MÓDULO 1: EMPEZAR A TRABAJAR CON

EXCEL 2010

INTRODUCCIÓN

Excel es uno de los componentes de la suite ofimática de Microsoft, el MS-Office. En concreto,

Excel es el programa informático que puede clasificarse dentro del conjunto de las hojas de
cálculo.

La característica principal de las hojas de cálculo se centra en la facilidad para realizar todo tipo de
operaciones con datos. Igualmente posee grandes cualidades para representar los resultados de
forma gráfica, e incluye funciones de manejo de tablas o bases de datos sencillas, análisis de la
información, programación, etc.

En esta unidad se introducirán los fundamentos básicos de la hoja de cálculo Excel, de modo que
se pueda ya comenzar a trabajar con hojas muy sencillas.

OBJETIVOS

Los objetivos que se persiguen en el desarrollo de esta unidad son los siguientes:

• Conocer qué es una hoja de cálculo y cómo comenzar y finalizar una sesión con Excel.
• Crear y guardar un libro de hojas de cálculo, y obtener ayuda.
• Identificar las partes en que se divide la pantalla y desplazarse por la hoja.
• Introducción de datos y tipos básicos de datos. Referencias a celdas y operaciones
sencillas con datos numéricos.

ACERCA DEL PROGRAMA EXCEL

Según la Wikipedia, “Microsoft Excel es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Este
programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas
financieras y contables.”
CONCEPTO DE HOJA DE CÁLCULO

Una hoja de cálculo es una tabla bidimensional formada por filas y columnas. La intersección entre
cada fila y cada columna de dicha matriz se denomina celda y es el elemento principal de Excel. La
hoja de cálculo será el conjunto de celdas formado por todas las filas y columnas de la hoja.

Cada celda es como un pequeño contenedor de información elemental y, por lo tanto, podemos
introducir un dato en cada una de ellas. También podemos introducir otro tipo de elementos
(operaciones, referencias, funciones etc.).

Las filas se etiquetan con números y las columnas con letras, de forma que para referenciar a una
celda determinada lo haremos mediante su identificador de columna (letra) y el de su fila
(número) de una forma similar al juego de los barcos.

Aquella celda que tenga los bordes de un grueso superior al resto se denomina celda activa, y es
sobre la que se aplicará cualquier acción que realicemos, bien sea una orden o la introducción de
un dato.

ACERCA DE LAS VERSIONES

La disposición de las herramientas en la pantalla, así como las funcionalidades van cambiando de
versión a versión, aunque siempre guardan una considerable similitud y coherencia, de modo que
aprendiendo a utilizar en programa en alguna de sus versiones suele ser suficiente para
defenderse con cualquier otra versión del mismo programa, o incluso con otros programas de
manejo de hojas de cálculo.

Se muestran a continuación algunas capturas de pantalla para ilustrar dicha similitud:

Excel 2013 para Windows

Excel 2010 para Windows

Excel 2003 para Windows

Excel 2011 para MacOS

Calc de OpenOffice
Si bien los videos del presente curso están grabados fundamentalmente con la versión 2010, el
énfasis en los conceptos fundamentales de las hojas de cálculo hace que en general pueda ser
seguido con aprovechamiento prácticamente con cualquier versión de este u otro programa.

INICIAR Y GUARDAR UNA SESIÓN DE TRABAJO CON EXCEL

Excel puede funcionar en diversos entornos. Si estamos trabajando en Windows y tenemos

instalado el programa (o la suite ofimática Microsoft Office) en dicho entorno podremos acceder
desde el botón Inicio o desde su icono en el escritorio haciendo doble clic en el mismo. Aparece
entonces una ventana que nos permite trabajar con el programa. Es interesante maximizar dicha
ventana para disponer de toda el área de pantalla para trabajar.

Todos los datos que introducimos en las celdas de la hoja están temporalmente en la memoria del
ordenador, de forma que si abandonamos Excel esta información se pierde. Es necesario, por lo
tanto, guardar la hoja en el caso de que deseemos recuperarla posteriormente. Antes de cerrar el
programa siempre nos avisará si no hemos guardado los últimos cambios.

Si es la primera vez que guardamos la hoja, el programa nos solicita que introduzcamos el nombre
del archivo y su localización en el disco duro, dispositivo externo o unidad de red; rellenando estos
datos y aceptando el cuadro de diálogo conseguiremos guardar la información contenidas en la
hoja. Si ya habíamos guardado los cambios anteriormente esta acción actualiza, previo aviso, la
copia en el archivo original.

Realmente, en un archivo de Excel guardamos un libro de trabajo. Un libro de trabajo es la unión

de muchas hojas de cálculo, de tal forma que en un solo archivo se almacenan todas las hojas que
componen dicho libro de trabajo.

El libro de Excel se almacenará en un fichero de extensión .xlsx del sistema de archivos del
ordenador, en el dispositivo y carpeta que le hayamos indicado. Versiones anteriores utilizaban la
extensión xls siendo posible abrirlos con la versión 2010.

IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES DE LA PANTALLA

La ventana de Excel dispone de varias zonas. Cada una de ellas está diseñada para realizar
determinadas operaciones. A continuación, se indican dichas zonas:
La funcionalidad de cada una de ellas es:

• Barra de título: aparece el nombre del libro sobre el que estamos trabajando.
• Botones de maximizar/minimizar/restaurar/cerrar: los habituales en las ventanas de
Windows.
• Cinta de herramientas, que contiene diversas pestañas, grupos de herramientas, botones
de comandos y lanzadores de cuadros de diálogo.
• Pestaña Archivo (también llamada trastienda o backstage).
• Barra de acceso rápido.
• Barra de fórmulas; dividida en tres zonas, nos muestra la dirección (o nombre) y contenido
de la celda activa, y permite la edición de la misma.
• Área de trabajo: celdas en las cuales se van a introducir los contenidos necesarios para
resolver el problema planteado.
• Encabezado de las filas y columnas: permiten la selección y edición de las características
de las mismas.
 • Botón de selección de hoja completa: permite la selección de todas las celdas de la hoja de
cálculo.
• Etiquetas (solapas) con el nombre de las diferentes hojas del libro abierto.
• Barras de desplazamiento vertical/horizontal y botones de división de la hoja, que
permiten separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que se pueda tener a la
vista zonas muy distantes de la hoja.
• Barra de estado, que nos da información adicional, como el modo, la vista de la página y
zoom.
• Menús contextuales: dependiendo del elemento desde dónde se invoquen (haciendo clic
con el botón derecho), nos ofrecen diferentes opciones a realizar sobre el elemento en
cuestión.

AYUDAS DEL PROGRAMA

Excel dispone de un potente sistema de ayudas donde podremos buscar cualquier información
relacionada con los elementos y la funcionalidad del programa. La ayuda se invoca pulsando la
tecla F1, o bien mediante el botón ? del menú.

Es posible localizar información relativa a una orden concreta para conocer su funcionalidad, o
averiguar la sintaxis de una función. Existe igualmente un índice alfabético para localizar ayuda de
cualquier tópico si conocemos su nombre. Dispone igualmente de una base de datos de
sugerencias, a modo de autoaprendizaje, y de una ayuda de contexto que nos permite acceder a la
ayuda de aquello a lo que pinchamos.

ABRIR Y CERRAR ARCHIVOS, CREAR NUEVAS HOJAS Y TERMINAR LA

SESIÓN

Si deseamos recuperar un archivo cuyo contenido es una hoja de cálculo Excel guardado con
anterioridad para seguir trabajando con él, hemos de acceder a la “trastienda”, pulsando la
pestaña Archivo; disponemos allí del comando Abrir, por medio del cual el programa nos solicita
que seleccionemos el archivo en cuestión a partir de una lista de archivos contenidos en el disco
duro o unidad de almacenamiento. Una vez localizado lo seleccionamos y aceptamos el cuadro de
diálogo. El contenido de dicho archivo se visualiza en la pantalla para poder trabajar con él.

Si por el contrario lo que queremos es crear un nuevo libro, desde la misma

pestaña Archivo podemos hacerlo, mediante el comando Nuevo e indicándole qué tipo de libro
queremos crear.

Si disponemos en la pantalla de una hoja abierta y no deseamos seguir trabajando en ella,

podemos cerrar la ventana en la que se encuentra. Podemos hacer esto accediendo y seleccionar
la opción Cerrar de la pestaña Archivo, o bien, pulsando en el botón de Cerrar que disponen todas
las ventanas de Windows. Si no hemos guardado el libro desde la última actualización, el
programa nos lo advertirá.

Si queremos abandonar el programa, basta con acceder a la pestaña Archivo y seleccionar su

opción Salir. Si no existen modificaciones pendientes de validar, la ventana de Excel se cierra y
regresamos al entorno Windows. Si por el contrario existen cambios pendientes, el programa nos
pregunta si queremos guardarlos o desecharlos.

INTRODUCIENDO DATOS

MODOS DE DESPLAZAMIENTO DENTRO DE LA HOJA

Si intentamos introducir información en la hoja, siempre se realizará sobre la celda activa (aquella
que tiene los bordes más gruesos que el resto). Por lo tanto, si queremos introducir información
en otras celdas de la hoja será necesario desplazarse por ellas, de forma que la celda activa sea
cada vez una distinta.

Si nuestra hoja es muy grande (la versión 2010 de Excel acepta hojas de hasta 1.048.576 filas por
16.384 columnas) y no es posible visualizar toda la información que contiene en la pantalla, será
necesario desplazarse por la misma para poder visualizar la información

En el extremo superior de la barra de desplazamiento vertical tenemos el botón de división

horizontal de la hoja, que permite separar dos vistas de la hoja; análogamente, en el extremo
derecho de la barra de desplazamiento horizontal está el botón de división horizontal de la hoja.
Haciendo drag sobre ellos podemos dividir la vista del área de trabajo en dos o 4 zonas distantes
de la hoja.

En el extremo derecho de la barra de desplazamiento horizontal Botón de división

vertical/horizontal de la hoja: permite separar dos vistas de la hoja en cada sentido, de modo que
se pueda tener a la vista zonas muy distantes de la hoja.

Existen muchos modos de desplazarse por la hoja. A continuación, se relacionan los más
importantes:

UTILIZANDO LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO

• Botones de Flecha Arriba / Flecha Abajo: Desplaza arriba o abajo una fila.
• Botones de Flecha Derecha / Flecha Izquierda: Desplaza a la derecha o izquierda una
columna.

UTILIZANDO LAS TECLAS

• Flecha Arriba / Flecha Abajo: Desplaza arriba o abajo una fila.
• Flecha Derecha / Flecha Izquierda: Desplaza a la derecha o izquierda una columna.
• AvPág / RePág: Desplaza abajo o arriba una ventana.
 • Alt-AvPág / Alt-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una ventana.
• Ctrl-AvPág / Ctrl-RePág: Desplaza a la derecha o izquierda una hoja.
• Ctrl-Inicio: Se desplaza al inicio de la hoja (primera fila, primera columna).
• Ctrl-Fin o Fin-Flecha Abajo: Se desplaza a la última fila de la columna actual.

INTRODUCCIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DATOS EN LA HOJA

Para colocar información en cualquier celda de la hoja, basta con desplazarse hasta dicha celda
(convertirla en celda actual) y utilizar el teclado para introducir la información que deseamos.
Mientras escribimos su contenido, éste aparecerá en la barra de fórmulas, que podremos editar
mediante las teclas más comunes (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.).

Para validar la introducción de la información en la celda, una vez escrita presionamos la

tecla Intro. Si finalmente deseamos abortar la introducción pulsamos la tecla Esc.

Una vez hemos introducido información en las celdas de la hoja es posible que queramos
modificar el contenido de las mismas. Lo primero que tendremos que conseguir es desplazarnos a
la celda que queremos modificar. Una vez conseguido esto, el contenido de la celda aparece
escrito en la barra de fórmulas (bien sea texto, número, fecha/hora o fórmula). Presionando la
tecla F2 (o haciendo doble clic) accedemos a dicha barra donde es posible modificar su contenido
mediante las teclas usuales (Retroceso, Supr, Bloq Mayús, etc.). Una vez modificada a nuestro
gusto, presionamos de nuevo la tecla Intro o si finalmente deseamos abortar la modificación
pulsamos la tecla Esc.

BORRAR DATOS EXISTENTES

Si se desea eliminar la información contenida en una celda (o conjunto de celdas) tan solo hay que
situarse sobre ella haciéndola la celda activa, y pulsar la tecla Suprimir.

DESHACER Y REHACER ACCIONES

La orden Deshacer nos permite recuperar el estado del programa justo antes de haber realizado la
última orden. De esta forma, la el efecto de la última orden no era el esperado, mediante la
orden Deshacer volveremos a la situación anterior. Esta orden se encuentra en la barra de
herramientas de acceso rápido.

Disponemos de un menú desplegable con las últimas acciones realizadas, de modo que podemos
volver a cualquier estado anterior.

Hay también un botón Rehacer, con su correspondiente menú desplegable, para realizar lo
contrario.
OPERACIONES BÁSICAS

INTRODUCCIÓN DE EXPRESIONES

Para conseguir la ejecución de una fórmula aritmética en una celda, se introducirá en la misma el
signo = seguido de la expresión de cálculo correspondiente; los operandos necesarios para
construir la fórmula pueden ser constantes numéricas directamente introducidas, aunque en la
mayoría de las ocasiones serán valores contenidos en otras celdas, para lo cual se introducirá en la
expresión aritmética la dirección de dichas celdas.

Para finalizar la introducción de una expresión en la celda usaremos la tecla intro, y en ese
momento se ejecutará la fórmula, mostrándose en la celda el resultado de la misma.

La representación de la expresión introducida se verá siempre en la barra de fórmulas cuando

volvamos a hacer la celda activa.

OPERADORES ARITMÉTICOS

Para ejecutar las operaciones aritméticas básicas entre datos numéricos y generar resultados del
mismo tipo, se utilizan los siguientes operadores aritméticos:

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 3-1

- (signo menos) Negación -1

* (asterisco) Multiplicación 6*3

/ (barra oblicua) División 6/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (circunflejo) Potencia 3^2

REFERENCIAS A CELDAS

En las expresiones aritméticas no sólo podemos introducir constantes numéricas, sino que la gran
potencial de Excel radica en la posibilidad de utilizar los valores que están contenidos en otras
celdas en cada momento. Para hacerlo, introduciremos en la expresión aritmética el nombre de la
celda (letra de la columna y número de fila) que contiene el dato a utilizar.

Las referencias a celdas de la hoja se pueden introducir desde el teclado, o bien directamente
haciendo click sobre la celda correspondiente.

En el momento validemos la expresión pulsando Intro, en la celda se mostrará el resultado de la

expresión considerando el valor actual de las celdas referenciadas.

PRIORIDAD EN LA EJECUCIÓN

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el
orden que se indica en la tabla a continuación:

Orden Operador Descripción

1 - Negación (como en -1)

2 % Porcentaje

3 ^ Potencia

4 *y/ Multiplicación y división

5 +y- Suma y resta

Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene
un operador de multiplicación y otro de división), se evaluarán los operadores de izquierda a
derecha.

Para cambiar el orden de evaluación, escribiremos entre paréntesis la parte de la expresión que
deberá calcularse en primer lugar.
EXPRESIONES ENCADENADAS

En cualquier momento, el resultado de una expresión aritmética mostrado en una celda puede ser
punto de partida para el cálculo de una nueva expresión, cuyo resultado se mostrará en otra celda
de la hoja. Para ello introduciremos en esta última celda una nueva expresión que haga referencia
a la celda que contiene el resultado de la primera.

GLOSARIO

Click: Situar por medio del ratón el puntero sobre un elemento del área de visualización, y dar un
golpe al botón izquierdo del ratón. Normalmente sirve para señalar el elemento o marcar una
posición.

Doble Click: Situar por medio del ratón el puntero sobre un elemento, y dar dos golpes
consecutivos al botón izquierdo del ratón. Normalmente sirve para seleccionar o abrir un
elemento, o ejecutar una orden.

Drag: Situar por medio del ratón el puntero sobre un elemento del programa, pulsar el botón
izquierdo del ratón, desplazar el ratón a lo largo de una serie de elementos, y finalmente soltar la
pulsación del botón. Normalmente se utiliza para seleccionar una serie de elementos o mover una
selección anterior.

EJERCICIOS PRÁCTICOS

EJERCICIO PRÁCTICO 1

• Abrir la Aplicación Microsoft Excel y maximizar la ventana.

• Examinar los elementos de pantalla. Localizar la barra de herramientas, la barra de
fórmulas, el área de trabajo, la barra de estado y las etiquetas de la hoja.
• Introducir los valores numéricos 6 y 2 en las celdas A1 y A2. Introducir en la celda A3 una
expresión que calcule la suma (+) de ambas cantidades.
• En las celdas siguientes calcular la diferencia (-) entre el primero (A1) y el segundo (A2), su
producto (*), el cociente (/) entre el primero y el segundo y el resultado de elevar (^) el
primero de ellos a la potencia que indica el segundo.
• Introducir en la celda A8 la suma de los cinco valores obtenidos anteriormente.
EJERCICIO PRÁCTICO 2

• Cambiar el contenido de la celda A2 por el valor numérico 3; observar el efecto obtenido

en todas las celdas con valores calculados.
• Deshacer este último cambio.

EJERCICIO PRÁCTICO 3

• Calcular la expresión:
3+6
2

EJERCICIO PRÁCTICO 4

• Calcular la expresión:
3+6 2+3−1
( + (4 + 2)2 ) ∗
2 2