VOLCAN Código ESO-VOL- GLO-01-03

SISTEMA DE GESTIÓN SSOMAC Revisión 01

Título: Área SSO

Estándar de Gestión de Cambios Páginas 1/9

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos para asegurar que todos los cambios de manera física u
operacional en general sean analizados en sus riesgos potenciales para la
Seguridad, Salud Ocupacional, el Ambiente y la Calidad, garantizando que los
cambios no se implementen sin el correspondiente análisis de riesgo y los controles
necesarios para eliminar o reducir los riesgos identificados en la necesidad del
cambio.

2. ALCANCE
Aplica a todas las actividades o proyectos que sufrirán cambios temporales o
permanentes en sus procedimientos o procesos, en todas las áreas de las
Unidades de Volcan Compañía Minera y Empresas Subsidiarias.

3. REFERENCIAS LEGALES Y OTRAS NORMAS

a. Ley Nº 29783 “Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo”.
b. Decreto Supremo N° 005-2012-TR “Reglamento de la Ley de Seguridad y Salud
en el Trabajo”.
c. Decreto Supremo Nº 024-2016-EM “Reglamento de Seguridad y Salud
Ocupacional en Minería”.
d. Decreto Supremo Nº 040-2014 EM “Reglamento de Protección y Gestión
Ambiental para las Actividades de Explotación, Beneficio, Labor General,
Transporte y Almacenamiento Minero”.

4. DEFINICIONES
a. Cambio: Cualquier modificación o alteración de los ambientes, procesos,
actividades o tareas que modifique el perfil de los riesgos existentes y
mapeados, relacionados con la Seguridad, Salud Ocupacional, Ambiente y
Calidad.
b. Cambio Temporal: cuando la situación de cambio tiene fecha definida de
término y no supera los tres meses, son cambios administrados dentro de las
Unidades Operativas.
c.

Revisado por: Aprobado por:

Elaborado por:

Percy Rivera López Ignacio Rosado Gómez De

Juan Marceliano Rojas
La Torre
Gerente Corporativo de
Gerente Corporativo de
Seguridad y Salud Gerente General
Asuntos Ambientales
Ocupacional
Fecha: 01 / 03 / 2017 Fecha: 01 / 03 / 2017 Fecha: 01 / 03 / 2017
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d. Equipo de Gestión de Cambio: Grupo de personas representada por el

Solicitante del Cambio, Ejecutor, Gerente del Área, Coordinador, Supervisor del
Área, Equipo de SSOMAC, y al menos un representante del área que va a ser
afectada por el cambio.
e. Cambio Permanente: cuando la situación de cambio es continua durante un
plazo indeterminado, son administrados por la Gerencia de Operaciones y/o
Gerentes Corporativos / Generales.
f. Solicitante del Cambio: Colaborador o contratista de un área que se encuentra
con la necesidad de realizar un cambio.
g. Ejecutor: Colaborador que tiene la competencia, los recursos y la
responsabilidad para realizar el cambio.
h. Coordinador: Colaborador competente que tiene la función de garantizar el
cumplimiento de las etapas de gestión de cambios en su área de alcance.
i. Actividad: Conjunto de tareas cuyos riesgos serán evaluados.
j. Tarea: Conjunto de pasos de una actividad o trabajo.
k. Proyecto: Conjunto de actividades realizadas bajo un esquema establecido, que
tienen un inicio y un final.
l. Evaluación del riesgo: Revisión de un proyecto, proceso, material, equipo o
puesto de trabajo alterado, para identificar los eventos potenciales y evaluar los
riesgos asociados a su desarrollo, ejecución, instalación, o implementación.
m. Control de riesgo: Son los medios utilizados para manejar y tener controlado
los riesgos. En particular, es una política, procedimiento, dispositivo, sistema,
comunicación u otra acción que actúa para limitar la incertidumbre en el logro de
los objetivos del negocio y/o para asegurar el cumplimiento con las leyes.
n. Cambio de Naturaleza Física: Cambio cuya finalidad principal es modificar los
equipos, las construcciones, las edificaciones o las instalaciones para optimizar
su funcionamiento o disponibilidad.
o. Cambios de Naturaleza Operacional: Cambio cuya finalidad principal es
mejorar o modificar los procesos en su formulación, especificaciones, criterios y
procedimientos de operación y que están relacionados directamente con la
producción.
p. Clasificación del Riesgo: Es una forma de ordenar los riesgos o acciones que
se desprenden de una evaluación de riesgo de acuerdo a la magnitud relativa
del riesgo.
q. Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el Ambiente, sea adverso o benéfico,
total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios de una
organización.
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5. ESPECIFICACIONES DEL ESTÁNDAR

5.1 ETAPAS DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS:
ETAPAS DE LA GESTIÓN DE CAMBIOS
• El proceso se inicia cuando el responsable del área se encuentra con la necesidad de realizar un
cambio ("El Solicitante"), relacionado con personas, equipos, instalaciones, variables de proceso,
ambiente de trabajo, materiales utilizados, procedimientos, materias primas e insumos diversos,
IDENTIFICAR entre otros.
NECESIDAD • El solicitante deberá llenar el Formato REG-VOL-GLO-01-16 de Gestión de Cambio del Riesgo,
estableciendo los responsables de la solicitud del cambio, el tipo, tiempo, motivo y resultado
DEL CAMBIO esperado.
• En caso la Gestión del Cambio se encuentre en periodo de prueba, deberá ser acordado y
autorizado, identificándose en condición "temporal". El plazo máximo de esta condición es de 3
meses, y pasado este tiempo se reinicia el proceso de Gestión de Cambio.

• Previo al inicio de la Gestión del Cambio, deberán evaluarse todos los riesgos. El Gerente de
Operaciones de la Unidad validará el equipo de Gestión de Cambios, asi como a los responsables
de las áreas potencialmente involucradas.
ANALIZAR Y • Este equipo deberá realizar un análisis de riesgos, considerando como mínimo las categorías
EVALUAR LOS básicas de Riesgos de Seguridad, Salud, Operacionales, Mecánicos, Eléctricos, Ambientales y
RIESGOS Aspectos Legales.
POTENCIALES • En los cambios relacionados con proyectos, construcciones y otros que involucren CAPEX, se
DEL CAMBIO deberá utilizar la documentación de alcance especializada en reemplazo del presente Estándar.
• Los requisitos documentarios deberán ser registrados en el Formato REG-VOL-GLO-01-16 de
Gestión de Cambio del Riesgo, revisados y validados por las áreas competentes de acuerdo a la
necesidad del cambio.

• La planificación de la Gestión del Cambio, está sostenido por el anáisis de riesgos desarrollado,
definiendo las acciones necesarias para eliminar o reducir los riesgos.
• Esta etapa debe garantizar en la Gestión de Cambio asignado: i) La identificación de todos los
PLANIFICAR EL riesgos asociados, ii) Los controles adecuados y su factibilidad de implementarlos. En caso sea
CAMBIO necesario estudios más profundos estos deben ser identificados, iii) Los criterios de ingeniería a
adoptar, iv) Los estándares y procedimientos apropiados a aplicar, v) El cumplimiento de requisitos
legales, vi) La comunicación y capacitacitación a las personas afectadas por el cambio.
• Se deberá registrar la planificacion completa del cambio en el Formato REG-VOL-GLO-01-16 de
Gestión de Cambio del Riesgo.

• El solicitante del cambio debe preveer que se haya cumplido con las acciones previstas en la
REALIZAR EL planificación, así como el alcance de todos los controles.
CAMBIO
• Deberá considerarse las autorizaciones y permisos necesarios para la ejecución de los trabajos.

• El equipo de Gestión de Cambio, deberá esperar tres (03) meses luego de la implementación de los
cambios, para evaluar los resultados y si estos respondieron a lo esperado según lo planificado.
EVALUAR LOS • En base a lo evidenciado, se deberá decidir si el cambio deberá mantenerse. En caso la Gestión
del Cambio sea "temporal", se deberá decidir si este pasa a condición "permanente".
RESULTADOS
• En base a lo evidenciado, si los resultados del cambio no fueron los esperados, el solicitante
procederá a cerrar el proceso, registrarlo y archivarlo y se deberá regresar a las condiciones antes
del cambio, comunicándose a todas las personas involucradas.

• Finalmente, el solicitante del cambio deberá preveer la actualización y/o revisión del diseño de
SISTEMATIZAR ingeniería, Estándares y/o Procedimientos, Planes y Procedimientos de Emergencia, entre otros.
LOS • Deberá asegurarse también la actualización de la Planilla Matriz IPERC Base, según el Estándar de
CONTROLES Gestión de Riesgo, siempre que se identifique un nuevo riesgo de una tarea como resultado de un
cambio.
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a. IDENTIFICAR LA NECESIDAD DEL CAMBIO

(1) Todas las personas capaces de realizar un cambio (línea de mando) deberán
ser capacitadas y ser capaces de identificar en qué consiste el cambio y cómo
iniciar el proceso de Gestión de Cambio. Así mismo, ellos deberán difundir el
Estándar a sus colaboradores.
(2) El proceso se inicia en el área cuando el responsable (“el solicitante”) se
encuentra con la necesidad de realizar un cambio relacionado con:
 Puestos de trabajo (perfiles).
 Equipos e instalaciones.
 Variables de proceso.
 Variables de diseño (cambio de sección típica, replanteo del diseño
integral, etc.).
 Ambiente y condiciones de trabajo.
 Componentes ambientales.
 Materiales, composiciones, propiedades, envolturas, embalajes, otros.
 Estándares y/o Procedimientos de Operación / Mantenimiento, uso de
automatización / software, parada y puesta en marcha.
 Materias primas e insumos diversos.
(3) Dichas necesidades de cambio también se pueden identificar durante los
procesos de actualización de requisitos legales y otros requisitos, análisis de
riesgos, otorgamiento de permisos para trabajo, gestión de objetivos y metas,
análisis de accidentes e incidentes, observaciones del trabajo y de la tarea,
auditorias y monitoreo de resultados, entre otros.

b. ANALIZAR Y EVALUAR LOS RIESGOS POTENCIALES DEL CAMBIO

(1) El Equipo de Gestión de Cambio deberá realizar un análisis de riesgos,
considerando como referencia las siguientes categorías:
 Riesgos para la Salud Ocupacional: Agentes físicos, químicos,
ergonómicos y biológicos
 Riesgos Mecánicos: Como puntos de aprisionamiento, partes móviles y
transmisiones mecánicas de potencia, bordes cortantes, alimentación
manual de equipos, contacto con puntos de operación, equipos de izaje y
transporte, elevadores, montacargas, uso de herramientas manuales, etc.
 Riesgos Eléctricos: Como exposición a tensiones mayores a 50 voltios,
tensiones de operación mayor a 220 voltios, corrientes mayores a 20
amperios, trabajos con partes energizadas, uso de herramientas eléctricas,
etc.
 Riesgos de Operación: Como la alteración de puestos de trabajo, los
trabajos en altura, trabajo en espacios confinados, trabajo en caliente,
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trabajo con empresas contratistas, movimiento, almacenamiento y

manipulación de materiales, calderas y tanques a presión, hornos, pintura/
recubrimiento de superficies y desgaste de piezas, galvanoplastia, metales
líquidos, molinos, mecanismo de accionamiento y lógica operacional (Rack
de espesador), Sistema de producción de ácido; exploración, explotación,
tratamiento y beneficio de minerales, modificación en la estructura del
macizo rocoso o drenes de las represas de residuos, agua bruta y
reciclada, etc.
 Riesgos Ambientales: Como la generación de residuos, generación de
emisiones atmosféricas, generación de efluentes industriales y
domésticos, manejo, almacenamiento y transporte de sustancias químicas,
transporte de materiales peligrosos, desborde o colapso de relavares,
consumo de recursos naturales, ruidos externos a la unidad, cierre de
componentes, degradación de áreas, etc.
 Aspectos Legales: Licencias (ambientales, organismos del Gobierno,
instituciones especializadas, otros), permisos, laudos, cumplimiento de la
legislación, normas y procedimientos vigentes, etc.
 Memoria Descriptiva del Cambio: Ingeniería Básica, Sistemas de trabajo,
diagramas, planos, LAYOUT, descripción de equipos y todo aquello que
se use en la operación de este nuevo cambio.
 Plan de Manejo Ambiental: Impactos producto del consumo de recursos
naturales, degradación de áreas verdes, plan de cierre de minas,
generación de efluentes, gestión de residuos, generación de emisiones,
ruido, etc.

c. CONSIDERACIONES COMPLEMENTARIAS
(1) En caso de situación de rutina:
 En referencia a las actividades de rutina, se deberá realizar una evaluación
detallada de los riesgos asociados al cambio, actualizar el IPERC Base y
elaborar o actualizar el Procedimiento Escrito de Trabajo Seguro,
verificando que estos incluyan a las personas de las áreas involucradas en
el cambio, al ejecutor del cambio y al Equipo SSOMAC.
(2) En caso de situación de Emergencia:
 Todos los cambios deberán ser planificados. En caso se deba realizar
cambios de emergencias se deberán implementar procedimientos para
identificarlos y tratarlos.
 El Gerente de Operaciones de la unidad, o similar, deberá ser informado
cuando el cambio propuesto presente riesgos altos y no se pueda tratar
mediante el presente Estándar o el Equipo de Gestión de Cambios no esté
disponible.
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 Corresponde a la supervisión de turno evaluar los riesgos del cambio,

comunicando y solicitando la aprobación del responsable del área para la
implementación del cambio.
(3) En caso de cambios de personas:
 En caso de producirse modificaciones relacionadas con los colaboradores
en general (contratación, transferencia, promoción, separación, extinción
del cargo o función), se deberá utilizar el REG-VOL-GLO-01-17 “Formato
de Cambio de Tarea”.

6. RESPONSABILIDADES
a. Gerentes Corporativos:
(1) Asegurar la implementación y cumplimiento de este estándar en sus áreas
de responsabilidad.
(2) Asignar oportunamente los recursos requeridos para la implementación de
los controles y recomendaciones aprobadas en el proceso de Gestión de
Cambios según sea su alcance y responsabilidad.
(3) Participar en los Equipos de Gestión de Cambios donde sean requeridos.
(4) Participar y difundir los resultados de la Gestión de cambios según su
alcance y su responsabilidad.

b. Gerentes de Operaciones:
(1) Asegurar la implementación y cumplimiento de este estándar en sus áreas
de responsabilidad.
(2) Asignar oportunamente los recursos necesarios para la implementación de
los controles y recomendaciones aprobadas en el proceso de Gestión de
Cambio de su unidad.
(3) Participar en los Equipos de Gestión de Cambios según sea el alcance y
responsabilidad.
(4) Participar y difundir los resultados de la Gestión de Cambios según sea su
alcance y su responsabilidad.
(5) Asegurar el registro sistemático los procesos de Gestión de Cambio de su
unidad en el Sistema SSOMAC.

c. Gerencia Corporativas de Seguridad y Salud Ocupacional y Asuntos

Ambientales:
(1) Asegurar la implementación y cumplimiento de este Estándar.
(2) Direccionar y establecer los lineamientos en la Gestión de Cambios en
SSOMAC a nivel de Volcan Compañía Minera y empresas subsidiarias, y
administrar los elementos de soporte de esta.
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(3) Garantizar el funcionamiento de la Gestión de Cambios en el Sistema

SSOMAC en las Unidades de Volcan Compañía Minera y empresas
subsidiarias.
(4) Propiciar la mejora en la cultura de seguridad promoviendo en los
colaboradores en general la identificación de necesidades de cambio
(5) Participar en los Equipos de Gestión de Cambios donde sean requeridos.
(6) Asesorar a las diferentes áreas de Volcan Compañía Minera y empresas
subsidiarias en todo lo requerido para la mejora continua en materia de
Gestión de Cambios.
(7) Hacer seguimiento y evaluar la efectividad de los planes de acción de la
Gestión de Cambios para eliminar o reducir los riesgos identificados en los
cambios.
(8) Promover la capacitación y entendimiento de la Gestión de Cambio en los
colaboradores en general de las Unidades de Volcan Compañía Minera y
empresas subsidiarias.

d. Superintendentes / Jefes de Seguridad y Salud Ocupacional y Asuntos

Ambientales
(1) Verificar los procesos de Gestión de Cambios en la unidad.
(2) Participar activamente en el Equipo de Gestión de Cambio.
(3) Solicitar la participación del Gerente de Operaciones en la evaluación de los
riesgos de cambio cuando sea necesario.
(4) Acompañar al llenado del REG-VOL-GLO-01-06 Formato de Gestión de
Cambio del Riesgo, incluir las firmas pertinentes y firmarlo en el campo de
aprobación de la solicitud, manteniéndolo en su poder hasta la
implementación del cambio.
(5) Participar en la verificación de los resultados del cambio después de la
ejecución del mismo.
(6) Certificar que todos los cambios se ejecutaron conforme se había previsto y
autorizado.
(7) Archivar los formatos de Gestión de Cambios del riesgo y el análisis de
riesgos relativos al cambio según el ESG-VOL-GLO-01-01 “Estándar de
Gestión de Riesgos”

e. Superintendentes y Jefes de Área:

(1) Coordinar y ejecutar la implementación y cumplimiento de este estándar en
sus áreas de responsabilidad.
(2) Asignar oportunamente los recursos necesarios para la implementación de
los controles y recomendaciones aprobadas en el proceso de Gestión de
Cambio de su área.
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(3) Lideras y participar en los Equipos de Gestión de Cambios según sea el

alcance y responsabilidad.
(4) Liderar, participar y difundir los resultados de la Gestión de Cambios según
sea su alcance y su responsabilidad.
(5) Asegurar el registro sistemático los procesos de Gestión de Cambio de su
área en el Sistema SSOMAC.

f. Supervisores:
(1) Implementar y cumplir el presente estándar sus áreas de responsabilidad.
(2) Reportar a su superior inmediato las necesidades de cambios en sus tareas/
actividades a través de la Solicitud de Cambio en el formato estándar.
(3) Solicitar la participación de sus colaboradores en el proceso de Gestión de
Cambios según su alcance y responsabilidad.
(4) Realizar la evaluación de riesgo de la tarea que se someterá a cambio junto
con sus colaboradores a cargo.
(5) Participar activamente en los Equipos de Gestión de Cambios según sea el
alcance y responsabilidad.
(6) Presentar al ejecutor el análisis de riesgo realizado en cuanto al cambio.
(7) Acompañar, cuando se le solicite, al ejecutor en la realización del cambio.
(8) Capacitar y orientar a todos los colaboradores involucrados los resultados
de la Gestión de Cambios según sea su alcance y su responsabilidad en su
área.
(9) Asegurar el registro sistemático los procesos de Gestión de Cambio de su
unidad en el Sistema SSOMAC.
(10) Cancelar los formatos de Gestión de Cambios temporales vencidos.
(11) Conocer las áreas y equipos de alto riesgo.

7. REGISTROS, CONTROLES Y DOCUMENTACIÓN

7.1 ESG-VOL-GLO-01-01 “Estándar de Gestión de Riesgos”

7.2 PRG-VOL-GLO-01-01 “Procedimiento IPERC Base”
7.3 REG-VOL-GLO-01-01 “Planilla Matriz IPERC Base”
7.4 REG-VOL-GLO-01-06 Formato de Gestión de Cambios de Riesgo.
7.5 REG-VOL-GLO-01-17 “Formato de Cambio de Tarea”.

8. FRECUENCIA DE REVISIONES
a. Anual.
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9. EQUIPO DE TRABAJO
a. Gerencia de Seguridad y Salud Ocupacional.
b. Gerencia de Asuntos Ambientales.

10. REVISIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

a. La actualización y revisión de este documento se debe realizar en forma anual o
cuando se presenten cambios y/o modificaciones en los procesos o se generen
modificaciones de la normativa legal vigente.

RESUMEN DE REVISIONES
Revisión Fecha Modificaciones
00 17/10/16 Publicación Inicial
01 01/03/17 Actualización de fecha, cambio de Medio Ambiente a Ambiente