiar el color del texto de una celda o de un rango de celdas

1. Seleccione la celda o el rango de celdas que contenga los datos a los que quiere dar formato.
También puede seleccionar una parte del texto dentro de una celda.

2. En la pestaña Inicio, elija la flecha junto a Color de fuente .

3. En Colores de temas o en Colores estándar, elija un color.
Aplicar un color personalizado
Si desea utilizar un color de fuente específico, aquí se muestra cómo se puede combinar el color
personalizado:

1. Haga clic en Inicio > flecha Color de fuente > Más colores.
2. En la pestaña Personalizado, en el cuadro Colores, seleccione el color que desee.

Cambiar el formato de color de una pestaña de hoja de cálculo

1. Haga clic con el botón derecho en la pestaña de hoja de cálculo cuyo color quiera cambiar.
2. Elija Color de pestaña y, después, seleccione el color que quiera usar.
Cambiará el color de la pestaña, pero no cambiará el color de la fuente. Al elegir un color
oscuro para la pestaña, la fuente cambiará a blanco y, al elegir un color claro para la pestaña, la
fuente cambiará a negro.
Formato de celdas.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente
elegida es True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que
además es una fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista
de tamaños disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la
lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha
podrás elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene
por defecto.
Bandeja de opciones.
En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos
situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo.

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo
puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva
la negrita dependiendo del estado inicial.

Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la
Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.

Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en
nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color.
En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
los tipos de datos que majan las celdas de excel.

Tipos de datos en Excel

Todos los libros de Excel están formados por hojas, cada una de las hojas contiene más de 17 mil
millones de celdas y en cada una de esas celdas podremos almacenar nuestros datos. Por esta razón es
importante conocer los tipos de datos que podemos ingresar en cada una de las celdas de Excel.
Aunque pareciera sorprendente, cada celda de Excel puede contener solamente tres tipos de datos:
1. Valores numéricos
2. Texto
3. Fórmulas
En esta lección hablaremos de los primeros dos tipos de datos y dejaremos el detalle de las fórmulas
para una lección posterior.
Valores numéricos en Excel
El primer tipo de dato que analizaremos serán los valores numéricos los cuales representan cantidades,
montos, porcentajes, etc. Cuando ingresamos un valor numérico en una celda el contenido será
alineado a la derecha:

Un valor numérico puede tener un formato especial, es decir, Excel puede desplegar el valor numérico
de diferentes maneras. Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que las columnas B y C
tienen los mismos valores numéricos que la columna A pero son desplegados de una manera diferente:

Las fechas en Excel son números

Uno de los datos que vemos frecuentemente en Excel son las fechas y que pueden desplegarse de
diferentes maneras. En la siguiente imagen puedes observar diferentes formatos que Excel puede
aplicar a una misma fecha:
Aunque cada celda muestra un formato de fecha diferente, en realidad todas las celdas tienen el mismo
valor. Una manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda al
formato general. En la siguiente imagen he copiado los mismos valores de la columna A en la columna
B y he aplicado el formato General.

Precisión de los valores numéricos

En cuanto a los valores numéricos en Excel 2013 tenemos una precisión de hasta 15 dígitos, es decir,
como máximo podemos tener un número de 15 dígitos. Por ejemplo, si ingresamos el números
123456789012345 en una celda, Excel lo guardará con la precisión indicada ya que el número consta
exactamente de 15 dígitos pero si agregamos un 6 al final del número anterior para tener el valor
numérico 1234567890123456 entonces Excel guardará dicho número con el valor 1234567890123450.
Aunque este tema podría parecer preocupante, la realidad es que muy pocos usuarios de Excel tienen
problemas con esta limitante porque nunca llegan a manejar valores numéricos que requieran más de
15 dígitos.

Texto en Excel
El otro tipo de dato en Excel es el texto, que inevitablemente encontraremos en nuestras hojas de Excel
ya que es utilizado para indicar diversos tipos de datos como los nombres de empleados o códigos de
clientes que necesitamos incluir para dar significado a otros valores numéricos de nuestra hoja.
Por texto entendemos aquellas cadenas que están formadas por caracteres alfanuméricos y/o símbolos
especiales. Una manera de identificar fácilmente una celda con un valor de texto es porque dicho valor
se alineará de manera automática a la izquierda. Inclusive, un valor que comience por un número
seguido de algunas letras es considerado texto y por lo tanto estará alineado a la izquierda de cualquier
celda. A continuación puedes observar algunos ejemplos de celdas que contienen texto:

Formulas en Excel
A parte de los valores numéricos y el texto, una celda de Excel puede contener una fórmula que no es
más que un conjunto de “instrucciones” que manipularán los valores numéricos o texto y nos
devolverán un resultado.
Ya que las fórmulas son la base de Excel trataremos su uso en varias lecciones posteriores. Por ahora
solo debes recordar que una fórmula hace uso de los valores numéricos y el texto para hacer algún
cálculo u operación y devolvernos un resultado que a su vez será un valor numérico o un texto.