Manual Determinación de Responsabilidades

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS
DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

DE
1
INDICE
Pág.
1. PRESENTACIÓN................................................................... 3
2. BASE LEGAL........................................................................ 4
3. MISIÓN.............................................................................. 5
4. VISIÓN............................................................................... 5
5. ORGANIZACIÓN................................................................... 6
6. FUNCIONES........................................................................ 7
7. NORMAS ESPECÍFICAS......................................................... 9
8. SECCIONES:
8.1. Recepción de Recaudos................................................ 14

8.2. Asignación de Causas e incorporación de Recaudos......... 16
8.3. Investigaciones Preliminares......................................... 17
8.4. Apertura de Expediente (Procedimiento de Área de
Determinación de Responsabilidades) ....................................... 21
8.5. Sustanciación de Expedientes........................................ 26
8.6. Decisión de Expedientes............................................... 28
8.7. Informe Mensual de Avances y Relación de Consultas...... 30
8.8. Certificación de Documentos......................................... 36
8.9. Solicitud de Publicaciones en medios impresos................ 44
8.10. Formatos ................................................................... 48
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PRESENTACIÓN:
El presente “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS” ha sido diseñado

con el objeto de normar y establecer los pasos administrativos que deberán
ejecutarse en el desarrollo de los procedimientos de Investigaciones
preliminares y de Área de Determinación de Responsabilidades que le ha sido
atribuidas en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del
Sistema Nacional de Control Fiscal, a la Contraloría General del Estado
Barinas en su condición de Órgano de Control Fiscal Externo.
El Manual se estructura conforme a la metodología de procesos, por lo que

se reflejan las actividades y pasos a desarrollar por todas las dependencias
de la Contraloría que participan en su ejecución.
El Manual se divide en secciones, a saber:
 RECEPCIÓN DE RECAUDOS
 ASIGNACIÓN DE CAUSAS E INCORPORACIÓN DE RECAUDOS
 INVESTIGACIONES PRELIMINARES
 APERTURA DE EXPEDIENTE (PROCEDIMIENTO DE ÁREA DE
DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES)
 SUSTANCIACIÓN DE EXPEDIENTES
 DECISIÓN DE EXPEDIENTES
 INFORME MENSUAL DE AVANCES Y RELACIÓN DE CONSULTAS
 CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
 SOLICITUD DE PUBLICACIONES EN MEDIOS IMPRESOS
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BASE LEGAL
INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA

Constitución de la Republica Bolivariana de 36.860 30/12/1999
Venezuela
Ley Orgánica de la Contraloría General de la 37.347 17/12/2001

República y del Sistema Nacional de Control
Fiscal
Ley Contra la Corrupción 5.637 Ext. 07/04/2003
Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos 2.818 Ext. 01/07/1981
Ley Orgánica de la Administración Financiera 37.029 05/09/2000

del Sector Público
Decreto de la reforma parcial de la Ley de 5.556 13/11/2001

Licitaciones
Reglamento de la Ley Orgánica de la 37.169 29/03/2001

Contraloría General de la República
Constitución del Estado Barinas Nº Extraordinario 09/01/1991
Ley de la Contraloría General del Estado Barinas 70-96 Ext. 26/11/1996
Reglamento Interno de la Contraloría General Resolución Nº 22/11/2002

del Estado Barinas DC 049/2002
Resolución Organizativa Nº 1 Resolución Nº 10/12/2002

DC 054/2002
Ley de Administración del Estado Barinas Nº Extraordinario 03/03/1993
Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del Nº Extraordinario 12/12/1993

Estado Barinas
Ley Orgánica de la Hacienda del Estado Nº Extraordinario 26/08/1993
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MISIÓN:
La Dirección de Determinación de Responsabilidades es una

dependencia adscrita al Despacho del Contralor del Estado
Barinas, que tiene como función primordial la sustanciación de
expedientes para el Área de Determinación de
Responsabilidades conforme a las leyes vigentes, así como
servir de apoyo jurídico a todas las dependencias y funcionarios
de este Ente Contralor en el desarrollo de las funciones de
Control Fiscal Externo atribuidas a la Organización.
VISIÓN:
Consolidarse como una dependencia eficiente y eficaz en el

ejercicio del control fiscal externo, a través del desarrollo de
procedimientos de responsabilidad administrativa que
garanticen la salvaguarda del patrimonio público y el
cumplimiento de las Leyes vigentes, así como de apoyo jurídico
a todas las dependencias y funcionarios que laboran en la
institución, con el fin de coadyuvar en el logro de los fines que
la Contraloría del Estado Barinas se ha impuesto.
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ORGANIZACIÓN:
La Dirección de Determinación de Responsabilidades esta adscrita al Despacho del Contralor

(a) General del Estado Barinas y cuenta con una estructura lineal para el cumplimiento de sus
funciones:
Despacho del Contralor
Sub-Contralor
Dirección de Determinación de
Responsabilidades
Secretaria
Operador
Notificador
Abogado Abogado Abogado Abogado Abogado
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FUNCIONES:
1. Recibir y Analizar la documentación remitida por la Dirección de Control de la

Administración Pública Centralizada, Descentralizada a los fines de determinar la
existencia de supuestos que sustenten la imposición de multas, de conformidad con lo
dispuesto en la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema
Nacional de Control Fiscal.
2. Recibir y Analizar los resultados de las auditorias, el examen de las cuentas, las
inspecciones y fiscalizaciones y demás procedimientos específicos de control, remitidos por
la Dirección de Control de la Administración Pública Centralizada, Descentralizada, a los
fines de determinar la existencia de indicios de que funcionarios públicos o particulares,
que tengan a su cargo o intervengan en cualquier forma en la administración, manejo o
custodia de bienes o fondos de las entidades sujetas a su control, han incurrido en actos,
hechos u omisiones generadores de responsabilidad administrativa, civil y/o penal, o que
pudieren dar lugar a la formulación de un reparo, de conformidad con las normas legales
aplicables.
3. Abrir y sustanciar los procedimientos de Averiguaciones Administrativas que se consideren

procedentes.
4. Abrir y sustanciar los procedimientos para la imposición de Reparos que se consideren

procedentes.
5. Abrir y sustanciar los procedimientos para la imposición multas que se consideren

procedentes.
6. Preparar la comunicación para solicitar al Fiscal General el ejercicio de las acciones penales
y civiles a que hubiere lugar, si durante el curso de las investigaciones que practique,
aparecieren fundados indicios de la comisión de delitos tipificados en la Ley Orgánica de
Salvaguarda del Patrimonio Público o demás Leyes.
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7. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud de suspensión del

funcionario en el ejercicio del cargo mientras dure la averiguación administrativa e
informarle de la cesación de las causas que la originaron.
8. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud al Fiscal General de la

República, para requerir la aplicación de la medida de destitución no impuesta
oportunamente a los funcionarios declarados responsables en lo administrativo.
9. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de resolución de inhabilitación para el

ejercicio de la función pública.
10. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud de aseguramiento de

bienes del investigado.
11. Enviar al Ministerio Público o a los tribunales competentes, previa autorización del
Contralor o Contralora, todos los documentos, elementos o resultados de las
investigaciones que éstos exijan.
12. Las demás que le asigne el Contralor y las que le señale el respectivo manual.
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NORMAS ESPECÍFICAS:
1. Todo investigación preliminar o expediente del Área de Determinación de Responsabilidades deberá

estar identificado conforme a lo siguiente:
SIGLAS NUMERO AÑO DE APERTURA

DDR- IP 1 mas tres dígitos 200___
DDR- AA 2 mas tres dígitos 200___
DDR-REP 3 mas tres dígitos 200___
DDR-M 4 mas tres dígitos 200___
2. De toda investigación preliminar deberá llevarse una “Hoja de Control de Investigación”

(FORMA Nº DT-28) en la cual se reflejaran todas las actuaciones o actividades que se
ejecuten en el desarrollo de la misma.
3. De todo expediente del Área de Determinación de Responsabilidades deberá llevarse una

“Hoja de Control de Procedimientos” (FORMA Nº DT-27) en la cual se reflejaran todas las
actuaciones o actividades que se ejecuten en el desarrollo del mismo.
4. La Dirección de Determinación de Responsabilidades deberá atender, con carácter

preeminente las solicitudes de asistencias jurídicas que sean presentadas, verbal o por
escrito, por la Dirección de Control de la Administración Central y Descentralizada de la
Contraloría del Estado Barinas.
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5. De las solicitudes de asistencias Jurídicas (verbales o escritas), el abogado conjuntamente
con el interesado deberá llenar planilla de “Registro de Consultas” (FORMA Nº DT-24),
que será identificado de manera correlativa y de la siguiente manera:
SIGLAS NUMERO AÑO DE APERTURA

DDR- AJV 5 mas tres dígitos 200___
DDR- AJE 6 mas tres dígitos 200___
6. El control de los números de registro asignados a cada una de las situaciones planteadas
en los puntos anteriores será de responsabilidad de la Secretaria de la Dirección.
7. El Director presentará, por ante el Despacho del Contralor (a), un Informe de Avances
Consolidado (Formas Nº DT-25 y 26) dentro de los diez (10) primeros días de cada
mes, que reflejara las condiciones de cada investigación o expediente y las observaciones
o lineamientos girados por éste.
8. Deberá realizarse una reunión mensual de seguimiento, en la que los Abogados adscritos
a la Dirección presenten sus inquietudes y la Dirección plantee los aspectos que considere
importantes. De dicha reunión deberá efectuarse minuta (hoja de agenda de reuniones) la
cual será firmada por todos los presentes y archivada.
9. Toda remisión de aspecto jurídico que realice la Dirección de Control de la Administración

Pública Estadal Centralizada y Descentralizada, debe estar debidamente soportada,
mediante pruebas suficientes, convincentes y pertinentes.
10. El informe de resultados deberá estructurarse en Cinco (05) partes a saber:

A. Identificación de la causa contentiva de:
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 Números y siglas del Expediente.
 Investigado.
 Modo de Proceder.
 Motivo de la Investigación.
B. La Exposición se estructura por:

 El fundamento jurídico que justifica u ordena la elaboración del informe.
 Los pormenores relacionados con los hechos irregulares encontrados en el Ente del
cual se trate (reflejados en el Informe Técnico Jurídico elaborado por los
funcionarios actuantes de la Contraloría).
 Elementos probatorios de cada hecho y su ubicación, dentro del expediente.
 Los presuntos responsables.
 Cualquier otra circunstancia que a juicio del abogado resulta relevante para la
causa.
C. El Análisis, contrapone las situaciones o hechos irregulares con el deber ser

mencionando los fundamentos jurídicos o normativas internas que las regulan.
D. Las conclusiones contienen:

 Los resultados del análisis indicando la existencia o no, de supuestos generadores
de Responsabilidad Administrativa, de reparo o de Imposición de Multa.
 Las demás circunstancias relevantes que pudieran caracterizar y establecer la
relación de causalidad.
 La relación de causalidad existente entre los hechos irregulares y los presuntos
responsables.
E. Recomendaciones: sugerencias donde se señalan apertura o cierre del expediente.

F. Fecha del informe y firma del Abogado.
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11. El abogado designado después de revisar y valorar la totalidad del expediente, determina
la procedencia para aperturar el procedimiento para la Determinación de
Responsabilidades o en su defecto el cierre y archivo de la causa.
12. El notificador o persona designada por el Director (a) de Determinación de

Responsabilidades será el encargado de elaborar las copias simples.
13. Las comunicaciones entre dependencias de la institución se realizarán a través de la

utilización de Memorando Interno (FORMA DT-6)
SECCIONES
 RECEPCIÓN DE RECAUDOS
 ASIGNACIÓN DE CAUSAS E INCORPORACIÓN DE RECAUDOS
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 INVESTIGACIONES PRELIMINARES
 APERTURA DE EXPEDIENTE (PROCEDIMIENTO DE ÁREA DE
DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES)
 SUSTANCIACIÓN DE EXPEDIENTES
 DECISIÓN DE EXPEDIENTES
 INFORME MENSUAL DE AVANCES Y RELACIÓN DE CONSULTAS
 CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
 SOLICITUD DE PUBLICACIONES EN MEDIOS IMPRESOS
Asunto: RECEPCIÓN DE RECAUDOS

RESPONSABLE ACCIÓN
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1. Secretaria  Recibe:
Área de Determinación de - Memorando Interno del Despacho del Contralor (a)
Responsabilidades remitiendo Informe Técnico – Jurídico y sus
correspondientes anexos para la apertura de
investigación preliminar o procedimiento para
determinación de responsabilidades.
- Memorando interno remitiendo Oficios o escritos de
particulares relacionados con los procedimientos.
 Revisa el contenido del Memorando Interno de Remisión y
lo coteja con los anexos presentados.
 Determina:
o Contenido del memorando interno si está conforme al
anexo. (supuesto 1)
o Contenido No conforme a lo anexo (supuesto 2)
 Supuesto 1:
o Coloca el Sello de recibido: hora, día y firma de
recepción (original y copia).
o Firma y sella como recibido un ejemplar y entrega
o Registra en “Libro de Correspondencias / Memorando

Interno recibidos”:Fecha, Hora, Lugar de Procedencia,
Contenido y anexos presentados.
o Entrega:
 Supuesto 2:
o Elabora Planilla “Devolución de Documentos”
(FORMA Nº DT-30) indicando motivo de la devolución
(dos ejemplares). Es una propuesta para registrar
números documentos de las dependencias internas
de la Contraloría, que son devueltos porque le falta
algún dato. Las devoluciones pueden darse por dos
vías:
 Externa: aunque existe un área de
correspondencia, puede darse el caso de faltar
algún documento solicitado. En estas
circunstancias se enviará oficio al organismo
remitente.
 Interna: al momento de devolver documentos
provenientes de dependencias internas, se
regresará con un ejemplar de esta planilla.
o Entrega.
Asunto: RECEPCIÓN DE RECAUDOS

RESPONSABLE ACCIÓN
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2. Director  Recibe Memorando Interno de remisión (original) de
Área de Determinación de Informe de Valoración Técnico - Jurídica y sus anexos,
Responsabilidades oficios y escritos de particulares.
 Revisa y analiza el contenido de los Documentos
recibidos.
 Decide:
 Es documento relacionado a una Causa en proceso
(supuesto 1)
 Es Informe de valoración técnico – jurídica y sus
anexos (supuesto 2) y determina:
 Suficiencia de las pruebas
 Insuficiencia parcial de las pruebas
 Ordena:
o Supuesto 1:
 Entregar a abogado designado de la causa (va a
paso 5)
o Supuesto 2:
 Elaborar Memorando Interno para designar
abogado
 Elaborar “Hoja de Control de Procedimiento”
(FORMA Nº DT-27)
 Entrega
3. Operador  Recibe Memorando Interno de remisión (original) de
Área de Determinación de informe de valoración técnico - jurídica y sus anexos y
Responsabilidades. Hoja de Control de Procedimientos (FORMA DT-27).
 Registra en “Hoja de control de Procedimiento” (FORMA
Nº DT-27) (Supuesto 2)
 Elabora Memorando interno de designación de abogado
para la causa (original y copia).
 Asigna “Número de Control” a la causa.
 Anexa documentos recibidos
 Entrega .
Asunto: ASIGNACIÓN DE CAUSAS E

INCORPORACIÓN DE RECAUDOS
RESPONSABLE ACCIÓN
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4. Director  Recibe Memorando Interno de Designación de abogado

para la causa (dos ejemplares), anexos y hoja de control
Área de Determinación de de procedimiento (FORMA Nº DT-27)
Responsabilidades
 Revisa
 Aprueba u Objeta (va a paso 3)
 Firma
 Registra en hoja de control de procedimiento (FORMA
Nº DT-27) y agrega datos iniciales
 Entrega
- Documentos relacionados a una Causa en proceso,
Área de Determinación de
Memorando Interno y sus anexos (viene de paso 2)
Responsabilidades
(supuesto 1)
- Memorando Interno de designación de abogado para la
causa firmado (dos ejemplares) y sus anexos (viene de
paso 4) (supuesto 2)
- Hoja de control de procedimiento (FORMA Nº DT-27)
 Revisa instrucciones y procede:
o Supuesto 1:
o Localiza expediente respectivo del archivo interno
o Elabora Oficio original o Memorando Interno
o Agrega anexos recibidos al expediente
o Registra en “Hoja de Control de Investigación”
(FORMA Nº DT-28) o en “Hoja de Control de
Procedimiento” (FORMA Nº DT-27)
o Archiva oficio o memorando interno (copia)
o Supuesto 2:
o Registra en libro de control de expedientes y en
hoja de control de procedimiento (FORMA Nº
DT-27) o en “Hoja de Control de Investigación”
(FORMA Nº DT-28)
 Entrega:
- Supuesto 1: Oficio o Memorando Interno, escritos de
defensa, anexos, expediente y “Hoja de Control de
Investigación” (FORMA Nº DT-28) u “Hoja de Control de
Procedimiento” (FORMA Nº DT-27) al abogado
responsable (Va a Sección “Investigaciones Preliminares
o Procedimientos de Determinación) Va a paso 11 o 24 o
34.
- Supuesto 2: Memorando Interno de Designación de
abogado y sus anexos
Asunto: INVESTIGACIONES PRELIMINARES
RESPONSABLE ACCIÓN
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6. Abogado Designado  Recibe Memorando Interno de designación y sus anexos

(original o copia)
Responsabilidades  Incorpora datos iniciales a “Hoja de Control de
Investigación” (FORMA Nº DT-28)
 Realiza análisis de la información recibida
 Elabora síntesis y notas de los aspectos más relevantes en
“Ficha Inicial de Observaciones” (FORMA Nº DT-21)
 Determina:
o Hay Hecho supuestamente generador de
responsabilidad administrativa, reparo o multa, el
Supuesto Jurídico aplicable.
 Si hay suficiencia de pruebas.
o Abrir Procedimiento de Determinación
de Responsabilidad (va a paso 13)
 Si hay suficiencia parcial de pruebas.
 Abrir Investigación Preliminar.
o No hay Hecho supuestamente generador de

responsabilidad administrativa, reparo o multa,
produce auto de cierre. (va a paso 16)
 Elabora Auto de Apertura de Investigación Preliminar.
‫ ە‬Elabora “Ficha Inicial de observaciones” (FORMA Nº
DT-21)
‫ ە‬Determina documentos faltantes (Va a Sección de
actuaciones complementarias del área de auditoria)
 Elabora Memorando Interno de solicitud de documentos
probatorios certificados que se requieran.
 Coloca media firma al memorando interno (tres
ejemplares).
 Registra en “Hoja de Control de Investigación” (FORMA Nº
DT-28) actividades efectuadas
 Entrega Memorando Interno (tres ejemplares) de solicitud
de documentos probatorios y de Auto de Apertura de
Investigación Preliminar (un ejemplar) y “Hoja de Control
de Investigación” (FORMA Nº DT-28).
ASUNTO: INVESTIGACIONES PRELIMINARES
RESPONSABLE ACCIÓN
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7. Director (a)  Recibe Memorando Interno (tres ejemplares) de solicitud
de documentos probatorios, proyecto de Auto de
Área de Determinación de Investigación Preliminar (un ejemplar) y “Hoja de Control
Responsabilidades de Investigación” (FORMA Nº DT-28)
 Revisa Memorando Interno y analiza estructura, contenido
y pertinencia del Proyecto de Auto de Investigación
Preliminar.
 Aprueba u Objeta (va la paso 6)
 Firma Memorando Interno
 Registra en “Hoja de Control de Investigación” (FORMA
Nº DT-28) (fecha y hora de entrega y coloca firma)
 Entrega
8. Secretaria  Recibe Memorando Interno (tres ejemplares) de solicitud
de documentos probatorios firmado y de Proyecto de Auto
Área de Determinación de de Investigación Preliminar (un ejemplar) aprobado con su
Responsabilidades respectivo memo de remisión al Despacho (2 ejemplares)
y “Hoja de Control de Investigación” (FORMA Nº DT-28)
 Registra en “Hoja de Control de Investigación” (FORMA
Nº DT-28) fecha, hora y firma de recibido.
 Sella Memorando Interno y Proyecto de Auto de
Investigación Preliminar
 Envía con el funcionario notificador Memorando Interno y
Proyecto de Auto de Investigación Preliminar al Área que
corresponda
9. Secretaria del  Recibe Memorando Interno de Solicitud de Documentos (3
ejemplares) (Área de Control)
Área de Control
 Recibe Memorando de entrega del Proyecto de Auto de
o Despacho del Contralor Investigación Preliminar a Secretaria del Despacho del
Contralor (2 ejemplares)
 Firma y fecha como recibido todos los ejemplares de
Memorando Interno
 Entrega al funcionario notificador
10. Secretaria  Recibe dos ejemplares de Memorando Interno de solicitud
de documentos probatorios o uno de entrega del Proyecto
Área de Determinación de de Auto de Investigación Preliminar al Contralor
Responsabilidades  Archiva original y copia de Memorando Interno recibido en
carpeta “Memorando Interno entregados” y agrega al
expediente
 Recibe del Despacho Proyecto de Auto de Investigación
Preliminar y/o Actuaciones Complementarias
 Entrega:
 Expediente con el Memorando Interno de
solicitud de documentos probatorios recibido
 Proyecto de Auto de Investigación Preliminar
aprobado y/o Actuaciones Complementarias
ASUNTO: INVESTIGACIONES PRELIMINARES
RESPONSABLE ACCIÓN
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11. Abogado Responsable  Recibe:
Área de Determinación de o Supuesto 1
Responsabilidades o Memorando Interno de solicitud de documentos
probatorios
o Memorando Interno con Auto de Apertura de
investigación preliminar y/o resultados de Actuación
Complementaria (pruebas debidamente certificadas)
 Abre e identifica con un código Expediente de
Investigación Preliminar y anexa Auto de Apertura de
investigación preliminar e Informe de Valoración Técnico
Jurídico. (Va a paso 22)
 Revisa los recaudos recibidos como resultados de
Actuación Complementaria y determina si son los
solicitados y si están debidamente certificados, y agrega a
la causa
 Analiza información y procesa la causa (Supuesto 1 y
Supuesto 2)
 Elabora “Informe de Resultados de Investigación” (1
ejemplar) y determina si procede apertura de
procedimiento de Determinación de Responsabilidades, o
el cierre de la causa.
 Firma Informe de Resultados
 Registra en “Hoja de Control de Investigación” (FORMA Nº
DT-28)
 Entrega “Informe de Resultados de Investigación” y “Hoja
de Control de Investigación” (FORMA Nº DT-28)
12. Director (a)  Recibe “Informe de Resultados de Investigación” (1
ejemplar) y “Hoja de Control de Investigación” (FORMA Nº
Área de Determinación de DT-28).
Responsabilidades
 Se reúne con Abogado y discute el Informe de Resultados.
 Solicita verbalmente reunión con Contralor (a) a los fines
de discutir resultados obtenidos
13. Contralor (a) / Director (a)  Discuten resultados obtenidos
Área de Determinación de  Determinan Acciones a tomar
Responsabilidades
 Reflejan instrucciones en “Hoja de Control de
Investigación” (FORMA Nº DT-28).
Asunto: INVESTIGACIONES PRELIMINARES
RESPONSABLE ACCIÓN
19
14. Director (a)  Recibe hoja de control de expediente
Área de Determinación de  Gira instrucciones:
Responsabilidades
 Elaborar Auto de Apertura del Expediente.
 Elaborar Auto de Cierre y Archivo, por no
evidenciarse un hecho generador de
Responsabilidad y Oficio de Notificación del mismo
(3 ejemplares). Va a supuesto 3.
 Entrega “Informe de Resultados de Investigación” y “Hoja
de Control de Investigación” (FORMA Nº DT-28).
Asunto: PROCEDIMIENTO DE DETERMINACIÓN
RESPONSABLE ACCIÓN
20
15. Abogado  Recibe:
17 o Informe de Resultados de Investigación y “Hoja de
Control de Investigación” (FORMA Nº DT-28)
Responsabilidades
(Supuesto 1)
o Orden de elaborar Auto de Archivo (dos ejemplares)
(supuesto 3)
 Supuesto 1:
 Solicita al operador Asignación de Numero de
Expediente (ver Norma Especifica Nº 1)
 Elabora Proyecto de Auto de Apertura de
Procedimiento de Área de Determinación de
Responsabilidades (dos ejemplares) Va a paso 12.
 Elabora “Hoja de Control de Procedimiento”
(FORMA Nº DT-27)
 Supuesto 3:
 Elabora Auto de Archivo (tres ejemplares) por no
evidenciarse un hecho generador de
Responsabilidad (va al paso 16)
 Elabora Memorando Interno de Remisión al Archivo
General (dos ejemplares)
 Cierra “Hoja de Control de Investigación” (FORMA
Nº DT-28)
 Entrega proyecto (s) y Hoja de Control de Procedimiento
(FORMA Nº DT-27)
16. Director  Recibe Oficios de Remisión (dos ejemplares) del Auto de

Apertura de Procedimiento de Área de Determinación de
Área de Determinación de Responsabilidades, Oficios de Notificación (dos
Responsabilidades ejemplares) o Auto de Cierre y Archivo (tres ejemplares) y
Hoja de Control de Procedimientos (FORMA Nº DT-27)
 Revisa
 Aprueba (va a paso 17)
 Objeta (va a paso 15)
 Coloca media firma en Autos de Apertura de
Procedimiento de Área de Determinación de
Responsabilidades y Oficios de Notificación (dos
ejemplares de c/u), Firma Auto de Cierre y Archivo (tres
ejemplares)
 Registra en Hoja de Control de Procedimientos (FORMA
Nº DT-27)
 Entrega
RESPONSABLE ACCIÓN
21
19.
Área de Determinación de  Auto de Cierre y Archivo (tres ejemplares)
Responsabilidades  Auto de Apertura de Procedimiento de Área de
Determinación de Responsabilidades, Oficios de
Notificación y Oficios de Remisión (dos ejemplares
de c/u)
 Cuando se refiere a Auto de Cierre y Archivo:
 Incorpora original del Auto de Archivo al
Expediente
 Envía otro original del Auto junto con original del
Auto de Investigación Preliminar al Contralor.
 Archiva copia en Carpeta de Control de Autos de
Archivo
 Registra en el Libro de Salida de Expedientes
 Archiva “Hoja de Control de Investigación”
(FORMA Nº DT-28) en carpeta del expediente
 Entrega expediente al Área de Archivo General con
Memorando Interno.
 Entrega Autos de Apertura de Procedimiento de Área de
Determinación de Responsabilidades, Oficios de
Notificación (dos ejemplares de c/u)
18. Notificador  Recibe Auto de Apertura de Procedimiento de Área de

Determinación de Responsabilidades (2 ejemplares),
Área de Determinación de Oficio de Notificación (2 ejemplares) y Hoja de Control de
Responsabilidades Procedimientos (FORMA Nº DT-27)
 Entrega
19. Secretaria.  Recibe Auto de Apertura de Procedimiento de Área de
21. Determinación de Responsabilidades (2 ejemplares),
Despacho Contralor (a) Oficio de Notificación (2 ejemplares) y Hoja de Control de
Procedimientos (FORMA Nº DT-27)
 Firma
 Sella y fecha
Nº DT-27)
 Entrega Auto de apertura de Procedimiento de Área de
Determinación de Responsabilidades y Oficio de
Notificación
RESPONSABLE ACCIÓN
22
20. Contralor (a) del Estado Barinas  Recibe Auto de Apertura de Procedimiento de Área de
22. Determinación de Responsabilidades (2 ejemplares),
Oficio de Notificación (2 ejemplares)
 Revisa
 Firma.
 Entrega
21. Secretaria.  Recibe Auto de Apertura de Procedimiento de Área de
Despacho Contralor (a) Oficio de Notificación (2 ejemplares) firmados
 Sella, Numera y registra en libro de autos de apertura
enviados.
Nº DT-27)
 Entrega Auto de Apertura de Procedimiento de Área de
oficio de notificación (2 ejemplares) y hoja de control de
procedimientos (FORMA Nº DT-27).
Asunto: FORMACIÓN DE EXPEDIENTE DE

ADMINISTRATIVAS Y NOTIFICACIÓN
RESPONSABLE ACCIÓN
23
22. Abogado  Recibe Auto de Apertura de Procedimiento de
26. Determinación de Responsabilidades, Oficio de
Área de Determinación de Notificación con anexos y Hoja de Control de
Responsabilidades Procedimiento (FORMA Nº DT-27)
 Forma el expediente (Viene de paso 11)
 Ordena documentos de manera cronológica,
encabezado por el Auto de Procedimiento de
Determinación de Responsabilidades
 Registra datos en la Carátula del expediente,
identificando: Nomenclatura, fecha de inicio, hecho
presuntamente irregular, organismo afectado,
ejercicio fiscal de la comisión del hecho irregular y de
la apertura del procedimiento y si procede por
atención de denuncia o de oficio.
 Entrega expediente, Auto de Determinación de
Responsabilidades Administrativas (1) y Notificación
(3).
Asunto: FORMACIÓN DE EXPEDIENTE DE

ADMINISTRATIVAS Y NOTIFICACIÓN
RESPONSABLE ACCIÓN
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23. Notificador  Recibe expediente, Hoja de Control de Procedimiento
(FORMA Nº DT-27), Notificación (3) y Auto (1)
Responsabilidades  Cose expediente
 Folea expediente
 Registra en Hoja de Control de Procedimiento (FORMA Nº
DT-27)
 Practica notificación:
 Recibe Auto de apertura de Procedimiento o auto de
decisión de Área de Determinación de Responsabilidades
(un ejemplar) y Oficio de Notificación (tres ejemplares)
firmados, fechados y sellados
 Elabora Memorando Interno de Solicitud de Vehículo
 Solicita firma a Director
 Entrega Solicitud (Va a proceso solicitud de vehículo) en
la Sección Servicios Generales
 Recibe servicio de traslado
 Realiza Notificación al Interesado, solicita firma, cédula de
identidad, fecha y hora, tanto en oficio de Notificación (un
ejemplar) y en el Auto de Apertura de Procedimiento o
auto de decisión de Área de Determinación de
Responsabilidades (un ejemplar):
 Si el interesado se niega a firmar:
‫ە‬ Elabora un escrito donde hace constar que el

interesado luego de leída ésta se negó a firmar, en la
misma debe señalar a dos testigos, luego lo anexa a
la notificación.
 Si es imposible practicar la notificación:
‫ ە‬Elabora un escrito donde hace constar la circunstancia

 Registra en hoja de control de procedimiento (FORMA Nº
DT-27)
 Entrega la Notificación (un ejemplar) y hoja de control de
procedimiento (FORMA Nº DT-27)
Asunto: SUSTANCIACIÓN DE EXPEDIENTES
RESPONSABLE ACCIÓN
25
24. Abogado  Agrega oficio de notificación al expediente:
28.  Si no hubo notificación, solicita publicación de la
Área de Determinación de notificación en medios impresos de la región (va a
Responsabilidades sección de solicitud de publicaciones en medios
impresos) (Va a paso 84)
 Registra en Hoja de Control de Procedimiento
(FORMA Nº DT-27)
 Recibe expediente
 Evalúa alegatos de defensas y anexos, y cualquier
requerimiento.
(Copiar paso 23 ??????)
 Elabora “Ficha de Observaciones (Avance)”, (FORMA Nº
DT-22) para reflejar los avances, análisis y decisiones
tomadas
o Supuesto 4: Causas antes del 2002:
 Elabora en cumplimiento del procedimiento establecido
en la Ley, proyectos de:
- Oficios y/o Memorando Interno de solicitud de
información
- Citaciones
- Cuestionario de interrogatorio
- Formulaciones de cargos
- Decisiones
- Reconsideraciones
 Registra en Hoja de control de Procedimiento (FORMA Nº
DT-27)
 Elabora informe mensual de avances de Expediente (va a
Sección “Informes Mensual” )
 Entrega
25. Director  Recibe proyecto elaborado en cumplimiento del
7 procedimiento establecido en la Ley e informe mensual de
Área de Determinación de avances de expediente.
Responsabilidades  Revisa
 Modifica o Aprueba:
 Cuestionarios de Interrogatorio
 Formulaciones de Cargos
 Autos
 Decisiones
 Reconsideraciones
DT-27)
 Entrega
o Supuesto 1:
 Prepara audiencia oral y proyecto de decisión (Va a
paso 28)
Asunto: SUSTANCIACIÓN DE EXPEDIENTES
RESPONSABLE ACCIÓN
26
26. Abogado  Recibe Proyecto aprobado
31.
Área de Determinación de  Modifica proyecto de ser necesario
Responsabilidades
 Elabora proyecto de Notificación o Citación (1 ejemplar)
 Entrega proyectos al operador para que lo transcriba.
 Cuando se refiere a Cuestionarios de Interrogatorio o
Formulación de Cargos continua con el proceso de
sustanciación del expediente
 Registra cada actuación en Hoja de Control de
Procedimiento (FORMA Nº DT-27)
 Entrega
27. Director  Recibe Proyecto de Decisión: Averiguación Administrativa,
32. Reparo o Multa y Oficio de Notificación (un ejemplar) y
Área de Determinación de recurso a reconsiderar
Responsabilidades
o Supuesto 1:
 Recibe proyecto de Determinación de Responsabili-
dades Administrativas
 Revisa
 Coloca media firma
DT-27)
 Entrega
Asunto: DECISIÓN DE EXPEDIENTES
RESPONSABLE ACCIÓN
27
28. Despacho o Supuesto 4:
 Recibe Proyecto de Decisión: Averiguación Administra-
Contralor (a) del Estado
tiva, Reparo o Multa y Oficio de Notificación (un
ejemplar)
 Revisa
 Aprueba u Objeta
 Si aprueba Firma
 Entrega
o Supuesto 1:
 Recibe Proyecto (DDRA ??????)
 Analiza caso con abogados y auditores
 Realiza audiencia conforme a la Ley produce decisión
29. Director (a) o Supuesto 4:
 Recibe Decisión: Averiguación Administrativa, Reparo o
Multa y Oficio de Notificación (un ejemplar)
Responsabilidades
 Recibe Decisión: Averiguación Administrativa, Reparo o
Multa y Oficio de Notificación firmados. (1 ejemplar)
‫ ە‬Si hay correcciones, se corrige y se imprime (4

ejemplares)
‫ ە‬Si no hay correcciones ordena al operador elaborar

Decisión y Oficio de Notificación (3 ejemplares c/u)
para la firma de la Contralor (a)
 Entrega
o Supuesto 1:
 Hace constar en expediente el acto oral
 Prepara decisión escrita
30. Contralor (a) del Estado Barinas  Recibe Decisión y Oficio de Notificación (4 ejemplares
c/u) para la firma de la Contralor (a)
 Revisa
 Firma 3 ejemplares restantes si estaba aprobado o 4
ejemplares si estaba objetado.
 Entrega
Asunto: DECISIÓN DE EXPEDIENTES

RESPONSABLE ACCIÓN
28
31. Secretaria  Recibe Decisión y Oficio de Notificación (4 ejemplares
c/u) firmados por el Contralor (a)
Despacho Contralor del Estado
 Fecha
 Sella
 Archiva un ejemplar en carpeta de “Correspondencia
Recibida”.
DT-27)
 Entrega
32. Notificador  Recibe Decisión y Oficio de Notificación (3 ejemplares
c/u) firmados por el Contralor (a) (Va a paso 23 -
Área de Determinación de Notificación)
Responsabilidades
 Entrega (Va a paso 22)
33. Secretaria  Recibe Decisión y Oficio de Notificación firmados por el
Interesado 2 ejemplares) (viene de paso 22)
Responsabilidades  Informa a Abogado Actuante
 Agrega 1 ejemplar de la Decisión al Expediente y un
ejemplar lo archiva en carpeta de notificaciones.
DT-27)
 Registra en Hoja de Control de Procedimiento (FORMA
Nº DT-27)
 Archiva expediente.
Asunto: EJECUCIÓN DE LA DECISIÓN Y

CIERRE DEL CASO
29
RESPONSABLE ACCIÓN
34. Abogado  Revisa expediente

o Supuesto 3:
 Realiza auto declarando firme en sede administrativa el
caso, si no fue interpuesto Recurso de Reconsideración
en tiempo y al confirmarse total o parcialmente la
decisión en la reconsideración
o Supuesto 1 y 4:
 Realiza auto agregando recurso de reconsideración
interpuesto (Va a paso 24 – Sustanciación de expediente
y decisión)
 Ordena a Secretaria producir copias certificadas de
Decisión para remitir a Tesorería, Procuraduría o Fiscalía
si fuere el caso (Va a paso 59)
 Realiza oficio de seguimiento de la ejecución de la
sanción
 Al constar en el expediente el cumplimiento de la sanción,
realiza proyecto de auto de cierre y archivo de la causa,
con memo de remisión al Despacho
35. Director  Firma auto y memo

 Ordena remisión de auto y memo junto con expediente al
Contralor
36. Contralor  Revisa expediente
 Aprueba y firma auto
 Ordena devolver a Área de Determinación de
Responsabilidades Administrativas
37. Director  Ordena memo de remisión a Archivo General de la
Contraloría
 Firma memo y ordena su remisión
Asunto: INFORME MENSUAL DE AVANCES Y

RELACIÓN DE CONSULTAS
30
RESPONSABLE ACCIÓN
38. Director y Secretaria  Revisa actuaciones mensuales de Abogados, Personal de

Apoyo y Director
Responsabilidades  Registra en Planilla de “Informe de Avances” (FORMA Nº
DT-31) y consolidado de consultas (FORMA Nº DT-25)
 Abre Hoja de Control de Actividades Complementarias
(FORMA Nº DT-32) con datos iniciales
 Entrega
39. Operador  Recibe Proyecto de Informe de Avances, Consolidado de
Consultas y Hoja de Control de Actividades
Área de Determinación de Complementarias (FORMA Nº DT-32, 25 y 31)
Responsabilidades
 Transcribe FORMAS Nº DT-25, 31 y 35
 Imprime un ejemplar de las FORMAS Nº DT-25, 31 y 35
 Registra Hoja de Control de Actividades Complementarias
(FORMA Nº DT-32)
 Entrega
40. Director  Recibe un ejemplar de Informe Mensual de Avances
Área de Determinación de  Revisa
Responsabilidades  Aprueba o refleja correcciones
 Registra Hoja de Control de Actividades Complementarias
(FORMA Nº DT-32)
 Entrega
41. Operador  Recibe un ejemplar de Informe Mensual de Avances y
Relación de Consultas atendidas
Responsabilidades  Corrige de ser necesario
 Imprime dos (2) ejemplares del informe
 ¿¿¿Guarda, en la computadora, Archivos en la Carpeta
correspondiente al Abogado???
 Incorpora información al “Registro Consolidado de
Consultas” (FORMA Nº DT-25) (va al paso 44)
 Registra en Hoja de Control de Actividades
Complementarias (FORMA Nº DT-32)
 Entrega

RESPONSABLE ACCIÓN
31
42. Secretaria  Recibe Informe Mensual de Avances y Relación de
Consultas atendidas (dos ejemplares de c/u) y Hoja de
Área de Determinación de Control de Actividades Complementarias (FORMA Nº
Responsabilidades DT-32)
 Sella ambos ejemplares
 Firma y fecha como recibido
Complementarias (FORMA DT-32)
 Entrega:
 Dos ejemplares de informe de avance mensual y
Hoja de Control de Actividades Complementarias
(FORMA Nº DT-32) al Director
43. Director  Recibe Informe Mensual de Avances y Relación de
Consultas atendidas (un ejemplar) y Hoja de Control de
Área de Determinación de Actividades Complementarias (FORMA Nº DT-32)
Responsabilidades
 Revisa
 Analiza la información
 Registra observaciones o lineamientos en Planilla FORMA
Nº DT-31, da instrucciones a Abogado
 Firma y Fecha Planillas
 Entrega
44. Secretaria  Recibe Informe Mensual de Avances y Relación de
Consultas Atendidas (FORMA Nº DT-29), Formato de
Área de Determinación de Observaciones o Lineamientos (FORMA Nº DT-31) (dos
Responsabilidades ejemplares) firmados y Hoja de Control de Actividades
 Fecha y Sella
 Archiva “Informe Mensual de Avances y Relación de
Consultas” atendidas. (FORMA Nº DT-29) y un Formato de
Observaciones o Lineamientos (FORMA Nº DT-31), en
carpeta correspondiente al Abogado.
 Entrega

RESPONSABLE ACCIÓN
32
45. Abogado  Recibe dos ejemplares del Formato de Observaciones o
Lineamientos (FORMA Nº DT-31) firmados, Informe
Área de Determinación de Mensual de Avances y Relación de Consultas atendidas
Responsabilidades (FORMA Nº DT-29) y Hoja de Control de Actividades
 Firma un ejemplar como recibido
 Archiva en Carpeta personal de informe mensual.
 Entrega
46. Secretaria  Recibe ejemplar firmado por el Abogado
Área de Determinación de  Recibe proyectos de “Registro Consolidado de Consultas”

Responsabilidades en planilla (FORMA Nº DT-25) e “Informe Consolidado de
Expedientes” en planilla (FORMA Nº DT-26) (un ejemplar
impreso y medio magnético) (viene de paso 38)
 Elabora Memorando Interno de Remisión (un ejemplar)
 Entrega
47. Director  Recibe Proyectos de “Registro Consolidado de Consultas”
en planilla (FORMA Nº DT-25) e “Informe Consolidado de
Área de Determinación de Expedientes” en planilla (FORMA Nº DT-26) y Memorando
Responsabilidades Interno de Remisión
 Revisa
 Entrega
48. Secretaria  Recibe Proyectos de Registro Consolidado de Consultas
en planilla (FORMA Nº DT-25) e “Informe Consolidado de
Área de Determinación de Expedientes” en planilla (FORMA Nº DT-26) y Memorando
Responsabilidades Interno de Remisión
 Imprime Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
DT-25) e “Informe Consolidado de Expedientes” (FORMA
Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (dos
ejemplares de c/u)
 Coloca media firma
 Entrega

RESPONSABLE ACCIÓN
33
49. Director  Recibe Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
Área de Determinación de Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (dos
Responsabilidades ejemplares de c/u)
 Firma
 Entrega
50. Secretaria  Recibe Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
Área de Determinación de Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (dos
Responsabilidades ejemplares de c/u) firmados.
 Sella y Fecha
 Envía
51. Despacho  Recibe Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
Contralor (a) General del Estado Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (dos
ejemplares de c/u)
¡¡¡¡¡¡ OJO ¡¡¡¡¡¡  Revisa

 Gira instrucciones verbales a la Directora
 Entrega
52. Director  Recibe instrucciones

Área de Determinación de  Toma las acciones del caso
Responsabilidades
 Entrega

RESPONSABLE ACCIÓN
34
Despacho Contralora Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (dos
ejemplares de c/u)
 Registra en libro de recepción.
 Firma y fecha como recibido Registro Consolidado de
Consultas (FORMA Nº DT-25) e “Informe Consolidado de
Expedientes” (FORMA Nº DT-26) y Memorando Interno de
Remisión (2 ejemplares)
 Entrega Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (1 ejemplar
de cada uno).
 Archiva Registro Consolidado de Consultas (FORMA Nº
Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (1 ejemplar
de cada uno).
Área de Determinación de Nº DT-26) y Memorando Interno de Remisión (1 ejemplar
Responsabilidades de cada uno).
 Archiva en carpeta de Registros Consolidados y en
carpeta de Memorando Interno enviados.
Asunto: CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS.
RESPONSABLE ACCIÓN
35
55. Interesado  Solicita copias simples o certificadas de
Expedientes, documentos.
u
‫ە‬ Interesado: por medio de escrito (Supuesto 5)
Organismo Público
‫ە‬ Organismo público: por medio de oficio dirigido
al Despacho de la Contralor. (Supuesto 6)
‫ە‬ Interno: por medio de Forma Nº DT-32

(Supuesto 7)
 Entrega
56. Área de Correspondencia o  Recibe oficio de solicitud de copias certificadas de
expedientes, documentos .
Secretaria
 Firma, fecha y sella un ejemplar del oficio como recibido y
Despacho del Contralor (a). devuelve.
 Registra en libro de control de documentos recibidos.
 Revisa
 Entrega.
57. Secretaria  Recibe oficio de solicitud de Copias simples o certificadas de
expedientes, documentos.
Responsabilidades  Abre Hoja de Control de Actividades Complementarias
(FORMA DT-32)
 Entrega.
58. Director (a)  Recibe oficio de solicitud de Copias simples o certificadas de
expedientes, documentos y Hoja de Control de Actividades
Área de Determinación de Complementarias (FORMA DT-32)
Responsabilidades
 Revisa que el solicitante tenga interés jurídico.
 Aprueba la solicitud de Copias simples o certificadas.
 Ordena la elaboración del Auto, acordando copias simples o
certificadas del Expediente.
 Registra en hoja de control de actividades complementarias
(FORMA Nº DT-32).
 Entrega
RESPONSABLE ACCIÓN
36
59. Operador  Recibe hoja de control de actividades complementarias
(FORMA Nº DT-32).
Responsabilidades  Elabora Auto acordando la expedición de copias simples o
certificadas (3 ejemplares).
(FORMA Nº DT-32).
 Entrega
60. Director  Recibe y revisa Auto que acuerda la expedición de las
copias simples o certificadas del Expediente (3 ejemplares)
Área de Determinación de y hoja de control de actividades complementarias (FORMA
Responsabilidades Nº DT-32).
 Firma.
 Ordena sacar copias
(FORMA Nº DT-32).
 Entrega.
61. Secretaria  Recibe Auto que acuerda la expedición de las copias
simples o certificadas del Expediente (3 ejemplares), y hoja
de control de actividades complementarias (FORMA Nº
Responsabilidades
DT-32).
 Si es solicitud interna, recibe Forma Nº DT-32
 Ubica Expediente en el Archivo y anexa copia del Auto que
acuerda la expedición de las copias simples o las
certificadas.
 Registra datos de salida en libro de Control de Expedientes
(FORMA Nº DT-32).
 Entrega Expediente, documento o Libro y solicita firma en el
Libro de Control de Expedientes.
RESPONSABLE ACCIÓN
37
62. Notificador  Recibe Expediente, Documento o Libro y Hoja de Control
de Actividades Complementarias (FORMA DT-32)
Responsabilidades  Firma Libro de Control de expedientes
 Determina:
 Solicitud particular (supuesto 5). Elabora copias
simples (va a paso 64)
 Solicitud oficial (supuesto 6): solicita Verbalmente
expedición de orden que será entregada al Área
de Administración.
 Solicitud interna (supuesto 7): solicita
Verbalmente expedición de orden que será
entregada al Área de Administración.
 Registra en hoja de control de actividades
complementarias (FORMA Nº DT-32).
 Elabora expedición de orden escrita donde coloca
cantidad de copias, sello, lo elabora en papel reciclado.
(supuesto 6)
 Entrega.
63. Director  Firma la orden para sacar copias.
Área de Determinación de  Registra en hoja de control de actividades
Responsabilidades complementarias (FORMA Nº DT-32).
 Entrega
64. Notificador  Recibe orden escrita para copias (supuesto 2)
Área de Determinación de  Registra en hoja de control de actividades
Responsabilidades complementarias (FORMA Nº DT-32).
 Entrega.
65. Unidad de Administración y  Recibe orden escrita para copias (supuesto 6)
Presupuesto
 Emite Orden para sacar copia, también en papel
reciclado.
 Firma Jefe de la Unidad o Secretaria
 Entrega la orden de copias.
RESPONSABLE ACCIÓN
38
66. Notificador  Recibe Orden de copias (supuesto 6).
Área de Determinación de  Elabora Copias del Expediente, documento o libro.
Responsabilidades
 Entrega:
 Personalmente Copias simples al interesado (si
está presente).
 Copias a Secretaria cuando:
 El interesado no este presente (sup. 5)
 Es solicitud oficial (sup. 6)
 En todos los casos, cuando deben

certificarse las copias (sup. 5, 6 y 7)
 Entrega Expediente, documento o libro.
67. Secretaria  Recibe expediente, documento o libro, copias
simples y Hoja de Control de Actividades Complementarias
Área de Determinación de (FORMA Nº DT-32)
Responsabilidades
 Retiene copias simples solicitadas (sup. 5 y 6)
y/o entrega
 Coloca sellos y llena cuadros de Certificación
a las copias (sup. 5, 6 y 7)
 Archiva expediente, documento o libro
 Entrega
68. Director  Recibe copias simples y Hoja de Control de
Actividades Complementarias (FORMA Nº DT-32)
Responsabilidades  Firma cada folio.
 Ordena elaborar Memorando Interno de
copias al despacho del Director General para que sean
certificadas
 Entrega
RESPONSABLE ACCIÓN
39
69. Operador  Recibe Hoja de Control de Actividades
Responsabilidades  Elabora Memorando Interno (2 ejemplares)
 Entrega
70. Director  Recibe Memorando Interno (2 ejemplares) y Hoja de
Control de Actividades Complementarias (FORMA Nº
Área de Determinación de DT-32)
Responsabilidades
 Revisa
 Firma
 Entrega
71. Secretaria  Recibe Memorando Interno (2 ejemplares) y
Hoja de Control de Actividades Complementarias
Área de Determinación de (FORMA Nº DT-32)
Responsabilidades
 Anexa copias solicitadas al oficio de remisión
 Registra en el libro de control de Memorando
Interno enviados.
 Entrega
72. Secretaria  Recibe Memorando Interno (2 ejemplares),
copias anexas y Hoja de Control de Actividades
Despacho del Sub-Contralor Complementarias (FORMA Nº DT-32)
 Firma, fecha y sella como recibido
Memorando Interno (1 ejemplar) y entrega.
 Registra oficio en libro de documentos
recibidos.
 Entrega
RESPONSABLE ACCIÓN
40
73. Sub-Contralor  Recibe Memorando Interno y copias anexas para ser
certificadas.
 Firma las copias
 Entrega.
74. Secretaria  Recibe Memorando Interno y copias anexas firmadas.
Despacho del Sub-Contralor  Sella las copias anexas.
 Entrega.
75. Secretaria  Recibe 1 ejemplar de Memorando Interno
recibido en Despacho Sub-Contralor, Copias debidamente
Área de Determinación de certificadas y Hoja de Control de Actividades
Responsabilidades Complementarias (FORMA Nº DT-32).
 Archiva Memorando Interno en carpeta de
oficios enviados.
 Entrega.
76. Director  Recibe copias certificadas y Hoja de Control
de Actividades Complementarias (FORMA Nº DT-32)
Área Determinación de
Responsabilidades  Ordena elaborar oficio de remisión al ente o
interesado para que sea firmado por el Contralor(a) (4
ejemplares)
 Entrega
77. Operador  Recibe hoja de control de actividades complementarias
(FORMA Nº DT-32).
Responsabilidades  Elabora oficio de remisión al ente o interesado
para que sea firmado por el Contralor(a) (4 ejemplares)
 Imprime ejemplares del Oficios de Remisión.
 Entrega.
Asunto: CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
41
78. Director  Recibe oficio de remisión al ente o interesado
para que sea firmado por el Contralor(a) (4 ejemplares) y
Área de Determinación de hoja de control de actividades complementarias (FORMA
 Corrige y aprueba
 Coloca media firma.
 Entrega
79. Secretaria  Recibe oficio de remisión al ente o interesado
para que sea firmado por el Contralor(a) (4 ejemplares) y
Área de Determinación de hoja de control de actividades complementarias (FORMA
 Registra en libro de documentos enviados.
 Registra en hoja de control de Actividades
Complementarias (FORMA Nº DT-32).
 Entrega
80. Secretaria  Recibe 4 ejemplares del oficio de remisión y
copias certificadas
Despacho del Contralor (a)
 Registra en libro de control de
correspondencias recibidas.
 Entrega los 4 ejemplares del oficio de
remisión y copias certificadas.
81. Contralor (a)  Recibe 4 ejemplares del oficio de remisión y copias
certificadas
 Revisa
 Firma oficio de remisión (4 ejemplares)
 Entrega.
82. Secretaria  Recibe del oficio de remisión (4 ejemplares) y copias
certificadas
 Asigna número al oficio de remisión
 Registra en libro de registro de salida de
correspondencia
 Solicita vehículo (va a sección de solicitud de vehículos
en el Área Servicios Generales)
 Entrega del oficio de remisión (4 ejemplares) y copias
certificadas
Asunto: CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
RESPONSABLE ACCIÓN
42
83. Mensajero  Recibe oficio de remisión (4 ejemplares) y copias
certificadas
 Entrega al organismo solicitante
 Solicita firma, fecha y sello de recibido de 3 ejemplares
de oficio de remisión.
 Entrega
84. Secretaria  Recibe de oficio de remisión (3 ejemplares)
Despacho del Contralor (a)  Archiva oficio de remisión (1 ejemplar)
 Entrega Oficio de remisión (2 ejemplares) a la Dirección
de Determinación de Responsabilidades .
85. Secretaria  Recibe oficio de remisión (2 ejemplares)
Área de Determinación de  Agrega un ejemplar al Expediente y archiva un ejemplar
Responsabilidades del oficio de remisión en carpeta de documentos remitidos.
complementarias (FORMA Nº DT-32) (va a Sección
Dirección Técnica, Desarrollo Interno e Informática)
 Entrega
Asunto: SOLICITUD DE PUBLICACIONES EN

MEDIOS IMPRESOS (CARTELES)
RESPONSABLE ACCIÓN
43
86. Director  Recibe auto que acuerda la publicación en: (viene paso 26
de la sección de Apertura de Expedientes)
Responsabilidades ‫ە‬ Carteles (notificación por declarar)
‫ە‬ Gacetas (notificación por actos
administrativos)
• Ordena elaborar Memorando Interno donde solicita la
publicación de la notificación.
• Ordena la impresión del documento de notificación y su
copia en Diskette.
• Registra en hoja de control de procedimiento (FORMA Nº
DT-27).
 Entrega
87. Operador • Elabora Memorando Interno donde solicita la publicación de
la notificación y hoja de control de procedimiento (FORMA
Área de Determinación de Nº DT-27) (2 ejemplares)
Responsabilidades
 Asigna número de Memorando Interno.
 Imprime documento de notificación (3 ejemplares) y copia
en diskette
DT-27).
 Entrega
88. Directora  Recibe Memorando Interno donde solicita la publicación de
la notificación (2 ejemplares), documento de notificación (3
Área de Determinación de ejemplares) y hoja de control de procedimiento (FORMA
Responsabilidades Nº DT-27)
 Revisa
 Firma Memorando Interno (2 ejemplares), le anexa
documento de notificación (3 ejemplares) y copia en
diskette
DT-27)
 Entrega
89. Secretaria  Recibe Memorando Interno donde solicita la publicación de
Área de Determinación de ejemplares) , copia en diskette y hoja de control de
Responsabilidades procedimiento (FORMA Nº DT-27).
DT-27).
 Entrega memorando y anexos.

RESPONSABLE ACCIÓN
44
90. Secretaria  Recibe Memorando Interno donde solicita la publicación de
Despacho del Contralor (a) ejemplares) y copia en diskette.
 Firma, fecha y sella copia de Memorando Interno (2
ejemplares).
 Entrega 1 ejemplar de Memorando Interno y 1 ejemplar de
documento de notificación.
91. Contralor (a)  Recibe Memorando Interno donde solicita la publicación de
la notificación (1 ejemplar), documento de notificación (2
ejemplares).
 Revisa con la Administradora la disponibilidad económica.
 Ordena:
 Elaborar Memorando Interno para la publicación de
notificación en carteles u oficio para solicitar
publicación en gaceta
 Entrega.
92. Secretaria  Recibe ordenes
Despacho Contralor (a)  Elabora:
 Memorando Interno para la publicación de
notificación en carteles.
 Oficio para solicitar publicación en gaceta (va a paso
96)
 Registra en libro de correspondencias de Memorando
Interno enviados.
 Entrega.
93. Periodista.  Recibe Memorando Interno para la publicación de
notificación en carteles y un ejemplar de documento a
publicar.
 Solicita precios de publicación a los diferentes medios
impresos del Estado.
 Elabora orden de publicación.
 Entrega.
94. Administrador (a)  Recibe precios de publicación de los diferentes medios
impresos del Estado y orden de publicación.
 Aprueba u objeta
 Ordena verbalmente publicar el documento.

RESPONSABLE ACCIÓN
45
95. Periodista  Recibe ordenes de publicar documentos
 Saca copia al documento a publicar (3 ejemplares)
 Envía documentos a publicar a 3 medios impresos de la
Región.
 Verifica que salga el día establecido.
 Lleva control de los días para la próxima publicación legal.
 Cuando sale la publicación, recorta sección del periódico
donde fue publicado el cartel de notificación.
 Registra en carpeta de publicaciones realizadas
 Archiva 1 ejemplar de las publicaciones.
 Entrega.
96. Secretaria  Recibe sección del periódico donde fue publicado el cartel
de notificación o gaceta publicada.
Responsabilidades  Registra en libro de notificaciones.
 Registra en hoja de control de procedimientos (FORMA Nº
DT-27).
 Entrega.
97. Abogado  Recibe sección del periódico donde fue publicado el cartel
de notificación o gaceta.
Responsabilidades  Revisa.
 Anexa al expediente.

MEDIOS IMPRESOS (GACETAS)
RESPONSABLE ACCIÓN
46
98. Contralor (a)  Recibe 2 ejemplares de oficio solicitud de publicación de
notificación en gacetas y diskette (viene paso 90)
 Revisa
 Firma.
 Entrega.
99. Secretaria  Recibe 2 ejemplares de oficio solicitud de publicación de
notificación en gacetas firmados y diskette.
Despacho Contralor (a)
 Registra en libro de oficios enviados.
 Envía.
100. Secretaría General de Gobierno  Recibe 2 ejemplares de oficio solicitud de publicación de
notificación en gacetas y diskette.
 Asigna Número.
 Firman, fecha y sella como recibido.
 Publica.
 Envía 1 ejemplar de oficio solicitud de publicación de
notificación en gacetas y publicación de gacetas (cuando
lo realicen).
101. Secretaria  Recibe 1 ejemplar de oficio solicitud de publicación de
notificación en gacetas y gaceta publicada.
Despacho Contralor (a)
 Registra recepción de gaceta publicada.
 Archiva ejemplar de oficio de solicitud de publicación de
notificación en gacetas y copia de gaceta publicada.
 Entrega un ejemplar de gaceta publicada (va a paso 94)
INDICE DE FORMATOS
FORMA Nº
47
1. Memorando Interno DT-6
2. Ficha de Observaciones (Iniciales) DT-21

3. Ficha de Observaciones (Avance) DT-22
4. Agenda de Reuniones Mensuales DT-23
5. Registro de Consultas DT-24
6. Registro Consolidado de Consultas DT-25
7. Informe Consolidado de Expediente DT-26
8. Hoja de Control de Procedimiento DT-27
9. Hoja de Control de Investigación DT-28
10. Informe Mensual de Avances y Relación de Consultas DT-29
11. Devolución de Documentos DT-30
12. Registro de Observaciones DT-31
13. Control de Actividades Complementarias DT-32
14. Informe de Resultados DT-69
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49

Manual Determinación de Responsabilidades

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

8.1. Recepción de Recaudos................................................ 14

El presente “MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS” ha sido diseñado

El Manual se estructura conforme a la metodología de procesos, por lo que

INSTRUMENTO GACETA OFICAL FECHA

Ley Orgánica de la Contraloría General de la 37.347 17/12/2001

Ley Contra la Corrupción 5.637 Ext. 07/04/2003

Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos 2.818 Ext. 01/07/1981

Ley Orgánica de la Administración Financiera 37.029 05/09/2000

Decreto de la reforma parcial de la Ley de 5.556 13/11/2001

Reglamento de la Ley Orgánica de la 37.169 29/03/2001

Constitución del Estado Barinas Nº Extraordinario 09/01/1991

Ley de la Contraloría General del Estado Barinas 70-96 Ext. 26/11/1996

Reglamento Interno de la Contraloría General Resolución Nº 22/11/2002

Resolución Organizativa Nº 1 Resolución Nº 10/12/2002

Ley de Administración del Estado Barinas Nº Extraordinario 03/03/1993

Ley Orgánica de Régimen Presupuestario del Nº Extraordinario 12/12/1993

Ley Orgánica de la Hacienda del Estado Nº Extraordinario 26/08/1993

La Dirección de Determinación de Responsabilidades es una

Consolidarse como una dependencia eficiente y eficaz en el

La Dirección de Determinación de Responsabilidades esta adscrita al Despacho del Contralor

Despacho del Contralor

Abogado Abogado Abogado Abogado Abogado

1. Recibir y Analizar la documentación remitida por la Dirección de Control de la

3. Abrir y sustanciar los procedimientos de Averiguaciones Administrativas que se consideren

4. Abrir y sustanciar los procedimientos para la imposición de Reparos que se consideren

5. Abrir y sustanciar los procedimientos para la imposición multas que se consideren

7. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud de suspensión del

8. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud al Fiscal General de la

9. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de resolución de inhabilitación para el

10. Someter a la consideración del Contralor el proyecto de solicitud de aseguramiento de

1. Todo investigación preliminar o expediente del Área de Determinación de Responsabilidades deberá

SIGLAS NUMERO AÑO DE APERTURA

2. De toda investigación preliminar deberá llevarse una “Hoja de Control de Investigación”

3. De todo expediente del Área de Determinación de Responsabilidades deberá llevarse una

4. La Dirección de Determinación de Responsabilidades deberá atender, con carácter

SIGLAS NUMERO AÑO DE APERTURA

9. Toda remisión de aspecto jurídico que realice la Dirección de Control de la Administración

10. El informe de resultados deberá estructurarse en Cinco (05) partes a saber:

B. La Exposición se estructura por:

C. El Análisis, contrapone las situaciones o hechos irregulares con el deber ser

D. Las conclusiones contienen:

E. Recomendaciones: sugerencias donde se señalan apertura o cierre del expediente.

12. El notificador o persona designada por el Director (a) de Determinación de

13. Las comunicaciones entre dependencias de la institución se realizarán a través de la

 ASIGNACIÓN DE CAUSAS E INCORPORACIÓN DE RECAUDOS

 APERTURA DE EXPEDIENTE (PROCEDIMIENTO DE ÁREA DE

 INFORME MENSUAL DE AVANCES Y RELACIÓN DE CONSULTAS

 SOLICITUD DE PUBLICACIONES EN MEDIOS IMPRESOS

Asunto: RECEPCIÓN DE RECAUDOS

o Registra en “Libro de Correspondencias / Memorando

Asunto: RECEPCIÓN DE RECAUDOS

Asunto: ASIGNACIÓN DE CAUSAS E

4. Director  Recibe Memorando Interno de Designación de abogado

Asunto: INVESTIGACIONES PRELIMINARES

6. Abogado Designado  Recibe Memorando Interno de designación y sus anexos

o No hay Hecho supuestamente generador de

ASUNTO: INVESTIGACIONES PRELIMINARES

ASUNTO: INVESTIGACIONES PRELIMINARES

Asunto: INVESTIGACIONES PRELIMINARES

Asunto: PROCEDIMIENTO DE DETERMINACIÓN