Вы находитесь на странице: 1из 15

Методическое руководство по оформлению и ведению электронной документации

ООО «.....» для инженеров отдела строительного контроля ООО «.....» (на участке)

1. Форматы файлов

Текстовые приложения:
 *pdf/jpeg (с возможностью копирования текстовой части).

Графические приложения:
 чертежи, схемы: *.dwg, *.pdf.
 изображения, иллюстрации: *.pdf, *.gif, *.jpeg.
 * xls, xlsx (таблицы, сметная документация).

2. Программные средства для оформления документации в электронном виде


 Microsoft Word - разработка текстовой документации (пояснительные записки, расчеты
и т.п.) (формат *.doc);
 Microsoft Excel - для разработки документации в табличной форме (спецификации,
сметная документация и т.п.) (формат *.xls);
 Microsoft Outlook - для отправки и получения электронной почты;
 Autodesk (AutoCAD - для разработки графической документации (чертежей) в
редактируемом формате) (формат *.dwg);
 Adobe Acrobat - для обмена чертежами и текстовыми документами в не редактируемом
формате (формат *.pdf);
 Tagged Image File Format - для хранения качественных отсканированных изображений
(фотографий, картинок и т.д.) (формат *.tiff);
 WinZIP - архиватор для обмена файлами через Интернет (формат *.zip);
Joint Photograpfic Experts Group - для сжатия и отправки через Интернет многоцветных
изображений, фотографий, подписей и т.д. (формат *.jpeg);

3. Требования к наименованию и содержанию файлов


 наименование файла должно позволять идентифицировать документ, соответствовать
наименованию в титульных листах и составу проекта. Длина наименования файла не
должна превышать 75 символов. В случае превышения указанной длины - допускаются
сокращения в наименовании.
 графические изображения должны соответствовать оригиналу по цветовой передаче и
масштабу. Ориентация страниц в сформированных файлах должна соответствовать
ориентации страниц в оригинальных документах.
 размер файла не должен превышать 30 Мб. Один файл может содержать несколько
документов, объединенных общей тематикой. При превышении указанного объема
допускается разбиение на несколько файлов с добавлением к наименованию файла слова
«фрагмент №», где № - порядковый номер файла, полученного в результате деления.

ВНИМАНИЕ: все сканированные изображения документов сохраняются в


цветном виде!

Стр 1
4. Структура каталога электронной документации

Шаг 1.
Корневой каталог первого (начального) электронного носителя (каталог Проекта)
формируется из отдельных подкаталогов - Этапов Проекта. При наименовании корневого
каталога Проекта допускается использовать сокращенное название Проекта.

Пример: [МГ Сила Сибири] (см. рис. 1).

Каждый подкаталог корневого каталога Проекта содержит все относящиеся к отдельному


этапу Проект/подобъекта файлы. Подкаталогу присваивается название объекта или Этапа.

Пример: [папка] этап 2.5 (см. рис. 1).

Рис.1

Шаг 2.
Подкаталог Этапа/подобъекта должен состоять из основных разделов (файловых папок-
каталогов) (см. рис. 2):

1. Разрешительная документация ООО «.....»


2. Заказчик
3. Подрядчики
4. Уведомления
5. Фото-отчет
6. ИД
7. …Иная информация
Рис.2

Шаг 3.
Электронные копии документов, перечисленных в реестре разрешительной документации
(приложение №1), комплектуются в папку-каталог № 1. [Разрешительная документация
ООО «.....] (рис.3).

ВНИМАНИЕ: все документы должны быть представлены в формате *pdf, иметь


подписи и печати, где это необходимо, и полностью
соответствовать оригиналам!
Стр 2
Рис.3

Кроме того, в данной папке-каталоге создаются папки, содержащие электронные копии


документов (приказы, удостоверения, протоколы и др.) инженеров ОСК, задействованных
на данном Этапе/подобъекте. В наименование папки указывается [ФИО] конкретного
инженера ОСК.

Рис. 4

Шаг 4.
В папке-каталоге № 2. [Заказчик (РУСО г. Нерюнгри)] размещается вся
документация/информация, связанная с заказчиком (приказы, письма, распоряжения,
мероприятия и т.д.)

Шаг 5.
В папке-каталоге № 3. [Подрядчики] создаются папки с наименованиями организаций-
подрядчиков, например, [Папка] ООО «МДТ». В указанных папках размещается вся
документация/информация, связанная с подрядчиком.

Стр 3
5.1. Состав основных файловых папок: см. Рис. 5.
Рис. 5

Шаг 6.
В папке-каталоге № 4. [Уведомления -этап № ...] формируются следующие папки (рис. 6)

Рис. 6
[Выданные]
[Скан журнала по уведомлениям]
[Справки о выданных уведомлениях]
[Контрольные мероприятия]

6.1. В папке [Выданные] формируются папки, содержащие файлы, относящиеся к


отдельному выданному уведомлению. В наименовании папки указывается № уведомления
и № этапа или объекта. В случае, если Уведомление не закрыто, наименование папки
дополняется словом «открытое» (Рис.7).

Рис. 7
1-2.5
2-2.5
3-2.5
4-2.5
5-2.5
6-2.5 (открытое)

В каждой папке, относящейся к отдельному выданному уведомлению, сохраняются


следующие файлы (рис. 8):
1. Электронная копия Уведомления в формате *pdf.
2. Электронная копия Актов в формате *pdf.
3. Электронный файл Уведомления (исходный) в формате * xls, xlsx.
4. Электронная копия Письма о продлении в формате *pdf.

ВНИМАНИЕ: Уведомление должно быть подписано всеми ответственными лицами!

Стр 4
Файлы именуются следующим образом:
1. Уведомление - [файл в pdf.] № уведомления и № этапа или объекта.

Пример: [файл] 5-2.5.

2. Акты – [файл в pdf.] Акт …№ акта - № этапа…,.

Пример: [файл]Акт 5-2.5.

При наличии нескольких Актов, относящихся к исполнению отдельных пунктов


Уведомления, к наименованиям файлов добавляется номер пункта(ов), который исполнен.

Пример: [файл] Акт от 10.08.17 (п.1, 2).

ВНИМАНИЕ: имеющиеся приложения к Актам (фотоотчет и т.п.) сохраняются в


одном файле с Уведомлением или Актом в формате *pdf.

3. Письма о продлении – [файл в pdf.] Письмо о продлении №… от ….

Рис.8

6.2. В папке [Скан журнала по уведомлениям] размещается электронная копия журнала


строительного контроля в формате * pdf.

6.3. Папка [Справки о выданных уведомлениях] содержат:


1. Электронные копии справок (в формате *pdf), оформленных за отчетный период
(с 25 по 25 число).
2. Cводный файл (в формате * xls, xlsx) из всех справок, размещенных в отдельных
вкладках (наименование вкладок соответствует № справки) (см. Рис.9).

Стр 5
Рис.9

Шаг 7
Папка-каталог № 5 [Фото-отчет – этап №…] содержит папки:

[фото – БВР]
[фото – Журналы].

7.1. В папке [фото – БВР] размещаются папки с файлами фото-видео фиксации


результата работ организации-подрядчика, произведенной непосредственно на месте
проведения БВР.

Наименование папок содержит дату (гггг.мм.дд), указание пикетажа, и обозначения через


дефис: срезка, полка или ЛЧ (линейная часть) (См. Рис. 10):

[папка] гггг.мм.дд (ПК 00+00 - ПК 00+00)–срезка, полка или ЛЧ (линейная часть)

Рис.10

7.2. В папке [Фото - Журналы] размещаются фото или сканированные изображения


журналов ИД (ОЖР, журнал входного контроля, журнал замечаний и предложений и др.)
(см. Рис. 11)

Наименование папок содержит наименование журнала:


[папка] наименование журнала (документа).

Рис.11

Стр 6
Шаг 8.
В папке-каталоге № 6. [ИД] создаются отдельно для каждой организации-подрядчика
папки для формирования ИД (исполнительной документации) по видам:

АОСР
ВР-1

Рис.12

ВНИМАНИЕ: акты освидетельствования скрытых работ (АОСР) должны быть


подписаны всеми ответственными лицами!

8.1. В папке [АОСР] размещаются (см. рис.13):


1. Электронные копии АОСР в формате *pdf.
2. Электронные копии исполнительных схем, паспортов (сертификатов), актов
испытания) в формате *pdf.
3. Файл (исходный) АОСР в формате * xls, xlsx.
4. При наличии Схемы в формате *dwg. (AutoCAD).

ВНИМАНИЕ: pdf - документы АОСР и исполнительные схемы должны быть


объединены в одном файле (pdf, doc)!

Рис.13

Стр 7
8.2. В папке [ВР-1] размещаются (см. рис. 14):
1. Электронные копии Сводной ведомости выполненных работ (ВР-1) в формате *pdf.
2. Электронные копии Справки (выполнение) в формате *pdf.
3. Файл (исходный) ВР-1 в формате * xls, xlsx.
4. ОЖР (скан журнала в формате *pdf.)

Рис. 14

ВНИМАНИЕ: ВР-1 должна быть подписана всеми ответственными лицами!

5. Порядок ведения документации на участке


По окончании командировки (служебной поездки) инженер ОСК на участке:
1. Передает сменяющему работнику ОСК информацию по объекту (этапу) на
материальных носителях и в электронном виде по акту приема-передачи документации
ООО «.....» (Приложение 2);
2. Архивирует файлы начального носителя электронной документации (объекта,
этапа…) с указанием даты в исходном наименовании и направляет сформированный архив
на следующие адреса электронной почты:
3. Формирует для документального оформления командировок (служебных
поездок) электронную папку [ФИО- инженера], содержащую файлы:
 Авансовый отчет
 Акты передачи ТМЦ
 Бортовой журнал
 Табеля
 Аренда/найм жилья -скан документов по сьему квартиры (расписки, договор и
т.п.)
 НТД (нормативно техническая документация)
 и др.
4. Оформляет передачу ТМЦ с оформлением документов:
 Акт приемки – передачи автотранспорта (приложение № 3)
 Акт приемки - ТМЦ (приложение № 4)
 Движение оборудования на склад/со склада (приложение № 5)

Стр 8
Требования к оформлению и составу разрешительной документации
ООО «.....» при передаче Заказчику на бумажном носителе

Вся документация передается в твердой папке (формат А4, арочный механизм). Документы
(их копии) комплектуются в следующей последовательности:
1. Титульный лист (формат А4) в отдельном файле, надпись (размер шрифта 28):
Разрешительная документация ООО «.....».
2. Копии документов ООО «.....» согласно последовательности в Реестре разрешительной
документации (в отдельных файлах, в одном экземпляре).

Примечание: должностные инструкции, технологические карты. Регламенты организации и


проведения строительного контроля и иные (при необходимости) документы, должны иметь
отметку об ознакомлении (под подпись) всех специалистов ОСК, находящихся на участке, в том
числе вновь прибывших.

3. Титульный лист (формат А4) в отдельном файле, надпись (размер шрифта 28):
Должность, ФИО работника.
Копии документов на работника (четыре отдельных файла):
1. Приказы
2. Удостоверения
3. Повышение квалификации
4. Протоколы

4. Далее в соответствии с п. 3 прикладываются документы на всех специалистов ОСК.

Стр 9
Приложение 1

Реестр разрешительной документации ООО "....." для передачи Заказчику (ООО


«///////»)


Наименование документа (копии)
п/п
1. Выписка из реестра членов СРО
2. Сертификат соответствия системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья
применительно к работам по строительству, реконструкции и капитальному ремонту
3. Сертификат соответствия системы экологического менеджмента применительно к
работам по строительству, реконструкции и капитальному ремонту
4. Сертификат соответствия системы менеджмента качества
5. Заключение ООО «………..» об организационно-технической готовности организации по
ведению работ
6. Договор № ……... оказания Услуг по строительному контролю.
7. Регламент организации и проведения строительного контроля за буровзрывными
работами при строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов ПАО «….»
8. Операционные технологические карты по контролю качества буровзрывных работ при
строительстве, реконструкции и капитальном ремонте объектов ПАО «……….» в
ООО «….»
9. Положение об отделе строительного контроля
10. Должностная инструкция ведущего инженера отдела строительного контроля
11. Должностная инструкция инженера отдела строительного контроля
12. Сертификат о калибровке комплекта для визуально измерительного контроля
13. Свидетельство о поверке - тахеометр электронный

Примечание: Комплект разрешительной документации может меняться в зависимости от


Заказчика и его требований.

Стр 10
Приложение 2

Акт приема –передачи


документации ООО «.....»

Объект (Этап) _________________________________________________________________


_____________________________________________________________________________
Настоящий Акт составлен в том, что ___________________________________________________________
(ФИО полностью)
_____________________________________________________________________________________________

передает, а сотрудник
_____________________________________________________________________________________________
(ФИО полностью)
принимает документацию ООО «.....»:

1. Журнал учета выданных уведомлений _____________________________________________________

Примечание______________________________________________________________________________

2. Комплект документации по уведомлениям ________________________________________________


(уведомления, приложения, Акты) (в полном / не полном объёме)

Примечание ______________________________________________________________________________

3. Проектная документация _________________________________________________________________


(в полном / не полном объёме)
Примечание ______________________________________________________________________________

4. Комплект документации АОСР ___________________________________________________________


(АОСР, схемы, паспорта, акты испытаний) (в полном / не полном объёме)

Примечание ______________________________________________________________________________

5. Документация в электронном виде ________________________________________________________


(в полном / не полном объёме)
Примечание ______________________________________________________________________________

Сдал: ____________________________________/_____________________________________/
(подпись) (ФИО)

Принял: _________________________________/______________________________________/
(подпись) (ФИО)

«_________» ________________________________ 20________г.

Стр 11
Приложение 3
АКТ ПРИЕМА – ПЕРЕДАЧИ АВТОТРАНСПОРТА
Настоящий Акт составлен в том, что ___________________________________________________________
(ФИО полностью)
_____________________________________________________________________________________________

передает, а сотрудник _______________________________________________________________________


(ФИО полностью)
Паспорт: серия ________________ номер ___________________________ дата выдачи ______________

кем__________________________________________________________________________________________
принимает во временное пользование служебный автомобиль
Марка _______________________________________ Гос. № ___________________________

VIN № ______________________________________ Кузов № _____________________________


в следующем техническом состоянии (не нужное вычеркнуть):
1. Коробка передач ……………………………………ИСПРАВНА / НЕ ИСПРАВНА
2. Рулевое управление ………………………………. ИСПРАВНО / НЕ ИСПРАВНО
3. Задний мост …………………………………………ИСПРАВЕН / НЕ ИСПРАВЕН
4. Тормозная система …………………………………...ИСПРАВНА / НЕ ИСПРАВНА
5. Светозвуковая охранная сигнализация .…................ ИСПРАВНА / НЕ ИСПРАВНА
6. Состояние покрышек _______________________требованиям ПДД. Резина ________________________
(соответствует / не соответствует) (летняя / зимняя)

Состояние внешнего вида автомобиля: _________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

Комплектность оборудования ________________________________________________________________


(согласно заводской комплектации)
Исправность спидометра, наличие пломбы ____________________________________________________
(исправен / не исправен)
Комплектность инструмента (недостающие инструменты зачеркнуть): см. Стр. 2

Общее техническое состояние автомобиля _____________________________________________________


(исправен / не исправен)
Остаток топлива в баке __________________ литров. Остаток топлива в канистрах
__________________литров.

Показание спидометра ________________________ км.

Дополнительные замечания: __________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________________

Сдал: ________________________________________/_________________________________________/
(подпись) (ФИО)

Принял: ____________________________________/_________________________________________/
(подпись) (ФИО)

«__________» ________________________________ 20______г.

Стр 12
продолжение: АКТ ПРИЕМА – ПЕРЕДАЧИ АВТОТРАНСПОРТА (стр 2.) от « » 20 г.

Гос. № автомобиля ____________________________________________

Комплектность инструмента (недостающие инструменты зачеркнуть):

№ Наименование инструмента и принадлежностей Количество


п/п
1. Аптечка 1
2. Огнетушитель 1
3. Знак аварийной остановки 1
4. Домкрат механический 1
5. Запасное колесо летнее 1
6. Насос ножной 300 (320 см3) РА-300-01 1
7. Ключ от сигнализации (брелок) Star Line 1
8. Ключ зажигания 1
9. Ключ от двери 1
10. Сервисная книжка 1
11. Инструкция по эксплуатации автомобиля 1
12. Свидетельство о регистрации серия 1434 №074345 1
13. Топливная карта Газпром нефть №7005 8300 0386 6555, Пин-код 1305 1
14. Страховой полис ОСАГО ЕЕЕ № 0903408314 1
15. Противоугонное устройство - Star Line 1
16. Бортовой журнал 1
17. Подогреватель ДВС – Webasto 1
18. Канистры металлические 20 л. 4
19. Отвертка 2
20. Аккумулятор (дополнительный) 1
21. Набор ключей 8 предметов «АвтоДело» 1
22. Комплект для ремонта шин «ZORK» 1
23. Трос буксировочный (канат 3т, 4м, 2 крюка) АСА-01 1
24. Ключ свечной 21 мм с карданом «Ермак» 1
25. Провода для прикуривания 1
26. Антифриз 10 л 1
27. Комплект зимних а/м шин (4-коллеса новые) 1
28. Топливная карта «Саханефтегазсбыт» №0122 044187, Пин-код: 4444 1
29. Топливная карта «Саханефтегазсбыт» №0122 044186, Пин-код: 3333 1
30. На лобовом стекле трещена 1
31. Топливная карта «Саханефтегазсбыт» №0122 044189, Пин-код: 6666 1

Сдал: ____________________________________/_____________________________________/
(подпись) (ФИО)

Принял: _________________________________/______________________________________/
(подпись) (ФИО)

«_________» ________________________________ 20________г.

Стр 13
Приложение 4

АКТ ПРИЕМА – ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНО ТЕХНИЧЕСКИХ ЦЕННОСТЕЙ

Объект (Этап) __________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Настоящий Акт составлен в том, что ___________________________________________________________


(ФИО полностью)
_____________________________________________________________________________________________

передает, а сотрудник ________________________________________________________________________


(ФИО полностью)
принимает во временное пользование МТЦ:

Комплектность МТЦ (при отсутствии зачеркнуть):

№ Наименование К-во Примечание


1. Утюг Tefal- 2325 prima 1 шт
2. Доска разделочная (цвет зеленый) 1 шт
3. постельное (комплект) 1 шт
4. подушка 1 шт
5. сапоги резиновые 2 пары
6. каска ИТР 1 шт
7. Матрас надувной /(+ насос электрический) 1 шт/1шт

Сдал: ____________________________________/_____________________________________/
(подпись) (ФИО)

Принял: _________________________________/______________________________________/
(подпись) (ФИО)

«__________» ________________________________ 20________г.

Стр 14
Приложение 5
Движение оборудования на склад/со склада

Объект (Этап): » Этап 2.5

____________________________________________________________________________________________________________

Дата 07.05.2018

Заводской Номер или


Состо
Наименование оборудования Номер комплекта ВИК Примечание
яние
или учетный номер
Тахеометр Sokkia SET 610 +
Батареи 2шт. +
USB кабель, диск установочный +
Зарядное устройство, кабель
+
питания
Штатив алюминиевый +
Веха +
Отражатель +
Комплект ВИК +
МФУ Canon Pixma MG3040 +
МФУ Canon MF 4430 +
Печать круглая ООО «.....» для
+
документов № 12
Wi Fi роутер ZTE 0197 +
Рулетка 7,5 м. +
Ключ-карта (пропуск в РУСО) +
Комплект рабочей документации по
+
этапу 2.5

Оборудование получено от: инженера ОСК «ООО».....» _______________

Оборудование принял: инженер ОСК ООО «.....». _______________

В графе "Состояние" при исправном состоянии поставить "+", иначе на отдельном листе описать неисправность.

Бланк движения оборудования заполнять отдельно для каждого сотрудника!

Стр 15