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GUÍA DE ESTUDIO No. 1

CURSO NOMINA Y TALENTO HUMANO

1. Contrato de trabajo
De acuerdo al código sustantivo de trabajo (Art 22 CST) “Contrato de trabajo es aquel por el
cual una persona natural se obliga a prestar el servicio personal a otra persona natural o
jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante
remuneración o salario”

Clases de contrato de trabajo

a) Ocasional o transitorio: Se origina para realizar un trabajo ocasional (arreglar un

mueble, pintar una oficina, arreglar un baño), no requiere formalizarse por escrito, no
devengan prestaciones sociales, la duración del contrato es inferior a un mes.

b) De obra o Labor: Tiene una duración equivalente a la duración de la obra (construir

una casa, una carretera. Etc.)

c) Por prestación de servicios: Mayor a tres meses, no se cumple horario, no hay

subordinación permanente, hay remuneración, su obligación es realizar un trabajo o
labor (Contador, revisor fiscal, asesor)

d) A término fijo: Debe constar por escrito, tiene derecho a prestaciones sociales, su
duración no puede ser superior a 3 años. Los contratos inferiores a un año, se podrán
prorrogar hasta tres veces por periodos iguales o inferiores. 30 días antes de terminar
el contrato el empleador debe comunicarle al empleado su no prorroga.

e) A término indefinido: Puede celebrarse verbalmente o por escrito, para dar por
terminado el contrato, el empleador debe indemnizar al empleado. Cuando no se
determina la duración del contrato, su duración es a término indefinido.

f) Contrato de aprendizaje: Está enfocado a la formación de practicantes, la

remuneración es llamada auxilio de sostenimiento a convenir entre las dos partes, no
tienen prestaciones sociales.

Terminación del contrato de trabajo (Articulo 61 CST)

a) Por muerte del trabajador

b) Por mutuo consentimiento

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c) Por expiración del plazo fijado.

d) Por terminación de la obra o labor contratada.
e) Por cierre definitivo de la empresa o establecimiento.
f) Por sentencia ejecutoria.
g) Por decisión unilateral por parte del empleador o parte del trabajador.
h) Por no regresar el trabajador a su empleo, al desaparecer la causa de suspensión de
contrato.
i) Incapacidad total del trabajador.
j) Renuncia del trabajador.

2. NOMINA
2.1. DEFINICION:
La nómina es un documento en el que el empleador relaciona salarios, deducciones, valor
neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un
periodo determinado, ya sea por semana, década, quincena o mes.

2.2 FORMATO DE NÓMINA:

 Encabezamiento, con nombre y NIT del empleador y el periodo de pago de la nómina.
 Esquema Central con dos partes:
- Primera parte: Nombre y cargo del trabajador, días laborados, Valor devengado,
Deducciones, neto pagado, firmas y documento de identidad de empleados.
- Segunda parte: Aportes parafiscales, salud, riesgos profesionales, fondo de
pensiones y apropiaciones para prestaciones sociales.
 Firmas de quien elabora, revisa y aprueba.

2.3 VALOR DEVENGADO:

Está constituido por las sumas que el empleador paga al trabajador, de acuerdo con la
legislación laboral, y está formado por los distintos conceptos que constituyen salario.

2.3.1 Salario: Lo constituye la remuneración ordinaria, fija o variable, el trabajo suplementario

o de horas extras, el trabajo en días de descanso obligatorio, comisiones y lo que recibe en
dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, cualquiera que sea la forma o
denominación que se adopte, como primas, sobresueldos y bonificaciones habituales, salvo
que entre el empleador y el trabajador hayan acordado considerarlas no constitutivas de
salario.

Salario mínimo legal: Es el que todo trabajador tiene derecho a percibir para subvenir sus
necesidades normales y las de su familia. SMMLV 2019 $ 828.116
Salario básico: Remuneración ordinaria pactada en el contrato laboral y sirve de base para la
liquidación de recargos y extras.
Salario Integral: Es aquel que además de retribuir el trabajo ordinario, compensa las
prestaciones, recargos, horas extras, primas, cesantías e intereses y demás con excepción de
las vacaciones. No puede ser inferior a 10 SMMLV más un 30% como mínimo de factor

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prestacional.

2.3.2 Comisiones: Es un porcentaje sobre las ventas netas; el total devengado por estos
trabajadores no puede ser inferior al SMMLV.
Comisión= (Valor Ventas brutas – descuentos y devoluciones) x Porcentaje sobre ventas

2.3.3 Auxilio de transporte: Valor adicional por conceptos de desplazamiento del trabajador
Para aquellos que devenguen mensualmente hasta dos SMMLV. $ 97.032 para 2019

2.3.4 Jornadas:
Jornada Ordinaria: La que convengan las partes, o a falta de convenio la máxima legal
Jornada Máxima: 8 horas al día y 48 horas semanales para mayores de edad.

2.3.5 Trabajo diurno y nocturno: El trabajo diurno está comprendido entre las 6 a.m. y las 9
p.m. y el nocturno de 9 pm a 6: a.m. con recargos así:
Nocturno ordinario con recargo de 35%
Diurno dominical y festivo con recargo de 75%
Nocturno dominical y festivo con recargo de 110%

2.3.6 Trabajo extra: Trabajo suplementario que excede la jornada ordinaria con factor de:
Extra diurno Ordinario x 1.25 (incluido el valor de la hora y su recargo)
Extra nocturno Ordinario x1.75 (incluido el valor de la hora y su recargo)
Extra diurno festivo x 2. (Incluido el valor de la hora y su recargo)
Extra nocturno festivo x 2.5 (incluido el valor de la hora y su recargo)

2.3.7 Auxilios: Algunas empresas complementan el salario básico con auxilios, que no
superen el 40% del básico, estos auxilios no se incluyen para liquidación de al sistema de
seguridad social, aportes para fiscales y prestaciones sociales, siempre que se pacte por
escrito con el trabajador (viáticos, gastos de representación, auxilio de rodamiento, habitación,
alimentación, vestido, bonificaciones o primas permanentes, ocasionales o extralegales, prima
de vacaciones, de navidad)

2.4. DEDUCCIONES:

Legalmente el empleador está autorizado para deducir por nómina los aportes de los
trabajadores para salud (EPS), pensiones (fondo de pensiones), retención en la fuente y
embargos judiciales. Además previa autorización escrita del trabajador, puede descontar
cuotas voluntarias para sindicatos, fondo de empleados y cooperativas, préstamos bancarios
por libranza y otros.

2.4.1 Sistema de seguridad social: Su base es el total devengado menos el auxilio de

transporte y para el salario integral el IBC es el resultado de dividirlo en 1.3

 Salud (EPS) Aportes trabajador 4%

 Pensión Obligatoria: Aportes trabajador 4%

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 Fondo de Solidaridad pensional: para los trabajadores que devenguen desde

cuatro salarios mínimos deben aportar según siguiente tabla:

2.4.2 Retención en la fuente

Es el valor que el empleador debe descontar mensualmente a los trabajadores como anticipo
del impuesto de renta sobre el 75% de los pagos gravables originados en la relación laboral;
para ello se aplica las tabla de los artículos 38 del estatuto tributario.
Salario integral: La base para aplicar la retención es la totalidad del salario, incluyendo el
factor prestacional

Tabla Art, 383

Rangos en UVT Tarifa Impuesto

Desde Hasta marginal
>0 87 0% 0
> 87 145 19% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
87 UVT) X 19%
> 145 335 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
145 UVT) X 28% más 11 UVT
> 335 640 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
335 UVT) X 33% más 64 UVT
> 640 945 35% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
640 UVT) X 35% más 165 UVT
> 945 2.300 37% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
945 UVT) X 37% más 272 UVT
> 2.300 En 39% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos
adelante 2.300 UVT) X 39% más 773 UVT

Forma de aplicar la retención:

 Al total devengado se le resta los ingresos no constitutivos de renta, tales como:

aportes obligatorios a salud, aporte obligatorios a pensión y aportes voluntarios a fondo
de pensiones obligatorias (no puede exceder el 25% de los ingresos limitado a 25.000

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UVT al año).
 Se le resta las deducciones, intereses por préstamos de vivienda (hasta 100 UVT
mensual), pagos a medicina pre-pagada y pólizas de seguros (hasta 16 UVT mensual)
y el 10% del total de ingresos brutos por dependientes (hasta 32 UVT mensual),
 Se resta las rentas exentas, tales como: Aporte voluntarios empleador a fondo de
pensión, ahorro cuentas AFC (máximo en el año de 3.800 UVT y no pueden exceder
del 30% del ingreso laboral o tributario) y otras rentas exentas.
 Sobre este resultado le resto el 25% por rentas exentas hasta 240 UVT mensuales
 Nota: (Las deducciones + rentas exentas + 25% exento) no puede ser mayor al
(ingreso laboral-ingresos no constitutivo de renta x 40%)
 A este resultado lo divido en la UVT vigente y aplico la formula DIAN ( cuadro anterior)
 El resultado lo multiplica por UVT vigente y lo aproxima en miles de pesos.

Art 387 E.T. Permite disminuir la base de retención por pagos a terceros por concepto
de alimentación si:

Primero: sólo aplica para aquellos trabajadores que tengan un sueldo mensual máximo de
310 Uvt, Quienes ganen más de esta suma no tienen derecho a este beneficio. Segundo: el
pago por concepto de alimentación que realice el empleador se podrá deducir hasta el monto
de 41 Uvt, el exceso será ingreso gravado para el trabajador.

2.4.3 Otras deducciones

Comprenden las que el trabajador autoriza con su firma para fondos, cooperativas, préstamos
y sindicato; y las ordenadas por la autoridad comprende por concepto de embargos por
alimentos, o comerciales, entre otras.

2.5. Neto pagado

Neto pagado = Total devengado – total deducido

2.6. Apropiaciones
Al liquidar la nómina mensual, el empleador debe calcular los aportes y provisiones causados,
de acuerdo con la legislación vigente.

2.6.1 Sistema de seguridad social: Su base es el total devengado menos el auxilio de

transporte y para el salario integral el IBC es sobre el 70%

 Salud (EPS) Aportes patrón 8.5%(solo para sus empleados que devenguen más de
10 SMMV y personas naturales con un solo empleado)
 Pensión Obligatoria: Aportes patrón 12%
Administradora de riesgos laborales:
Hay cinco clases de riesgos que aporta el patrón dependiendo de la siguiente tabla:

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Tipo Tarifa Actividades

I 0.522% Financieras, Trabajos de Oficina, Administrativos; centros Educativos, Restaurantes

Algunos procesos manufactureros como la fabricación de tapetes, tejidos, confecciones y flores

II 1.044%
artificiales Almacenes por Departamentos, Algunas labores Agrícolas

III 2.436% Algunos procesos manufactureros como la fabricación de agujas, alcoholes Artículos de cuero

Procesos manufactureros como fabricación de aceites, cervezas, vidrios, procesos de

IV 4.35%
galvanización; transporte, servicios de vigilancia privada

V 6.96% Areneras, manejo de asbesto, Bomberos, manejo de explosivos, construcción, Explotación petrolera

2.6.2 Aportes parafiscales: Todo empleador debe liquidar sobre su nómina mensual los
aportes para fiscales con base al total devengado menos el auxilio de transporte.
Para el salario integral el IBC es sobre el 70%.

 ICBF 3% SENA: 2% a las sociedades por cada empleado que devengue más de 10
salarios mínimos y personas naturales de un solo empleado.

 CAJA COMPENSACION FAMILIAR: 4% de todos los empleados.

2.6.3 Prestaciones sociales: Es el conjunto de beneficios adicionales al salario que ha

otorgado la ley a los trabajadores con el fin de contribuir a su bienestar a cargo del patrón y se
provisiona así:

 Cesantías: 8.33% mensual sobre el salario mensual devengado (1/12)

 Intereses sobre cesantías: 1% mensual sobre el salario mensual devengado
 Prima de servicios: 8.33% mensual sobre el salario mensual devengado (1/12)
 Vacaciones: 4.17% mensual sobre el salario mensual devengado menos auxilio
transporte.
 para el salario integral se efectúa provisión únicamente para vacaciones teniendo
como base la totalidad del ingreso laboral.

2.7. CONTABILIZACION NOMINA

La nómina como soporte contable origina los siguientes asientos:

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2.7.1 Devengado, deducido y pagado:

Código Cuenta Parcial Debe Haber

5105 Beneficios a empleados X
510506 Sueldos x
510515 Horas extras x
510518 Comisiones x
510527 Auxilio de transporte X
510545 Auxilios x
2370 Retención y aportes de nómina X
237005 Aportes a entidades de salud x
237035 Sindicatos x
237040 Cooperativas x
2380 Acreedores varios X
23803001 Aportes a fondo de pensiones x
23803002 Aportes Fondo se solidaridad x
1365 Cuentas por cobrar trabajadores X
136595 Otros x
2365 Retención en la fuente X
236505 Salarios x
1110 Bancos X
111005 Moneda nacional x
Sumas Iguales X X

2.7.2 Provisión aportes parafiscales y prestaciones de Ley

Código Cuenta Parcial Debe Haber

5105 Beneficios a empleados X
510530 Cesantías x
510533 Intereses Cesantías x
510536 Prima de servicios x
510539 Vacaciones x
510568 Aportes a ARL x
510569 Aportes a entidades de salud x
510570 Aportes a fondo de pensiones x
510572 Aportes a caja de compensación x
510575 Aportes ICBF x
510578 Aportes SENA x
2370 Retención y aportes de nómina X
237005 Aportes a entidades de salud x
237006 Aportes a ARP x
237010 Aportes ICBF, SENA y Caja de c. x
2380 Acreedores varios X
23803005 Aportes a fondo de pensiones x
2610 Para obligaciones laborales X
261005 Cesantías x
261010 Intereses sobre cesantías x
261015 Vacaciones x
261020 Prima de servicios x
Sumas iguales X X

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2.8 PAGO A TERCEROS

Código Cuenta Parcial Debe Haber

2370 Retención y aportes de nómina X
237005 Aportes a entidades de salud x
237010 Aportes ICBF, SENA y caja de Com x
237006 Aportes a ARL x
237040 Cooperativa x
2365 Retención en la fuente X
236505 Salarios x
2380 Acreedores varios X
23803001 Aportes a fondo de pensiones x
23803002 Aportes fondo de solidaridad x
23803003 Aportes voluntarios de pensión x
1110 Bancos X
111005 Banco xxx x ____________________
Sumas iguales X X

3. PRESTACIONES SOCIALES
Las prestaciones sociales hacen parte de los beneficios de un contrato de trabajo y se deben liquidar
y pagar a la terminación del contrato o en la fecha que indique la ley, y se deben provisionar cada mes
o quincena. Los pagos (por liquidaciones) que se realizan en el periodo corriente, se contabilizan con
cargo a las provisiones y se acredita bancos, y al final del mes se realiza el ajuste si se requiere.

Al cierre del periodo contable, una vez realizados los ajustes, a las liquidaciones mensuales, se
traslada los saldos del periodo a las cuentas de obligaciones laborales: cesantías (2510), intereses
(2515), prima (2520), vacaciones (2525).

Las fórmulas para liquidar las prestaciones sociales son:

Prima: (Salarios mensual * días trabajados en el semestre)/360

Cesantías: (Salarios mensual * días trabajados) / 360
Intereses sobre cesantías: (Cesantías* días trabajados*0,12) /360
Vacaciones: (Salario mensual básico*días trabajados)/720
Dotación: (Salarios menores a dos mínimos, zapatos y vestido cada 4 meses)

El salario mensual aplicado para liquidación equivale al último salario mensual devengado, si no hubo
variación en los últimos tres (3) meses. Si hubo variación se tomara como base el promedio de lo
devengado en el último año de servicio o en todo el tiempo de servicio si fuese menor a un año.

El auxilio de transporte no hace parte de la base para el cálculo de las vacaciones. Para liquidar la
prima de servicios se tomará como base el promedio de lo devengado en el último semestre de
servicio o el tiempo servido si fuese menor a seis meses.

3.1 Cesantías: El trabajador tiene derecho a que se le pague un salario mensual por cada año de
trabajo o proporcional al tiempo laborado. Anualmente, a corte de diciembre 31 la empresa

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liquida las cesantías causadas en el año y las consigna antes del 14 de febrero del año
siguiente en el fondo de cesantías elegido por cada trabajador (ley 50 de 1990).

Su pago se contabiliza así:

2510 Cesantías consolidadas xxx
1110 Bancos xxx

3.2 Intereses a las Cesantías: El empleador debe cancelar intereses sobre el valor de las
cesantías al trabajador equivalente al 1% mensual. Este valor debe causarlo mensual hasta el 31
de diciembre y cancelarlo al trabajador a más tardar el 31 de enero del año siguiente.

Su pago se contabiliza así:

2515 Intereses sobre cesantías xxx
1110 Bancos xxx

3.3 Prima de servicios: El empleador debe cancelar un salario mensual, del cual quince días se
deben pagar por tardar: el último día de junio y los restantes quince días: en los primeros 20 días del
mes de diciembre, para quien labore todo el semestre o proporcional al tiempo trabajado.

3.4 Vacaciones: El empleador debe cancelar 15 días de vacaciones remuneradas por cada año de
trabajo o proporcional al tiempo laborado. El salario en vacaciones se liquida sobre el salario que este
devengando el día en que salga a disfrutar las vacaciones, y este salario no incluye auxilio de
transporte, horas extras y recargos por festivos y feriados. (art 127 CST)

Nota: Para liquidar las prestaciones sociales, el auxilio de transporte hace parte del salario, (a
excepción de las vacaciones); más no para liquidar aportes parafiscales.

Su pago se contabiliza así:

2610 Para obligaciones laborales xxx
1110 Bancos xxx

4. Liquidación del contrato de trabajo

Cuando un trabajador se retira de la empresa o es retirado por la empresa, tiene derecho a que se le
liquide y cancele el salario y prestaciones sociales a que tiene derecho.
Cuando el empleador da por terminado el contrato, sin justa causa, debe cancelarle adicional una
indemnización de acuerdo al tiempo laborado.
Si el contrato es a término indefinido, la indemnización será de 30 días de salario por el primer año, y
20 días adicionales por cada año subsiguiente y proporcionalmente por fracción de año (para salarios
inferiores a 10 salarios mínimos legales). Para salarios superiores a 10 salarios mínimos legales, la
indemnización será de veinte (20) días de salario por el primer año y quince (15) días adicionales por
cada año subsiguiente y proporcional por fracción de año.

Si el contrato es a término fijo la indemnización será el pago de los días de salario que falten para
terminar el contrato.

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Su pago se contabiliza así:

Código Cuenta Parcial Debe Haber

5105 Beneficios a empleados XXX

510506 Sueldos xxx
510515 Horas extras y recargos xxx
510527 Auxilio de transporte xxx
510560 Indemnizaciones laborales xxx
2610 Para obligaciones laborales XXX
261005 Cesantías xxx
261010 Intereses sobre cesantías xxx
261015 vacaciones xxx
261020 Prima de servicios xxx
2370 Retención y aporte de Nomina XXX
237045 Fondo de empleados xxx
237005 Aportes entidades de salud xxx
2380 Acreedores varios XXX
238030 Aportes a fondo de pensiones xxx
1110 Bancos XXX
111005 Banco

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