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Exigir siempre una nota de pedido: allí deben constar todas las condiciones
acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de
entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera
necesario). Cuando compran, las grandes empresas tienen sus propios formularios
y hacen que el vendedor firme el original. Esta es una práctica que conviene
implementar en cualquier organización.
Registrar adecuadamente a los proveedores: confeccionar una ficha por cada
proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CIF/NIF,
teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor y un espacio para las
condiciones habituales que se utilizan con ese proveedor.
Controlar las entregas: verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a través
de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad, que las
cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas con la nota
de pedido y las listas de precios).