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Gestionar y Liderar Reuniones Eficaces

Benacazón 2015

Ponente: Antonio Rodríguez Lepe


Coach/Formador en habilidades

PRODETUR
Cuestión de organización…
Se suele decir que es menos probable
saltarse las reglas que se han
decidido entre todos, que las fueron
impuestas de antemano.

PRODETUR
Consideraciones previas…
Junto con los correos
electrónicos innecesarios
o las llamadas inútiles,
las reuniones son uno de
los grandes culpables de
la pérdida de tiempo en
horas de oficina.
Expansión.com

PRODETUR
Consideraciones previas…

Un estudio de la agencia Robert Half International,


recogido por El arte de la Comunicación, refleja
que el 28% de las reuniones son innecesarias e
improductivas, además de no estar suficientemente
preparadas. En definitiva, una pérdida de tiempo.
elEconomista.es

PRODETUR
Vídeo

PRODETUR
Objetivos del curso:

General:

Aprender a llevar a cabo reuniones de éxito en las cuales


se logran los objetivos y los/as participantes queden
satisfechos/as.

PRODETUR
Objetivos del curso:

Específicos:
Aprender los conocimientos y habilidades necesarias para llegar
a ser un/a director/a de reuniones eficientes.
Conocer técnicas para llevar a cabo una planificación muy
productiva relacionada con las reuniones de trabajo.
Conseguir la participación activa de los/as miembros del grupo

PRODETUR
Objetivos del curso:

Específicos:
Adquirir técnicas de comunicación eficaces.
Poner en práctica las condiciones de éxito de modo que el plan
de acción sea preciso y que en la reunión se consigan los
resultados pretendidos.
Tomar conciencia de la importancia de la óptima gestión de las
reuniones en beneficios de la empresa y/u organización.

PRODETUR
Contenidos del curso:

Módulo 1. LA REUNIÓN

 Concepto de reunión

 Tipos de reuniones

PRODETUR
Contenidos del curso:

Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN

 Elementos de una reunión

 Fases de la reunión

PRODETUR
Contenidos del curso:

Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS

 Puntos clave para las reuniones de éxito

 Indicaciones para una reunión productiva

PRODETUR
Contenidos del curso:

Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES Y LA


COMUNICACIÓN

 El liderazgo como pieza clave para la conducción: formas de


liderazgo
 Técnicas para la toma de decisiones
 Técnicas de comunicación:
Presencia / Asertividad / Empatía / Escucha activa / Rapport

PRODETUR
Contenidos del curso:

Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO Y LA INTELIGENCIA


EMOCIONAL COMO ELEMENTO DE ÉXITO

 Técnicas para la gestión del conflicto

 El plano interpersonal de la Inteligencia Emocional como


elemento de éxito en las reuniones:
Autoconciencia / Autorregulación / Motivación / Destreza social

PRODETUR
Algunas cuestiones previas…
¿Participáis en alguna reunión con frecuencia?
¿Tenéis siempre claro el objetivo de las reuniones que convocáis y/o asistís?
¿Empiezan y acaban a la hora planeada?
¿Se tratan todos los temas previstos o se va saltando de una conversación a
otra sin ningún orden?
¿Definimos una lista de acciones y un calendario de ejecución?
¿Qué porcentaje de las reuniones a las que asistís creéis que son una
pérdida de tiempo?
En general, ¿cómo valoráis vuestras reuniones en la actualidad?

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Concepto de reunión

¿Qué entendemos por


reunión? “Conjunto de personas reunidas.”
Diccionario de la Real Academia Española.

“Agrupación de varias personas en un momento y espacio


dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo
de manera organizada y planificada, con un objetivo
delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero
también puede darse de manera espontánea, por razones
casuales y sin mayores propósitos.”
Definición ABC (Wikipedia )

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

Una reunión… ¿para qué?

“Ninguno de nosotros es tan


inteligente como todos
nosotros juntos”
Refrán japonés

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

Informar
Buscar ideas
Solucionar un problema
Plan de acción
Aclarar responsabilidades

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

2 clasificaciones:

Informativa Informar
Debate Recoger información
Autorización o permiso Formar
Intercambiar puntos de vista
Llegar a un acuerdo
Generar ideas
Tomar decisiones

Seth Godin

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

Informativa
Se informa a los asistentes
de lo que está pasando.
Aunque puede tener una
apariencia de conversación,
esta reunión está pensada,
fundamentalmente, para
informar.
Seth Godin

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

Debate
El líder de la reunión busca
feedback, aportaciones
útiles y creativas. Puedes
emplear esta reunión, por
ejemplo, para exponer un
plan de acción, o para
desarrollar una nueva idea.
Seth Godin

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

Autorización o permiso
Este es el tipo de reunión
en el que se supone que la
otra parte debe decir “sí”,
pero tiene el poder para
decir “no”.
Seth Godin.

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

1. Usted está prejuiciado a favor de una determinada solución

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

2. Se puede hacer mejor individualmente

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

3. Se puede resolver igual por otro medio más práctico, por ejemplo,
un mail

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

4. El asunto no está dentro de la competencia del colectivo

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

5. A usted no le interesa un criterio de grupo

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

6. La solución a la que se puede llegar es única

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

7. El asunto no interesa a los/as participantes

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

8. Su capacidad técnica en el tema está muy por encima del resto

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

9. No hay información disponible para trabajar en el tema

PRODETUR
Módulo 1. LA REUNIÓN.
Tipos de reunión. Sus propósitos.

10 razones para no celebrar una reunión


Dr. Orlando Carnota Lauzán
(Consultor en temas de gerencia)

10. No es importante conseguir la aceptación del colectivo

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Objeto / Sujetos / Recursos / Tiempo / Lugar

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Objeto

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Sujetos

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Recursos
Gestionar y Liderar Reuniones Eficaces
Benacazón 2015

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Tiempo

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Elementos de una reunión

Lugar

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

6 1
Evaluación y
Preparación
feedback

5 2
Cierre Bienvenida

4 3
Conclusión Desarrollo

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

1
Preparación

Hacer un esquema:
 a conseguir

 Puntos a resaltar: soluciones posibles y


consecuencias

 Asistentes posibles y sus características

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

1
Preparación

Planear la reunión
 Programa: qué se dirá y cómo se dirá

 Horario a mantener

 Prevenir información adicional

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

1
Preparación

Prevenir los detalles


 Lugar, hora, materiales de apoyo

 Citaciones e información precisa

 Comodidad en el ambiente físico

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

2
Bienvenida

Iniciación
Comienzo puntual y cordial

Exposición del objetivo de la reunión

Anunciar los puntos de discusión


-orden del día- y el modo de llevarla
(consignas y pautas)

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

3
Desarrollo

Animarla y fomentar la cordialidad

Pedir colaboración y repartir responsabilidades

Usar adecuadamente las ayudas e información


preparada

Conducir “firme y amablemente”

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

3
Desarrollo

Hacer participar a todo@s (estimular, sugerir,


preguntar…)

Coordinar los puntos de vista

Mantenerse en el tema y el horario

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

4
Conclusión

Enumerar los acuerdos o decisiones logrados

Obtener plan de acción y responsables

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

5
Cierre

Agradecimiento

Nueva fecha de reunión

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

6
Evaluación y
feedback

Evaluar las tareas realizadas en la reunión


 El proceso

 Control de los resultados

 Análisis y balance de aciertos y errores

PRODETUR
Módulo 2. ELEMENTOS Y FASES DE LA REUNIÓN
Fases de la reunión

6
Evaluación y
feedback

Promover la actuación posterior.


 Seguir el curso de las decisiones adoptadas

 Informar a los interesad@s

 Preparación de una nueva reunión

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Puntos claves para las reuniones de éxito

Puntos claves…

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

Decálogo para una


reunión productiva

Adaptación de Alan Barker “How to manage meetings”

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

1. Utilizar pautas que faciliten la comunicación y la participación -


respeto/cooperación/motivación-

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

2. Controlar el tiempo adecuadamente

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

3. Escuchar comprensivamente (ir más allá de los argumentos -


empatía-)

El peligro de las creencias


No lo convocaré la próxima vez Creencias y conclusiones que
Siempre la ignora entorpecen la comunicación y
nos suben a paso veloz por
Lo ignoró porque… la escalera de la inferencia
(Chris Argyris).
Ignoró que lo convocara

Pedro no fue a la reunión

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

4. Superar tensiones (encontrar territorios comunes)

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

5. Ayudar a mantener una actitud positiva


ante los problemas

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

6. Limitar el número de participantes

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

7. Mejorar nuestras habilidades de escucha -escucha activa-

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

8. Estructurar nuestro pensamiento (problema /solución)

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

9. Sintetizar con frecuencia y utilizar elementos visuales

PRODETUR
Módulo 3. REUNIONES DE ÉXITO Y PRODUCTIVAS
Indicaciones para una reunión productiva

10. Agradecer

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

¿Qué entendemos por Liderazgo?

“Situación de superioridad en que se halla una


empresa, un producto o un sector económico,
dentro de su ámbito”.
Fuente: Real Academia Española

“Conjunto de habilidades gerenciales o directivas que un individuo


tiene para influir en la forma de ser de las personas o en
un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo
trabaje con entusiasmo, en el logro de metas y objetivos”.
Fiuente: Wikipedia

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

¿Y Líder?
“Persona a la que un grupo sigue,
reconociéndola como jefe u orientadora”.
Fuente: Real Academia Española

“Persona que es capaz de influir en los demás (…), con la


habilidad para conducir equipos”
Fuente: liderazgoymercadeo.com

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

LIDERAZGO SITUACIONAL (Situational Leadership)


Paul Hersey y Ken Blanchard

Vídeo

Establece 4 tipos:
Participativo; Persuasivo; Directivo; y Delegativo
Modelo que apoya que la persona que ejerce “liderazgo eficaz” es
aquella que adapta su estilo al equipo y contexto en cada momento.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo
LIDERAZGO SITUACIONAL
Este modelo se basa en tres variables a considerar:
A. Cantidad de dirección o seguimiento de tarea (conducta de tarea):
grado en el que la persona que ejerce liderazgo explica lo que deben
hacer las personas a su cargo, cuándo, dónde y cómo realizar la tarea.
B. Cantidad de apoyo socio-emocional (conducta de relación): grado en
el que la persona que ejerce liderazgo proporciona apoyo socio-
emocional.
C. Grado de madurez técnica y emocional de la persona destinataria.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo
- + B. DIRECCIONAMIENTO A. DIRECCIONAMIENTO

PARTICIPATIVO PERSUASIVO
CONDUCTA DE APOYO

A. APOYO A. APOYO
DOMINIO

B. DIRECCIONAMIENTO A. DIRECCIONAMIENTO

DELEGATIVO DIRECTIVO

B. APOYO B. APOYO
+ -
- DIRECCIONAMIENTO +
+ GRADO DE MADUREZ -

PRODETUR 65
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO DIRECTIVO

¿En qué consiste?: “Dar órdenes”

Instruyen con todo cuidado y precisión sobre la realización de las


tareas. Vigilan muy de cerca lo que ocurre.

Detectan y señalan a las personas responsables las pautas de


comportamiento inadecuadas.

Se preocupan de aclarar con todo lujo de detalles lo que se espera que


haga cada subordinado.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO DIRECTIVO

¿Cómo se aplica?

 Ser muy claro/a y específico/a en cuanto a las guías e instrucciones.


 Desarrollar en el personal fundamentalmente habilidades técnicas.
 Controlar e insistir en el rendimiento.
 Mantener distancias.
 Comunicar Unidireccionalmente.
 Señalar los errores y el buen trabajo.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO PERSUASIVO

¿En qué consiste?: “Persuadir”

Otorgan gran prioridad a la relación y establecer vínculos muy fluidos


con las personas que tiene a su cargo.

Se presta especial atención a los estándares de rendimiento. El énfasis


se pone en el desarrollo de las habilidades de las personas
subordinadas.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO PERSUASIVO

¿Cómo se aplica?

 Dedicar suficiente tiempo a cada persona subordinada.


 Fomentar el orgullo por el alto rendimiento.
 Orientar y dirigir, siempre que haga falta.
 Controlar el rendimiento con los estándares.
 Recompensar los comportamientos positivos.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO PARTICIPATIVO

¿En qué consiste?: “Hacer participar”

Desarrollan activamente las relaciones personales, fomentan la


participación de todas las personas colaboradoras.

No centran sus esfuerzos en el seguimiento de las tareas del equipo.

Estimulan a las personas a cargo para que contribuyan con sus


aportaciones a mejorar la Institución. No sólo sus áreas operativas.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO PARTICIPATIVO

¿Cómo se aplica?

 Establecer sistemas que conduzcan al autocontrol.


 Asesorar sobre los problemas (no solucionarlos).
 Comunicar los objetivos sin especificar cómo se deben lograr.
 Desarrollar a las personas.
 Delegar las responsabilidades y el poder.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO DELEGATIVO

¿En qué consiste?: “Delegar”

La persona que asume el Liderazgo actúa como un recurso pero deja la


mayor parte del trabajo al grupo.

El control diario, los planes de trabajo son revisados por las personas
subordinadas.

No centra sus esfuerzos ni en las tareas operativas desarrolladas por el


equipo ni en las relaciones.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

ESTILO DELEGATIVO

¿Cómo se aplica?

 Participan en el establecimiento de los objetivos.


 Representan al grupo ante otras personas.
 Evitan interferir en las actividades operativas.
 Responden con seriedad y eficiencia a las
 solicitudes de apoyo del grupo.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo
VENTAJAS DEL LIDERAZGO SITUACIONAL
Mayor participación; mayor compromiso; mejoran las
relaciones personales; escuela de líderes; mejora de la
autoestima; mayor productividad; y mejora de la
coordinación.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
El liderazgo como pieza clave para la conducción:
formas de liderazgo

Un último apunte sobre las formas de liderazgo:


EL LIDERAZGO RESONANTE
“El liderazgo resonante es un tipo de liderazgo que sintoniza con
los sentimientos de las personas y los encauza en una dirección
emocionalmente positiva.

Unos de los signos más evidentes del líder resonante


es el optimismo y el entusiasmo que exhiben sus
subordinados. La resonancia amplifica y prolonga el
impacto emocional del liderazgo.

Vídeo Goleman, Boyatzis y McKee

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas para la toma de decisiones

(Del lat. decisĭo, -ōnis). “Proceso de análisis y


Determinación, resolución selección entre diversas
que se toma o se da en una alternativas disponibles".
cosa dudosa. Olivé García, A.
Diccionario de la Real Academia Española

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas para la toma de decisiones

Consideraciones previas a tener muy en cuenta:

Como existen preferencias, prejuicios, predisposiciones, gustos,


desagrados…, se hacen necesarias las siguientes condiciones para
asegurar en la mayor medida posible el éxito de la decisión:

Estar bien informado Conocer todas las alternativas Ser objetivo

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas para la toma de decisiones

Nueva era, nuevos procesos, nuevos procedimientos para


la toma de decisiones
 La dirección se basa en el liderazgo.
 Los estilos de dirección evolucionan.
 Los directivos se convierten en facilitadores.
 Se trabaja en entornos participativos y de colaboración que compromete a
todos los miembros de la organización.
 La gestión es estratégica y presenta un enfoque sistémico.
 Las estructuras son cada vez más planas.
 Las estrategias tienen mayor orientación al cliente.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas para la toma de decisiones

Etapas del proceso para la toma de decisiones (Robbins, S.P. 1994)


Asignación de pesos
Identificación del Identificación del los
(ponderaciones) a los
“problema” criterios de decisión
criterios

Selección de una Análisis de Búsqueda de


alternativa alternativas alternativas

Implantación de la Evaluación de la eficacia


alternativa de la decisión

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas para la toma de decisiones

Algunas de las técnicas utilizadas:

 ANÁLISIS DAFO
 BRAINSTORMING (tormenta de ideas)
 TÉCNICA DE GRUPO NOMINAL
 DIAGRAMA DE ISHIKAWA
 DIAGRAMA DE PARETO
 MATRICES DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN

Actividad

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Presencia

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Presencia


(Del lat. praesentĭa).
1. f. Asistencia personal, o estado de la persona que se
halla delante de otra u otras o en el mismo sitio que ellas.
Diccionario de la RAE

Nos referimos a estar plenamente consciente de lo que


está sucediendo en la reunión; estar en el “aquí y
ahora”, poniendo los cinco sentidos y el enfoque en la
misma.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Asertividad


Del latín assertus. Afirmación de la certeza de algo.
Diccionario de la RAE

“La expresión de sus derechos y sentimientos personales.”


Wolpe y Lazarus (1966)

propios y ajenos

Fuente: http://mariaausinalonso.blogspot.com.es/
María Ausín Alonso, psicóloga.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Asertividad

Soy valiente, paciente y


amable para decirte lo que
pienso, para ser fiel con lo
que pienso y siento, para
decírtelo bien.
Prometo escucharte,
respetarte y decir la verdad.
Espero lo mismo de ti.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Empatía


Identificación mental y afectiva de un sujeto con el estado
de ánimo de otro.
Diccionario de la RAE

“Es la capacidad que tiene el ser humano para conectarse a


otra persona y responder adecuadamente a las necesidades
del otro/a, a compartir sus sentimientos, e ideas de tal
manera que logra que la otra persona se sienta a gusto.

psicopedagogía.com

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Escucha activa


La habilidad de enfocarse por
completo en lo que está diciendo y no
está diciendo la otra persona, para
comprender el significado de lo que se
dice en el contexto de los deseos de la
otra persona, y apoyar su auto
expresión.

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN

Técnicas de comunicación: Rapport


El rapport es cuando dos o más personas
sienten que están en “sintonía” psicológica y
emocional (simpatía), porque se sienten
similares o se relacionan bien entre sí.
Wikipedia

Consiste en crear un ambiente de confianza, de sintonía, de


acompañamiento (colocación al mismo nivel) con el grupo o la otra
persona (a través del lenguaje no verbal y verbal) para que la
comunicación sea efectiva y la información fluya idóneamente (“baile en
la comunicación entre dos personas”).
Efic

PRODETUR
Módulo 4. EL LIDERAZGO. LA TOMA DE DECISIONES
Y LA COMUNICACIÓN
Técnicas de comunicación:

A tener en cuenta en un proceso de comunicación…

Lenguaje no verbal: 93% del peso de la


comunicación:
- Comunicación no verbal: 55% (cabeza, manos, ojos,
hombros, gestos, contacto físico,…)
- Comunicación vocal o paraverbal: 38% (tono voz,
volumen, ritmo…)
Lenguaje verbal: 7% (palabras) del peso de la
comunicación

Gregory Bateson

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto

El conflicto Problema, cuestión, materia de


discusión.
Diccionario de la Real Academia Española

Los conflictos son situaciones en las que dos o más personas entran en
oposición o desacuerdo porque sus posiciones, intereses, necesidades,
deseos o valores son incompatibles, o son percibidos como incompatibles,
donde juegan un papel muy importante las emociones y sentimientos y
donde la relación entre las partes en conflicto puede salir fortalecida o
deteriorada en función de cómo sea el proceso de resolución del conflicto.
Definición del Curso de Experto en Mediación Social. Divulgación Dinámica. 2014
Vídeo

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
J.P. Ledererach

Personas

Problema
Conflicto

Proceso

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto

Como mínimo dos, ya sean individuos, grupos


sociales o entidades.
Tenemos: protagonistas directos e indirectos.
Se entiende todo lo referido a las características y
percepciones de las partes.

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto

A tener en cuenta:
- Papel desempeñan
- Cómo se relacionan
- Qué influencia tienen
- Averiguar las verdaderas preocupaciones
- Averiguar las necesidades de fondo
- No hacer del conflicto un problema personal

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Sobre las características:
1. ¿Quiénes están directamente implicados?
2. ¿Quiénes están indirectamente implicados, tienen interés o
pueden influenciar el resultado?
3. ¿Qué tipo de liderazgo siguen?
4. ¿Qué bases de influencia y poder tiene cada uno sobre los
demás?,
¿Es una relación de iguales o existe la desigualdad?, ¿En qué
forma?
5. ¿Existen ahora o pueden existir coaliciones entre los
grupos? ¿Entre quiénes? ¿Por qué?

PRODETUR
Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Sobre la percepción del problema:
1. ¿De qué manera perciben el problema?, ¿Cómo lo
describen?
2. ¿Cómo les ha afectado?
3. ¿Qué sentimientos sobresalen?, ¿En qué nivel de
intensidad?
4. ¿Qué soluciones (posturas) sugieren?, ¿Qué necesidades
e intereses representan?
5. ¿Cuáles son las diferencias de percepción?
6. ¿De qué manera pueden replantearse, para mejorar la
percepción?

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Módulo 5. LA GESTIÓN DEL CONFLICTO
Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Es el hecho de divergencia entre las partes. Se refiere a
las diferencias y asuntos que enfrentan a las personas.

Implica:

A. Hacer una lista de los puntos concretos a resolver:


1)Problema global: ¿cuáles son los puntos que se deben
resolver?
2) ¿La manera de tomar decisiones es un problema?

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Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
B. Describir el meollo del conflicto:
1. ¿Cuáles son los intereses, necesidades y valores de cada
uno?
2. ¿Qué es lo que preocupa a cada uno?, ¿Qué proponen
para resolverlo?
3. ¿Por qué les interesa esta solución en particular?
4. ¿Cuáles son los intereses de cada uno?, ¿Quién gana o
pierde según las soluciones propuestas?

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Partes del conflicto
5. ¿Cuáles son las necesidades humanas elementales que
motivan a cada uno (seguridad, autoestima, comida,
posibilidad de trabajo...)?
6. Para que estén satisfechos con un acuerdo ¿cuáles de
estas necesidades se tomarán en cuenta y deberán figurar en
la solución final?
7. ¿Qué diferencia de valores existe y hasta qué punto juegan
un papel importante?

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Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
C. Análisis de los recursos existentes que pueden regular las
diferencias esenciales:
1. ¿Qué factores limitan las acciones y posturas extremistas de
cada uno?
2. ¿Quiénes son las personas que pueden jugar un papel
constructivo?
3. ¿Cuáles son los objetivos alcanzables que todos pueden aceptar?
4. ¿Cuáles son los intereses y necesidades que tienen en común o
los que no son mutuamente exclusivos y opuestos?
5. ¿Qué propuestas están dispuestos a hacer?

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Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Es la manera en que el conflicto se desarrolla y cómo
la gente trata de resolverlo, cómo se toman las
decisiones y cómo la gente se siente sobre ello.

La forma como se enfrenta un conflicto es, a


menudo, el principal obstáculo para su afrontación
positiva.

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Partes del conflicto
Intervienen muchas variables:
Las que hacen referencia a situaciones estructurales y
estratégicas (tipo y naturaleza del poder: quién lo tiene,
quién influye en quién, quién tiene espacio para intervenir,
quién toma las decisiones, ... y lo contrario: quien no tiene
...), y
Las emocionales y afectivas (actitud personal, los
estereotipos que se forman en los grupos, la personalidad
de las personas protagonistas,…)

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Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Los aspectos a analizar aquí son:

A. La dinámica del conflicto:

1. ¿Qué asunto / s lo empezó todo?


2. Al intensificarse:
¿Qué otros problemas se añadieron?
¿Qué grado de polarización existe entre los grupos?
¿Qué actividades han aumentado el conflicto?
¿Cuáles son las influencias moderadoras?

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Técnicas para la gestión del conflicto
Partes del conflicto
Los aspectos a analizar aquí son:

B. La comunicación:

1. ¿De qué manera se comunican?


2. ¿Quién habla a quién, cuándo, cuánto y por qué?
3. ¿Existen alteraciones en torno a la comunicación
(estereotipos, mala información, rumores...)?
4. ¿De qué manera podría mejorarse la comunicación?

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Técnicas para la gestión del conflicto
Causas del conflicto (a modo de síntesis tenemos cuatro categorías)
Relacionadas con la ideología o creencias: opciones religiosas, opciones
organizativas, diferencias culturales,…

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Técnicas para la gestión del conflicto
Causas del conflicto (a modo de síntesis tenemos cuatro categorías)
Relacionadas con el poder: control de la organización, acceso a los recursos,
toma de decisiones,…

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Técnicas para la gestión del conflicto
Causas del conflicto (a modo de síntesis tenemos cuatro categorías)
Relacionadas con la estructura: ambigüedad de funciones, fallos en el
sistema de comunicación, debilidad organizativa,…

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Técnicas para la gestión del conflicto
Causas del conflicto (a modo de síntesis tenemos cuatro categorías)
Relacionadas con aspectos personales y de relación interpersonal: estima
propia, seguridad, comunicación deficiente,…

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Técnicas para la gestión del conflicto
Formas de abordarlo
(actitud frente al conflicto)
Negación

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Técnicas para la gestión del conflicto
Formas de abordarlo
(actitud frente al conflicto)
Acomodación

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Técnicas para la gestión del conflicto
Formas de abordarlo
(actitud frente al conflicto)
Evasión

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Formas de abordarlo
(actitud frente al conflicto)

Intervención:
competición;
cooperación; y
negociación.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Formas de abordarlo Y una vez que decidimos actuar…
1. Definimos el conflicto
2. Buscamos y analizamos las causas
3. Proponemos soluciones
4. Estudiamos las consecuencias de las
posibles soluciones
5. Establecemos un plan de acción
6. Ponemos en marcha el plan de acción
7. Evaluamos los resultados

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Comunicación:
Clarificar el problema a través del diálogo.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Consenso:
Acuerdo, aceptación de la solución buscada por las partes.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Negociación:
Proceso por el cual dos partes llegan a un acuerdo con el que ambas
están satisfechas, no necesita de terceras personas. Ambas ceden en
algo, ambas ganan algo.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Conciliación:
A través de una comisión se busca la solución.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Arbitraje:
Un tercero es el encargado de resolver el conflicto y las partes tienen
que acatar la solución.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Mediación:
Un tercero imparcial participa en el proceso, la solución la buscan los
implicados.

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Técnicas para la gestión del conflicto
Técnicas para abordarlo
Arreglo judicial:
Aplicación de leyes

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El plano interpersonal de la Inteligencia Emocional
como elemento de éxito en las reuniones

¿Qué es la inteligencia emocional?

“Es una forma de interactuar con el mundo que tiene muy


en cuenta los sentimientos, y engloba habilidades tales
como el control de los impulsos, la autoconciencia, la
motivación, el entusiasmo, la perseverancia, la empatía, la
agilidad mental. Ellas configuran rasgos de carácter como
la autodisciplina, la compasión o el altruismo, que resultan
indispensables para una buena y creativa adaptación
social”.

Daniel Goleman

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El plano interpersonal de la Inteligencia Emocional
como elemento de éxito en las reuniones

Las dos grandes áreas de la IE según Goleman:

Inteligencia intrapersonal: capacidad de formar un modelo realista y


preciso de uno mismo, teniendo acceso a los propios sentimientos, y
usarlos como guías en la conducta.

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El plano interpersonal de la Inteligencia Emocional
como elemento de éxito en las reuniones

Las dos grandes áreas de la IE según Goleman:

Inteligencia interpersonal: capacidad de comprender a los demás;


qué los motiva, cómo operan, cómo relacionarse adecuadamente.
Capacidad de reconocer y reaccionar ante el humor, el temperamento
y las emociones de los otros

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El plano interpersonal de la Inteligencia Emocional
como elemento de éxito en las reuniones

¿Por qué nos ayuda la IE en el desarrollo de nuestras reuniones?


- Porque nos ayuda a tomar conciencia de nuestras emociones.
- Porque comprenderemos mejor los sentimientos de los demás.
- Porque podremos tolerar mejor las presiones y frustraciones que a
veces tenemos que soportar en ellas.
- Porque nos ayudará a acentuar nuestra capacidad para la conducción
de la misma.
- Porque nos ayudará a adoptar una actitud empática y social que nos
brindará mayores posibilidades de desarrollo personal.
-Porque no facilitará participar, deliberar y convivir con todos/as desde
un ambiente armónico y de paz.
Basado en Daniel Goleman

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:
AUTOCONCIENCIA

Es un proceso mediante el cual se adquiere conocimiento acerca


de uno/a mismo/a:
nuestros pensamientos; emociones; y conductas

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional
Intelligence de Daniel Goleman 1995

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El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:
AUTOCONCIENCIA

Conocer las propias emociones: El principio de Sócrates


"conócete a ti mismo" se refiere a esta pieza clave de la
inteligencia emocional: tener conciencia de las propias
emociones; reconocer un sentimiento en el momento en que
ocurre.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:

AUTOREGULACIÓN

Se refiere a cómo una persona ejerce control sobre sus


propias respuestas para perseguir metas y vivir de
acuerdo con normas.
Estas respuestas incluyen pensamientos, emociones,
impulsos, actuaciones, y otros comportamientos.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:

AUTOREGULACIÓN

Manejar las emociones: La habilidad para manejar los


propios sentimientos a fin de que se expresen de forma
apropiada se fundamenta en la toma de conciencia de las
propias emociones. La habilidad para suavizar
expresiones de ira, furia o irritabilidad es fundamental en
las relaciones interpersonales.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:
MOTIVACIÓN
(motivus o motus, que significa ‘causa del movimiento)
La motivación es un estado interno que activa, dirige y mantiene la
conducta.
Woolfolk , 2006

Proceso psicológico por el cual alguien se plantea un objetivo, emplea


los medios adecuados y mantiene la conducta con el fin de conseguir
dicha meta.
Trechera, 2000

Conjunto de estímulos e incentivos que mueven a una persona a


reaccionar y actuar de determinada manera.
Rafael Bisquerra. Basado en la
Definicion ABC
definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones:
MOTIVACIÓN

Motivarse a sí mismo: Una emoción tiende a impulsar hacia una acción.


Por eso, emoción y motivación están íntimamente interrelacionados.
Encaminar las emociones, y la motivación consecuente, hacia el logro de
objetivos es esencial para prestar atención, automotivarse, manejarse y
realizar actividades creativas.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones

De la EMPATÍA ya hablamos, así que, por último,


DESTREZA SOCIAL
Son las conductas específicas que usa una persona al interactuar
con otros permitiéndole optimizar sus relaciones interpersonales
y/o alcanzar sus metas personales.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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Y LA IE COMO ELEMENTO DE ÉXITO
El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones

De la EMPATÍA ya hablamos, así que, por último,


DESTREZA SOCIAL

Establecer relaciones: El arte de establecer buenas relaciones con


los demás es, en gran medida, la habilidad de manejar las
emociones de los demás. La competencia social y las habilidades
que conlleva, son la base del liderazgo, popularidad y eficiencia
interpersonal.

Rafael Bisquerra. Basado en la


definición de Emotional Intelligence de
Daniel Goleman (1995)

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El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones

7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


1. SE CENTRAN EN LO POSITIVO

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El plano interpersonal de la IE como elemento
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7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


2. SE RODEAN DE PERSONAS POSITIVAS

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El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones

7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


3. SON CAPACES DE PONER LÍMITES Y SER FIRMES CUANDO ES
NECESARIO

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4. MIRAN HACIA DELANTE Y ESTÁN DISPUESTOS A DEJAR ATRÁS EL
PASADO

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El plano interpersonal de la IE como elemento
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7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


5. BUSCAN MANERAS DE HACER LA VIDA MÁS DIVERTIDA, FELIZ E
INTERESANTE

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7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


6. ELIGEN SABIAMENTE COMO GASTAR SU ENERGÍA

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El plano interpersonal de la IE como elemento
de éxito en las reuniones

7 hábitos de la gente con elevada Inteligencia Emocional


7. APRENDEN CONTINUAMENTE Y CRECEN EN INDEPENDENCIA

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