LA COMUNICACION ESCRITA EN LA EMPRESA

La comunicación escrita en la empresa es, sin duda, una competencia

imprescindible en las organizaciones actuales. Dominarla es crucial.

Una correcta y eficiente comunicación escrita en la empresa nos aporta

múltiples ventajas:

 Aumenta nuestra credibilidad

 Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo

 Incide directamente en la mejora de los resultados

 Facilita el trabajo en equipo

 Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes

de persuasión

Aunque estamos en la era de las imágenes, permanentemente usamos

herramientas que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos
presupuestos, propuestas, escribimos en las redes sociales, hacemos
entradas a nuestro blog corporativo o enviamos correos electrónicos, entre
otros.

Así, dado que la comunicación escrita en la empresa no es algo sólo habitual

sino vital, a continuación unas recomendaciones para trabajarla mejor y
potenciarla más:

 En primer lugar, debemos saber qué queremos comunicar. ¿Cuál es

el objetivo de nuestra comunicación escrita empresarial en ese
momento? Si sabemos bien cuál es el objeto de nuestro escrito
podremos escribir con claridad, evitando ambigüedades y, así,
posteriores confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de
manera directa, clara y precisa el tema en el asunto de un correo
electrónico o poner un buen titular en una entrada de un blog.

 “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. La comunicación escrita en

las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser
atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Aunque si es
necesario pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema
 tratado, hemos de evitar, en todo momento, que sean escritos
repetitivos. Para ello, algunos consejos serían:

o Haga frases, párrafos y textos cortos en general. Organice las

diferentes ideas en párrafos separados. No utilice en exceso
frases subordinadas.

o Use palabras comunes y corrientes. Suprima las palabras

innecesarias.

o Evite la forma pasiva de los verbos, abuse de la forma activa.

o Prescinda de detalles excesivos.

o Utilice correctamente la ortografía, la gramática y los signos de

puntuación.

 Cuide el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas no existe el

lenguaje corporal, la comunicación no verbal, y por tanto, cómo
decimos las cosas también es importante para no causar reacciones
negativa en el/la interlocutor/a.

 Piense en el lector cuando escriba el texto. Utilice el registro adecuado

en función del destinatario del mensaje.

 Repase el texto y reescriba. Las palabras escritas “no se las lleva el

viento”. Las comunicaciones escritas tienen más trascendencia que
las orales por su naturaleza permanente.

 Tenga en cuenta que el momento entre la creación del mensaje y la

lectura del mismo son diferentes en el tiempo

Carta Comercial

La carta comercial requiere de los mismos formalismos que podemos

encontrar en otros tipos de correspondencia. Porque detrás de todo escrito,
siempre existe una persona leyendo, y por lo tanto, se debe cuidar el
lenguaje, el modo, la estructura el léxico y la educación.

Vamos a ver a continuación cuales son los pasos para redactar

correctamente las cartas comerciales, sin entrar en detalles las distintas
facetas del comercio. Lo resumiremos en los siguiente 7 pasos, que conviene
tener en cuenta a modo de guía o de recomendación general.

1 – Fecha:

La escribimos junto con el nombre de la población. Conviene poner el día de

semana para orientar mejor al lector. Evitar los números romanos y las
abreviaciones:

Guarenas, 06 de junio de 2019

2 – Dirección:

Debajo de la fecha ponemos la dirección del destinatario o persona que va a

recibir la carta comercial. Abreviatura Sr. D. cuando la carta comercial va
dirigida a una persona, y Sres. cuando va dirigida a un empresa o una
corporación.

3 – Saludo inicial:
De forma cordial, sin excesos de formalismos, a modo de apertura, simple y
sencillamente podemos escribir:

Muy Sr. mío – Para el caso de un señor

Muy Sres. míos – Para una empresa

4 – Introducción:

Bajo el saludo, a modo de introducción y escuetamente escribiremos el

motivo del porqué de nuestra carta comercial.

5 – El cuerpo:

Tras la introducción, y ahora entrando en detalles, podemos extendernos y

explicar el resto de motivos de redactar la carta comercial. Expresar
claramente todas las ideas y los argumentos que nos interese hacer
comunicar

6 – Despedida:

Al igual que el saludo debemos ser breves y sencillos, sin excesos de

formalidad.
Esperando su respuesta, se despide cordialmente…..
Sin otro motivo, se despide…..
Reciba un saludo de ……

7 – Firmar:

Firmar en nombre de quién se escribe, en el caso de un empresa o

corporación bastaría con el sello oficial. En el caso de una persona física,
poner el nombre y cargo, y firmar con bolígrafo.

Modelo de carta Comercial.

Apta Minuta

Un acta minuta es un documento mediante el cual se constatan los hechos,

las convenciones, las deliberaciones o los acuerdos llevados a cabo en una
reunión determinada. La finalidad principal de este tipo de documentos es
dejar constancia de estos hechos comentados anteriormente y dar validez a
lo que se ha acordado.

El asistente administrativo o el secretario(a) de actas es el encargado para

tomarla. Si el asistente que va a tomar la minuta no participó en la reunión
anterior, debe leer no sólo el acta anterior sino también el material distribuido
para la reunión y así estar preparado para ella

Leer toda la información relacionada con el tema antes de comenzar la

reunión, preparar una hoja de asistencia.

Preparar una hoja guía para la minuta que incluya los puntos de discusión de
la agenda. Numerar las notas que se tomen en la reunión. Tomar notas
minuciosas que le permitan preparar un acta que incluya todos los detalles
necesarios.

El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un

documento legal. Como tal, deben ser protegidas contra alteraciones
indebidas.
 Ejemplo de Acta minuta.

EL MEMORANDO.

Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes

departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna
recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc. Generalmente este
tipo de escrito contiene las siguientes partes: el nombre de la persona a
quien va dirigido, el nombre del remitente, la fecha, el asunto, el texto y la
firma del remitente. Su redacción debe ser breve, clara y precisa; Hay
empresas que mandan a imprimir sus formatos de memorándum de acuerdo
con sus necesidades, con un encabezamiento especial. El memorándum, al
igual que en el lenguaje coloquial se le denomina “memo”, Se usa
internamente para pedir o entregar información de manera rápida y sumaria.
Esta comunicación constituye la vía más práctica para la tramitación y
ejecución de órdenes funcionarias u otra clase de materias. Por lo mismo, en
los servicios públicos el memorándum ha reemplazado a las notas. El
memorándum tiene la ventaja de identificar inmediatamente a los tres
factores básicos de la comunicación: EMISOR, RECEPTOR Y MENSAJE.

Generalmente el memorándum se utiliza para lo siguiente:

 Conocimiento y devolución.

 Conocimiento y archivo.

 Petición de mayores antecedentes.

 Solicitud de informe.

 Remisión de informe

 Dictado de resolución, etc.

El memorándum es un documento interno por naturaleza; se escribe en

papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el
membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su
despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la
mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.
Ejemplo de memorando