Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial

ANEXO III - Formulario de Presentaciones

A. TÍTULO DE LA INICIATIVA DE MEJORA

Autogestión del organismo

B. DATOS GENERALES DE LA ORGANIZACIÓN

Nombre del organismo: Juzgado en lo Civil y Comercial N° 1

Fuero: Civil y Comercial

Departamento Judicial: La Plata

Titular: Sra. Juez Dra. María Cecilia VALEROS de CORICA

Dirección: Calle 13 e/ 47 y 48 – La Plata

Dirección oficial de correo electrónico: juzciv1-lp@jusbuenosaires.gov.ar

C. DATOS DE LOS RESPONSABLES

1. Responsable/s de la práctica o iniciativa implementada en la organización:

Dra. María Cecilia VALEROS de CORICA

2. Nombre/s y cargo/s de las personas que participan o intervienen en la iniciativa:

Dra. María Cecilia VALEROS de CORICA (Juez), Guillermina Belén DI LUCA (Auxiliar Letrada),
Matías Hernán TRIACA (Auxiliar Letrado) y Laura Silvana González (Oficial 4°).

3. Datos de contacto:

Teléfono laboral/Fax: 0221-4104455

1
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

D. AREA TEMÁTICA DE LA PRÁCTICA IMPLEMENTADA

Marcar con una X

1. Gestión de los procesos de trabajo jurisdiccionales

2. Atención al público

3. Información y comunicación al público

4. Participación del público

5. Gestión de los procesos administrativos y/o auxiliares

6. Planificación y monitoreo de la gestión

X

E. ORIGEN DE LA INICIATIVA

El origen de esta práctica surgió a instancias de la Secretaria y Jueza a cargo del Juzgado
(cuando la misma asume como titular a cargo del Juzgado) con la finalidad de realizar un
autocontrol estadístico más allá del que solicita la Suprema Corte, en aras de procurar:

Mejoramiento en la dinámica del despacho

Agilizar la atención al público

Calidad de los proveídos

Acortamiento del tiempo del despacho

Dicha iniciativa fue gestionada a través de un relevamiento acerca de la modalidad de

trabajo que hasta el momento realizábamos, para obtener un mejoramiento en la calidad del
servicio que hasta el momento llevábamos adelante.

En este sentido, la práctica tiende a:

Optimizar el servicio brindado

Detectar las deficiencias

Purificar y planificar para el saneamiento.

2
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

Fijar una correcta delegación de tareas

F. OBJETIVO DE LA PRÁCTICA O INICIATIVA IMPLEMENTADA

Cumplir estrictamente con la Acuerdos 2514/92, 1860/79 y Res. 860/01.

Acortar plazos

Mejorar la calidad del trabajo

Tareas a realizar:

 Monitoreo en el cumplimiento de los plazos: Se confeccionan planillas a donde se

vuelcan datos relevantes de los expedientes o de una actividad en particular.

 Fundar en derecho todos los despachos:

 Carga fiel de los datos en nuestro sistema informático. (MEV y datos para poder
cumplir con la Estadística).

 Pasar a procesal 1 a medida que va saliendo la firma con el fin de tener todo
encasillado al terminar la jornada.

 Pasar a diario todas las vistas2 y cédulas.

 Levantar y contestar el confronte por e mail a diario.

 Autoevaluación en períodos cortos así podemos corregir algo que se nos escape.

 Tomar las audiencias e informaciones sumarias con puntualidad.

 Evitar pases -vistas innecesarias.(procurando de este modo la mayor economía

procesal y evitar el exceso rigor formal)

G. DESARROLLO DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN

Con los objetivos delimitados, se diseñaron distintos tipos de controles con relevamiento de
datos a fin de efectuar anualmente una estadística interna, de seguimiento y evaluación de la tarea.

1 Significa cargar en el sistema informático los proveídos para que el profesional a través del ingreso a la web de la SCBA (MEV) pueda
tener acceso a la resolución del juez.
2 Significa el envío de expedientes a otras dependencias así como también requerimientos, etc.

3
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

De este modo, se proyectaron en forma conjunta una serie de objetivos - metas a cumplirse
a lo largo del año judicial-, que se encuentran condensados en el apartado anterior, y que al
finalizar el año se revisan para de este modo reformular las del año siguiente, y proyectar en pos
de los resultados alcanzados.

Para un análisis pormenorizado de detallan a continuación las tareas emprendidas con

respecto a cada tarea en particular:

a) Primeros despachos y despachos simples:

Se busca:

Que salgan firmados dentro del plazo legal -3 días hábiles-.

Dinámica llevada a cabo:

- Realización de una buena y ágil distribución de los expedientes que permita que cada
uno reciba los expedientes en cuanto ingresan y lo pueda despachar en el momento con
fecha de dos días posteriores.

- Reducir el tiempo de costura a un día.

- El control lo hará S.S. o los Secretarios, llenándose planillas que se implementarán al

efecto:

Fecha en que se
Fecha del Fecha del Fecha de la
Número de expte publica el
escrito proyecto firma
despacho
0345560 12-02-11 12-02-11 14-02-11 14-02-11
0398585 12-02-11 13-02-11 15-02-11 15-02-11

Evaluamos:

- Rapidez en la distribución

- Constante control de la pila (para no tener sorpresa de exp. traspapelados)

- Ágil costura

- Despacho en término

- Fiel dato consignado en la MEV.

Ver los resultados obtenidos en el Anexo I ”A”

4
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

A partir de la planilla ut supra referenciada se arribaron a algunas conclusiones, que se

ilustran en el mismo anexo.

Podemos afirmar entonces que a partir de una muestra de un promedio de 14 días, se

disminuyó el causal de escritos ingresados de 611 en el 2011 a 106 en el año 2012, lo que nos habla
de una mejoría en la calidad de despacho, y también en el descenso del tiempo de duración de
elaboración de 8 días en el 2011 a 6 días en el 2012. Claro está que esta muestra resulta ser
promedio de los escritos de trámite de media y baja complejidad.

b) Control del pasaje al Sistema Informático:

Se busca:

- Que el profesional tenga a su disposición el despacho con la mayor rapidez posible

para evitar que se deba trasladar al Juzgado y de esta manera agilizar la próxima
petición en el trámite procesal.

- Que se puedan agregar con mayor celeridad los escritos que el profesional deja si el
expediente no se encuentra en letra es decir que no se encuentre para su consulta en la
mesa de entradas.

- Cargar otros datos complementarios, en este caso lo que nos resultó de gran utilidad
fue cargar la persona que tiene físicamente el expediente.

Dinámica llevada a cabo:

Se utilizó las bondades del sistema Augusta y se estandarizaron el estado del expediente
del siguiente modo:

- Cuando el expediente ingresa al Organismo por peticiones de los profesionales su

primer estadio resulta ser: A despacho

- Luego el Oficial Mayor reparte los expedientes en razón de lo solicitado, pasando a ser
su estadio procesal: A despacho- en estudio.

- Una vez que el empleado proyecta el proveído y lo pasa a costura para su posterior
visado por el Secretario/a se carga el siguiente estadio: A despacho- A la firma

- Finalmente una vez firmado se carga: En letra

5
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

Esta tarea se lleva a cabo al momento de control de firma, es decir cuando se realiza el relevamiento por parte del Secretario
de la planilla consignada en el Anexo I “ A”

c) Autocontrol de interlocutorios:

Se busca:

- Controlar distintos aspectos que hacen al tiempo transcurrido que va desde que la
presentación es dejada en el Juzgado por el profesional PARA RESOLVER, HASTA
QUE LA RESPECTIVA sentencia es confeccionada y firmada por la Sra. Magistrado.

- Evitar que el expediente este “parado” por mucho tiempo en la Secretaría cuando se
trata de resolver cuestiones más sencillas, y por otro lado, si justificar que el tiempo
transcurrido sea más extenso cuando se trate de la resolución de un tema de mayor
complejidad que requiere de una tarea de mas exhaustiva investigación.

Dinámica llevada a cabo:

Se confeccionaron planillas que las completan todos los que realicen interlocutorios. Se
entregan en forma mensual a la Jueza el último día hábil del mes.

En ésta planilla y en algunas otras agregamos el grado de complejidad donde 1 fácil, 2

intermedio, 3 difícil.

Observaciones
Número de Fecha del Fecha del Fecha de la Fecha en que se
(complejidad
expte escrito proyecto firma publica el despacho
de 1 a 5)
0345560 12-02-11 12-02-11 14-02-11 14-02-11
0398585 12-02-11 13-02-11 15-02-11 15-02-11

Para la realización de este trabajo estadístico se seleccionó una muestra al azar del 39%
sobre la totalidad de las sentencias interlocutorias resueltas en el año 2011 (101).

Del análisis realizado se pudo observar que:

El 51% de las interlocutorias analizadas con un grado de complejidad de fácil resolución

tienen un plazo promedio de realización de 13 días.

El 23% de las interlocutorias analizadas con un grado de complejidad intermedio de

resolución tienen un plazo promedio de realización de 15 días.

6
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

El 26% de las interlocutorias analizadas con un grado de complejidad de difícil

resolución tienen un plazo promedio de realización de 21 días

Ver el Anexo I “ B” con los resultados obtenidos.-

d) Duración total de los procesos de ejecución sin excepciones:

Se busca:

Optimizar los tiempos procesales, para de este modo cumplimentar el objetivo que el
Legislador tuvo en miras a la hora de generar el trámite ejecutivo, es decir dar a estos documentos
mayor agilidad en pos del tráfico y celeridad comercial.

Dinámica llevada a cabo:

Confección de las planillas, para su posterior visado:

Fecha del Fecha del Fecha del Días e/inicio Días c/excep.
Número Fecha de la
escrito de primer pedido de y 1er e/inicio y Colocar
de expte sentencia
inicio despacho sentencia depacho sentencia EXCEP + complej.
0345560 12-02-11 13-02-11 14-04-11 15-04-11 1 62 -----
0398585 12-02-11 15-02-11 15-12-11 12-02-12 3 280 c.e. 4
Para mayor ilustración ver Anexo I “C” con los datos consignados.-

e) Duración total de las sucesiones ab-intestato.

Se busca:

- Optimizar los tiempos, sino también a controlar debidamente cuestiones sensibles tales
como la competencia de brutal importancia dada la característica de proceso universal
que tienen las Sucesiones.

- Se evitan los tiempos de confronte, firma y control, sino que también le posibilitan al
juez un correcto examen de la competencia dado justamente por la constancia de
Juicios Universales de que no hay otro sucesorio en trámite.

Dinámica llevada a cabo:

- Se despacha como primer medida el libramiento de la planilla de Juicios Universales de

la siguiente manera:

Tiénese por presentada con la documentación acompañada y por constituido domicilio procesal. Remítanse
Planillas de Juicios Universales, una vez informadas, se proveerá a nuevo pedido de parte.-

7
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

- Una vez devuelta la planilla por Juicios Universales, se procede a la apertura del
sucesorio, confeccionando de oficio los edictos del caso, quedando a disposición de los
profesionales el retiro de los mismos.

- Se hace saber al peticionante los recaudos necesarios en el despacho de inicio acerca de

los faltantes necesarios para el dictado de la declaratoria de herederos (despacho
anticipatorio).

- Se confecciona una tabla con los datos a continuación se detallan:

Fecha Días
Fecha del Días e/ped.
Número de apertura Pedido de Pasó al Se dictó e/1er Días e/ped
escrito de Decl. Y salida
expte del declaratoria Fiscal el: la DH desp. Y .decl y DH
inicio p/Fiscal
sucesorio aper
0345560 12-02-11 12-02-11 14-04-11 15-04-11 26-04-11 0 1 10
0398585 12-03-11 13-03-11 15-04-11 15-04-11 25-04-11 1 0 9
Los resultados alcanzados pueden visualizarse en el Anexo I “D”.-

f) Manejo de la Mesa de entradas:

A partir de la observación del manejo de la mesa de entradas, y partiendo de la

concientización que la misma resulta ser un punto crítico dentro de la Organización Judicial, es
que se propuso optimizar su desempeño para que correlativamente ello redunde en el beneficio
del resto de las tareas.

Se busca:

- Asegurar un eficiente manejo de la documentación circulante por la mesa de entradas.

- Asegurar el estricto cumplimiento de las normas procesales.

Dinámica llevada a cabo:

- Se procedió a confeccionar la planilla que se ilustra en el Anexo I ”E”, donde se detallan

las vistas pasadas, las cedulas agregadas y que restan agregar, los oficios agregados y
que restan agregar, los escritos pendientes de agregación, las búsquedas presentadas y
los pedidos de extracción de paralizados.

- Cada viernes (fin de la semana) sobre el final de la mañana se revisan los respectivos
biblioratos, se cuentan las cédulas y oficios que restan agregar, se cuentan las planillas

8
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

que el personal de la mesa de entradas confecciona a diario, volcándose de este modo

los datos en la planilla antes descripta.

- Se implementó también un sistema de confronte “en mano” de todas aquellas cédulas

que se encuentran firmadas por el profesional y deban ser diligenciadas en extraña
jurisdicción. Así esta tarea la realiza el oficial Mayor quien chequea y confronta en el
momento para su entrega al profesional.

Los resultados alcanzados pueden visualizarse en el Anexo I “E”

g) Levantar y contestar el confronte por e mail a diario:

Se busca:

Habida cuenta que nuestro Juzgado cuenta con una casilla de correo mediante la cual los
profesionales pueden enviar los instrumentos de confronte para el cotejo por parte del Secretario,
es que a las tareas habituales se suma esta otra tarea, que se torna de vital importancia para que
ésta práctica tenga un efecto positivo en la recepción por parte de los letrados de esta
simplificación en el trámite.

Dinámica llevada a cabo:

- Levantar a diario el mail recepcionado

- En caso de ausencia del responsable deberá haber otra persona designada que realice la
actividad, respondiendo el mensaje para que el letrado sepa que su documento llegó
bien. Con cargo de quien confronta de si hay algún error salvable arreglarlo o si es
insalvable remitir nuevo correo al remitente.

H. RESULTADOS ALCANZADOS

Pueden resumirse en los siguientes puntos destacables:

Reducir en forma considerable y ostensible la cantidad de documentación pendiente de

agregar a los expedientes.

Estandarizar las prácticas lo que redunda en un mayor orden.

Estimulación por parte de los empleados, quienes se esfuerzan para mejorar a diario las

9
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

estadísticas de la semana anterior.

Disminución del confronte diario que ingresa, así como también la cantidad de

documentos que en muchos casos quedaban meses en la mesa para que el interesado las
retirara.

Controlar el tiempo de resolución

Discriminar y clasificar las tareas para una correcta distribución en razón de su

complejidad.

Delegar las tareas en razón de las complejidades para procurar mayor economía de

esfuerzos y favorecer también al estimulo del personal.

Es decir que, los resultados obtenidos redundaron no sólo en forma positiva: Para el Juez
resultan de gran utilidad puesto que a partir de los resultados obtenidos y los desafíos proyectados
al iniciar el año judicial, le permite proyectar cuales son las falencias, los aciertos, pero por
sobretodas las cuestiones a corregir.

Correlativamente, para el grupo también resultan beneficiosas, pues al dar a conocer a los
miembros de la organización la medición de resultados, conlleva a que cada cual observe con
mayor responsabilidad la tarea encomendada, y se sienta comprometido con el objetivo.

En otras palabras a través de este y otros mecanismos implementados se logró la

colaboración activa por parte del personal y su relación de compromiso con la máxima decisión.

Pues de esta manera al optimizar los engranajes que encaminan hacia el resultado se
obtiene necesariamente un producto final de mayor calidad.

Otra de las derivaciones que fue generando este sistema, es la instauración de un plan de
mejoras continuas, que lleva al equipo que compone la planta del Juzgado a la experimentación de
soluciones nuevas para los procesos y métodos de gestión.

En esta tarea resulta esencial el rol que el Juez asume como (cabeza y líder de la
Organización). Si bien es fundamental su elaboración en el producto final (sentencia), no debe por
ello desatender todo lo que constituye el trámite del expediente, ello redunda necesariamente en
un producto de mejor calidad

10
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

I. DESAFIOS DE LA EXPERIENCIA

Como todas las implementaciones o practicas que se han do generando en el Juzgado, el

desafío esta puesto no sólo en la profundización del existente sino en la generación de nuevas
alternativas que nos permitan brindar un mejor servicio de justicia.

Para lograr este cometido, apelamos a construir una comunicación fluida entre los
miembros de la organización y abierta en sentido de que cada uno a partir de la experiencia a
cumulada en el desempeño de sus tareas pueda hacer su aporte para de este modo seguir
avanzando hacia el perfeccionamiento de las tareas que a diario realizamos.-

11
 Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

INFORMACION COMPLEMENTARIA

12
Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

13
Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

14
Banco de Buenas Prácticas de Gestión Judicial
ANEXO III - Formulario de Presentaciones

15