Informe Especial

TRIBUTARIO
2016

Junio

RETENCIÓN
EN LA FUENTE
SOBRE INGRESOS
LABORALES
Actualícese
 Informe Especial
TRIBUTARIO
RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE
INGRESOS LABORALES
Retención en la fuente para
asalariados
El Decreto 1070 del 2013 (modificado parcialmente por el
Decreto 3032 del mismo año), establece algunas reglas que se
deben tener en cuenta al momento de calcular la retención en la
fuente a título del impuesto de renta sobre los pagos o abonos en
cuenta que se realicen a las personas naturales calificadas como
empleadas, de acuerdo con la clasificación señalada en el artículo
329 del ET.
De acuerdo con lo dispuesto en los artículos 1, 2 y 4 a 7 del
Decreto 1070 del 2013, las personas naturales colombianas y
extranjeras que reciban ingresos por salarios y demás pagos
laborales originados en una relación legal (sector privado) o legal
y reglamentaria (sector público), y que en el año en que reciban
los pagos tengan la categoría de residentes ante el Gobierno
colombiano, deberán cumplir algunas obligaciones para efectos
del cálculo de retención en la fuente que tendrán que practicarle
sus empleadores agentes de retención; dentro de dichas
obligaciones se destacan:
2 ACTUALÍCESE
»» RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA ASALARIADOS
»» RETENCIÓN EN LA FUENTE PARA PRESTADORES DE
SERVICIOS EN LA CATEGORÍA DE EMPLEADOS
»» PROCEDIMIENTOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE: ¿CUÁL
ES LA MEJOR OPCIÓN?
»» CERTIFICADO DE LAS PERSONAS NATURALES PARA
ESTABLECER CATEGORÍA TRIBUTARIA
»» [CONFERENCIA] DEDUCCIÓN DE APORTES A SEGURIDAD
SOCIAL EN BASE DE RETENCIÓN DE TRABAJADORES
INDEPENDIENTES
Obligación de informar su categoría tributaria a sus
empleadores
Antes de marzo 31 de cada año, las personas naturales deben
informar por escrito a sus empleadores si clasifican en la categoría
de empleados, de acuerdo con las disposiciones establecidas en
el artículo 329 del ET; así pues deberán informar a su empleador:
• Si en el año inmediatamente anterior, el 80% de sus ingresos
brutos provenían de salarios, honorarios o servicios.
• Si tiene la obligación de presentar declaración de renta y
complementarios por el año inmediatamente anterior.
• Que durante el año inmediatamente anterior no desarrolló
alguna de las actividades señaladas en el artículo 340 del ET, y
en caso de haberlo hecho, la misma no le generó más del 20%
de sus ingresos brutos.
• Que durante el año gravable inmediatamente anterior no
prestó servicios técnicos que requirieran de materiales o
insumos especializados, o maquinaria o equipo especializado,
cuyo costo represente más del veinticinco por ciento (25%) del
total de los ingresos percibidos por concepto de tales servicios
técnicos.
Cabe señalar que si la relación laboral o la prestación de servicio
inicia después del 31 de marzo, la anterior información deberá ser
suministrada por la persona natural al empleador o contratante
antes de que se realice el primer pago.
 Informe Especial
TRIBUTARIO

Depuración base de retención mínima calculada a 2005); en consecuencia, el empleado es responsable de informar
personas naturales con ingresos provenientes de una a sus agentes de retención que ya hubo otros agentes que le
restaron una parte o todo el valor equivalente a 100 UVT.
relación laboral
Lo mismo pasaría con las deducciones mencionadas en el artículo
Retención en la Fuente por pagos 387 del ET y que indican que lo máximo que se puede restar en
laborales: depuración de la base el mes por pagos de medicina prepagada efectuados en el año
anterior es hasta 16 UVT, o que por concepto de dependiente
en el mes no se pueden restar más de 32 UVT; igualmente con la
El artículo 6 del Decreto 1070 del 2013 menciona que al
indicación del Decreto 2271 del 2009, que señala que se puede
momento de calcular la retención mínima señalada en el artículo
restar el aporte mensual promedio del año anterior efectuado
384 del ET a los empleados que perciban ingresos de una relación
a sus EPS (salud obligatoria). En todos estos casos, el empleado
laboral (no aplica a los empleados que perciban honorarios o
debe verificar que las deducciones practicadas para el cálculo de
servicios), se les podrán restar no solamente los aportes a salud
la retención en la fuente no superen los topes establecidos en la
y pensión del propio mes del pago, sino que además se podrán
norma.
restar los siguientes conceptos:
Por otra parte, el artículo 4 del Decreto 1070 del 2013 señala
• Los gastos de representación considerados como exentos de
que cuando se vaya a presentar como dependiente a un hijo,
impuesto de renta, según los requisitos y límites establecidos
cónyuge, hermano o padre, pero que tiene discapacidad física
en el numeral 7 del artículo 206 del Estatuto Tributario.
o psicológica, dicha discapacidad no solo la podrá certificar
Medicina Legal, sino que también podrá ser certificada por la
• El exceso del salario básico de los oficiales y suboficiales de las
empresa administradora de salud a la que se encuentre afiliada la
Fuerzas Militares y la Policía Nacional.
persona o cualquier otra entidad que legalmente sea competente.
• El pago correspondiente a la licencia de maternidad.
Retención en la fuente para
prestadores de servicios en la
Adicionalmente, el artículo 7 del mismo decreto aclaró que el
cálculo de los pagos mensualizados que se mencionan dentro
del artículo 384 del ET solamente se realizará en el caso de los
empleados con contratos de prestación de servicios. Por tanto, categoría de empleados
el cálculo de la retención mínima para quien reciba ingresos
por salarios, solo se calculará en los meses en que reciba
efectivamente sus pagos laborales y no se deberán causar
retenciones mínimas en los meses en que no se le alcancen a
pagar los salarios.

Precisiones sobre las deducciones de la base de su

retención en la fuente
El parágrafo 3 del artículo 2 del Decreto 1070 del 2013 dispone:

“El empleado no podrá solicitar la aplicación de los factores

de detracción de que trata el presente artículo en montos
que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales
y reglamentarias, y/o de prestación de servicios, superen los
topes respectivos calculados con base en la suma total de sus
ingresos provenientes de esas mismas relaciones”.
La disposición anterior, que aplica tanto para los empleados que
reciben salarios como para los empleados que reciben honorarios
y servicios, indica que si una persona tiene relaciones laborales
de manera simultánea con varios empleadores, o que en una
parte es asalariada y en otra es prestadora de servicios, cuando
cada agente de retención le deduzca los intereses de un crédito
de vivienda pagados en el año anterior, lo máximo que podrán
restar por ese concepto será 100 UVT, pero sumadas entre todos
sus agentes de retención (ver el artículo 5 del Decreto 4713 del
Las personas naturales que cobran honorarios o servicios, sean
colombianos o extranjeros, que tengan la condición de residentes
ante el Gobierno colombiano y obtengan sus ingresos como
resultado de la prestación de servicios (diferente de una relación
laboral legal, o legal y reglamentaria), sin importar que los presten
al sector público o privado, si sus clientes son personas naturales
comerciantes, si son prestadores de servicios que pertenezcan
al régimen común o simplificado, o si no son responsables del
IVA, deberán seguir las indicaciones señaladas en los artículos 1,
2, 4 y 7 del Decreto 1070 del 2013, respecto a la retención en la
fuente que deberá ser practicada por sus contratantes o agentes
de retención.

3 ACTUALÍCESE
Informe Especial
TRIBUTARIO
Obligación de suministrar información especial a
sus contratantes y clientes esporádicos
Las personas naturales prestadoras de servicios deben
suministrar a sus contratantes o agentes de retención, antes
del 31 de marzo de cada año, la información necesaria
que permita determinar si de acuerdo con el artículo
329 del ET clasifican en la categoría de empleados. En
consecuencia, la persona natural deberá comunicar si en el
año inmediatamente anterior el 80% de sus ingresos brutos
los obtuvo de salarios, honorarios o la prestación de servicios
sin usar máquinas ni insumos especializados, pues de ser
así podrá pertenecer a la categoría de empleado y tendrá
derecho a que su retención básica se la calculen con la
depuración establecida en el artículo 2 del Decreto 1070 del
2013; en caso de que no cumpla con lo anterior, o si en el año
inmediatamente anterior no obtuvo ningún tipo de ingresos,
le deberán practicar las retenciones del artículo 392 del ET y
sus decretos reglamentarios. Además, deberá confirmarles
a sus contratantes si por el año inmediatamente anterior
estuvo obligado a presentar la declaración del impuesto de
renta; cuando así sea, el contratante o cliente deberá calcular
la retención mínima señalada en el artículo 384 del ET. Si la
prestación de servicios a clientes esporádicos se inicia después
del 31 de marzo, deberá entregar la información antes de que
le realicen el primer pago.
Por otra parte, es importante señalar que uno de los incisos
del artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 establece:
“Las personas naturales residentes cuyos ingresos
no provengan de una vinculación laboral, o legal y
reglamentaria estarán sujetas a la retención mayor que
resulte de aplicar la tabla del artículo 383 y la tabla del
artículo 384 del Estatuto Tributario, independientemente
de si son declarantes o no, salvo que entreguen a su
contratante la información a que se refiere este artículo
y se determine la clasificación de acuerdo con dicha
información”.
Lo anterior implica que todos los contratantes, cuando no
reciban de su contratista la información para determinar su
categoría tributaria, deberán partir del supuesto de que dichos
contratistas son empleados y, por tanto, deberán calcular
la retención del artículo 383 del ET, y compararla con la del
artículo 384 del ET, tomando como retención definitiva el valor
que sea mayor entre los dos cálculos.
Asimismo, si debido a los ingresos del año inmediatamente
anterior el prestador de servicios es encasillado como
empleado, pero al final del año se determina que no
pertenece a esta categoría (por ejemplo, si gana una lotería y
sus honorarios o servicios ya no son el 80% o más de sus
ingresos brutos), posiblemente los agentes de retención le
4 ACTUALÍCESE
hayan practicado retenciones en exceso. Así pues, si al final del
año el contratista no califica como empleado, y tampoco queda
obligado a presentar declaración de renta, podrá solicitar en
devolución las retenciones que le fueron practicadas; en caso
de que no califique como empleado pero sí queda obligado a
declarar renta, podrá restar las retenciones que le practicaron
en la respectiva declaración.
Valores a restar en la base de la retención básica de
contratistas que clasifican como empleados
Al momento de calcular la retención en la fuente de los
prestadores de servicios que califiquen como empleados, se
les podrán restar las deducciones señaladas en el artículo
387 del ET; estas deducciones se aplicarán a la suma de todos
los pagos o causaciones del mes, y no a cada uno de estos.
Adicionalmente, el numeral 4 del artículo 2 del Decreto 1070
del 2013 permite al contratista que califica como empleado
aplicar lo dispuesto en el numeral 10 del artículo 206 del ET; así
pues, podrá restar en la depuración básica de retención en la
fuente el 25% (sin exceder de 240 UVT) del saldo que se forme,
luego de haber restado a los valores brutos del mes todo lo
correspondiente a ingresos no gravados, deducciones y rentas
exentas.
Por otra parte, el parágrafo tercero del artículo 2 del Decreto
1070 del 2013 señala:
“El empleado no podrá solicitar la aplicación de los factores
de detracción de que trata el presente artículo en montos
que, sumados sobre todas sus relaciones laborales, o legales
y reglamentarias, y/o de prestación de servicios, superen los
topes respectivos calculados con base en la suma total de
sus ingresos provenientes de esas mismas relaciones”.
En consecuencia, si un contratista presta servicios a diversos
clientes, al mismo tiempo deberá informar a cada uno de estos
las deducciones que ya han sido tomadas en las retenciones en
la fuente que le han practicado, de tal manera que entre todos
no superen los topes permitidos para dichas deducciones.
Cálculo de la retención mínima si los pagos no se
realizan en el mes
El artículo 7 del Decreto 1070 del 2013 señala que el cálculo
de los pagos mensualizados que se mencionan en el artículo
384 del ET se debe realizar en el caso de los empleados con
contratos de prestación de servicios. Por tanto, el cálculo de
la retención mínima para quien cobra honorarios o servicios,
y que califica como empleado y a la vez es declarante de renta
por el año inmediatamente anterior, se deberá hacer todos los
meses, incluso si los honorarios o el valor correspondiente al
pago por la prestación de servicios no se pagaron en el mes.
Informe Especial
TRIBUTARIO
Procedimientos de
retención en la Fuente:
¿cuál es la mejor opción?
La retención en la fuente por renta que se
debe practicar sobre los ingresos laborales
que perciben las personas naturales se puede
calcular aplicando los procedimientos señalados
en los artículos 385 y 386 del ET, denominados
procedimiento 1 y 2, respectivamente. Para
determinar cuál de dichos procedimientos es el
más adecuado para el trabajador, lo primero que
se debe considerar es que se debe utilizar el que
favorezca en mejor forma al trabajador; de esta
manera se podría entender que lo mejor es hacer
el cálculo por los dos procedimientos y luego de
establecer con cual se calcula una retención en la
fuente menor, se seleccione el procedimiento.
No obstante, respecto a los procedimientos es
importante considerar lo siguiente:
• A las personas naturales que se le realicen
pagos por concepto de honorarios o
prestación de servicios, que se encuentren
clasificadas en la categoría de empleados,
se les debe calcular la retención en la fuente
aplicando el procedimiento 1.
• Al igual que a los asalariados, a las personas
naturales prestadoras de servicios clasificadas
en la categoría de empleados, a quienes se
les calcule la retención en la fuente aplicando
el procedimiento 1, se les debe hacer la
comparación con la retención mínima,
siempre y cuando hayan estado obligadas a
declarar renta por el año inmediatamente
anterior.
• El procedimiento 2 se debe aplicar
únicamente cuando se realicen pagos a
personas que efectivamente tengan una
relación laboral con el pagador.
A los nuevos trabajadores se les debe
practicar la retención en la fuente aplicando
el procedimiento 1; lo anterior debido a que
estos no cuentan con pagos de salarios en meses
anteriores para calcular el promedio que se
establece en el procedimiento 2.
5 ACTUALÍCESE
Procedimiento 1
Luego de las importantes reglamentaciones que se introdujeron con
el Decreto 1070 de mayo 28 del 2013, la herramienta que se presenta
a continuación pretende ilustrar los pasos que se deberán seguir
durante el 2016 para depurar con el procedimiento 1 de retención
en la fuente los pagos laborales mensuales a un asalariado, proceso
que se debe comparar también con el cálculo de retención mínima
regulada en el artículo 384 del ET y los Decretos 099 del 2013 y 1070
del 2013.
Además, este mismo procedimiento 1 de retención que se le aplique
a un asalariado, y la necesidad de comparar con la retención mínima
en caso de que sí haya estado obligado a declarar renta por el año
inmediatamente anterior, es algo que también se debe aplicar a
cualquier persona natural que cobre por servicios y que gracias a la
información suministrada del artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 sea
una persona que pertenece al universo de empleados del artículo 329
del ET (ver el artículo 329 del ET, los artículos 1, 2 y 4 del Decreto 3032
del 2013 y el artículo 1 del Decreto 1070 del 2013).
Descargar aquí
Procedimiento 2
De acuerdo con el artículo 386 del ET, los empleadores que durante
el segundo semestre del 2016 apliquen el procedimiento 2 de
retenciones en la fuente sobre los salarios y demás pagos laborales
que cancelen a sus trabajadores, tendrán que definir en junio del
2016 cuál será el porcentaje fijo que aplicarán a los pagos gravables
de sus trabajadores durante cada uno de los meses del semestre julio -
diciembre del 2016. Dicho procedimiento solo tiene aplicación cuando
se van a efectuar pagos a quienes tienen una relación laboral.
Lo anterior implica que en el mes de junio del 2016 se deberán tomar
los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha (se
tomarán los pagos de junio del 2015 a mayo del 2016), y luego, se le
deben hacer las depuraciones permitidas por la norma (ingresos no
gravados, deducciones, rentas exentas, etc.), para con ello obtener
un salario mensual promedio gravable en los 12 meses anteriores.
Ese salario mensual promedio gravable de los últimos 12 meses se
busca en la tabla del artículo 383 del ET, la cual se debe manejar con
la UVT que regirá durante los mismos meses en que se practicarán
efectivamente las retenciones, en este caso, la UVT del 2016 que
es de $29.753. Al hacer esa búsqueda se obtiene el porcentaje fijo
de retención que se ha de aplicar en cada uno de los 6 meses del
semestre julio a diciembre del 2016. Tener en cuenta sobre este
cálculo lo que la DIAN dijo en el Concepto 38923 de junio 25 del 2013.
Descargar aquí
 Informe Especial
TRIBUTARIO
Certificado de las personas naturales para establecer
categoría tributaria
El artículo 1 del Decreto 1070 del 2013 establece que las personas
naturales residentes en el país deben reportar anualmente a sus
empleadores, pagadores o agentes de retención un certificado
que contenga la información necesaria que permita determinar
la categoría tributaria a la cual pertenecen, a más tardar el 31 de
marzo del año gravable. Así pues, se entiende que la entrega del
certificado es una obligación que tiene la persona natural, y no
la empresa; por tanto, esta última no es quien debe solicitar la
información a la persona natural, sino que es el beneficiario del
pago quien debe presentarla.
Con respecto a la fecha que plantea el decreto, cabe señalar que
si la carta o certificado fue entregado por la persona natural, por
ejemplo, el 30 de marzo del 2015, la misma tiene vigencia hasta
el 30 de marzo del 2016. Con la información contenida en la
carta o certificado, el empleador, pagador o agente de retención
puede categorizar a la persona y determinar de qué manera debe
calcularle la retención en la fuente mensualmente.
Asimismo, durante los tres primeros meses del 2016 −es decir,
enero, febrero y marzo− el agente retenedor puede seguir
practicando la retención en la fuente con la información
contendida en el documento entregado por la persona natural el
30 o 31 de marzo del año anterior.
Contenido del certificado
El documento o carta que debe entregar la persona natural debe
informar:
• Si los ingresos en el año gravable inmediatamente anterior
provienen o no de la prestación de servicios de manera
personal o del desarrollo de una actividad económica
por cuenta y riesgo del empleador o contratante, en una
proporción igual o superior a un 80% del total de los ingresos
percibidos por el contribuyente en dicho período fiscal.
• Si los ingresos en el año gravable inmediatamente anterior
provienen o no de la prestación de servicios personales
mediante el ejercicio de profesiones liberales o de la
prestación de servicios técnicos que no requieran la utilización
de materiales o insumos especializados, o de maquinaria o
equipo especializado, en una proporción igual o superior a un
80% del total de los ingresos percibidos por el contribuyente
en dicho período fiscal.
• Si está obligada a presentar declaración de renta por el año
gravable inmediatamente anterior.
• Si sus ingresos totales en el año gravable inmediatamente
anterior superaron 1.400 UVT (para el año gravable 2015
equivale a $39.591.000).
6 ACTUALÍCESE
Material Relacionado
[Modelo] Formulario 220: certificación de
pagos y retenciones a empleados por el año
gravable 2015
[Respuestas] Retención en la Fuente a
personas naturales: 10 respuestas clave
• Que en el año gravable inmediatamente anterior no desarrolló
una de las actividades señaladas en el artículo 340 del ET o si
la desarrolló no le generó más del 20% de sus ingresos brutos.
• Que durante el año gravable inmediatamente anterior no
prestó servicios técnicos que requirieran de materiales o
insumos especializados, o maquinaria o equipo especializado,
cuyo costo represente más del 25% del total de los ingresos
percibidos por concepto de tales servicios técnicos.
En lo referente a la determinación del 80% del total de los
ingresos obtenidos por la persona natural, es importante tener
en cuenta que se deben sumar los ingresos provenientes de la
relación laboral o legal y reglamentaria, los ingresos provenientes
del ejercicio de profesiones liberales y los provenientes de la
prestación de servicios técnicos.
Adicionalmente, el parágrafo 1, del artículo 4, del Decreto 3032
del 2013, señala que los ingresos provenientes de pensiones
de jubilación, invalidez, sobrevivientes y sobre riesgos labores
se asemejan a rentas salariales, y se deben tener en cuenta al
momento de determinar el límite del 80% o más de los ingresos
totales de la persona.
Respecto a los ingresos que no se deben tener en cuenta para
determinar este límite, el artículo 4 del Decreto 3032 del 2013
menciona las ganancias ocasionales y los retiros parciales o
totales de los aportes voluntarios a fondos de pensiones y de
cuentas AFC, cuando estos ingresos se hayan recibido y destinado
en un período o períodos fiscales distintos a aquel en el cual se
efectúa el retiro del fondo o la cuenta.
Así pues, si una persona natural es asalariada, pero
adicionalmente recibe ingresos por honorarios o ingresos por la
prestación de servicios técnicos que cumplan las características
ya mencionadas, y además tiene ingresos por alguna pensión,
debe sumar todos estos ingresos y establecer si dichos valores
representan el 80% o más del total de los ingresos que recibió
durante el año.
 Informe Especial
TRIBUTARIO
No es recomendable que la empresa elabore la carta o
certificación
Es importante que los empleadores, pagadores o agentes
retenedores permitan que sea la misma persona quien entregue
la carta con la información necesaria para la clasificación
[Conferencia] Deducción de aportes a seguridad social en base de
retención de trabajadores independientes
Deducción de aportes a seguridad social
en base de retención de trabajadores
independientes
El artículo 4 del Decreto 2271 del 2009 establece que el aporte
que los trabajadores independientes realizan al sistema general
de seguridad social en salud es deducible de la base de retención
en la fuente, por lo que al momento en que el agente de
retención realice el pago o abono en cuenta, se debe disminuir
el valor total del aporte en salud realizado por el independiente.
Sin embargo, para que proceda la disminución en la base de
retención, el trabajador independiente debe adjuntar a la
cuenta de cobro una carta en la cual certifique bajo gravedad de
juramento que los aportes en salud corresponden a los ingresos
provenientes del pago sujeto a retención.
7 ACTUALÍCESE
tributaria, pues en caso de que la entidad la elabore a manera
de cuestionario para que la persona responda y firme, es posible
que no se realice el análisis correspondiente para suministrar
de manera correcta la información que le permita determinar si
pertenece a la categoría de empleados, trabajadores por cuenta
propia u otros.
Cabe señalar que en los casos en que el trabajador independiente
reciba pagos de varios agentes de retención, deberá sumar
la totalidad de los ingresos, calcular el 40% (que es la base
mínima sobre la cual se debe realizar la cotización al sistema
de salud) y a dicho valor calcularle cada uno de los porcentajes
correspondientes a salud, pensión y ARL. No obstante, es
importante tener en cuenta que el agente de retención no
debe disminuir la base de retención en la fuente del trabajador
independiente por los aportes correspondientes a pagos
originados en contratos diferentes al que este se encuentra
realizando, pues el parágrafo 2 del artículo 4 del Decreto 2271 del
2009 menciona que los agentes retenedores son responsables
por las sumas deducidas en exceso provenientes de aportes
diferentes al contrato que originó el pago o al abono en cuenta
sujeto por este a retención.