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Legislación documental en el entorno laboral

Foro N° 3
Respuesta

Jaime Alberto Garcia Arenas


Aprendiz 1451092

Presentado a:
Laura Vanessa Maury Morón
Profesor Virtual
En la Empresa “Los Guaduales” el Gerente General no ha permitido elaborar el
Programa de Gestión Documental (PDG). A usted, como responsable del archivo
de la empresa, se le ha pedido que le explique al Gerente las razones por las cuales
debe permitir realizar el PGD.

Se pide que mínimo de 5 razones y socialice el enlace de su preferencia encontrado


en la actividad de apropiación de conocimiento sobre las pautas para la elaboración
del PDG.

R/ como primera medida le expondría al gerente de la empresa las siguientes


razones.

1. CUMPLIMIENTO DE LA LEY:
Contribuye al cumplimiento de la ley en temas archivísticos ya que cabe
destacar que este tipo de herramientas para la gestión de documentación,
hacen de la empresa una organización sostenible administrativamente, ya
que cumple con las normativas establecidas en la Ley Orgánica de
Protección de Datos.

2. INMEDIATEZ Y ACCESO RÁPIDO A LA INFORMACIÓN: Cuando


implemente gestión documental puede hacer llegar la información a quién la
necesita, dirigiendo los documentos a través de flujos de trabajo o enviado la
información extraída de documentos a sistemas externos.
Así mismo se reduce notoriamente el tiempo que se solía invertir para
consultar datos escritos en papel, y ha supuesto la supresión de ciertas
tareas manuales.

3. MEJOR SERVICIO AL CLIENTE:


Con gestión documental obtendrá un mayor control de todos sus
documentos, los cual le permitirá saber su estado, su ubicación y la persona
a cargo, mejorando significativamente el servicio con los clientes. Así mismo
si automatiza este proceso garantiza la entrega oportuna de información y
ahorra tiempos de ejecución.

4. AUMENTO DE LA EFICACIA:
El rendimiento de los empleados mejora notablemente porque muchas de las
tareas que antes eran manuales pasan ser automáticas. Además permite
realizar un fácil almacenamiento y una búsqueda rápida de documentos de
forma eficiente. Lo anterior permite hacer más en el mismo tiempo y disminuir
el margen de error.
También reduce la producción de documentos en medio físicos, los costos
de almacenamiento y administración de archivos. Por otro lado también
Incrementa el ahorro porque reduce drásticamente los costos asociados al
uso de papel y a los materiales de impresión. Obteniendo como resultado:

5. AHORRO DE ESPACIO Y DE COSTOS:


Con gestión documental los espacios destinados para archivar los
documentos se reducen notablemente gracias a la digitalización de la
información y el almacenamiento óptimo del archivo físico garantizando.
Reducción del tiempo de búsqueda de documentos.
Reducción del tiempo dedicado a archivar documentos.
Reducción de los costos de copiado.

6. CONTROL DE LA INFORMACIÓN:
Se mantiene segura la información, puesto que no todos en la empresa
tienen acceso a los documentos importantes o los que se necesiten proteger.

Los beneficios anteriores son sólo algunos de tantos que conlleva un Sistema
de Gestión Documental y se logran con un adecuado manejo en la
implementación con personal calificado en conocimiento y experiencia,