CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE MATERIAS PRIMAS

1. DEFINICIÓN DE MATERIALES

Representan el principal elemento del costo en la elaboración de un producto, estos son

sometidos a proceso y se convierten en productos terminados con la adición de mano de obra y
costos indirectos de fabricación.

2. CLASIFICACIÓN

De acuerdo con la identidad que pueden tener con el producto terminado, los materiales se
clasifican en:

 Materia prima directa: Son aquellos que pueden identificarse con la producción de un
artículo terminado, que pueden asociarse fácilmente al producto y que representan un
costo importante del producto terminado. Un ejemplo sería el acero utilizado en la
fabricación de un automóvil.

 Materia prima indirecta: Son los demás materiales o suministros involucrados en la

producción de un artículo que no se clasifican como materiales directos; por ejemplo, el
pegante que se emplea en la fabricación de muebles y los remaches utilizados para
ensamblar un automóvil (es decir, costos necesarios, pero relativamente insignificantes).
Los materiales indirectos de fabricación se consideran costos indirectos de fabricación.

3. ¿QUIÉNES INTERVIENEN?

3.1 Departamento de Compras:

 Desarrollo de nuevas fuentes de abastecimientos.
 Responsable de la toma de decisiones en las adquisiciones de la entidad.
 Realizar actividades de análisis de compañía.

3.2 Proveedor:
 Proporcionar materias primas, productos, insumos y/o servicios a la empresa con
quien contrata.
 Cumplir con la fecha pactada.
 Abastecer la cantidad pedida sin ningún problema.
 Trabajar en la rastreabilidad de los productos.

3.3 Almacenero:
 Recepción de la Mercadería.
 Revisar mercadería, comprobación física e informar.
 Clasificación y Ubicación de los paquetes en las estanterías designadas.
  Transporte de Mercaderías.

4. CONTROL DE MATERIAS PRIMAS

Al igual que el control de las mercaderías en el comercio, en toda industria la labor de controlar los
materiales es de gran importancia para la economía de la empresa, a la vez que es de significativo
apoyo para determinar los niveles de compras y de inventarios.

4.1 Ventajas del Control de las Materias Primas

El control de los materiales en una empresa industrial ofrece las siguientes ventajas:

 Reduce los riesgos de pérdidas por desperdicio y robo.

 Reduce los riesgos de pérdidas por obsolescencia.
 Protege de pérdidas por desgaste natural.
 Protege de pérdidas por insuficiencia o exceso de inventarios.
 Protege de pérdidas económicas por exceso de capital inmovilizado.

Para lograr las ventajas mencionadas mediante el control de los materiales, aparte de
disposiciones de precaución, se hace imprescindible la presencia de la contabilidad como un
instrumento de registro y de información oportuno.

4.2 MÉTODOS DE VALORIZACIÓN DE INVENTARIOS

Este es un problema que tiene relación con el costo de las materias primas que se carga a la
producción y con el control de las existencias físicas y el valor que contablemente adquieren éstas,
luego de cada movimiento de bodegas.

Las empresas, con el fin de mantener existencias regulares de materia prima para su producción,
realizan compras que en muchos casos deben efectuarse en diferentes condiciones de precio, lo
que hace que sus bodegas acumulen una misma clase de materia prima adquirida a diferentes
precios, según las fluctuantes condiciones del mercado. Lógicamente que, tratándose de valores,
éstos podrían ir acumulándose en una cuenta conforme se realizan las compras, pero sucede que,
entre una y otra compra o entre una o varias compras, los materiales deben ser trasladados a los
procesos productivos para su transformación o ensamble. Aquí surge entonces la pregunta: ¿qué
precio asignar a las materias primas que salieron de las bodegas hacia la fábrica? o también: ¿cuál
es el valor que se reconocerá a las materias primas que se encuentran en las existencias de
bodega? Este problema se acentúa de manera especial en los países cuya economía está afectada
por un sistema general de precios fluctuantes, ya sea ascendente o descendente (inflación o
deflación), y tiene una incidencia vital en los costos de los artículos que se producen.

De acuerdo con la Norma Internacional de Contabilidad N° 2, en los párrafos 25, 26 y 27, se indican
los métodos a utilizarse:

 Lo que primero entra, primero sale (PEPS); llamado también FIFO.

  Precio promedio. El método (UEPS) última entrada primera salida, llamado también LIFO.
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) no permiten la Norma de
Contabilidad No. 2 en su párrafo IN13.

4.2.1 Método de lo que Primero Entra, Primero Sale.

Este método se conoce también como FIFO (first in first out). Consiste en dar valor a las materias
que se entregan a la producción respetando el orden sucesivo de los precios de entrada. Es
necesario controlar en forma ordenada la liquidación paulatina de cada entrada. En este método,
la mejor manera de llevar el control es adoptando un sistema de tarjetas individuales para cada
entrada, las mismas que registran las salidas hasta su liquidación total, respetando las anotaciones
y su correspondiente valoración de acuerdo con el orden de llegada del material.

4.2.2 Método de Promedio Ponderados.

Este método procura dar valor a la materia prima que ingresa a la producción, considerando
primeramente la aplicación del costo promedio del ejercicio a los saldos que queden luego de cada
salida de material. De este modo, al finalizar el período contable, los valores promedio de
materiales disponibles durante el período (inventario inicial más compras) serán los mismos, tanto
para las existencias como para los materiales usados. Este método implica la revalorización
permanente de las existencias, de acuerdo con los valores de compra acumulados, absorbiendo la
producción cada vez con valores que regulen las diferencias provenientes de fluctuaciones
anteriores.

4.3 CONTOL DE EXISTENCIAS DE MATERIALES

Se conoce como control de existencias de materiales a toda acción encaminada a garantizar la

integridad física de los mismos y el abastecimiento correcto a los procesos de producción. En
consecuencia, este control comprende fundamentalmente las siguientes etapas:

 El control físico.
 Las tarjetas de control individual o Kárdex.
 La Verificación de los límites de existencias.

El control físico de los materiales consiste en el resguardo de los mismos, cubriéndolos de pérdidas
que pueden ocasionarse por deterioro o robo, para lo cual las empresas deben adoptar los
mejores sistemas de precaución.

Adicionalmente, el control de las existencias está dado por la práctica de inventarios; es decir, por
el conteo físico de los materiales existentes en las bodegas que se llama inventario físico debe ser
realizado por una persona o grupo de personas que no incluya a los encargados del cuidado de las
bodegas. La operación de controlar las existencias mediante el inventario físico debe ser
practicada en forma frecuente o a intervalos de tiempo, cuidando siempre que se cumpla este
requisito. La verificación que se realice dentro de una empresa puede presentarse de dos formas:
la una, cuando los materiales son de poca variedad, se recomienda una verificación completa para
todos los artículos, la otra cuando existe una gran variedad de materiales, es recomendable hacer
a verificación mediante un sistema de muestreo, pero cuidando que se programen las
verificaciones para todas las materias primas a través de diferentes períodos de revisión.

4.4 Las Tarjetas de Control Individual o Kárdex.

Se llama también tarjetas de existencias, ficha de materiales o Kárdex. Los modelos de estas
tarjetas varían de acuerdo con las exigencias de cada empresa en lo referente a organización,
estructura de la producción y control interno. Esta tarjeta es un elemento muy importante del
control que debe hacerse para el movimiento de los materiales, repuestos, subpartes, etc.
Consiste básicamente en recopilar información sobre los ingresos, las salidas y los saldos de cada
uno de los materiales existentes en las bodegas de la fábrica. (Ver Anexo)

5. CONTABILIZACIÓN DE MATERIAS PRIMAS

5.1 Compra de Materiales: Generalmente las empresas manufactureras cuentan con un

departamento de compras cuya función es hacer pedidos de materias primas y
suministros necesarios para la producción. El gerente del departamento de compra es
encargado de garantizar que los artículos solicitados reúnan los especificaciones y
requisitos de calidad establecidos por la Compañía, que se adquieran al precio más
bajo y se despachen a tiempo. Estos materiales se almacenan en la bodega de
materiales y suministros, bajo el control del encargado de bodega quien sólo
entregará materiales o suministros por solicitud y autorización del gerente de planta o
de producción. Las materias primas y suministros utilizados en la fabricación se piden
a través del departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de
materiales bajo el control de un empleado y solamente se entregan al presentar un
pedido aprobado correctamente.

5.2 Requisición de Compra: Una requisición de compra es un formulario escrito que

generalmente la envía el departamento de compras y surge de la necesidad de
materiales o suministros. Las requisiciones de compras están generalmente impresas y
prenumeradas con especificaciones de la Compañía. (Ver Anexo 1)

5.3 Orden de Compra: Una orden de compra es una solicitud escrita enviada a un
proveedor, originada por una requisición o necesidad de materiales y suministros. La
orden de compra se envía cuando se ha convenido un precio, especificaciones de los
términos de pagos y entrega; la orden de compra autoriza al proveedor a entregar los
materiales o suministros y a emitir la factura. Todos los materiales o suministros
comprados deben soportarse con las órdenes de compra debidamente prenumeradas
con el fin de garantizar el control sobre su uso. La orden de compra original se envía al
proveedor, una copia es entregada al departamento de contabilidad para su debido
 registro y otra copia al departamento de compra para dar seguimiento al pedido. (Ver
Anexo 2)

5.4 Entrada de Materiales y Suministro: Es utilizada por el encargado de bodega, cuando

recibe los materiales y suministros solicitados los desempaca y los cuenta, revisa los
materiales para tener la seguridad de que no estén dañados y cumplan con las
especificaciones y requisitos dados en la orden de compra y cantidad solicitada, el
original es manejado en contabilidad y la copia es archivada por el encargado de
bodega, quien debe emitir un informe de entradas ya sea de forma semanal,
quincenal o mensual.
 ANEXOS:

ANEXO 1

ANEXO 2